EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY Europolin yhteisen valvontaviranomaisen lausunto nro 12/05 Europolin tietojenkäsittelyilmoituksesta: työaika / liukuva työaika / ylityö / päivystys / vuorotyö ("liukuva työaika") Europolin yhteinen valvontaviranomainen (YVV) on tutkinut liukuvaa työaikaa koskevan ilmoituksen, jonka Europol lähetti asetuksen (EY) N:o 45/2011 periaatteiden täytäntööpanosta tehdyn johtajan päätöksen 28 ja 30 artiklassa edellytettyyn ennakkotarkastukseen. Yhteinen valvontaviranomainen tutki myös seuraavat tietojen käsittelyyn liittyvät asiakirjat: liukuvaan työaikaan perustuva pyyntölomake (EDOC#523936), henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävä taulukkolaskentapohja (EDOC#547667v10) ja työtuntisaldoa koskevan kuukausiyhteenvedon tekemiseen käytettävä taulukkolaskentapohja (EDOC#547668). Lisäksi huomioon otettiin Europolin johtajan päätös työtunneista, liukuvasta työajasta ja ylityöstä (EDOC#442783v35). 1. Taustaa Vaikka Europol ei alun perin katsonutkaan käsittelyn edellyttävän asetuksen (EY) N:o 45/2011 periaatteiden täytäntöönpanosta tehdyn johtajan päätöksen 30 artiklassa tarkoitettua ennakkotarkastusta, tietosuojayksikkö oli epävarma siitä, täyttikö ehdotettu toimenpide tietosuojavaatimukset, ja pyysi yhteiseltä valvontaviranomaiselta neuvoa. Yhteinen valvontaviranomainen katsoi toimitettujen asiakirjojen perusteella, että ilmoituksen kohdassa Q8a, jossa kysytään, koskeeko käsittely tiettyjä arkaluonteisia tietoja (kuten terveyteen liittyviä henkilötietoja), pitäisi pikemminkin rastittaa ruutu "kyllä" kuin ruutu "ei". Tämä johtuu siitä, että käsiteltävistä liukuvaa työaikaa koskevista lomakkeista kerätään sairaus- ja erityislomiin liittyviä henkilötietoja. Siksi yhteinen valvontaviranomainen kehotti Europolia toimittamaan asiaankuuluvat asiakirjat ennakkotarkastukseen. 2. Käsittelyn tarkoitus Käsittelyn tarkoituksena on kirjata henkilökunnan työtunnit, jotta niiden voidaan varmistaa vastaavan henkilöstösääntöjä ja täytäntöönpanosäännöksiä; 1
tarjota työntekijöille mahdollisuus käyttää liukuvaa työaikajärjestelmää, jotta heidän olisi helpompaa saavuttaa tasapaino työ- ja yksityiselämän välillä; tukea (tarvittaessa) työntekijöiden ylityökorvausten/-palkan laskentaa; osoittaa työntekijöiden oikeus päivystyskorvaukseen ja laskea sen määrä; osoittaa työntekijöiden oikeus vuorotyökorvaukseen. 3. Huomautukset ja suositukset 3.1. Ilmoituslomake Kohdassa Q8a on rastitettu ruutu "kyllä", sillä käsittelyn yhteydessä kerätään terveyteen liittyviä henkilötietoja. Kohdassa Q8b, jossa kysytään, onko henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena arvioida henkilöiden henkilökohtaisia ominaisuuksia, kuten heidän ammatillista suorituskykyään, tehokkuuttaan ja käyttäytymistään, on rastitettu ruutu "ei". Europol ilmoitti, että tällaisia arviointeja tehdään käyttämällä muita menettelyjä. Yhteinen valvontaviranomainen haluaa korostaa, että vaikka näin olisikin, asia on tarkistettava jälkikäteen (käyttämällä ja tarkistamalla lokimerkintöjä). Oikeusperustaa koskevassa kohdassa Q10 luetellaan monia erityissääntöjä, joihin käsittely perustuu. Siinä pitäisi kuitenkin viitata myös johtajan päätökseen asetuksen (EY) N:o 45/2011 periaatteiden täytäntöönpanosta, sillä sekin on sovellettava oikeusperusta. Tallennettavia tietoryhmiä koskevassa kohdassa Q14 ilmoitetaan aikomuksesta tallentaa työntekijän nimi sekä seuraavat lisätiedot, joita kerätään menettelyyn liittyvistä asiakirjoista: henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävä taulukkolaskentapohja: yksikkö, väliaikainen toimihenkilö / sopimussuhteinen työntekijä, palkkaluokka, työntekijänumero, työtunnit, liukuvat työtunnit / ylityötunnit, päivystys/vuorotyö/loma, siirretty työajanylitys ja luvalliset poissaolot; liukuvaan työaikaan perustuva pyyntölomake: samat tiedot kuin edellä, lisäksi myös työajanylityksen/-alituksen perustelut ja syyt; työtuntisaldoa koskevan kuukausiyhteenvedon tekemiseen käytettävä taulukkolaskentapohja: ei erittelyä. Henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävässä taulukkolaskentapohjassa ei kysytä työntekijän palkkaluokkaa, mutta sitä kysytään liukuvaan työaikaan perustuvassa pyyntölomakkeessa. Elleivät liukuvaa työaikaa koskevat säännöt vaihtele palkkaluokan mukaan, käsittelyssä ei tarvita palkkaluokkatietoja eikä niitä tarvitse kerätä lomakkeella. Työtuntisaldoa koskevan kuukausiyhteenvedon tekemiseen käytettävän taulukkolaskentapohjan osalta tietoja ei eritellä. Henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävällä taulukkolaskentapohjalla kerättävät tietoluokat kattavat kuitenkin tällä lomakkeella kerätyt tiedot. 2
Suositukset Ilmoituslomakkeen kohdassa Q10 olevaan oikeusperustojen luetteloon lisätään johtajan päätös asetuksen (EY) N:o 45/2011 periaatteiden täytäntöönpanosta. Ilmoituslomaketta muutetaan niin, ettei kuukausittaisten työtuntien henkilökohtaisessa kirjauksessa kysytä työntekijän palkkaluokkaa. Selvennetään, vaihtelevatko liukuvaa työaikaa koskevat säännöt palkkaluokan mukaan. Jos ne eivät vaihtele, liukuvaan työaikaan perustuvasta pyyntölomakkeesta poistetaan palkkaluokkaruutu ja ilmoituslomakkeen kohdasta Q14 poistetaan viittaus palkkaluokkatiedon keräämiseen. Jos liukuvaa työaikaa koskevat säännöt vaihtelevat palkkaluokan mukaan ja palkkaluokkatiedon kerääminen on siksi tarpeen, ilmoitukseen sisällytetään viittaus siihen, että näitä tietoja kerätään liukuvaan työaikaan perustuvalla pyyntölomakkeella. 3.2. Henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävä taulukkolaskentapohja Kyseessä on Excel-taulukkolaskentapohja, johon yksittäiset työntekijät kirjaavat päivittäiset työtuntinsa, luvalliset poissaolonsa, päivystyksensä/vuorotyönsä, liukuman saldon, ylityötunnit ja siirretyn työajanylityksen. Kuten edellä 3.1 kohdassa todetaan, ilmoituslomakkeen mukaan työntekijöiltä kerätään myös tieto palkkaluokasta. Taulukkolaskentapohjassa ei kuitenkaan kysytä tätä tietoa. Työntekijät tulostavat, allekirjoittavat ja lähettävät täyttämänsä laskentataulukot yksikkönsä hallintoon. Tämän käsittelyn alkuvaiheessa henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävät taulukkolaskentapohjat liitettiin kunkin yksikön työtuntisaldoa koskevan kuukausiyhteenvedon tekemiseen käytettävään taulukkolaskentapohjaan. Tämän seurauksena kunkin työntekijän henkilökohtaisia kuukausittaisia kirjauksia pääsi tarkastelemaan koko yksikkö, jossa työntekijä työskenteli. Käytäntö ei ollut sovellettavien tietosuojasääntöjen mukainen, ja siihen liittyi useita ongelmia, joista annetaan seuraavassa esimerkkejä: Taulukkopohjiin syötettyjä henkilökohtaisia tietoja pääsi tarkastelemaan tarvittavaa laajempi joukko henkilöitä, vaikka tietojen olisi pitänyt olla vain niiden tarkastamisesta, lomien hyväksymisestä tms. vastaavien henkilöiden (kuten yksikönpäälliköiden, tiiminvetäjien tai henkilöstöhallinnon asiaankuuluvien työntekijöiden) nähtävissä. Oli varsin todennäköistä, että työntekijät muuttivat tietoja täyttämällä vääriä soluja (Excelin kohdalla tämä on tunnettu ongelma). Jos työntekijät pystyivät tallentamaan taulukot omille tietokoneilleen, he luultavasti tallensivat koko yksikön taulukot (ja mahdollisesti rajoittamattomaksi ajaksi). 3
Henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävän taulukkolaskentapohjan alkuperäiseen muotoon liittyi myös toinen ongelma, nimittäin se, että taulukko sisälsi sinisellä värillä korostetun sarakkeen "poissaolot, erityislomat tai sairauslomat". Lisäksi se sisälsi huomautussarakkeen, jossa pyydettiin "kaikenlaisia työtuntien kirjaamiseen ja erityisesti sinisissä sarakkeissa annettuihin tietoihin olennaisesti liittyviä tietoja". Koska taulukot olivat yksikkökohtaisia eivätkä henkilökohtaisia, työntekijän koko yksikkö olisi voinut päästä tarkastelemaan hänen sairauslomansa syytä. Vaikka Europol selittikin, ettei taulukon tarkoituksena ollut kerätä yksityiskohtaisia tietoa sairauslomien syistä, sillä tätä varten oli käytössä erillinen menettely, taulukon ohjeet olisivat voineet saada jotkut työntekijät antamaan tällaisia tietoja. Joissakin yksiköissä yksikkökohtainen taulukko oli jaettu erillisiksi henkilökohtaisiksi taulukoiksi, millä vältettiin se, että työntekijöiden henkilötiedot olisivat koko yksikön nähtävissä. Käyttöön otettiin myöhemmin taulukon tarkistettu versio. Henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävä taulukkolaskentapohja on nyt työntekijäkohtainen. Tämä poistaa monia alkuperäisen muodon aiheuttamia, edellä kuvattuja ongelmia. Nämä työntekijäkohtaiset taulukot ovat olleet käytössä elokuun 1. päivästä 2011 saakka. Lokakuun 17. päivänä 2011 Europol kuitenkin kertoi, etteivät käsittelystä vastaavassa yksikössä työskentelevät analyytikot käytä tällä hetkellä henkilökohtaisia taulukoita teknisistä syistä, joiden kuvattiin johtuvan "hallinnollisten ja operatiivisten asiakirjanhallintajärjestelmien yhteensopimattomuudesta". Europol esitti, että ongelma voitaisiin kiertää siten, että työntekijät tallentaisivat henkilökohtaiset taulukkonsa omalle tietokoneelleen ja lähettäisivät ne kuun lopussa yksikkönsä hallintoon lisättäväksi asiakirjanhallintajärjestelmään. Europol ilmoittaa henkilöstöyksikkönsä saaneen työntekijäkohtaisia tuntitaulukoita kaikilta yksiköiltä, mikä viittaa siihen, että käytäntö, jonka mukaan yksikkökohtaisten taulukoiden sijaan käytetään henkilökohtaisia taulukoita, on otettu onnistuneesti käyttöön. Europol kuitenkin kertoo, ettei sen henkilöstöyksikkö tarkista, miten yksiköt kokoavat taulukkonsa käytännössä, vaan että se vain vastaanottaa skannatun kopion kunkin kuun lopussa. Tarkistetussa taulukossa on sarake, johon kirjataan tiedot vuosi-, sairaus- ja erityislomiin (joita kutsutaan ilmoituksessa luvallisiksi poissaoloiksi) kuluneista tunneista. Tämä sarake on väriltään sininen samoin kuin monet muut sarakkeet, kuten ylityötä ja työmatkoja koskevat sarakkeet. Taulukko sisältää ensimmäisen version tavoin myös huomautussarakkeen, jossa pyydetään "kaikenlaisia työtuntien kirjaamiseen ja erityisesti sinisissä sarakkeissa annettuihin tietoihin olennaisesti liittyviä yleistietoja". Pyydetyt tiedot ovat vain poissaolojen asianmukaisuuden osoittavien todistusten viitenumeroita. Huomautussarakkeeseen on lisätty selvällä punaisella fontilla ohje, jossa kehotetaan olemaan antamatta tarkkoja tietoja erityis- tai sairauslomasta. Tämä auttaa estämään sen, että työntekijät kirjoittavat taulukkoon arkaluonteisia henkilötietoja. Siksi tällä menettelyllä kerättävien sairaus- tai erityislomatietojen pitäisi rajoittua poissaolopäivien/-tuntien määrään. Terveyteen liittyvien tietojen keräämisestä kerrotaan asianmukaisesti ilmoituslomakkeen kohdassa Q8a (kuten edellä 3.1 kohdassa todettiin) sekä arkaluonteisia tietoja koskevassa kohdassa Q16. Tältä osin Europol kuvailee tietojenkeruuta toteamalla, että "henkilön terveyteen liittyvät tiedot rajoittuvat tiukasti sairauden tilasta kertoviin tietoihin eivätkä käsitä luottamuksellisia tietoja, jotka paljastavat henkilön 4
terveydentilasta tehdyn lääketieteellisen diagnoosin". Tuntitaulukossa täsmennetään, ettei huomautuskentässä pidä antaa yksityiskohtaisia tietoja erityis- tai sairausloman syystä. Suositukset Kuten edellä 3.1 kohdassa suositellaan, ilmoituslomaketta muutetaan niin, ettei kuukausittaisten työtuntien henkilökohtaisessa kirjauksessa kysytä työntekijän palkkaluokkaa. Käyttöön otetaan tarvittavat tekniset ratkaisut, joiden ansiosta työntekijät voivat käyttää henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettäviä taulukkolaskentapohjia tarkoituksenmukaisella tavalla (toisin sanoen kullakin työntekijällä on oma taulukkolaskentapohjansa, jota ei liitetä yksikkökohtaiseen taulukkolaskentapohjaan). Sitä ennen varmistetaan, että työntekijät, joiden ei ole mahdollista käyttää henkilökohtaisia taulukoita tällä tavalla, tallentavat henkilökohtaisen taulukkolaskentapohjansa omalle koneelleen ja lähettävät sen kuun lopussa yksikkönsä hallintoon lisättäväksi asiakirjanhallintajärjestelmään. 3.3. Työtuntisaldoa koskevan kuukausiyhteenvedon tekemiseen käytettävä taulukkolaskentapohja Kyseessä on yksikönpäälliköiden käyttämä Excel-taulukkolaskentapohja. Täytetyt taulukot sisältävät kunkin yksikönpäällikön alaisuudessa työskentelevistä työntekijöistä seuraavat tiedot, sellaisina kuin ne annetaan henkilökohtaisessa kuukausittaisessa työtuntitaulukossa: nimi, työntekijänumero, hoidettu päivystysvelvollisuus, liukuvan työajan järjestelmä, osa-aikatyötunnit, kuukausittainen työajanylitys/-alitus ja tehdyt työtunnit. Taulukossa on myös huomautussarake, jota käytetään työtunteja koskevan yhteenvedon yhteydessä, varsinkin jos hyväksytty siirrettävä työajanylitys on yli 16 tuntia. Tähän taulukkoon syötetään joka kuukausi kunkin työntekijän tiedot. Yksikönpäällikkö ja apulaisjohtaja allekirjoittavat taulukon, ja se skannataan ja lähetetään henkilöstöyksikköön. Yhteinen valvontaviranomainen katsoo, ettei tähän asiakirjaan liity tietosuojavaatimusten täyttymistä koskevia huolenaiheita. 3.4. Liukuvaan työaikaan perustuva pyyntölomake (jonka yksikönpäällikkö/esimies hyväksyy) Kyseessä on lomake, jolla pyydetään saldovapaata (poissaolo keskeisten työtuntien aikana, korvaava loma, yli 16 tunnin työajanylityksen siirtäminen). Työntekijät ilmoittavat lomakkeessa nimensä, työntekijänumeronsa, palkkaluokkansa, työaikajärjestelmänsä, liukuvan työajan puitteissa kertyneen työajanylityksen, pyydetyn vapaan tyypin (valintaruutu), kyseisen kuukauden aikana jo pitämänsä vapaapäivät/-tunnit, päivät ja kellonajat, joihin pyydetty vapaa kohdistuu, pyynnön perustelut (erityisesti jos kaikki käytettävissä olevat vapaat on jo käytetty) sekä yli 16 tunnin työajanylityksen siirron syyn. Täytettyjä lomakkeita säilytetään kunkin yksikön hallinnon toimistossa. 5
Kuten edellä 3.1 kohdassa todetaan, liukuvaan työaikaan perustuvassa pyyntölomakkeessa kysytään työntekijän palkkaluokkaa. Elleivät liukuvaa työaikaa koskevat säännöt vaihtele palkkaluokan mukaan, käsittelyssä ei tarvita palkkaluokkatietoja eikä niitä tarvitse kerätä lomakkeella. Yhteinen valvontaviranomainen katsoo, että edellä käsiteltyä palkkaluokka-asiaa lukuun ottamatta lomake on sovellettavien tietosuojasääntöjen mukainen. Suositukset Edellä 3.1 kohdassa esitetyt palkkaluokkaa koskevat suositukset koskevat myös tätä lomaketta: Selvennetään, vaihtelevatko liukuvaa työaikaa koskevat säännöt palkkaluokan mukaan. Jos ne eivät vaihtele, liukuvaan työaikaan perustuvasta pyyntölomakkeesta poistetaan palkkaluokkaruutu ja ilmoituslomakkeen kohdasta Q14 poistetaan viittaus palkkaluokkatiedon keräämiseen. Jos liukuvaa työaikaa koskevat säännöt vaihtelevat palkkaluokan mukaan ja palkkaluokkatiedon kerääminen on siksi tarpeen, ilmoitukseen sisällytetään viittaus siihen, että näitä tietoja kerätään liukuvaan työaikaan perustuvalla pyyntölomakkeella. 4. Yksityisyydensuojaa koskevat lausekkeet Kussakin edellä 3.2 3.4 kohdassa käsitellyssä kolmessa asiakirjassa on yksityisyydensuojaa koskeva lauseke. Yksityisyydensuojaa koskevat lausekkeet ovat selviä ja tiiviitä, ja ne sisältävät useimmat tiedot, joiden antamista sovellettavat tietosuojasäännöt edellyttävät. Niissä ei kuitenkaan kerrota ensinnäkään sitä, että johtajan päätös asetuksen (EY) N:o 45/2011 periaatteiden täytäntöönpanosta on sovellettava oikeusperusta. Toiseksi vaikka yksityisyydensuojaa koskevissa lausekkeissa todetaankin, että kaikkiin kysymyksiin vastaaminen on Europolin työajoista, liukuvasta työajasta ja ylitöistä tehdyn johtajan päätöksen 14 artiklan 7 kohdan nojalla pakollista, annettavissa tiedoissa pitäisi kertoa myös tuntitaulukon toimittamisvelvollisuudesta sekä siitä, mitä sen toimittamatta jättämisestä (tarvittaessa) seuraa. Tämä vaatimus vahvistetaan myös asetuksen (EY) N:o 45/2011 periaatteiden täytäntöönpanosta tehdyn johtajan päätöksen 12 artiklan 1 kohdan d alakohdassa. Suositukset Varmistetaan, että liukuvaan työaikaan perustuvaan pyyntölomakkeeseen (jonka yksikönpäällikkö/esimies hyväksyy), henkilökohtaisten kuukausittaisten työtuntien kirjaamiseen käytettävään taulukkolaskentapohjaan ja työtuntisaldoa koskevan kuukausiyhteenvedon tekemiseen käytettävään taulukkolaskentapohjaan liitetyissä yksityisyydensuojaa koskevissa lausekkeissa 1. selvennetään, että johtajan päätös asetuksen (EY) N:o 45/2011 periaatteiden täytäntöönpanosta on sovellettava oikeusperusta; ja 6
2. kerrotaan tuntitaulukon toimittamisvelvollisuudesta sekä siitä, mitä sen toimittamatta jättämisestä tarvittaessa seuraa, Europolin työajoista, liukuvasta työajasta ja ylitöistä tehdyn johtajan päätöksen 14 artiklan 7 kohdan sekä asetuksen (EY) N:o 45/2011 periaatteiden täytäntöönpanosta tehdyn johtajan päätöksen 12 artiklan 1 kohdan d alakohdan mukaisesti. 5. Johtopäätös Yhteinen valvontaviranomainen pyytää Europolia esittämään huomautuksensa tästä lausunnosta ja toimittaman erityisesti näyttöä suositusten täytäntöönpanosta kahden kuukauden kuluessa tämän lausunnon päiväyksestä. Bryssel 4. tammikuuta 2012 Isabel Cruz Europolin yhteisen valvontaviranomaisen puheenjohtaja (Allekirjoittanut tietosuojasihteeri) 7