POHJANMAAN PARTIOLAISET RY. TALOUSOHJESÄÄNTÖ Hallitus 19.9.2008 1 Suhde muihin säännöksiin Pohjanmaan Partiolaiset ry:n hallinnossa, omaisuuden hoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa on noudatettava kirjanpitolain ja asetuksen, tilintarkastuslain, yhdistyslain ja piirin omien sääntöjen lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä. 2. Hallituksen taloushallinnolliset tehtävät Hallituksen tulee yhdistyksen toimeenpanevana elimenä huolehtia piirin hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Piirin hallitus vastaa toimintasuunnitelma- ja talousarvioesityksen valmistelusta piirin syyskokoukselle. Talousarvioesitys tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon. Talousarvion liitteeksi tulee laatia hallituksen käyttöön yksityiskohtaiset talousarvion perustelut joista käy selville tili- ja kustannuspaikkakohtaisesti mistä tuloista ja kuluista talousarvion luvut koostuvat. Hallituksen on huolehdittava kirjanpidon sekä raportoinnin ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä ja piirin käytössä olevan omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta. Hallitus yhdessä toiminnanjohtajan kanssa vastaa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain ja tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti ja että tilinpäätös ja toimintakertomus yhdessä antavat oikeat ja riittävät tiedot piirin toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Hallitus päättää toimihenkilöiden palkoista, merkittävistä investoinneista, lainan otosta, takauksien ja vakuuksien antamisesta sekä määrittelee sijoitustoiminnan puitteet ja valtuudet. 3 Toiminnanjohtaja ja muut talousvastuulliset toimihenkilöt Toiminnanjohtaja johtaa piirin toimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toiminnanjohtaja vastaa siitä, että piirin kirjanpito on lainmukainen ja raportointi tarkoituksenmukaista sekä varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty ja että hallitus ja muut päätäntäelimet saavat riittävän ja oikean tiedon taloudellisten päätösten perustaksi. Toiminnanjohtaja valvoo lisäksi piirin omistaman omaisuuden hoitoa. Toiminnanjohtaja valvoo, että piirin henkilöstön työskentelyn osalta noudatetaan työaika- ja vuosilomalakia pitämällä lain säätämää työaikakirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista sekä vuosilomalain mukaista kirjanpitoa vuosilomista. 4 Luottamus- ja toimihenkilöt Kaikkien piirin luottamus- ja toimihenkilöiden on hoidettava tehtävänsä huolellisesti ja talousarvion mukaisesti seuraten sekä kuluja että tuottoja. Heidän tulee huolehtia siitä, että piirin omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla. 5 Talousryhmä Talousryhmä suunnittelee ja kehittää piirin taloustoimintaa, seuraa säännöllisesti talousarvion sekä tilinpäätöksen toteuttamista sekä toimii asiantuntijana taloustoimintaan liittyvissä asioissa.
Talousryhmä esittelee talouteen liittyvät asiat hallitukselle. Talousryhmään kuuluvat puheenjohtaja, piirin toiminnanjohtaja sekä hallituksen valitsemat muut jäsenet. 6 Esteellisyys ja vaitiolovelvollisuus Piirin luottamus- tai toimihenkilö ei saa osallistua hänen oman henkilökohtaisen asiansa tai hänen intressiyhtiöidensä ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn yhdistyksen hallintoelimissä. Hän ei myöskään saa ottaa osaa yhdistyksen ja kolmannen henkilön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos hänellä on siitä odotettavissa olennaista henkilökohtaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Mitä tässä on sanottu sopimuksesta, on vastaavasti sovellettava muutenkin toimivallan käyttämiseen. Edellä mainitut henkilöt ovat vaitiolovelvollisia asioista, jotka he ovat saaneet luottamustoimessaan tai työssään tietoonsa ja joista voi olla yhdistykselle tai kolmannelle osapuolelle olennaista haittaa tai vahinkoa. Edellä mainitut henkilöt eivät myöskään saa käyttää hyväkseen yhdistyksen hallinnosta tai palveluksesta pois siirryttyään niitä luottamuksellisia tietoja, joista voi olla yhdistykselle tai kolmannelle osapuolelle olennaista haittaa tai vahinkoa. 2. TULOT, MENOT JA VAROJEN HOITO 7 Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö Maksuliike on hoidettava vähäisiä maksuja lukuun ottamatta pankkitilien välityksellä. Hallitus päättää kassan enimmäismäärän. Käteiskassasta on pidettävä kirjanpitoa päiväkohtaisesti. Pankkitilien käyttöön liittyvistä yleisistä kysymyksistä sekä niiden avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttövaltuuksista päättää piirin hallitus. Toiminnanjohtaja vastaa, että pankkien tiliotteet tarkastetaan viipymättä täsmäytetään kirjanpitoon sekä siitä, että voimassa olevista pankkitileistä ja tilien käyttöoikeuksista pidetään rekisteriä. Luotto- ja maksukorttien käyttöä koskevat periaatteet hyväksyy hallitus talousryhmän esityksestä. 8 Avustuksiin liittyvät asiat Avustushakemukset ja avustusten vuosiselvitykset allekirjoittavat piirin nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt. Avustusten maksupyynnöt ja selvitykset toteutuneista kuluista allekirjoittavat toiminnanjohtaja tai hallituksen erikseen siihen valtuuttamat henkilöt. Toiminnanjohtaja seuraa muutoksia avustuksiin liittyvissä asioissa ja mahdollisia uusia avustuslähteitä ja tiedottaa niistä hallitusta ja muita luottamushenkilöitä. 9 Palkanmaksu ja palkkakirjanpito Palkanlaskennassa, palkanmaksussa ja palkkakirjanpidossa on noudatettava näistä erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä. Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. Palkat ja palkkiot maksetaan hallituksen päättämänä ajankohtana maksunsaajan määräämään rahalaitokseen.
Luontaisetumenettelyssä noudatetaan verohallinnon ohjeita. Palkkioista ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku, joka sisältää laskuttajan nimen, henkilötunnuksen, laskuttajan osoitetiedot, verotuskunnan, tiedot työn suoritusajasta ja maksuperusteesta. Laskuttaja varmentaa laskun allekirjoituksellaan ja päiväyksellä. Palkkiolaskut hyväksyy hallitus tai toiminnanjohtaja. Vuosi-ilmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiöille sekä palkkoihin liittyvät ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksutilitykset ja sosiaalivakuutusmaksuja koskevat tilitykset allekirjoittaa toiminnanjohtaja. 10 Tarkastusmerkinnät Ennen menon maksamista lasku tai muu sen perusteena oleva asiakirja tulee tarkastaa ja siitä tulee näkyä tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja miten meno liittyy piirin toimintaan numero ja asiatarkastaja menon hyväksyjä Tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja, tapahtuman tai projektin taloudesta vastaava henkilö tai se hallituksen jäsen tai toimihenkilö jonka alaan menotosite kuuluu tarkastaa, että menoa vastaava tavara tai palvelus on toimitettu ja vastaanotettu määrältään, lajiltaan ja laadultaan oikeana tai että tavaran tai palvelun toimittamisesta on muutoin voitu varmistua meno on perusteeltaan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen menotositteen maksettavaan määrään johtavat laskutoimitukset on oikein suoritettu ja sovitut alennukset on otettu huomioon Vastaanottajan ja tarkastajan tulee merkitä tositteeseen nimensä tai nimikirjaimensa ja tositteessa tulee olla myös merkintä siitä tilistä ja kustannuspaikasta, jolle meno kirjataan. Tarkastus voidaan suorittaa myös tositteen sähköisestä kopiosta, jolloin tarkastaja ilmoittaa tiedot maksatuksesta vastaavalle henkilölle esim. sähköpostilla. 11 Tulojen ja menojen hyväksyminen Meno on hyväksyttävä asianmukaisesti ennen sen maksamista. Sama henkilö ei voi toimia saman laskun osalta sekä asiatarkastajana että hyväksyjänä. Piirin menot hyväksyy toiminnanjohtaja tai talousarvion puitteissa se hallituksen jäsen, jonka toiminnanalaan meno kuuluu. Hallituksen puheenjohtaja tarkastaa/ hyväksyy toiminnanjohtajan menot. Puheenjohtajan menojen oikeellisuuden tarkastaa varapuheenjohtaja. Suurehkot hankinnat tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, jotka poikkeavat talousarviosta, tulee hyväksyttää hallituksella mahdollisuuksien mukaan etukäteen. Hyväksyjä vastaa siitä, että meno on talousarvion tai erillisen päätöksen mukainen
lasku on sekä numerollisesti että asiallisesti tarkastettu laskun liitteenä ovat kaikki menon todentavat kuitit kirjanpidon tilit, joille meno kirjataan, on merkitty ja se on oikein meno maksetaan oikea-aikaisesti ja oikealle maksunsaajalle. 12 Tulojen perintä Toiminnanjohtaja vastaa, että myyntilaskutus on järjestetty siten, että maksujen kertymisestä varmistutaan ja perintä on tehokasta. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot tulee kirjata hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. 3. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS 13 Kirjanpidon järjestäminen Kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava siten kuin kirjanpitolaissa ja -asetuksessa on säädetty. Lisäksi on huomioitava tämän taloussäännön määräykset sekä hyvän kirjanpitotavan vaatimukset. 14 Järjestelmän kuvaus Kirjanpito tulee järjestää niin, että se vastaa toiminnan laatua ja laajuutta. Kirjanpitoa järjestettäessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan lähtökohdat. Kirjanpitojärjestelmän pohjana on kirjallisesti laadittu luettelo käytetyistä tileistä ja kustannuspaikoista kirjausohjeineen. Tililuettelo säilytetään tilinpäätösaineiston liitteenä. Kirjanpito tulee pitää ajan tasalla ja sitä on hoidettava huolellisesti. 15 Tositevaatimukset Kirjanpitokirjausten on perustuttava tilikauden alusta tositelajeittain juoksevasti numeroituihin alkuperäisiin tositteisiin joihin on merkittävä päiväys vuosilukuineen. Suoritetun maksun todentavan tositteen tulee olla, mikäli mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen antama. Tositteesta on selvittävä, mitä on ostettu tai myyty tai mistä maksusta on kysymys ja myös tilitapahtuman ajankohta. Lisäksi tositteesta tulee selvitä, miten meno liittyy piirin toimintaan. Siltä osin kun kirjanpito perustuu tiliotteisiin niin vastaavat tiedot tulee ilmetä tiliotteesta tai sitä täydentävistä tositteista tai laskusta. Milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa piirin itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla. 16 Tilinpäätös Hallituksen tulee laatia tilikaudelta tilinpäätös ja toimintakertomus kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen ja siihen on liitettävä toimintakertomus. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva piirin toiminnan tuloksesta ja
taloudellisesta asemasta. Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava piirin sääntöjen määräämässä aikataulussa. Tilinpäätös tulee laatia suoriteperusteisena. Jos kirjanpito on joltakin osin tilikauden aikana hoidettu maksuperusteisena, se on ennen tilinpäätöstä täydennettävä ja oikaistava olennaisilta osin suoriteperusteiseksi. 17 Tuloslaskelma Tuloslaskelma tulee laatia kirjanpitoasetuksen säännökset huomioon ottaen ryhmiteltynä siten, että kunkin toiminnanalan tuotot ja kulut ilmenevät kustannuspaikkakohtaisesta tuloslaskelmasta. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa talousarvioon sekä edellisen vuoden tilinpäätökseen. Tarvittaessa vertailutietoja on oikaistava uutta esitystapaa vastaavaksi. Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä vain tarpeellisin oikaisuviennein korjattuna. Tulokseen vaikuttavat poikkeukselliset tai/ja kertaluonteiset erät tulee selvittää tilinpäätöksen liitetiedostoissa. 18 Tase Taseen tulee rakenteensa ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa. 19 Allekirjoitukset Tilinpäätös ja toimintakertomus tulee päivätä allekirjoituspäivänä, jolloin hallitus on tilinpäätöksen hyväksynyt. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus ja toiminnanjohtaja. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoitukset voidaan koota myös yhdelle allekirjoitussivulle. Tilinpäätös tulee viipymättä allekirjoituksen jälkeen sitoa. Tilinpäätösasiakirjat on koottava yhteen ja niitä on säilytettävä määräysten mukaisesti. Tasekirja on säilytettävä pysyvästi. 4. RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ 20 Raportointi Taloushallinnon raportointijärjestelmän tarkoituksena on palveluperiaatteen mukaisesti tukea päätöksentekijöiden toimintaa, henkilöresursseihin, talouteen ja taloudellisuuteen liittyvää päätöksentekoa. Raportointijärjestelmä on luotava sellaiseksi, että sen avulla piirin hallitus, muut luottamushenkilöt sekä toimihenkilöt pystyvät saamaan kokonaiskuvan piirin toteutuneesta toiminnasta, tuloksesta ja taloudellisesta asemasta sekä rahoituksesta että siitä, miten toteutumat poikkeavat suunnitellusta. 21 Valvonta Toteutuneen toiminnan ja talouden raportointi tulee hallituksen käsittelyyn kolmesti vuodessa ja tilinpäätös sekä toimintakertomus piirin sääntöjen määräämässä aikataulussa. Raportointi sisältää tuloslaskelman ja taseen. Olennaiset poikkeamat talousarviosta, kuten merkittävät lahjoitukset, luottotappiot, käyttö- sijoitusomaisuuden myyntituotot ja tappiot, selvitetään kirjallisina välitilinpäätöksen liitteinä.
Talousseurantaa tulee tehdä toimihenkilöiden ja ryhmien puheenjohtajien toimesta 5. SISÄINEN VALVONTA 22 Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta tulee järjestää toiminnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Hallituksen tulee valvoa, että piirin kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty. 6. TILINTARKASTUS 23 Tilintarkastus Yhdistyksessä on valittava tilintarkastajat sääntöjen ja tilintarkastuslain edellyttämällä tavalla ja heidän on toimitettava tilintarkastus sen mukaan kuin tilintarkastuslaissa on säädetty. Piirin tilintarkastajina käytetään KHT- tai HTM-tilintarkastajia. Tilintarkastajille on varattava tilaisuus toimittaa tilintarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat sen tarpeelliseksi ja heille on annettava selvitystä ja apua, jota he pyytävät. Jos tilintarkastajat antavat piirin hallitukselle tilintarkastuspöytäkirjan, jossa he esittävät huomautuksia havaitsemistaan epäkohdista on piirin hallituksella velvollisuus käsitellä pöytäkirja viipymättä ja säilytettävä se luotettavalla tavalla. Sama koskee myös erillisiä tilintarkastajien antamia tarkastusmuistioita. 7. ERINÄISET MÄÄRÄYKSET 24 Käyttöomaisuuden luettelointi Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloa taloushallinnon antamien ohjeiden mukaan. 25 Erinäiset määräykset Tätä talousohjesääntöä täydentävät seuraavat liitteet: Tilaisuuksien järjestämisen talousohje Tilaisuuden talouden suunnittelu- ja seurantalomake Kustannusten korvausohje Matka-/kululomake Hallitus voi antaa tätä taloussääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä. Tämä talousohjesääntö on vahvistettu Pohjanmaan Partiolaiset ry:n hallituksen kokouksessa 12/2008.
POHJANMAAN PARTIOLAISET RY TALOUSOHJESÄÄNTÖ, Liite 1 Hallitus 19.9.2008 Talouden suunnittelu Tapahtumien ja projektien talousarviot Toiminnanalojen talousarviot Piirin talousarvion valmistelu Talousarvion esittäminen ja hyväksyminen Jäsenmaksu Tulot, menot ja varojen hoito Pankkitilien avaaminen, lopettaminen ja käyttövaltuudet Toiminnanjoht. A P Toimihenkilöt Ministerit Proj. vastuuhlöt Talousryhmä Piirin hallitus A V A P A A V V A A V Piirin kokous V P A V V P S P V = valmistelee P = päättää S = toteuttaa T= tarkastaa A=avustaa tai ohjaa Tapahtuman tai projektin vastuuhenkilöt valmistelevat talousarvion. Toiminnanjohtaja tai taloudellisesti merkittävien projektien tapauksessa piirihallitus hyväksyy tapahtuman talousarvion. Toiminnanalat ja seuraavana vuonna toteutettavat projektit tekevät talousarvioesityksen elokuun loppuun mennessä. Talousryhmä avustaa esityksen valmistelussa. Toiminnanjohtaja ja talousryhmä valmistelevat piirin talousarvioesityksen toiminnanalojen esitysten pohjalta Piirin hallitus tekee esityksen piirin talousarvioksi ja piirin syyskokous päättää talousarviosta seuraavalle toimintavuodelle Piirin hallitus tekee talousryhmän valmistelun pohjalta esityksen piirin jäsenmaksuksi. Piirin kevätkokous päättää seuraavan vuoden jäsenmaksusta. Piirin hallitus päättää tilien avaamisesta, lopettamisesta ja käyttövaltuuksista. Toiminnanjohtaja vastaa yhteydenpidosta pankkeihin. Avustushakemukset S V Toiminnanjohtaja ja talousryhmä valmistelevat avustushakemukset. Myyntilaskut Toiminnanalojen toimihenkilöt toimittavat tiedot myyntilaskutusta varten. Toiminnanjohtaja S V V V vastaa myyntilaskutuksen järjestelystä ja hoidosta.tilaisuuksien johtajat toimittavat tapahtumien osallistujaluettelot laskutusta varten partiotoimistoon Sijoitustoiminta A Sijoitustoiminnan päälinjoista päättää hallitus. Toiminnanjohtaja hoitaa sijoitustoimintaa V P S käyttäen apunaan talousryhmää. Varainhankintakampanjat Piirin toimihenkilöt huolehtivat varainhankintakampanjoiden, erityisesti S S V adventtikalenterikampanjan käytännön järjestelyistä. Palkat ja palkkiot Palkanlaskenta ja -maksu Palkkiolaskut Vuosi-ilmoitukset, ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksutilitykset S S P S Palkanlaskennan hoitaa piirin hallituksen valitsema tilitoimisto. Toiminnanjohtaja vastaa yhteydenpidosta palkanlaskijaan ja palkkojen maksatuksesta. Toiminnanjohtaja hyväksyy palkkiolaskut talousarvion puitteissa. Merkittävistä palkkioista päättää hallitus. Toiminnanjohtaja vastaa vuosi-ilmoituksista verottajalle ja vakuutusyhtiöille ja palkkoihin liittyvistä muista tilityksistä
Hankinnat ja menotositteet Hankintapäätökset / projektit Toiminnanjoht. Toimihenkilöt Ministerit Proj. vastuuhlöt Talousryhmä Piirin hallitus S S P Muut hankintapääätökset A S S P P Laskujen ja menotositteiden T T T T tarkastus Laskujen ja menotositteiden hyväksyminen P P P P Kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpidon järjestäminen S A P Piirin kokous V = valmistelee P = päättää S = toteuttaa T= tarkastaa A=avustaa tai ohjaa Projektin tai tapahtuman vastuuhenkilöt tekevät projektiin liittyvät hankintapäätökset hyväksytyn talousarvion puitteissa. Merkittävistä hankinnoista päättää toiminnanjohtaja tai piirin hallitus. Toimihenkilöt ja ministerit tekevät omaa toiminnanalaansa koskevat hankintapäätökset talousarvion puitteissa. Merkittävistä hankinnoista päättää toiminnanjohtaja tai piirin hallitus. Tarkastuksen tekee tapahtuman tai projektin taloudesta vastaava henkilö tai sen ryhmän puheenjohtaja tai toimihenkilö jonka alaan menotosite kuuluu Toiminnanjohtaja hyväksyy menotositteet ja laskut. Hallituksen puheenjohtaja hyväksyy toiminnanjohtajan menot. Puheenjohtajan menot tarkastaa varapuheenjohtaja. Piirin hallitus päättää kirjanpidon järjestämisen päälinjoista. Toiminnanjohtaja vastaa kirjanpidon käytännön järjestelyistä ja yhteydenpidosta tilitoimistoon. Tilinpäätöksen valmistelu S A Toiminnanjohtaja ja talousryhmä valmistelevat piirin tilinpäätöksen hallituksen käsiteltäväksi Tilinpäätöksen hyväksyntä P P Piirin hallitus hyväksyy tilinpäätöksen ja hallitus ja toiminnanjohtaja allekirjoittavat sen Tilinpäätöksen vahvistaminen P Tilintarkastuksen jälkeen piirin kevätkokous päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta Valvonta ja seuranta Projektikohtainen talouden seuranta Talouden seuranta toiminnanaloittain Koko toiminnan talouden seuranta Sisäinen valvonta Käyttöomaisuus, toimitilat ja kiinteistöt Toimitilojen ja kiinteistöjen hoito Käyttöomaisuusluettelo A S A A A S S S S S S S P S S A S Projektien talouden seurannasta päävastuu on projektin vastuuhenkilöllä Toiminnanalojen toimihenkilöt ja ministerit seuraavat toiminnanalansa talousarvion toteutumista kuukausittain/tapahtumittain Toiminnanjohtaja ja talousryhmä seuraavat piirin talouden kokonaisuutta. Toteutunut toiminta ja talous tuodaan hallituksen käsittelyyn 4 kk:n jaksolla Hallitus valvoo, että piirin kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen tarkkailu on asianmukaisesti järjestetty Talousryhmä ja toiminnanjohtaja vastaavat piirin käytössä olevien toimitilojen ja kiinteistöjen hoidon järjestämisestä. Toiminnanjohtaja vastaa, että piirin omaisuudesta pidetään ajan tasalla olevaa käyttöomaisuusluetteloa. Sopimukset Työsopimukset P Piirin hallitus päättää toimihenkilöiden työsopimuksista Pysyvien toimitilojen P
vuokrasopimukset Vakuutukset Muut sopimukset Muut piiriin liittyvät tehtävät Koulutus ja konsultointi Talousasioiden valmistelu hallitukselle Lippukuntiin ja keskusjärjestöön liittyvät tehtävät Lippukuntien neuvonta Talousvaliokuntaan osallistuminen Toiminnanjoht. Toimihenkilöt Ministerit Proj. vastuuhlöt Talousryhmä Piirin hallitus S A P P V V V P A A S A A S S Piirin kokous V = valmistelee P = päättää S = toteuttaa T= tarkastaa A=avustaa tai ohjaa Piirin hallitus päättää vakuutusten päälinjoista ja vastaa siitä, että vakuutukset ovat tarkoituksenmukaisia. Toiminnanjohtaja hoitaa vakuuttamisen käytännön järjestelyt. Toiminnanjohtaja ja piirinjohtaja päättävät talousarvion ja toimintasuunnitelman puitteissa muista sopimuksista ja raportoivat hallitukselle. Merkittävistä sopimuksista päättää piirin hallitus. Talousryhmä ja toiminnanjohtaja neuvovat piirin luottamushenkilöitä talouteen liittyvissä asioissa. Talousryhmä osallistuu talouteen liittyvän koulutuksen järjestämiseen piirissä. Toiminnanjohtaja ja talousryhmä valmistelevat hallituksen käsiteltäviksi tulevat taloustoiminnanalaan liittyvät asiat. Talousryhmän ja aluetyön vastuulla on piirin alueella toimivien lippukuntien neuvonta hallintoon, taloudenhoitoon, varainhankintaan ja taloussuunnitteluun liittyvissä kysymyksissä Talousryhmän puheenjohtaja osallistuu Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n laajennetun talousvaliokunnan kokouksiin.
POHJANMAAN PARTIOLAISET RY. TALOUSOHJESÄÄNTÖ, Liite 2 Hallitus 19.9.2008 TILAISUUKSIEN JÄRJESTÄMISEN TALOUSOHJE Tämä talousohje koskee niitä tilaisuuksia, joiden järjestämisestä Pohjanmaan Partiolaiset ry (myöhemmin piiri) vastaa. Tapahtumien järjestämisestä päättää piirin hallitus. Poikkeuksia tähän talousohjeeseen voidaan tehdä hallituksen päätöksellä. Tehtäessä sopimuksia kolmannen osapuolen kanssa (anomukset, sopimukset, hankinnat) tarvitaan toiminnanjohtajan hyväksyntä. Tilaisuuksista tehdään taloussuunnitelma. Taloussuunnitelman pohjana on piirin talousarvio, ja siinä on huomioitava hallituksen päättämä yleiskustannuslisä. Nollatuloksesta poikkeava taloussuunnitelma on hyväksyttävä piirin talousarvion teon yhteydessä tai hallituksen erillisellä päätöksellä. Piirin talousarviota valmisteltaessa toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet vastaavat talousarvioesityksen tekemisestä oman toiminnanalansa osalta. Esitykset on toimitettava talousryhmälle syyskuun 15. päivään mennessä. Talousryhmä kokoaa esityksen pohjalta piirin talousarvion. Esitykset on tehtävä käyttäen piirin hallituksen vahvistamaa tilikarttaa ja kustannuspaikkoja. Rahaliikenne Tilaisuuden toteutumisen lähestyessä laadittu talousarvio tulee yksityiskohtaisesti tarkistaa. Jos näyttää siltä, että talousarvio ylittyy, on välittömästi otettava yhteys toiminnanjohtajaan. Tilaisuuksien rahaliikenne hoidetaan partiotoimiston kautta. Tilaisuuden järjestäjäryhmän tulee valita henkilö, joka hoitaa tilaisuuden raha-asioita partiotoimiston kanssa. Taloudellisia sitoumuksia järjestäjät voivat tehdä kun tapahtuman talousarvio on hyväksytty. Suuremmat hankinnat tulee tehdä yhdessä toiminnanjohtajan kanssa tai hänen antamallaan luvalla. Ennen hankintojen suorittamista tulee selvittää partiotoimistossa olevat varastot. Muilta osin hankinnat voi hyväksytyn talousarvion puitteissa suorittaa tilaisuuden järjestävän ryhmän siihen nimeämä henkilö. Hankinnat on tehtävä niin, että niistä saadaan joko lasku tai kuitti. Laskuihin on pyydettävä merkitsemään tapahtuma tai projekti jolle lasku kuuluu (esim. partioparaati, PJ-kurssi). Lasku tulee toimittaa partiotoimistoon välittömästi ostotapahtuman jälkeen valmiiksi tarkastettuna mikäli mahdollista. Kaikista menoista on oltava kirjapitolain mukainen tosite, joka täyttää seuraavat ehdot: tositteesta käy selville, mistä meno on aiheutunut tositteessa on päiväys, summa, myyjän nimi osoitteineen ja sekä toimituspäivä/palvelun suorituspäivä. Tositteen tulee olla ulkopuolisen antama ja kuittaama. Tositteen merkinnät on tehtävä pysyvällä tavalla, ei lyijykynällä. Jotta lasku voidaan maksaa, sen tulee olla lainmukainen ja piirin talousohjesäännön mukaisesti tarkastettu ja hyväksytty. Käytännössä laskuun liittyvän tavaran tai työsuorituksen vastaanottajan tai tapahtuman talouden vastuuhenkilön on tarkastettava, että menoa vastaava tavara tai palvelus on toimitettu ja vastaanotettu määrältään, lajiltaan ja laadultaan oikeana tai että tavaran tai palvelun toimittamisesta on muutoin voitu varmistua meno on perusteeltaan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen menotositteen maksettavaan määrään johtavat laskutoimitukset on oikein suoritettu ja
merkityt alennukset on otettu huomioon Tapahtuman vastuuhenkilön laskut tarkastaa toiminnanalan ryhmän puheenjohtaja tai toimihenkilö. Menot hyväksyy pääsääntöisesti toiminnanjohtaja. Mikäli tilaisuuksista maksetaan palkkaa tai palkkioita, on niistä sovittava etukäteen toiminnanjohtajan kanssa. Seuranta Tilaisuudesta vastaavan ryhmän johtaja vastaa siitä, että tilaisuuskohtaista talousarviota noudatetaan. On tärkeää, että tilaisuuden kulut suhteutetaan todelliseen osanottajamäärään ja osanottomaksuihin. Jos talousarvion pohjana oleva osanottajamäärä ei toteudu, järjestäjäryhmän on yhdessä toiminnanalan puheenjohtajan ja toiminnanjohtajan kanssa päätettävä talousarvion korjaamisesta osanottajamäärää vastaavaksi tai tapahtuman perumisesta. Järjestäjäryhmällä on seurantavastuu tilaisuuden taloudesta. Toiminnanjohtaja vastaa, että järjestäjäryhmällä on käytössään riittävä tieto seurannan toteuttamiseksi. Matkakustannukset Tilaisuuksien järjestämisessä tulee noudattaa piirin hallituksen hyväksymää matkakustannusten korvausperiaatteita. Sponsorointi Mikäli tilaisuuden tuottoja merkittävässä määrin kerätään ulkopuolisella sponsoroinnilla, on siitä ennen sponsorointisopimusneuvotteluja keskusteltava toiminnanjohtajan kanssa. Tilaisuuksien talouteen liittyvissä asioissa neuvoja antaa toiminnanjohtaja. Epäselvissä tapauksissa kannattaa kysyä neuvoa etukäteen.
POHJANMAAN PARTIOLAISET RY. TALOUSOHJESÄÄNTÖ, Liite 3 Hallitus 19.9.2008 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN KUSTANNUSTEN KORVAUSOHJE Korvaukseen oikeutetut Tämän ohjeen mukaisiin korvauksiin ovat oikeutettuja Pohjanmaan Partiolaiset ry:n luottamushenkilöt. Korvauksien maksamisen edellytys on, että kulut liittyvät vuosikokouksen hyväksymän toimintasuunnitelman ja talousarvion toteuttamiseen tai hallituksen erikseen päättämän projektin toteuttamiseen. Korvaukset maksetaan vain, mikäli luottamushenkilöllä on kuluvan vuoden jäsenmaksu maksettuna. Korvausten hakeminen Laskut tulee toimittaa välittömästi matkan tai tapahtuman jälkeen partiotoimistoon. Laskut veloitetaan luottamushenkilöiden matka-/kululomakkeella, joita saa partiotoimistosta sekä piirin www-sivulta. Lomakkeeseen liitetään alkuperäiset matkaliput ja muut tositteet kustannuksista, joita lomakkeella on veloitettu. Jokainen matka laskutetaan omalla laskulomakkeellaan, paitsi kun samaan asiaan liittyviä matkoja on useita lähekkäin. Korvaukset maksetaan kuukauden kuluessa siitä, kun luottamushenkilöiden matka-/kululomake tarvittavine selvityksineen ja liitteineen on toimitettu partiotoimistoon. Laskut tarkastaa tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja, tapahtuman tai projektin taloudesta vastaava henkilö tai se hallituksen jäsen tai toimihenkilö jonka alaan menotosite kuuluu. Tarkastuksen jälkeen laskut hyväksyy toiminnanjohtaja tai se hallituksen jäsen, jonka toiminnanalaan meno kuuluu. Matkakustannukset Matkustaminen tulee pääsääntöisesti tapahtua halvinta mahdollista tapaa käyttäen. Matkakustannukset korvataan todellisuudessa matkustetun matkan mukaan. Matkakustannukset korvataan VR:n II-luokan tai linja-autotaksan mukaan tai kuittia vastaan. Oman auton käytöstä korvataan kulloinkin voimassa olevan Suomen Partiolaiset - Finlands Scouter ry:n hinnaston mukaan. Laskuun tulee aina liittää matkustajaluettelo. Lentokoneen, taksin tai muun poikkeavan kulkuneuvon käytöstä on sovittava etukäteen toiminnanjohtajan kanssa. Muut kulukorvaukset Muut kohtuulliset kulut kuten posti, puhelin ja kokoustarjoilut korvataan kuittien tai muun luotettavan kirjanpidon mukaan. Kuittiin tulee aina liittää selite (puhelinpäiväkirja, alle 10 hengen kokouksen läsnäolijoiden nimet tms.). Päivärahoja ei makseta. Mahdollisia välillisiä kustannuksia (esim. ansionmenetyksiä) ei korvata. Alkoholia ja tupakkaa ei korvata. Leirien leirimaksuja ei korvata. Muun toiminnan osallistumismaksut luottamushenkilö maksaa itse, jos hän on tapahtumassa osallistujana. Luottamustehtävän hoitamisen kannalta välttämättömiä osallistumismaksuja voidaan korvataan piirin varoista, mikäli niihin on
varauduttu talousarviossa. Muuta huomioitavaa Kokoukset ja tilaisuudet tulee järjestää ensisijaisesti piirin tai lippukuntien tiloissa tai muissa partiomaisissa tiloissa. Maksullisista kokoustiloista tulee sopia etukäteen toiminnanjohtajan kanssa. Muita kuluja aiheutettaessa (kopiot, tarvikehankinnat ym.) tulee ensin kääntyä partiotoimiston puoleen. Jos on tarvetta tehdä sopimuksia ulkopuolisten tahojen kanssa, on asiasta neuvoteltava etukäteen toiminnanjohtajan kanssa. Taloudellisia sitoumuksia piirin puolesta voivat tehdä vain piirin viralliset nimenkirjoittajat piirin hallituksen päätöksellä. Ulkomaanmatkoista päätetään aina etukäteen hallituksessa. Muutoksista näihin perusteisiin päättää hallitus. Epäselvissä tapauksissa kannattaa aina kysyä etukäteen!