25.2.2016 Liite 1. SOPIMUKSEN YLEISET EHDOT, HENKILÖKULJETUKSET Hauho Koulu- ja esikoulukuljetukset, ikäihmisten ja vammaisten päivätoimintakuljetukset sekä palveluliikenne Näitä yleisiä ehtoja noudatetaan tehtäessä sopimuksia Hämeenlinnan kaupungin (jäljempänä tilaaja) ja liikenteenharjoittajan välillä. Sikäli kun sopimusehdoissa ei ole toisin sovittu, noudatetaan lisäksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Sopimukseen sovelletaan lisäksi Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 1370/2007 (palvelusopimusasetus) ja joukkoliikennelakia (869/2009). Nämä ehdot liitetään osaksi erikseen tehtävää sopimusta. Tietyissä tapauksissa kalustoksi hyväksytään vaihtoehtoisesti henkilöauto. Tekstissä tarkoitetaan linja-autolla soveltuvin osin myös ko. henkilöautoa. 1 Oikeudet ja velvollisuudet... 2 2 Julkisen palvelun velvoite... 2 3 Lippujärjestelmä, matkalippujen hinnat ja lipputulojen ilmoittaminen... 2 4 Liikenteen hoidosta maksettava korvaus ja muut tulot... 2 5 Liikenteen hoidosta maksettavan korvauksen tarkistaminen... 2 6 Liikenteen suunnittelu ja toiminnan periaatteet... 3 6.1 Sopimuskauden alussa... 3 6.2 Mahdolliset muutokset sopimuskauden aikana (Kyydittämö)... 4 6.3 Mahdolliset muutokset sopimusaikana (Kyytikeskus)... 4 7 Käytettävät linja-autot... 5 8 Linja-autonkuljettajat ja asiakaspalvelu... 5 9 Korvauksen vähentäminen ja sanktio... 7 10 Tarjousyhteenliittymät... 7 11 Alihankinta... 8 12 Lippu-, maksu- ja informaatiojärjestelmä (kohde 5)... 8 13 Matkalippujen myynti (kohde 5)... 9 14 Markkinointi ja tiedottaminen... 9 14.1 Sopimuskauden alussa... 9 14.2 Mahdolliset muutokset sopimusaikana (Kyydittämö ja Kyytikeskus)... 9 15 Koulutus... 9 16 Tutkimukset ja tarkastukset... 10 17 Valvonta ja raportointi... 10 17.1 Sopimuskauden alussa... 10 17.2 Mahdolliset muutokset sopimusaikana (Kyydittämö ja Kyytikeskus)... 11 18 Vakuudet... 11 19 Sopimuksen purkautuminen ja irtisanominen... 11 20 Sulkeminen seuraavien tarjouskilpailujen ulkopuolelle... 12 21 Sopimuksen siirtäminen... 12 22 Erimielisyyksien ratkaiseminen... 12 23 Asiakasrekisterinpito ja vaitiolovelvollisuus... 12 Hämeenlinnan kaupunki Yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut Raatihuoneenkatu 9, 3.krs 13100 Hämeenlinna Joukkoliikennekoordinaattori Maarit Kaartokallio Puh. (03) 621 3850 Faksi (03) 621 3569 www.hameenlinna.fi etunimi.sukunimi@hameenlinnna.fi
1 OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET Liikenteenharjoittajan ja tilaajan oikeudet ja velvollisuudet on kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Palveluliikenteessä liikenteenharjoittajalla on käyttöoikeus, jolla tarkoitetaan oikeutta ja velvollisuutta julkisen liikenteen hoitamiseen erikseen määritellyllä osalla julkisen liikenteen verkkoa. Liikenteenharjoittaja saa tästä korvauksena pitää matkalipputulot ja lisäksi tarjouksessaan vaatimansa käyttöoikeuskorvauksen. 2 JULKISEN PALVELUN VELVOITE Liikenteenharjoittaja sitoutuu liikennöimään siten, kuin sopimuksessa ja siihen liitetyissä asiakirjoissa on todettu. Liikenteenharjoittaja sitoutuu toteuttamaan liikennetarjonnan siten, että kaikki matkustajat saavat paikan linja-autoissa voimassa olevien säädösten mukaisesti. Liikenteenharjoittaja varautuu myös liikennehäiriöihin sekä poikkeuksellisiin matkustajamääriin pitämällä yllä riittävän valmiuden vara-autojen asettamiseksi liikenteeseen. 3 LIPPUJÄRJESTELMÄ, MATKALIPPUJEN HINNAT JA LIPPUTULOJEN ILMOITTA- MINEN Tilaaja vahvistaa palveluliikenteessä käytettävän lippujärjestelmän, matkalippujen hinnat ja myyntiehdot. Lippu- ja maksujärjestelmät, lipputuotteet sekä matkustaja- ja lipputulotietoihin liittyvät raportointivelvoitteet on kuvattu tarjouspyynnössä sekä liitteissä 2-4. 4 LIIKENTEEN HOIDOSTA MAKSETTAVA KORVAUS JA MUUT TULOT Liikenteenharjoittajalle maksetaan korvaus sopimuksen mukaisen liikenteen hoitamisesta tuntiperusteisesti toteuman mukaan. Tuntien mittaaminen on kuvattu liitteen 2 kohdekuvauksissa. Ehtona korvauksen maksulle on kuljetusraporttien toimittaminen sopimuksen mukaisesti. Liikenteenharjoittajan saama korvaus maksetaan laskua vastaan kuukausittain jälkikäteen. Maksuehto on 21 pv netto. Aikaisin laskutuspäivä on kuukauden viimeinen liikennöintipäivä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Mikäli korvauksen maksu viivästyy tilaajaa tai rahalaitosta koskevan lakon, työsulun tai niihin verrattavan työtaistelutoimenpiteen johdosta, viivästyskorkoa ei makseta eikä mahdollisesti aiheutuvia vahinkoja korvata. Laskuun ei saa lisätä laskutuslisiä eikä asettaa rajoituksia huomautusajan pituudelle. Liikenteenharjoittaja saa kuljettaa rahtia ja pitää rahdin kuljettamisesta saatavat tulot. Rahtia ei saa kuljettaa matkustajille varatuissa tiloissa. Liikenteenharjoittaja saa myös kaikki itse hankkimansa mainos- ja muut myyntitulot siltä osin, kuin näistä tilaajan kanssa erikseen sovitaan. 5 LIIKENTEEN HOIDOSTA MAKSETTAVAN KORVAUKSEN TARKISTAMINEN Hinnat ovat sopimusaikana kiinteät aina 1.8. 31.7. välisen ajan. Hinnanmuutoksia on esitettävä toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään 1.2. mennessä. Hinnanmuutoksia voi esittää sekä liikenteenharjoittaja että tilaaja. Palvelun tilaajan esittämien hinnanmuutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan kaksi (2) kuukautta. Palvelun tilaaja pyrkii käsittelemään liikenteenharjoittajan esittämät hinnanmuutokset viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa. 2
Esittäessään hinnankorotuksia tulee liikenteenharjoittajan esittää yksityiskohtaiset perustelut hinnankorotusperusteista. Perusteet voivat pohjautua ainoastaan ulkopuolisista tekijöistä, ei liikenteenharjoittajasta itsestään, johtuvaan kustannusnousuun. Muutosehdotukset tulee tehdä kirjallisesti postitse tai sähköpostitse joukkoliikennekoordinaattorille ja muutos voi astua voimaan vasta Hämeenlinnan kaupunginjohtajan hyväksymisen jälkeen. Tilaajalla on oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista. Sopimuskauden aikana itsemaksavien asiakkaiden matkustajamäärien muutoksista aiheutuvat tulojen muutokset kuuluvat liikenteenharjoittajan yrittäjäriskiin. 6 LIIKENTEEN SUUNNITTELU JA TOIMINNAN PERIAATTEET 6.1 Sopimuskauden alussa Tilaaja on tarjouspyynnön liitteessä 2 kuvannut kohdekohtaiset palvelualueet ja määrittänyt pääasiassa käytettävät reitit. Liikenteenharjoittaja tekee ajosuunnitelman kulloinkin voimassaolevien oppilastietojen ja lukujärjestysten perusteella. Liikenteenharjoittajan tulee suunnittelussa ja liikennöinnissä noudattaa seuraavia periaatteita: Päivittäiset ajotunnit ja -kilometrit minimoidaan ammattitaitoisella ja hyvällä reittija aikataulusuunnittelulla ja suunnitelman noudattamisella. Kahden auton kohteissa reitti- ja aikataulusuunnittelu tehdään siten, että yhteenlasketut tunnit minimoidaan. Eri asiakasryhmien kuljetettavat henkilöt viedään samassa kyydissä aina, kun kellonajat ja matkustussuunnat ovat riittävän yhteneviä. Autojen kuljetuskapasiteetti hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti (mahdollisimman täydet autot). Liikenteenharjoittaja on velvollinen huomioimaan ajoreittien suunnittelussa avoimet bussivuorot ja mahdollisuuden niiden hyödyntämiseen. Liityntäkuljetuksia bussivuoroille on tehtävä aina kun se on ajallisesti mahdollista, kuljetusketjun kannalta tarkoituksenmukaista ja päällekkäisyyksiä kuljetuksissa on vältettävissä. Viimekädessä ratkaisun bussivuoron hyödyntämisestä tekee kaupunki. Pitkillä kuljetusmatkoilla kuljetettavien on mahdollista siirtyä autosta toiseen (liityntäkuljetus). Siirtymistä tulee välttää ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joille siirtymisestä katsotaan olevan ylivoimaista rasitetta terveydentila huomioon ottaen. Siirtymisessä autojen tulee kohdata, eikä kuljetettavia saa jättää reitin varteen odottamaan (järjestetty vaihto). Tämä ei koske oppilaita, joiden liityntä kohdistuu avoimeen bussivuoroon. Liikenteenharjoittaja tekee kirjallisen esityksen tilaajalle kuljetettavien nouto- ja jättöpaikoista. Tilaaja vahvistaa nämä paikat. Koululaiset ja esikoululaiset kävelevät pääsääntöisesti reitin varrelle/varrelta. Erityistapauksissa perusreitiltä voidaan poiketa heidän kotiportilleen tai muuhun sovittavaan nouto/jättöpisteeseen. Nämä poikkeamiset tilaaja vahvistaa. Ikäihmisten ja vammaisten päivätoiminnan asiakkaat sekä erityisoppilaat noudetaan kotiovelta / saatetaan kotiovelle ja heitä avustetaan tarvittavissa määrin. Liikenteenharjoittaja varmistaa kuljetussuunnittelussa, etteivät päivittäiset sallitut koulumatka-ajat ylity. Koulumatka-aikaan lasketaan myös aamulla ja/tai iltapäivällä kouluissa järjestettävät odotustunnit. Liikenteenharjoittaja tekee esityksen odotustunneista ja tilaaja varmistaa, onnistuuko ko. ajankohtaan valvonnan järjestäminen koulussa. Odotustuntien tavoitteena on aamulla tuoda oppilaat aikaisemmalla yhteiskuljetuksella ja iltapäivällä siirtää kuljetusta myöhemmäksi yhteiskuljetukseksi, jos tällä voidaan välttää ylimääräinen (korvattavien ajotuntien määrää lisäävä) ajo pienellä matkustajamäärällä. 3
Liikenteenharjoittaja huolehtii siitä, että kuljetettavat henkilöt tai heidän huoltajansa ovat riittävästi etukäteen tietoisia kuljetusaikatauluista. Alaikäisten kuljetettavien aikataulutiedot on toimitettava huoltajille. Liikenteenharjoittaja varautuu kuljetussuunnittelussa siihen, että yläkoululaisten lukujärjestykset muuttuvat 4-5 kertaa lukuvuoden aikana. Myös alakoululaisten lukujärjestyksissä voi tapahtua muutoksia. Tilaaja toimittaa uudet lukujärjestykset liikenteenharjoittajalle heti, kun ne ovat saatavissa. Lisäksi erityisesti juhlapyhien aattoina ja viimeisinä koulupäivinä aikataulut ovat normaalista poikkeavia ja vaativat poikkeuskuljetuksia. Liikenteenharjoittaja varautuu kuljetussuunnittelussa siihen, että päivätoiminta- ja fysioterapia-asiakkaat vaihtuvat välillä tiheästikin. Kaupungin osoittamien kuljetettavien kuljetusten yhteydessä saa kuljettaa myös itsemaksavia asiakkaita, jos niin on kohdekuvauksessa (liite 2) mainittu. Täysin erillistä kuljetusta ei itse maksaville asiakkaille ole luvallista ajaa (lukuun ottamatta kuljetusten välistä paluuta, joka ajettaisiin muutoin siirtoajona). Palveluliikennettä ajetaan tilaajan määrittämän suunnitelman mukaisesti. 6.2 Mahdolliset muutokset sopimuskauden aikana (Kyydittämö) Hämeenlinnan seudun kunnat (Hämeenlinna, Janakkala ja Hattula) ovat päättäneet (14.12.2015) perustaa seudullisen joukkoliikenteen ja henkilökuljetusten yksikön. Yksikkö vastaa keskitetysti joukkoliikenteen ja henkilökuljetusten suunnittelusta, hankinnasta ja valvonnasta 1.1.2017 alkaen. Yksikkö tulee jatkossa vastaamaan mm. ryhmäkuljetusten suunnittelusta ja optimoinnista, mutta tämän tarjouskilpailun kohteiden osalta ajolistojen suunnitteluvastuu siirtyy aikaisintaan syksyllä 2018 Kyydittämöön. Kuljetusperiaatteet pysyvät samanlaisina, vaikka operatiivisessa toiminnassa tapahtuu muutoksia. Kyydittämö suunnittelee reitit ja toimittaa ne liikenteenharjoittajalle. Liikenteenharjoittajan vastuulla on suunnitella kuljettajien työvuorolistat ja kalustokierto. Liikenteenharjoittajan tulee myös tehdä yhteistyötä tilaajan ja muiden liikenteenharjoittajien kanssa havaitsemiensa päällekkäisyyksien välttämiseksi kuljetuksissa. Alustavan suunnitelman mukainen tavoite on, että Kyydittämössä otetaan käyttöön ohjelma kuljetusten suunnittelun tueksi. Ohjelmalla pyritään helpottamaan suunnittelua, tiedonkulkua, raportointia ja valvontaa. Ohjelman käyttöönotto saattaa vaatia autoihin käyttöliittymän. Asian tullessa ajankohtaiseksi laitehankinnoista neuvotellaan tilaajan ja liikenteenharjoittajan kesken. Lähtökohtana pidetään, että liikenteenharjoittajalle maksettavaa sopimuskorvausta ei pienennetä sopimuskautena suunnitteluvastuun siirtyessä Kyydittämöön, mutta 1) liikenteenharjoittaja voidaan velvoittaa käyttämään säästyneet suunnittelukustannukset käyttöliittymään liittyviin hankintoihin ja käyttömenoihin (kohtuullinen vastaavuus arvioidaan) 2) ennen jatko-option käyttöönottoa arvioidaan liikenteenharjoittajan työmäärän vähenemisen vaikutus kustannuksiin ja korvauksiin ja sovitaan mahdollisesta muutoksesta tuntihintaan. 6.3 Mahdolliset muutokset sopimusaikana (Kyytikeskus) Hämeenlinnan seudun kunnat (Hämeenlinna, Janakkala ja Hattula) ovat päättäneet (14.12.2015) osallistua seudulliseen Kyytikeskukseen, joka välittää ja optimoi kunnan asiakkaiden tilaamia kuljetuksia (pääsääntöisesti SHL- ja VPL- kuljetuksia) sopimus- 4
autoille. Kyytikeskus vastaa asiakkaiden kuljetustilauksista, yhdistelyistä ja välittämisestä autoihin myöhemmin Kyytikeskuksen hankinnan aikana määritettävien ohjeiden ja sääntöjen mukaan. Tavoitteena on, että välitystä tehtäisiin tulevaisuudessa soveltuvin osin myös ryhmäkuljetuksiin. Yhdistelyä tehdään asiakkaan yksilölliset ominaisuudet sekä auton kapasiteetti huomioiden silloin kun ne ajallisesti soveltuvat auton jo suunnitellulle reitille. Tällä hetkellä tällaista kuljetuspotentiaalia on Hauhon alueella vähäisissä määrin. Yksilökuljetusten ohjaaminen ryhmäkuljetuksiin lisää auton käyttöastetta ja vähentää auton tyhjänä ajoa (esimerkiksi paluumatkalle, jolloin auto on usein tyhjillään, saattaa jatkossa nousta kyytiin asiakas). Mahdollinen muutos tulee tapahtumaan aikaisintaan vuoden 2017 keväällä ja todennäköisesti muutos tehdään porrastaen esim. alueittain. 7 KÄYTETTÄVÄT LINJA-AUTOT Sopimuksen mukaisessa liikenteessä käytettävien linja-autojen on oltava hyväkuntoisia sekä ominaisuuksiltaan vähintään tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellyn mukaisia (liite 5). Ominaisuuksiltaan ja tyypiltään muunlaisia linja-autoja saadaan käyttää ainoastaan poikkeuksellisesti ja silloin, kun määritellyn mukaisia linja-autoja ei välttämättömien huolto- ja korjaustöiden tai varaosien saantivaikeuksien vuoksi taikka jostain muusta liikenteenharjoittajasta riippumattomasta syystä ole käytettävissä. Liikenteenharjoittajan on ilmoitettava tilaajalle kaluston rikkoutumisesta johtuvasta poikkeuksellisen kaluston käytöstä välittömästi ja kuitenkin viimeistään seuraavana päivänä aamupäivän aikana. Normaalien huolto- ja korjaustöiden aikaisesta poikkeuskalustosta on annettava selvitys, jos tilaaja sitä erikseen pyytää. Poikkeuksellista kalustoa saa käyttää enintään viiden (5) peräkkäisen liikennöintipäivän ajan. Perustellusta syystä liikenteenharjoittaja voi anoa tilaajalta poikkeuskaluston käytölle pidempää aikaa. Liikenteenharjoittaja on velvollinen viipymättä ilmoittamaan tilaajalle, jos poikkeuksellisena kalustona joudutaan käyttämään alkolukotonta autoa (Laki alkolukon käytöstä koulu- ja päivähoitokuljetuksissa 1110/2010). Autot on huollettava niin, että niiden kaikki laitteet toimivat moitteettomasti. Autojen on oltava siistejä ja puhtaita. Autot on siivottava kerran vuorokaudessa ja pestävä ulkopuolelta niin usein, että yleisilme säilyy puhtaana. Tupakointi sopimusliikennettä harjoittavissa autoissa on kokonaan kielletty. 8 LINJA-AUTONKULJETTAJAT JA ASIAKASPALVELU Asiakaspalvelun tulee olla ystävällistä ja asiallista. Matkustajia tulee tarvittaessa neuvoa matkustamiseen liittyvissä asioissa. Ikäihmisten, vammaisten ja lasten erityistarpeet tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa huomioon. Koulukuljetuksissa kuljettajalta edellytetään toiminnassaan esimerkillistä ja asiallista aikuisen mallia sekä ymmärrystä, auttamishalua ja joustavuutta, etenkin erityisopetuksen piiriin kuuluvien kuljetettavien osalta. Erityisesti ikäihmisten ja vammaisten kuljetuksissa kuljettajan on tarvittaessa avustettava asiakas kauppa- ym. tavaroineen autoon ja autosta. Kuljettajalta edellytetään taitoa ikäihmisten ja huonokuntoisten asiakkaiden palvelemiseen sekä heidän käyttämiensä apuvälineiden tuntemusta. Kuljettajien tulee ottaa huomioon mahdolliset tilaajan henkilökunnan antamat ohjeistukset asiakkaiden yksilöllisestä saattamisesta tai auttamisesta. Päivätoiminnan ja fysioterapian asiakkaat sekä erityisoppilaat saatetaan tarvittaessa kotiovelta autoon ja autosta kotiovelle. 5
Kuljettajien tulee kyetä palvelemaan matkustajia suomen kielellä. Kuljettajan on välitettävä matkustajien antama palaute liikenteenharjoittajalle, joka välittää sen tilaajalle. Kuljettajan vastuulla on, että kuljetettavat otetaan kyytiin ja jätetään turvallisessa paikassa kuljetettavat jätetään, jos se on mitenkään mahdollista, sekä poistumispaikan että soveltuvan nousupaikan luona niin, että kuljetettavat eivät joudu ylittämään katua kielletyn ja sallitun rajat tehdään oppilaille (ja tarvittaessa muille kuljetettaville) selväksi kuljetuksen aikana ongelmat ratkaistaan keskustellen turvavyöt ovat helposti saatavilla ja niiden käytössä opastetaan tarvittaessa kuljetettavien (erityisesti lapset ja vammaiset) turvavöiden käyttöä valvotaan, eli huolehditaan siitä, että turvavyöt kiinnitetään matkan alkaessa, ja siitä, että turvavyöt pidetään kiinni koko matkan ajan myös kuljettaja käyttää turvavyötä jos autossa on turvatyyny (airbag) matkustajan paikalla, niin kyseiselle paikalle sijoitetaan isoin kuljetettava ja istuin vedetään mahdollisimman kauas turvatyynystä (edellyttäen, että kaikki muut matkustajien paikat ovat täynnä) auton lämpötila ja ilmanvaihto on säädetty matkustajan kannalta asianmukaisiksi ja miellyttäviksi nopeusrajoituksia, viestintälaitteiden käyttöä ajon aikana ja muita liikennesääntöjä noudatetaan kuljettaja pyydettäessä pystyy antamaan tietoa ajamansa reitin varrella olevista julkisista kohteista sekä vaihtoyhteyksistä kuljettaja tietää, mistä matkustaja voi saada lisätietoja matkustamiseen liittyvistä asioista kuljettajan pukeutuminen on siistiä ja asiallista. Liikennöinnissä tulee ottaa huomioon työsuojeluun ja noudatettaviin työehtoihin liittyvät velvoitteet. Hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavalla henkilöstöllä ei saa olla rikostaustaa, joka estää työskentelyn lasten kanssa. Liikenteenharjoittaja vastaa siitä, että kuljettajien rikostausta selvitetään ja että kuljetuksissa ei käytetä henkilöitä, jotka rikostaustansa vuoksi eivät saa työskennellä lasten kanssa (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä, 504/2002). Hyväksytyn tarjouksen tehneen liikenteenharjoittajan vastuulla on vaatia nähtäväkseen rikosrekisterin ote kuljettajilta, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia kuljetuksia. Ennen sopimuksen allekirjoittamista liikenteenharjoittajan toimivaltaisen henkilön on allekirjoitettava vakuutus (tilaaja laatii vakuutuspohjan) siitä, että liikenteenharjoittaja on nähnyt rikosrekisterin otteen kaikkien niiden kuljettajien osalta, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia kuljetuksia, ja että kuljettajilla ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa, ja että liikenteenharjoittaja vaatii nähtäväkseen rikosrekisterin otteen kaikilta uusilta kuljettajilta (myös sijaiset ja varakuljettajat) koskien koko sopimuskautta. Vakuutus koskee myös mahdollisia alihankkijoita. Vastaavan vakuutuksen allekirjoittavat kaikki tarjoajayhteenliittymässä mukana olevat tarjoajat. Kuljettajan on ilmoitettava häiriötilanteesta (rikkoutunut auto, 15 minuutin ylittävä myöhästyminen, yllättävä lisäkaluston tarve, kuljetettavan noutamatta jääminen) viivytyksettä työnjohdolle, jonka on ryhdyttävä välittömiin toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Koulu- ja päivätoimintakuljetuksissa kuljettajan ja liikenteenharjoittajan on 6
huolehdittava siitä, että tieto häiriötilanteesta menee välittömästi kouluille ja päivätoimintaan tai muulle sovitulle kuljetettavista vastaavalle taholle. Lisäksi liikenteenharjoittajan on huolehdittava siitä, että tieto häiriötilanteesta ilmoitetaan myös opetuspalveluiden hallintoon niin pian kuin mahdollista. Liikennöitäessä on noudatettava aikatauluja täsmällisesti, ottaen kuitenkin huomioon palveluliikenteen joustavuus. Kuljettajan on tiedotettava matkustajille häiriöstä ja aiheutuneen viivästyksen kestosta. Häiriötilanteessa kuljettajan on tarvittaessa opastettava matkustajia jatkoyhteyden valinnassa. Kuljettajan on vuoron päätepisteessä otettava talteen löytötavarat ja samalla huolehdittava auton siisteydestä. Kuljettajalla tulee olla autossa puhelin. 9 KORVAUKSEN VÄHENTÄMINEN JA SANKTIO Jos sopimuksen ja voimassa olevien kuljetuslistojen mukainen liikenne ei ole toteutunut, eikä tämä ole johtunut tilaajan vastuulla olevista syistä, alennetaan korvausta toteutumattomien ajojen määrän perusteella. Laskentaperusteena on tällöin matka kuljettamatta jääneen henkilön lähtö- ja määräpaikan välillä tai useamman henkilön jäätyä kuljettamatta kokonaisreitin pituus. Palvelulinjalla laskentaperusteena on perusreitin pituus. Kilometri- tai tuntimäärät kerrotaan kaksinkertaisiksi ja kokonaissanktio lasketaan käyttämällä sopimuksenmukaisia tuntihintoja. Tämän lisäksi yritys vastaa ajamattomasta liikenteestä mahdollisesti johtuvista vahingonkorvauksista ja korvaavien palveluiden järjestämisestä. Jos laiminlyönti on viikkotasolla toistuvaa eikä syynä ole ylivoimainen este, alennetaan korvausta toteutumattomien liikennesuoritteiden määrän osalta kaksinkertaisesti (eli kaksinkertaisesti edellisessä kappaleessa kuvattu vähennys). Jos hoitamaton kuljetus tulee tilaajan tietoon muutoin, kuin että liikenteenharjoittaja on siitä ilmoittanut ja liikenteenharjoittaja on näin laiminlyönyt ilmoitusvelvoitteensa, peritään sanktiomaksu tällaisissa tapauksissa kolminkertaisena. Korvausta ei vähennetä sellaisten päivien osalta, jolloin myöhästymiset johtuvat poikkeuksellisista keliolosuhteista tai muista laajoista liikennehäiriöistä. Nämä häiriötilanteet eivät vähennä liikenteenharjoittajan ilmoitusvelvollisuutta. Jos liikenteessä käytettävät linja-autot eivät iältään tai muilta ominaisuuksiltaan ole sopimuksen mukaisia, vähennetään maksettavaa korvausta. Vähennys lasketaan kertomalla sopimuksen vastaisilla linja-autoilla ajettujen tuntien määrä tarjouksessa määritettyjen hintojen puolikkaalla (50 % tuntihinnasta). Vähennystä ei tehdä kohdassa 7 määritettyjen välttämättömien huolto- ja korjaustöiden ajalta. Mikäli poikkeuskalustoa käytetään liikenteenharjoittajan anomuksesta perustellusta syystä yli viiden (5) päivän ajan, tilaajalla on mahdollisuus harkita vähennyksistä luopumista. 10 TARJOUSYHTEENLIITTYMÄT Liikenteenharjoittajat voivat voimassa olevan kilpailulainsäädännön puitteissa muodostaa tarjousyhteenliittymiä, jotka jättävät yhteisiä tarjouksia kilpailtavana olevasta liikenteestä. 7
Tarjousyhteenliittymä voidaan muodostaa esimerkiksi silloin, kun yksittäisen liikenteenharjoittajan resurssit, kuten linja-autojen määrä, eivät riitä sopimuksen kohteena olevan liikenteen hoitamiseen. Tarjousyhteenliittymään kuuluvat liikenteenharjoittajat vastaavat yhteisvastuullisesti sopimuksen mukaisista velvoitteista. Tarjousyhteenliittymää kohdellaan itsenäisenä oikeushenkilönä. Tarjousyhteenliittymä nimeää liikenteestä vastaavan henkilön. 11 ALIHANKINTA Jos liikennöinnissä käytetään alihankkijaa, kuuluu vastuu liikenteen hoidosta sopimuksen tehneelle liikenteenharjoittajalle. Alihankkijat ja muutokset alihankkijoissa tulee ilmoittaa kirjallisesti tilaajan hyväksyttäväksi ennen muutosta tai alihankinnan aloitusta. Alihankkijan kelpoisuus ratkaistaan samoilla perusteilla kuin varsinaisen liikenteenharjoittajankin kelpoisuus. Alihankkijalla tarkoitetaan kaikkia liikenteenharjoittajaan sopimussuhteessa olevia osapuolia, jotka osallistuvat liikenteen hoitamiseen. Myös konsernin sisäinen alihankinta katsotaan alihankinnaksi, joka tulee hyväksyttää tilaajalla ennen muutosta tai alihankinnan aloitusta. Liikenteenharjoittajalla ei ole oikeutta ilman tilaajalta etukäteen saatua kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Kaikki sopimuksen velvoitteet, mukaan lukien näiden yleisten ehtojen määräykset, koskevat soveltuvin osin myös alihankkijan liikennöintiä, vaikka alihankkijan ja tilaajan välillä ei olekaan sopimussuhdetta. Tilanteessa, jossa alihankkija menettää kelpoisuutensa henkilöliikenteen harjoittamiseen, liikenteenharjoittaja on velvollinen välittömästi vaihtamaan alihankkijan tai huolehtimaan liikenteestä itse. 12 LIPPU-, MAKSU- JA INFORMAATIOJÄRJESTELMÄ (KOHDE 5) Liikenteenharjoittaja sitoutuu palveluliikenteen osalta liittymään tilaajan Waltti-järjestelmään sen tullessa käyttöön. Ennen Walttia noudatettavat menettelytavat on kuvattu liitteessä 3 ja Waltti-järjestelmä liitteessä 4. Waltin aikana käytettävästä informaatiojärjestelmästä ei ole vielä päätöksiä, mutta sen kustannuksista huolehtii tilaaja. Liikenteenharjoittaja hankkii tai päivittää kustannuksellaan kummankin lippu- ja maksujärjestelmän edellyttämät rahastuslaitteet ja varikkojärjestelmät sekä vastaa ja huolehtii niiden toimivuudesta ja yhteensopivuudesta lippu-, maksu- ja informaatiojärjestelmän kanssa. Jos järjestelmää sopimuskauden aikana tilaajan toimesta muutetaan siten, että siitä aiheutuu liikenteenharjoittajalle lisäkustannuksia esimerkiksi uusien laitehankintojen kautta, tilaaja korvaa muutoksista aiheutuneet ylimääräiset kustannukset täysimääräisesti. Tämä ei kuitenkaan koske niitä kustannuksia, jotka aiheutuvat siirtymisestä uuteen tilaajien yhteiseen järjestelmään. Lippu-, maksu- ja informaatiojärjestelmän kautta seurataan matkalipputulojen lisäksi myös matkustustietoja ja liikenteen säännöllisyyttä. 8
13 MATKALIPPUJEN MYYNTI (KOHDE 5) Liikenteenharjoittaja myy tilaajan lippujärjestelmän mukaisia matkalippuja linja-autossa ja mahdollisissa muissa toimipisteissään sen mukaisesti, kuin siitä on erikseen sovittu. Eri järjestelmien aikaisia menettelyjä on kuvattu liitteissä 3-4. 14 MARKKINOINTI JA TIEDOTTAMINEN 14.1 Sopimuskauden alussa Liikenteenharjoittaja huolehtii aikataulutiedotuksesta kuljetettaville / huoltajille. Liikenteenharjoittajalla tulee olla puhelin, johon kuljetettavat / huoltajat voivat ilmoittaa kuljetuksen peruutuksen. Vastaanottavan puhelinnumeron hinnoittelun on oltava normaalitaksojen mukainen (ei lisähintaa). Liikenteenharjoittaja huolehtii tämän numeron tiedottamisesta kuljetettaville / huoltajille ja ilmoittaa numeron myös tilaajalle. Tilaaja huolehtii palvelulinja Kyläpussin esitteen laatimisesta ja sen kustannuksista. Liikenteenharjoittaja huolehtii esitteen jakelusta palveluliikenteessä. Liikenteenharjoittajalla tulee olla palvelulinjalla puhelin, jonka numero ilmoitetaan esitteissä Kyläpussin tilausnumeroksi. Liikenteenharjoittajalla on oikeus myydä mainostilaa linja-autoistaan. Mainosten tulee olla hyvänmaunmukaisia ja tilaajalla on oikeus määrätä sopimattomaksi luokittelemansa mainos poistettavaksi välittömästi liikenteenharjoittajan kustannuksella. Mainokset eivät saa estää matkustajia näkemästä ulos (eivät saa peittää ikkunaa alareunaa lukuunottamatta). Liikenteenharjoittaja varaa palvelulinjalla linja-autojen sisäpinnoista riittävästi tilaa tilaajan yleismarkkinoinnille ja ulkopinnoista tilaa kyseessä olevan liikenteen tunnuksille. Liikenteenharjoittaja huolehtii tämän materiaalin kiinnittämisestä ja poistamisesta. 14.2 Mahdolliset muutokset sopimusaikana (Kyydittämö ja Kyytikeskus) Kuljetusten peruuttamisten vastaanottaminen saattaa siirtyä Kyydittämön tehtäväksi myöhemmässä vaiheessa, mikäli tähän on osoitettavissa henkilöresursseja ja hankittava ohjelma tukee toimintoa. Tällöin peruutukset välittyvät Kyydittämöstä liikenteenharjoittajalle. Puhelin vaaditaan jokaisessa autossa edelleen. 15 KOULUTUS Liikenteenharjoittaja vastaa liikennöinnin sekä kohteessa 5 lippu-, maksu- ja informaatiojärjestelmien käytön edellyttämästä linja-autonkuljettajien koulutuksesta ja informoinnista. Tilaaja toimittaa liikenteenharjoittajalle korvauksetta lippu- ja maksujärjestelmä Walttia varten tarvittavan koulutusmateriaalin ja avustaa muutoinkin koulutuksen toteuttamisessa. Mikäli tilaaja sopimusaikana järjestää esimerkiksi kuljettajille suunnatun maksuttoman koulutustilaisuuden, liikenteenharjoittajan henkilökunnan edellytetään osallistuvan koulutukseen. Tällainen koulutustilaisuus voi olla esimerkiksi liikenneturvallisuuteen liittyvä koulutusilta. Tilaaja ei maksa korvausta koulutukseen osallistumisesta. 9
16 TUTKIMUKSET JA TARKASTUKSET Tilaajalla on oikeus kustannuksellaan tehdä linja-autoissa liikennepalveluiden laatua, palvelutasoa ja asiakastyytyväisyyttä sekä liikenteen suunnittelua koskevia tutkimuksia ja tarkastuksia. Tutkimuksia ja tarkastuksia tekevät henkilöt matkustavat veloituksetta tilaajan henkilökuntakortilla tai muulla tilaajan tai liikenteenharjoittajan antamalla todistuksella. Liikenteenharjoittajan henkilökunta avustaa tarvittaessa tutkimusten teossa. Tästä ei makseta erillistä korvausta. Tilaaja voi satunnaisesti sopimusaikana muutaman päivän seurantaa varten toimittaa liikenteenharjoittajalle gps-laitteen tms., jolla seurataan auton reittiä, ja jonka avulla tarkistetaan kilometrejä ja ajotunteja. Liikenteenharjoittaja sitoutuu pitämään laitteen autossa ja huolehtimaan sen toiminnasta erikseen sovittavalla tavalla korvauksetta. Kyydittämön toiminnan aikana mahdollisesti käyttööntulevaan liikenteenharjoittajan käyttöliittymään voi sisältyä vastaava ominaisuus. 17 VALVONTA JA RAPORTOINTI 17.1 Sopimuskauden alussa Tilaajalla on oikeus valvoa ja tarkastaa sopimukseen kuuluvan liikenteen matkalippujen myyntiin, lippukirjanpitoon, ajosuoritteisiin ja linja-autojen käyttöön liittyviä asiakirjoja ja tietoja. Liikenteenharjoittaja valvoo autojensa liikennöintiä ja ilmoittaa liikennöinnin poikkeuksista tilaajalle luvussa 9 Korvauksen vähentäminen ja sanktio määritetyllä tavalla. Liikenteenharjoittaja toimittaa tilaajalle voimassaolevat ajolistat, tilaajan toimittaman Excel-mallipohjan mukaisina. Taulukosta ilmenee mm. kuljetettavat kyytiinottamisjärjestyksessä arvioidun noutoajan kullekin kuljetettavalle arvioidut ajotunnit. Tunnit mitataan kohdekohtaisesti siten kuin liitteessä 2 on kuvattu. Listoihin tulee merkitä selvästi päivämäärät, josta eteenpäin ne ovat voimassa, ja ne tulee toimittaa tilaajalle viimeistään viikkoa ennen liikennöinnin aloitusta ja aina viimeistään kaksi päivää ennen ajolistojen muuttumista (kiireellisissä / yllättävissä muutoksissa viimeistään muutospäivää seuraavana päivänä). Kuukausittain viimeistään laskutuspäivänä liikenteenharjoittaja toimittaa toteumaraportit tilaajalle. Toteumaraporttia varten tilaaja toimittaa Excel-muotoisen taulukon, jonka liikenteenharjoittaja täyttää. Taulukkoon merkitään päivittäin kertyneet tunnit eriteltynä aamu- ja iltapäivään syy, jos toteumassa raportoidut tunnit jonain päivänä ylittävät ajolistoissa ennakoidut tunnit ne päivittäin kuljetettavat henkilöt, joiden kuljetukset on peruttu vähintään viideksi (5) aamu- ja/tai iltapäiväksi kuukauden aikana, ja peruutetut päivät ne kerran viikossa kuljetettavat henkilöt, joiden kuljetukset on peruttu joltain viikolta ja peruutusten kokonaismäärä. itsemaksavien asiakkaiden määrät ja lipputulot Mm. kouluilla on silloin tällöin poikkeuksellisia työpäiviä, jolloin oppilaat kuljetetaan tavanomaisesta poikkeaviin aikoihin. Näistä kuljetuksista aiheutuvat ylimääräiset tunnit on eriteltävä Excel-taulukossa ja laskussa. 10
Koulutapaturmista aiheutuvien kuljetusten kustannukset on myös eriteltävä laskussa (vakuutusyhtiötä varten). Näistä mainitaan erikseen tilattaessa oppilaalle kuljetusta. Palvelulinjan kilometrit, matkustajamäärät ja lipputulot raportoidaan erillisenä tilaajan toimittamaan Excel-taulukkoon. Tilaaja käyttää raportteja laskun tarkastamiseen sekä hallintokuntien välisten kustannusten jakamiseen. Liikenteenharjoittaja vastaa asiakkailta saamiinsa palautteisiin viikon sisällä sekä lähettää tilaajalle tiedoksi asiakaspalautteen sekä vastauksen siihen. Tilaaja voi perustellusta syystä esimerkiksi silloin, kun sopimuksen mukaisen liikenteen hoidossa on ilmennyt ongelmia, vaatia liikenteenharjoittajalta selvitystä yrityksen taloudellisesta ja teknisestä suorituskyvystä. 17.2 Mahdolliset muutokset sopimusaikana (Kyydittämö ja Kyytikeskus) Valvontaperiaatteet pysyvät samanlaisina. Raportointia muutetaan niiltä osin kuin tilaaja saa Kyydittämössä tiedot suoraan omasta järjestelmästään. Ajolistojen laadinnan siirtyessä mahdollisesti Kyydittämön tehtäväksi, välittää Kyydittämö tiedot liikenteenharjoittajalle. Toiminnan suunnittelu on vasta käynnistymässä, joten määrittelyt tarkentuvat sopimusaikana. Uudesta toimintatavasta sovitaan kirjallisesti. 18 VAKUUDET Tilaaja ei vaadi liikenteenharjoittajalta erillistä vakuutta. Tilaajalla on oikeus käyttää vakuutena liikenteen sopimuksen mukaisesta hoitamisesta sitä liikennöintikorvausta, joka kulloinkin on maksamatta ja kuitata tuosta maksamattomasta korvauksesta liikenteenharjoittajaa enempää kuulematta mahdolliset liikenteenharjoittajalta olevat korvaussaatavansa. 19 SOPIMUKSEN PURKAUTUMINEN JA IRTISANOMINEN 1. Jos toinen sopijapuoli oleellisesti rikkoo keskeisiä sopimuksen ehtoja, kuten laiminlyö toistuvasti liikennöintivelvoitteen, käyttää sopimuksen vastaista ajokalustoa, laiminlyö maksujärjestelmässä olevan virheen tai toimintahäiriön korjaamisen taikka laiminlyö maksuvelvollisuutensa, on toisella sopijapuolella oikeus purkaa sopimus, ellei ensin mainittu sopijapuoli ole oikaissut menettelyään sopimuksen mukaiseksi asetetun kohtuullisen, vähintään kahden (2) viikon määräajan kuluessa saatuaan toiselta sopijapuolelta tätä tarkoittavan kirjallisen huomautuksen, joka sisältää esitetyn rikkomuksen yksilöinnin. Jos edellisessä kappaleessa tarkoitettu sopimusehtojen rikkominen on toistuvaa, eikä johdu ylivoimaisesta ja sopijapuolesta riippumattomasta syystä, on toisella sopijapuolella oikeus purkaa sopimus välittömästi. 2. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos liikenteenharjoittaja joutuu konkurssitilaan tai muutoin sellaiseen taloudelliseen tilaan, ettei se pysty asianmukaisesti täyttämään sopimuksen velvoituksia, ellei liikenteenharjoittaja tai sen oikeuden- 11
omistaja tilaajan esittämän vaatimuksen jälkeen kohtuullisessa ajassa saata toimintaansa sopimuksen mukaiseksi ja aseta sopimukseen perustuvien velvoitteittensa täyttämisestä tilaajan hyväksymää lisävakuutta. 3. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus myös, jos liikenteenharjoittaja menettää joukkoliikennelain/taksiliikennelain mukaisen kelpoisuutensa henkilöliikenteen harjoittamiseen. Samoin sopimus voidaan purkaa, jos liikenteestä vastaava henkilö on menettänyt kokonaan tai joltain osin joukkoliikennelaissa säädetyt kelpoisuusehdot, eikä hänen tilalleen ole asetettu ao. edellytykset täyttävää henkilöä. Sopimuksen purkautuessa on sopimusta rikkonut sopijapuoli myös velvollinen korvaamaan vastapuolelleen tai kolmannelle osapuolelle mahdollisesti aiheuttamansa välittömän vahingon. Jos sopimus on purkautunut liikenteenharjoittajan vastuulla olevasta syystä, voidaan liikennöinnistä maksettavaa korvausta käyttää liikenteenharjoittajaa enempää kuulematta myös vahingonkorvaussaatavan kuittaamiseen. 20 SULKEMINEN SEURAAVIEN TARJOUSKILPAILUJEN ULKOPUOLELLE Liikenteenharjoittaja voidaan sulkea määräajaksi, enintään kahdeksi (2) vuodeksi liikenteen järjestämistä koskevien tarjouskilpailujen ulkopuolelle, jos sopimuksen purkautuminen on johtunut liikenteenharjoittajasta johtuvasta syystä edellä kohdissa 19.1 19.3 kuvatuissa tilanteissa. 21 SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN Sopimus voidaan siirtää toiselle liikenteenharjoittajalle esimerkiksi liiketoimintakaupan yhteydessä. Tämä edellyttää aina kuitenkin tilaajan etukäteishyväksyntää. 22 ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Sopimuksesta mahdollisesti johtuvat erimielisyydet ratkaisee tilaajan kotipaikan käräjäoikeus. 23 ASIAKASREKISTERINPITO JA VAITIOLOVELVOLLISUUS Tilaaja toimii tässä tarjouskilpailussa tarkoitettujen palvelujen osalta henkilötietolaissa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä. Liikenteenharjoittaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta tilaajan lukuun. Tilaaja vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja liikenteenharjoittaja sen saatavilla pidosta toimintayksikössään. Tilaaja rekisterinpitäjänä päättää tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat tilaaja ja liikenteenharjoittaja kumpikin omalta osaltaan. Liikenteenharjoittaja huolehtii ja vastaa siitä, että tämän sopimuksen piiriin kuuluvat asiakastiedot ovat erillään liikenteenharjoittajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Liikenteenharjoittaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Liikenteenharjoittaja huolehtii ja vastaa siitä, että liikenteenharjoittajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. 12
Liikenteenharjoittaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa arkistoitavat asiakastiedot siirretään veloituksetta tilaajan käyttöön ja liikenteenharjoittaja huolehtii omien tiedostojensa ja saamiensa kopiokappaleiden tuhoamisesta. 13