Tuotetietojen tallennuskoulutus Synkka Tuote ver. 3.1
Tuotetietojen tallennuskoulutus
Päivän oppimistavoite Synkka Tuotteen toiminnallisuudet tutuksi Osaan perustaa vähittäistuotteen ja kuljetuspakkauksen Tiedän miten pakkaushierarkia julkaistaan Tiedän miten julkaistua tuotetta muokataan Osaan viedä tuotetiedot eri tiedostomuotoihin Tiedän miten tuotetiedot voi kopioida tuotetietopohjaksi
Synkka Tuote -käyttöliittymä
Synkka Tuotteen käyttö Synkka Tuote löytyy osoitteesta https://tuote.synkka.fi Selaimen uusimmat versiot Mozilla Firefox Internet Explorer Chrome Jokaisella käyttäjällä tulee olla yksilöllinen käyttäjätunnus
Tärkeimmät toiminnot Tuotetietojen tallennus Tuotetietojen tarkistus Tuotetietojen julkaisu tietokantaan Tuotetietojen muokkaaminen
Käyttö- ja tallennusajat Synkka Tuote on käytettävissä 24/7 Käyttökatkoksista ilmoitamme erikseen Tuotetietosanoma muodostuu ja lähtee tiedon vastaanottajille tuotteen julkaisun jälkeen Vastaanottajat käsittelevät tietoja omien aikataulujensa mukaan Tallennus pitää tehdä jokaisella näkymällä
Tuotetietopankkiin annettavat tiedot Ohjelmistollisesti pakolliset tiedot Esim. Bruttopaino Tavararyhmäriippuvaiset tiedot Esim. Alkoholituotteiden tiedot Vastaanottajien vaatimat tiedot Esim. Vertailuhinta ja vertailuhinnan peruste Jokaisella tietokentällä on F-numero Esim. Bruttopaino F7115
Kenttäkohtainen tarkistus Kenttäkohtainen tarkastus tuotetiedon syötön ja tallennuksen yhteydessä Esim. GTIN-koodi tarkastus Kenttien merkkimäärä Tiedot, joita ei voi muuttaa ensimmäisen tallennuksen jälkeen GTIN-koodi Voimaantulopäivä
Tarkistusraportti Tarkistusraportti näyttää pakkaushierarkian kaikki virheet Katso tarkistusraportti ennen julkaisua Virheen kohdalla on F-numero joka vastaa tiettyä kenttää käyttöliittymässä. Esim. F7151 F-numeron avulla löydät korjattavan tiedon nopeasti
Tietokenttien haku-toiminto Toiminto mahdollistaa F-numero ja tekstihaun jolloin kentän löytäminen käyttöliittymästä helpottuu Hakutulos näkyy sinisellä korostettuna Hakua voi hyödyntää esimerkiksi silloin, kun etsii virheraportilla esiintyviä tietokenttiä.
Tuotteen julkaisu ja tiedon siirtäminen tiedostoihin Julkaisu Tallennetut ja virheettömät tuotetiedot julkaistaan Julkaisekuvaketta painamalla Tiedon siirtäminen Synkka Tuotteeseen tallennettuja tuotetietoja voi ladata tiedostoihin klikkaamalla pilvi- kuvaa joka näkyy hakutuloksessa Käytettävät tiedostomuodot ovat: HTML Pdf XML (CIN) Tiedosto haetaan hierarkian ylimmältä tasolta, jolloin tiedostoon tulee kaikki pakkaushierarkian osat
Pakkaushierarkia
Pakkaushierarkia Hierarkia-toiminto näyttää hierarkian osat GTIN-koodia klikkaamalla siirryt pakkausten välillä Pakkaushierarkiaa voi katsoa joko laajana tai suppeana
Kuljetusyksikön tiedot Kuljetusyksiköksi merkitään se pakkaushierarkian osa (GTIN-koodi), jolla tuotetta kuljetetaan (kuljetusyksikkö = toimitusyksikkö) Pakkaushierarkiassa pitää olla vähintään yksi kuljetusyksikkö Jokaiselle pakkaushierarkian tasolle pitää määritellä onko se kuljetusyksikkö
Lavatietojen ilmoittaminen Lavatiedot on kytketty kuljetusyksikkö-tietoon Mikäli kuljetusyksikkö-kohtaan on annettu arvo Kyllä, on mahdollista antaa lavatiedot Jokaisessa pakkaushierarkiassa pitää olla annettuna lavatiedot Suoratoimitustuotteet (ei kaupan jakeluketjussa olevat tuotteet esim. liha, kala tai kosmetiikkatuotteet joita ei koskaan toimiteta yhtä myyntierää enempää) voidaan tallentaa ilman lavatietoja Lavatietojen puuttuminen ei näy virheraportilla Käyttäjän täytyy itse muistaa antaa lavaustiedot
Pakkaushierarkia yksittäin ja monipakkauksissa myytäville tuotteille Tuotetta myydään sekä yksittäin että pakkauksissa esim. panimotuotteet myydään sekä (tölkki, 6-pack, 12-pack jne.) Yksittäin ja monipakkauksissa myytävät tuotteet perustetaan kaikki samaan hierarkiaan Ravitsemukselliset tiedot yms. muut lisätiedot annetaan vain vähittäistuotteelle. Monipakkaus lisätään yksittäisen vähittäistuotteen yläpuolelle, kuljetuspakkaustasolle Monipakkaukselle annetaan kuluttajatuotteen tietoja kuten esim. Vertailuhinnan tiedot ja Tullikoodi
Transbox-, leipä- ja maitolaatikot Vajaa transbox: keräilymyyntierä ei täytä koko transboxlaatikkoa Täysi transbox: keräilymyyntierä täyttää koko transboxlaatikon Vähittäistuote perustetaan normaalisti Vajaa Transbox perustetaan omalla GTIN-koodilla Bruttopainoon ei lisätä transbox-laatikon painoa Mitat ilmoitetaan transbox-laatikon mukaan Lavaustietoja ei anneta Täysi transbox perustetaan omalla GTIN-koodilla omaan haaraan Bruttopainoon lasketaan transbox-laatikon paino Mitat ilmoitetaan transbox-laatikon mukaan Annetaan lavaustiedot
Yhden tuotteen myymälälava ja display pakkaushierarkiassa. Myymälälava = teholava, ½-lava jne. Myymälälava ja display perustetaan aina suoraan vähittäistuotteen yläpuolelle hierarkiassa Oltava oma GTIN-koodi Mittatiedoiksi annetaan logistiset mitat Esillepanon mittatietoihin voidaan antaa minkä kokoinen display/myymälälava on myymälässä 06412300025555 400 g 06412300000095
Lajitelman perustaminen Lajitelma sisältää aina vähintään kaksi eri GTINkoodillista vähittäistuotetta, esim. Keksikassi Lahjapakkaus (shampoo ja hoitoaine) Perustetaan kuljetuspakkaustasolle lajitelmaksi Hierarkiataso/tyypiksi valitaan Lajitelma Lajitelmaan valitaan vähittäistuotteita Lajitelman sisältö annetaan Pakkaushierarkianäkymällä Määritellään onko lajitelma myös display
Display eli esillepantava tuote Tuotteen esillepanosta kertovat seuraavat kentät: Onko tuote display F7330 Onko display valmis pakkaus F7341 Displayn tyyppi F7340 Näihin kenttiin tulee antaa tietoja, mikäli tuote on display Display voi olla sekä kuluttajatuote että logistinen yksikkö Display joka on lajitelma, sisältää vähintään kahta GTINkoodillista tuotetta Yhden tuotteen display sisältää vain yhtä GTIN-koodillista tuotetta
GTIN-kooditon lava Pakkaushierarkiassa pitää olla annettuna lavatiedot vaikka tuotetta ei kuljeteta täydellä lavalla Mikäli tuotetta ei kuljeteta koskaan täydellä lavalla, sille ilmoitetaan laskennallisen lavan tiedot = GTIN-kooditon lava Lavalla ei ole omaa GTIN-koodia Laskennallisen lavan tiedot annetaan kuljetuspakkauksen tai vähittäistuotteen yhteyteen näkymään GTIN-kooditon lava Miten tuote lavattaisiin, jos toimitettaisiin kokonainen lava?
GTIN-koodillinen lava GTIN-koodillinen lava perustetaan silloin kun lavalla on oma GTIN-koodi GTIN-koodillinen lava voi olla tilattava ja toimitettava yksikkö Lava on pakkaushierarkian ylin taso Kuljetusyksikkö = Kyllä Pakkaustyypiksi valitaan Lava Pakkaushierarkia-näkymään annetaan lavan sisältö
Tuotetietojen muokkaaminen
Julkaistussa tuotteessa on virhe (Korjaus) Tuotteen tiedoissa on virhe Kirjoitusvirhe esim. tuotenimessä Puuttuva tieto esim. tuotenumero Voimaantulopäivää ei anneta, korjaus tulee heti voimaan (Muokkaa-toiminto) Tuotteen ominaisuuksissa ei tapahdu muutoksia, Korjausta EI SAA käyttää mikäli tuotteen ominaisuudet tai logistiset tiedot ovat muuttuneet
Tuotteeseen tulee muutos (Muutos) Tuotteen ominaisuuksissa tapahtuu todellinen muutos Tavarantoimittajan tuotenumero muuttuu Kausisaatavuus päivitetään Annetaan voimaantulopäivä, jolloin muutos astuu voimaan (Uusi tuoteversio) Tiedoissa tapahtuva muutos ei saa vaikuttaa GTIN-koodiin (kts. Kansainväliset GTIN-koodi säännökset)
Tuotteen poistaminen (Korjaus) Kun vähittäistuote /kuljetuspakkaus poistuu markkinoilta tai sen toimituksia ei aloiteta Poistot on ilmoitettava etukäteen, jotta vastaanottajat voivat ryhtyä toimiin tuotteen loppumisen vuoksi Tuotteen poistuessa markkinoilta, annetaan tiedot: F7221 Saatavuus päättyy F7242 Tuotanto lopetettu: pvm Mikäli lanseeraus peruuntuu/siirtyy, annetaan tiedot: F7221 Saatavuus päättyy F7241 Lanseeraus peruttu: pvm
Poiston peruminen (Korjaus) Poisto perutaan kun tuote otetaan uudelleen valikoimiin Uudelleen avaus peruuttaa poiston Poiston peruminen tapahtuu tekemällä uuden tuotetietoversion Poisto peruutetaan päivittämällä seuraavat tiedot: F7221 Saatavuus päättyy F7242 Tuotanto lopetettu: pvm tai Lanseeraus peruttu: pvm F7241 Lisätään päivämäärä: F7224 Saatavuus alkaa
Uusi korvaava tuote Kun tuotteen/pakkauksen GTIN-koodi vaihdetaan merkittävän tuotemuutoksen takia: Lisätään vanhalle GTIN-koodille F7221 Saatavuus päättyy ja F7242 Tuotanto lopetettu päivämäärät Uusi tuote lisätään kantaan Uuden tuotteen tietoihin merkitään F7116 Korvattava GTIN-koodi (eli vanha GTIN-koodi, jonka uusi tuote korvaa
Tuotteiden linkittäminen Pakkaushierarkian luominen voidaan aloittaa myös ylemmästä yksiköstä jolloin vähittäistuote linkitetään kuljetuspakkaukseen Sisältyvä pakkaus on oltava tallennettuna ennen kun se voidaan linkittää kuljetuspakkaukseen Linkittäminen tapahtuu Pakkaushierarkia-näkymällä lisäämällä Kuljetuspakkaukseen sisältyvien pakkausten lukumäärä F7150 Sisältyvän tuotteen GTIN-koodi F7117 Tuotetietopohjalta perustettu vähittäistuote ja kuljetuspakkaus yhdistetään linkityksen avulla
Tuotteen poistaminen
Julkaisematon tuote Julkaisemattoman virheellisen tuotteen voi poistaa itse käyttöliittymästä Poisto tapahtuu painamalla Poista kuvaketta Tuote poistuu kokonaan kannasta Tarve tuotteen poistamiselle voi johtua mm. Virheellinen GTIN-koodi Väärä voimaatulopäivä Virheellisesti perustettu hierarkia
Julkaistu tuote Julkaistua virheellistä tuotetta ei pysty itse poistamaan Tuote poistuu kokonaan kannasta Tehdään vain erikoistapauksissa kuten Väärä GTIN-koodi (esim. kirjoitusvirhe) Väärä voimaantulopäivä Tuotetiedot täysin solmussa
Julkaistun tuotteen poistopyyntö Poistopyyntö lähetetään kirjallisena Synkka asiakaspalveluun asiakaspalvelu@synkka.fi Lupa poistoon pyydettävä myös vastaanottajilta Poistopyynnössä mainittava selkeästi: Yrityksen GLN-numero Poistettavan vähittäistuotteen/kuljetuspakkauksen GTINkoodi kopioitavassa muodossa (Huom! Ei kuvakaappauksia) Poiston syy selkeästi ilmoitettuna
Tuotteiden edustuksen vaihtuminen
Tuotteiden edustuksen vaihtuminen Tuotteiden edustuksen vaihtuessa on tehtävä seuraavat toimenpiteet Uusi edustaja: Perustaa tuotteen pakkaushierarkioineen oman GLNnumeronsa alle Vanha edustaja Tekee tuotteelle ensin näkyvyyden poiston lisäämällä oma GLN-numero näkymällä Tuotteen näkyvyys. Tallentaa tuotteille Saatavuus päättyy F7221 ja Tuotanto lopetettu: pvm F7242 Tallentaa ja julkaisee tiedon
Koulutuksen jälkeen
Mistä saa apua? GS1 Finland Oy Opastaa ja neuvoo Synkka Tuotteen toiminallisuuksissa Yhteiset käytännöt (nimeäminen, mittaaminen jne.) Synkka-tuotetietopankin ohjeet ovat ladattavissa www.synkka.fi Tiedotteet Tietokuvaukset Tuotetietolomake Erillisohjeet Koulutusmateriaalit
Harjoittele ja kertaa Harjoitteluympäristö Harjoittele ja kertaa tänään oppimaasi Kirjaudu http://tuote-pp.synkka.fi/synccode
Yhteystiedot GS1 Finland Oy PL 266 00101 HELSINKI E asiakaspalvelu@gs1.fi T 075 756 35 00 F 075 756 35 22 W www.gs1.fi