Liite 3. Vähimmäisvaatimukset ja palvelukuvaus 1. Yleinen palvelun kuvaus, hankinnan kohde 1 (Virtain toimipiste) Virtain kaupungin terveyskeskus (jäljempänä myös Tilaaja) järjestää terveydenhuollon palvelut Virtain kaupungin asukkaille. Kaupungissa on yksi suun terveydenhuollon toimipiste. Asukkaita on Virroilla yhteensä 7280. Palvelua annetaan suomen kielellä. Tällä hetkellä suun terveydenhuolto on ulkoistettu MedGroup Oy:lle 31.3.2015 saakka. Virtain kaupungilla ei ole virkahammaslääkäreitä. Väestörakenne ja asiakaskäynnit Virtain kaupungin väestörakenne on seuraavanlainen (31.12.2013): % henkilöä 0-14-vuotiaat 13,3 % 968 15 64-vuotiaat 56,4 % 4106 65 vuotta täyttäneet 30,3 % 2206 Yhteensä 100 % 7280 Suun terveydenhuollossa on ollut asiakaskäyntejä vuosittain seuraavasti: 2011 2012 2013 Hammaslääkäri 9 567 6 262 6 550 Muu henkilöstö (hammashoitajat ja suuhygienistit) 7 143 2 151 (hh 500, shg 1 1 751 251) Yhteensä 2 424 8 413 8 301 Yllämainitut tilastot ovat suuntaa antavia. Tällä hetkellä hoitoon pääsyn määräajat täyttyvät, mutta jonot kiireettömään hoitoon ovat pitkähköt. Tilat, laitteet ja kalusteet Palveluiden tuotanto tapahtuu Tilaajan nykyisessä hammashoitolassa. Tilat ovat ajanmukaiset. Hammashoitolassa on 5 vastaanottohuonetta. Tilaaja luovuttaa hammashoitolan tilat Palveluntuottajan käyttöön ilman erillistä vuokraa. Tilaaja vastaa kiinteistön huollosta ja siivouksesta. Tilaaja luovuttaa tilat, koneet ja laitteet Palveluntuottajan käyttöön siinä laajuudessa ja toimintakunnossa kuin ne ovat. Sähkön ja veden käytöstä aiheutuvat kustannukset ovat Tilaajan vastuulla. Hammashuollon röntgen on hammaslääkärivastaaanotolla ja lisäksi ortopantomografia ja kallolateraalit toteutuvat terveyskeskuksen röntgenissä röntgenhoitajan toimesta. Hammashuollon käytössä olevat laitteet ja kalusteet ovat nykyisessä määrin Palveluntuottajan käytettävissä. Laitteiden perushuollosta ja toimintakunnosta vastaa Tilaaja. Toiminnallisen tason ylläpitämiseksi tarvittavista uushankinnoista sovitaan Tilaajan ja Palveluntuottajan kesken erikseen. ATK-laitteet, ohjelmistot ja potilastietojärjestelmä Atk-laitteet, ohjelmistot ja potilastietojärjestelmä käyttäjätukineen ja laitehuoltoineen on Tilaajan vastuulla. Tilaaja vastaa tietoliikenne- ja puhelinyhteyksien järjestämisestä. Tilaajalla on tällä hetkellä käytössä Effica-potilastietojärjestelmä. Palveluntuottaja saa käyttöönsä sopimuskaudeksi olemassa olevat potilastiedot. Toiminnan päätyttyä asiakirjat jäävät Tilaajalle. Toiminnassa edellytetään noudatettavan laissa ja muissa määräyksissä edellytettäviä salassapitomääräyksiä. Palveluntuottaja noudattaa potilasasiakirjoista säädettyjä lakeja ja asetuksia sekä Tilaajan ohjeita tietoturvan ja potilassalaisuuden takaamiseksi. Potilasasiakirjat säilyvät Tilaajan hallinnassa paitsi sopimuskaudella, myös sopimuskauden jälkeen ja niiden arkistoinnissa noudatetaan Tilaajan arkistosääntöä ja asiakirjahallintasuunnitelmaa.
2. Palvelulle asetetut vaatimukset, hankinnan kohde 1 1. Palvelu koostuu terveydenhuoltolain (1326/2010) mukaisista suun terveydenhuollon palveluiden tuottamisesta. Palveluihin sisältyy seuraavat osat: - perushammashoitopalvelut; - oikomishoidon erikoishammaslääkärin palvelut, joka tuotetaan Virtain kaupungin palveluksessa olevalla henkilöstöllä - vaativa suun terveydenhoito, joka ei täytä erikoissairaanhoidon kriteereitä; - kuvantamispalvelut, ortopantomografia ja kallolateraalit Virtain kaupungin välineistöllä. Tilaaja ja Palveluntuottaja sopivat yhteistyössä eri tehtävien lähettämiskäytännöistä. Palveluntuottajan vastuulla on tuottaa palveluita siten, että hoitoon pääsyn määräajat täyttyvät (ns. hoitotakuulaki). 2. Palvelut tuotetaan arkipäivisin maanantaista perjantaihin klo 8-16 välillä. Virka-ajan ulkopuolisen, viikonloppujen ja arkipyhien päivystyksen hoitaa erikseen Tampereen kaupunki. Päivystyspotilaiden mahdollinen jatkohoito tapahtuu Virtain hammashoitolassa. 3. Asiakkaan on saatava välitön yhteys hammashoitoon virka-aikana. Hammashoidossa käytetään takaisinsoittojärjestelmää. Sosiaali- ja terveysministeriön ohjetta (STM/424/2011) välittömästä yhteydensaannista on noudatettava. 4. Asiakkaiden on saatava hoitoa terveyskeskuksen hammaslääkärivastaanotolla siten, että kiireellistä hoitoa annetaan samana päivänä ja kiireetöntä hoitoa kuuden kuukauden kuluessa. Ensimmäisen käynnin jälkeiset mahdolliset jatkokäynnit tulee järjestää kolmen kuukauden sisällä ensimmäisestä käynnistä. Kiireellistä suun terveydenhuoltoa on annettava asiakkaalle hänen asuinpaikastaan riippumatta. Kiireellisen ja kiireettömän hoidon kriteerit vastaavat hoitotakuun kriteerejä. Tilaaja seuraa säännöllisesti hoitotakuun sekä jatkokäyntien toteutumista. 5. Neuvolatoiminnasta ja kouluterveydenhuollosta sekä lasten ja nuoren ehkäisevästä suun terveydenhuollosta annetun asetuksen (338/2011) vaatimuksia ja määräyksiä on noudatettava. 6. Palveluntuottajalla tulee olla palvelukokonaisuuden laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi ammattitaitoista työvoimaa palvelun toteuttamiseksi. Aikaisemman käytännön perusteella riittävänä työvoiman määränä on pidetty seuraavaa henkilöstömäärää kuukausitasolla: Hammaslääkärit tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu 2 3 3 3 3 2 1 3 3 3 3 2 Suuhygienisti tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Palveluntuottajan on esitettävä tarjouksessaan suunnitelma kuukausittaisesta henkilöstömäärästä. Sopimuskauden aikana Tilaajalle on ilmoitettava suunniteltu kuukausittainen henkilöstömäärä vähintään neljäksi kuukaudeksi eteenpäin. Palvelutuotantoa on tehostettava henkilöstömäärää lisäämällä, mikäli hoitotakuu ei muuten toteudu. Hammaslääkärit Palvelua tuottaville hammaslääkäreille tulee olla myönnetty oikeus harjoittaa Suomessa hammaslääkärin ammattia laillistettuina ammattihenkilöinä. Vastaavalla hammaslääkärillä tulee olla vähintään kaksi vuotta kokemusta vastaavana hammaslääkärinä toimimisesta. Vähintään yhdellä hammaslääkärillä tulee olla kliininen osaaminen ja kokemus suorittaa pienkirurgisia toimenpiteitä (haastavat operatiiviset alaviisaudenhampaiden poistot, resektiot, biopsiat). Muilla hammaslääkäreillä tulee olla vähintään yhden vuoden kokemus hammaslääkärinä toimimisesta. Riittävä kokemus on osoitettava tarjouksessa. Suuhygienistit Palvelua tuottavilla suuhygienistillä tulee olla ylempi hammashoitajan tutkinto tai hammashuoltajan tai suuhygienistin (AMK) tutkinto ja kaikkien tulee olla Suomessa laillistettuja.
Palveluntuottaja vastaa hammaslääkäreidensä ja muun henkilökunnan lakisääteisestä pätevyydestä, esteettömyydestä, ammatillisesta täydennys- ja jatkokoulutuksesta ja antaa tarvittaessa asiasta kirjallisen selvityksen. Mikäli yksittäisen hammaslääkärin tai muun hoitohenkilöstöön kuuluvan kohdalla nämä ominaisuudet eivät täyty tai toiminnassa havaitaan puutteita, on Tilaajalla oikeus vaatia Palveluntuottajan toimittaman hammaslääkärin tai hoitohenkilöstöön kuuluvan välitöntä vaihtamista. Puutteilla tarkoitetaan yleisen hoitokäytännön ja -suositusten, Suomen lain ja Suomen hammaslääkäriliiton eettisten ohjeiden, hyvän käytöksen ja sopimuksen mukaisen työjärjestyksen rikkomista. Palveluntuottajan henkilöstön tulee noudattaa Tilaajaan erikseen annettuja toimintaohjeita sekä turvallisuusmääräyksiä. Palveluntuottajan tulee huolehtia henkilöstönsä riittävästä sijaistuksesta ja muista järjestelyistä vuosilomien, sairauslomien ja muiden vapaajaksojen aikana. Tilaajan oma henkilökunta Tilaajalla on tällä hetkellä 3,78 hammashoitajaa ja 1 osa-aikainen (7-8 pvä/kk) oikojahammaslääkäri, jotka ovat työsuhteessa Tilaajaan. Olemassa oleva henkilöstö jää Tilaajan palvelukseen. Tilaajan palveluksessa oleva henkilöstö tulee Palveluntuottajan työnjohdon alaisuuteen. Palveluntuottajan on huomioitava Tilaajan henkilöstön työpanos palvelutuotannossaan. Välinehuolto on Tilaajan toimintaa. Henkilö Koulutus Huomioitavaa Henkilö 1 Henkilö 2 Henkilö 3 Henkilö 4 Työaika 30h/vko 7. Toiminnassa tulee noudattaa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin hyväksymiä hoito-ohjelmia ja -suosituksia sekä sosiaali- ja terveysministeriön antamia ohjeita. 8. Palveluiden laatua ja sopimuksen toteutumista seurataan jatkuvasti yhteistyössä osapuolten välillä. Toiminnan seurantaa ja kehittämistä varten perustetaan osapuolten yhteinen seuranta- ja ohjausryhmä, joka tapaa sovituin väliajoin (vähintään kaksi kertaa vuodessa) palveluseurantakokouksissa, jossa käsitellään muun muassa palveluiden toteutumiseen, laatuun, reklamaatioihin, asiakaspalautteisiin ja tuleviin palvelutarpeisiin liittyviä asioita. Ryhmä raportoi toiminnasta ja sen edistymisestä Tilaajalle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Tilaajalla on myös oikeus tehdä erilaisia laaduntarkastustoimenpiteitä, jolla se voi varmistaa, että tuotettavat palvelut ovat vaatimusten mukaisia. Osapuolet voivat myös yhdessä asettaa erillisiä tavoitteita sekä niihin liittyviä mittareita, joilla mitataan ja seurataan toiminnan tehokkuutta. Keskeisistä tavoitteista, niiden mittaamisesta ja toteutumiseen liittyvistä mahdollisista kannusteista tai sanktioista sovitaan tarvittaessa erillisissä neuvotteluissa. Palveluntuottajan tulee myös tuottaa Tilaajalle tilastoja asiakaskäynneistä. Tilastojen muodosta sovitaan erikseen. 9. Palvelua on annettava suomen kielellä. Palveluntuottajan osoittamalla henkilökunnalla tulee olla hyvä suomen suullinen ja kirjallinen taito. Tilaaja varaa oikeuden kielitaidon testaukseen. 10. Palveluntuottajan vastuulle tulevat Palveluntuottajan toimintaan palkkaaman henkilöstön henkilöstökulut sivukuluineen. Palveluntuottaja vastaa myös henkilöstönsä kouluttautumisesta ja työterveyshuollosta aiheutuvista kuluista ja muista henkilöstöön liittyvistä kustannuksista. 11. Palveluntuottaja vastaa vastuullaan olevista Tilaajan palveluissa tarvittavista suun terveydenhuollon hoitotarvikkeista ja tarveaineista. Lisäksi Palveluntuottaja vastaa Tilaajan peruslääkevalikoimaan kuuluvista lääkkeistä. Palveluntuottajalla on oikeus järjestää suun terveydenhuollon hoitotarvikkeiden, tarveaineiden ja lääkkeiden hankinnat itsenäisesti haluamallaan tavalla tai soveltuvin osin yhdessä Tilaajan kanssa samoin sopimuksin kuin Tilaaja, ilman Palveluntuottajalle kohdistettavia lisäkustannuksia, sikäli kuin Tilaajan sopimukset mahdollistavat tämän. Tarveaineiden valikoiman ja peruslääkevalikoiman määrittämisessä noudatetaan Virtain kaupungin vallitsevaa käytäntöä, muista tarveaineista ja peruslääkevalikoimaan kuulumattomista lääkkeistä aiheutuvista kustannuksista vastaa Tilaaja. Tilaaja luovuttaa toiminnan siirtyessä Palveluntuottajalle ilman erillistä korvausta Tilaajan hammashoitolassa olleita hoitotarvikkeita, tarveaineita ja peruslääkevalikoimaan kuuluvia lääkkeitä vastaavat määrät. Samaa käytäntöä noudatetaan sopimuksen päättyessä siten, että Palveluntuottaja luovuttaa jäljellä olevat hoitotarvikkeet, tarveaineet ja perusvalikoimaan kuuluvat lääkkeet Tilaajalle. 12. Kunkin terveyskeskuksen potilastietojärjestelmän käyttäjän tulee sitoutua henkilökohtaisesti erillisellä sitoumuksella noudattamaan salassapito- ja tietoturvasääntöjä. Palveluntuottajan henkilöstölle myönnetään potilastietojärjestelmien käyttöoikeudet enintään palvelusopimuksen keston ajaksi. Tilaaja toimii vastuullisena rekisterinpitäjänä sopimusaikana. 13. Tilaaja vastaa palveluntuottamiseen liittyvistä kustannuksista työvaatteiden ja pesulapalveluiden, toimistotarvikkeiden, puhe-
lin- ja postikulujen sekä kirjallisuuden osalta. Tarkemmin vastuunjakotaulukko. 14. Tilaaja laskuttaa asiakkaita ja asiakasmaksut tulevat Tilaajan tuloiksi. Asiakasmaksujen perinnästä ja luottotappiosta vastaa Tilaaja. Tulot asiakasmaksuista sekä palveluista muilta osapuolilta perittävät tulot kuten kotikuntakorvaukset kuuluvat Tilaajalle. 15. Palveluntuottajalla tulee olla voimassa olevat lakisääteiset potilasvakuutukset, tapaturmavakuutukset ja vahingonkorvausvakuutukset. 16. Palvelun tuottaminen on toimitustakuullista seuraavasti: - Palveluntuottajan ensisijaisena tavoitteena tulee olla erinomaisen toimitusvarmuuden ylläpitäminen ja kiireellisen hoidon osalta tulee sitoutua 100 % toimitusvarmuustasoon. Tämä tarkoittaa yhden hammaslääkärin osalta 100 % toimitustakuuta. Toimitustakuulla tarkoitetaan kokonaisvaltaista velvollisuutta taata yksi (1) kokoaikainen hammaslääkäri sopimuskaudelle. Toimitustakuun tulee koskea myös lääkärin sairastumista tai loukkaantumista. Ennen työvuoron alkua tai sen aikana tapahtuneissa sairastumissa tai loukkaantumisissa tarjoaja on vastuussa saamaan korvaavan työvoiman paikalle viimeistään kahden tunnin kuluessa. Poikkeuksen muodostavat ylivoimaiset esteet (force majeure) siten kuin niistä on säädetty Julkisten hankintojen yleisissä sopimusehdoissa (JYSE 2014 PALVELUT). - muilta osin palvelun tuottaminen on toimitustakuullista siten, että enintään kahden päivän poissaoloa (esim. sairastuminen) ei tarvitse korvata sijaisella. 17. Palveluntuottaja sitoutuu maksamaan Tilaajalle korvaus sakkomaksun muodossa laiminlyödessään palvelun tuottamisen ja toimitustakuun. Toimitustakuun toteutumatta jääminen tarkoittaa sitä, että Tilaajan hammashoitolassa ei ole lainkaan hammaslääkäripalveluita kyseessä olevana arkipäivänä. Tässä tilanteessa palveluiden saatavuus heikkenee asetettujen kriteerien alle eli hoitoon pääsy kiireellisissä asioissa saman arkipäivän kuluessa ei toteudu. Tilanteessa, jossa tilaajan hammashoitoalassa ei ole lainkaan hammaslääkäriä toimitustakuusta huolimatta, sakkomaksu päivää kohden toimituskatkoksessa on 5 000 jokaiselta arkipäivältä. Suunnitellusta henkilöstöstä muiden kuin edellä mainitun 100 % toimitustakuun osalta, kahden vuorokauden poissaolon jälkeen on hankittava sijainen. Mikäli toimituskatkos jatkuu yli 2 vuorokautta, sakkomaksu päivää kohden on jokaiselta alkavalta arkipäivältä 1.000 hammaslääkärin osalta ja 500 suuhygienistin osalta. Lisäksi palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan tosiasialliset kustannukset, mitkä syntyvät kun vastaanottoaikoja joudutaan perumaan tai palvelun järjestämisestä aiheutuvat lisäkustannukset. Hoitotakuu edellyttää, että kiireettömissä asioissa asiakkaan on saatava hoitoa kuuden kuukauden kuluessa. Mikäli hoitotakuu ei toteudu, asiakas tulee ohjata yksityisen hammaslääkärin palvelukseen Palveluntuottajan kustannuksella. Tästä ei voi aiheutua mitään kustannuksia Tilaajalle tai ylimääräisiä kustannuksia asiakkaalle. Seurantaryhmä käsittelee mahdolliset toimituskatkostapaukset ja palveluiden olennaiset vähenemiset ennen sakkomaksun langettamista. 18. Toiminnan tehostamiseksi tai laadun parantamiseksi voidaan tehdä yhteisesti sovittuja kehittämistoimenpiteitä sopimuskauden aikana. Sopimusosapuolet sopivat kehittämistoimenpiteistä tuoman hyödyn jaosta esim. muuttamalla sopimushintaa.
3. Yleinen palvelun kuvaus, hankinnan kohde 2 (Ruoveden toimipiste) Virtain kaupunki järjestää Ruoveden kunnan sosiaali- ja terveyspalvelut. Ruoveden kunnan asukkaille suun terveydenhuollon palvelut järjestetään Ruoveden toimipisteessä. Nykytilanteessa Ruoveden toimipisteessä työskentelee virkahammaslääkäri, yksi vuokrahammaslääkäri, neljä hammashoitajaa ja yksi suuhygienisti. Ruoveden kunnan väestörakenne on seuraavanlainen (31.12.2013) Ikäryhmä % henkilöä 0-14 -vuotiaat 12,2 % 582 15-64 -vuotiaat 56,2 % 2681 65 vuotta täyttäneet 31,6 % 1508 Yhteensä 100 % 4771 Hammashoidon käyntejä (hammaslääkäri) 3.942 (2013) Hammashoidon käyntejä (hoitaja/suuhygienisti) 875 (2013) 3.1 Palvelun kuvaus ja vaatimukset Tilaaja sitoutuu ostamaan yhden kokoaikaisen hammaslääkärin työpanoksen sopimuskaudella. Arkipäivisin maanantaistaperjantaihin klo 8-16. Yleistä hammaslääkärit Toiminta tapahtuu Ruoveden toimipisteessä arkisin maanantaista perjantaihin klo 8-16. Tilaaja vastaa tiloista, laitteista, kalusteista, ATK-laitteista, ohjelmistoista, potilastietojärjestelmästä, hoitotarvikkeista ja lääkkeistä. Tilaaja vastaa myös muista kuluista kuten työvaatteiden ja pesulapalveluiden, toimistotarvikkeiden, puhelin- ja postikulujen osalta. Vaatimukset Palvelua tuottavalle hammaslääkärille tulee olla myönnetty oikeus harjoittaa Suomessa hammaslääkärin ammattia laillistettuna ammattihenkilönä. Hammaslääkärillä tulee olla vähintään vuoden kokemus hammaslääkärinä toimimisesta. Palvelu annetaan suomen kielellä. Palveluntuottaja vastaa henkilöstönsä lakisääteisestä pätevyydestä, esteettömyydestä, ammatillisesta täydennys- ja jatkokoulutuksesta ja antaa tarvittaessa asiasta kirjallisen selvityksen. Mikäli yksittäisen työntekijän kohdalla nämä ominaisuudet eivät täyty tai toiminnassa havaitaan puutteita, on Tilaajalla oikeus vaatia Palveluntuottajan toimittaman työntekijän vaihtamista. Puutteilla tarkoitetaan yleisen hoitokäytännön ja suositusten, Suomen lain ja Suomen hammaslääkäriliiton eettisten ohjeiden, hyvän käytöksen ja sopimuksen mukaisen työjärjestyksen rikkomista. Toimitustakuu Toimitustakuulla tarkoitetaan kokonaisvaltaista velvollisuutta taata yksi (1) kokoaikainen hammaslääkäri sopimuskaudella. Toimitustakuun tulee koskea myös hammaslääkärin sairastumista tai loukkaantumista, jolloin tarjoajalla on velvollisuus järjestää korvaava työvoimanpaikalle viimeistään kahden tunnin kuluessa silloin, jos ko. oleva hammaslääkäri on ainut toimipisteessä työskentelevä kyseisenä päivänä. Muussa tapauksessa toimitusvelvollisuus alkaa sairastumista tai loukkaantumista seuraavana arkipäivänä. Poikkeuksen muodostavat ylivoimaiset esteet (force majeure) siten kun niistä on säädetty Julkisten hankintojen yleisissä sopimusehdoissa (JYSE 2014 PALVELUT). Sanktiot palvelun tuotanto-ongelmissa Tarjoajan tulee tarjouksessaan sitoutua toimitustakuuseen. Mikäli palvelun tuottaminen laiminlyödään, tulee Palveluntuottajan sitoutua maksamaan Tilaajalle korvaus sakkomaksun muodossa. Tilanteessa, jossa tilaajan hammashoitoalassa ei ole lainkaan hammaslääkäriä toimitustakuusta huolimatta, sakkomaksu päivää kohden toimituskatkoksessa on 5 000 jokaiselta arkipäivältä. Muissa tilanteissa sakkomaksu päivää kohden on 1.000 jokaiselta alkavalta arkipäivältä, mikäli toimituskatkos sairastumisen tai loukkaantumisen vuoksi kestää enemmän kuin yhden vuorokauden. Lisäksi palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan tosiasialliset kustannukset, mitkä syntyvät kun vastaanottoaikoja joudutaan perumaan tai palvelun järjestämisestä aiheutuvat lisäkustannukset.