Ajankohtaiskatsaus maistraatit Merja Koponen Yksikön päällikkö Itä-Suomen aluehallintovirasto Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 1
1.3.2015 alkaen Strateginen ohjaus, tavoitteet ja resurssit Toiminnallinen ohjaus Strategisen ohjauksen yhteistyö OKM STM OM TEM VM MMM SM YM Ylijohtaja Johdon tuki (6) Opetus- ja kulttuuritoimi (6) Työsuojelu (5) Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat (6) AVIen hallintoja kehittämispalvelut (1) Pelastustoimi ja varautuminen (6) Ympäristöluvat (4) Sisäinen tarkastus Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Aluehallinnon tietohallintopalvelut (ELY-keskusten KEHA) Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö (11) Maistraatit 18.9.2015 2
Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 3
Maistraatit ja niiden yksiköt 1.1.2015 5
Talousarvion toteutuminen vuonna 2014 Määräraha 32 milj. Tulot 16,6 milj. Bruttomenot 49,1 milj. Tulorahoituksen osuus 34 % Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 6
Maistraattien henkilötyövuodet vuosina 2011-2015 Maistraatti 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Helsinki 86 86,5 86 84 80,00 75,50 Häme 50 50 49 46 43,00 39,00 Itä-Suomi 88,5 86 84,5 82 76,75 71,25 Itä-Uusimaa 85,4 84,5 83,5 80,5 74,75 68,75 Kaakkois-Suomi 44 44 43,5 42 40,00 37,00 Lappi 41,1 41,5 41,5 40,5 38,25 35,75 Lounais-Suomi 100,2 96,5 94 88,5 82,75 76,75 Länsi-Suomi 57 56,5 55,5 52 48,50 45,00 Länsi-Uusimaa 48,5 48 47,5 46,5 43,75 39,25 Pohjois-Suomi 71,3 70 67,5 65 61,00 56,75 Sisä-Suomi 94,4 94 93 90,5 85,25 79,00 Yhteensä 766,4 757,5 745,5 717,50 674,00 624,00 Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 7
Ajankohtaista Maistraattien strategian valmistelu 2016-2019 Maistraattien tehtäviin muutoksia Digitaalinen maistraatti Julkishallinnon asiakaspalvelu pilotointi Rakennemuutokset Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 8
Maistraattien strategia 2016-2019 Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 9
Toiminta-ajatus Luonnos Elämäsi tiedot tallessa ja saatavilla. Yksityishenkilöille tarjoamme henkilötietojen rekisteröintiä sekä holhousviranomaisen palveluja. Lisäksi annamme tietopalveluja, todistajapalveluja sekä kuluttajaneuvontaa yksityishenkilöille, yhteisöille ja yrityksille. 10
Visio vuoteen 2025 Luonnos Vuorovaikutteisesti palveleva digitaalinen maistraatti 11
Luonnos 12
Muutoksia maistraatissa Tehtävät poistuvat maistraatista Kauppa- ja yhdistysrekisteriin liittyvät tehtävät 1.9.2015 lähtien siirtyi Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH) Helsinkiin Vesikulkuneuvorekisteri tehtävät siirtyivät keväällä 2015 Trafille, -> yksityistettiin Maistraattien yt-neuvottelut keväällä 2015 Kosketti koko henkilökuntaa Vähennys 77 htv Uusia tehtäviä EU perintötodistus 17.8.2015 Maistraattien palveluverkon supistaminen Työryhmän esitys 25 palvelupistettä, nykyisin 40 Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 13
Asiakas Digitaalinen maistraatti Verkkomaistraatti Sähköinen asiointiympäristö Palvelutarjotin holhoustoimen edunvalvontapalvelut - henkilö-, perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut todistajapalvelut - vihkiminen ja parisuhteen rekisteröinti Asioinnin tukipalvelut (Puhelin, chat, etäpalvelu) Automatisointi Yhteiset palvelut: Palvelunäkymä, tunnistus, roolit ja valtuutus, ICT-turva, maksaminen, avoin tieto Itsepalvelut Ilmoitusluontoiset asiat Otteet Tietopalvelu Asioiden käsittely Diaari sekä hallinnollisten asioiden asianhallinta Operatiivinen asianhallintajärjestelmä Taustaprosessit Maistraattien rekisterit Sisäiset tukipalvelut + arkistointi Väestötietojärjestelmä + muut viranomaiset Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015
Julkishallinnon asiakaspalvelun pilotointi Asiointipisteissä tarjotaan ylläpitäjäkunnan lisäksi Kelan, poliisin lupahallinnon, Verohallinnon, maistraatin ja TE- toimiston palveluja Pilotointi 23.9.2014 alkaen: Oulun Kiimingissä, Mikkelissä, Saarijärvellä, Paraisilla ja Pelkosenniemellä.. Arviointiraportti: Valtiovarainministeriön julkaisu 28/2015 Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 15
Yhteisen asiakaspalvelun pilotoinnin kokemuksia Poimintoja kokemuksista Toimintatapa ja konsepti (esim. toimitilasuositukset, palvelutapahtumat ja prosessit ja koulutus) todettiin hyväksi. Asiakkaiden näkökulmasta palvelutoiminta oli hyvin onnistunutta. Kustannusten korvaaminen ei jokaisen kunnan näkökulmasta ollut riittävää. Valtion viranomaisille ei koitunut yhteisistä Asiointipisteistä merkittäviä kustannuksia. Asiointimäärät jäivät lähes kaikissa pisteissä pienemmiksi kuin oli arvioitu. Pisteisiin osallistuvat tahot eivät juurikaan muuttaneet omia toimintatapojaan yhteisen asiakaspalvelun myötä Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 16
Hallitusohjelma ja yhteinen asiakaspalvelu Julkisen hallinnon yhteinen asiakaspalvelu on mainittu keskushallinnon virastorakenteen uudistamista koskevissa kehittämisperiaatteissa. Digitalisaatio hallitusohjelman läpileikkaavana teemana Tavoitteeksi on asetettu kehittää hallituskauden aikana käyttäjälähtöiset, tuottavuutta ja tuloksellisuutta nostavat yhden luukun digitaaliset julkiset palvelut. Korostetaan niiden kansalaisten auttamista, jotka eivät ole tottuneet tai jotka eivät kykene käyttämään digitaalisia palveluja. Selkeä kirjaus siitä, että hallitus ei anna kunnille lainkaan uusia tehtäviä tai velvoitetta vaalikaudella 2015 2019. Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 17
Pilotoinnin ohjaus- ja seurantaryhmän näkemys jatkovalmistelusta 1. Julkisen hallinnon asiakaspalvelun toimintamallien uudistamisen tavoitteeksi ja lähtökohdaksi otetaan digitaalisten palvelujen ja toimintatapojen ensisijaisuus. 2. Valmisteltua lakia julkisen hallinnon yhteisestä asiakaspalvelusta ei viedä eteenpäin. 3. Julkisen hallinnon yhteistä asiakaspalvelua kehitetään sopimusperusteisuuden pohjalta. Nykyistä sopimusperusteista järjestelmää uudistetaan muuttamalla nykyistä yhteispalvelulakia yhtenäisen, taloudellisen ja tuottavan palvelun toteuttamiseksi yhteisissä asiointipisteissä. Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 18
Yhteispalvelulakia muutettaessa huomioon otettavat seikat Kustannuksien korvaaminen omakustannus- ja aiheuttamisperiaatteella. Yhteispalveluun osallistuvien valtion toimijoiden yhdenmukainen minimipalveluvalikoima ja ohjaus. Mahdollisuudet hyödyntää valtion palveluntuottajien ja Kelan omia toimitiloja. Yksityisen sektorin ja kolmannen sektorin mahdollisuudet osallistua asiakkaiden palveluun erityisesti sähköisten palvelujen tuessa ja asiakkaan arkipäivää lähelle vietävissä etäpalveluissa. Yhteisten asiointipisteiden on toimittava sekä julkisen hallinnon kokonaisedun (toiminnan taloudellisuus ja tuottavuus) että asiakkaiden palvelutarpeiden (julkisten palvelujen yhdenvertainen saatavuus) mukaisesti. Yhtenäiset toimintatavat ja palvelut sekä toimintaa tukevat valtakunnalliset järjestelmät (mm. asiakaspalvelujärjestelmä, ajanvarausjärjestelmä) tulee voida toteuttaa myös sopimusperusteisessa järjestelmässä. Asiointipisteissä on riittävät edellytykset (laitteet ja osaaminen) auttaa niitä kansalaisia, jotka eivät ole tottuneet tai jotka eivät kykene käyttämään digitaalisia palveluita. Toimintamallin tulee olla helposti sopeutettavissa toimintaympäristön muutoksiin ja mahdollistaa uusien palvelukeinojen nopea käyttöönotto (kuten esim. liikkuvat palvelukeinot). Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 19
Rakenne uudistus. Maistraatteja yhdistettiin ja toimivaltarajoja muutettiin 2012 2010 oli 24 maistraattia 2012 maistraatteja on 11 Helsingin, Itä-Uudenmaan, Länsi-Uudenmaan maistraatit yhdistetään yhdeksi Uudenmaan maistraatiksi vuoden 2016 alussa (n. 200 htv) Toimivaltamuutos Hallituksen esitys (HE 6/2015 vp) Toimivaltaisesta maistraatista voitaisiin jatkossa säätää valtiovarainministeriön asetuksella Maistraattien välistä toimivallan jakoa koskevat säännökset ehdotetaan koottavaksi yhteen valtiovarainministeriön asetukseen Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 20
Rakenne uudistus. Hallituksen kärkihanke - Hyvinvointi ja terveys sekä reformit Reformi 4 Aluehallinnon uudistaminen Keskus- ja aluehallinnon virastoselvitys -hanke (VIRSU) Keskus- ja aluehallinnon virastorakennetta on selvitetty valtiovarainministeriön VIRSU-hankkeessa 11.4.2014 28.2.2015. Työ tehtiin tulevan hallitusohjelman valmistelun pohjaksi. Tavoitteena on yhtenäistää hallinnon rakenteita siten, että virastoja on helpompi ohjata ja toiminnasta saadaan tehokkaampaa turvata palvelujen saatavuus koko maassa, vaikka rahaa on käytettävissä entistä vähemmän Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 21
Rakenne uudistus Maistraattien näkemys Valtakunnallinen maistraatti Maistraatit muodostaisivat oman kokonaisuuden tai yhdistyvät kokonaisuuteen, jossa toimialueena koko maa Tehtävät hoidettaisiin valtakunnallisesti valtakunnallinen toimivalta Tuottavuus ja vaikuttavuus parhainta valtakunnallisesti toimien Yhdenmukaiset ratkaisut - maistraattitehtävät ovat (oikeusturva- ja tietohuolto-) palveluita, joissa on olennaisinta se, että maistraattien ratkaisut/rekisterimerkinnät ovat saman sisältöisiä samanlaisissa tapauksissa oikeusturva ja tasainen laatu asiakasnäkökulmasta olennaisinta Vähenevät resurssit -> tehtäviä voidaan siirtää muualle ruuhkasuomesta muualle suomea Maistraateissa ei alueellisia kehittämis- ja valvontatehtäviä Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 22
Rakenne uudistus Maistraattien näkemys Valtakunnallinen maistraatti Asiakkaat odottavat helppoja ja selkeitä asiointitapavaihtoehtoja verkkomaistraatti, erilaiset muut vaihtoehdot ja mahdollisuus asian niin vaatiessa keskustella asiantuntijan kanssa (video, chat, kasvotusten) Yhteistyötahojen ja asiakkaita edustavien ryhmien kanssa yhteistyö onnistuu maistraattipalveluissa hyvin valtakunnallisesti, koska monet näistä toimivat valtakunnallisina Valtakunnallinen toimintatapa mahdollistaa osaamisen johtamisen johdonmukaisuus, mahdollisuudet hankkia esim. ulkoisia yhteistyökumppaneita mahdollistaa eri osaamisalueiden vahvistamisen maistraatissa eri alueilla/osissa maata Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 23
Kiitos! Merja Koponen Itä-Suomen aluehallintovirasto 040 847 9244, merja.koponen@avi.fi www.avi.fi/ita Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 18.9.2015 24