Kuusamon kaupungin ohjeistus PALVELUSETELI- JA OSTOPALVELUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN www.parastapalvelua.fi 7.6.2016 Palveluntuottaja 1
Hyvä palveluntuottaja Palveluseteli on yksi tapa valita ja käyttää sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja. Kuusamon sosiaali- ja terveyspalveluissa palveluseteli on käytössä asumisessa, kotihoidossa, henkilökohtaisessa avussa, omaishoidossa, asumisessa, ja erikoissairaanhoidossa. Asiakas valitsee itse palveluntuottajan omien mieltymystensä ja tarpeidensa mukaisesti. Kunta määrää palvelusetelin arvon ja hyväksyy palveluntuottajat, joiden palveluita sillä voi maksaa. Asiakkaan omavastuuosuus on palveluntuottajan hinnan ja palvelusetelin arvon välinen erotus. Uusi sähköinen palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä (PSOP) yksinkertaistaa ja helpottaa asiakkaan, palveluntuottajpalveluan ja kaupungin välisiä prosesseja. Järjestelmä on osa Parasta palvelua mallia, joka on suurten kaupunkien yhteistyössä kehittämä valtakunnallinen ratkaisu hyvinvointipalvelujen järjestämisen tueksi. PSOP järjestelmä sisältää keskitetyn tietojärjestelmän palveluntuottajaksi hakeutumiseen, palvelusetelien ja ostopalvelutilausten luomiseen, palvelujen käyttämiseen ja annetuista palveluista tehtävään tilitykseen yksityisille palveluntuottajille. Järjestelmä tukee myös palvelujärjestelmän laadun seurantaa. PSOP-järjestelmän kehittäjät tekevät yhteistyötä Suomen Tilaajavastuu Oy:n kanssa, joka ylläpitää valtakunnallista Tilaajavastuu.fi -rekisteriä. Tilaajavastuun tarkoituksena on edistää tervettä kilpailua, torjua harmaata taloutta ja varmistaa, että niiden lukuun toimivat yksityiset palveluntuottajat täyttävät tilaajavastuulain vaatimukset. PSOP-järjestelmä automatisoi yksityisten palveluntuottajien yritys- ja lupatietojen tarkistukset sekä helpottaa palveluntuottajilta edellytettävien todistusten hankkimista ja käsittelyä. Kuusamon kaupunki suosittelee, että kaikki palveluseteli- ja ostopalvelutuottajat liittyvät Suomen Tilaajavastuun Luotettava Kumppani -ohjelmaan, jotta tilaajavastuutietojen sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen lupatietojen käsittely voidaan automatisoida. Ohjelmaan kuuluminen on myös helppo tapa osoittaa, että yritys täyttää lakisääteiset velvoitteensa. Lisätietoja on liitteessä 2 sekä osoitteessa https://www.tilaajavastuu.fi/luotettavakumppani Kuusamo ottaa uuden sähköisen palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän käyttöön vuoden 2016 aikana vaiheittain ja palvelu kerrallaan. Ensi vaiheessa järjestelmä otetaan käyttöön kotihoidon, omaishoidon ja henkilökohtaisen avun palvelusetelitoiminnassa ja myöhemmin tänä vuonna asumisen ja mahdollisesti erikoissairaanhoidon palvelusetelitoiminnassa. Käyttöönoton tueksi on valmistettu omat ohjeistukset palveluntuottajalle, asiakkaalle ja kuntakäyttäjälle. Tämä ohjeistus on tarkoitettu palveluntuottajille. Kuusamon kaupungin PSOP-projektiryhmä 2
Sisällys 1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen... 4 1.1 Asumispalvelut... 5 1.1.1 Tehostettu palveluasuminen... 6 1.2 Kotihoito... 8 1.3 Omaishoidon tuki... 11 1.4 Vammaispalvelut/ Henkilökohtainen apu... 14 2 Kirjautuminen järjestelmään olemassa olevilla tunnuksilla... 17 2.1 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto... 17 2.2 Yrityksen tiedot... 18 2.2.1 Laskutustietojen muutos ja lisäys... 18 2.2.2 lisääminen ja poistaminentoimipaikan... 19 2.2.3 Alihankkijan lisääminen ja poistaminen... 19 2.3 Palvelut... 20 2.3.1 Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun... 20 2.3.2 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu... 21 2.3.3 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu... 22 2.3.4 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen... 22 3 Asiakkaat... 25 3.2. Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset... 25 3.3. Asiakkaan hakeminen ja tietojen tarkastelu... 26 3.4. Tapahtuman kirjaaminen... 26 3.5. Tapahtumien poistaminen... 28 3.6. Keskeytyksen kirjaaminen... 28 3.7. Asiakkaan tapahtuminen tarkastelu... 29 3.8. Omavastuuerittelyn luonti... 29 3.9. Virheelliset kirjaukset ja hyvitykset... 30 3.10. Käyttäjätunnusten hallinnointi... 30 3.11. Raportit... 33 3.11.1. Asiakkaat ja toteuma... 33 LIITE 1 Palveluntuottajan käyttäjäroolit... 35 LIITE 2 Liittyminen Tilaajavastuu.fi Luotettava kumppani ohjelmaan... 36 3
1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen Mene selaimella osoitteeseen https://parastapalvelua.fi Ensimmäistä kertaa palveluun kirjautuessa kirjautuminen tapahtuu valtion verohallinnon KATSOtunnusten avulla. Tällöin palveluun kirjaudutaan Kirjaudu KATSO:lla -linkin kautta. Tämän jälkeen tunnistaudutaan KATSOtunnuksella sekä salasanalla. Lisätietoa osoitteesta www.vero.fi/katso. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla PSOP-palvelu pyytää sinua luomaan uuden käyttäjätilin valitsemalla siihen käyttäjätiliin kytkettävän yrityksen, sekä antamalla sähköpostiosoitteesi. HUOM! Sähköpostiosoitteestasi tulee kirjautumistunnuksesi. Tunnusten luonnin jälkeen annetaan uusi salasana, jonka vähimmäispituus on 8 merkkiä, ja jossa on oltava sekä numeroita että isoja ja pieniä kirjaimia ja painetaan Tallenna. Katso-tunnistautumisesta löytyy ohjevideo parastapalvelua.fi-sivulta. 4
Käyttäjät -kohdassa voidaan tarkastella sallittuja käyttäjiä, lisätä uusia sekä deaktivoida vanhoja käyttäjiä. Järjestelmälle voidaan lisätä uusia käyttäjiä Käyttäjät -välilehden Luo uusi käyttäjä -napin avulla. Lomakkeeseen täytetään käyttäjän tiedot, rooli, sähköpostit joka toimii käyttäjätunnuksena sekä salasana, jonka jälkeen käyttäjä tallennetaan Tallenna -napilla. Uusi käyttäjä vaihtaa tämän salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Valitse käyttäjälle rooli. Käyttäjän lisääminen palvelutiimiin: Palvelutiimit tulee muodostaa jokaiseen kuntaan ja jokaiselle palvelulle erikseen. Jos käyttäjää ei ole liitetty palvelutiimiin, hän ei pääse ko. palvelun tietoihin käsiksi. 5
1.1 Asumispalvelut 1.1.1 Tehostettu palveluasuminen Käyttäjätunnusten luomisen jälkeen ensimmäinen tehtävä on täyttää yritykselle kaikki tarpeelliset tiedot Yrityksen tiedot -välilehden alla. Huomioi kaikki lakisääteiset liitteet ja nimeä ne sisältönsä mukaan. Esim. Omavalvontasuunnitelma 2014-2015.doc 1. Perustiedot välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y- tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. Jos kuulut tilaajavastuuseen, rastita Yritys kuuluu tilaajavastuuseen ja paina nappia Tarkista tilaajavastuusta. Perustietojen alle lisättävät liitteet: a. verovelkatodistus b. vastuuvakuutustodistus c. YEL-vakuutusote (tai Tyel) d. ja Tyel-vakuutusote (tai YEL) 2. Laskutustiedot Laskutustiedot-välilehdelle palveluntuottaja täyttää yrityksensä laskutustiedot. HUOM: Välttämätöntä kunnan maksuja varten. Mikäli laskutustietoja ei ole täytetty, voi maksatus myöhästyä usealla kuukaudella. Rastita Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini jonka jälkeen saat kuukausittain maksuaineiston pdf-tiedostoina maksuajon jälkeen sähköpostiisi. 3. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alle palveluntuottaja luo yritykselle toimipaikan jossa palvelua annetaan. Toimipaikka luodaan aina vaikka toimipaikan tiedot olisivat samat kuin yrityksen tiedot. Mikäli toimipaikkoja on useampia, täytyy jokainen luoda erikseen. Toimipaikoilta vaadittavat liitteet: a. AVIn tai Valviran lupa ympärivuorokautisten sosiaalipalvelujen tuottamisesta, 6
b. omavalvontasuunnitelma joka pitää sisällään toiminta-ajatuksen ja toimintasuunnitelman. Käytä Valviran sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman pohjaa niiltä osin kun se koskee yritystäsi. Pohja löytyy osoitteesta Kuusamon kaupunki/psop tai Valviran omilta sivuilta. c. lääkehoitosuunnitelma d. henkilöstölomake 4. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 5. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 6. Työntekijät Vastuuhenkilön tiedot täytetään, ei muiden työntekijöiden tietoja. 7. Alihankkijat Alihankkijat-välilehdelle palveluntuottaja lisää alihankkijan y-tunnuksen ja tarkistaa tarvittavat tiedot tilaajavastuusta. Muista täyttää kaikki tärkeät tiedot ennen palveluntuottajaksi palveluihin hakeutumista. Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun tapahtuu Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta pitää ensin valita kunta jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu johon hakeudutaan. Itse hakemus on 8-kohtainen. Palveluntuottaja täyttää tarvittavat ja vaaditut tiedot, jonka jälkeen hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään hyväksyttäväksi Yhteenveto -sivun lopussa. HUOM! Yksiköihin, toiminta-alueisiin ja työntekijöihin ei täytetä mitään tietoja. 7 1. Tuottaja Tuottaja-välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y- tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. 2. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alla rastitetaan ne toimipaikat, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. 3. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 4. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 5. Työntekijät Älä täytä näihin mitään. 6. Alihankkijat Alihankkijat-välilehdelle palveluntuottaja rastittaa alihankkijat, jotka tuottavat kyseistä palvelua.
7. Hinnasto Hinnasto-välilehdelle palveluntuottaja lisää hinnaston. Nimeä hinnasto sen alkamispäivän mukaan. Hinnaston on oltava toistaiseksi voimassaoleva. Hinnaston on aina oltava toimipaikkakohtainen. Luo jokaiselle toimipaikalle oma hinnasto vaikka näillä olisikin samat hinnat. Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa jos hinnastoa ei ole lisätty. Tehostetun palveluasumisen (palveluseteli) palvelusisällöt ovat: Palveluluokka 1 Valvottu RAVA 2,5-2,99; yksikkö vuorokausi (vrk) Palveluluokka 2 Tehostettu RAVA 3,0-3,49; yksikkö vuorokausi (vrk) Palveluluokka 3 Autettu RAVA 3,5 -, yksikkö vuorokausi (vrk) [Vuokra 1 hh - Asiakas maksaa itse] [Vuokra 2 hh - Asiakas maksaa itse] [Ateriapäivä - Asiakas maksaa itse] [Muut asumisesta aiheutuvat kustannukset asiakkaalle] Hinnastoon tulee täyttää vuokrien minimi- ja maksimihinnat sekä aterioiden vuorokausi- ja kuukausihinnat. Näin asiakkaan kokonaiskustannukset saadaan hintavertailuun. 8. Yhteenveto Yhteenveto-välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Muista allekirjoittaa hakemus KATSO -tunnusten avulla ja lähettää se kunnalle hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kunta hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 1.2 Kotihoito Käyttäjätunnusten luomisen jälkeen ensimmäinen tehtävä on täyttää yritykselle kaikki tarpeelliset tiedot Yrityksen tiedot -välilehden alla. 8
Huomioi kaikki lakisääteiset liitteet ja nimeä ne sisältönsä mukaan. Esim. Omavalvontasuunnitelma 2014-2015.doc 1. Perustiedot välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. Jos kuulut tilaajavastuuseen, rastita Yritys kuuluu tilaajavastuuseen ja paina nappia Tarkista tilaajavastuusta. Perustietojen alle lisättävät liitteet: a. verovelkatodistus b. vastuuvakuutustodistus c. YEL-vakuutusote (tai Tyel) d. ja Tyel-vakuutusote (tai YEL) 2. Laskutustiedot Laskutustiedot-välilehdelle palveluntuottaja täyttää yrityksensä laskutustiedot. HUOM! Välttämätöntä kunnan maksuja varten. Mikäli laskutustietoja ei ole täytetty, voi maksatus myöhästyä usealla kuukaudella. Rastita Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini jonka jälkeen saat kuukausittain maksuaineiston pdf-tiedostoina maksuajon jälkeen sähköpostiisi. 9 3. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alle palveluntuottaja luo yritykselle toimipaikan. Toimipaikka luodaan aina vaikka toimipaikan tiedot olisivat samat kuin yrityksen tiedot. Mikäli toimipaikkoja on useampia, täytyy jokainen luoda erikseen. Toimipaikoilta vaaditut liitteet: a. AVIn tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta b. AVIn tai Valviran todistus yksityisten terveyspalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta c. omavalvontasuunnitelma joka pitää sisällään toiminta-ajatuksen ja toimintasuunnitelman. Käytä Valviran sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman pohjaa niiltä osin kun se koskee yritystäsi. Pohja löytyy osoitteesta Turku.fi/psop tai Valviran omilta sivuilta. d. Toimintakertomus (sisältää laatutavoitteet, täydennyskoulutustiedot ja asiakasmäärät) e. Lääkehoitosuunnitelma f. Henkilöstölomake 4. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 5. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 6. Työntekijät Vastuuhenkilön tiedot täytetään, ei muiden työntekijöiden tietoja. 7. Alihankkijat Älä täytä näihin mitään.
Muista täyttää kaikki tärkeät tiedot ennen palveluntuottajaksi palveluihin hakeutumista. Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun tapahtuu Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta pitää ensin valita kunta jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu johon hakeudutaan. Itse hakemus on 8-kohtainen. Palveluntuottaja täyttää tarvittavat ja vaaditut tiedot, jonka jälkeen hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään hyväksyttäväksi Yhteenveto -sivun lopussa. HUOM! Yksiköihin, toiminta-alueisiin ja työntekijöihin ei täytetä mitään tietoja. 1. Tuottaja Tuottaja-välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y- tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. 2. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alla rastitetaan ne toimipaikat, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. 3. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 4. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 5. Työntekijät Älä täytä näihin mitään. 6. Alihankkijat Älä täytä näihin mitään. 7. Hinnasto Hinnasto-välilehdelle palveluntuottaja lisää hinnaston. Nimeä hinnasto sen alkamispäivän mukaan. Hinnaston on oltava toistaiseksi voimassaoleva. Hinnaston on aina oltava toimipaikkakohtainen. Luo jokaiselle toimipaikalle oma hinnasto vaikka näillä olisikin samat hinnat. Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa jos hinnastoa ei ole lisätty. 10 Kotihoidon palvelusisällöt ovat: Arkisin 7.00 18.00 Arkisin 18.00 22.00 Arkisin 22.00 7.00 Lauantaisin 7.00 18.00 Lauantaisin 18.00 22.00 Lauantaisin 22.00 7.00 Su, arkipyhät ja aatot 7.00 18.00 Su, arkipyhät ja aatot 18.00 22.00
Su, arkipyhät ja aatot 22.00 7.00 Kotipalvelu lauantaisin (ei käytössä) Kotipalvelu sunnuntaisin (ei käytössä) 8. Yhteenveto Yhteenveto-välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Muista allekirjoittaa hakemus KATSO-tunnusten avulla ja lähettää se kunnalle hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kunta hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 1.3 Omaishoidon tuki Käyttäjätunnusten luomisen jälkeen ensimmäinen tehtävä on täyttää yritykselle kaikki tarpeelliset tiedot Yrityksen tiedot -välilehden alla. Huomioi kaikki lakisääteiset liitteet ja nimeä ne sisältönsä mukaan. Esim. Omavalvontasuunnitelma 2014-2015.doc 1. Perustiedot välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. Jos kuulut tilaajavastuuseen, rastita Yritys kuuluu tilaajavastuuseen ja paina nappia Tarkista tilaajavastuusta. Perustietojen alle lisättävät liitteet: 1.1. verovelkatodistus 1.2. vastuuvakuutustodistus 1.3. YEL-vakuutusote (tai Tyel) 1.4. ja Tyel-vakuutusote (tai YEL) 11
2. Laskutustiedot Laskutustiedot-välilehdelle palveluntuottaja täyttää yrityksensä laskutustiedot. HUOM! Välttämätöntä kunnan maksuja varten. Mikäli laskutustietoja ei ole täytetty, voi maksatus myöhästyä usealla kuukaudella. Rastita Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini jonka jälkeen saat kuukausittain maksuaineiston pdf-tiedostoina maksuajon jälkeen sähköpostiisi. 3. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alle palveluntuottaja luo yritykselle toimipaikan. Toimipaikka luodaan aina vaikka toimipaikan tiedot olisivat samat kuin yrityksen tiedot. Mikäli toimipaikkoja on useampia, täytyy jokainen luoda erikseen. Toimipaikoilta vaaditut liitteet: 3.1. AVIn tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta 3.2. omavalvontasuunnitelma joka pitää sisällään toiminta-ajatuksen ja toimintasuunnitelman. Käytä Valviran sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman pohjaa niiltä osin kun se koskee yritystäsi. Pohja löytyy Valviran omilta sivuilta. 4. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 5. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 6. Työntekijät Älä täytä näihin mitään. 7. Alihankkijat Älä täytä näihin mitään. Muista täyttää kaikki tärkeät tiedot ennen palveluntuottajaksi palveluihin hakeutumista. Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun tapahtuu Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta pitää ensin valita kunta jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu johon hakeudutaan. Itse hakemus on 8-kohtainen. Palveluntuottaja täyttää tarvittavat ja vaaditut tiedot, jonka jälkeen hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään hyväksyttäväksi Yhteenveto -sivun lopussa. HUOM! Yksiköihin, toiminta-alueisiin ja työntekijöihin ei täytetä mitään tietoja. 1. Tuottaja Tuottaja-välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y- tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. 12
2. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alla rastitetaan ne toimipaikat, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. 3. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 4. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 5. Työntekijät Vastuuhenkilön tiedot täytetään, ei muiden työntekijöiden tietoja. 6. Alihankkijat Älä täytä näihin mitään. 7. Hinnasto Hinnasto-välilehdelle palveluntuottaja lisää hinnaston. Nimeä hinnasto sen alkamispäivän mukaan. Hinnaston on oltava toistaiseksi voimassaoleva. Hinnaston on aina oltava toimipaikkakohtainen. Luo jokaiselle toimipaikalle oma hinnasto vaikka näillä olisikin samat hinnat. Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa jos hinnastoa ei ole lisätty. Yli 16 vuotiaiden omaishoidon kotipalvelusetelin palvelusisällöt ovat: Arkisin 7.00 18.00 Arkisin 18.00 22.00 Arkisin 22.00 7.00 Lauantaisin 7.00 18.00 Lauantaisin 18.00 22.00 Lauantaisin 22.00 7.00 Su, pyhät ja aatot 7.00 18.00 Su, pyhät ja aatot 18.00 22.00 Su, pyhät ja aatot 22.00 7.00 Yli 16 vuotiaiden omaishoidon lakisääteisen vapaan palvelusisällöt ovat: Arkisin 7.00 18.00 Arkisin 18.00 22.00 Arkisin 22.00 7.00 Lauantaisin 7.00 18.00 Lauantaisin 18.00 22.00 Lauantaisin 22.00 7.00 Su, pyhät ja aatot 7.00 18.00 Su, pyhät ja aatot 18.00 22.00 Su, pyhät ja aatot 22.00 7.00 8. Yhteenveto Yhteenveto-välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Muista allekirjoittaa hakemus KATSO-tunnusten avulla ja lähettää se kunnalle 13
hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kunta hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 1.4 Vammaispalvelut/ Henkilökohtainen apu Käyttäjätunnusten luomisen jälkeen ensimmäinen tehtävä on täyttää yritykselle kaikki tarpeelliset tiedot Yrityksen tiedot -välilehden alla. Huomioi kaikki lakisääteiset liitteet ja nimeä ne sisältönsä mukaan. Esim. Omavalvontasuunnitelma 2014-2015.doc 1. Perustiedot välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. Jos kuulut tilaajavastuuseen, rastita Yritys kuuluu tilaajavastuuseen ja paina nappia Tarkista tilaajavastuusta. Perustietojen alle lisättävät liitteet: 1.1. verovelkatodistus 1.2. vastuuvakuutustodistus 1.3. YEL-vakuutusote (tai Tyel) 1.4. ja Tyel-vakuutusote (tai YEL) Henkilökohtaisen avun palvelusisällöt: Arkisin Lauantaisin Su ja arkipyhät 14
2. Laskutustiedot Laskutustiedot-välilehdelle palveluntuottaja täyttää yrityksensä laskutustiedot. HUOM! Välttämätöntä kunnan maksuja varten. Mikäli laskutustietoja ei ole täytetty, voi maksatus myöhästyä usealla kuukaudella. Rastita Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini jonka jälkeen saat kuukausittain maksuaineiston pdf-tiedostoina maksuajon jälkeen sähköpostiisi. 3. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alle palveluntuottaja luo yritykselle toimipaikan. Toimipaikka luodaan aina vaikka toimipaikan tiedot olisivat samat kuin yrityksen tiedot. Mikäli toimipaikkoja on useampia, täytyy jokainen luoda erikseen. Toimipaikoilta vaaditut liitteet: 3.1. AVIn tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta 3.2. omavalvontasuunnitelma joka pitää sisällään toiminta-ajatuksen ja toimintasuunnitelman. Käytä Valviran sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman pohjaa niiltä osin kun se koskee yritystäsi. Pohja löytyy Valviran omilta sivuilta. 4. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 5. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 6. Työntekijät Vastuuhenkilön tiedot täytetään, ei muiden työntekijöiden tietoja. 7. Alihankkijat Älä täytä näihin mitään. Muista täyttää kaikki tärkeät tiedot ennen palveluntuottajaksi palveluihin hakeutumista. Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun tapahtuu Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta pitää ensin valita kunta jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu johon hakeudutaan. Itse hakemus on 8-kohtainen. Palveluntuottaja täyttää tarvittavat ja vaaditut tiedot, jonka jälkeen hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään hyväksyttäväksi Yhteenveto -sivun lopussa. 15 HUOM! Yksiköihin, toiminta-alueisiin ja työntekijöihin ei täytetä mitään tietoja.
1. Tuottaja Tuottaja-välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y- tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. 2. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alla rastitetaan ne toimipaikat, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. 3. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 4. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 5. Työntekijät Älä täytä näihin mitään. 6. Alihankkijat Älä täytä näihin mitään. 7. Hinnasto Hinnasto-välilehdelle palveluntuottaja lisää hinnaston. Nimeä hinnasto sen alkamispäivän mukaan. Hinnaston on oltava toistaiseksi voimassaoleva. Hinnaston on aina oltava toimipaikkakohtainen. Luo jokaiselle toimipaikalle oma hinnasto vaikka näillä olisikin samat hinnat. Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa jos hinnastoa ei ole lisätty. 16
2 Kirjautuminen järjestelmään olemassa olevilla tunnuksilla Mene selaimellasi osoitteeseen https://parastapalvelua.fi Kirjautuminen palveluun tapahtuu oikealta yläkulmasta löytyvän Kirjaudu sisään -napin kautta. Jos olet jo aiemmin hakeutunut palveluntuottajaksi ja sinulla on tunnukset järjestelmään, kirjaudu kohdasta Palveluntuottaja. Kirjaudu sisään sähköpostilla ja salasanalla. Järjestelmä kysyy sähköpostiosoitetta ja salasanaa, joiden jälkeen painetaan kirjaudu sisään nappia. HUOM! Jos syötät salasanan väärin viisi kertaa, tunnuksesi lukittuu ja ainoastaan järjestelmän toimittaja voi avata sen. Avaaminen voi kestää useita vuorokausia. Ilmoita lukituksesta pääkäyttäjälle, joka ottaa yhteyttä järjestelmän toimittajaan. On helpompi tilata uusi salasana unohtuneen tilalle. 2.1 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto Jos saat virheilmoituksen kirjautuessa vanhentuneesta salasanasta, tai olet unohtanut salasanasi, onnistuu salasanan vaihto tilaamalla uusi salasana sähköpostiisi. Painettuasi linkkiä pääset sivulle jossa kysytään palveluun kirjautumisessa käytetty sähköpostiosoite sekä ruudulla näkyvä tekstivarmennus. Uuden tekstivarmennuksen saat päivittämällä sivun selaimen päivitysnapilla tai F5-näppäimellä. Painettuasi Lähetä uusi salasana nappia saat sähköpostiisi linkin, jota käyttämällä pääset vaihtamaan salasanasi uuteen. Muista ottaa huomioon salasanan muotovaatimukset, eli isoja ja pieni kirjaimia sekä numeroita ja vähintään 8 merkkiä. 17
2.2 Yrityksen tiedot Yrityksen tiedot kohdan alta löydät välilehdet yrityksen perus- ja laskutustiedoille, toimipaikoille, toimintaalueille, yksiköille, työntekijöille sekä alihankkijoille. HUOM! Yksiköt, toiminta-alueet, työntekijät eivät ole tällä hetkellä käytössä. Hakemusohjeet ovat aina kunta- ja palvelukohtaisia. Tarkista aina omat ohjeesi kunnalta. 2.2.1 Laskutustietojen muutos ja lisäys Laskutustietojen lisääminen ja muuttaminen tapahtuu Laskutustiedot -välilehdellä. Laskutustietojen täyttäminen ja ajan tasalla pitäminen on erittäin tärkeää maksuliikenteen varmistamiseksi. Jos palveluntuottajan laskutustiedot ovat puutteelliset, voivat kunnan maksut myöhästyä huomattavasti. 18
2.2.2 Toimipaikan lisääminen ja poistaminen Uusien toimipaikkojen perustamien tapahtuu Toimipaikat -välilehdellä. Jokaiselle toimipaikalle pitää täyttää omat tiedot sekä vaaditut liitteet. Toimipaikan tallentamisen jälkeen sille voi lisätä omat laskutustiedot Laskutustiedot -välilehdellä. Jokaisella toimipaikalla voi olla omat laskutustiedot. Jos toimipaikalle ei ole omia laskutustietoja, käytetään yrityksen laskutustietoja niiden sijaan. Jos laskutustietoja ei ole syötetty lainkaan, kunnalta saatavat maksut myöhästyvät. Toimipaikka on liitettävä palveluun palveluhakemuksen kautta ja hyväksytettävä kunnalla. Lisäksi toimipaikalle pitää luoda oma hinnasto palveluun liittämisen yhteydessä. Tarkista sääntökirjasta tai hakeutumisohjeista toimipaikalle vaaditut liitteet. 2.2.3 Alihankkijan lisääminen ja poistaminen Yrityksen käyttämiä alihankkijoita hallinnoidaan Alihankkijat -välilehdellä. Alihankkija lisätään antamalla sen Y-tunnus sekä liittämällä vaaditut liitteet. Voit myös hakea liitteet suoraan tilaajavastuusta painamalla Tarkista tilaajavastuusta, jos alihankkija on tilaajavastuun jäsen. Alihankkija on liitettävä palveluun palveluhakemuksen kautta ja hyväksytettävä kunnalla. Tarkista sääntökirjasta alihankkijalle vaaditut liitteet. 19
2.3 Palvelut Palvelut-kohdan alta löytyvät kaikki palvelut, joihin yritys on hakeutunut ja hyväksytty palveluntuottajaksi. Sivulta löytyvät myös mahdolliset keskeneräisten hakemusten luonnokset sekä hakemukset jotka vaativat lisätietoa. Sivun oikeassa reunassa on myös mahdollisuus uusien hakemuksien lähettämiselle. 2.3.1 Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun tapahtuu Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta pitää ensin valita kunta jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu johon hakeudutaan. Itse hakemus on 8-kohtainen. Palveluntuottaja täyttää tarvittavat ja vaaditut tiedot, jonka jälkeen hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään hyväksyttäväksi Yhteenveto -sivun lopussa. HUOM! Yksiköihin, toiminta-alueisiin ja työntekijöihin ei täytetä mitään tietoja. 1. Tuottaja Tuottaja-välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y- tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. 2. Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alla rastitetaan ne toimipaikat, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. 3. Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 20
4. Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 5. Työntekijät Älä täytä näihin mitään. 6. Alihankkijat Alihankkijat-välilehdelle palveluntuottaja rastittaa käyttämänsä alihankkijat. Alihankkijat ovat käytössä vain tehostetussa palveluasumisessa. 7. Hinnasto Hinnasto-välilehdelle palveluntuottaja lisää hinnaston. Nimeä hinnasto sen alkamispäivän mukaan. Hinnaston on oltava toistaiseksi voimassaoleva. Hinnaston on aina oltava toimipaikkakohtainen. Luo jokaiselle toimipaikalle oma hinnasto vaikka näillä olisikin samat hinnat. Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa jos hinnastoa ei ole lisätty. 8. Yhteenveto Yhteenveto-välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Muista allekirjoittaa hakemus KATSO-tunnusten avulla ja lähettää se kunnalle hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. 2.3.2 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu Jos palveluntuottaja on luonut hakemuksen joka on jäänyt keskeneräiseksi, jää tämä kyseinen hakemus luonnos-tilaan. Jos kunta palauttaa lähetetyn hakemuksen vaatien lisätietoja, näkyy hakemus keskeneräinen -tilassa. Luonnos- ja keskeneräinen -tilassa olevat hakemukset löytyvät Palvelut -välilehden alta, ja niistä ilmoitetaan sivun yläreunassa olevassa inforuudussa: 21
Hakemusta pääsee jatkamaan joko inforuudussa olevasta Täydennä tiedot nyt -linkistä, tai palveluhakemuksen kohdalta löytyvästä Muokkaa tietoja linkistä. Keskeneräisiä hakemuksia muokattaessa päästään samaan 8-kohtaiseen hakemukseen, jonka täytettyään palveluntuottaja allekirjoittaa ja lähettää hakemuksen kunnalle hyväksyttäväksi Yhteenveto -välilehden kautta. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. 2.3.3 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu Hyväksytyt palveluhakemukset näkyvät Palvelut -välilehden alla, ja näissä palveluissa tilana on Hyväksytty. Hyväksytyn palvelun tietoja voi tarkastella Avaa yhteenveto -linkistä, sekä esimerkiksi hinnastoa voi muokata Muokkaa tietoja linkin kautta. Yhteenveto-sivun takana voi tarkastella yrityksen ja palveluntuottajan hakemuksessa toimittamia tietoja sekä liitteitä, ja lisäksi tarkastella voimassaolevia hinnastoja. Jos hinnasto on voimassa toistaiseksi, pääsee Muokkaa tietoja linkin takaa esimerkiksi päivittämään tai lisäämään hinnastoja. 2.3.4 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen Hinnaston päivittäminen hyväksyttyyn palveluun tapahtuu Palvelut-sivun kautta. Sivulla näkyvät hyväksytyt palvelut, ja niiden hinnastoja pääsee muokkaamaan Muokkaa tietoja napin kautta. HUOM! Palveluiden sääntökirjassa on tarkat ehdot hintojen muuttamiseen. 22
Muokkaa tietoja napin takaa löytyy sama 8-kohtainen hakemus, kuin uutta hakemusta tehdessä. Hinnaston muokkaaminen tapahtuu kohdassa 7. Hinnasto. Hinnasto -välilehden takaa löytyy sivu, jossa vasemmalla reunalla näkyvät mahdolliset voimassaolevat hinnastot. Uuden hinnaston täyttö vaatii nimen ja palvelunsisällöt sekä niiden yksikkökohtaiset hinnat. Lisätietokenttä: Täytetään palvelukohtaisten ohjeiden mukaisesti. Päivitettävissä koska tahansa ilman kunnan hyväksyntää. Hinnasto on oletuksena yrityskohtainen. Hinnaston tulee olla toimipaikkakohtainen. Tästä lisää alempana. Hinnastolle laitetaan voimassaoloaika. Hinnastot ovat Turussa aina voimassa toistaiseksi, joten muista rastittaa Toistaiseksi voimassa kohta. Hinnaston ollessa valmis painetaan Tallenna muutokset. 23
Tuottajanosakohtainen hinnasto luodaan valitsemalla Tuottajanosakohtainen -nappi, sekä valitsemalla alasvetovalikosta mikä tuottajanosa on kyseessä. Tällä ominaisuudella luodaan oma hinnasto jokaiselle toimipaikalle. Tuottajanosaksi valitaan ensimmäiseen alasvetovalikkoon toimipaikka. Jälkimmäiseen kohtaan se toimipaikka jolle hinnasto halutaan kohdistaa. Olemassaolevia hinnastoja voidaan tarkastella valitsemalla hyväksytystä palvelusta Avaa yhteenveto. Hinnastot löytyvät yhteenvedon alareunasta, ja niitä voi tarkastella avaamalla ne +merkistä. 24
3 Asiakkaat 3.1. Asiakkaan lisääminen ja palveluvarauksen tekeminen Asiakkaat lisätään järjestelmään tekemällä asiakkaan palveluseteliin uusi palveluvaraus. Palveluvaraus tapahtuu Asiakas -välilehden alla kohdassa Tee uusi palveluvaraus. Varauksen tekeminen vaatii asiakkaan antaman palvelusetelin numeron. HUOM! Palveluvaraus tehdään seteliin vain kerran, varausta ei tarvitse tehdä kuukausittain tai aina tapahtumia kirjatessa. Palvelusetelin tiedot syötettyään palveluntuottaja saa auki palvelusetelin tiedot sekä siihen soveltuvat palvelusisällöt. Palveluvaraus tehdään Tee palveluvaraus -linkin avulla. Palveluvaraus tehdään vain yhteen palvelusisältöön vaikka setelillä olisi useita palvelusisältöjä. Palveluvaraukseen täytetään palveluntuottajaosa joka varauksen tekee (oletuksena yritys), rastitetaan sopimusehtojen ja sopimussuhteen muodostamisen hyväksyminen sekä lisätään mahdolliset lisätiedot tapahtuma-varauksesta, jonka jälkeen palveluvaraus lähetetään. Jos palvelusetelin tietoja ei löydy, palveluntuottajalla ei ole seteliin soveltuvaa palvelua, ei ole voimassaolevaa hinnastoa tai seteli on väärä/suljettu. Ota tässä tapauksessa yhteyttä setelin myöntäjään. 3.2. Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset eri palveluihin löytyvät Palveluvaraukset - välilehden takaa. Tätä kautta voi myös kirjata tapahtuman kyseiselle palveluvaraukselle. Avaa - linkistä saa tarkasteltua kyseisen palveluvarauksen lisätietoja. 25
3.3. Asiakkaan hakeminen ja tietojen tarkastelu Asiakkaan hakeminen tapahtuu Asiakkaat -sivun kautta nimen tai henkilötunnuksen avulla. Haku näyttää asiakkaat, jotka täyttävät jonkun seuraavista ehdoista: asiakkaalla on palvelutapahtuma palveluntuottajan kanssa viimeisen 3 vuoden sisällä voimassa oleva palvelupyyntö tai -varaus Asiakkaan nimeä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan asiakkaan tietoja. 1. Asiakkaan tiedot Lakiteknisistä syistä laskulla ei voi näkyä asiakasta yksilöivää tietoa. Tämän vuoksi palveluntuottaja voi yksilöidä asiakkaansa omalla asiakasnumerolla, joka tulee näkyviin laskulle ja on palveluntuottajakohtainen. 2. Ostovoimat Asiakkaalle myönnetyt ostovoimat 3. Saldo-ostovoimat Asiakkaalle myönnetyt saldo-ostovoimat 4. Palveluvaraukset Asiakkaan ostovoimiin kohdistetut voimassaolevat palveluvaraukset 5. Tapahtumat Asiakkaan ostovoimille kirjatut tapahtumat 6. Omavastuuerittely Asiakkaan omavastuuerittely 3.4. Tapahtuman kirjaaminen Tapahtumat palveluseteleille kirjataan asiakkaan Ostovoimat -välilehdellä. Ostovoimat -välilehdellä näkyvät kaikki asiakkaan voimassaolevat palvelusetelit. Seteleistä käyvät ilmi myöntämispäivämäärä, käytettävissä oleva palvelu, setelin käytössä olevat palvelusisällöt, voimassaolo ja setelin tila. 26
Setelin tila voi olla myönnetty, avoin tai suljettu: 1. Myönnetty palveluseteli jota ei ole vielä käytetty 2. Avoin seteliä on veloitettu jakson aikana 3. Suljettu seteli on käytetty loppuun tai se on suljettu muusta syystä ja ei ole enää voimassa. Setelille kirjataan uusi tapahtuma sopivan ostovoimasisällön kohdalta Kirjaa uusi -linkin takaa. Palvelutapahtumaan täytetään sisältö, soveltuva palveluntuottaja tai palveluntuottajaosa sekä palvelun alku- ja loppuaika. Kirjauksen arvo lasketaan automaattisesti yksiköiden ja arvo/yksikkö tiedon mukaan. Aikatyyppisissä yksiköissä (tunti) myös loppupvm ja loppukellonaika ovat pakollisia kenttiä. HUOM! Tuntipohjainen määrä ilmoitetaan aina yksikköinä, esimerkiksi 15 min = 0,25 yksikköä; 30 min = 0,5 yksikköä; 45 min = 0,75 yksikköä, ja 60 min = 1,0 yksikköä tapahtumat jäävät usein kirjaamatta ja eivät päädy laskutukseen. Palvelutapahtumat kirjataan suoraan Kirjaa - napin kautta. Keskeneräisenä tallennetut 27
3.5. Tapahtumien poistaminen Virheellinen tapahtuma on muokattavissa ja poistettavissa saman kuukauden aikana. Mikäli virheellinen tapahtuma on mennyt laskutukseen, ilmoita tapahtuman täydelliset tiedot kunnan työntekijälle. 3.6. Keskeytyksen kirjaaminen Keskeytyksen kirjaaminen on mahdollinen vain jatkuville palveluille joiden yksikkö on vuorokausi, kuten palveluasuminen. Kunta on määritellyt maksuprosentit eri keskeytystilanteille. Maksuprosentit ovat palvelu- ja keskeytyssyykohtaisia. 1. Valitse syy. 2. Syötä keskeytyksen alkupäivämäärä-kenttään keskeytyksen alkamispäivä. 3. Alkamispäivä huomioidaan keskeytysajan maksuissa. 4. Jos keskeytys ei ole vielä päättynyt, valitse "Tallenna keskeneräisenä". 5. Kun keskeytys päättyy, syötä keskeytyksen loppupäivämäärä-kenttään keskeytyksen loppupäivä ja valitse "Kirjaa". Loppupäivästä maksetaan aina normaali maksu (100 %). 6. Ensimmäisestä keskeytyspäivästä kunta maksaa aina 100 %. Asiakkaan joutuessa sairaalaan kunta maksaa seuraavista päivistä 50 % kahteen viikkoon asti, muissa tapauksissa maksuprosentti seuraavilta päiviltä on 0 %. Keskeytyksestä muodostuu kaksi tapahtumaa, alkupäivä sekä jatkopäivät. 28
3.7. Asiakkaan tapahtuminen tarkastelu Asiakkaan palvelutapahtumia voi tarkastella Palvelutapahtumat -välilehden alta. Sivulta löytyvät kaikki palvelutapahtumat, niiden sisältö, tila sekä linkki tarkempaa tarkastelua varten. 3.8. Omavastuuerittelyn luonti Asiakkaan omavastuuerittelyn luonti tapahtuu Omavastuuerittely -välilehden kautta. Hakuun täytetään haettu palvelu sekä erittelyn toivottu alku- ja loppupäivämäärä. Klikkaamalla Tee omavastuuerittely saadaan erittely auki. Omavastuuerittelystä käy ilmi palvelusisältö, setelin tiedot, palvelun hinta ja asiakkaalle jäävä omavastuuosuus. Omavastuuerittelyn voi tulostaa klikkaamalla Avaa tulostettava versio. 29
HUOM! Kunnalle manuaalisesti tarkastettaviksi menevät kirjaukset näkyvät omavastuuerittelyssä siihen asti että ne hylätään tai hyväksytään. Hylätyt tapahtumat poistuvat omavastuuerittelyltä, hyväksytyt jäävät näkymään normaalisti. Manuaalisesti tarkastettavaksi menevät ne tapahtumat jotka ylittävät asiakkaalle myönnetyn palvelun määrän. Maksu kunnalta palveluntuottajalle tapahtuu vasta kun tapahtuma on hyväksytty. Erikseen hyväksyttävissä tapahtumissa maksu voi siirtyä seuraavaan maksatukseen. 3.9. Virheelliset kirjaukset ja hyvitykset Virheelliset tapahtumakirjaukset, jotka maksetaan palveluntuottajalle, hyvitetään seuraavan kuukauden laskutuksessa. Hyvitykset käsitellään seuraavanlaisesti: Kolme kirjausta joista yksi on virheellinen Tapahtumat kirjataan ja lähetetään kunnalle Virheellisestä kirjauksesta tehdään hyvityskirjaus Maksuista vähennetään virheellisesti kirjatun tapahtuman arvo 3.10. Käyttäjätunnusten hallinnointi Käyttäjät -kohdassa voidaan tarkastella sallittuja käyttäjiä, lisätä uusia sekä deaktivoida vanhoja käyttäjiä. 30
Järjestelmälle voidaan lisätä uusia käyttäjiä Käyttäjät - välilehden Luo uusi käyttäjä -napin avulla. Lomakkeeseen täytetään käyttäjän tiedot, rooli, sähköpostit joka toimii käyttäjätunnuksena sekä salasana, jonka jälkeen käyttäjä tallennetaan Tallenna -napilla. Uusi käyttäjä vaihtaa tämän salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. 3.11. Käyttäjät ja tiimit Palveluntuottajayrityksen käyttäjäroolit PSOP-järjestelmässä ovat lueteltu alla. Valitse niistä työntekijälle rooli järjestelmässä. KATSO -pääkäyttäjä /nimenkirjoitusoikeus Vain nimenkirjoitusoikeudellinen voi lähettää hyväksytettäväksi eli allekirjoittaa Palveluntuottajaksi/Palvelunosatuottajaksi hakeutumisia. Käyttäjällä on samat oikeudet kuin järjestelmän pääkäyttäjällä. Käyttäjä voi luoda pääkäyttäjän tunnuksia PSOP-järjestelmään. Pääkäyttäjä Yrityksen pääkäyttäjä, joka voi hakea tuottajaksi ja mm. päivittää yrityksen tietoja. Pääkäyttäjällä on oikeudet kaikkiin palveluntuottajan toimintoihin. 31
Palvelusta vastaava Palvelusta vastaavalla on oikeudet hakeutua palveluntuottajaksi sekä palveluntuottajan hyväksyttyjen tietojen täydentämiseen, hinnastoon ja laskutustietoihin. Palvelun valmistelija Palveluntuottajan palvelunvalmistelija voi katsella ja täydentää yrityksen/palveluntuottajan hyväksyttyjä tietoja. Valmistelijalla ei ole oikeuksia päivittää laskutus tai hintatietoja. Kirjaaja Palveluntuottajan työntekijä, joka esim. antaa palvelun asiakkaalle. Palvelun antajalla on oikeus kirjata tapahtumia oman tiiminsä asiakkaille. Palvelun antaja näkee asiakkaan perustiedot ja palveluntuottajan toimialueelle myönnetyt ostovoimat ja -sisällöt. Käyttäjän lisääminen palvelutiimiin: Palvelutiimit tulee muodostaa jokaiseen kuntaan ja jokaiselle palvelulle erikseen. Jos käyttäjää ei ole liitetty palvelutiimiin, hän ei pääse ko. palvelun tietoihin käsiksi. 32
3.12. Raportit 3.12.1. Asiakkaat ja toteuma Raportilla voi tarkastella tietyn kunnan asiakkaita ja tapahtumia, sekä palveluntuottajan tilityksiä kunnalle sekä asiakkaan omavastuiden määrää. Raportille valitaan haluttu kunta sekä halutut palvelusisällöt ja mahdollinen palveluntuottajaosa tai koko yritys. Raportille valitaan haluttu aikaväli kuukausina. Raportille voi myös hakea vain tietyn asiakkaan tiedot henkilötunnuksen avulla. Paina lopuksi Luo raportti -nappia. Alla olevassa kuvassa näkyvät tiedot, jotka raporttiin tulevat. Palveluntuottajan asiakkaat 26.05.2016 14:38 Kunta: Kuusamo Aikaväli: 01.01.2016-30.04.2016 Palveluntuottaja: Hoivakoti Tervaskanto Valittu tuottajanosa: Koillismaa Valitut palvelut: Kotihoitopalvelut, palveluseteli Valittu asiakas: - Tuottaja Tuottajanosa Palvelu Asiakas Sisältö Yritys 1 Yritys 2 Tuotetut Yks Keskeneräiset Yks Omavastuuosuus Tilitetty Palautteet yht. Reklamaatiot 33
4 Käytön tuki 4.1 PSOP-järjestelmään liittyvä ongelmatilanne Kun tulee järjestelmään liittyvä ongelmatilanne pyydämme ottamaan yhteyttä pääsääntöisesti seuraavasti: ensiksi järjestelmän pääkäyttäjiin Anneli Nuutilaan tai Riitta Laitiseen sähköpostitse tai puhelimitse: 1. psop@kuusamo.fi (Anneli Nuutila ja Riitta Laitinen seuraavat sp-osoitetta) 2. Anneli Nuutila, puhelin 040 860 8841 3. Riitta Laitinen, 040 725 0264 Jos ongelma jatkuu, jompikumpi pääkäyttäjistä tekee ilmoituksen järjestelmätoimittajalle eli Digialle. Ilmoituksen tekemistä varten pyydämme ilmoittamaan seuraavat tiedot: 1. Kuka ongelman havaitsi? 2. Päivämäärä ja kellonaika milloin ongelma ilmaantui? Mahdollisimman tarkka ajankohta nopeuttaa vian löytymistä lokitietojen avulla. 3. Tietokoneelta kuvaruutukaappaus tilanteesta Ruutukaappaus saadaan kun painetaan Print Scrn -näppäintä, avataan esim. word ja painetaan Liitä-näppäintä. Näin ruutu tallentuu kuvakaappauksena. Print Scrnnäppäimen paikka riippuu näppäimistön merkistä. Joissakin malleissa ruutukaappauksen saa painamalla yhtä aikaa Fn ja Print Scrn -näppäimiä. Ruutukaappauskuvia voidaan käsitellä niin, että niistä peitetään asiakkaan nimi tietosuoja. 4. Ruutukaappauksen lisäksi mahdollisimman tarkka sanallinen kuvaus tilanteesta nopeuttaa ongelman ratkaisemista. Mitä olit tekemässä? Millä tavalla toimit? Millaisen herjan ohjelma antoi? 4.2 Muut ongelmatilanteet Palvelusetelipalveluun liittyvissä ongelmatilanteissa pyydämme ottamaan ensisijaisesti yhteyttä palvelukohtaisiin pääkäyttäjiin, jotka ovat Vappu Peltoniemi (kotihoitopalvelu, omaishoito ja henkilökohtainen apu) ja Pirkko Peltoniemi (asuminen): Vappu Peltoniemi vappu.peltoniemi@kuusamo.fi 040 860 8625 Pirkko Peltoniemi pirkko.peltoniemi@kuusamo.fi 040 846 8094 34 4.3 Lisätietoa www.parastapalvelua.fi www.kuusamo.fi/ palveluseteli
LIITE 1 Palveluntuottajan Käyttäjäroolit KATSO-pääkäyttäjä /nimenkirjoitusoikeus Vain nimenkirjoitusoikeudellinen voi lähettää hyväksytettäväksi eli allekirjoittaa Palveluntuottajaksi/Palvelunosatuottajaksi hakeutumisia. Käyttäjällä on samat oikeudet kuin järjestelmän pääkäyttäjällä. Käyttäjä voi luoda pääkäyttäjän tunnuksia PSOP-järjestelmään. Pääkäyttäjä Yrityksen pääkäyttäjä, joka voi hakea tuottajaksi ja mm. päivittää yrityksen tietoja. Pääkäyttäjällä on oikeudet kaikkiin palveluntuottajan toimintoihin. Palvelusta vastaava Palvelusta vastaavalla on oikeudet hakeutua palveluntuottajaksi sekä palveluntuottajan hyväksyttyjen tietojen täydentämiseen, hinnastoon ja laskutustietoihin. Palvelun valmistelija Palveluntuottajan palvelunvalmistelija voi katsella ja täydentää yrityksen/palveluntuottajan hyväksyttyjä tietoja. Valmistelijalla ei ole oikeuksia päivittää laskutus tai hintatietoja. Kirjaaja Palveluntuottajan työntekijä, joka esim. antaa palvelun asiakkaalle. Palvelun antajalla on oikeus kirjata tapahtumia oman tiiminsä asiakkaille. Palvelun antaja näkee asiakkaan perustiedot ja palveluntuottajan toimialueelle myönnetyt ostovoimat ja -sisällöt. 35
Kirjaaja Palvelun valmistelija Palvelusta vastaava Pääkäyttäjä Katso-pääkäyttäjä Palvelutuottajan käyttäjäroolit Nimenkirjoitusoikeus, eli hakemusten allekirjoitusoikeus Käyttäjänhallinta Palveluhakemuksen täyttäminen Hinnaston ja laskutustietojen muokkaus Yrityksen tietojen päivittäminen Tuottajanosien lisääminen Tuottajanosien tietojen päivittäminen Raportit Palvelutapahtumien kirjaaminen Palautteeseen vastaaminen Asiakkaan perustiedot LIITE 2 LIITTYMINEN TILAAJAVASTUU.FI LUOTETTAVA KUMPPANI -palveluun 36
Kuusamon kaupungin suositus on, että kaikki palveluseteli- ja ostopalvelutuottajat liittyvät Suomen Tilaajavastuun Luotettava Kumppani -ohjelmaan, jotta tilaajavastuutietojen sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen lupatietojen käsittely voidaan automatisoida. Ohjelmaan kuuluminen on myös helppo tapa osoittaa, että yritys täyttää lakisääteiset velvoitteensa Luotettava Kumppani on helpoin tapa hoitaa tilaajavastuulain edellyttämät velvollisuudet kerralla kuntoon. Palvelu noutaa työn toimittajan puolesta tiedot eri rekistereistä ja pitää tiedot ajan tasalla. Säästät aikaa ja vaivaa, kun tietoja ei tarvitse hakea ja toimittaa tilaajalle erikseen. Näyttämällä omat tiedot, yritys osoittaa toimivansa rehellisesti. Kun olet liittynyt palveluun, voit hakea raportin kirjautumalla sisään palveluun. Palvelun vuosihinta (12kk) on 100 + alv, eikä ole kalenterivuoteen sidottu. Mahdolliset jäsenedut huomioidaan aina laskutusvaiheessa automaattisesti. Saat palvelun käyttöösi Suomen Yrittäjien jäsenyrityksenä 15 % vuosialennuksella. Ota kaikki hyöty irti Luotettava Kumppani-palvelustamme jo tarjousvaiheessa ja vie viestinä yrityksesi asiakkaille, sillä Luotettavalla Kumppanilla on hyvä maine. Luotettavan Kumppanuuden hyödyt: Osoitat kumppaneillesi olevasi rehti yritys Vältyt aikaa vievältä todistusten toimittamiselta Voit hyödyntää kumppanuuttasi myynnin tukena tarjousvaiheessa Saat käyttöösi Luotettava Kumppani -logon, jota voit hyödyntää kaikessa viestinnässä Liity kumppaniksi ao. linkin kautta: https://raportit.tilaajavastuu.fi/tilaajavastuu.fi/sitefront/tilaajavastuu_liity_kumppaniksi_ lomake.jsf? Täyttämällä valtakirjan valtuutat Tilaajavastuun hakemaan ja uusimaan kaikki tilaajavastuulain vaatimat asiakirjat yrityksesi puolesta. Täytä valtakirja verkossa tai tulosta ja lähetä se postitse tai sähköpostitse. Palvelun tuottaja maksaa postimaksun puolestasi. https://www.tilaajavastuu.fi/wp-content/uploads/2016/03/valtuutus-sähköinen- 094506032016-A.pdf Yleistä tietoa https://www.tilaajavastuu.fi/fi/luotettava-kumppani/ 37