Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Tilannekatsaus 20.11.2014 Hallituksen kokous 27.11.2015 Kari Pessi
Valtorin tilannekatsaus Asiakas Asiakasneuvottelukunnan terveiset Asiakaspäivän 30.10.2014 terveiset VNHY-siirrot Tietovirasto Käynnissä olevat toimintosiirrot Palvelut ja prosessit Päätelaitteiden minikilpailutus 2 Kari Pessi 20.11.2014
Karin tilannekatsaukseen hallitukseen 27.11. Asiakasneuvottelukunta, asiakaspäivä, VNHY, Tietovirasto
Valtorin asiakasneuvottelukunnan kuulumiset Asiakasneuvottelukunta piti kokouksen 19.11. Seuraava kokous on yhteiskokous hallituksen kanssa 12.12. Asiakasneuvottelukunnan kuuleminen TORI-siirron (Viestintävirasto) rajaukseen liittyen. As nk puoltaa esitettyä rajausta. Puitesopimuksen mukaisten asiakaskohtaisten kehityssuunnitelmien laatiminen käynnistettävä, vaikka Valtorin yhtenäistämissuunnitelmat ovat kesken. Palveluiden tuotteistuskonseptin esittely asiakasneuvottelukunnalle helmikuussa 2015. VM:n ja Valtorin väliseen tulossopimukseen toivottiin palvelutuotannon laatuun liittyviä tavoitteita/mittareita. Toiminnan tehokkuuteen liittyen /työasema mittaria ei pidetty parhaana mahdollisena (saattaa antaa virheellisen kuvan). Yleisesti tavoitteita pidettiin haastavina onko mahdollista oikeasti saada kaikki aikaiseksi 2015 aikana? Keskustelu VNHY:n vaikutuksesta Valtorin toimintaan. Todettiin, että ministeriö-vnhy-valtori akselin toimintamalli, roolit ja vastuut vaativat VNHY-hankkeelta täsmennystä. 4 Valtori - Etunimi Sukunimi 2.12.2014
Valtorin asiakaspäivä 30.10. Valtori järjesti asiakaspäivän 30.10. Helsingissä Asiakaspalautetta kysyttiin tilaisuuden jälkeen verkkokyselyllä. Kysely lähetettiin 325 tilaisuuteen osallistuneelle vastauksia saatiin 97. Kokonaisuutena arvioiden tilaisuus onnistui erittäin hyvin: Kuinka arvioisit asiakaspäivää kokonaisuutena? Lukumäärä Prosentti Kiitettävä 27 28 % Hyvä 56 58 % Tyydyttävä 14 14 % Huono 0 0 % Yhteensä 97 100 % 5 Valtori - Etunimi Sukunimi 2.12.2014
Valtioneuvoston hallintoyksikköhanke (VNHY) Valtorin edustajat ovat mukana VNHY-hankkeen III-vaiheen työryhmissä: Tieto koordinaatioryhmä Tietotekniikkaryhmä Tietojärjestelmäryhmä Tietoturvaryhmä Valtorin ja VNHY-hankkeen välillä on käyty keskusteluja Valtorista VNHY:lle siirtyvistä tehtävistä. VNHY liittyy myös ministeriöiden TORI-siirtoihin erityisesti OKM, UM, SM, jotka eivät ole vielä siirtyneet. Perusajatus on selvä: VNK/VNHY tilaa valtioneuvoston toimialariippumattomat ICT-palvelut Valtorilta. Käytännön toimintamalleissa vielä paljon suunniteltavaa VNHY aloittaa toimintansa 1.3.2015 6 Valtori - Etunimi Sukunimi 2.12.2014
Tietovirasto ja Valtori VM:n JulkICT yksikön kanssa on käynnistetty keskustelut Valtorin ja tulevan Tietoviraston työnjaosta sähköisen asioinnin tukipalveluiden osalta Laki valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palveluiden järjestämisestä ja sen perusteella annettu asetus Valtion yhteisiä tieto- ja viestintäteknisiä palveluja ovat (Laki 2 ): 3) yhteiset sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalvelut, joilla tarkoitetaan sähköisen asioinnin toteuttamisen edellyttämiä tai sähköisiin asiointipalveluihin liittymistä tukevia tieto- ja viestintäteknisiä ratkaisuja. 7 Kari Pessi 20.11.2014
Tietovirasto ja Valtori Valtion yhteisiä sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluja ovat (Asetus 3 ): 1) viranomaisten ja kansalaisten tai yhteisöjen välinen viestintäkanava ja hallinnollisten päätösten keskitetty sähköinen toimittamispaikka; 2) palvelu, jonka avulla viranomaiset tuottavat vuorovaikutteisia sähköisiä asiointipalveluja; 3) tunnistamisen, allekirjoittamisen ja maksamisen kokoamis- ja hallinnointipalvelut; 4) virkamiehen ja muun julkista valtaa käyttävän henkilön tunnistamisen kokoamisja hallinnointipalvelu; 5) henkilöiden toimivaltuuksien ja valtuutusten hallinnointipalvelu; 6) verkkopalvelut, jotka kokoavat julkisen hallinnon palveluja ja niiden vakioituja tietoja ja tarjoavat ne keskitetysti saataville; 7) palvelu, joka kokoaa yhteen toimivuuden ohjausta ja kehittämistä koskevia tietoja ja palveluja sekä tarjoaa ne keskitetysti saataville; 8) tiedonvälityskanava, jolla viranomaiset ja yhteisöt voivat siirtää tietovarantoihin sisältyviä tietoja ja tarjota sähköisiä palveluja; 9) julkisen hallinnon tietovarantoihin sisältyvien tietojen tarkastuspalvelu. 8 Kari Pessi 20.11.2014
Tietovirasto ja Valtori Palvelukeskus tuottaa ja kehittää seuraavia valtion yhteisiä sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluja (Asetus 5 ): 1) viranomaisten ja kansalaisten tai yhteisöjen välistä viestintäkanavaa ja hallinnollisten päätösten keskitettyä sähköistä toimittamispaikkaa; 2) tunnistamisen, allekirjoittamisen ja maksamisen kokoamis- ja hallinnointipalvelua; 3) virkamiehen ja muun julkista valtaa käyttävän henkilön tunnistamisen kokoamis- ja hallinnointipalvelua; 4) palvelua, joka kokoaa yhteen toimivuuden ohjausta ja kehittämistä koskevia tietoja ja palveluja sekä tarjoaa ne keskitetysti saataville; 5) palvelua, jonka avulla viranomaiset tuottavat vuorovaikutteisia sähköisiä asiointipalveluja. Palvelukeskus voi tuottaa ja kehittää myös palveluihinsa liittyviä projekti- ja asiantuntijapalveluja. 9 Valtori - 2.12.2014
Tavoitteena selkeät tietohallinnon rakenteet Strategia Politiikka Lainsäädäntö Resurssit Yhteiset digitalisointihankkeet ja palvelut Standardit ja ohjeistukset Valvonta Valtori Yhteiset perustietotekniikkapalvelut Yhteiset tietojärjestelmäpalvelut Osasto pp.kk.vvvv 10
Perustietovarannot Julkisen hallinnon kohdealue- ja toimialakohtaiset palvelut Valtion yhteiset palvelut Kuntien yhteiset palvelut Yrityssektorin palvelut Visiona v. 2017 Hallinnon asiakkaan yhteinen palvelunäkymä, joka jakautuu roolivalinnan jälkeen kansalaisen ja yrityksen näkymään Palveluväylä tuotannossa 2015 Kansalaisen palvelunäkymä Omien rekisteritietojen katselu Personoitu palvelunäkymä Palveluhaku ja karttanäkymä Herätteet, suositukset z Sähk. palvelujen koonti, yksi tunnistautuminen Elämäntilannekohtaiset palveluoppaat Korvaa vaiheittain kansalaisportaali Suomi.fin nykyisen sisällön. Palvelutietovaranto PTV, betaversio 11/2014 Rooli/ valtuutuspalvelu Valmis 2017 Tunnistuspalvelut Nykyiset tunnistuspalvelut: Vetuma (kansalaiset) KATSO (yritykset) Tunnistus.fi (kansalaiset, Vero ja TE) Korvautuvat uudella tunnistusratkaisulla 2016-2017.. Yrityksen palvelunäkymä Korvaa vaiheittain yritysportaali Yrityssuomi.fin ja Oma Yritys-Suomi -palvelun nykyisen kokonaisuuden SADe-palvelut Viranomaisen palvelunäkymä Konseptointi vielä kesken, mahdollinen koonti mm.yhteentoimivuus.fi-palvelusta ja Suomi.fin Työhuonesivuston (mm. viranomaisten väliset asiointipalvelut) sisällöistä. Kansalaisen asiointitili, jonka tilalle kansalaisten ja yritysten asiointitili, valmis1/2016, kiinteästi osaksi palvelunäkymiä
Asiakasreklamaatiot 3-10/2014 HA/kk 3 4 5 6 7 8 9 10 VNK UM OM 2 SM PLM VM 3 1 1 1 1 OKM MMM 1 LVM TEM 1 STM YM Muut Reklamaation aihe Käyttöpalvelut Käyttöpalvelut Käyttöpalvelut Tietoliikennepalvelut Käyttöpalvelut Päätelaitepalvelut Viestintätekniset palvelut Käyttöpalvelut 12 Kari Pessi 20.11.2014
Toimintosiirrot 1.11.2014 Virasto Sopimusarvo t Henkilöitä Omaisuus t Työasemia Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto 790 3+2 215 Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2 184 22 265 1433 Niuvanniemen sairaala 350 1 300 Vanhan Vaasan sairaala 265 2 Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 160 1 67 Ympäristöministeriö 348 2 318 Liikenteen turvallisuusvirasto 11 695 9 720 Liikennevirasto 7 535 2 1000 1.11.2014 yhteensä 23 440 42 + 2 265 4053 YHTEENSÄ 131 126 473 + 2 6805 42473 13 Kari Pessi 20.11.2014
Yleistilanne ja aikaansaannokset Siirrot 1.11 hoidettiin onnistuneesti Vastuunvaihtopäivä 1.11.2014 -> 1.1.2015: SYKEn, STUK:n ja Ilmatieteen laitoksen projekteissa on haasteita mm. siirrettävän kokonaisuuden rajaamisessa, joten niiden siirtopäivää on lykätty tammikuuhun. Vastuunvaihtopäivä 1.1.2015 Tilastokeskuksen, Fimean ja Luonnonvarakeskuksen (Metla + MTT + RKTL) siirtoprojektit etenevät suunnitellusti. Muut käynnissä olevat: Viestintäviraston (siirtopäivä 1.2.2015) kanssa on käyty keskusteluja rajauksesta ja se tuodaan ohjausryhmän käsittelyyn joulukuussa. Tekes, PRH, Tukes, GTK siirtoprojektit etenevät suunnitellusti. Lokakuussa alkoivat VRK:n, OKM & Taiken, MMM:n hallinnonalan siirtoprojektit 14 Kari Pessi 20.11.2014
Resurssit Ostopalveluina ovat aloittaneen henkilöstöasiantuntija, kaksi projektipäällikköä ja kaksi palveluryhmän vetäjää Poikkeamat, ongelmat, riskit STUK, Ilmatieteen laitos, Viestintävirasto: Rajauksissa sekä Valtoriin siirtyvissä tehtävissä keskusteltavaa. 15 Kari Pessi 20.11.2014
Päätelaitteiden minikilpailutus Hallituksen yhteenveto
Toteutettu päätelaitekilpailutus Kesän ja syksyn aikana on vedetty läpi Hanselin puitesopimukseen perustuva päätelaitteiden minikilpailutus, jossa osallisina Valtori, Liikennevirasto, Elin-tarviketurvallisuusvirasto Evira, Metsäntutkimuslaitos Metla, Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos RKTL, Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus MTT, Turvallisuus- ja kemikaalivirasto Tukes sekä opetus- ja kulttuuriministeriö Kilpailutuksessa 1 taulutietokone 1 hybriditietokone 2 kannettavaa 1 pöytätietokone 2 ulkoista näyttömallia (>23 min HD-resoluutio ja >27 min resoluutio 2560 x 1440 ) Lisätarvikkeet Hintavertailussa laskettiin kokonaishinta, jossa hinnoiteltiin 9450 tietokonetta ja 7800 näyttöä 1+1 vuotinen
KIITOS! www.valtori.fi Toimitusjohtaja Kari Pessi kari.pessi@valtori.fi puh. 040 770 9689 18 Kari Pessi 20.11.2014
Valtorin strategia LUONNOS 20.11.2014
Toiminta-ajatus, tavoitteet ja eteneminen Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT-palvelut Nykytila Erilaisia palveluita käytössä Erilaiset toimintaprosessit Päällekkäisiä sopimuksia Erikoisosaaminen ei ole kaikkien asiakkaiden käytössä Kehitysvaiheet 2014-2018 TORI-tehtävien kokoaminen 01 / 2014 > 12 / 2015 Toiminnan yhtenäistäminen 06 / 2014 > 12 / 2016 Hyötyjen toteutuminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen 01 / 2015 > 12 / 2018 Tavoitetila Asiakaslähtöisyys Julkishallinnon edelläkävijä Kilpailukykyiset, laadukkaat ja joustavat palvelut Yhtenäiset prosessit Ekologiset ratkaisut Vaatimusten mukainen tietoturva ja varautuminen Paras asiantuntemus Hyvä asiakastyytyväisyys Hyvä henkilöstötyytyväisyys Kustannustehokkuus 2 20.11.2014
Tahtotila Strategiakartta Toiminta-ajatus Visio Arvot Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICTpalvelut Valtori on edelläkävijä, jonka palvelut ovat kilpailukykyisiä, laadukkaita, ekologisia, tietoturvallisia ja asiakastarpeet täyttäviä Vastuullisuus Yhteinen toimintatapa Kumppanuus Jatkuva kehittyminen Hyvä työpaikka Talous Asiakkaat Palvelut ja prosessit Ihmiset ja osaaminen Strategiset tavoitteet Kilpailukykyinen hinta ja laatu Terve rahoitusrakenne Tarvetta vastaavat ja uusiutuvat palvelut Hallittu siirtyminen yhteisiin poikkihallinnollisiin palveluihin Tehokkaat, yhtenäiset palvelut, prosessit ja teknologiat Yhteentoimivat kokonaispalvelut Hyvä ja arvostettu ICTtyöpaikka Oikea osaaminen Kriittiset menestys- tekijät Suoriteperusteisuus Hyvä toimittajahallinta Suunnitelmallinen talous Paras ICT-asiantuntemus valtionhallinnon toiminnasta Hyvä asiakkuudenhallinta Hallittu palvelutuotteistus ja jatkuva kehittäminen Kokonaisarkkitehtuuri Palvelunhallintajärjestelmä Innostavat urapolut Ammattimainen johtaminen Osaamisen systemaattinen kehittäminen Mittarit Kustannus / työasema tai käyttäjä Asiakastyytyväisyys Kattavuus toimialariippumattomista palveluista Palvelujen, prosessien ja teknologioiden yhtenäistämisaste Palvelutasomittarit Henkilöstötyytyväisyys Osaamistasot 3 20.11.2014
Talous Strategiset tavoitteet Kriittiset menestystekijät Kilpailukykyinen hinta ja laatu Terve rahoitusrakenne Suoriteperusteisuus Hyvä toimittajahallinta Suunnitelmallinen talous Liikevaihtoennuste (M ) 264 266 268 19 34 47 178 7 86 245 232 1 171 220 85 2014 2015 2016 2017 2018 Säästöt Kustannukset Kustannukset ilman säästöjä Mittarit Kustannus / työasema tai käyttäjä Valtorin taloudelliset tavoitteet Saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä Tarjotaan palvelut kilpailukykyiseen hintaan ja karsitaan päällekkäisiä kustannuksia 4 20.11.2014
Asiakkaat Strategiset tavoitteet Tarvetta vastaavat ja uusiutuvat palvelut Hallittu siirtyminen yhteisiin poikkihallinnollisiin palveluihin Kriittiset menestystekijät Mittarit Paras ICT-asiantuntemus valtionhallinnon toiminnasta Hyvä asiakkuudenhallinta Asiakastyytyväisyys Kattavuus toimialariippumattomista palveluista Valtorin arvolupaus asiakkaille Kilpailukykyiset, asiakastarpeet täyttävät palvelut Turvallisuuden ja varautumisen erityistarpeet huomioitu Paras ja sitoutunein valtionhallinnon ICT-asiantuntemus Nopeasti muutoksiin sopeutuvat ICT-palvelut Julkishallinnon edelläkävijä Asiakkaat Asiantuntijat Palvelun käyttäjät Tietohallinto Johto Yhteistyö = Lisäarvo Valtori Asiantuntijat Asiakasvastaavat Palveluvastaavat Johto 5 20.11.2014
Palvelut ja prosessit Strategiset tavoitteet Tehokkaat, yhtenäiset palvelut, prosessit ja teknologiat Yhteentoimivat kokonaispalvelut Kriittiset menestys- tekijät Hallittu palvelutuotteistus ja jatkuva kehittäminen Kokonaisarkkitehtuuri Palvelunhallintajärjestelmä Mittarit Palvelujen, prosessien ja teknologioiden yhtenäistämisaste Palvelutasomittarit 6 20.11.2014
Ihmiset ja osaaminen Tyytyväiset asiakkaat Hyvä työpaikka Tulema Strategiset tavoitteet Hyvä ja arvostettu ICTtyöpaikka Oikea osaaminen Yhteinen toimintatapa Kumppanuus Jatkuva kehittyminen Tekeminen ja seuranta Kriittiset menestys- tekijät Innostavat urapolut Ammattimainen johtaminen Osaamisen systemaattinen kehittäminen Vastuullisuus Asenne Arvot Mittarit Henkilöstötyytyväisyys Osaamistasot Valtorin tavoitteet Valtorin henkilöstöllä on tehtäviinsä tarvittava työkyky, taito ja osaaminen, työtyytyväisyys ja motivaatio sekä taitavalla johtamisella tuotetut onnistumisen mahdollisuudet. Henkilöstön oikea määrä, osaaminen ja sijainti 7 20.11.2014
Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Valtorin kokonaisturvallisuus Strategiset riskit Palveluiden yhdenmukaistaminen ja kehittäminen eivät tapahdu sovitulla aikataululla Asiakkaat eivät sitoudu tuotettaviin palveluihin Ohjaus ei tue Valtorin toimintaa Avainosaamisen menettäminen Vahinkoriskit Kriittinen, laajavaikutteinen konesaleihin tai toimitiloihin liittyvä vakava vahinko Taloudelliset riskit Hinnoissa ja laadussa ei saavuteta kilpailukykyisyyttä Operatiiviset riskit Tietoturvallisuuden ja varautumisen tasoja ei saavuteta Palvelukulttuurin ja erilaisten toimintakulttuurien yhtenäistäminen ei onnistu Johto tai esimiehet eivät onnistu muutoksen johtamisessa ja esimiestyössä Palkkausjärjestelmä ei tue toimintaa 1. Tietoturvallisuus 2. Tuotannon ja toiminnan turvallisuus jatkuvuudenhallinta ja varautuminen 3. Valmiussuunnittelu 4. Henkilöturvallisuus 5. Kiinteistö- ja toimitilaturvallisuus 6. Pelastustoiminta 7. Työturvallisuus 8. Rikosturvallisuus 9. Ympäristöturvallisuus 10. Ulkomaantoimintojen turvallisuus 8 20.11.2014
Mielikuva Innovatiivisuus on toiminnan jatkuvaa kehittämistä sekä ideoiden ja innovaatioiden synnyn mahdollistamista. Vastuullinen Vastuullisuus on taloudellista, sosiaalista ja ympäristöllistä vastuunkantoa. Innovatiivinen Edelläkävijyys, yhteistyö ja asiakaslähtöinen palvelu Tehokas Osaavuus on yksittäisten työntekijöiden ja koko organisaation osaamista. Osaava Tehokkuus on asioiden tekemistä oikein. 9 20.11.2014
Valtorin strategian toimeenpanosuunnitelma LUONNOS 20.11.2014
Toiminta-ajatus, tavoitteet ja eteneminen Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT-palvelut Nykytila Erilaisia palveluita käytössä Erilaiset toimintaprosessit Päällekkäisiä sopimuksia Erikoisosaaminen ei ole kaikkien asiakkaiden käytössä Kehitysvaiheet 2014-2018 TORI-tehtävien kokoaminen 01 / 2014 > 12 / 2015 Toiminnan yhtenäistäminen 06 / 2014 > 12 / 2016 Hyötyjen toteutuminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen 01 / 2015 > 12 / 2018 Tavoitetila Asiakaslähtöisyys Julkishallinnon edelläkävijä Kilpailukykyiset, laadukkaat ja joustavat palvelut Yhtenäiset prosessit Ekologiset ratkaisut Vaatimusten mukainen tietoturva ja varautuminen Paras asiantuntemus Hyvä asiakastyytyväisyys Hyvä henkilöstötyytyväisyys Kustannustehokkuus 20.11.2014 2
Toimeenpanosuunnitelman osa-alueet Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Palvelutuotanto Hankinnat ja toimittajahallinta Prosessit Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot 20.11.2014 3
Asiakasyhteistyö Sujuva yhteistyö tuottaa lisäarvoa molemmille osapuolille Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan kuvaus Arvolupaus Toimintamalli Kilpailukykyiset, asiakastarpeet täyttävät palvelut Turvallisuuden ja varautumisen erityistarpeet huomioitu Paras ja sitoutunein valtionhallinnon ICTasiantuntemus Nopeasti muutoksiin sopeutuvat ICT-palvelut Julkishallinnon edelläkävijä 20.11.2014 4
Asiakasyhteistyö Sujuva yhteistyö tuottaa lisäarvoa molemmille osapuolille Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu TORI-tehtävien kokoaminen Toiminnan yhtenäistäminen Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Asiakasyhteistyön käynnistäminen Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Asiakkuudenhallinnan toimintamallin käyttöönotto Asiakasyhteistyön yhteinen kehittäminen Vaihekohtaiset lopputuotokset Asiakaskohtaiset palvelusopimukset Asiakaskohtainen kehitys- ja yhteistyösuunnitelma Asiakastyytyväisyyden mittarit, lähtötaso ja seuranta Asiakkuuden selkeä rajapinta Yhtenäinen toimintamalli, sopimukset ja vuosikello Suunnitelmallinen ja kehittyvä yhteistyö 20.11.2014 5
Palvelujen tuotteistaminen Suunnitelmallinen palvelukehitys Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan kuvaus Asiakkaan tarpeet Arvoketju Asiakasroolit Palvelun arvolupaus Palveluluettelo Palvelukuvaukset Palveluesitteet Palveluvaatimukset Palvelun kuvaus ja viestintä asiakkaan näkökulmasta Toimintamalli verkostossa Missä verkostossa palvelu tuotetaan Asiakkaan saama hyöty Ansaintamalli - rahoitusmalli Palvelun kustannusrakenne, elinkaarikustannukset Hinnoittelu Loppukäyttäjän tarpeet Tuotteistettu palvelu Palvelutuotanto Käyttäjän ohjeet Tilausprosessin kuvaus Toimitusketju, toimitusprosessin kuvaus Alihankkijat prosessin osana Asiakkaan/käyttäjän osallistuminen toimitukseen Palvelun toimitus Palvelun tuottaminen Tuotannon tehokkuus Operointiohjeistus Tuotantoprosessi Palveluiden yhtenäistäminen Roolit ja vastuut Tarvittavat resurssit ja osaaminen Tuottamista tukeva organisointi 20.11.2014 6
Palvelujen tuotteistaminen Suunnitelmallinen palvelukehitys Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Vaihekohtaiset lopputuotokset TORI-tehtävien kokoaminen Toiminnan yhtenäistäminen Tuotteistusmallin käyttöönotto Tuotteistussuunnitelma Tuotteistusmalli Pilottituotteistus (käyttäjätukipalvelut) Viimeistelty tuotteistusmalli Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen Palveluiden tuotteistaminen Tuotteistetut palvelut 20.11.2014 7
Palvelutuotanto Tehokkaasti tuotetut palvelut Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan kuvaus Asiakastarpeiden mukaan joustava palvelutuotanto Markkinoiden paras tuotantoketju Perustuu elinkaarimalliin Kiinteä yhteistyö asiakkaiden ja alihankkijoiden kanssa Palvelualueiden ja elinkaarimallin mukainen palvelutuotanto Alihankkijoiden hallintamalli osana palvelutuotantoa Käyttäjätukipalvelut Päätelaiteja viestintätekniset palvelut Tietoliikenneja käyttöpalvelut Projekti- ja asiantuntijapalvelut Sähköisen asioinnin tukipalvelut Jatkuva parantaminen Jatkuva palvelu Käyttöönotto Suunnittelu ja kehittäminen Strategia 20.11.2014 8
Palvelutuotanto Tehokkaasti tuotetut palvelut Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Vaihekohtaiset lopputuotokset TORI-tehtävien kokoaminen As-is-palvelutuotannon käynnistäminen Asiakaskohtainen palvelutuotanto käynnistetty Toiminnan yhtenäistäminen Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen Päivitetty teknologiaarkkitehtuuri Palvelutuotannon organisointi Konesalistrategian toimeenpanon suunnittelu Palvelutuotannon toimintatapojen yhtenäistäminen Teknologiavalinnat Konesalistrategian toteuttaminen Tuotteistettujen palveluiden käyttöönotot Tavoitetilan organisointi ja toimintamalli käytössä Konesalistrategian toteuttamissuunnitelma Tavoitetilan mukaiset konesalit käytössä Tuotteistetut palvelut käytössä 20.11.2014 9
pieni Taloudellinen merkitys suuri Hankinnat ja toimittajahallinta Tukee ja vahvistaa kilpailukykyä ja innovatiivisuutta Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan kuvaus Tavoitteet: Toimittajaluokittelu Nopea reagointi asiakastarpeisiin Kilpailukykyä ja innovatiivisuutta vahvistava toimittajaverkosto Kilpailukyiset hinnat ja ehdot hankinnoissa Tehokkaat ja joustavat toimintamallit Sujuva, sähköistetty prosessi hankinnoista laskutukseen Tukee innovatiivista ICT-palvelumarkkinaa Suomessa Tärkeä Taktinen ja operatiivinen yhteistyö Hyödyllinen Strateginen Merkittävä Strateginen ohjaus Taktinen suunnittelu Operatiivinen yhteistyö Operatiivinen seuranta Taktinen suunnittelu Operatiivinen yhteistyö pieni Riippuvuus suuri 20.11.2014 10
Hankinnat ja toimittajahallinta Tukee ja vahvistaa kilpailukykyä ja innovatiivisuutta Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu TORI-tehtävien kokoaminen 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Hankintaprosessin suunnittelu Toimittajastrategian luonti toimittajaluokittain Vaihekohtaiset lopputuotokset Yhtenäinen hankintaprosessi Tehokas osto- ja tilausprosessi Tavoitteita tukeva toimittajaverkosto Toiminnan yhtenäistäminen Sähköisen tilausjärjestelmän toteutus Hankintaprosessin käyttöönotto Asiakkaiden tilausprosessia tukeva tilausjärjestelmä Hankintaprosessi käytössä Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen Toimittajasopimusten konsolidointi Lisenssipoolin perustaminen ja lisenssihallinnan prosessin käyttöönotto Toimittajastrategian toteutus Sopimukset konsolidoitu kustannuksia alentavasti Lisenssiomaisuus hallinnassa kustannustehokkaasti Hallittu ja kustannustehokas toimittajaverkosto 20.11.2014 11
Prosessit Palvelunhallinnan tehokas johtaminen Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan kuvaus Toiminta tavoitetilassa perustuu ISO/IEC 20000 laatustandardin mukaisiin prosesseihin ja toiminnan edellyttämiin tukiprosesseihin Otetaan käyttöön palvelunhallintajärjestelmää tukeva toiminnanohjauksen järjestelmäkokonaisuus 20.11.2014 12
Prosessit Palvelunhallinnan tehokas johtaminen Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Vaihekohtaiset lopputuotokset TORI-tehtävien kokoaminen Toiminnan yhtenäistäminen Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen Palvelunhallintaprosessien kuvaus Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta Toiminnanohjausjärjestelmä käyttöönotto vaiheittain Palvelunhallintaprosessien käyttöönotto Palvelunhallintajärjestelmä organisoitu ja vastuutettu Palvelunhallintaprosessit kuvattu Ensimmäiset prosessit käytössä Toiminnanohjausjärjestelmän hankintapäätös Toiminnanohjausjärjestelmä käytössä Palvelunhallintaprosessit käytössä Sertifiointivalmius 20.11.2014 13
Toiminnan organisointi ja ohjaus Selkeä ohjaus ja asiakkaiden palvelua tukeva toiminta Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Ohjausmalli Ohjausmalli perustuu tulossopimus- ja asiakassopimusohjaukseen Asiakasneuvottelukunta tukee toiminnan kehittämistä Valtiovarainministeriö Palaute ja ideat Tulossopimus Valtori hallitus Ohjaus ja valvonta Asiakasneuvottelukunta Palaute ja ideat Valtori Sopimusohjaus Asiakas Organisaatio Toiminta organisoidaan tukemaan asiakastarpeiden mukaista, tehokasta palveluiden tuottamista Organisaation vastuut, tehtävät ja roolit on selkeästi määritelty Toimintosiirrot kokoavat TORItehtävät Henkilöstöhallinto Taloushallinto Kehitys ja laatu Hallitus Toimitusjohtaja Sisäinen tarkastus Toimintosiirrot Hankinnat Palvelutuotanto Asiakkuudenhallinta 20.11.2014 14
Toiminnan organisointi ja ohjaus Toimipisteverkosto palvelee asiakkaita tehokkaasti Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Valtori palvelee kaikkia 81 000 valtionhallinnon käyttäjää maanlaajuisesti Toimipisteverkosto perustuu asiakkaiden sijaintiin Palvelut tuotetaan kustannustehokkaasti asiakkaiden tarpeet huomioiden POHJOIS-POHJANMAA (~3800) KESKI-POHJANMAA (~550) LAPPI (~3600) KAINUU (~1500) POHJOIS-SAVO (~3900) POHJANMAA (~2100) KESKI-SUOMI (~3500) POHJOIS-KARJALA (~1900) -1500 käyttäjää 1500-3000 käyttäjää ETELÄ-POHJANMAA (~1650) PIRKANMAA (~4550) ETELÄ-SAVO (~2000) 3000-5000 käyttäjää 5000- käyttäjää SATAKUNTA (~2350) AHVENANMAA (~150) ETELÄ-KARJALA (~2000) KYMENLAAKSO (~3250) VARSINAIS-SUOMI (~5000) UUSIMAA (~33 500) PÄIJÄT-HÄME (~1350) KANTA-HÄME (~3900) 20.11.2014 15
Henkilöstö Hyvä työpaikka ja oikea osaaminen Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot HENKILÖSTÖVISIO: Henkilöstöllä on tehtäviinsä tarvittava työkyky, osaaminen ja työtyytyväisyys sekä taitavalla johtamisella tuotetut onnistumisen mahdollisuudet. Hyvä ja arvostettu ICT-työpaikka Oikea osaaminen Ammattitaitoinen johtaminen Oikeat esimies- ja johtajavalinnat Yhtenäinen henkilöstöpolitiikka ja toimintamalli Systemaattinen johtamisen ja esimiestyön kehittäminen Työhyvinvoinnin seuranta ja kehittäminen Oikea henkilöstömäärä Toiminnan edellyttämät resurssit Toimiva resurssisuunnittelu Liiketoimintalähtöinen toimintakulttuuri Kannustava palkkausjärjestelmä ja tulospalkkiojärjestelmä käytössä Suorituskyvyn jatkuva seuranta ja kehittäminen Osaamisen kehittäminen Osaamisen kehittämisen malli Osaamisen järjestelmällinen kehittäminen ja painopisteiden määrittely Osaamisen keskittäminen Innostavat urapolut 20.11.2014 16
Henkilöstö Hyvä työpaikka ja oikea osaaminen Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu TORI-tehtävien kokoaminen 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Osaamisen kehittämisen mallin rakentaminen Organisaation rakentaminen ja resursointi Vaihekohtaiset lopputuotokset Osaamisen kehittämisen malli luotu ja osaaminen kartoitettu Toimiva organisaatio Toiminnan yhtenäistäminen Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen HR-toimintamallien kehittäminen ja jalkauttaminen Palkkaus- ja palkitsemisjärjestelmien rakentaminen Työhyvinvoinnin kehittäminen Henkilöstön suunnitelmallinen sijoittaminen Osaamisen jatkuva kehittäminen Johtamisen ja työhyvinvoinnin jatkuva kehittäminen HR-toimintamallit Kannustava palkkaus Työhyvinvoinnin systemaattisen kehittämisen edellytykset luotu Osaaminen on kohdennettu tarpeiden mukaisesti Johtaminen ja työhyvinvointi on hyvällä tasolla 20.11.2014 17
Kehittäminen ja innovointi Jatkuva kehittyminen ja edelläkävijyyden varmistaminen Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan kuvaus Osaaminen Valtorin henkilöstö Yhteistyökumppanit Uusi teknologia ja palvelut Tarpeet Asiakkaat Toimittajat Viesti onnistumisesta Kehittämisen periaatteet: Kehittämisen lähteinä asiakkaat, henkilöstö, toimittajat, yhteistyökumppanit Kehittäminen kohdistuu asiakkaille tuotettaviin palveluihin ja omaan toimintaan Systemaattista ja jatkuvaa Keskeisenä työkaluna kokonaisarkkitehtuuri Kokoa, kirjaa Arvioi, luokittele, priorisoi Valitse Suunnittele Toteuta Arvioi Paranna Asiakkaiden palveluita kehittävät ratkaisut 20.11.2014 18
Kehittäminen ja innovointi Jatkuva kehittyminen ja edelläkävijyyden varmistaminen Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Vaihekohtaiset lopputuotokset TORI-tehtävien kokoaminen Toiminnan yhtenäistäminen Kehittämismenetelmien luonti Kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilan kuvaaminen Kehittämissalkku Projektihallintamenetelmät Kehitysehdotusprosessi- ja työkalu Kokonaisarkkitehtuuri kuvattu Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käyttöönotto Systemaattinen jatkuva kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä on käytössä koko toiminnassa Yhteiset käytännöt Raportoitu kehittämistoiminta 20.11.2014 19
Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Toiminta on turvallista ja vaatimustenmukaista Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Henkilöstö Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan kuvaus Kokonaisvaltainen riskienhallinta Strategisten, taloudellisten, operatiivisten ja vahinkoriskien tunnistaminen ja hallinta Riskienhallinta on säännöllistä ja muutoksiin reagoivaa Kokonaisturvallisuuden kehittäminen Turvallisuuden kehittäminen ja toteuttaminen laaja-alaisesti ja määrätietoisesti koko organisaation, prosessien sekä palveluiden osalta Analysoi Sovittujen toimenpiteiden toteutumista seurataan ja toiminnasta raportoidaan Seuraa Arvioi Toteuta Tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä ja jatkuvuudenhallinta Toiminta ja palvelut täyttävät tietoturvallisuuden, jatkuvuudenhallinnan ja varautumisen vaatimukset Toiminta ja palvelut ovat auditoitu 20.11.2014 20
Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Toiminta on turvallista ja vaatimustenmukaista Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Henkilöstö Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu TORI-tehtävien kokoaminen Toiminnan yhtenäistäminen 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Riskienhallintamallin käyttöönotto Kokonaisturvallisuuden mallin käyttöönotto Vaihekohtaiset lopputuotokset Riskit tunnistettu ja hallintamalli on laadittu sekä otettu käyttöön Kokonaisturvallisuuden hallintamalli on laadittu ja otettu käyttöön Tietoturva auditoitu perus-/korotetulle tasolle 2015/2016 Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen Jatkuvuus- ja toipumissuunnitelmien käyttöönotto Varautumis- ja valmiussuunnitelmien käyttöönotto Riskien tunnistaminen, arviointi ja hallintatoimenpiteiden toteuttaminen Jatkuvuus- ja toipumis-suunnitelmat laadittu ja sovitusti testattu Varautumis- ja valmiussuunnitelmat laadittu ja sovitusti testattu Hallitut riskit 20.11.2014 21
Tukitoiminnot Toimintaa tukevat kustannustehokkaat tukiprosessit Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan kuvaus Sidosryhmätarpeet Yhtenäinen toimintatapa Päällekkäisten ratkaisujen karsinta Asiakaslähtöinen palvelu Yhteisöllisyyden kasvu Laadukkaat palvelut Kustannustehokkuus Osaava henkilöstö Ekologiset ratkaisut Talous- ja yleishallinto Viestintä Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät Tietohallinto Toimitilat Mitä arvoa tuotamme Toimivat, kilpailukykyiset, sisäisten asiakkaiden tarpeet täyttävät palvelut Yhteiskäyttöiset tietojärjestelmät Yhteinen kehittäminen Toimintojen muutostarpeet huomioitu Kokonaisturvalliset ratkaisut Positiivinen mielikuva 20.11.2014 22
Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous Toimintaa tukevat kustannustehokkaat tukiprosessit Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Henkilöstö Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu TORI-tehtävien kokoaminen Toiminnan yhtenäistäminen 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Viestintä- ja toimitilastrategia Muutosviestintä siirtyvälle henkilöstölle Taloushallinnon sisäänotto uusilta asiakkailta Sidosryhmäviestinnän kehittäminen Toimitilojen keskittäminen Vaihekohtaiset lopputuotokset Hyväksytyt etenemissuunnitelmat Yhtenäinen toimintatapa Kohderyhmäkohtainen viestintä Tavoiteltu mielikuva Toimivat toimitilat ja hyvä tilatehokkuus Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen Raportoinnin ja kustannuslaskennan kehittäminen Asiakirjahallinnon kehittäminen Kattava johdon raportointi Toimintaa tukeva asiakirjahallinto 20.11.2014 23
Tukitoiminnot tietohallinto Toimintaa tukevat kustannustehokkaat tukiprosessit Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Henkilöstö Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Vaihekohtaiset lopputuotokset TORI-tehtävien kokoaminen Toiminnan yhtenäistäminen Tietohallintostrategia Tietohallintostrategian toimeenpano Yhtenäinen tietohallinto Yhtenäinen infra ja ratkaisut Hyötyjen toteuttaminen ja toiminnan jatkuva kehittäminen Sujuvat ja yhteentoimivat ICTprosessit Keskitetyt sähköiset TH palvelut Järjestelmien laaja hyödynnettävyys ja yhteensopivuus, ei päällekkäisiä järjestelmiä ja kehitysprojekteja keskitetty koordinaatio Tehtävien sujuvuus säästää aikaa Keskittäminen poistaa päällekkäisyydet Suunnattu ja johdettu kehitys kustannussäästöt 20.11.2014 24
TORI-tehtävien siirrot Onnistuneet tehtävien siirrot annetussa aikataulussa Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot 1.9.2014 31.12.2015 Henkilöstöä 430 1000 Toimipaikkoja 32 ~50 Asiakasvirastoja 20 80 Työasemia vastuulla 38 200 100 000 Liikevaihto 85 M 171 M Palvelimia vastuulla 2 300 8 000 20.11.2014 25
TORI-tehtävien siirrot Onnistuneet tehtävien siirrot annetussa aikataulussa Palvelutuotanto Asiakasyhteistyö Palvelujen tuotteistaminen Prosessit Hankinnat ja toimittajahallinta Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Tavoitetilan edellyttämät toimenpiteet ja aikataulu TORI-tehtävien kokoaminen 2014 2015 2016 2017 2018 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Siirtomallin kehittäminen Tehtävien siirrot Muutosviestintä siirtyvälle henkilöstölle Tukitoimintojen haltuunotto Vaihekohtaiset lopputuotokset Onnistuneet siirrot ja toimivat palvelut Toimiva siirtomalli Motivoitunut ja osaava henkilöstö Toimivat tukitoiminnot Loppuraportti 20.11.2014 26
Asiakas-yhteistyö Palveluiden tuotteistaminen Palvelutuotanto Hankinnat ja toimittaja-hallinta Prosessit Toiminnan organisointi ja ohjaus Henkilöstö Kehittäminen ja innovointi Riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus Tukitoiminnot viestintä, tilat, talous, tietohallinto TORI-tehtävien siirrot Riskienhallintasuunnitelma Keskeiset riskit osa-alueittain 1 2 3 4 5 6 7 8 Hinnoissa ja laadussa ei saavuteta kilpailukykyisyyttä Palveluiden yhdenmukaistaminen ja kehittäminen eivät tapahdu suunniteltavalla aikataululla Asiakkaat eivät sitoudu palvelukeskuksen toimintaan ja palveluihin Tietoturvallisuuden ja varautumisen tasoja ei saavuteta Palvelukulttuurin ja erilaisten toimintakulttuurien yhtenäistäminen ei onnistu Johto tai esimiehet eivät onnistu muutoksen johtamisessa ja esimiestyössä Palvelukeskuksen ohjausmallista ei saada sen toimintaa tukevaa Palkkausjärjestelmässä ja palkkauksen oikeudenmukaisessa toteuttamisessa epäonnistuminen 9 Kriittinen, laajavaikutteinen konesaleihin tai toimitiloihin liittyvä vakava vahinko 10 Avainosaamisen menettäminen 20.11.2014 27
Riskienhallintasuunnitelma Riskienhallintatoimenpiteet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hinnoissa ja laadussa ei saavuteta kilpailukykyisyyttä Palveluiden yhdenmukaistaminen ja kehittäminen eivät tapahdu suunniteltavalla aikataululla Asiakkaat eivät sitoudu palvelukeskuksen toimintaan ja palveluihin Tietoturvallisuuden ja varautumisen tasoja ei saavuteta Palvelukulttuurin ja erilaisten toimintakulttuurien yhtenäistäminen ei onnistu Johto tai esimiehet eivät onnistu muutoksen johtamisessa ja esimiestyössä Palvelukeskuksen ohjausmallista ei saada sen toimintaa tukevaa Palkkausjärjestelmässä ja palkkauksen oikeudenmukaisessa toteuttamisessa epäonnistuminen Kriittinen, laajavaikutteinen konesaleihin tai toimitiloihin liittyvä vakava vahinko Palvelunhallinnan kehittäminen, toimittaja- sekä asiakashallinnan yhdenmukaistaminen. Toteutetaan pikavoitot. Infrastruktuurin ja sopimusten yhtenäistäminen. Laadukas ja kustannustehokas toiminta. Laaditaan tiekartta palveluiden yhtenäistämiseksi ja toteutetaan tiekarttaa. Asiakkaat ottavat käyttöön uudet toimintamallit ja palvelut. Muutosten viestiminen asiakkaille. Siirtoprojektien suunnitelmallinen läpivienti ja seuranta. Kustannussäästöjen ja muiden saavutettavien hyötyjen osoittaminen. Asiakastyytyväisyyden varmistaminen palveluiden laadulla ja oikealla palvelutarjonnalla. Tietoturvalta ja varautumiselta edellytettävät vaatimukset täytetään. Palvelut tuotetaan tietoturvallisuuden ja varautumisen edellyttämillä tasoilla. Johdon ja esimiesten onnistunut muutosjohtaminen. Henkilöstön koulutus. Sisäinen muutosviestintä ja muu toiminnan kehittämiseen liittyvä viestintä. Yhtenäisten toimintamallien kehittäminen ja käyttöönotto. Onnistuneet rekrytoinnit ja koulutus. Tehtävä- ja vastuualueet selkeästi määritetty sekä johtamisjärjestelmän kehittäminen. Ohjausmallia kehitetään tarpeen mukaan. Asiakasneuvottelukunnan tehokas toiminta. Palkkausjärjestelmän rakentaminen toteutetaan palvelutuotannon tarpeiden mukaan. Henkilöstön mukaanotto kehittämiseen. Valmius-, jatkuvuus- ja toipumissuunnitelmat käytössä. Palvelujen ja toimintojen kriittisyyden mukaiset toimenpiteet toteutettu. 10 Avainosaamisen menettäminen Innostavat urapolut, asiantuntijat mukaan kehittämiseen, kannustava palkkausjärjestelmä. 20.11.2014 28
Toimitilastrategia
Sisällys 1 Toimitilastrategian tarkoitus... 5 2 Valtorin nykytilanne... 6 2.1 Miksi tarvitsemme toimitilastrategian?... 6 2.2 Valtori on asiakkaita varten... 8 3 Toimitilat... 10 3.1 Nykytilanne... 10 3.2 Tavoitteena keskittäminen ja tehostaminen... 10 3.3 Miten hankimme tiloja ja ohjaamme tilojen käyttöä?... 11 3.4 Konesalit... 13 4 Työympäristö ja työhyvinvointi... 15 4.1. Nykytilanne... 15 4.2 Tavoitteena innostavat ja viihtyisät tilat... 15 4.3 Miten panostamme henkilöstön hyvinvointiin?... 17 5 Jokainen neliö on kustannus... 21 5.1 Tavoitteena kustannustehokkaat tilat... 21 5.2 Kustannustietoisesti läpi toiminnan... 21 6 Toimitiloihin liittyvät palvelut... 23 7 Ympäristönäkökulma... 25 7.1 Tavoitteena pienempi hiilijalanjälki... 25 7.2 Keinot ympäristökuorman vähentämiseksi... 25 8 Turvallisuus ja riskienhallinta... 27 8.1 Tiedon luokittelu ohjaa tilojen turvallisuustasoa... 27 8.2 Miten vahvistamme turvallisuuskulttuuria?... 29 9 Työympäristövisiosta käytäntöön... 31 10 Mittarit, käsitteet ja lähteet... 32 4.4 Monitilatoimisto ja virtuaalisuus tuovat joustavuutta... 18 4.5 Käyttäjien tarpeet ohjaavat tilojen suunnittelua... 19 3
1. Toimitilastrategian tarkoitus [Tähän kuva nro 0186 tai nro 0210] Toimitilastrategia on osa Valtorin kokonaisstrategiaa ja toimitilastrategiassa linjataan toimitilojen osalta tavoitteet ja keinot, joilla tuetaan yleisten strategisten tavoitteiden toteutumista. Valtorin keskeiset strategiset tavoitteet ovat: Tyytyväiset asiakkaat Innostunut ja hyvinvoiva henkilöstö Taloudellinen ja tehokas toiminta Toimitilat tukevat palvelujen tehokasta tuottamista. Toimitilastrategia ohjaa Valtorin toimitilojen käyttöä ja kehittämistä valtakunnallisesti. Toimitilastrategiassa otetaan huomioon valtion toimitiloille asettamat reunaehdot ja tavoitteet (kuten valtion toimitilastrategia) sekä toimintaympäristön muutokset. Työympäristöllä on merkittävä rooli organisaation suorituskykyyn ja toimitilastrategian avulla varmistetaan työympäristön nivoutuminen Valtorin strategiaan. Toimitilastrategia painottuu toimistotiloihin eli niihin tiloihin, joissa henkilöstö pääasiallisesti työskentelee. 4 5
2. Valtorin nykytilanne Valtion tieto ja viestintätekniikkakeskus Valtori on valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva palvelukeskus, joka tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT palvelut. Valtorin toiminta käynnistyi maaliskuussa 2014. Tavoitteena on, että Valtorin palvelut ovat kilpailukykyisiä, laadukkaita, ekologisia, tietoturvallisia ja asiakastarpeet täyttäviä. Toiminta rahoitetaan asiakasmaksuilla. 2.1 Miksi tarvitsemme toimitilastrategian? Valtori on uusi organisaatio, jonka toiminnot ovat useilla eri paikkakunnilla ympäri Suomea. Erillisiä toimipisteitä on paljon ja on tunnistettu tarve tilojen keskittämiselle. Toimintaympäristön jatkuvat muutokset asettavat haasteita toimitilajohtamiselle. Sähköiset toimintatavat, etähallinta ja etätyö lisääntyvät tulevaisuudessa. Taloudellisuusvaatimukset ja tehostamistarpeet edellyttävät toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Samaan aikaan turvallisuusvaatimukset kasvavat ja Valtorin palveluiden tulee olla kilpailukykyistä. Työnteon tavat muuttuvat välineiden ja teknologian kehittymisen myötä. Työtä tehdään entistä enemmän muualla kuin toimistoissa. Useassa paikassa työskentely eli monipaikkainen työskentely ja virtuaalinen työskentely on yleisempää ja organisaatiot toimivat verkostomaisesti. Työn tekeminen on yhä enemmän ajasta ja paikasta riippumatonta. 6 7
2.2 Valtori on asiakkaita varten Valtorin asiakkaita ovat kaikki valtionhallinnon virastot ja laitokset. Asiakkaina voivat olla myös muut julkisen hallinnon viranomaiset, julkisoikeudelliset laitokset, välillisen julkishallinnon yksiköt ja julkista hallinto tai palvelutehtävää hoitavat yritykset. Asiakkaat toimivat eri puolella Suomea ja osa palveluista on käytössä myös ulkomailla. Valtorin palveluiden tuottamisessa huomioidaan valtiohallinnon turvallisuuden ja varautumisen erityisvaatimukset. Asiakkaita palvellaan monella eri palvelutasolla ja monikanavaisesti. Valtori toimii omien toimipisteiden lisäksi myös asiakkaiden toimitiloissa. Toimitilojen oikea sijainti ja saavutet tavuus ovat tärkeitä laadukkaan palvelun tuottamisessa. Asiakkaiden sijoittuminen ja siinä tapahtuvat muutokset vaikuttavat Valtorin toimipisteiden ja henkilöstön sijoittumiseen. 8 9
3. Toimitilat 3.1 Nykytilanne Syksyllä 2014 valtorilaisia työskentelee yli 30 paikkakunnalla runsaassa 90 eri toimitilassa. Henkilöstöstä 55 % työskentelee Valtorin omissa tiloissa ja 45 % työskentelee asiakkaiden tiloissa. Valtorin käytössä on yhteensä noin 12 000 m² toimitilaa joista yli puolet on valtion omistuksessa. Suuri osa Valtorin toimitiloista sijaitsee Helsingissä. Valtorin tilatehokkuus on keskimäärin noin 27 m²/htv. Valtion organisaatioiden keskimääräinen tila tehokkuus on 30 m²/hlö. 3.2 Tavoitteena keskittäminen ja tehostaminen Toimitilojen ensisijainen tarkoitus on tukea toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Työhyvinvointiin liittyvien tavoitteiden lisäksi toimitilojen sijoittumiseen ja tilojen vuokraamiseen on asetettu seuraavia tavoitteita: toimitilojen keskittäminen ja toimipisteiden vähentäminen tilatehokkuuden parantaminen tavoitteena 18 m 2 /htv tilojen ja niihin liittyvien sopimusten joustavuuden lisääminen. Valtorin toimipisteet syksyllä 2014 51 Henkilöä 11 24 Henkilöä 1 10 Henkilöä Rovaniemi Tornio Oulu Raahe Kajaani Kokkola Ylivieska Iisalmi Vaasa Kuopio Seinäjoki Joensuu Jyväskylä Mikkeli Savonlinna Pori Huittinen Tampere Hämeenlinna Lahti Kouvola Imatra Lappeenranta Turku Espoo Vantaa Helsinki 3.3 Miten hankimme tiloja ja ohjaamme tilojen käyttöä? Työympäristöjohtaminen on jatkuvaa strategiaan perustuvaa kehittämistä ja HR ja ICTtoimintojen yhteensovittamista toimitilahallinnon kanssa. Valtori kartoittaa käytössä olevat tilat ja sijoittumissuunnitelma laaditaan osana toimintastrategiaa. Uusiin tiloihin sitouduttaessa tarkastellaan tilojen tarpeellisuus ja mahdollisuudet yhteiskäyttöön myös muun valtiohallinnon kanssa. Uudet toimitilat ovat pääsääntöisesti monitilatoimistoa, jossa on huomioitu virtuaaliset työtavat ja välineet. Toimitilojen hankinnassa hyödynnetään pääsääntöisesti Senaatti kiinteistöjen asiantuntijapalveluita. Vuokrasopimuksissa otetaan huomioon valtion toimitilastrategia ja sopimukset pyritään tekemään mahdollisimman joustaviksi. Sopimuksen pituus arvioidaan aina tarkasti. Valtorin työympäristöjohtamisen verkostossa luodaan yhtenäiset käytännöt sekä vahvistetaan työympäristöjohtamista seuraamalla säännöllisesti tilakustannuksia, energiankulutusta ja myös laadullisia ominaisuuksia kuten toimitilapalveluiden vasteaikoja. Tilojen käytön ja kustannusten seurantaa ja hallintaa varten Valtorissa otetaan käyttöön vuoden 2015 aikana hallinnon tilahallintajärjestelmä. 10 11
3.4 Konesalit Toimistotilojen lisäksi Valtorilla on konesaleja, jotka ovat merkittävä osa Valtorin tilakantaa. Konesalit voivat olla Valtorin toimitilojen yhteydessä tai muissa tiloissa. Konesaleja hallitaan tyypillisesti etäyhteydellä. Valtori toteuttaa valtion konesali ja kapasiteettipalvelustrategiaa, joka määrittelee tavoitteet konesalien lukumäärälle, palvelujen tuottamiselle sekä varautumiseen ja tietoturvallisuuteen liittyville asioille. Tavoitteena on, että valtion virastoilla ja laitoksilla on käytettävissään kustannustehokkaat, tietoturvalliset, ekologiset ja arkkitehtuurin mukaiset konesali ja kapasiteettipalvelut, jotka kattavat palveluiden käyttäjien tarpeet. Konesalien osalta periaatteena on keskittäminen, yksikkökokojen kasvattaminen ja yhteiskäyttöisyyden lisääminen. Samalla panostetaan energiatehokkuuteen ja turvallisuuteen. Valtori kartoittaa valtion nykyiset konesalit ja niiden elinkaaret. Tavoitteena on muodostaa konesaleista yhtenäisesti hallittava kokonaisuus. 12 13
4. Työympäristö ja työhyvinvointi Työympäristö muodostuu fyysisistä, sosiaalisista ja virtuaalisista tekijöistä. Onnistuneessa työympäristössä on huomioitu kaikki näkökulmat. Toimitilat ovat pääasiassa fyysistä työympäristöä, joka luo edellytykset myös toimivalle virtuaaliselle ja sosiaaliselle työympäristölle. Valtorin keskeinen voimavara on henkilöstö ja siksi lähtökohtana on aina terveellinen ja turvallinen työympäristö, joka tukee työhyvinvointia. Tiloissa hyvinvointia tukevat teknisesti onnistuneet ratkaisut mm. valaistuksen, sisäilman, lämpötilan ja akustiikan osalta. Tilojen tulee olla esteettömiä ja huomioida mahdolliset erityisvaatimukset. 4.1. Nykytilanne Syksyllä 2014 valtorilaisista lähes kolmannes työskentelee omassa huoneessa ja kaksi kolmasosaa työskentelee erilaisissa avoimemmissa ympäristöissä. Vajaa puolet valtorilaisista tekee oman arvion mukaan säännöllisesti erityistä keskittymistä vaativaa työtä. 4.2 Tavoitteena innostavat ja viihtyisät tilat Tavoitteena on, että toimitilat ovat viihtyisiä ja innostavia, joissa työskentely on sujuvaa ja tehokasta. Viihtyisät tilat motivoivat henkilöstöä. Valtorin tavoitteena on yhteisöllinen työympäristö, joka tukee kohtaamisia ja yhdessä tekemistä, mutta myös yksilötyöskentelyä. Tilojen avulla tuetaan avointa ilmapiiriä ja välitöntä vuorovaikutusta. Tilojen tulee ilmentää Valtorin tavoittelemaa mielikuvaa. Toimitilojen tulee olla joustavasti muunneltavia ja tukea nykyaikaista tietotyötä. Tavoitteena on, että mahdolliset organisaatiomuutoksista aiheutuvat muutostarpeet toimitiloihin on ketterästi toteuttavissa. Henkilöstöä osallistetaan työympäristöjen suunnitteluun ja toteutukseen. Uusia tiloja käyttöönotettaessa tehdään henkilöstön kanssa yhdessä toimitiloille pelisäännöt. 14 15
4.3 Miten panostamme henkilöstön hyvinvointiin? Valtorissa panostetaan henkilöstön hyvinvointiin ja pyritään lisäämään työtyytyväisyyttä seuraavilla toimenpiteillä: Valtorin työhyvinvointiryhmä käsittelee toimitiloihin ja työhyvinvointiin liittyviä asioita. Käytetään mahdollisuuksien mukaan sähköisiä työvälineitä, sähkötyöpöytiä ja säädettäviä työtuoleja. Työvälineiden valinnassa painotetaan ergonomiaa ja helppokäyttöisyyttä. Kerätään palautetta henkilöstöltä tiloista ja välineistä. Henkilöstön tyytyväisyyttä seurataan kyselyjen ja tutkimusten avulla (VM Baro). Kannustetaan terveelliseen työmatkaliikkumiseen. Yleinen siisteys, puhtaan pöydän periaate, paperittomuus ja työturvallisuus otetaan huomioon kaikessa toiminnassa. Jokaisella työntekijällä on vastuu toimivasta ja viihtyisästä työympäristöstä. Valtori on savuton työpaikka. 16 17
4.4 Monitilatoimisto ja virtuaalisuus tuovat joustavuutta Monitilatoimisto on tilaratkaisu, joka tarjoaa erilaisia tiloja erilaiseen työn tekemiseen. Työntekijä voi vaihtaa paikkaa päivän aikana tehtävän mukaan. Monitilatoimistossa osa työpisteistä voi olla nimettyjä ja osa jaettuja. Jaettuja työpisteitä voi olla vähemmän kuin työntekijöitä. Paljon liikkuville työntekijöille työpisteet voidaan järjestää ylibuukkausperiaatteella, jolloin työpisteitä on esimerkiksi 80 % henkilömäärästä. Monitilatoimistossa on erilaisia tilavyöhykkeitä, jotka suunnitellaan niiden käyttötarkoituksen mukaan. Tyypillisiä tiloja monitilatoimistossa ovat mm. vetäytymistilat, pikapalaveritilat, sisäiset neuvotteluhuoneet ja vuorovaikutus ja tiimityövyöhykkeet. Valtorin tiloissa on mahdollisuus käydä sujuvasti ja turvallisesti video ja virtuaalineuvotteluja. Tiloihin suunnitellaan riittävästi vetäytymistiloja, joissa neuvotteluja voi käydä häiritsemättä muita työntekijöitä. Sähköiset viestintä ja yhteistyövälineet edesauttavat etä ja virtuaalityöskentelyä. Valtorissa tuetaan monipaikkaista työtä ja etätyöskentelyä. 4.5 Käyttäjien tarpeet ohjaavat tilojen suunnittelua Sisäilman laatu on minulle tärkeintä toimitiloissa Etäpalaverit ovat hyviä ja tehokkaita Nyt on mahdollisuus luoda jotain uutta ja brändätä Valtori ketteräksi toimitilojen avulla Haluan paljon luonnonvaloa ja siistit tilat Etätyö lisääntyy ja tarve työpisteille vähenee Suhtaudun toimitilojen kehittämiseen varovaisen harkitsevasti, mutta en epäilevästi Kannatan monitilatoimistojen rakentamista 18 19
Valtorin menojen jakautuminen 2015 5. Jokainen neliö on kustannus Valtorin vuosittaiset toimitilavuokrat ovat vuonna 2014 noin 2,8 miljoonaa euroa. 3 % 2 % 26 % 5.1 Tavoitteena kustannustehokkaat tilat Valtorin tavoitteena on vuoteen 2018 mennessä pienentää toimitilakustannuksia vuoden 2014 tasosta 20 % ja tehostaa tilankäyttöä. Kustannusten seurantaa kehitetään ja tilankäyttöä ja toimitilakustannuksia raportoidaan euroa/htv, m 2 /htv sekä toimipistekohtaisesti. 5.2 Kustannustietoisesti läpi toiminnan 3 % Kustannustehostamistavoitteeseen päästään toimintoja keskittämällä, tilankäyttöä tehostamalla ja lisäämällä tilojen yhteiskäyttöisyyttä. Keskittämisessä huomioidaan kuitenkin työssäkäyntialueet ja asiakasvolyymien sijainti. 66 % Toimitiloille ja työympäristölle asetetut tavoitteet edesauttavat myös kustannustavoitteiden toteutumista. Teknologian monipuolisella hyödyntämisellä ja virtuaalisilla toimintatavoilla saadaan kustannussäästöjä. Kokonaisvaltaisella optimoinnilla saadaan laaja alaisia säästöjä, ei pelkästään vuokrakuluissa, vaan esimerkiksi energia, matkustus, työterveysja palvelukustannuksissa. Henkilöstökulut Vuokrat Palvelujen ostot Muut kulut Poistot On arvioitu, että vuonna 2015 Valtorin kaikista menoista palveluiden ostojen ja henkilöstökulujen jälkeen vuokrakulut ovat seuraavaksi suurin menoerä. 20 21
6. Toimitiloihin liittyvät palvelut Käyttäjäpalveluita ovat erilaiset toimitiloihin liittyvät palvelut kuten siivous, aula ja vartiointipalvelut, toimistopalvelut sekä ravintolapalvelut. Valtori hyödyntää käyttäjäpalveluissa mahdollisuuksien mukaan Senaatti kiinteistöjen käyttäjäpalveluratkaisuja sekä valtion hankintayksikön Hanselin kilpailuttamia puitesopimuskumppaneita ja kilpailuttamisosaamista. Valtorilaiset työskentelevät sekä omissa että asiakkaan tiloissa. Mahdollisuuksien mukaan toimipisteissä on käytössä kokouskeskukset, aulapalvelut sekä mahdollisuus henkilöstöruokailuun. Työympäristöjohtamisen verkosto koordinoi valtakunnallisesti palveluhankintoja. 22 23
7. Ympäristönäkökulma Toiminnan vastuullisuus ja ympäristömyönteisyys ovat entistä merkityksellisimpiä. Valtori edistää toiminnallaan ympäristöarvojen toteutumista tarjoamalla asiakkaille hiilipäästöjä vähentäviä ICT ratkaisuja. Valtion linjaukset edellyttävät entistä parempaa energiatehokkuuden ja ympäristönäkökulman huomioimista kaikissa hankinnoissa ja toiminnassa. 7.1 Tavoitteena pienempi hiilijalanjälki Tavoitteena on pienentää Valtorin toiminnan aiheuttamaa hiilijalanjälkeä. Toimitilat ja konesalit aiheuttavat suurimman osan organisaation ympäristökuormasta. Tilan vähentämisellä saadaan ympäristöhyötyjä lämmityksen, jäähdytyksen, siivouksen ja valaistuksen tarve vähenee. Valtori toteuttaa toimi ja konesalitilojen energiatehokkuutta parantavia ratkaisuja. 7.2 Keinot ympäristökuorman vähentämiseksi Valtorissa ympäristötavoitteet saavutetaan muun muassa seuraavilla toimenpiteillä: Tilankäyttöä vähennetään, koska jokainen neliö kuormittaa ympäristöä. Matkustamista vähennetään ICT välineitä hyödyntämällä. Valitussa toimipaikassa otetaan käyttöön ympäristöohjelma vuoden 2016 alusta alkaen. Pyritään paperittomuuteen ja jätteiden tehokkaaseen kierrättämiseen. Henkilöstöä kannustetaan päivittäisillä toimenpiteillä energiansäästöön, esim. sammuttamalla valot ja laitteet. Hankinnat tehdään kestävän kehityksen periaatteita noudattaen. Laitekantaa uudistetaan energiatehokkaammaksi. Tuetaan työmatkaliikkumista mm. järjestämällä riittävät sosiaalitilat ja säilytystilat pyörille. 24 25
8. Turvallisuus ja riskienhallinta Valtorissa noudatetaan Valtioneuvoston asetusta tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010). Asetuksen mukaisesti Valtori on tehnyt tietoaineistojen luokittelupäätöksen, joka ohjaa tietoaineistojen käsittelyä. Lisäksi Valtorissa noudatetaan VAHTI toimitilojen tietoturvaohjetta (VAHTI 2/2013). 8.1 Tiedon luokittelu ohjaa tilojen turvallisuustasoa Valtorin kaikki toimitilat jaetaan julkiseen, perustasoon (ST IV tietoaineistojen käsittelykyky), korotettuun (ST III tietoaineistojen käsittelykyky) tai korkeaan tasoon (ST II tietoaineistojen käsittelykyky) sen mukaan, millaista tietoa siellä käsitellään, säilytetään, tai millaista palvelutuotantoa siellä tuotetaan. Valtori käsittelee myös korkean suojaustason aineistoja, mikä otetaan huomioon toiminnassa ja tilojen suunnittelussa. Suojaustasoihin luokiteltujen tietojen hallintaan liittyviä palveluita tuotetaan vain niihin suunnitelluissa tiloissa. Tulevaisuudessa osaamista voidaan keskittää sinne, missä se on tarkoituksenmukaista ja eri toimi paikoissa voidaan erikoistua erilaisiin asioihin. Toimitilaturvallisuudessa otetaan huomioon riskien arvioinnissa esille tulleet seikat sekä VAHTI ohjeen lisäksi muu turvallisuutta ohjaava lainsäädäntö. 26 27
Tilojen luokittelu ja turvallisuustasot Julkinen tila Kaikille avoin tila, ennen vastaanottoa Puolijulkinen Vieraille pääsy saatettuna Perustason työskentelytila Vierailijat eivät pääse tiloihin Korotetun tason tila Myös sisäinen pääsy rajattu Korkean tason tila (IV) (III) (II) 8.2 Miten edistämme turvallisuuskulttuuria? Turvallisuuskulttuuria luodaan Valtorissa kokonaisvaltaista riskienhallintaa kehittämällä ja kokonaisturvallisuuden linjauksia noudattamalla kaikessa toiminnassa. Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan avulla tunnistetaan Valtorin strategian tavoitteita tai häiriötöntä toimintaa uhkaavia tekijöitä ja otetaan tunnistetut riskit hallintaan siten, että niihin voidaan vaikuttaa sovituilla riskienhallintatoimenpiteillä. Valtorin arvojen mukaisesti turvallisuuskäytännöt yhdenmukaistetaan kaikissa toimipisteissä ja henkilöstö sitoutetaan turvallisuusasioissa yhdenmukaiseen toimintaan. Koko henkilökunnalle järjestetään sisäistä koulutusta turvallisuusasioista. Tavoitteena on, että henkilöstö tunnistaa tietojen luokittelutarpeet ja toimii käytännössä niiden mukaisesti. Asenteet ja toimintatavat vaikuttavat turvallisuuskulttuurin toteutumiseen. Vakavissa normaaliolojen häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa Valtorin toiminnan jatkuvuuden turvaaminen tapahtuu asianmukaisissa väistötiloissa jatkuvuussuunnitelman mukaisesti. Työtä ja palvelutuotantoa voidaan jatkaa myös tarvittaessa asiakkaan tiloissa. Valtorin varautumissuunnitelma (jatkuvuus, toipumis ja valmiussuunnitelmat) on tehtävä kokonaisvaltaisesti toimitilat huomioiden, jolloin vaadittava palvelutaso voidaan varmistaa kaikissa tilanteissa ja työtä voidaan tehdä keskeytyksettä. 28 29
9. Työympäristövisiosta käytäntöön Valtorin työympäristövisio: Valtori on virtuaalisen ja monipaikkaisen työympäristön ja sähköisten työvälineiden edelläkävijä Työympäristöä kehittämällä saadaan hyötyjä asiakkaiden, henkilöstön ja talouden näkökulmasta. Työympäristö on laaja kokonaisuus, jossa kaikille osatekijöille asetut tavoitteet kulkevat käsi kädessä. Innostavassa ja hyvin johdetussa työympäristössä on motivoitunut henkilöstö, joka tekee tuottavaa työtä. Tehokkaat tilat vähentävät kustannuksia, myös toimitiloihin liittyvien palvelujen ja turvallisuuden osalta. Myös ympäristötavoitteiden saavuttaminen tukee Valtorin liiketoiminnan tavoitteita. Motivoitunut henkilöstö Tuottava työ Innostava ja hyvin johdettu työympäristö Toimitilastrategian linjaukset antavat pohjan järkevälle toimitiloihin liittyvälle päätöksenteolle. Toimitilat huomioidaan entistä laajemmin ja näkyvämmin kaikessa toiminnassa. Käytännössä työympäristöryhmä seuraa ja kehittää jatkuvasti toimitiloja. Parhaat käytännöt jaetaan ja otetaan käyttöön Valtorissa. 30 31
10. Mittarit, käsitteet ja lähteet Mittarit Yksikkö Mittarin tarve ja tavoitteet Tilan käytön tehokkuus m 2 / htv 18 m 2 /htv Toimitilakustannukset /htv, /vuosi Toimitilakustannukset 20 % Energiatehokkuus Rakennuksen energialuokka D luokka Henkilöstön tyytyväisyys Arviointi asteikolla 1 5 Tyytyväisyys tiloihin 4 (VM Baro) Etätyö: Työtä, joka tehdään kiinteän toimipisteen ulkopuolella etäpisteestä. Periaatteet ja palvelussuhteen ehdot, VM 12.10 2010. Green Office: WWF:n standardisoima toimistoille tarkoitettu ympäristöjärjestelmä. Hallinnon tilahallinta (HTH): Valtionhallinnon käytössä olevien kaikkien tilojen tiedot kokoava yhteinen tietojärjestelmä. HALTIK: Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK tarjoaa sisäisen turvallisuuden tarvitsemia tieto ja viestintäteknisiä palveluja sekä yhteyspalveluja. Hansel: Valtion omistuksessa ja valtiovarainministeriön ohjauksessa oleva voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, joka toimii valtion yhteishankintayksikkönä. Jatkuvuussuunnitelma: Toimet, joiden avulla pyritään pienentämään ja lyhentämään häiriötilanteissa toimintaa haittaavien tapahtumien vaikutusta ja aikaa. Konesali: Erillinen palvelimille tai levyjärjestelmille varattu tila. Konesalissa on kulunvalvonta, omat sammutusjärjestelmänsä, sähkönsyöttönsä ja ilmastointinsa. Korkean suojautumisen konesalit on usein sijoitettu maan alle ja niissä on muun muassa varavoimajärjestelyt, kovennettu pääsynhallinta ja EMP sekä HPM suojaukset. Monitilatoimisto: Tilaratkaisu, joka tarjoaa erilaisia tiloja erilaiseen työn tekemiseen. Monimuotoinen avotilan ja erilaisten tiimityötilojen ja rauhallisten vetäytymistilojen muodostama kokonaisuus, jossa työntekijä hakeutuu työtehtävän edellyttämään tilatyyppiin työskentelemään. Monipaikkainen työ: Useissa paikoissa tapahtuvaa yksin työskentelyä ja eri paikoista käsin tehtävää yhteistyötä. Monipaikkaisessa yhteistyössä osapuolet työskentelevät eri paikoista käsin yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Organisaation toimipiste on vain yksi työnteon monista paikoista. Monipaikkaista työtä tehdään pääosin sähköisten viestintäja yhteistyövälineiden avulla. Senaatti-kiinteistöt: Valtion työympäristö ja toimitila asiantuntija. Valtion liikelaitos, joka huolehtii valtion kiinteistövarallisuudesta ja tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaisia toimitilaratkaisuja. Tilankäytön tehokkuus: Valtion uusin toimitilastrategia, m 2 / htv (henkilötyövuosi). TUVE: Hallinnon turvallisuusverkkohankkeessa (TUVE) suunnitellaan ja toteutetaan valtion ylimmälle johdolle ja yli 30 000 turvallisuusviranomaiskäyttäjälle oma korkean varautumisen tietoverkko tarvittavine palveluineen. 32 33
Työympäristö: Fyysisistä, virtuaalisista ja sosiaalisista ulottuvuuksista muodostuva organisaation toiminnan ympäristö, jonka tulee tukea toiminnalle asetettuja strategisia tavoitteita. Työympäristöjohtaminen: Tilahallinnon, henkilöstöhallinnon ja tietohallinnon yhteistyön johtamista strategian viitoittamaan suuntaan. Valtion konesali- ja kapasiteettipalvelustrategia: Valtion konesali ja kapasiteettipalvelustrategia, 15/2014. Valtion toimitilastrategia: Ehdotus valtion toimitilastrategiaksi 2020, 2/2014. Valtori: Valtion tieto ja viestintätekniikkakeskus, toimialariippumattomat tieto ja viestintätekniset (ICT) tehtävät yhdessä palvelukeskuksessa. Valtorin työympäristökysely, syyskuu 2014 (n: 272). VAHTI: Toimitilojen turvaohje 2/2013. Virtuaalinen työ: Työntekoa infrastruktuurien, välineiden ja ohjelmistojen rakentamissa virtuaalisissa tiloissa. Työntekijöiden välinen kommunikaatio ja yhteistyö toteutuvat tietoja viestintätekniikan avulla. 34
Valtori on virtuaalisen ja monipaikkaisen työympäristön ja sähköisten työvälineiden edelläkävijä Valtori Vapaudenkatu 58, 40100 Jyväskylä www.valtori.fi Senaatti kiinteistöt Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki www.senaatti.fi
Valtori osaamiskartoitus Syksy 2014 - yhteenveto Kari Pessi 20.11.2014
Strategia ja kriittiset menestystekijät 2 Kari Pessi 20.11.2014
Osaamiskartoitus tehtiin Digium-kyselynä elo-syyskuussa koko henkilökunnalle. Vastaajia oli yli 400. Kyselyssä käytetty arviointiasteikko 0. En tarvitse tätä osaamista. 1. Tunnen asian. En kuitenkaan osaa soveltaa sitä työssäni. 2. Tunnen asian. Osaan välttävästi soveltaa osaamista työssäni. 3. Minulla on perusvalmiuksia selviytyä tehtävästä työssäni. Joudun harkitsemaan suoritustani ja tarvitsen joskus opastusta. Tehtävän kokonaisuuden osaaminen puuttuu. 4. Selviydyn tehtävästä itsenäisesti. Tehtävän suoritus tapahtuu minulla jo rutiinitasolla. Hallitsen tehtävään liittyviä kokonaisuuksia ja asiayhteyksiä. 5. Hallitsen tehtävän erittäin hyvin. Hallitsen tehtävään liittyviä laajoja kokonaisuuksia ja asiayhteyksiä. Pystyn tarvittaessa opastamaan muita henkilöitä tähän tehtävään. Palvelutuotannon osaamista arvioidaan kullakin Itil-tasolla erikseen. 1=Osaan käyttää ja hyödyntää olemassa olevia työkaluja ja prosesseja (Service Operation) 2=Osaan uusien työkalujen ja prosessien käyttöönoton ja koulutuksen (Service Transition) 3=Osaan suunnitella ja kehittää uusia työkaluja ja prosesseja (Service Design) 3 Kari Pessi 20.11.2014
Organisaatio 4 Kari Pessi 20.11.2014
J TUVE J PALVELUTUOTANTO Pa Pr Te Pa Pr Te Ap Po Jatkuva palvelu (Service Operation) Po TP Palvelun tuki Käyttäjätukipalvelut TP Päätelaiteja viestintätekni set palvelut TP Tietoliikenneja käyttöpalvelut Palvelun toimitus TP Projekti- ja asiantuntijapalvelut Käyttöönotto (Service Transition) Po Suunnittelu ja kehittäminen (Service Design) Tukipalvelut: Kehitys ja laatu, Asiakkuudenhallinta, Hankinnat, Talous ja hallinto, Henkilöstöhallinto 5 Kari Pessi 20.11.2014
Valtorin palvelutuotannon organisointia Käyttäjätu ki (205) Palvelutuotanto (419) Päätelaite ja Viestintäte kniset (60) Tietoliiken ne ja käyttöpalv elu (82) Projekti- ja asiantuntij apalvelut (72) Sähköisen asioinnin tukipalvelut (14) Osaamisryhmiä tunnistettu 10 kpl -> toimii ryhmäjakona Haasteena Käyttäjätukipalvelut, joka voi tarvita keskijohdon tai vaihtoehtoisesti matriisituen tulosalueen päällikön tueksi Muut tulosalueet selviävät ilman väliporrasta myös 2015 lopussa. Fyysisen organisoinnin lisäksi oleellista on sopia toimintamallista. - Palvelupiste (54) - Lähituki (121) - Käyttövaltuus ja omaisuudenhallinta (30) - Päätelaite (48) - Viestintätekniset (12) - Tietoliikenne (29) - Käyttöpalvelu (53) - Asiantuntija (43) - Projektipäällikkö (15) - Sähköisen asioinnin tukipalvelut (14) 6 Kari Pessi 20.11.2014
Motivaatio ja osaaminen 2014 Millä tasolla osaamisen pitäisi olla? Kyselyssä käytetty asteikko 0. En tarvitse tätä osaamista 1. Tunnen asian. En kuitenkaan osaa soveltaa sitä työssäni. 2. Tunnen asian. Osaan välttävästi soveltaa osaamista työssäni. 3. Tunnen asian. Minulla on perusvalmiuksia selviytyä tehtävästä työssäni. Joudun harkitsemaan suoritustani ja tarvitsen joskus opastusta. Tehtävän kokonaisuuden osaaminen puuttuu. 4. Hallitsen. Selviydyn tehtävästä itsenäisesti. Tehtävän suoritus tapahtuu minulla jo rutiinitasolla. Hallitsen tehtävään liittyviä kokonaisuuksia ja asiayhteyksiä. 5. Hallitsen tehtävän erittäin hyvin. Hallitsen tehtävään liittyviä laajoja kokonaisuuksia ja asiayhteyksiä. Pystyn tarvittaessa opastamaan muita henkilöitä tähän tehtävään. Jos osaamisalue ei kuulu henkilön varsinaisiin työtehtäviin, riittää osaamistaso 2. Varsinaiset työtehtävät on hallittava vähintään tasolla 4 7 Kari Pessi 20.11.2014
Motivaatio ja osaaminen 2014 eniten osaajia Käyttäjien tukipalvelut Käyttövaltuuspalvelut ja omaisuudenhallinta Service Operation Service Transition Service Design 0 50 100 Päätelaitepalvelut ja lähituki Service Operation Service Transition Service Design 0 50 100 Viestintätekniset palvelut Service Operation Service Transition Service Design 0 50 100 Service Operation Service Transition Service Design 0 50 100 Työasemaverkon taustapalvelut Service Operation Service Transition Service Design Puhepalvelut Service Operation Service Transition Service Design 0 50 100 0 50 100 Kari Pessi 20.11.2014 8
Projektisalkku- ja projektipäällikköpalvelut Motivaatio ja osaaminen 2014 vähiten osaajia Service Operation Valvomo, monitorointi, palvelinverkkojen ohjelmistojakelu ja taustapalvelut Service Operation Service Transition Service Design Levykapasiteettipalvelut 0 50 100 Service Transition Palvelinten virtualisointiratkaisut Service Design Service Operation Service Transition Service Design 0 50 100 Tietokantapalvelut 0 50 100 Service Operation Service Transition Service Design Service Operation Service Transition Service Design Unix palvelimet 0 50 100 0 50 100 EAI, sanomavälitys ja muu middleware Service Operation Service Operation Service Transition Service Transition Service Design 0 50 100 Service Design 0 50 100 9 Kari Pessi 20.11.2014
Valtorilaisten peruskoulutus ja ikä 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 60-69 50-59 40-49 30-39 20-29 Perusaste Toinen aste AMK Korkeakoulu 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 60-69 50-59 40-49 30-39 20-29 Valtorin, virastotyypin ja valtion koulutusasteet (Tahti) Teknologiateollisuus tietotekniikka-ala (Tilastokeskus 2007) 10 Kari Pessi 20.11.2014