19.2.2009 päivitetty 29.6.2011 (luvut 3, 4, 6a, 6b ja 8) Henkilötietlain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Terveydenhulln tietjärjestelmät 1 REKISTERIN PITÄJÄ Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveydenhulln kuntayhtymä Keskussairaalankatu 7 15850 Lahti puh. (03) 81 911 2 REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ Rekisteriasiista vastaava henkilö n erikissairaanhidssa Keskussairaalan jhtaja Martti Talja Keskussairaalankatu 7 15850 Lahti puh. (03) 819 2502, 044 719 5502 martti.talja@phstey.fi perusterveydenhullssa Jhtava lääkäri Petteri Jyrkinen Pekkalantie 12 14 15561 Nastla puh. 044 440 6524 petteri.jyrkinen@phstey.fi 1(7)
3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveydenhulln kuntayhtymän timialat vat erikissairaanhit, ssiaali- ja perusterveydenhult sekä ympäristöterveydenhult. Kuntayhtymä, jnka käyttönimi n Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveysyhtymä, antaa erikissairaanhidn palveluja 14 jäsenkunnalle (Asikkala, Hartla, Heinla, Hllla, Hämeenkski, Iitti, Kärkölä, Lahti, Myrskylä, Nastla, Orimattila, Padasjki, Pukkila ja Sysmä). Ssiaali- ja perusterveydenhulln palvelut yhtymä tuttaa 7 kunnalle (Hartla, Iitti, Myrskylä, Nastla, Pukkila, Orimattila ja Sysmä). Ympäristöterveydenhulln palveluja annetaan 11 kunnalle (Asikkala, Hartla, Hllla, Hämeenkski, Kärkölä, Myrskylä, Nastla, Orimattila, Padasjki, Pukkila ja Sysmä). Lisäksi Asikkala, Hllla, Hämeenkski, Kärkölä ja Padasjki vat siirtäneet yhtymään lähipalveluina tutettavat labratri- ja kuvantamispalvelut, lääkehulln sekä apuvälinehulln timinnan perusapuvälineiden salta. Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveydenhulln kuntayhtymän ptilastietjärjestelmissä levia asiakkaan tietja käytetään asiakkaan terveydenhidn ja sairaanhidn suunnitteluun, tteutukseen, seurantaan ja arviintiin sekä laskuttamiseen. Järjestelmien tietja käytetään palveluiden tuttamiseen ja laskuttamiseen sekä tilastinnin hitamiseen. Käsiteltävät tiedt kattavat kunkin timialan väestöphjan tiedt. 4 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Asiakassuhde Kansanterveyslaki Erikissairaanhitlaki Terveydenhultlaki Henkilötietlaki Laki ptilaan asemasta ja ikeuksista Laki ja asetus ssiaali- ja terveydenhulln asiakasmaksuista 5 REKISTERIN NIMI Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveydenhulln kuntayhtymän terveydenhulln asiakas- ja ptilasrekisteri 6 REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ a) terveydenhulln rekisterit Erikissairaanhidn salta kaikki kunnat vat siirtäneet tuttamisvastuun perustetulle Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveysyhtymälle. Erikissairaanhidn Effica sajärjestelmineen Erikissairaanhidn eri timintihin liittyviä svelluksia kuten mm. KuntApu, SAPO-, SAI- ja Picis-järjestelmät. 2(7)
Perusterveydenhullssa n käytössä yhteinen Effica-ptilastietjärjestelmä, jka sisältää 1.5.2010 alkaen kaikkien seitsemän kunnan ptilastiedt. Vanhat ptilastietjärjestelmät siirretään vuden 2011 aikana sähköiseen arkistn, jhn n yhteisestä ptilastietjärjestelmästä katselumahdllisuus käyttöikeuksien mukaisesti. Tämän lisäksi perusterveydenhullssa n vielä PrVita+ Iitti PrVita+ Orimattilan alue Salus Orimattilan alue Perusterveydenhulln eri timintihin liittyviä svelluksia kuten mm KuntApu, RAI- ja EKG-järjestelmät. Labratritiminnan rekisterit kliininen kemia kliininen mikrbilgia kliininen fysilgia ja istppilääketiede kliininen neurfysilgia patlgia Labratritiminnan salta Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveydenhulln kuntayhtymän timinta käsittää kaikki alueen kunnalliset labratrit Lahden terveyskeskuksen ja Heinlan terveyskeskuksen labratrita lukuun ttamatta 1.1.2007 alkaen. Labratritutkimusten ajanvaraustiedt vat sa labratritutkimusten rekisteriä. Radilgian rekisterit RIS radilgian timinnanhjausjärjestelmä PACS kuva-arkist b) rekisterien tietsisältö Ptilaan/asiakkaan perustiedt: Henkilötunnus, nimet, site, puhelin, ktikunta, kieli, kulinpäivä, ammatti, työnantajan nimi ja yhteystiedt, enintään kahden mais- tai yhteyshenkilön nimi, site, puhelin, kieli ja sukulaisuussuhde. Hallinnlliset tiedt: Lähetetiedt Ajanvaraustiedt (hyödynnetään myös sähköisissä palveluissa: päiväkirurgian tekstiviestikutsut, labratrin ajanvaraus sekä suun terveydenhulln ajanvaraus) Hidnvaraus tai jatkhitvaraus vudesastlle tai pliklinikalle Käyntitiedt pliklinikkakäynneistä, kuten päivä ja laskutusperusteet Hitjaksjen tiedt vudesastlla lsta, kuten saapumis- ja pistumistiedt sekä laskutusperusteet Ktihidn palvelu- ja hitsuunnitelmatiedt Päätökset, situmukset, spimukset, palvelujakst Tilasttapahtumat Terveyden- ja sairaanhita kskevat tiedt: Sairauden määrittely ja määrittelyn perusteet Suritetut tutkimukset/knsultaatit tulksineen ja lausuntineen Hidn suunnittelu ja hitpäätökset perusteluineen Annettu hit ja lääkinnällinen kuntutus sekä niiden vaikutus Timenpiteet kdeineen Lpullinen taudinmääritys (diagnsit kdeineen) Jatkhitsuunnitelma ja jatkhit-hjeet Tautirekistereihin lähetetyt ilmitukset Annettujen lausuntjen ja lähetteiden kpit 3(7)
Laskutustiedt: Lääkäreiden palkkitapahtumat ja tuntikertymät Laskutettavat tapahtumat Ptilaiden laskut Suritukset Rekisteri sisältää myös papereista kstuvia ptilasasiakirjja. 7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Henkilötietja päivitetään ptilaalta tai hänen edustajaltaan hidn yhteydessä saaduilla tiedilla. Asukkaiden henkilötietja saadaan lisäksi väestörekisteristä svitun aikataulun mukaan. Vastasyntyneiden lasten henkilötunnukset saadaan väestörekisteristä. Ostettujen hitpalvelujen laskut tulevat palvelujen tuttajilta ja syötetään järjestelmään. Muut rekisteröitävät tiedt syntyvät hidn kuluessa. Terveydenhulln ammattihenkilöt rekisteröivät ptilaan terveyttä ja sairautta kskevat tiedt järjestelmään. Tampereen Ylipistllisen Keskussairaalan Päijät-Hämeen keskussairaalan tilissa timiva Sädehidn yksikkö rekisteröi ptilaan terveyttä ja sairautta kskevat tiedt erikissairaanhidn Effica-järjestelmään. Laskujen suritukset syötetään sairaalan kassilla tai pääsääntöisesti ne saadaan pankeista. Pitkäaikaisptilaan maksupäätökselle asiakas antaa taludellista asemaansa kskien tultiedt. Työsuhdetiedt saadaan työterveyshultn asiakassuhteessa levilta työnantajilta. 8 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Ptilastiedt vat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla n salassapitvelvllisuus. Ptilastietja vidaan luvuttaa ptilaan sustumuksella tai nimenmaisen lainsäännöksen njalla. Rekisteristä luvutetaan vusittain hidnpäättämistiedt (HILMO) sekä hidn saatavuutta ja erikissairaanhidn tuttavuutta kskevat tiedt terveyden ja hyvinvinnin laitkselle (THL). Tiedt timitetaan knekielisenä kaikista sairaalasta tai erikisalalta pistuneista ptilaista ja vuden vaihteessa hidssa levista ptilaista. Luvutus perustuu lakiin (556/1989) ja asetukseen (774/1989) terveydenhulln valtakunnallisista henkilörekistereistä. Asetuksen perusteella tietja luvutetaan määrämutisilla lmakkeilla lisäksi seuraaviin rekistereihin: Lääkkeiden ja lääkinnällisten laitteiden haittavaikutusrekisteri Syöpärekisteri Epämudstumarekisteri Näkövammarekisteri Implanttirekisteri (mm. nivelprteesit, verisuniprteesit ja selkäimplantit). Terveyden ja hyvinvinnin laitkselle tehdään tartuntatautilain mukaisesti tartuntatauti-ilmitukset. 4(7)
Järjestelmästä vidaan välittää laskutustietja reskntra-järjestelmään. Palkkitapahtumia kskevat tiedt luvutetaan palkanlaskentaan. Perintätimien jälkeen edelleen maksamatta levista laskuista timitetaan tiedt jk ulsttviranmaisille paperilla tai valtakunnalliseen ulsttjärjestelmään knekielisenä. (Laki ssiaali- ja terveydenhulln asiakasmaksuista). 9 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Ptilastiedt vat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla n salassapitvelvllisuus. Lkitietjen avulla vidaan jäljittää salassapidn alaisten tietjen hitn tai asiakkuuteen (HetiL 12 10 ja 12 mm) luvatn käyttö. Terveystimen järjestelmää käytetään lakisääteisten tehtävien hitamiseen. Tehtävät ja niiden peruste n selstettu khdissa 5 ja 6. Järjestelmällä hidetaan asiakkaan terveyskertmus- ja ajanvaraustietjen ylläpit, palveluiden tuttaminen, laskutus ja tilastinti. 10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä. Tietja käsitteleviä henkilöitä kskee vaitilvelvllisuus, jka jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Käyttöikeuden saaminen Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveysyhtymän sähköisiin ptilastietjärjestelmiin edellyttää kirjallista vaitilsitumusta. Ssiaali- ja terveysyhtymän alueelle mudstetaan yhteinen verkk, jhn kaikki kirjautuvat. Svellusten käyttöikeushallinta suritetaan keskitetysti, autmaattisesti ja tietturvallisesti käyttäen avaintietlähteenä henkilöstötietjärjestelmää. Järjestelmien käyttö edellyttää henkilökhtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöikeuden myöntämisen yhteydessä. Palvelinhallinta hidetaan keskitetysti tiethallinnn timesta. Rekisterissä levien henkilötietjen käyttöikeus perustuu hitsuhteeseen tai käyttäjän tehtävän mukaiseen tarpeeseen. Käytöstä jää rekisteriin käyttäjätunnus ja käyttöaika. Asiakkaalla n mahdllisuus estää nimitietjensa näkyminen neuvnnan ja puhelinvaihteen luettelista, jllin ulkpuliset henkilöt eivät saa tieta timinta- tai hityksikössä lsta. 11 REKISTERIEN YHDISTÄMINEN Sähköisten tietjärjestelmien henkilörekistereitä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12 HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakaskhtaisia tietja säilytetään sähköisten ptilastietjärjestelmien aktiivikannissa. Tietjen säilyttämisessä ja hävittämisessä nudatetaan arkistviranmaisten kullinkin vimassa levia säännöksiä ja määräyksiä. 5(7)
13 REKISTERÖIDYN INFORMOIMINEN Infrminti suritetaan asiakaspalvelutilanteessa. 14 REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Henkilö vi esittää tarkastuspyynnön lki- ja kertmustiedista henkilökhtaisesti tai kirjallisesti. Tiedt pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Ptilasta hitavan yksikön vastuulääkäri päättää kertmustietjen antamisesta ja lkitietjen salta tietjen antamisesta päättää rekisterinpitäjän edustaja, jita vat erikissairaanhidssa keskussairaalan jhtaja ja perusterveydenhullssa jhtava lääkäri. Kertmustiedn krjausvaatimus n esitettävä kirjallisena. Alkuperäinen kertmustiet jää aina näkyviin. 15 REKISTERIHALLINNON JÄRJESTÄMINEN Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveydenhulln kuntayhtymän hallitus päättää rekisterinpidn vastuuhenkilöstä/henkilöistä, jtka vivat määrätä rekisterinpitäjän tehtäviä alaisilleen viranhaltijille Rekisterin vastuuhenkilö hulehtii Rekisteriselsteen laatimisesta Rekisterin tietsisällön ja käyttötarkituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, jilla käyttöikeudet myönnetään, rekisteröidyn infrminti ja tarkastusikeus tteutetaan, tietja krjataan ja luvutetaan Rekisterin käytön ylläpidsta Rekisterin sujaamisesta, arkistinnista ja hävittämisestä Rekisterinhitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään 16 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Rekisteriasiita hitavat sähköisten ptilastietjärjestelmien pääkäyttäjät ja vastuuhenkilöt. 16a rekisteriselsteen laatiminen ja saatavilla l Rekisteriselste laaditaan vimassa levan lainsäädännön mukaisesti ja se tarkistetaan lainsäädännön muuttuessa. Virallinen rekisteriselste n Päijät-Hämeen ssiaali- ja terveydenhulln kuntayhtymän kirjaamssa, Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti. Rekisteriselste n nähtävillä myös yhtymän internet-sivuilla. 6(7)
17 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Rekisterin vastuuhenkilö hulehtii rekisterinpitn liittyvistä tarpeellisista hjeista ja henkilökunnan kulutuksen järjestämisestä. 18 SEURANNAN JÄRJESTÄMINEN, ONGELMISTA JA PUUT- TEISTA ILMOITTAMINEN Rekisterin vastaava henkilö hulehtii seurannan järjestämisestä. 7(7)