TAUSTA Kepan voimassaoleva toiminta-ajatus on vuodelta 1997. Se koostuu neljästä pääkappaleesta: saatesanat eli nykytilan kuvaus, Kepan perustehtävät ja arvot, toiminnan päälinjat ja keinot arvojen toteuttamiseksi periaatejulistukseen pohjautuvissa toimintastrategioissa. Periaatejulistuksessa on paljon edelleen tarkoituksenmukaista ja ajatontakin sisältöä, joka kuvastaa Kepan toimintaa vuonna 2010 ja hyvin todennäköisesti vuosia siitä eteenpäin. Tällaisiksi osa-alueiksi voidaan nimetä mm. perusarvoina mainitut maailmanlaajuinen yhteisvastuu ja kansainvälinen solidaarisuus sekä niihin sisältyvät Kepan muut arvot kuten oikeudenmukaisuus, demokratia tai ihmisoikeudet. Samoin Kepan perustehtävä suomalaisen kansalaisyhteiskunnan kannustamiseen kansainväliseen yhteisvastuuseen on edelleen ajankohtaisia ja osuvia sanoituksia. Sen sijaan aikaan sidottu nykytilan kuvaus on ymmärrettävästi jälkeenjäänyt samoin kuin eräät toiminnan päälinjoissa ja keinoissa esitetyt näkemykset. Kepan jäsenistö on viimeisten 13 vuoden aikana laajentunut, ammattimaistunut ja aktivoitunut omaan kehityspoliittiseen vaikuttamistyöhön ja kampanjointiin, joihin ne eivät aina tarvitse tai edes kaipaa Kepan tukea tai aktiivista roolia. Kumppanuusohjelma Kepan toiminnan pääasiallisena toimeenpanoinstrumenttina liittyy myös kehitysjoukkotoiminnan alasajoon, joka perustui Kepasta vuonna 1995 tehdyn evaluaation hyvin kriittisiin arvioihin. Kepa on myös pyrkinyt strategioillaan vuodesta 2000 lähtien rajaamaan toimintakenttäänsä siitäkin huolimatta, että periaatejulistus kannustaa sitä olemaan aloitteellinen ja koordinoimaan projekteja tai avauksia, joissa jäsenistöllä on laaja yhteisymmärrys. Kepan rooli kehitysjärjestöjen edustajana EU:ssa on luonnollisesti historiallinen jäänne ajalta ennen Kehyksen syntyä. Vuonna 2005 Kepasta tehdyssä evaluaatiossa ehdotettiin periaatejulistuksen päivittämistä. Silloinen Kepan hallitus päätti kuitenkin olla sitä tekemättä, koska sen voimavarat menivät pitkälti uuden strategian luomiseen. Vuonna 2008 toteutettiin alkuperäissuunnitelmien mukainen strategia 2006-2010:n tarkistus, jonka yhteydessä hallitus päätti Kepan periaatejulistuksen uudelleenarvioinnista seuraavan strategiaprosessin yhteydessä. Periaatejulistuksessa 1997 ilmaistaan Kepan toiminta-ajatus sekä luetellaan ne perustehtävät, joiden avulla Kepan tulee sitä toteuttaa. Vuodet 1995-1997 merkitsivät Kepalle ja sen jäsenistölle murrosvaihetta, jossa toiminta-ajatuksen nimeämistä periaatejulistukseksi pidettiin tarkoituksenmukaisena. Tämänhetkinen viitekehys on kuitenkin toinen Kepan toiminta on vakiintunut ja jäsenjärjestöt sekä Kepan pääasiallinen rahoittaja eli ulkoministeriö ovat yleisesti ottaen tyytyväisiä Kepan toimintaan ja palveluihin joten tässä projektisuunnitelmassa periaatejulistus on korvattu toiminta-ajatuksen käsitteellä. Toiminta-ajatuksen arviointi ja seuraavan strategian suunnittelu linkittyvät sisällöllisesti kiinteästi yhteen. Arviointia ja suunnittelua varten kerättävät analyysit, selvitykset tai palautteet on jo käytännön syistä syytä hoitaa samassa yhteydessä. Toiminta-ajatus antaa pohjan keväällä 2011 alkavalle strategian suunniteluprojektille, jossa arvioidaan ja luodaan uusia toimintatapoja puhtaalta pöydältä edellisen hallituksen antamien evästysten mukaisesti. Valmistelutyöt ja tiedon kokoaminen voi näin tapahtua syksyllä 2010 ja toiminta-ajatuksen valmistelu alkukeväästä 2011. Sen hyväksyminen kevätkokouksessa 2011 johtaisi uuden strategian 2012-2017 valmisteluun ja viimeistelyyn niin, että se voitaisiin hyväksyä syyskokouksessa 2011. Kun nykyisen periaatejulistuksen luomiseen ja hyväksymiseen tarvittiin kaksi vuotta, niin tässä esityksessä toiminta-ajatuksen arviointiin ja uuden strategian valmistumiseen on varattu 14 kuukautta elokuulta 2010 lokakuulle 2011. Perusteluna tulevan arviointi- ja suunnitteluprojektin läpiviennille 1
lyhyemmässä ajassa voidaan pitää sitä, että vuoden 1995 evaluaation tulokset ja ulkoministeriön johtopäätökset lopettaa kehitysjoukkotoiminnan rahoittamisen pakottivat Kepan kehittämään täysin uuden toimintamallin. Tämä aikataulutus ei vaikuta tai haittaa Kepan toiminnan suunnittelua vuodelle 2012, sillä se on nykyisen ohjelmakauden viimeinen vuosi. Ohjelma 2010-2012 linjaa vuotta 2012, joka on samalla siirtymävaihe uuteen strategiaan sekä Kepan uuteen kolmivuotiskauteen vuosille 2013-2015. KESKEISET KYSYMYKSET TOIMINTA-AJATUKSEN ARVIOINNISSA JA STRATEGIAN LAADINNASSA Perimmäinen kysymys toiminta-ajatuksen arvioinnissa on, tarvitaanko ylipäätänsä Kepaa ja mikä sen olemassaolon oikeutus on. Osa kysymyksistä nousee nykyisen periaatejulistuksen 1997 niin ajankohtaisista ja valideista kuin myös ajasta jälkeenjääneistä kirjauksista. Periaatejulistuksessa 1997 on myös lueteltu Kepan päätoimintoja ja menettelytapoja, joihin vastataan useimmiten strategisissa suunnitelmissa. Kun tämä projektisuunnitelma kattaa sekä toiminta-ajatuksen arvioinnin että strategian laadinnan, niin oheiset kysymykset on laadittu molempia projekteja silmällä pitäen. Allaoleva kysymyspatteristo ei ole poissulkeva ja tarkentuu sekä täydentyy vielä myöhemmin. 1. Miksi Kepaa tarvitaan? Mitä tapahtuisi, jos sitä ei olisi olemassa? 2. Mikä on Kepan ymmärrys epäkohdista ja niiden syistä, minkä ratkaisemiseen tarvitaan Kepaa? 3. Millaista muutosta Kepa hakee? Mikä on Kepan tavoittelema ihannemaailma? 4. Missä Kepa tavoittelee muutosta (mikä/mitkä ovat Kepan valitsemat taistelukentät)? 5. Mikä on Kepan asema ja paikka suomalaisessa kansalaisyhteiskunnassa, kehitysmaaliikkeessä ja suhteessa julkishallintoon ja yksityiselle sektorille? Entä Euroopassa, kehitysmaissa ja kansainvälisellä areenalla? 6. Mitkä ovat Kepan arvot ja sen toimintaa ohjaavat periaatteet? 7. Mikä/mitkä ovat pääasialliset työskentelytavat Kepan toimintatarkoituksen toteuttamiseksi? 8. Kuka Kepan omistaa? 9. Mikä on Kepan näkemys tai tulkinta sille keskeisistä käsitteistä: - köyhyys - kansalaisyhteiskunta - muutos - demokratia - kehitysyhteistyö ja -politiikka - kehitys 2
TYÖSKENTELYTAPA A1. JÄSENISTÖN OSALLISTUMINEN Jäsenjärjestöt päättävät Kepan toimintatarkoituksesta. Päätösesitystä edeltävässä valmistelutyössä jäsenjärjestöille tarjotaan muodollisen päätöksenteon lisäksi mahdollisuus osallistua Kepan toimintatarkoituksen arviointiin ja suunnitteluun kolmen työpajan ja verkkokeskustelun avulla. Sen lisäksi jäsenistön näkemyksiä ja palautetta kerätään jäsenjärjestöjen omissa tapahtumissa kuten niiden vuosikokouksissa, asiaohjelmissa tai seminaareissa. Jäsenjärjestöpalautetta hyödynnetään myöhemmin tehtävän strategiasuunnittelun yhteydessä, jossa kartoitetaan laajasti jäsenistön kehitysyhteistyötä, -politiikkaa, viestintää ja kansainvälisyyskasvatusta koskevat strategiset suunnitelmat. Vuonna 2011 strategian suunnitteluprojektin tavoitteena on luoda laajan Kepan strateginen suunnitelma, jonka tavoitteiden saavuttamiseen pyritään Kepan ja sen jäsenistön yhteispyrkimyksin. Taulukko 1: Jäsenjärjestöjen osallistuminen* Aika Toiminto Sisältö 24.04.2010 Info kevätkokouksen aamupäivän seminaarissa - konsultoidutaan jäsenistön kautta toimintatarkoituksen päivitysprosessista ja miten se kytkeytyy uuden strategian suunnitteluun 07.06.2010 Hallituksen kokous - hallitus hyväksyy esityksen toiminta-ajatuksen arviointija strategian suunnitteluprosessiksi - prosessin ohjausryhmän asettaminen 27.08.2010 Hallituksen kesäkokous - toiminta-ajatus- ja strategiaprosessin valmistelu jäsenkonsultaatioon syyskuussa 2010-helmikuussa 2012 - evästys ohjausryhmälle 23.09.2010 1. työpaja Kepan kehityspoliittisessa päivässä - Suomen kehitysmaaliikkeen viimeiset 25 vuotta: mitä opittu ja ymmärretty? - Kehityksen suuret haasteet vuoteen 2020 mennessä 08.12.2010 2. työpaja erillisenä tilaisuutena - Mitä suomalainen kansalaisyhteiskunta tarvitsee tunnistettuihin haasteisiin vastaamiseksi? - Mitä tarvitaan muutoksen toteutukseen? - Jäsenjärjestöjen strategiasuunnitelmien kartoituksen tulokset 09.02.2011 3. työpaja erillisenä tilaisuutena - Tarvitaanko Kepaa - jos kyllä, niin millaista Kepaa? * jäsenpalautetta ja -keskustelua Kepan toiminta-ajatuksesta käydään jäsenjärjestöjen omissa tilaisuuksissa, kuten vuosikokouksissa ja seminaareissa Avoimeen ja järjestöille erityisesti markkinoituun verkkokeskustelutilaan Kepan kotisivuilla www.kepa.fi tallennetaan työpajojen taustamateriaali, pyydetyt esitykset sekä muistiot niissä käydyissä keskusteluissa. Työpajojen käsikirjoituksesta sekä uuden toimintatarkoituksen luonnoksen kirjoittamisesta vastaa/ vastaavat ohjausryhmän tehtävään valtuutettu/valtuutetut henkilö/henkilöt. 3
A2. SIDOSRYHMIEN KUULEMINEN Elokuun 2010 ja helmikuun 2011 aikana järjestetään kuulemistilaisuuksia Kepalle keskeisten sidosryhmien edustajille. Päätöksen lopullisesta sidosryhmäluettelosta tekee ohjausryhmä, mutta kuulemisten käytännön toteutuksesta vastaa johtotiimi. Haastateltavien sidosryhmien otannan ja lukumäärän täytyy antaa kattava kuva Kepan kannalta relevanttien sidosryhmien näkemyksistä. Kuulemisissa ja haastatteluissa huomioidaan samalla strategiasuunnittelun tarpeet niin, että sidosryhmäkonsultaatio tuottaa palautetta niin toimintatarkoituksen arviointiin/päivittämiseen kuin uuden strategian suunnitteluun. Keskeisiä sidosryhmiä ovat muun muassa: kumppanijärjestöt etelässä valtionhallinto (UM, OPM, OM, YM, TEM), mukaan lukien edustustot Kepan ohjelmamaissa Suomen kuntaliitto ja kunnat ammattiyhdistysliike (SAK, STTK) kirkot ja muut merkittävät uskonnolliset yhdyskunnat eduskunnassa edustetut poliittiset puolueet eduskunta ja sen keskeiset valiokunnat EU- ja KV-verkostot. A3. KEPAN HENKILÖSTÖN OSALLISTUMINEN Henkilöstöllä on toiminta-ajatuksen arvioinnissa ainoastaan jäsenjärjestöjen ja projektia johtavan ohjausryhmän avustaminen. Se tapahtuu tuottamalla tai toteuttamalla haastatteluja, selvityksiä tai muuta asiaankuuluvaa taustatietoa sekä huolehtimalla projektin kokous- ja tapahtumajärjestelyistä. Henkilöstön varsinainen osallistuminen tapahtuu uuden strategian suunnittelussa ja esitysten valmistelussa. Edellisen hallituksen evästys uuden strategian suunnittelusta puhtaalta pöydältä tarkoittaa, että toiminta-ajatuksen toteuttamiselle etsitään avoimesti uusia toteutustapoja. Osana tätä suunnitteluvaihetta arvioidaan myös nykyisten päätoimintojen tarkoituksenmukaisuutta. Pääasiallinen työskentely tapahtuu työryhmissä, joiden toimintaa johtaa johtotiimi ohjausryhmän antamien toimeksiantojen perusteella. Käytännön koordinoinnista vastaavat verkosto- ja hallintokoordinaattorit. B. SISÄLTÖJEN TUOTTAMINEN ARVIOINNIN POHJAKSI Keskeinen osa toiminta-ajatuksen ja perustehtävien arvioinnissa käytettävästä materiaalista syntyy jäsen- ja sidosryhmäkonsultaation aikana. Sen lisäksi käytetään hyväksi Kepan ja ulkopuolisten tahojen tuottamia raportteja, julkaisuja sekä tutkimus- ja selvitysmateriaalia. Henkilöstön lisäksi selvitys- ja/tai taustatyötehtäviä voidaan antaa myös Kepan ulkopuolisille palveluidentuottajille. B1. Merkittävien mielipidevaikuttajien/asiantuntijoiden näkemykset A-osiossa esitetyn taulukon (sivu 3) tapahtumiin pyydetään osallistumaan niin arvovaltajohtajia kuin oman alansa asiantuntijoita. Päätökset kutsuttavista ja kuultavista mielipidejohtajista tekee toimintaajatus- ja strategiaprojektia johtaja ohjausryhmä. 4
C. AIKATAULUTUS (strategian alustava suunnitteluprojekti harmaalla korostusvärillä) Aika Toiminto Sisältö 30.08.2010-18.2.2011 Sisältötyöskentely, josta raportoidaan hallitukselle - jäsenistökonsultaatio - sidosryhmäkuulemiset - käsite- ja toimintaympäristöanalyysit 28.03.2011 Hallitus - toinen toiminta-ajatuksen käsittelykerta, hallitus hyväksyy esityksen vietäväksi yhdistyksen kevätkokoukseen 2011 23.04.2011 Kevätkokous 2011 - kevätkokous keskustelee ja hyväksyy päivitetyn/uusitun Kepan toiminta-ajatuksen - kokouksen aamupäivän seminaarissa keskustellaan strategisten painopisteiden tunnistamisesta uuden toiminta-ajatuksen pohjalta 05.06.2011 Hallituksen kokous - Hallitus keskustelee luonnoksesta Kepan uudeksi strategiaksi 2012-2017 26.08.2011 Hallituksen kesäkokous - Hallitus hyväksyy esityksen Kepan uudesta strategiasta vietäväksi syyskokouksen hyväksyttäväksi 19.11.2011 Syyskokous 2011 - syyskokous keskustelee ja hyväksyy Kepan uuden strategian 2012-2017 D. ARVIOINTI- JA SUUNNITTELUPROJEKTIN JOHTAMINEN Hallitus nimeää toiminta-ajatuksen arviointia ja uuden strategian suunnittelua varten ohjausryhmän, johon kuuluvat puheenjohtaja ja molemmat varapuheenjohtajat, yksi hallituksen edustaja sekä kaksi edustajaa jäsenjärjestöistä, jotka eivät ole edustettuina Kepan hallituksessa. Ohjausryhmän jäsenenä johdosta on toiminnanjohtaja. Kehittämisjohtaja toimii ohjausryhmän sihteerinä ja koordinaattorina suhteissa Kepan henkilöstöön ja ulkopuolisiin sidosryhmiin. Kepan muut toimivan johdon edustajat on kutsuttu ohjausryhmään asiantuntijajäseninä. Ohjausryhmä voi tarvittaessa täydentää ryhmää. Henkilöstön työskentelyä johtaa toiminnanjohtaja ja johtotiimi. Verkosto- ja hallintokoordinaattoreita hyödynnetään henkilöstöstä koottujen työryhmien koordinoinnissa strategian suunnitteluprojektin aikana. Toiminnanjohtaja tekee päätökset selvitys- tai muiden valmistelutehtävien antamisesta ulkopuolisille palveluiden tuottajille hallituksen hyväksymän projektibudjetin puitteissa. 5