Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta 60 16.06.2015 HUSLABIN ORGANISAATION JA JOHTAMISJÄRJESTELMÄN UUDISTAMINEN DIAG 60 Johtokunta käsitteli HUSLABin johtoryhmän ehdotusta HUSLABin uudeksi organisaatiorakenteeksi kokouksessaan 6.5.2015 ( 44) ja hyväksyi ehdotuksen jatkovalmistelun pohjaksi. Esitetyn organisaatiorakenteen yksityiskohtien valmistelua on jatkettu HUSLABin toimitusjohtajan, vastuualuejohtajien, henkilöstön ja johtoryhmän toimesta. Laboratorioliikelaitos HUSLAB on toiminut nykyisenkaltaisessa organisaatiorakenteessa lähes koko liikelaitoksen toiminnan ajan vuodesta 2004 alkaen. HUSLAB jakaantuu tällä hetkellä viiteen vastuualueeseen: Kliininen kemia ja hematologia, Kliininen mikrobiologia, Patologia ja genetiikka, Perusterveydenhuollon laboratoriopalvelut ja EVO, opetus ja tutkimus. Vastuualueita johtaa vastuualuejohtaja, joka on toimitusjohtajan suora alainen ja joka vastaa vastuualueen koko toiminnasta, kehittämisestä, taloudesta ja henkilöstöstä. Vastuualueet jakautuvat edelleen vastuuyksiköiksi. Vastuuyksiköitä johtaa vastuualueen johtajan alaisuudessa vastuuyksikön päällikkö tai vastuuyksikköryhmän päällikkö. Vastuuyksikön päälliköt ovat koko vastuuyksikkönsä henkilöstön, kaikkien ammattiryhmien esimiehiä eli HUSLAB on yksilinjainen organisaatio. Toimitusjohtajan alainen hallinnon vastuualue jakautuu tällä hetkellä viideksi ryhmäksi: talousryhmä, henkilöstöryhmä, tietohallintoryhmä, kehittämisryhmä sekä asiakaspalvelu ja viestintä. HUS.n valtuusto hyväksyi 19.10.2011 ( 24) HUS:n strategian vuosille 2012-2016. Yksi strategiassa asetettu tavoite on HUS:n organisaation madaltaminen ja prosessimainen hoito. HYKS:n organisaatio uudistettiin vaiheittain vuoden 2015 alkuun mennessä potilasryhmien mukaisesti rakentuvaksi prosessiorganisaatioksi, joka koostuu 12 tulosyksiköstä (osaamiskeskuksesta). HUSLABin johtokunta hyväksyi HUS:n strategiasta jakautetun HUSLABin strategian 11.10.2012 ( 48) kaudelle 2012-2016. HUSLABin strategiset päämäärät ovat 1) Asiakaslähtöinen ja oikea-aikainen laboratoriopalvelu, 2) Korkeatasoinen tutkimus, tuotekehitys ja opetus, 3) Tiivistyvä kumppanuus asiakkaidemme kanssa ja 4) Vaikuttava ja kilpailukykyinen toiminta. Päämäärien saavuttamiseksi on kirjattu viisi kärkihanketta: osaavan henkilöstön turvaaminen, aktiivinen osallistuminen potilaan hoitoketjuun, monipuolinen asiakasyhteistyö, uudistuvat prosessit ja ennakoiva tutkimus- ja kehitystoiminta. HUSLABin toimintaan kohdistuu lähivuosina useita muutosvoimia. Kyetäkseen vastaamaan ympäristön muutoksiin ja saavuttaakseen strategiset tavoitteensa HUSLABin on kehitettävä ja uudistettava toimintaansa. Muuttuva toiminta edellyttää tuekseen uudistuvaa organisaatiota ja johtamisjärjestelmää. HUSLABin toimitusjohtaja käynnisti HUSLABin organisaation muutostarpeiden tarkastelun joulukuussa 2013. Organisaation tarkastelemiseksi koottiin keskeisten asiakkaiden näkemyksiä HUSLABista sekä laboratoriopalveluihin kohdistuvista odotuksista ja muutostarpeista haastattelemalla HUSLABin keskeisimpien asiakkaiden edustajia. Vuonna 2014-2015 organisaation uudistusta on valmisteltu HUSLABin toimitusjohtajan johdolla HUSLABin johtoryhmän jäsenistä ja eräistä
vastuualueiden edustajista kootussa valmisteluryhmässä, HUSLABin johtoryhmässä ja keväästä 2015 alkaen vastuualueilla. Tärkeimmiksi uuden organisaation kriteereiksi nousivat henkilöstön riittävyyden turvaaminen, sujuvien prosessien tukeminen, taloudellinen tehokkuus, asiakaslähtöisyyden edistäminen ja asiantuntijuuden korostaminen. Esitetty HUSLABin uusi organisaatiorakenne 1.1.2016 alkaen noudattaa monilta osin HYKS:n tulosyksiköiden uutta organisaatiorakennetta (liite 10): 1. Organisaatio jakaantuu linjoihin, jotka ovat Kliininen kemia ja hematologia, Preanalytiikka (käsittää mm. näytteenottopalvelut), Patologia, Kliininen mikrobiologia, Genetiikka sekä Opetus ja tutkimus. a) Linjajohtaja on tehtävä, jossa toimii tehtävämääräyksen perusteella erillisen taustaviran omaava henkilö (lääkäri). Linjajohtajan tehtävänä on, yhteistyössä resurssipäälliköiden kanssa, vastata linjansa toiminnasta, taloudesta, asiakkuuksista ja alaisestaan henkilöstöstä, kehittää linjansa analytiikan ja diagnostiikan asiakaslähtöisiä prosesseja, edistää ja kehittää tutkimusta ja opetusta sekä vastata linjansa toiminnan laadusta ja potilasturvallisuudesta. b) Linjajohtaja toimii linjan prosessien ja alueellisten yksiköiden vastuuhenkilöiden, lääkäreiden ja akateemisten erityistyöntekijöiden esimiehenä. Poiketen HUSLABin tämänhetkisen vastuualuejohtajan tehtävistä linjajohtaja ei ole hoitohenkilökunnan esimies. c) Linjojen sisäinen toiminta jakaantuu prosesseiksi ja kahden suurimman linjan osalta lisäksi alueellisiksi yksiköiksi. Prosessin /alueellisen yksikön vastuuhenkilö on tehtävä, jossa toimii tehtävämääräyksen perusteella erillisen taustaviran tai -toimen omaava henkilö. Prosessin/alueellisen yksikön vastuuhenkilö vastaa prosessinsa/yksikkönsä toiminnan sujuvuudesta, asiakastarpeen mukaisten läpimenoaikojen toteutumisesta, toiminnan kehittämisestä ja laadusta, kustannusten seurannasta, uuden teknologian käyttöönotosta ja hankintojen valmistelusta. Prosessin/alueellisen yksikön vastuuhenkilö toimii prosessissa/yksikössä toimivan henkilöstön työnjohdollisena esimiehenä. 2. Hoitohenkilökunnan ja muun henkilökunnan esimiehenä toimii osastonhoitaja, jonka esimies on resurssipäällikkö. Henkilöstö jakautuu viiden resurssipäällikön alaisuuteen maantieteellisen jaon perusteella. Resurssipäällikön tehtävänä on, yhteistyössä linjajohtajien kanssa, kehittää vastuualueensa toimintaa ja edistää toiminnan laatua, huolehtia rekrytoinnista, vastata alaisensa henkilöstön resurssien käytöstä ja kustannuksista, vastata alaisensa henkilöstön osaamisen kehittämisestä ja huolehtia alan opiskelijoiden käytännön harjoittelun järjestämisestä Resurssipäälliköiden esimies on johtava resurssipäällikkö, joka raportoi toimitusjohtajalle. Johtava resurssipäällikkö on tehtävä, jossa toimii erillisen tehtävämääräyksen perusteella yksi resurssipäälliköistä. Johtavan resurssipäällikön tehtävänä on vastata osaltaan annettujen toiminnan, talouden, henkilöstön ja asiakkuuksien tavoitteiden saavuttamisesta, toimia resurssipäälliköiden esimiehenä, vastata alaisensa hoito- ja muun
henkilökunnan resurssien käytöstä ja kustannuksista, huolehtia alaisensa henkilöstön osaamisen kehittämisestä, tukea alaisensa henkilöstön kehittämistyötä sekä edistää tutkimusta ja opetusta yhteistyössä HUSLABin henkilöstöryhmän kanssa. 3. Hallinnollisen osastonylilääkärin tehtävä on osa-aikainen ja hänen toimenkuvansa sisältää myös diagnostista tai muuta työtä. Hallinnollinen osastonylilääkäri on toimitusjohtajan alainen. Hänen tehtävänään on valvoa ja kehittää HUSLABin palvelutoiminnan potilasturvallisuutta ja laatua, edistää toiminnan asiakaslähtöistä kehittämistä, osaltaan edistää ja kehittää tutkimusta ja opetusta ja avustaa toimitusjohtajaa liikelaitoksen hallintoon liittyvissä tehtävissä. 4. Saman työtehtävän tai asiakokonaisuuden parissa työskentelevät lääkärit, akateemiset erityistyöntekijät, hoitohenkilökunta ja muu henkilökunta muodostavat tiimejä, joiden työnjohdollisena esimiehenä toimii tiimin vastuuhenkilö. Tiimin vastuuhenkilön tehtävänä on vastata tiimin päivittäisestä työn johtamisesta ja kehittämisestä sekä tiimin tavoitteiden saavuttamisesta yhteistyössä prosessin/alueellisen yksikön vastuuhenkilön ja esimieslinjan kanssa. Tiimin vastuuhenkilö on tehtävä, jossa toimii tehtävämääräyksen perusteella erillisen taustaviran tai -toimen omaava henkilö. Tavoitteena on varmistaa päivittäisen työn suorittamisen ja kehittämisen toteutuminen organisaation sillä tasolla, jossa itse työsuoritus tehdään. Esimieslinjan tehtävänä on tukea tätä toimintaa. HUSLABin johtoryhmän esittämässä uudessa organisaatiossa on eräitä uusia tehtäviä HUSLABin nykyorganisaatioon verrattuna: Linjajohtajan tehtävä korvaa nykyiset vastuualuejohtajan ja vastuuyksikköryhmän päällikön tehtävät. Nykyisten vastuualuejohtajien ja vastuuyksikköryhmän päällikön (ylilääkärit) esitetään siirtyvän linjajohtajan tehtäviin. Muutos ei siten tältä osin aiheuta lisäkustannuksia. Prosessien vastuuhenkilöt ja alueellisten yksiköiden vastuuhenkilöt ovat uusia tehtäviä. Samalla kuitenkin nykyorganisaation vastuuyksikön päällikön tehtävät poistuvat. Esitetyssä mallissa prosessien/alueellisten yksiköiden vastuuhenkilöiden tehtäviä on yksi vähemmän kuin HUSLABin tämänhetkisessä organisaatiossa on vastuuyksikön päällikön tehtäviä. Muutos ei siten tältä osin aiheuta lisäkustannuksia. Prosessien/alueellisten yksiköiden vastuuhenkilöiden tehtävät esitetään täytettäväksi ilmoittautumismenettelyllä ja nimityksessä noudatetaan "yksi ylitse yhden" -periaatetta. Resurssipäälliköiden virat ovat uusia virkoja, jotka esitetään perustettavaksi. HUS:n resurssipäällikön viran kelpoisuusehtona on soveltuva ylempi korkeakouluasteen tutkinto. Virat esitetään täytettäviksi hakumenettelyllä ja nimityksessä noudatetaan "yksi ylitse yhden" -periaatetta. HUSLABin toiminta tulee erityisesti Meilahden alueella muuttumaan vuoden 2015 loppuun mennessä. Tämän myötä uudessa organisaatiossa voidaan eräitä osastonhoitajan tehtäviä yhdistää ja siten vähentää osastonhoitajien määrää ilman vaikutusta esimiestyöhön. Lisäksi eräät apulaisosastonhoitajan vakanssit käyvät uudessa organisaatiossa tarpeettomiksi. Nämä osastonhoitajien ja apulaisosastonhoitajien
vakanssien vähennykset kompensoivat resurssipäälliköiden virkojen perustamisen aiheuttamaa kustannusta. Vähentäminen toteutetaan eläkkeelle siirtymisten ja aiemmin vapautuneiden vakanssien täyttämättä jättämisen kautta. Johtava resurssipäällikkö on tehtävä, jossa toimii erillisen tehtävämääräyksen perusteella yksi resurssipäälliköistä. Tehtävät esitetään täytettäväksi ilmoittautumismenettelyllä ja nimityksessä noudatetaan "yksi ylitse yhden" -periaatetta. Hallinnollisen osastonylilääkärin tehtävää on viime vuosina hoitanut aika ajoin osa-aikaisesti HUSLABin diagnostiseen työhön osallistuva lääkäri. Hallinnollisen osastonylilääkärin tehtävä on ollut täyttämättä kesästä 2014 alkaen ja tehtäviä on hoitanut toimitusjohtaja. Hallinnollisen osastonylilääkärin virka esitetään täytettäväksi hakumenettelyllä siten, että virkaan valittavan lääkärin työpanoksesta osa kohdennetaan hallinnollisiin tehtäviin ja osa diagnostiikan tehtäviin. Nimityksessä noudatetaan "yksi ylitse yhden" -periaatetta. HUSLABin organisaation uudistuksen valmistelua on käsitelty vuonna 2014 HUSLABin johtoryhmän kokouksissa ja esimiehille järjestetyissä tilaisuuksissa. HUSLABin johtoryhmässä on kaksi työtekijäjärjestöjen nimeämää henkilöstön edustajaa ja Helsingin yliopiston edustaja. Uudistusta on lisäksi käsitelty toimitusjohtajan henkilöstölle eri yksiköissä järjestämissä informaatiotilaisuuksissa vuonna 2014 ja 2015. Uudistusta on lisäksi käsitelty HUSLABin yhteistyötoimikunnan kokouksissa vuonna 2014 ja 2015 ja työntekijäjärjestöjen edustajien kanssa pidetyssä neuvottelussa keväällä 2015. Lisäksi keväällä 2015 henkilöstölle järjestettiin uudistuksesta kolme keskustelutilaisuutta. Muutosta on käsitelty myös Helsingin yliopiston lääketieteellisen tiedekunnan edustajien kanssa. Uudistuksen etenemisestä ja uuden organisaation rakenteesta on tiedotettu HUSLABin intranet-sivuilla. Organisaatiouudistuksen jatkovalmistelu toteutetaan yhteistyössä vastuualueiden henkilöstön kanssa. Samalla tarkastellaan myös hallinnon vastuualueen toimintaa, tavoitteita ja rakennetta. Uuden organisaation on tarkoitus astua voimaan 1.1.2016 alkaen. HUSLABin pysyvä toimintaohje, jossa tullaan määräämään mm. toimitusjohtajan, hallinnollisen osastonylilääkärin, linjajohtajan, johtavan resurssipäällikön ja resurssipäällikön tehtävistä ja toimivaltuuksista, valmistellaan johtokunnan käsiteltäväksi syksyllä 2016. Päätösesitys Johtokunta päättää hyväksyä, esitetyn organisaatiorakenteen HUSLABin uudeksi organisaatioksi 1.1.2016 alkaen. Uuden organisaation keskeiset periaatteet ovat seuraavat: HUSLABin laboratoriopalveluiden tuotanto jakaantuu linjoihin, jotka ovat seuraavat: Kliininen kemia ja hematologia, Preanalytiikka, Patologia, Kliininen mikrobiologia, Genetiikka sekä Opetus ja tutkimus. Linjajohtaja on tehtävä, jossa toimii tehtävämääräyksen perusteella erillisen taustaviran omaava lääkäri. Linjajohtajan tehtävänä on, yhteistyössä resurssipäälliköiden kanssa, vastata linjansa toiminnasta, taloudesta, asiakkuuksista ja alaisestaan henkilöstöstä. Linjajohtaja toimii linjan prosessien ja alueellisten yksiköiden vastuuhenkilöiden, lääkäreiden ja akateemisten erityistyöntekijöiden
esimiehenä. Linjajohtajat ovat toimitusjohtajan suoria alaisia. Linjojen sisäinen toiminta jakaantuu prosesseiksi ja kahden suurimman linjan osalta lisäksi alueellisiksi yksiköiksi. Prosessin /alueellisen yksikön vastuuhenkilö on tehtävä, jossa toimii tehtävämääräyksen perusteella erillisen taustaviran tai -toimen omaava henkilö. Prosessin/alueellisen yksikön vastuuhenkilö toimii prosessissa/yksikössä toimivan henkilöstön työnjohdollisena esimiehenä. Hoitohenkilökunnan ja muun henkilökunnan esimiehenä toimii osastonhoitaja, jonka esimies on resurssipäällikkö. Henkilöstö jakautuu viiden resurssipäällikön alaisuuteen maantieteellisen jaon perusteella. Resurssipäälliköiden esimies on johtava resurssipäällikkö, joka on toimitusjohtajan suora alainen. Johtava resurssipäällikkö on tehtävä, jossa toimii tehtävämääräyksen perusteella yksi resurssipäälliköistä. Hallinnollisen osastonylilääkärin tehtävä on osa-aikainen ja hänen toimenkuvansa sisältää myös diagnostista tai muuta työtä. Hallinnollinen osastonylilääkäri on toimitusjohtajan alainen. Saman työtehtävän tai asiakokonaisuuden parissa työskentelevä henkilökunta muodostaa tiimejä, joiden työnjohdollisena esimiehenä toimii tiimin vastuuhenkilö. Tiimin vastuuhenkilön tehtävänä on vastata tiimin päivittäisestä työn johtamisesta ja kehittämisestä sekä tiimin tavoitteiden saavuttamisesta yhteistyössä prosessin/alueellisen yksikön vastuuhenkilön ja esimieslinjan kanssa. Tiimin vastuuhenkilö on tehtävä, jossa toimii tehtävämääräyksen perusteella erillisen taustaviran tai -toimen omaava henkilö. Uuden organisaation aloittaessa 1.1.2016 HUSLABin nykyiset vastuualuejohtajat ja vastuuyksikköryhmän päällikkö (ylilääkärit) siirtyvät linjajohtajan tehtävään. Resurssipäälliköiden virat ja hallinnollisen osastonylilääkärin virka täytetään haun perusteella. Johtavan resurssipäällikön, prosessien/alueellisten yksiköiden vastuuhenkilöiden ja tiimivastaavien tehtävät täytetään ilmoittautumismenettelyllä. Johtokunta päättää lisäksi perustaa HUSLABiin viisi (5) resurssipäällikön virkaa 17.6.2015 alkaen. Virkojen ensivaiheen sijoituspaikka on HUSLABin hallinnon vastuualue (9300001). HUS:n resurssipäällikön viran kelpoisuusehtona on soveltuva ylempi korkeakouluasteen tutkinto. Resurssipäällikön viranhoidon vuosikustannus on noin 72 400 euroa. Lisäksi johtokunta päättää tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta tässä kokouksessa. Päätös Johtokunta päätti esityksen mukaisesti. Lisätietoja toimitusjohtaja Piia Aarnisalo, p. 050 427 0447 Liitteet Liite 10 HUSLABin uusi organisaatiorakenne 1.1.2016 alkaen