Compliance 11.2.2016 2016
2
Mitä on Compliance? Compliance tarkoittaa lakien, sääntöjen ja määräysten noudattamista Se on yrityksen riskien hallintaa Yritys laatii toimintamallin ( code of conduct ), joka sisältää sen liiketoimintaa koskevat tärkeimmät säännöt ja ohjeet Säännöt ja ohjeet kommunikoidaan koko henkilöstölle ja niiden noudattamista valvotaan Jokaisen yrityksen henkilöstöön kuuluvan tulee noudattaa laadittua toimintamallia 3
Compliance aihealueet 1/2 Ihmiset ja turvallisuus Health, Safety, Security and the Environment and Social Performance Sustainable Development Equal Opportunity and Human Rights Harassment Anti-corruption Bribery and Corruption Dealing with Government Officials Gifts and Hospitality Conflicts of Interest Insider Dealing Money Laundering Political Activity and Payments 4
Compliance aihealueet 2/2 Kaupankäynti Antitrust (Competition) Law Export / Import Controls and Sanctions Tietojen ja omaisuuden suojaaminen Protection of Assets Data Privacy and Protection Records Management Tiedonvälitys Business Communications Public Disclosure Yhtiön yleiset toimintaperiaatteet 5
Miksi Compliance? Mahdollisia seuraamuksia lakien ja sääntöjen noudattamatta jättämisestä: Rikosoikeudellinen rangaistus henkilölle itselleen, työsuhteen päättäminen Vahingonkorvausten ja/tai seuraamusmaksun tuomitseminen (erityisesti yritys) Negatiivinen julkisuus ja maineen menetys (yritys ja henkilö itse) Pitkät oikeusprosessit, jotka tulevat kalliiksi ja sitovat henkilöresursseja Yritystä koskevan toimintamallin puuttuminen voi koventaa seuraamuksia. Ei-toivottujen tapahtumien ja riskien ennakointi ja seuraamusten minimointi on osa jokaisen vastuullisen yrityksen toimintaa. 6
Succesful companies of the future will be those that integrate business and personal values. Jeroen van der Veer, CEO Shell 7
Miten toimintamalli luodaan? Identifioi yrityksen avainhenkilöt (hallitus, toimitusjohtaja, liiketoimintavetäjät, sisäinen tarkastus ) Näiden tahojen sitouttaminen elintärkeää! Lähtökohta Yrityksen toimintaympäristö Lainsäädäntö, säännöt ja määräykset Riskianalyysi Yrityksen strategia ja arvot sekä yleiset eettiset toimintaperiaatteet [Olemassa olevat sisäiset ohjeistukset ja toimintaperiaatteet] 8
Miten toimintamalli luodaan? Mitä asioita yrityksen toimintamalliin? Asiat, joista ei haluta yritykselle kielteisiä seuraamuksia, kuten Rikosoikeudelliset seuraamukset Suuret rahalliset korvaukset Negatiivinen vaikutus yrityksen maineeseen ja taloudelliseen arvoon Muut asiat, joista ei ehkä seuraa rangaistuksia tai maksuvelvoitteita, mutta jotka ovat yrityksen mielestä tärkeitä asioita (arvot) Usein tiettyä toimintamallia ja ohjeistuksia lähdetään luomaan vasta, kun yritystä/henkilöstöä epäillään esimerkiksi lahjonnasta tai kilpailulakien rikkomisesta 9
Lahjonnan ja korruption vastaiset ohjeet Kaikissa maissa on lahjontaa ja korruptiota Varsinkin kehittyvillä markkinoilla, joissa on paljon myös businessmahdollisuuksia Lahjuksen ottaminen ja antaminen elinkeinotoiminnassa on Suomessa rikos UK Bribery Act says that a foreign company which carries on any part of a business in the UK could be prosecuted under the Bribery Act for failing to prevent bribery even if the bribery takes place outside the UK and involves non-uk persons Koskee lahjontaa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla Puolustus: Riittävät lahjonnan vastaiset toimintamallit ja ohjeet 10
Lahjonnan ja korruption vastaiset ohjeet Yrityksen sitoutuminen ja selkeä viesti (esimerkki) X Oy on sitoutunut hoitamaan liiketoimensa rehellisesti, eettisesti ja kaikkia soveltuvia lakeja ja säännöksiä noudattaen. X Oy ei hyväksy liiketoimintaansa liittyvää lahjontaa tai korruptiota. X Oy edellyttää vastaavaa sitoumusta myös Selkeät ohjeet Lahjat (EUR-rajat) Korruptio (riskijaottelu maittain, suositellaan 0-toleranssia) Vieraanvaraisuus (EUR-rajat) Ei rahasuorituksia poliittiseen toimintaan, ei voitelurahoja Raportointi esimiehille/listan pitäminen annetuista lahjoista Seuraamukset ohjeiden rikkomisesta 11
Kilpailuoikeudelliset ohjeet Kilpailulait ympäri maailmaa kieltävät kilpailun rajoittamisen Vakavinta: kartellit ja määräävän markkina-aseman väärinkäyttö Korkeat seuraamusmaksut, vahingonkorvaukset, rikosoikeudelliset seuraamukset, sopimusten pätemättömyys, pitkät ja kalliit prosessit (esim.viro, Tanska, UK, USA) Mitkä ovat yrityksen kannalta merkitykselliset kilpailusäännöt? Selkeät esimerkit Do s and dont s ja milloin yhteys juristiin Ohjeistus kokouskäytännöistä ja kilpailijoiden välisistä kontakteista Ohjeistus kilpailuviranomaisen yllätystarkastusta varten Raportointi esimiehille Seuraamukset ohjeistuksen rikkomisesta 12
Pelkkä paperi vai enemmän?
Toimintamallin käyttöönotto ja noudattaminen Käyttöönotto kuuluu työnantajan direktio-oikeuden piiriin [Yhteistoimintalain mukainen menettely tietyissä tilanteissa] Johto esikuvana, johdon ehdoton sitoutuminen Pakollinen koulutus Sähköinen koulutus, face-to-face koulutus Eritasoinen koulutus eri ryhmille (johto, lakimiehet ) Sisäiset/ulkopuolisen suorittamat tarkastukset Sisäiset valvontajärjestelmät Sisäinen raportointijärjestelmä (nimettömät ilmiannot) Kurinpidolliset seuraamukset 14
Toimintamallin ylläpito ja päivittäminen Päivitykset Lainsäädännön muutokset Yrityksen toimintaperiaatteiden muutokset Mahdolliset uudet ohjeistukset Riskianalyysin päivittäminen Lisäkoulutus, säännöllinen koulutuksen uusinta Uusien työntekijöiden perehdytysohjelma 15
Toimivan toimintamallin edellytykset Yrityksen liiketoimintaympäristön tuntemus ja vahvat yrityksen arvot, joita tuetaan selkeillä ohjeistuksilla ja toimintamallilla Selkeä, johdonmukainen ja säännöllinen viestintä johdolta henkilöstölle Vahva ja säännöllinen johdon ja henkilöstön sitouttaminen asiaan Korkean profiilin ylläpito organisaation sisällä 16
It takes 20 years to build a reputation and only five minutes to ruin it Warren Buffet, Businessman and Philanthropist, the world s wealthiest person in 2008 17
18 Ilona Pilkama-Paajanen Senior Legal Counsel 020 7205 416 ilona.pilkama-paajanen@fondia.fi Fondia Oy, Lönnrotinkatu 5, Helsinki / fondia@fondia.fi / www.fondia.fi