MPS Prewise aamiaistilaisuus klo Tietosuoja tiukentuu, oletko valmis?

Transkriptio

1 MPS Prewise aamiaistilaisuus klo Tietosuoja tiukentuu, oletko valmis?

2 Tietosuoja tiukentuu, oletko valmis? Tervetuloa ja tilaisuuden avaus Iiro Pohjanoksa, toimitusjohtaja, MPS Prewise Oy Ohjelma alkaa 8.45 Twitter #MPSBreakfast Tietosuojakäytäntöjen uudistustarpeet HR-tietosuojan näkökulmasta - Keiden tarvitsee ymmärtää henkilötietoja koskevan tietosuojan perusteet? - Miten organisaation tulisi valmistautua tietosuoja-asetuksen voimaantuloon? Sari Koskela, Senior Legal Counsel, Fondia Oy Tietosuojaosaaminen kuntoon mitattavalla verkkokoulutuksella Iiro Pohjanoksa, toimitusjohtaja, MPS Prewise Oy Kommentteja, kysymyksiä ja keskustelua: Mitä pitää ottaa huomioon omassa yrityksessämme? Tilaisuus päättyy 10.30

3 Tietosuoja tiukentuu, oletko valmis? Tervetuloa aamiaistilaisuuteen! Iiro Pohjanoksa

4 Osaamisemme on asiakkaitamme varten Tunnemme ihmisen Tunnistamme johtajuuden Mittaamme ja analysoimme Lähes 200 ammattilaista valmiina palvelemaan Digitaalisuus on vahvuutemme

5 Autamme viemään muutoksen käytäntöön delivering the last mile of change Verkkokurssit Lähivalmennus Virtuaalitapahtumat Mobiili-oppiminen Oppimisyhteisö Oppimispelit Copyright MPS Enterprises Ltd. 5

6 Tietosuojakäytäntöjen uudistustarpeet HR-tietosuojan näkökulmasta Senior Legal Counsel Sari Koskela

7 Sisältö Määritelmät Tietosuoja-asetuksen aikataulu ja soveltaminen HR-näkökulma Keskeiset periaatteet, vaatimukset ja henkilötiedon elinkaari Mitä kannattaa tehdä nyt?

8 8

9 Määritelmät Henkilötieto. Kaikenlaiset (luonnollista) henkilöä koskevat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskevaksi Esim. henkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, ammatti, kuva, video, tietokoneen IP-osoite, laite ID, sormenjälki, auton rekisteritunnus ovat henkilötietoja, jos tieto voidaan tunnistaa tiettyä henkilöä koskevaksi Rekisterinpitäjä. Yritys/yhteisö/henkilö, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä rekisterin käytöstä Vrt. käsittelijä. Rekisterinpitäjän lukuun toimeksiannosta työskentelevä taho, jonka tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu 9

10 Tietosuoja HR-tietosuoja Työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötiedot Liiketoiminnot Myynti ja markkinointi Asiakassuhteen hoito Hallinto Verkkosivut, viestintä Henkilötiedon elinkaari Palvelut ja tuotteet Henkilötiedon käsittelijän näkökulma 10

11 Tietosuoja-asetus & HR Siirtymäaika sovellettava lukien Suoraan sovellettavaa oikeutta Koskee kaikkia EU:n alueella asuvia Mikä muuttuu? Tietosuojadirektiivi (95/46/EY) Henkilötietolaki Kansallinen erityislainsäädäntö Yksi artikla HR-tietosuojaan liittyen; kansallinen erityissääntely lain tai työehtosopimuksen kautta Eurooppatasoista ohjeistusta (WP 29) (WP29 työryhmän korvaa tietosuojaneuvosto) Päätoimipaikasta Oikeudesta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Tietosuojavastaavasta Vaikutustenarvioinnista = PIA Sertifikaateista

12 Tietosuoja-asetus & HR Mikä muuttuu? Ilmoitusvelvollisuus tietoturvaloukkauksista Riskit Informointivelvollisuus laajentuu Dokumenttien ja prosessien laadinta ja päivitys Koulutukset, valvonta, ohjeistuksen noudattamiseen Osoitusvelvollisuuden täyttäminen

13 Miten organisaation tulisi valmistautua? Keiden tulee ymmärtää henkilötietoja koskevan tietosuojan perusteet? 13

14 Keskeiset periaatteet Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys Korostaa informointivelvollisuutta Käyttötarkoitussidonnaisuus Kerättävä tiettyä laillista käyttötarkoitusta varten Ei saa käsitellä määriteltyjen tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla Tietojen minimointi Asianmukaisia ja olennaisia sekä rajoitettu siihen, mikä on tarpeen käyttötarkoituksen kannalta Täsmällisyys Täsmälliset, päivitetyt ja virheettömät tiedot

15 Keskeiset periaatteet Säilytyksen rajoittaminen Vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten Hävittäminen, anonymisointi, arkistointi Eheys ja luottamuksellisuus Tekniset ja organisatoriset toimet tietojen suojaamiseksi Osoitusvelvollisuus Pystyttävä osoittamaan, että periaatteita on noudatettu Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että oletusarvoisesti käsitellään vain tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja Tiedon määrä, käsittelyn laajuus, säilytysaika

16 Valmistautuminen? 1. Kartoita nykytilanne; sitouta johto ja henkilöstö Minkälaisia henkilötietoja käsitellään? Mistä tiedot on kerätty ja mihin niitä luovutetaan? Käyttötarkoitus/käsittelyn peruste dokumentoi! Informointi ja rekisteröidyn oikeuksien toteutuminen Henkilötietojen käsittelyn ulkoistussopimukset 2. Varmista organisaatiosi osaaminen ja resurssit Vastuu tietosuojasta, tiedon omistajuus, (tietosuojavastaava) Raportointi johdolle, henkilötietojen käsittelyn suunnittelu Ohjeistukset, perehdytys ja koulutus, valvonta Valvonta ja prosessi tietoturvaloukkausten ilmoittamiseen 3. Varmista järjestelmähankintojen osalta, että henkilötietojen käsittely otetaan huomioon jo suunnitteluvaiheessa (PIA) 4. Seuraa viranomaisten ohjeistusta 16

17 12.10 EU-tietosuoja-asetus seminaari Työelämän tietosuoja työsuhteen elinkaari seminaari

18 18 Sari Koskela Senior Legal Counsel puh Fondia Oy, Lönnrotinkatu 5, Helsinki / fondia@fondia.fi /

19 Tietosuojaosaaminen kuntoon mitattavalla verkkokoulutuksella MPS Prewise Eevi Kuokkanen, suunnittelujohtaja

20 Copyright MPS Enterprises Ltd

21 Copyright MPS Enterprises Ltd

22 Mitä minun pitää tehdä, jotta teen työni oikein? Ymmärränkö tästä mitään? Miksi tämä kuuluu minulle? Mihin kaikkeen tämä liittyy? Entä jos en osaa? Mitä siitä seuraa? Osaavatko muut? Eihän tämä ole vain minusta kiinni? Copyright MPS Enterprises Ltd

23 Copyright MPS Enterprises Ltd. 8/30/

24 Työnantajan näkökulmasta: todennettavuus Copyright MPS Enterprises Ltd

25 Verkkokoulutuksella Perustaso kaikille, joita asia koskee Samanlainen, yhtenäinen tieto kaikille Abstrakti asia konkreettiseksi ja omakohtaiseksi Erilaiset ohjeistukset oikeaan kontekstiin Ymmärrys omasta ja yhteisestä vastuusta Mitattavuus Skaalautuvuus Copyright MPS Enterprises Ltd

26 Copyright MPS Enterprises Ltd

27 Sääntöjenmukaisuus osaksi yhteistä kulttuuria Tuo säännöt ja niiden sitovuus kaikkien tietoon Rakenna eettisempää kulttuuria Tee säännöistä merkityksellisiä Johda jalkautusta ja todenna osaaminen MPS Prewisellä on yli 10 vuoden kokemus compliance-verkkokoulutuksesta Yli 20 organisaatiolle Versioita kymmenille kielille N oppijalle Todennettu, johdettu prosessi Copyright MPS Enterprises Ltd. 8/30/

28 Eevi Kuokkanen MPS Prewise Paciuksenkatu 27 FI Helsinki Helsinki Tampere Turku Oulu Vaasa Tallinn Vilnius Shanghai Moscow