Eettinen toimintatapamme Microsoftin toimittajille

Transkriptio

1 Eettinen toimintatapamme Microsoftin toimittajille Microsoft haluaa olla enemmän kuin hyvä yhtiö se haluaa olla esimerkillinen yhtiö. Pyrimme tähän auttamalla ihmisiä ja yrityksiä kaikkialla maailmassa saavuttamaan täyden potentiaalinsa. Tavoitteemme toteuttaminen ei merkitse vain innovatiivisten teknologioiden kehittämistä. Meidän tulee myös määritellä, keitä me olemme yhtiönä ja yksilöinä, kuinka hallitsemme sisäisiä toimintatapojamme sekä kuinka suhtaudumme ja toimimme yhdessä asiakkaidemme, yhteistyökumppaniemme, valtiollisten hallintoelimien, toimittajiemme ja erilaisten yhteisöjen kanssa. Kansainvälinen liiketoimintayhteisö muuttuu nopeasti ja vaatii meiltä yhä enemmän niin yhtiönä kuin yksittäisinä työntekijöinä. Meidän ei odoteta pelkästään toimittavan maailman parhaita tuotteita ja palveluita, vaan myös toimivan eettisesti ja vastuullisesti. On ensisijaisen tärkeää, että toimimme aina rehellisesti ja noudatamme tarkoin niitä lakeja ja säännöksiä, jotka sääntelevät kansainvälistä liiketoimintaamme. Microsoft on kehittänyt Standards of Business Conduct -ohjeessa ( määritetyt liiketoiminnan toimintamenetelmät ja säännökset, joita sovelletaan kaikkiin Microsoftin työntekijöihin, toimihenkilöihin ja johtajiin. Microsoft Standards of Business Conduct -ohje perustuu Microsoftin arvoihin ja kuvastaa kokonaisvaltaista sitoutumistamme eettisiin liiketoimintatapoihin sekä lakien ja säännösten kunnioittamiseen. Eettiset ohjeet Toimittajillemme Microsoft odottaa, että sen toimittajat ("Toimittajat") jakavat samat arvot ja toimivat osaltaan eettisten toimintatapojemme mukaisesti. Tiedostamme, että Toimittajat ovat itsenäisiä toimijoita, mutta myös sen, että niiden toimintatavat ja käytännöt voivat vaikuttaa ja heijastua Microsoftin liiketoimintaan. Tämän vuoksi Microsoft odottaa kaikkien Toimittajiensa sekä niiden työntekijöiden, edustajien ja alihankkijoiden (Toimittajien työntekijöitä, edustajia ja alihankkijoita kutsutaan tässä asiakirjassa yhteisnimellä "Edustajat") sitoutuvan noudattamaan Microsoftin toimittajille tarkoitettua eettisen toiminnan ohjetta kaikissa liiketoimissa Microsoftin kanssa ja/tai Microsoftin puolesta. Kaikkien (Microsoftin) Toimittajien tulee varmistaa, että heidän Edustajansa ymmärtävät ja toimivat Microsoftin toimittajille tarkoitettujen eettisten toimintatapojen mukaisesti. LAKIEN JA SÄÄNTÖJEN NOUDATTAMINEN Kaikkien Microsoftin Toimittajien ja niiden Edustajien liiketoimien, joita toteutetaan Microsoftin kanssa ja/tai Microsoftin puolesta, on tapahduttava paikallisten lakien ja säännösten mukaisesti. Muiden Microsoftin kanssa mahdollisesti tehtyjen sopimusten ehtojen lisäksi kaikkien Microsoftin Toimittajien on rajoituksetta noudatettava seuraavia lakeja ja säännöksiä: paikalliset kaupparajoitukset sekä vientiä, jälleenvientiä ja tuontia koskevat lait ja säännökset; paikallinen kilpailulainsäädäntö ja rehellisestä menettelystä elinkeinotoiminnassa annetut lait; paikalliset ympäristölait ja -säännökset, jotka koskevat vaarallisia materiaaleja, ilmapäästöjä, jäte- ja jätevesipäästöjä mukaan lukien tällaisten aineiden valmistaminen, kuljettaminen, säilyttäminen, hävittäminen ja luontoon vapauttaminen; Yhdysvaltain viranomaisten säännökset tai paikalliset lait, jotka koskevat kansainvälisiä boikotteja. Korruption vastainen toiminta: Microsoft kieltää valtion virkamiesten ja edustajien kaikenlaisen lahjonnan. Tämä koskee niin julkisen kuin yksityisenkin sektorin virkamiehinä ja edustajia. Microsoft on sitoutunut noudattamaan Yhdysvaltain ulkomaista korruptiota koskevan lain (U.S. Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) vaatimuksia sekä niiden maiden, joissa se toimii, lahjonnan ja rahanpesun vastaisia lakeja. Toimittajan ja sen Edustajien on noudatettava kaikkia soveltuvia lahjonnan ja rahanpesun vastaisia lakeja, mukaan lukien FCPA), sekä lakeja, jotka liittyvät virkamiesten liittyvät obbaamiseen, lahjoihin ja maksuihin, sekä poliittisia kampanja-avustuksia koskevia lakeja ja kaikki muita vastaavia säädöksiä. Kukaan Toimittaja tai sen Edustaja ei suoraan tai epäsuoraan tarjoa tai maksa mitään arvokasta (mukaan lukien matkat, lahjat ja edustuskulut ja lahjoitukset) minkään valtion, valtion viraston tai laitoksen, poliittisen puolueen, julkisen kansainvälisen organisaation millekään edustajalla tai virkamiehellä tai kenellekään poliittiseen virkaan pyrkivälle pyrkiäkseen vaikuttamaan asiattomasti tämän henkilön toimintaan tai 1

2 päätöksiin pyrkiäkseen edistämään Microsoftin liiketoiminnan etuja millään tavalla tai pyrkiäkseen ajamaan Microsoftin liiketoiminnan etuja millään asiattomalla tavalla. Toimittajiemme tulee lisäksi toimia ja keskustella suoraan ja totuudenmukaisesti viranomaisten, niiden edustajien ja valtiollisten hallintoelimien kanssa. LIIKETOIMINTAKÄYTÄNNÖT Microsoftin Toimittajien ja niiden Edustajien liiketoimet on toteutettava rehellisesti ja Microsoftin kanssa solmittujen sopimusehtojen mukaisesti. Muiden Microsoftin kanssa mahdollisesti tehtyjen sopimusten ehtojen lisäksi kaikkien Microsoftin Toimittajien on rajoituksetta noudatettava seuraavia ohjeita: Tietojen arkistointi Toimittajien on arkistoitava rehellisesti ja täsmällisesti liiketoimintaa koskevat tiedot, sekä noudatettava tietojen arkistointija raportointitapoja sekä tietojen täsmällisyyttä koskevia paikallisia lakeja. Liiketoimintaa koskevat tiedot on luotava, säilytettävä ja arkistoidut tiedot hävitettävä paikallisia lakeja ja säännöksiä noudattaen. Aineellisen ja aineettoman omaisuuden suojaaminen Toimittajien on suojattava ja käytettävä vastuullisesti Microsoftin aineellista ja aineetonta omaisuutta, mukaan lukien tiloja, tarvikkeita, kulutushyödykkeitä ja laitteita, joiden käyttämiseen Microsoft on antanut Toimittajalle tai sen Edustajille valtuutuksen. Microsoftin toimittamien tietojärjestelmien käyttö Toimittajien tulee rajoittaa Microsoftin toimittamien teknologioiden ja järjestelmien (mukaan lukien sähköpostin) käyttöä siten, että teknologiaa käytetään vain Microsoftin hyväksymiin, liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin. Microsoft kieltää ehdottomasti Toimittajilta ja niiden Edustajilta Microsoftin teknologian ja järjestelmien käyttämisen minkään sellaisen materiaalin luomiseen, käyttämiseen, tallentamiseen, tulostamiseen, jakamiseen tai lähettämiseen, joka on loukkaavaa, asiatonta, pelottelevaa, uhkaavaa, seksuaalisesti ahdistelevaa tai muulla tavoin sopimatonta, ja/tai väärennettyjen, loukkaavaa sisältöä sisältävien tai vahingoittavien viestien lähettämisen Microsoftin toimittamia järjestelmiä hyödyntämällä. Tietoturva ja luottamuksellisuus Toimittajan on noudatettava kaikkia Microsoftin vaatimuksia, jotka liittyvät salasanoihin, luottamuksellisuuteen, tietoturvaan ja yksityisyyttä koskeviin käytäntöihin, saadakseen oikeuden tarjota Microsoftille tuotteita tai palveluita tai käyttää Microsoftin sisäisiä yritysverkkoja, järjestelmiä ja toimitiloja. Kaikki Microsoftin omistamiin tai vuokraamiin laitteisiin tallennetut tai niiden avulla lähetetyt tiedot katsotaan yksityisiksi ja Microsoftin omaisuudeksi. Microsoftilla on oikeus lain mukaisissa rajoissa valvoa kaikkea yritysverkkojensa ja kaikkien järjestelmiensä (mukaan lukien sähköpostin) käyttöä ja/tai nähdä kaikki Microsoftin yritysverkkoon tallennetut tai sen avulla lähetetyt tiedot. Immateriaalioikeudet Toimittajien tulee kunnioittaa Microsoftin ja muiden yritysten immateriaalioikeuksien omistusoikeuksia, mukaan lukien tekijänoikeudet, tavaramerkkioikeudet ja liikesalaisuudet. Ohjelmistoja, laitteistoja tai sisältöä käytettäessä on noudatettava kyseisten ohjelmistojen, laitteistojen tai sisällön käyttöoikeuksien ehtoja tai käyttöehtoja. Suhteet tiedotusvälineisiin Toimittajien on pidättäydyttävä antamasta lausuntoja tiedotusvälineiden edustajille Microsoftin puolesta, ellei Microsoft ole kirjallisesti valtuuttanut Toimittajaa ja/tai sen Edustajaa tekemään niin. 2

3 Lahjat ja muut etuudet Lahjoja Microsoftin työntekijöille ei yleisesti suositella, koska hyvää tarkoittava lahjakin voidaan katso lahjukseksi tietyissä olosuhteissa tai se voi aiheuttaa eturistiriitoja. Älä tarjoa Microsoftin työntekijöille mitään arvokasta saadaksesi tai hankkiaksesi sopimatonta hyötyä tai etua. Älä myöskään tarjoa Microsoftin työntekijöille mitään, jonka voidaan katsoa vaikuttavan häneen, vaikuttavan hänen päätöksiinsä tai velvoittavan häntä. Jos tarjoat Microsoftin työntekijöille lahjan, aterian tai viihdykettä, käytä aina hyvää harkintaa ja pysy kohtuudessa. Toimittaja ja/tai sen Edustaja ei saa antaa Microsoftin työntekijöille yksittäistä lahjaa tai usean lahjan yhdistelmää, jonka arvo ylittää saman vuoden aikana 400 Yhdysvaltain dollaria (tai paikallisessa lainsäädännössä määritellyn pienemmän summan), eikä Toimittaja tai sen Edustaja saa koskaan tarjota lahjuksia tai ehdottaa tavaroilla tai palveluilla käytävää vaihtokauppaa tai tarjota Microsoftin työntekijöille mitään muuta kannustinta päästäkseen osalliseksi Microsoftin liiketoiminnasta. Ennen kuin Toimittaja tai sen Edustaja antaa lahjan Microsoftin työntekijälle, hänen on selvitettävä, onko lahja sallittu Microsoftin työntekijän liiketoimintayksikössä ja maassa, koska Microsoftin paikalliset käytännöt ja liiketoimintakäytännöt saattavat estää lahjan kokonaan tai rajoittaa sen arvon enintään 400 Yhdysvaltain dollariin. Toimittajien ei ole sallittua antaa minkään arvoisia lahjoja kenellekään kansainvälisen hankintaryhmän (Global Procurement Group, GPG) jäsenelle tai edustajalle. Kaikki lahjat ja viihde-edut on kuitenkin lahjoitettava ja vastaanotettava paikallisia lakeja noudattaen sekä rikkomatta lahjoittavan ja/tai vastaanottavan osapuolen lahjoituskäytäntöjä tai loukkaamatta paikallisia tapoja. Henkilösuhteet ja eturistiriidat Toimittajien on vältettävä henkilösuhteisiin liittyvien epäilysten ja/tai eturistiriitojen syntymistä. Toimittajat ja/tai niiden Edustajat eivät saa tehdä liiketoimintaa sellaisten Microsoftin työntekijöiden kanssa, joiden puoliso, elämänkumppani tai muu perheenjäsen tai sukulainen on asemassa, jossa hän hyötyy taloudellisesti huomattavasti Toimittajasta. Toimittajan työntekijä ei myöskään saa Toimittajan kanssa tehtävää sopimusta laadittaessa tai Toimittajan velvollisuuksia hoidettaessa toimia suoraan Microsoftin palveluksessa olevan puolison, elämänkumppanin, muun perheenjäsenen tai sukulaisen kanssa. Sisäpiiriläisyys Toimittajan on vältettävä sisäpiirikauppaa Microsoftin tai muun yhtiön osakkeita ostamalla tai myymällä, kun hallussa on sellaista tietoa Microsoftista tai muusta yhtiöstä, joka ei ole julkisesti muiden sijoittajien saatavilla ja joka saattaisi vaikuttaa sijoittajien päätöksiin ostaa tai myydä osakkeita. HENKILÖSTÖÄ KOSKEVAT KÄYTÄNNÖT Microsoft odottaa Toimittajiensa kunnioittavan ihmisoikeuksia ja tasa-arvon periaatetta työyhteisöissä. Microsoftin Toimittajien on noudatettava henkilöstöhallinnossaan kaikkia paikallisia lakeja ja säännöksiä. Kaikkien Microsoftin Toimittajien ja/tai niiden edustajien on rajoituksetta noudatettava seuraavia, Microsoftin arvojen mukaisia periaatteita. Syrjintä Kaikenlainen ahdistelu ja lainvastainen syrjintä on työyhteisöissä kiellettyä. Kunnioitamme eri kulttuurien välisiä eroja, mutta Toimittajat eivät ole missään tilanteessa oikeutettuja syrjimään työntekijöitään työhönottoon, palkanmaksuun, koulutukseen, palkankorotukseen, työsuhteen päättämiseen tai eläkkeelle siirtymiseen liittyvissä asioissa rodun, värin, sukupuolen, kansallisuuden, uskonnon, iän, fyysisen vamman, sukupuolisen identiteetin tai ilmaisun, siviilisäädyn, sukupuolisen suuntautumisen tai veteraaniaseman takia. Työturvallisuus Toimittajan on tarjottava turvallinen ja terveyttä tukeva työympäristö sekä noudatettava kaikkia paikallisia turvallisuuteen ja terveydenhuoltoon liittyviä lakeja, säännöksiä ja käytäntöjä. Myös työympäristön vaaratekijöitä on vähennettävä riittävässä määrin. Laittomien huumaavien aineiden käyttö Toimittajan on kiellettävä laittomien huumaavien aineiden käyttö, hallussapito, jakelu ja/tai myynti Microsoftin omistamissa tai vuokraamissa tiloissa. Vapaaehtoisen työvoiman käyttö 3

4 Microsoftin Toimittajat ja/tai niiden Edustajat eivät saa missään tilanteessa teettää pakkotyötä, kuten velkatyötä, rangaistuksen uhalla teetettävää työtä tai vangeilla teetettävää työtä. Työntekijän vapaus irtisanoutua Työntekijöiltä ei saa edellyttää vakuuksien maksamista tai henkilöllisyystodistusten luovuttamista työnantajalle. Työntekijöillä tulee olla oikeus irtisanoa työsuhteensa ja lopettaa työskentely työnantajan palveluksessa paikallisen ja kansallisen lainsäädännön mukaisesti ja ilman laittomia rangaistuksia. Lapsityövoiman käyttö Toimittajien on noudatettava kaikkia paikallisia ja kansallisia lakeja ja säännöksiä, jotka koskevat työntekijän alaikärajaa, sekä sitouduttava olemaan käyttämättä lapsityövoimaa. Toimittajat eivät saa ottaa työhön alle 15-vuotiaita tai pakollisen peruskoulutuksen tai työntekijän laillista ikärajaa nuorempia, näistä vanhinta soveltaen. Microsoft tukee oppisopimusjärjestelmien kehittämistä ainoastaan siinä tapauksessa, että niistä on hyötyä nuorille, eikä se toimi liiketoimintasuhteessa tällaisia järjestelmiä väärinkäyttävien tahojen kanssa. Alle 18-vuotiaiden ei tule tehdä vaarallista työtä, ja heidän yötyönsä voidaan kieltää koulutustarpeiden perusteella. Voimankäyttö Ruumiilliset kurinpitotoimenpiteet, fyysinen voimankäyttö tai sen uhka, seksuaalinen tai muu ahdistelu, verbaalinen ahdistelu sekä muu pelottelu ovat kiellettyjä. Palkkaus ja työehdot Toimittajan on maksettava työntekijöilleen kohtuullista palkkaa ja taattava inhimilliset työskentelyolosuhteet. Kaikille työntekijöille on luovutettava yksiselitteinen kirjallinen selvitys työsuhteen ehdoista työsuhteen alkamisajankohdan palkkatiedot ja tarvittaessa koko työsuhteen keston aikaiset palkkatiedot mukaan lukien. Palkasta tehtävien vähennysten käyttäminen kurinpidollisena toimenpiteenä on kiellettyä, eikä palkasta saa tehdä mitään muita sellaisia vähennyksiä, joita paikallisessa lainsäädännössä ei sallita ilman työntekijän nimenomaisesta suostumusta. Kaikki kurinpidolliset toimenpiteet on kirjattava. Maksettavien palkkojen ja myönnettävien etuuksien on täytettävä paikallisessa lainsäädännössä määritellyt vähimmäisvaatimukset. Toimittaja ei saa edellyttää työntekijöiltä suurempaa työpanosta kuin päivittäinen kansallisessa ja paikallisessa lainsäädännössä määritelty enimmäistuntimäärä. Toimittajien on varmistettava, että ylityö on vapaaehtoista ja siitä maksettava korvaus määräytyy paikallisten ja kansallisten lakien ja säännösten mukaan. Työntekijöiden tiedoista on ylläpidettävä arkistoa paikallisten ja kansallisten lakien ja säännösten mukaisesti, ja työntekijöiden palkkauksen perusteet on toimitettava ajoissa palkkatositteen tai vastaavan asiakirjan muodossa. MICROSOFTIN EETTISEN TOIMINTAOHJEEN NOUDATTAMINEN Toimittajan vastuulla on varmistaa, että sen Edustajat ymmärtävät ja sitoutuvat noudattamaan Microsoftin toimittajille tarkoitettua eettistä ohjetta, sekä ilmoittaa Microsoft-yhteyshenkilölleen (tai Microsoftin johtoon kuuluvalle henkilölle) tilanteesta tai mahdollisesta tilanteesta, jossa Toimittaja joutuu toimimaan tässä asiakirjassa mainittujen ehtojen vastaisesti. Microsoftin Toimittajien oletetaan valvovan itse tämän ohjeen noudattamista. Muiden Toimittajan kanssa solmittujen sopimusten mukaisten oikeuksien lisäksi Microsoftilla on oikeus vaatia Edustajan kanssa tehtävän yhteistyön päättämistä, jos Edustaja toimii tavalla, joka on laitonta tai ristiriidassa tämän toimintaohjeen tai minkä tahansa muun Microsoftin käytännön kanssa. KYSEENALAISESTA TOIMINNASTA JA/TAI MAHDOLLISISTA RIKKOMUKSISTA RAPORTOIMINEN 4

5 Voit raportoida usealla tavalla mahdollisesta eettisen toimintaohjeen ehtojen vastaisesta rikkomuksesta, joka on ilmennyt sinä aikana, jolloin Toimittaja on tarjonnut tuotteita tai palveluja Microsoftille. Suosittelemme, että otat ensin yhteyttä Microsoft-yhteyshenkilöösi ja yrität ratkaista liiketoimintatapaan tai ehtojen noudattamiseen liittyvän ongelman hänen kanssaan. Jos tämä ei ole mahdollista, voit ottaa yhteyttä Microsoftiin myös seuraavilla tavoilla: 1. Soita Microsoft Business Conduct Linen puhelinnumeroon Jos olet Toimittaja, jolla on Microsoftin intranetin käyttöoikeus, voit lähettää sähköpostia laillisuusasioista vastaavalle henkilölle käyttämällä Business Conduct and Compliance -sähköpostiosoitetta 3. Lähetä kirje laillisuusasioista vastaavalle henkilölle: Director of Compliance at Microsoft Corporation, Law and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA Voit myös lähettää luottamuksellisen faksin numeroon Microsoft ei hyväksy minkäänlaisia rangaistus- tai kostotoimia, jotka kohdistuvat hyvässä uskossa neuvoja pyytäneeseen tai kyseenalaisesta toiminnasta ja/tai mahdollisista ehtorikkomuksista raportoineeseen henkilöön. 5