Kuluttajan e-lasku Palvelukuvaus laskuttajalle

Kuluttajan e-lasku Palvelukuvaus laskuttajalle

Muutoshistoria Versio Päiväys Muutos 1.0 12/ 2012 1.1 26.4.2013 Päivitetty lukuja 1 5. 1.2 17.1.2014 Päivitetty lukuja 1 6.

Sisällys 1 Yleiskuvaus... 4 1.1 Finvoice 2.0 käyttö Nordeassa... 4 2 E-laskut ja suoramaksut... 5 2.1 E-laskun automaattinen maksaminen... 5 2.2 Suoramaksut... 5 2.3 Peruutuslaskut... 5 2.4 Maksetut laskut... 6 3 Ilmoittamispalvelu... 7 3.1 Laskuttajailmoitus... 7 3.2 Vastaanottoilmoitus... 8 4. Sanomakuvaukset... 10 4.1 Sanomien osapuolitiedot... 10 5 Aineistotyypit Nordean eräsiirrossa... 11 5.1 Laskujen toimittamisessa käytettävät aineistotyypit... 11 5.2 Ilmoittamispalvelun aineistotyypit... 11 6 Neuvonta ja tuki... 12

Kuluttajan e-lasku 1 Yleiskuvaus Laskuttaja lähettää e-laskuja kuluttajille pankkien kautta käyttäen pankkien yhteisesti määrittelemää Finvoice-välityspalvelua ja siihen liittyvää Ilmoittamispalvelua. Laskuttajailmoituksella laskuttaja ilmoittaa valmiudestaan lähettää kuluttajille e-laskuja ja suoramaksuja. Laskuttajailmoitus julkaistaan verkkopankeissa ja verkkopankkia käyttävät asiakkaat tilaavat sen tietojen perusteella e-laskuja, joihin he voivat liittää automaattisen maksamisen. Suoramaksun asiakas saa käyttöönsä konttorinsa kautta. Vastaanottoilmoituksella toimitetaan e-laskun ja suoramaksun tilaukset laskuttajalle. E-laskuja ja ilmoittamispalvelun sanomia välitetään pankkien välillä Finvoice-välityspalvelun ehtojen mukaisesti. Laskuttaja voi lähettää ja noutaa kaikki kuluttajan e-laskuun liittyvät sanomat jakajapankkinsa kautta, Nordeassa eräsiirtoa käyttäen. Laskuttajalla on oltava Nordean kanssa sopimus kuluttajan e-laskusta, ennen kuin laskuttaja lähettää Nordeaan laskuttajailmoituksen. 1.1 Finvoice 2.0 käyttö Nordeassa Nordea tukee Finvoice 2.0 versiota e-laskun ilmoittamispalvelun osalta. Peruutuslaskun osalta tuki on suoramaksun peruutuslaskulle. Aikataulu kuluttajan e-laskun peruutuslaskulle tarkentuu myöhemmin. Käyttöönotosta ja sen aikataulusta tiedotetaan osoitteessa www.nordea.fi./ohjelmistotalot.

2 E-laskut ja suoramaksut Kuluttajille tarjottavan e-laskun ja suoramaksun edellytyksenä on, että laskuttaja käyttää laskujen ja ilmoittamissanomien toimittamisessa Finvoice-sanomien versiota 2.0. tai sitä uudempaa versiota. Laskuttaja lähettää kuluttajille osoitetut e-laskut ja suoramaksut Nordean eräsiirtoon. Nordea toimittaa ne omille asiakkailleen verkkopankkeihin ja suoramaksujen järjestelmään sekä välittää muiden pankkien asiakkaille osoitetut e-laskut ja suoramaksut vastaanottajien pankeille. Kuluttajaviranomaisen suosituksen mukaan e-laskut ja suoramaksut on lähettävä kuluttajille vähintään kaksi viikkoa ennen eräpäivää. E-laskujen vastaanotossa päivämäärärajat ovat minimi 2 (lasku välitetään Nordean kuluttaja-asiakkaalle) maksimi 365 kalenteripäivää ennen laskun eräpäivää. Laskuttajan vastuulla on toimittaa lasku asiakkaalle hyvissä ajoin ennen laskun eräpäivää. Suosituksemme on, että lasku välitetään laskuttajan jakajapankkiin vähintään seitsemän kalenteripäivää ennen eräpäivää. 2.1 E-laskun automaattinen maksaminen Verkkopankkia käyttävät asiakkaat voivat liittää automaattisen maksamisen e-laskuihin itse antamalla siihen tarvittavat tiedot omassa verkkopankissaan. Suoraveloituksesta muunnettuihin e-laskuihin liitetään automaattinen maksaminen muunnossa. Asiakas voi muuttaa automaattisen maksamisen tietoja muunnon jälkeen omassa verkkopankissaan. 2.2 Suoramaksut Suoramaksun tarjoaminen edellyttää e-laskun ilmoittamispalvelusta Finvoice 2.0 tai sitä uudempaa versiota. Asiakas saa suoramaksun käyttöön ja pääsee muuttamaan suoramaksutoimeksiannon tietoja Nordean konttorissa tai henkilöasiakkaiden neuvontapalvelussa. Erääntyvän suoramaksun tietoja asiakas voi muuttaa konttorin ja henkilöasiakkaan neuvontapalvelun lisäksi verkkopankissa. Mikäli laskuttaja ei halua enää tarjota uusille asiakkailleen suoramaksua, on laskuttajan lähetettävä pankkiin päivitetty laskuttajailmoitus, josta suoramaksu vaihtoehto on poistettu. Jos laskuttaja haluaa lopettaa kokonaan suoramaksun tarjoamisen myös olemassa oleville suoramaksuasiakkaille, on laskuttajan viestittävä tästä asiakkailleen sekä lähetettävä pankkiin päivitetty laskuttajailmoitus, josta suoramaksu vaihtoehto on poistettu. Lisätieto kappaleesta 3.1 2.3 Peruutuslaskut Jos laskuttaja on lähettänyt e-laskun tai suoramaksun virheellisillä tiedoilla, sen voi peruuttaa peruutuslaskulla. Peruutuslaskun on oltava laskun vastaanottajan pankissa viimeistään kolme (3) päivää ennen laskun eräpäivää. Jos vastaanottaja on eri pankkiryhmässä kuin lähettäjä, peruutuslasku on lähetettävä viimeistään neljä (4) pankkipäivää ennen eräpäivää. Kun pankin tietokannasta löytyy peruutuslaskun tiedoilla oleva erääntyvä maksu, se poistetaan eikä sen määrää veloiteta maksajan tililtä. Laskuttaja tekee tarvittaessa uuden laskun ja lähettää sen normaalisti pankkiin e-laskuna tai suoramaksuna maksajan osoitteeseen. Jos peruutuslasku ei kohdistu pankin tietokannassa erääntyvään maksuun, laskuttaja saa palautteella tiedon peruutuksen epäonnistumisesta. Laskuttajan on tällöin sovittava maksajan kanssa virheellisen laskun korjaamisesta tai liikaa maksetun määrän hyvittämisestä. Peruutuslaskua osoittavat elementit ja niiden arvot ovat: InvoiceTypeCode = INV02 Tammikuu 2014 5

OriginCode = Cancel Alkuperäisen laskun maksettava määrä negatiivisena elementissä EpiInstructedAmount Peruutuslasku on lähetettävä samoin tiedoin kuin alkuperäinen peruutettava e-lasku tai suoramaksu. Peruutuslasku on lähetettävä samalla lähettäjän verkkolaskuosoitteella ja välittäjän tunnuksella kuin alkuperäinen lasku ja se on osoitettava samalle vastaanotto-osoitteelle ja välittäjän tunnukselle kuin alkuperäinen lasku. Nordea tukee suoramaksun peruutuslaskua. Aikataulu kuluttajan e-laskun peruutuslaskulle tarkentuu myöhemmin. Käyttöönotosta ja sen aikataulusta tiedotetaan osoitteessa www.nordea.fi/ohjelmistotalot. 2.4 Maksetut laskut Laskuttaja saa tiedot maksetuista laskuista saapuneiden viitemaksujen luettelossa tai viitetapahtumina tiliotteella. Veloitusta yritetään vain laskun eräpäivänä. Veloittamatta jääneistä e-laskuista tai suoramaksuista ei ilmoiteta laskuttajalle. Jos laskua ei makseta, laskuttajan tulee lähettää maksumuistutus tai käynnistää perintä oma-aloitteisesti laskutukseen määritetyn ajan kuluttua. Tammikuu 2014 6

3 Ilmoittamispalvelu 3.1 Laskuttajailmoitus Laskuttajailmoituksella laskuttaja ilmoittaa valmiudestaan lähettää e-laskuja ja suoramaksuja. Laskuttaja voi lähettää laskuttajailmoitukset jakajapankkinsa kautta tai suoraan kaikille pankeille, joissa laskuttajalla on maksajia. Sanomat voi lähettää laskuttajan kuluttajan e-laskussa käyttämään sopimuspankkiin. Laskuttajailmoitus julkaistaan verkkopankeissa ja sen perusteella verkkopankkia käyttävät asiakkaat saavat tiedon mahdollisuudesta vastaanottaa kyseisen laskuttajan laskut e-laskuina suoraan verkkopankkiinsa. Seuraavassa taulukossa kuvataan laskuttajailmoitussanoman keskeiset elementit. Tieto Laskuttajailmoitussanoman elementti Sallittu arvo Välittäjän tunnus InvoiceSenderIntermediatorAddress Jakajapankin tunnus (pankin BIC), NDEAFIHH. Ilmoituksen tyyppi MessageActionCode ADD - laskuttajalla ei aikaisempaa laskuttajailmoitusta CHANGE päivitys laskuttajailmoitukseen DELETE laskuttajailmoituksen poisto. Samalla päättyvät laskuttajailmoitukseen liittyvät vastaanottoilmoitukset Ilmoituksen tyypin tunnus MessageActionCodeIdentifier 00 = uusi tai normaali = elementti on tyhjä Laskuttajailmoitus hylätään muilla arvioilla. Laskuttajan ohje yksilöintitietoon SellerInstructionFreeText Suomenkielinen tieto elementissä SellerInstructionFreeText attribuutin arvolla FI on pakollinen. Tieto ei saa tulla sekä SV- että SEkieliattribuutilla Palvelutasotunnus SellerServiceCode 00 laskuttaja tarjoaa vain e-laskua 01 laskuttaja tarjoaa e-laskua ja suoramaksua 02 laskuttaja tarjoaa e-laskua, ei uusia suoramaksutilauksia Laskuttajan nimi SellerOrganisationName Suomenkielinen tieto elementissä SellerOrganisationNameattribuutin arvolla FI on pakollinen. Tieto ei saa tulla sekä SV- että SEkieliattribuutilla Laskutusaiheen koodi PaymentInstructionIdentifier Laskutusaiheen yksilöivä tunnus. Mahdollistaa automaattisen maksamisen. Suosittelemme käyttämään numeerista tietoa ja ilman välilyöntiä. Laskutusaiheen koodia ei voi muuttaa. Tammikuu 2014 7

Lähettäjän tunniste SenderInfoIdentifier Laskuttajan omaan käyttöön. Laskuttajan tilinumero(t) SellerAccountID SellerBIC IBAN-muodossa laskuttajan käyttämät tilinumerot, joille laskuttaja kerää hyvityksiä. Pankit voivat verrata, että laskusanomalta löytyvä tilinumero löytyy myös laskuttajailmoitukselta. 3.1.1. Muutos laskuttajailmoitukseen Muutos laskuttajailmoitukseen tehdään lähettämällä maksajan pankkiin alkuperäisen laskuttajailmoituksen tietoja vastaava sanoma MessageActionCode-elementin arvolla CHANGE. CHANGE-tyyppisellä laskuttajailmoituksella sanoman SOAP-kehyksessä pakollisia tietoja ovat lähettäjän alkuperäinen verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus. Muuttuvat arvot ilmoitetaan sanomalla New-elementeissä tai mikäli tiedolle ei ole varattu Finvoice-kuvauksessa New-elementtiä, niin alkuperäisessä elementissä. Lisäksi CHANGE-sanomalla voimassa olevat tilinumerot on ilmoitettava aina elementissä NewSellerAccountID, vaikka tilinumerot eivät muuttuisikaan. Laskuttajan kannattaa arkistoida maksajan pankkeihin lähetetyt laskuttajailmoitukset mahdollista myöhempää päivitystarvetta varten. Huom! Laskutusaiheen koodia ei voi muuttaa laskuttajailmoituksella. 3.2 Vastaanottoilmoitus Vastaanottoilmoituksella toimitetaan e-laskun ja suoramaksun tilaukset laskuttajalle. Vastaanottoilmoituksella on tieto asiakkaan palvelusta ja siihen liittyvä vastaanotto-osoite. Nordeassa kuluttajan e-laskuilla vastaanotto-osoite on verkkopankkikohtainen ja suoramaksutilauksilla maksutilikohtainen. Nordea muodostaa vastaanottoilmoituksia laskuttajan noudettavaksi eräsiirtoon. Seuraavassa taulukossa kuvataan vastaanottoilmoitussanoman keskeiset elementit. Tieto Vastaanottoilmoitussanoman elementti Sallittu arvo Ilmoituksen tyyppi MessageActionCode RECEIVERINFO Ilmoituksen käyttötarkoitusta täsmentävä tieto MessageActionCodeIdentifier 00 uusi tai normaali 01 vastaanottoilmoitus on muodostettu vastaanottoehdotussanoman perusteella Asiakkaan tiedot BuyerPartyDetails Asiakkaan tiedot pankin järjestelmässä. Suoraveloitusten muunnossa vastaanottoilmoitukselle asiakkaan tiedot poimitaan vastaanottoehdotussanomalta ja palautetaan samassa muodossa. Asiakkaan palvelu BuyerServiceCode 00 - e-lasku 01 - suoramaksu Tammikuu 2014 8

Laskutusaiheen koodi PaymentInstructionIdentifier Laskuttajan määrittämä koodi Suoraveloitusten muunnossa vastaanottoilmoitukselle laskutusaiheen koodi poimitaan vastaanottoehdotussanomalta ja palautetaan samassa muodossa. Maksajan yksilöintitieto SellerInvoiceIdentifier Maksajan antama yksilöintitieto. Nordea ei tarkista arvoa. Suoraveloitusten muunnossa vastaanottoilmoitukselle maksajan yksilöintitiedot poimitaan vastaanottoehdotussanomalta ja palautetaan samassa muodossa. 3.2.1 Muutos asiakkaan palvelussa Nordea välittää tiedon muutoksesta asiakkaan palvelussa laskuttajalle MessageActionCode-elementin arvoilla DELETEja ADD. Muutostilanteita ovat asiakkaan palvelumuutos, muutos tilauksen yksilöintitiedoissa sekä suoramaksutilauksella maksajan tilin muuttuminen. Tammikuu 2014 9

4 Sanomakuvaukset Sanomat noudattavat Finanssialan keskusliiton ylläpitämiä sanomakuvauksia, jotka löytyvät Finvoiceverkkolaskun sivustolta: www.finvoice.fi Laskusanomat on kuvattu Finvoice- soveltamisohjeessa 2.0. Ohje tukee myös Finvoice 2.01 version käyttöä. Laskuttajailmoitukset, vastaanottoilmoitukset ja vastaanottoehdotukset on kuvattu Ilmoittamispalvelun soveltamisohjeessa versio 2. Ohjeiden lisäksi Finvoice-sivustolta löytyy aputiedostoja ja apuohjelmia laskuttajien käyttöön. Sanomien rakentamisvaiheessa ja niiden testaukseen tulee käyttää schema-tiedostoja, jotta sanomien muodollinen oikeellisuus tulee varmistetuksi ennen niiden lähettämistä pankkeihin. 4.1 Sanomien osapuolitiedot Laskusanoman kehyksessä lähettäjänä on laskuttajan lähetysosoite ja välittäjänä laskuttajan sopimuspankin SWIFT-koodi (BIC). Laskusanoman kehyksessä vastaanottajana on vastaanottajan sähköinen vastaanotto-osoite ja vastaanottajan pankin SWIFT-koodi (BIC). Laskuttajailmoituksen kehyksessä lähettäjänä on laskuttajan lähetysosoite ja välittäjänä laskuttajan sopimuspankin SWIFT-koodi (BIC). Laskuttajan lähetysosoite on sama, jota käytetään laskusanomien lähetyksessä. Laskuttajailmoituksen kehyksessä vastaanottajana on SENDERINFO ja välittäjänä sen pankin SWIFTkoodi (BIC), jonne ilmoitus osoitetaan. Vastaanottoilmoituksen kehyksessä lähettäjänä on verkkopankkiasiakkaan osoite ja välittäjän tunnuksena verkkopankkiasiakkaan sopimuspankin SWIFT-koodi (BIC). Vastaanottoilmoituksen kehyksessä vastaanottajana on laskuttajan lähetysosoite ja välittäjän tunnuksena laskuttajan sopimuspankin SWIFT-koodi (BIC). Vastaanottoehdotuksen kehyksessä lähettäjänä on laskuttajan lähetysosoite ja välittäjänä laskuttajan sopimuspankin SWIFT-koodi (BIC). Laskuttajan lähetysosoite on sama, jota käytetään laskusanomien lähetyksessä. Vastaanottoehdotuksen kehyksessä vastaanottajana on PROPOSAL ja välittäjänä sen pankin SWIFTkoodi (BIC), jonne ilmoitus osoitetaan. Tammikuu 2014 10

5 Aineistotyypit Nordean eräsiirrossa Nordeaan lähetettävät sanomat voi lähettää rivitettyinä tai rivittämättöminä. Nordean muodostama Vastaanottoilmoitus-sanoma on rivitetty. Laskuttaja saa palautesanomat sen version mukaisena, jona se on lähettänyt alkuperäisen sanoman. 5.1 Laskujen toimittamisessa käytettävät aineistotyypit LAHLASKUT Laskut laskuttajalta Nordeaan HYLLASKUT Nordean muodostama palautesanoma, joka sisältää hylätyt laskut 5.2 Ilmoittamispalvelun aineistotyypit FIB2CLASS Laskuttajailmoitus laskuttajalta Nordeaan FIB2CVASL Nordean muodostama vastaanottoilmoitus HYLLASKUT Nordean muodostama palautesanoma Palautesanomalla toimitetaan hylätyt laskuttajailmoitukset sekä hylätyt vastaanottoehdotukset. Tammikuu 2014 11

6 Neuvonta ja tuki Yritysten maksuliikeneuvonta 0200 67210 Palveluaika arkisin kello 8 18. Lyhyinä pankkipäivinä (uudenvuodenaattona ja kiirastorstaina) kello 8 14. Puhelun hinta paikallisverkko- tai matkapuhelinmaksu. Ulkomailta soitettaessa +358 200 67210 (ulkomaan puhelun hinta). Yritysten maksuliikeneuvonta ruotsiksi 0200 67220 Avoinna pankkipäivinä 9 16.30, lyhyinä pankkipäivinä (uudenvuodenaattona ja kiirastorstaina) kello 9 14. Puhelun hinta paikallisverkko- tai matkapuhelinmaksu. Ulkomailta soitettaessa +358 200 67220 (ulkomaan puhelun hinta). Yritysten maksuliikeneuvonta englanniksi 0200 67230 Avoinna pankkipäivinä 9 18. Lyhyinä pankkipäivinä (uudenvuodenaattona ja kiirastorstaina) kello 9 14 Hinta ppm/pvm Ulkomailta soitettaessa +358 200 67230 (ulkomaan puhelun hinta). Tammikuu 2014 12