Sosiaalisen median käyttö Kiteen kaupungissa Ohje
Sisältö Johdanto... 3 Kenelle ohje on tarkoitettu?... 3 Mitä sosiaalinen media on?... 3 Mitä hyötyä sosiaalisesta mediasta kaupungille on?... 3 Mitä sosiaalisen median työkaluja Kiteen kaupunki käyttää?... 4 Ketkä viestivät viran puolesta Kiteen kaupungissa?... 4 Mikä on Facebookin virkaprofiili?... 4 Mitä on otettava huomioon osallistuessa sosiaaliseen mediaan viran puolesta?... 4 Mitä sosiaalista mediaa käyttävän työyhteisössä on sovittava?... 5 Mitä on otettava huomioon osallistuessa sosiaaliseen mediaan vapaa-aikana?... 5 Tietoturvaohjeita ja muuta huomioon otettavaa... 5 Ohjeen päivitys... 5 Sanakirja... 6 Lisätietoja... 7 2
Johdanto Kiteen kaupungin sosiaalisen median ohje on yleisohje kaupungin työntekijöille sosiaalisen median pelisäännöistä. Sosiaalinen media on yksi kanavista, jota kautta hoidetaan asiakaspalvelua sekä lisätään yhteisöllisempää vuorovaikutusta kuntalaisten ja sidosryhmien kanssa. Kenelle ohje on tarkoitettu? Kaikille Kiteen kaupungin henkilökunnalle teetpä viestintää työsi puolesta vai harrastatko sosiaalista mediaa vapaa-aikanasi. Mitä sosiaalinen media on? Sosiaalisella medialla on monia eri määrittelyjä, mutta sillä tarkoitetaan useita erilaisia sosiaalisen median palveluita, joissa ihmiset viettävät aikaa, keskustelevat, verkostoituvat, ylläpitävät suhteita, pelaavat, tuottavat sisältöä sivuille. Sosiaalinen media ei ole mitään ihmeellistä, se on vain yksi viestintäväline muiden joukossa. Sosiaalisesta mediasta keskustellaan paljon ja sen ympärillä on paljon vouhotusta. Mutta tosiasia on, että sosiaalisen median merkitys on kasvanut ja käyttäjäkunta on laajaa, joten kuntien on myös oltava mukana siinä. Sosiaalisen median työkaluista Facebook ja Twitter-pikaviestintä sopivat myös poikkeusoloviestintään. Työkalujen on oltava jatkuvassa aktiivisessa käytössä myös normaalitilanteissa, jotta niitä voi käyttää poikkeus- ja häiriötilanneviestinnässä. Suosituimpia sosiaalisen median välineitä ovat mm. Facebook, Twitter, Instagram, blogit, eri keskustelufoorumit (esim. Suomi24, Plaza). (kts. tarkemmin sanasto) Mitä hyötyä sosiaalisesta mediasta kaupungille on? Parannetaan asiakaspalvelua, kun viestitään monipuolisesti myös sosiaalisessa mediassa. Lisätään vuorovaikutusta, kun ollaan tavoitettavissa siellä, missä ihmiset ovat Seurataan ja hankintaan tietoja siitä, mitä ympäristössä tapahtuu Viestitään ja markkinoidaan Kiteen kaupungista positiivisesti Lisätään Kiteen kaupungin tunnettuutta hyvillä viesteillä, tapahtumatiedoilla ym. Kuntaviestintää pidetään perinteisesti virkamieslähtöisenä. Sosiaalisessa mediassa viestintä on rennompaa ja nopeampaa. Yksi väylä rekrytoinnin tehostamiseen - tieto työpaikasta leviää heti. 3
Mitä sosiaalisen median työkaluja Kiteen kaupunki käyttää? Ohjetta päivitettäessä käytössä on Facebook-sivut. Toimialajohtajat voivat päättää muista sosiaalisen median työkaluista yhteistyössä kaupunginjohtajan kanssa. Ketkä viestivät viran puolesta Kiteen kaupungissa? Kaupungin Facebook-sivuilla on pääkäyttäjät ja he antavat muille päivittäjille käyttöoikeuksia tarvittaessa. Liikuntatoimi (Tapio Niskanen) Nuorisotoimi (Sanna Oikarinen) Kirjasto (Päivi Muukkonen) Kiteen kaupunki (Satu Juntunen). Mikä on Facebookin virkaprofiili? Kiteen kaupungin esim. hallintokunnan tai palveluun sidottu profiili. Yhdessä sovittu kuva, ei käytetä kenenkään henkilökohtaista kuvaa. Sähköpostina käytetään kaupungin sähköpostiosoitetta. Mielellään sellainen, joka ei ole nimeen sidottu. Virkaprofiilia hallitsee aina useampi kuin yksi henkilö. Facebookissa käytössä liikuntatoimen, nuorisotoimen, kirjaston ja Kiteen kaupungin yleiset profiilit. Kuntalaisiin nähden luotettava profiili, josta tietää, että vastaajana/kommentoijana on Kiteen kaupungin edustaja. Sosiaalisessa mediassa toimimiselle on asetettava tavoitteet, kuten muullekin toiminnalle. Tavoitteita asetetaan niin, että niiden vaikuttavuutta ja hyötyjä voidaan seurata. Sovittava seuraamisen tavat ja aika. Mitä on otettava huomioon osallistuessa sosiaaliseen mediaan viran puolesta? 1. Osallistu ja ole aktiivinen 2. Puhu selkeästi. Vaikka puhut viran puolesta, unohda kapulakieli 3. Seuraa keskusteluja, että tiedät mistä puhutaan ja mistä myös meidän pitäisi puhua 4. Varaa aikaa tehtävän hoitamiseen. Ytimekäs ja innostava teksti vaatii aikaa. 5. Vastaa kysymyksiin mahdollisimman nopeasti. Hae tarvittaessa vastauksiin apua esimieheltäsi tai työkaveriltasi. 6. Jos vastaat virheellisesti, korjaa asia ja ota opiksi. 4
Mitä sosiaalista mediaa käyttävän työyhteisössä on sovittava? 1. On sovittava ohjeet palautteen käsittelylle 2. Työntekijälle on varattava aikaa sosiaalisen median päivittämiseen 3. Sovittava pelisäännöt sosiaalisen median viestinnälle ja päivittämiselle. Mitä on otettava huomioon osallistuessa sosiaaliseen mediaan vapaa-aikana? 1. Kannattaa tutustua ja osallistua 2. Työntekijöitä sitoo myös vapaa-ajalla lakiin perustuva lojaliteettivelvoite eli älä kirjoita loukkaavia kommentteja työnantajaasi tai kanssatyöntekijöitäsi kohtaan 3. Perussääntö: Älä sano sosiaalisessa mediassa mitään, mitä et voisi sanoa julkisella paikalla. 4. Käytä omaa sähköpostia, jos osallistut sosiaaliseen mediaan vain vapaaajalla. Tietoturvaohjeita ja muuta huomioon otettavaa Sosiaalinen media tarjoaa käyttäjälleen paljon, mutta samalla on hyvä pitää mielessä muutamia seikkoja: Henkilökohtaisia sosiaalisen median palveluja ei käytetä työaikana. Monet ihmiset eivät näe eroa virkaroolin tai yksityisen roolin välillä. Eli se, miten viestit vapaa-aikana, yhdistetään työhön ja päinvastoin. Suojele omaa ja muiden yksityisyyttä. Kerran nettiin julkaistu asia, on siellä aina ja sen voi kuka tahansa löytää sieltä milloin tahansa. Luottamuksellisia asioita ei käsitellä sosiaalisessa mediassa. Muista, että kuvilla, videoilla tm. on aina käyttöoikeudet kuvaajalla. Perehdy käyttämäsi palvelun sopimus- ja käyttöehtoihin. Käytä omaa sähköpostia, jos osallistut sosiaaliseen mediaan vain vapaaajallasi. Muista olla huolellinen salasanasi kanssa. Käytä eri salasanoja eri palveluissa ja käytä ns. vahvaa salasanaa. Jos koet häirintää tai saat asiattomia viestejä sosiaalisessa mediassa, ilmoita siitä viipymättä omalle esimiehellesi. Jos huomaat sosiaalisessa mediassa Kiteen kaupungista julkaistua tietoa tai siitä käytävää keskustelua, ilmoita siitä esimiehellesi. Jos työntekijä esittää virheellistä, salaista, luottamuksellista tai muuten Kiteen kaupunkia tai kuntalaista loukkaavaa tietoa, tieto pitää poistaa tai oikaista. Em. tapauksessa seuraa aina kurinpitomenettely, joka voi vakavassa rikkomuksessa johtaa työ- tai virkasuhteen päättymiseen. Ohjeen päivitys Ohje päivitetään vuosittain tai tarpeen mukaan. 5
Sanakirja Blogi on verkkosivu tai -sivusto, johon yksi tai useampi kirjoittaja kirjoittaa enemmän tai vähemmän säännöllisesti niin, että uudet tekstit ovat helposti löydettävissä (yleensä sivun yläreunassa), ja niin että vanhat tekstit säilyvät luettavina ja muuttumattomina uusista teksteistä huolimatta. Blogissa on mahdollista julkaista sisältöä tekstin lisäksi myös kuvien, videokuvan tai äänen muodossa. Tiedon esityksessä blogeille tunnusomaista muihin www-sivuihin verrattuna on ajan, linkityksen ja henkilökohtaisen näkökulman painotus. Muita tunnusomaisia piirteitä blogeille on kommentointimahdollisuus ja RSS- tai Atom-syötteet, joiden avulla voidaan helposti ohjelmallisesti seurata ja levittää blogin sisältöä. Mikään yksittäinen piirre ei ole vaadittu tai tee blogista blogia, mutta mitä useampi niistä toteutuu sen "blogimaisempi" se on. Facebook on internetissä toimiva yhteisöpalvelu. Sivusto tarjoaa useita tapoja kertoa kuulumisistaan ja kokemuksistaan. Jokaisella on oma aikajana (aikaisemmin seinä), johon kaverit voivat kirjoittaa viestejä ja jossa voi kertoa omia tapahtumia status- eli tilapäivityksissä. Facebookin etusivu näyttää uutisvirran, joka toimii yhteenvetona uusimmista tapahtumista. Käytössä on myös yksinkertainen chat, jossa voi keskustella reaaliaikaisesti. Facebookissa on mahdollista perustaa erilaisia facebook-ryhmiä liittyen harrastuksiin tai mihin tahansa muuhun yhdistävään tekijään. Ryhmissä voi keskustella ja saada kätevästi tietoa tulevista tapahtumista. Lisäksi sivustolla on erilaisia sovelluksia, jotka tarjoavat hyötyä ja huvia. Twitter on yhteisö- ja mikroblogipalvelu, jonka käyttäjät pystyvät lähettämään ja lukemaan toistensa päivityksiä Internetissä. Tekstipohjaiset viestit eli twiitit, englanniksi tweet, voivat sisältää korkeintaan 140 merkkiä. Käyttäjien on mahdollista lähettää ja vastaanottaa päivityksiä Twitter-websivuston kautta, tekstiviesteinä, RSS-syötteenä tai erilaisten sovellusten kautta. Palvelussa voi seurata keskusteluja itseä kiinnostavista aiheista aihetunnisteita eli hashtageja (#) hyödyntäen. Wikipedia on internetissä julkaistava ilmainen vapaan sisällön tietosanakirja, joka perustuu MediaWiki-tekniikkaan. Tietosanakirja on virtuaalinen, eikä sitä julkaista painettuna versiona. Wikipediaa kirjoitetaan 290:llä kielellä. Wikipedian sisältö on vapaaehtoisten kirjoittama[4], ja se on vapaa GNU Free Documentation -lisenssin mukaisesti. Wiki on verkkosivusto, jonka sisältöä käyttäjät voivat itse muokata haluamallaan tavalla, usein ilman sivustolle kirjautumista. Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Termillä wiki voidaan myös viitata yhteistyöohjelmistoihin, jotka helpottavat wiki-verkkosivustojen käyttöä. Nimi juontuu ilmaisusta "wiki wiki", joka tarkoittaa nopeaa havaijin kielellä. Sivujen sisällön luomisen ja muuttamisen nopeus ja välikäsien puuttuminen ovatkin wikitekniikan tärkeimmät ominaisuudet. Sisällön toimitustyö tapahtuu wikissä vasta muutosten julkaisemisen jälkeen. 6
Keskustelupalsta (keskustelufoorumi tai keskustelualue) on verkkosivusto tai sivuston osa, jossa voi keskustella eri aiheista kirjoittamalla palstalle viestejä. Viestit tallentuvat nähtäville, jolloin vanhoja keskusteluja voi selata jälkikäteen. Keskustelupalsta voi myös toimia jonkun ryhmän sisäisessä käytössä ja korvata sähköpostitse käytettävän postituslistan. Keskustelupalstoilla viestit ovat yleensä pidempiä kuin chattien yleensä yhden rivin pituiset viestit. Viesteissä lainataan usein edellisistä viesteistä oleellisia kohtia ja vastataan niihin, kuten sähköpostissa. Instagram on ilmainen kuvien jakopalvelu ja sosiaalinen verkosto, joka aukesi lokakuussa 2010. Palvelun avulla käyttäjät voivat jakaa kuvia, kommentoida toisten käyttäjien kuvia ja tykätä niistä. Palvelun käyttö mobiililaitteilla edellyttää sovelluksen latausta. Instagramilla on tällä hetkellä yli kolmesataa miljoonaa rekisteröitynyttä käyttäjää ympäri maailman. Sovelluksen tarkoituksena on jakaa kuvia 16 erilaisen kuvafiltterin avulla, joilla voi muokata mm. kuvan saturaatiota, värejä sekä kontrasteja. Lähde: Wikipedia. Lisätietoja Hallintosihteeri Satu Juntunen, puh. 040 105 1015. 7