Sähköisen arkistoinnin haasteet Arkkitehtuurinäkökulma JHS-seminaari 14.11.2006, Satakuntatalo Aki Siponen Valtiovarainministeriö Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö
Sähköisen arkistoinnin haasteet Arkkitehtuurinäkökulma Kokonais - mitä se on? Miksi valtionhallinnossa tarvitaan kokonaisa Miten kokonais voi auttaa sähköisen arkistoinnin haasteissa Yhteenveto 2
Kokonais - mitä se on?
Tavoitteet Kokonais on murroksen hallinnan työkalu Strategia Tietoarkkitehtuurarkkitehtuurjärjestelmäjärjestelmä- Tietoarkkitehtuur IT-strategia Teknologia Teknologia Tuki Arkkitehtuurikuvauksilla liitetään toiminta ja teknologia yhteen 4
on rakenteen hallinnan kannalta keskeinen On sovittava käytettävät näkökulmat Asiakasnäkökulma, sidosryhmänäkökulma Organisaationäkökulma Prosessinäkökulma Kommunikaatioväline päätöksentekijöiden tasolla Ymmärrettävyys ja kommunikoitavuus keskeisessä osassa Muodostaa ylätason kehikon kaikille osa-alueiden arkkitehtuureille Määrittää kuvattavat alueet ja niiden rajaukset Ydintoiminta johtaminen kehittäminen Tiedon hallinta Talouden ja resurssien hallinta Henkilöstövoimavarojen hallinta Tietohallinto Tukijärjestelmät Ydintoiminta Tukitoiminnot Yleinen julkishallinto Yhteiskunnan kehittäminen Puolustus Yleinen järjestys ja turvallisuus Toimintaedellytysten luominen Elinkeinoelämään liittyvät asiat Ympäristönsuojelu Asuminen ja yhdyskunta Terveydenhuolto Asiakaslähtöiset sähköiset Tunnistaminen, kansalaiset ja yritykset Sähköisten palvelujen alusta Rajapinnat perustietovarantoihin Hankesalkku Yhteentoimivuus Varautuminen Tietoturvatasot Dokumentinhallinta ja arkistointi Talous- ja henkilöstöhallinto Järjestelmäkehitysmenetelmä Käyttöpalvelu Työasemapalvelu Neuvonta Sähköposti ja kalenteri Virkamiehen tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta Yhteinen turvallinen tietoliikenneratkaisu Asiakas Aikaansaaminen Valvonta Virkistys- ja kulttuuritoiminta Poikkeustilanteiden hoitaminen johtaminen kehittäminen Tiedon hallinta Talouden ja resurssien hallinta Henkilöstövoimavarojen hallinta Tietohallinto Koulutus Sosiaaliturva Aikaansaannosten raportointi 5
14.11.2006 Arkkitehtuurinäkökulma / Aki Siponen 6 Kokonais muodostaa hierarkkisen rakenteen ssa kuvataan n jako osa-alueisiin ja valtionhallinnon yhteisiin palveluihin Osa-alueiden t ovat itsenäisiä kokonaisuuksia, joilla on selkeät määritellyt rajapinnat toisiinsa Osa-alueiden arkkitehtuureissa keskeistä on osa-alueen yhteisten palvelujen tunnistaminen Yksittäisen organisaation suunnitellaan ydintoiminnan ja tukitoimintojen en perusteella Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Valtionhallinnon yhteisten palvelujen Ydintoiminnan osa-alueet Tukitoimintojen osa-alueet Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Organisaatioiden t Koulutus Virkistys- ja kulttuuritoiminta Terveydenhuolto Asuminen ja yhdyskunta Ympäristönsuojelu Elinkeinoelämään liittyvät asiat Yleinen järjestys ja turvallisuus Puolustus Yleinen julkishallinto Sosiaaliturva Koulutus Virkistys- ja kulttuuritoiminta Terveydenhuolto Asuminen ja yhdyskunta Ympäristönsuojelu Elinkeinoelämään liittyvät asiat Yleinen järjestys ja turvallisuus Puolustus Yleinen julkishallinto Sosiaaliturva johtaminen kehittäminen Talouden ja resurssien hallinta Henkilöstövoimavarojen hallinta Tietohallinto Tiedon hallinta Tukijärjestelmät Ydintoiminta Sähköisten palvelujen alusta Talous- ja henkilöstöhallinto Yhteinen turvallinen tietoliikenneratkaisu Virkamiehen tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta Dokumentinhallinta ja arkistointi Sähköposti ja kalenteri Tunnistaminen, kansalaiset ja yritykset Rajapinnat perustietovarantoihin Varautuminen Tietoturvatasot Työasemapalvelu Käyttöpalvelu Järjestelmäkehitysmenetelmä Yhteentoimivuus Hankesalkku Neuvonta Asiakaslähtöiset sähköiset Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki
Ajallinen näkökulma muuntaa ideaalin konkreettisiksi toimenpiteiksi Ideaalitila on hahmotettava jollakin tarkkuudella Kuvaa mahdollisuuksia, täydellistä maailmaa Tavoitetila on tehtävä konkreettiseksi ajallisina poikkileikkauksina Mitä voidaan tai pitää muuttaa johonkin ajanhetkeen mennessä Mitkä jäävät pois käytöstä Muodostaa perustan kehittämishankkeiden ajoittamisella Ideaalitila Tietoarkkitehtuurarkkitehtuurjärjestelmäjärjestelmä- Tietoarkkitehtuur Tuki Tuki Teknologia Teknologia Tavoitetila 2012 Tavoitetila 2009 Tietoarkkitehtuurarkkitehtuurjärjestelmäjärjestelmä- Tietoarkkitehtuur Teknologia Teknologia Nykytila Tietoarkkitehtuurarkkitehtuurjärjestelmäjärjestelmä- Tietoarkkitehtuur Tuki Tuki Teknologia Teknologia Tietoarkkitehtuurarkkitehtuurjärjestelmäjärjestelmä- Tietoarkkitehtuur Tuki Tuki Teknologia Teknologia Tuki Tuki 7
Miksi valtionhallinnossa tarvitaan kokonaisa
Suomen menestymisen haasteisiin vastataan osaamisella Haasteet Taloudellisen kilpailukyvyn turvaaminen Ympäristövastuu, ilmastonmuutos, energian saannin turvaaminen Globalisaatio, EU-integraatio Toimintaympäristön nopea muuttuminen Muuttuvat arpeet ja odotukset Väestön ikääntyminen Hallinnon avoimuus ja luotettavuus jatkuvuuden turvaaminen Alueellinen epätasapaino Tuottavuus Keinot Elinikäisen oppimisen edellytysten varmistaminen Innovaatiojärjestelmän uudistaminen Markkinoiden toiminnan ja kilpailun edellytysten varmistaminen Palvelualat, julkiset toimijat Julkishallinnon palvelurakenteiden uudistaminen Asiakaslähtöisyyden kasvattaminen Hallinnon yhteistyön tehostaminen Julkisen, yritysten ja kolmannen sektorin uotannon yhteensovittaminen ja viestintätekniikan käytön lisääminen Lähde: Hallituksen politiikkaohjelmat ja ministeriöiden tulevaisuuskatsaukset, Hallinto-lehti 5/2006. 9
Valtionhallinnon IT-strategia 1 ohjaa IT-palvelujen kehittämistä Keinot Elinikäisen oppimisen edellytysten varmistaminen Innovaatiojärjestelmän uudistaminen Markkinoiden toiminnan ja kilpailun edellytysten varmistaminen Palvelualat, julkiset toimijat Julkishallinnon palvelurakenteiden uudistaminen Hallinnon yhteistyön tehostaminen Asiakaslähtöisyyden kasvattaminen Julkisen, yritysten ja kolmannen sektorin uotannon yhteensovittaminen ja viestintätekniikan käytön lisääminen Tyytyväiset asiakkaat, joustavat Tehokas, turvallinen, verkottunut hallinto Tavoitetila Helppokäyttöiset asiakkaan tilanteeseen sopivat ympärivuorokautisesti asiakkaiden käytettävissä Hallinnon avoimuuden edistäminen Olemassa olevan tiedon hyödyntäminen ja tietojen vaihto hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen Tuottavuusohjelman tavoitteiden toteutuminen Resurssien keskittäminen ydintoiminnan järjestelmien kehittämiseen ja hallintaan Yhtenäistäminen, valtionhallinnon mittakaavaetujen hyödyntäminen Joustavuus ja nopeus palvelukehityksessä Kehittämisen resurssien ja osaamisen varmistaminen 1 Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämisestä 15.6.2006, VM julkaisuja 3a/2006. 10
Miksi tarvitaan valtionhallinnon kokonais Asiakasnäkökulman korostuminen toiminnan kehittämisessä Organisaatioiden yhteistoiminnan tarpeen tunnistaminen Poikkihallinnollisten prosessien tunnistaminen ja kehittäminen purkaa hallinnon siiloja Monikanavaisuus asiakaspalvelussa Sähköisten palveluiden kehittäminen Olemassa olevan tiedon käytön tehostaminen Joustavuuden ja nopeuden lisääminen 11
Miten kokonais voi auttaa sähköisen arkistoinnin haasteissa
14.11.2006 Arkkitehtuurinäkökulma / Aki Siponen 13 Sähköisen arkistoinnin haasteita - auttaako? Miten kansalaiset voivat hyödyntää arkistoihin tallennettua tietoa? Mitä sähköisen arkistoinnin palveluja tarvitaan yhteisinä valtionhallinnossa? Mitä ei tarvitse enää tehdä? Millä tavalla sähköinen arkistointi voi muuttaa organisaatioita ja työnjakoa? Millä toiminnan osa-alueilla kannattaa rakentaa toimialakohtaisia sähköisen arkistoinnin ratkaisuja? Miten organisaatiokohtaiset ratkaisut liittyvät toimialakohtaisiin ja kaikille yhteisiin palveluihin Mitä standardeja tarvitaan, mitä kannattaa käyttää, mitä ei kannata käyttää? käytetäänkö kaikilla tasoilla samoja standardeja? Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Valtionhallinnon yhteisten palvelujen Ydintoiminnan osa-alueet Tukitoimintojen osa-alueet Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Organisaatioiden t Koulutus Virkistys- ja kulttuuritoiminta Terveydenhuolto Asuminen ja yhdyskunta Ympäristönsuojelu Elinkeinoelämään liittyvät asiat Yleinen järjestys ja turvallisuus Puolustus Yleinen julkishallinto Sosiaaliturva Koulutus Virkistys- ja kulttuuritoiminta Terveydenhuolto Asuminen ja yhdyskunta Ympäristönsuojelu Elinkeinoelämään liittyvät asiat Yleinen järjestys ja turvallisuus Puolustus Yleinen julkishallinto Sosiaaliturva johtaminen kehittäminen Talouden ja resurssien hallinta Henkilöstövoimavarojen hallinta Tietohallinto Tiedon hallinta Tukijärjestelmät Ydintoiminta Sähköisten palvelujen alusta Talous- ja henkilöstöhallinto Yhteinen turvallinen tietoliikenneratkaisu Virkamiehen tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta Dokumentinhallinta ja arkistointi Sähköposti ja kalenteri Tunnistaminen, kansalaiset ja yritykset Rajapinnat perustietovarantoihin Varautuminen Tietoturvatasot Työasemapalvelu Käyttöpalvelu Järjestelmäkehitysmenetelmä Yhteentoimivuus Hankesalkku Neuvonta Asiakaslähtöiset sähköiset Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki Tieto Tieto Tietojärjestelmä Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia Tuki Tuki
Yhteenveto Kokonais on murroksen hallinnan väline Kokonaisuus Tavoite Priorisointi Toteutus Valtionhallinnon kokonais auttaa sähköisen arkistoinnin haasteissa 14
Kiitos mielenkiinnosta! Neuvotteleva virkamies Aki Siponen Valtiovarainministeriö aki.siponen@vm.fi gsm +358 40 737 0511