Hailuodon kunta Talousarvion 2016 TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET Käsittely Kunnanhallitus 1.2.2016 12
2
3 1 Käyttösuunnitelmat Kunnanvaltuusto on hyväksynyt talousarvion vuodelle 2016 (16.12.2015 67). Valtuusto on hyväksynyt talousarvion käyttötalousosan tulosaluetasolla ja investointiosan hankeryhmittäin hankkeittain. Toimielinten tehtävänä on päättää palvelualuekohtaisista talousarvion käyttösuunnitelmista. Käyttösuunnitelmalla toimielimet asettavat valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet sekä jakavat käyttötalousosan määrärahat tulosyksiköille. Määrärahoja ei voi käyttösuunnitelmassa siirtää tulosalueelta toiselle. Lautakuntien hyväksymät käyttösuunnitelmat on annettava tiedoksi kunnansihteerille 29.2.2016 mennessä. Talousarvio on luettavissa kunnan kotisivuilla kohdassa Kuntainfo -> suunnitelmat, säännöt ja ohjeet -> taloussuunnittelu sekä päätöksenteossa talousarviota käsittelevän pykälän liitteenä. 2 Talousarvion sitovuus Talousarvion sitovuustasolla tarkoitetaan sitä tasoa, jolla valtuusto käsittelee ja hyväksyy talousarvion Käyttötalousosan sitovuustasona valtuustoon nähden ovat tulosalueen määrärahat ja tuloarviot (ml.sisäiset erät). Tulosalueita ovat: kunnanvaltuusto, tarkastustoimi, vaalit, kunnanhallitus, hallintopalvelut, kaavoituspalvelut, elinkeinopalvelut, perusturvahallinto, sosiaalipalvelut, vanhuspalvelut, terveyspalvelut, tukipalvelut, sivistyspalvelut, perusopetus, nuoriso-, kulttuuri- ja liikuntapalvelut, varhaiskasvatus, teknisten palveluiden hallinto, yhdyskuntapalvelut, rakennusvalvontapalvelut, kiinteistöpalvelut, lämmöntuotantopalvelut. Investointiosan määrärahat ja tuloarviot ovat valtuustoon nähden sitovia hankkeittain. Toimielimiä talousarvio sitoo tulosyksikkötasolla (käyttötalousosa) ja investointikohteittain (investointiosa). Mikäli tulosyksiköiden talousarviot on jaettu alemmalle tasolle, talousarvio sitoo ao. vastuuhenkilöä. Määrärahojen muutokset Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talous arvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talous arviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarviomuutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä miten muutos katetaan eli myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevissa muutosesityksissä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Ensisijaisesti pienet tulosyksikköjen ylitystarpeet on pyrittävä kattamaan tulosalueen sisällä. Merkittävät ylitystarpeet on tuotava välittömästi toimielimen käsiteltäväksi. Tarvittaessa laaditaan talousarvion tarkistus syksyllä 2016. 3 Tulojen kertyminen Kukin hallintokunta on omalta osaltaan vastuussa kunnan maksuvalmiuden hoidosta. Tämä edellyttää tulojen laskuttamista ja perimistä viivytyksettä. Tulosalueiden esimiehet huolehtivat siitä, että kunnalle kuuluvat tulot laskutetaan ja peritään viivytyksettä ja oikean määräisinä. Laskutuksen tulee perustua päätöksiin ja sopimuksiin. Kaikkien tulojen kirjanpidollinen käsittely hoidetaan saatavareskontran kautta. Tulot pitää hyväksyä samoin periaattein kuin menot. Hyväksyjä varmistaa hyväksymismerkinnällään tuloja kirjausperusteen oikeellisuuden. Hyväksymismerkintä voidaan tehdä laskutuksen toimeksiantolomakkeelle, laskutusluetteloon tai tiliöintimerkintään tai sähköisen järjestelmän avulla.
4 Valtionavut ja -osuudet Palvelualueiden tulee huolehtia siitä, että valtionavut ja osuudet haetaan asianmukaisesti ja ajallaan. Vuoden 2015 valtionosuus- ja muut mahdolliset tilitykset tulee tehdä välittömästi tilinpäätöksen valmistuttua. Tilinpäätös valmistuu 7.3.2016 mennessä. Tilityksestä toimitetaan jäljennös kunnansihteerille ja kirjanpitoon Monetralle. Päätösten tultua palvelualueiden tulee tarkistaa ne ja huolehtia mahdollisista oikaisuvaatimuksista. Mikäli päätös poikkeaa tehdystä tilityksestä, tulee palvelualueiden antaa kunnansihteerille selvitys, mistä poikkeama johtuu. Palvelualueiden tarkistettua päätökset tulee ilmoittaa kunnansihteerille ja kirjanpitoon, onko päätös oikein vai tehdäänkö siihen oikaisuvaatimus. 4 Talousarvion ja asetettujen tavoitteiden toteutuminen Tulosyksiköiden vastuuhenkilöiden tulee seurata säännöllisesti talousarvionsa ja asetettujen tavoitteiden toteutumista. Vastuuhenkilöillä on käytössään tilaamansa sähköiset edellisen päivän toteuman mukaiset talousarviototeumat. Jokaisen kunnan työntekijän, esimiehen ja osastopäällikön on osaltaan kannettava erityistä vastuuta siitä, että toiminnassa tavoitellaan talousarvioon kirjattuja päämääriä ja toiminta sopeutetaan talousarviossa hyväksyttyihin määrärahoihin. Esimies vastaa siitä, että hänen yksikkönsä tavoitteet tukevat ylemmän tason tavoitteita. Samoin hän vastaa siitä, että hänen alaisuudessaan olevien yksiköiden tavoitteet ovat linjassa koko yksikön tavoitteiden kanssa. Talousarvion toteumasta raportoidaan (web-raportit) talousarvion mukaisesti kuukausittain kunnanhallitukselle ja kokousaikataulun mukaisesti valtuustolle. Raportointi toteutetaan talousraporteilla. Talousarvion toteutumisesta raportoidaan toimielimille neljännesvuosittain. Raportissa annetaan selvitys merkittävistä poikkeamista tavoitteiden toteutumisessa sekä määrärahojen ja tuloarvioiden toteutumisessa. Raportit annetaan tiedoksi kunnanhallitukselle (kunnansihteerille). Raportit kunnanhallitukselle annetaan toukokuussa (toteuma 1.1.-31.3.2016), elokuussa (toteuma 1.1.-31.5.2016), lokakuussa (toteuma 1.1.- 30.9.2016) ja joulukuussa (tilinpäätösarvio 2016) pidettävissä kokouksissa. Raportti talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta annetaan valtuustolle puolivuosittain tilanteista 31.5., ja 31.12. (tilinpäätös). Sekä laajennettu raportti tilanteessa 30.9. silloin kun jätetään talousarviomuutosesitykset. 5 Talouden tasapaino Talousarvio 2016 sisältää keskeisenä toimenpiteenä remonttiryhmän perustamisen talouden tasapainotusohjelman laatimiseksi. 6 Laskujen vastaanotto, hyväksyminen ja maksatus Ennen maksun suorittamista tosite on tarkastettava ja hyväksyttävä. Lautakunta määrää ne henkilöt, jotka hyväksyvät kunkin talousarvioalueen menot ja tulot. Pöytäkirjaotteet laskujen vastaanottajista ja hyväksyjistä tulee toimittaa kunnansihteerille. Uuden tilikauden alussa tulee tarkistaa sähköisen järjestelmän oikeuksien ajantasaisuus. Vastaanottajan (tarkastaja) on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu ja laatia tositteelle tiliöinti. Hyväksyjän on tarkastettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, tositteessa on oikea tiliöinti, oikea toimittajatieto sekä oikea arvonlisäverokoodi. Hyväksyjä vastaa myös siitä, ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä.
5 Laskujen kierrätykseen käytetään Basware P2P järjestelmää. Alkuvuoden osalta järjestelmän rinnalla käytetään myös Basware IP ThinClien järjestelmää, kunnes kaikki laskun kierto siirtyy P2P järjestelmään. Laskujen hyväksynnässä on huomioitava mahdolliset kassa-alennukset. Laskut on tarkastettava ja hyväksyttävä viipymättä laskun saavuttua. Laskujen käsittelijöiden on toimittava niin, ettei kunnalle aiheudu viivästyskorkoja laskujen käsittelyn takia. Laskun käsittelijä vastaa mahdollisista viivästyskoroista, jotka aiheutuvat siitä, ettei laskua ole käsitelty ajoissa. Sähköiseen järjestelmään tulee huolehtia poissaoloja sijaismerkinnät lomien ajaksi sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti. Laskutusohje Laskujen tietosisältövaatimuksista laadittu ohje on luettavissa kunnan kotisivulla kohdassa Yhteystiedot. Esimiesten on huolehdittava, että laskutusohjetta noudatetaan tarkasti. Arvonlisävero Laskujen tiliöinnissä tulee kiinnittää huomiota, että tiliöinti vastaa laskuissa ilmoitettua arvonlisäveroa pois lukien sosiaali- ja terveydenhuollon laskennallinen alv palautus tarvittavin osin. 7 Käteiskassat Hallintokunnat vastaavat alaisuudessaan olevista käteiskassoista. Käteiskassoille on nimettävä vastuullinen hoitaja ja hänelle varahenkilö. Kassojen varat on säilytettävä turvallisesti ja tilitettävä säännöllisesti. 8 Hankinnat Hankinnoissa noudatetaan hankintalakia, pienhankintojen menettelytapaohjetta (kunnanvaltuusto 14.11.2013 75) sekä muita ohjeita sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti. Kulloinkin voimassa olevia hankintalain tarkoittamia kynnysarvoja noudatetaan. Arviolta vähäisten hankintojen rajat ovat Hailuodon kunnassa tavarahankinnoissa 3.000 ja palveluhankinnoissa 5.000. Hankinnat tehdään hankintalain periaatteita noudattaen hankinnan arvosta riippumatta. Kunnanjohtaja, palvelualueiden johtajat ja tulosalueen tai tulosyksikön esimies päättävät hankinnoista. Palvelualueen johtaja tai hänen määräämänsä päättää puitesopimuksiin perustuvista hankinnoista käyttösuunnitelmassa hyväksyttyjen määrärahojen puitteissa. Ennen hankintapäätöstä tulee selvittää kuuluuko hankinta yhteishankintojen piiriin. Tulosalueiden johtajat päättävät hankinnoista enintään 15.000 euroon saakka ja tulosyksiköiden ja kustannuspaikkojen esimiehet enintään 5.000 euroon saakka. Pääsääntöisesti hankinnat tulee kilpailuttaa. Hankintayhteistyö Oulun seudun kunnat ovat tehneet hankintatoimintoja varten yhteistyösopimuksen. Yhteistyösopimuksessa on sovittu, että yhteishankintoina (keskitetyt kausihankinnat) kilpailutettavaksi määrättyjen tuotteiden ja palveluiden kilpailuttamis- ja sopimuskäytännön hoitaa Oulun kaupungin hankintapalvelut/ Oulun konttorin hankintapalvelut. Oulun konttorin hankintapalvelut voi tarvittaessa antaa hankintoja koskevia soveltamisohjeita. Keskitetyt hankinnat kilpailutetaan Oulun kaupungin vuotuisen tarjous aikataulun mukaisesti. Kunnat voivat olla mukana myös keskitettyjen erillishankintojen kilpailutuksessa, mutta erillishankinnoista pitää etukäteen ilmoittaa, mikäli kunta haluaa olla mukana kilpailutuksessa. Hankintayhteistyötä tehdään myös Kuntahankintojen kautta.
6 9 Palkat ja kokouspalkkiot Ylitöihin ei ole varattu määrärahoja. Ylitöihin on aina oltava esimiehen kirjallinen määräys. Kunnanhallitus päättää virkaehtosopimuksen harkinnanvaraisten määräysten soveltamisesta. Mahdolliset palkantarkistusesitysten tulee perustua työnvaativuuden arviointiin ja työnvaativuuden muutoksiin. Kaikki työsuoritukset, jotka ovat palkkaluonteisia, maksetaan palkanlaskennan kautta poislukien henkilöt, joilla on ennakkoverolippu/ ennakkoperintärekisteriote. Kokouspalkkiot Kokouspalkkiot maksetaan neljä kertaa vuodessa. Kokouspalkkiolistat (kopio kokouspöytäkirjan kansilehdestä) toimitetaan keskushallintoon Marja-Riitta Keskitalolle mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Kokouspalkkiot maksetaan 30.4., 31.7., 31.10. ja 31.12. Maksuaineisto on toimitettava Monetralle hyvissä ajoin. Viivästyneen materiaalin mukaiset kokouspalkkiot maksetaan seuraavan kokouspalkkioiden maksun yhteydessä. Työllistämistuella palkatut Työllistämistukiasiat on keskitetty hallintopalvelujen alaisuuteen. Työllistämistuella voidaan palkata henkilö 6 kk jaksoissa enintään 12 kk ajaksi. Palvelualueiden esimiesten on huolehdittava, että työllistämistuella palkattujen henkilöiden osalta lomat pidetään ennen työsuhteen päättymistä. Talousarviossa on sitouduttu pitkäaikaistyöttömien työllistämiseen. Jokaisen palvelualueen on tutkittava perusteellisesti mahdollisuus työllistettävien palkkaamiseen 6 kk jaksoissa. Määräaikaiset työsopimukset Määräaikaiseen työsopimukseen on merkittävä (lisätieto kenttä), että työsuhteen päättyessä ennen määräaikaa, palkka erääntyy maksettavaksi työsuhteen päättymistä seuraavana palkanmaksupäivänä. Muussa tapauksessa työntekijälle voi muodostua oikeus odotusajan palkkaan (työsopimuslaki 2. luku 14 ). Sijaisten palkat Sijaisten palkat kirjataan seuraavasti: mikäli vakinaiselle viranhaltijalle/työntekijälle ja hänen sijaiselleen maksetaan samanaikaisesti palkkaa, sijaisen palkka kirjataan tilille 4001 mikäli vakinainen viranhaltija/työntekijä on palkattomalla vapaalla (esim. vanhempainlomalla), sijaisen palkka kirjataan samalle tilille, kun vakinaisen henkilön palkka (tili 4000) Palkanmaksuun liittyvä aineisto Verokortti (paperilla), tilinnumero ja tiedot uudesta työntekijästä/viranhaltijasta tulee toimittaa Monetralle välittömästi työ/virkasuhteen alettua. Tiedot palkanmaksun keskeytyksistä on myös toimitettava Monetralle. Palkkahallinnon kanssa asioitaessa käytetään palvelusähköpostia hailuoto.palkat@monetra.fi. Sähköpostin otsikkokenttään merkitään työntekijän sukunimi. 10 Matkalaskut Työsuhteisten matkalaskut Matkalaskut sekä kilometri- ja kuluveloitukset tehdään M2 ohjelmalla 1.2.2016 alkaen. M2 ohjelman käyttöönotosta järjestetään koulutusta. Matkat tulee suorittaa kunnalle edullisinta tapaa käyttäen. Matkalaskuihin on aina merkittävä matkan tarkoitus. Koulutusmatkoihin tulee liittää mukaan koulutuspäivän ohjelma.
7 Työsuhteettomien matkalaskut Mikäli henkilölle, joka ei ole työsuhteessa Hailuodon kuntaan, korvataan matkakorvauksia, tulee korvaus suorittaa palkkojen kautta. Matkalaskun yhteyteen on liitettävä henkilön henkilötiedot ja verokortti. Näissä tapauksissa matkoista tulee suorittaa normaali ennakonpidätys. 11 Koulutukset Koulutuskorvauksen myöntäminen edellyttää työnantajan etukäteen laatimaa koulutussuunnitelmaa. Palvelualueet ilmoittavat talousarvioon sisältyvät henkilöstön koulutukset henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa 2016 varten Marja-Riitta Keskitalolle 29.2.2016 mennessä. Esimiehet hyväksyvät ESS:ssä haetut työntekijöiden koulutushakemukset. Kaikki koulutukset merkitään ESS:iin. Hyväksyessään koulutushakemuksia on tarkastettava, että hakemukseen on merkitty koulutuksen kesto kokopäiväkoulutuksen (6h) osalta päivinä ja osapäiväkoulutusten osalta tunteina. Ruokatauot eivät ole koulutuksen kestoon luettavia tunteja. Esimies merkitsee järjestelmään kohtaan koulutussuunnitelman mukainen koulutus tiedon onko koulutus suunnitelman mukainen.