Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 1 (6) PIIRIN HALLITUKSEN KOKOUS Aika 8.6.2021 klo 17.34 19.28 Paikka Teams Läsnä Jouni Pousi puheenjohtaja Päivi Hurttia jäsen Tiina Hörkkö Katja Kuusela 23.1 - Kirsi Laatikainen Pekka Laukkanen Veera Niemi Kukka Nuora Karoliina Pilli-Sihvola Pekka Piri Päivi Vuorimaa Tuula Korhonen Ari Hakala Heidi Juslin-Sandin Mari Grus toiminnanjohtaja sihteeri järjestöpäällikkö ohjelmapäällikkö kehittämispäällikkö Poissa Max Lindholm varapuheenjohtaja Mia Salomäki jäsen 19 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.34. Hän kiitti toiminnanjohtajan sijaisena kuusi kuukautta toiminutta Heidi Juslin-Sandinia hyvin hoidetusta työstä ja hyvästä yhteistyöstä. 20 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 21 Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 22 Edellisen kokouksen pöytäkirja Liite 1 Merkittiin tiedoksi 16.3.2021 pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja. Hallituksen jäsenet ovat hyväksyneet pöytäkirjan sähköpostilla.
Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 2 (6) 23 Päätösasiat 23.1 Hallituksen toimintakäsikirja ja vuosikello Liitteet 2-3 Hallitus on valmistellut itselleen ja työnsä tueksi toimintakäsikirjan ja vuosikellon. Tämän lisäksi hallitus päättää itsearvioinnin ajankohdasta. a) Hallitus vahvistaa toimintakäsikirjan ja vuosikellon. b) Hallitus tekee itsearvioinnin 22.3.2022 kokouksessa. Hallitus hyväksyi toimintakäsikirjan (sihteeri viimeistelee ja lisää puuttuvat tiedot) sekä vuosikellon. Hallituksen kokoukset pidetään 12.10.2021 (teams), 14.12.2021 (lähitapaaminen), 1.2.2021 (teams) ja 22.3.2021 (lähitapaaminen). Lisäksi järjestetään hallituksen työseminaari 4.9.2021, työseminaariin osallistuu myös piiritoimiston henkilökunta. Piirin vuosikokous järjestetään ensi vuonna 23.4.2022. 23.2 Piirin kehittämisryhmät Piirin hallitus on valmistellut piirille seuraavat kehittämisryhmät: Kehittämisryhmät vuosille 2021-2023: Vapaaehtois- ja osastotoiminnan kehittämisryhmä Valmius- ja auttamiskyvyn kehittämisryhmä Digitaalisuus ja viestintä kehittämisryhmä Talous- ja kehittämistoimikunta (perustettu jo 12/2020, täydennetään jäsenistöä) Tässä kokouksessa hallitus perustaa kehittämisryhmät ja nimeää ryhmiin omat edustajansa, jotka toimivat fasilitaattoreina ja kokoonkutsujina. Tämän lisäksi hallitus päättää ryhmien jäsenten rekrytoinnista ja sen aikataulusta. Piirin kehittämisryhmät korvaavat piirihallituskummitoiminnan. Hallitus perustaa vapaaehtois- ja osastotoiminnan, valmius- ja auttamiskyvyn sekä digitaalisuus ja viestintä -kehittämisryhmät sekä nimeää edustajansa ryhmiin. Hallitus päättää ryhmien jäsenten rekrytoinnista sekä aikataulusta. Hallitus päättää lopettaa nykymuotoisen piirihallituskummitoiminnan. Hallitus perusti kolme kehittämisryhmää vuosille 2021 2023 ja nimesi ryhmiin omat edustajansa, jotka toimivat fasilitaattoreina ja kokoonkutsujina. Myös piiritoimiston edustajat ryhmiin nimettiin.
Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 3 (6) 1) vapaaehtois- ja osastotoiminnan kehittämisryhmä (hallituksen edustajat ryhmässä Pekka Piri ja Kirsi Laatikainen, piiritoimistosta Emilia Jokiaho ja Helena Heinonen) 2) valmius- ja auttamiskyvyn kehittämisryhmä (hallituksen edustajat Karoliina Pilli-Sihvola ja Kukka Nuora, piiritoimistosta Mehalet Yared ja Niina Hirvonen) 3) digitaalisuus ja viestintä -kehittämisryhmä (hallituksen edustajat Pekka Laukkanen ja Veera Niemi, piiritoimistosta Helena Holm-Cüzdan ja Maria Koskijoki) Kehittämisryhmiin nimetään myös toiminnasta ja sen kehittämisestä kiinnostuneita vapaaehtoisia. Hallitus tiedottaa kehittämisryhmistä, niiden tehtävistä, hakumenettelystä ja aikataulusta osastoille ja niiden hallituksille viimeistään elokuussa. Joulukuussa 2020 perustettua talous- ja kehittämistoimikuntaa täydennettiin. Uusiksi jäseniksi nimettiin Tiina Hörkkö ja Päivi Hurttia. Valiokuntaan kuuluvat myös Max Lindholm, joka toimii puheenjohtajana sekä jäsenet Katja Kuusela, Leila Kinnari ja piiritoimistosta Päivi Vuorimaa ja Ari Hakala. Piirihallituksen kummitoiminta päättyy nykyisessä muodossaan eli hallitus ei nimeä keskuudestaan kummeja eri osastofoorumialueille. Sen sijaan hallituksen jäsenet osallistuvat jatkossa mahdollisuuksien mukaan osastofoorumeihin muuallakin kuin lähialueellaan. Hallituksen jäsenille lähetetään tieto osastofoorumien ajankohdista. 23.3 Piirin tilinkäyttöoikeudet llä on seuraavat pankkitilit: SPR HUP FI55 5000 0120 4377 35 (OP - päätili) SPR HUP FI95 2058 1800 0776 82 (Nordea) SPR HUP FI98 8000 1000 1659 03 (Danske Bank) SPR HUP FI93 1014 3000 2117 10 (Kannatusjäsenmaksut) Piirin hallitus siirtää tilinkäyttö- ja allekirjoitusoikeuden piirin em. pankkitileille Heidi Juslin- Sandinilta Päivi Vuorimaalle. 23.4 Valmiuspäällikön rekrytointi Piirin valmiuspäällikkö jää eläkkeelle 1.11.2021. Jotta piiri pystyy vastaamaan osaltaan viranomaisten mahdollisiin tukipyyntöihin, on tärkeää, että piirissä on valmiuspäällikkö. Valmiuspäällikön yhtenä päätehtävänä on koordinoida Vapepan toimintaa piirin alueella ja tähän piiri saa tukea STEAlta. Tuki kattaa noin 60 % valmiuspäällikön palkasta.
Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 4 (6) Myönnetään rekrytointilupa uuden valmiuspäällikön rekrytoimiseksi siten, että tämä voisi aloittaa tehtävässä 1.11.2021. Hallitus pyysi toiminnanjohtajaa ennen rekrytoinnin aloittamista käymään läpi valmiuspäällikön toimenkuvan ja tarkistamaan palkkauksen. 23.5 Etelä-Suomen Aluehallintoviraston valmiustoimikunta Piirin edustajana Etelä-Suomen Aluehallintoviraston valmiustoimikunnassa on ollut valmiuspäällikkö Jarmo Hollstein. Hänen jäädessään eläkkeelle, tulee piirin valita itselleen uusi edustaja. Edustajaksi esitetään järjestöpäällikkö Ari Hakalaa määräajaksi siihen saakka, kunnes uusi valmiuspäällikkö on aloittanut työnsä. 23.6 Vihdin osaston toimivallan siirtäminen piirille määräajaksi Vihdin osasto ei ole kyennyt järjestämään kevät- tai syyskokousta, eikä muuta hallintoa viimeisen vuoden aikana. Tämän vuoksi esitetään, että Vihdin osaston toimivalta siirretään piirille määräajaksi 31.12.2021 asti. Esityksen mukaisesti. 23.7 Tikkurilan osasto: toimitilan ostaminen Liite 4 Tikkurilan osaston hallitus on kokouksessaan päättänyt ostaa käytössään olevan toimitilan. Kohteesta on tehty arviointi ja annettu hintahaarukka OP:n Päivi Kuhasen toimesta. Kauppa rahoitetaan Punaisen Ristin järjestöpankissa olevista osaston rahoista. Tikkurilan osasto pyytää piirin hallitukselta lupaa toimitilan ostamiseen. Hallitus myöntää luvan Tikkurilan osastolle ostaa itselleen toimitila osaston esityksen mukaisesti.
Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 5 (6) 24 Toiminnanjohtajan ja päälliköiden ajankohtaiskatsaus 24.1 Taloustilanne 04/2021 Liite 5 24.2 VOK-kilpailutus Hallitus merkitsi tiedoksi talous- ja sijoitustoiminnan katsauksen 1.1. 30.4.2021. Koko piirin tulos oli 505 545 euroa budjetoitua parempi. Merkittävimmät budjettieroon vaikuttavat tekijät: - Sijoitustoiminnan tulos oli 434 T budjetoitua parempi. - Varainhankinnan tulos oli 35 T budjetoitua parempi. - Muun varsinaisen toiminnan tulos oli 100 T budjetoitua parempi. Kulut toteutuivat 119 T budjetoitua pienempinä. Erityisesti henkilöstökulut sekä koulutus- ja valmennuskulut budjetoitua pienemmät. Piirin edustajat ovat osallistuivat 7.6.2021 Migrin järjestämään tekniseen neuvotteluun koskien VOK-toiminnan mahdollista kilpailuttamista. Tämä neuvottelu ei sido piiriä mitenkään. Piirihallituksen tulee linjata syksyllä 2021 osallistuuko Helsingin ja Uudenmaan piiri vastaanottokeskusten toimintaan. Talous ja kehittämistoimikunta valmistelee asiaa. 24.3 Piiritoimiston toimitilat 24.4 Koronaoperaatio Piiritoimiston nykyisten toimitilojen vuokrasopimus päättyy 31.5.2022. Koronaepidemian aikana piirissä on tehty töitä enimmäkseen etänä ja tilat ovat olleet lähes tyhjillään. Etätyötä tehdään aikaisempaa enemmän epidemian jälkeenkin. Piirissä aloitetaan kesän jälkeen uusien tarkoituksenmukaisempien tilojen etsintä. Koronaoperaatio lopetettiin 31.5.2021. Rokotuksissa avustettiin Helsingissä, Espoossa, Vantaalla, Keravalla, Porvoossa ja Hangossa, mukana yli 1200 vapaaehtoista. Osastot ottavat yhteyttä uusiin vapaaehtoisiin ja kutsuvat mukaan toimintaan. Kiitostilaisuus vapaaehtoisille järjestetään usealla eri paikkakunnalla lauantaina 28.8. klo 12 14. 24.5 Tietoturva- ja tietosuojatarkastuksen raportti Liite 6 25 Ilmoitusasiat Tietoturva- ja tietosuojatarkastuksen raportti merkittiin tiedoksi. HUPissa asiat ovat pääsääntöisesti kunnossa ja koko henkilöstö on suorittanut kaksiosaisen tietosuojakoulutuksen. Mia Salomäki, jonka toimikausi hallituksessa olisi jatkunut vuosikokoukseen 2022 saakka, on ilmoittanut, että hän henkilökohtaisista syistä eroaa hallituksesta. Piirin hallitus päätti, ettei ylimääräistä vuosikokousta kutsuta tämän vuoksi koolle, vaan uusi jäsen valitaan normaalisti seuraavassa vuosikokouksessa.
Suomen Punainen Risti PÖYTÄKIRJA 6 (6) 26 Muut esille tulevat asiat Muita asioita ei ollut. 27 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.28. Pöytäkirjan allekirjoitukset Jouni Pousi puheenjohtaja Päivi Vuorimaa toiminnanjohtaja Tuula Korhonen sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty hallituksen kokouksessa / 2021.