1/10 TARJOUSPYYNTÖ HEL2014-014568 Tallinnanaukion tori- ja tapahtuma-alueen ympäristön puhtaanapito ja talvikunnossapito 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Oili Khadraoui Suomi puh. +358 931038430 fax oili.khadraoui@hel.fi Tarjoukset lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintayksikön luonne: Kunta tai kuntayhtymä Hankintayksikön esittely: Rakennusvirasto vastaa Helsingin katujen ja viheralueiden suunnittelusta, rakentamisesta ja hoidosta sekä pysäköinninvalvonnasta. Myös kaupungin toimitilojen suunnittelu ja rakennuttaminen kuuluvat tehtäviimme. Tavoitteenamme on rakentaa kestävää, kaunista ja toimivaa kaupunkia asukkaiden ja yritysten tarpeisiin. vastaa tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. 2. Hankinnan kohde Hankinnan nimi: Tallinnanaukion tori- ja tapahtuma-alueen ympäristön puhtaanapito ja talvikunnossapito Hankinnan tunniste- tai viitenumero: HEL2014-014568 Hankinnan kuvaus: Tallinnanaukio sijaitsee Itäkeskuksen liikekeskuksen edustalla. Alueen kokonaispinta-ala on noin 3 605 neliötä. Aukion kautta on kulku useisiin liiketiloihin, Itäkeskuksen metroasemalle, Hansasillalle sekä Itäkeskuksen linja-autolaitureille. Kohteessa on runsaasti jalankulkuliikennettä ja huoltoajoa ja aukiolla on ajoittain erilaisia tapahtumia sekä arkisin torimyyntiä. Aukiolla on myös teräksinen veistos.
2/10 Tallinnanaukion palvelusopimus sisältää alueen puhtaanapidon ja talvihoidon. Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV): Hankinta ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon tai eritysalojen hankintalain 12 :n pykälän kynnysarvon Päänimikkeistö: 90911200-8 (Siivouspalvelut) Lisäkohde (-kohteet): 50000000-5 (Korjaus- ja huoltopalvelut) Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka: K091 (Helsinki) Hankinnan voimassaoloaika: 01.06.2015-31.05.2016 Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Lisähankintamahdollisuuksien kuvaus: Varsinainen sopimuskausi on yhden (1) vuoden sopimuksen allekirjoittamisesta ja se on suunniteltu alkavaksi 1.6.2015. Sopimus voidaan allekirjoittaa kuitenkin vasta kun hankintapäästös saa lainvoiman. Tilaaja varaa mahdollisuuden suoraa hankintaa käyttäen jatkaa sopimusta alkuperäistä sopimusta vastaavilla ehdoilla sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä enintään kolmen (3) vuoden ajaksi (optiokausi). Tilaaja tekee päätöksen optiokauden käyttönotosta ennen sopimuskauden päättymistä. Lisähankintojen alustava kesto: 36 kuukautta 3. Hankintalaji ja -menettely Hankintalaji: Palvelut Hankintamenettely: Avoin menettely Osatarjoukset hyväksytään: Ei Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Ei Käytetään kahden kuoren menettelyä: Ei Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.
3/10 Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot: Tarjouskilpailussa valitaan yksi sopimuskumppani. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kohderyhmittäin Tarjouksen valintaperuste: Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet Sähköistä huutokauppaa käytetään: Ei 4. Hankinnan kohteen kriteerit (Osatarjoukset kohderyhmän sisällä ei sallittu) Kiinteähintainen palvelumaksu / kuuka usi Muut erikseen tilattavat työt: Tahrojen poisto, roska-astioiden ja muiden kalusteiden pesut ja muut erikseen sovittavat työt. 85.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo / tunti / yksi henkil ö Muut erikseen tilattavat työt: Lumen poiskujetus kuljetusyksikkö (kuorma-auto ja kuljettaja sekä tarvittava apuhenkilöstö). 2.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo / yksi tunti / kuljetu syksik kö Muut erikseen tilattavat työt : Kasvien hoito ja muut viherpalvelut. 2.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo
4/10 Laatu / tunti / yksi henkil ö 2.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo Tarjoajan palvelutyöntekijöiden vaihtuvuusaste prosentteina vuonna 2013 tai kuluvana kalenterivuonna 2014 (pienempi vaihtuvuusaste otetaan vertailuun). Vaihtuvuusasete ei saa olla yli 20 %. 0 20 9.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo Kohderyhmän pisteet yhteensä 100.00 5. Hinta ja kaupalliset ehdot Tarjoushinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%). Hintaan on sisällytettävä myös kaikki oheiskulut, kuten esimerkiksi laskutuslisät ja toimituskulut ym. lisät, eikä niistä saa laskuttaa erikseen. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Yleisesti markkinoilla käytetystä hintatasosta merkittävästi poikkeavien tarjoushintojen osalta hankintayksiköllä on oikeus pyytää lisäselvityksiä tarjoajan hintaperusteista ja kyvystä toteuttaa tarjouspyynnössä esitetty palvelu esitetyin hinnoin. 6. Laskutus ja maksuehto Edellytämme laskujen lähettämistä mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa, verkkolaskuina. Mikäli toimittajan käytössä ei ole verkkolaskutuksen mahdollistavaa laskutusjärjestelmää, tulee laskut tuottaa mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa esim. Baswaren Supplier Portal - ilmaispalvelun kautta. Helsingin kaupungin vastaanottava verkkolaskuoperaattori on Basware Oyj, jonka välittäjän tunnus on BAWC-FI22. Verkkolaskuosoitteet löytyvät Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta http://verkkolasku.tieke.fi/ Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on suoritettu sopimusehtojen mukaisesti. Maksuehto on vähintään 21 vuorokautta laskun saapumisesta lukien. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 7. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset
5/10 Hankintayksikkö pyytää alla mainitut todistukset vain siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun. Jollei tarjoajan sijoittautumismaassa anneta jäljempänä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Vieraskieliset todistukset ja selvitykset tulee toimittaa sekä alkuperäisenä että suomenkielelle käännettyinä. Käännösten tulee olla auktorisoidun kielenkääntäjän laatimia. Kaikki alla mainitut todistukset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja todistusten jättöajasta lukien. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä tai tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan kyseisiä selvityksiä taikka tarjoaja, joka ei toimita selvityksiä pyynnössä esitetyssä määräajassa, suljetaan pois tarjouskilpailusta. TARJOAJAN TALOUDELLISEEN TILANTEESEEN LIITTYVIÄ VAATIMUKSIA SEKÄ PAKOLLISIA REKISTERITIETOJA Verot ja sosiaaliturvamaksut on maksettu Eläkevakuutusmaksu on maksettu Tilaajavastuulain vaatimat selvitykset Tarjoajalla on voimassaoleva toimintaa koskeva vastuuvakuutus, joka korvaa tästä hankinnasta tilaajalle tai kolmannelle henkilölle sekä tämän omaisuudelle aiheutuvat vahingot Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty kaupparekisteriin Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty työnantajarekisteriin Tarjoja ja hänen alihankkijansa on merkitty ennakkoperintärekisteriin Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Lisätietoa Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Tarjoajan on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista koskien itseään ja mahdollisia alihankkijoita. Vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen ottamisesta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta. Tarjoajalla on Y-tunnus Tarjoaja ilmoittaa Y-tunnuksensa Mikäli vastaus on EI edellä oleviin rekisteritietoihin, tarjoajan tulee liittää erillinen selvitys rekisteröimättömyyden perusteista.
6/10 Tarjoajan tiedot on saatavissa Tilaajavastuu.fi -palvelusta. Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että se täyttä kaikki tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset koko sopimuskauden. Palvelun tuottajan on toimitettava tilaajalle sopimussuhteen aikana kolmen kuukauden välein seuraavat selvitykset itsestään ja alihankkijoistaan: todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty, sekä todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Ulkomaisen palvelun tuottajan on toimitettava tilaajan pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa vastaavat tiedot sijoitusmaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla. Mikäli palvelun tuottaja ja palvelun tuottajan alihankkija on liittynyt Tilaajavastuu.fi/luotettava Kumppani palveluun, tilaaja tarkistaa tiedot www.tilaajavastuu.fi palvelusta. Palveluntuottaja osoittaa pyydettäessä, että työkohteessa työskentelevillä henkilöillä on työnteko-oikeus Suomessa. Tämä osoitetaan ylläpitämällä ajantasaista luetteloa työkohteessa työskentelevistä henkilöistä sekä näyttämällä pyydettäessä tilaajalle kopiot työntekijöiden passeista tai EU / ETA-maiden kansalaisilta vaihtoehtoisesti kopiot virallisesta henkilötodistuksesta. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että työkohteessa työskentelevillä henkilöillä on henkilökohtainen tunniste, johon on merkitty henkilön nimi ja työnantaja. Tunniste on kiinnitettävä työvaatetukseen siten, että se on helposti nähtävissä. Vastaava ehto otettaan palvelun tuottajan tekemiin alihankintoja ja työvoiman vuokrausta koskeviin sopimuksiin. ALIHANKINTA Käytämme alihankintaa ULKOMAISEN TYÖNTEKIJÄN TYÖNTEKO- OIKEUDEN PERUSTE. KULUNVALVONTA JA HENKILÖTUNNISTEET Jos vastaus on "kyllä", tarjoukseen on liitettävä selvitys seuraavan kohdan mukaisesti.
7/10 Tarjoaja voi toteuttaa osan tarjouksen kohteesta alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Tarjoukseen on annettava selvitys siitä, minkä osan sopimuksesta annetaan alihankintana kolmannelle taholle sekä annettava kuvaus alihankkijan em. osuudesta yksityiskohtaisesti että annettava alihankkijan/alihankkijoiden nimi- ja yhteystiedot. TARJOAJAN TEKNISEEN SUORITUSKYKYYN JA AMMATILLISEEN PÄTEVYYTEEN LIITTYVIÄ VAATIMUKSIA Tarjoajalla on oltava kokemusta vähintään 2:sta sisällöltään ja laajuudeltaan nyt hankittavaa palvelua vastaavasta tai läheisesti vastaavasta toimituksesta viimeisen 3 vuoden aikana. Tarjoajalla on oltava ammattitaitoista työvoimaa riittävästi palvelun toteuttamiseen vaaditulla tavalla: mm. siivous ja kiinteistönhoito, lumen poiskuljetus. Toimittajan tulee nimetä päivittäisten työnjohtotehtävien hoitamiseksi töistä vastaava esimies, joka vastaa myös siitä, että esim. kielellisiä ongelmia ei esiinny. Palvelun tuottamiseen osallistuvan henkilöstön ammatillisen pätevyyden vähimmäisvaatimuksena on alan ammatillinen koulutus tai kolmen (3) vuoden työkokemus vastaavassa työssä. Työn johdolla ja ohjaajilla on oltava vähintään kolmen (3) vuoden työkokemus hankinnan kohdetta vastaavassa työssä. Selvitykset palvelun tuottamiseen nimettyjen henkilöiden ammatillisesta pätevyydestä; koulutus, työkokemus vuosina ja muu mahdollinen ammatillinen pätevyys sekä palvelun tuottamiseen osallistuvien henkilöiden lukumäärä; siivoustyöntekijät, työn johto ja työn ohjaajat. Palveluntuottajan tulee nimetä päivittäisten työnjohtotehtävien hoitamiseksi töistä vastaava esimies viimeistään ennen sopimuksen allekirjoitusta. Tarjoajan palvelua tuottavien työntekijöiden vaihtuvuusaste saa olla vuonna 2013 tai kuluvana kalenterivuonna 2014 korkeintaan 20 %. Ladattava Ladattava Selvitys edellä kerrotuista palvelutoimituksista arvoineen (arvioituina henkilötyöpäivinä), ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen.
8/10 Tarjoajan palvelua tuottavan henkilökunnan vaihtuvuusaste prosentteina vuonna 2013 on Tarjoajan palvelua tuottavien työntekijöiden vaihtuvuusaste prosentteina kuluvana kalenterivuonna 2014. Tarjoajalla tulee olla laadunvarmistus- ja omavalvontajärjestelmä. Tarjoajalla on oltava palvelun tuottamiseen tarvittavat välineet ja -koneet. Tarjoukseen on liitettävä selvitykset kohteessa käytettävistä: välineistä ja - koneista. Jos koneita tai laitteita ei vielä ole, on annettava selvitys siitä mitä aiotaan hankkia tätä palvelusuoritusta varten. Työsuunnitelma Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on määritelty Tallinnanaukion puhtaanapito ja talvikunnossapito; tarvittavat toimenpiteet ja työvaiheet. Selvitys siitä miten palveluntuottaja saavuttaa palvelukuvauksessa vaaditun tason, miten tarjoaja järjestää työn valvonnan ja miten tarjoaja järjestää laadun valvonnan. Palvelulle asetetut vaatimukset on määritelty liitteenä yksi olevassa asiakirjassa Palvelukuvaus. Tarjottu palvelu on tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen. Ladattava Ladattava Ladattava Kuvaus toimittajan laadunvarmistus- ja omavalvontajärjestelmästä. 8. Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko Viivästyminen: Sopimussakko on viisisataa (500) euroa, joka voidaan vähentää seuraavista laskuista jos palveluntuottaja: - ei noudata sovittuja aikatauluja - ei täytä sovittuja laadullisia vaatimuksia (Poikkeus JYSE 2014 PALVELUT) Viivästyminen 12.3. 9. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 30.04.2015 saakka. 10. Päätöksenteon perusteet Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset, otetaan mukaan vertailuun. Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous valitaan.
9/10 Hankintapäätöksen asiassa tekee. Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta Hankinnan kohteen kriteerit. 11. Hylkäämisperusteet Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. a. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste. b. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste. c. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoaja tai tarjoajan alihankkija ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. 12. Sopimusmenettely SOPIMUSEHDOT JA SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Helsingin kaupungin ja valitun palvelun tuottajan kesken. Valitun palvelun tuottajan ja kaupungin välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen liitteenä olevan sopimusluonnoksen mukaisia ehtoja. Sopimukseen sovelletaan tarjouspyyntöasiakirjojen lisäksi Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Mainitut yleiset sopimusehdot ovat löydettävissä istä kohdasta: https://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20140701 Julkis/JYSE_2014_palvelut.pdf SOPIMUSKAUSI Sopimuskauden on suunniteltu alkavan 1.6.2015. 13. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot (mikäli tarjousten jättämisessä ladattava liite on liikesalaisuus, on suositeltavaa lisätä ladattavan liitteen nimeen sana "Liikesalaisuus", vaikka itse liitteessäkin on maininta luottamuksellinen tai vastaava.) Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytettävässätä
10/10 hintatiedosta tai muusta tekijästä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 14. Erimielisyyksien ratkaiseminen Mahdolliset erimielisyydet jätetään ratkaistaviksi Suomen lain mukaan Helsingin käräjäoikeudessa. 15. Muut asiat Asian valmistelija: Oili Khadraoui Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet: - Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. - Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. - Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. - Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot verovirastolle sekä jatkossa neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä. 16. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä 16.01.2015 klo 15:00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset 19.1.2015 kello 12:00 mennessä. 17. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: 02.02.2015 klo 10:00 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/hkr. 18. Allekirjoittajat Oili Khadraoui, palvelupäällikkö 19. Liitteet ja linkit 2100-HKR_Ylläpidon tuotekortit_talvihoito_16092012.pdf 2200-HKR_Ylläpidon tuotekortit_puhtaanapito_16092012.pdf Palvelukuvaus liite 1.doc Sopimusluonnos.doc Tallinnanaukio_hoidettava_alue_2015.pdf