Sähköpostiohjeet 1
Uuden PST tiedoston luominen sähköposteille... 3 Tärkeää!... 3 Tiedoston luominen... 3 Kansioiden luominen datatiedostoon... 5 Pikatoimintojen luominen... 8 Odottaa vastausta allekirjoitus... 11 Sähköposti sääntöjen luominen... 14 Odottaa vastausta - sääntö... 14 Kun saat vastauksen odottaa vastausta viestiisi... 18 2
Uuden PST tiedoston luominen sähköposteille Mikäli sähköpostipalvelimellasi ei ole rajattomasti tilaa sähköposteille on hyvä idea siirtää sähköposteja uuteen sähköpostitiedostoon. Outlookissa tämä tiedosto on muodoltaan PST tiedosto, ja sellaisen voi luoda omalle tietokoneelleen, tai esimerkiksi verkkolevylle. Tärkeää! KUN SIIRRÄT SÄHKÖPOSTIVIESTEJÄ PST TIEDOSTOON, EIVÄT KYSEISET VIESTIT ENÄÄ SIJAITSE PALVELIMELLA. TÄMÄ PUOLESTAAN TARKOITTAA, ETTÄ PST TIEDOSTOSSA SIJAITSEVIA VIESTEJÄ EI VOI KÄYTTÄÄ MOBIILI- LAITTEISTA. TÄMÄ MYÖS TARKOITTAA, ETTÄ JOS KYSEINEN PST TIEDOSTO KATOAA TAI TUHOUTUU, MENETÄT KAIKKI SIINÄ OLLEET SÄHKÖPOSTIT. ONKIN SUOSITELTAVAA NOUDATTAA YRITYKSEN ATK TUEN OHJEITA PST TIEDOSTOEN LUOMISESSA. Tiedoston luominen UUDET KOHTEET - > LISÄÄ KOHTEITA - > OUTLOOKIN DATATIEDOSTO 3
Valitaan tiedostomuoto (ei välttämättä ilmaannu kaikille) Valitaan tiedostolle sijainti ja nimi (tässä sijainti Omat tiedostot, ja nimi Henrik 2015 ) HUOM: MYÖS DATA TIEDOSTON KAPASITEETTI SÄHKÖPOSTIEN SUHTEEN ON RAJALLINEN. YHTEEN DATATIEDOSTOON MAHTUU KUITENKIN ARVIOLTA NOIN 15 000 SÄHKÖPOSTIA LIITETIEDOSTOINEEN. NÄIN OLLEN USEIMMILLE RIITTÄÄ JOS TEHDÄÄN YKSI DATATIEDOSTO JOKAISTA KALENTERI VUOTTA KOHDEN. 4
Uusi tallennus paikka ilmaantuu Outlook ohjelman vasempaan reunaan. Kansioiden luominen datatiedostoon Uuden kansion pääset luomaan hiiren oikea klikkaamalla luomaasi datatiedostoa. 5
Uudelle kansiolle on hyvä antaa yksilöivä nimi, jottei se sekoitu Outlookin omien kansioiden kanssa (Tässä oppaassa käytetään @ erottomaan itse luodut kansiot). Vuoden vaihteita silmällä pitäen voi olla hyvä myös antaa kansiolle nimen loppuun vuosiluku. Tässä tapauksessa kansiolle annetaan nimeksi @Arkisto 2015. koulutuksessa suositeltiin tekemään seuraavat kansiot: 1. Huomio 2. Arkisto 3. Ehkä Joskus 4. Odottaa vastausta 6
Oheisessa kuvassa kaikki kansiot on luotu, äsken luotuun datatiedostoon. HUOM: JOS HALUAT PITÄÄ @HUOMIO 2015 KANSIOTA MUKANA MOBIILI LAITTEESSA, TULEE KYSEINEN KANSIO LUODA SUORAAN OMAN SÄHKÖPOSTI TILIN ALLE, KUTEN KUVA ALLA OLEVA KUVA OSOITTAA (@ACTION). TÄMÄ KUITENKIN VIE SÄHKÖPOSTISTASI TILAA PALVELIMELLA. 7
Pikatoimintojen luominen Pikatoiminnot ovat erittäin kätevä toiminnallisuus, ja niitä voidaan luoda tarpeen mukaan useampia, helpottamaan useasti toistuvia asioita sähköpostin käsittelyssä. Luodaan pikatoiminto, joka siirtää viestit @Huomio 2015 kansioon. Lisäksi jokainen siirrettävä viesti merkitään luetuksi. Klikkaa pikatoiminnot kohdasta, lisää vaihtoehtoja esille. Sininen alaspäin osoittava nuoli kuvassa. Uusi pikatoiminto - > Siirrä kansioon 8
Annetaan pikatoiminnolle nimi. (Tässä tapauksessa @Huomio 2015) Seuraavaksi valitaan kansio, mihin viesti siirretään. Alla olevasta kuvasta näkyy, miksi kansiot on syytä nimetä selkeästi. Kun kansio on valittu, varmistetaan että kohta Merkitse luetuksi on valittu. 9
Valitaan Asetukset Nyt voit valita pikanäppäimen luomallesi pikatoiminnolle. Pikanäppäimet ovat varsin toimiva ratkaisu, sillä jos sähköposteja raahaa hiirellä kansioihin, voivat ne joskus vahingossa mennä väärään kansioon. Pikanäppäimiä valitessa voi käyttää toisistaan kaukana olevia näppäin yhdistelmiä, jotta vääriltä näppäilyiltä vältytään. Esimerkiksi: CTRL + Vaihto + 1 on pikatoiminto 1 CTRL + Vaihto + 4 on pikatoiminto 2 CTRL + Vaihto + 7 on pikatoiminto 3 jne. Tämä tietysti toimii vain, jos pikatoimintoja on vain muutama. Tässä tapauksessa otamme pikanäppäimeksi CTRL + Vaihto + 7 Kun pikanäppäin on valittu, valitse TALLENNA Voit luoda jokaiselle luomallesi kansiolle, odottaa vastausta kansiota lukuun ottamatta, oman pikanäppäimensä. Odottaa vastaukselle voi olla helpompi tapa käyttää omaa allekirjoitusta yhdistettynä Outlook Sääntöön, mutta näistä lisää seuraavissa kappaleissa. 10
Odottaa vastausta allekirjoitus Jotta voi rakentaa odottaa vastausta säännön, tulee sinulla olla käytössä Odottaa vastausta allekirjoitus. Nopein tapa päästä muokkaamaan allekirjoituksia, on valita Uusi sähköpostiviesti. Kun uusi viesti pohja avautuu valitaan ALLEKIRJOITUS - > ALLEKIRJOITUKSET Jo käytössäsi olevan allekirjoituksen lisäksi luomme uuden, minne piilotamme erikoistekstin, jota käytetään Outlook säännön rakentamiseen. Valitse UUSI Anna allekirjoitukselle nimi 11
Kopioi olemassa oleva allekirjoituksesi maalaamalla allekirjoitus siniseksi ja painamalla CTRL + C), ja liitä se äsken luotuun allekirjoitukseen. Valitse uusi allekirjoitus (Odottaa vastausta Henrik Koivu), mene alaikkunaan ja valitse CTRL + V. Nyt uusi allekirjoitus on täysin alkuperäisen kaltainen. Nyt voimme kirjoittaa uuteen allekirjoitukseen tekstin joka yksilöi meidän lähettämät kysymykset. 12
Tässä tapauksessa: @Odottaa_Vastausta_Henrik_Koivuranta_2015_koivurantahenrik Maalaa kirjoittamasi teksti siniseksi, ja valitse tekstin väriksi valkoinen. Nyt erikoistekstisi on näkymätön muille henkilöille, mutta voit rakentaa sen pohjalta säännön joka automaattisesti siirtää sähköpostit joihin odotat vastausta Odottaa vastausta kansioon. 13
Sähköposti sääntöjen luominen Sääntöjä luomalla on mahdollista automatisoida omaa sähköpostia. Sääntöjä luodessa on kuitenkin tärkeää muistaa, että säännöt ovat tietokonekohtaisia. Jos käytät outlook ohjelmaa useammalla tietokoneella, pitää sinun luoda samat säännöt jokaiselle tietokoneelle. Järkevästi käytettynä säännöt ovat mitä mainioin apuväline, mutta liikaa käytettynä ne voivat sekoittaa sähköpostin käsittelyä todella pahasti. Kohtuus on siis suositeltavaa sääntöjä luotaessa. Odottaa vastausta - sääntö Luodaan sääntö, joka siirtää Odottaa Vastausta allekirjoituksellasi varustetut, sinun lähettämät viestit Odottaa Vastausta kansioon. Säännöt - > Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta Valitaan Uusi Sääntö 14
KÄYTÄ SÄÄNTÖÄ LÄHETTÄMISSÄNI VIESTEISSÄ TEKSTISSÄ ESIINTYY TIETYT SANAT 15
klikkaa tietyt sanat Kirjoita aikaisemmin allekirjoitukseen kirjoittamasi erikoisteksti. (Tässä tapauksessa: @Odottaa_Vastausta_Henrik_Koivuranta_2015_koivurantahenrik. HUOM: TEKSTIN ON VASTATTAVA TÄYDELLISESTI ALLEKIRJOITUKSESSA OLLUTTA TEKSTIÄ! Kun olet kirjoittanut tekstin valitse Lisää. Valitse OK. Valitse Seuraava 16
Valitse Siirrä kopio kansioon määritetty, ja valitse alemmasta ikkunasta määritetty. Valitse kansio mihin sääntö siirtää viestistä kopion, ja valitse OK. Valitse kaksi kertaa Seuraava 17
Anna säännölle nimi, joka yksilöi luomasi säännön. Varmista, että Ota tämä sääntö käyttöön on valittuna, ja valitse Valmis Nyt olet luonut säännön, joka siirtää automaattisesti kaikki viestit jossa on sinun erikoistekstisi automaattisesti Odottaa vastausta kansioon. HUOM: SINUN TULEE JOKAISEEN VIESTIIN JOHON ODOTAT VASTAUSTA VAIHTAA OLETUS ALLEKIRJOITUS, SINUN OMAAN ODOTTAA VASTUASTA ALLERKIRJOITUKSEEN. Kun saat vastauksen odottaa vastausta viestiisi Koska lähettämääsi kysymykseen usein miten vastataan vastaa vastaa painikkeella sähköpostissa tulet saamaan erikoistekstin jonkun toisen lähettämänä sähköpostiisi. Tätä voidaan hyödyntää merkkaamalla vastausviestit esimerkiksi tärkeiksi, ja valitsemalle niille väri. 18
Luodaan jälleen uusi sääntö. Säännöt - > Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta Valitaan Uusi Sääntö 19
Valitse Tekstissä esiintyy tietyt sanat, ja valitse alemmasta ikkunasta tietyt sanat. Kirjoita aikaisemmin allekirjoitukseen kirjoittamasi erikoisteksti. (Tässä tapauksessa: @Odottaa_Vastausta_Henrik_Koivuranta_2015_koivurantahenrik. HUOM: TEKSTIN ON VASTATTAVA TÄYDELLISESTI ALLEKIRJOITUKSESSA OLLUTTA TEKSTIÄ! 20
Kun olet kirjoittanut tekstin valitse Lisää. Valitse OK. Valitse Seuraava Valitse määritä se luokkaan Luokka ja anna sille merkintä tärkeys 21
Alemmassa ikkunassa klikkaa en Luokka, ja valitse väri millä haluat sinulle tulevat vastaukset merkittävän. Seuraavaksi valitse Tärkeys, ja valitse mikä tärkeys saadulle vastaukselle annetaan. Kun olet suorittanut edelliset valinnat, klikkaa kaksi kertaa seuraava Anna säännölle nimi, joka yksilöi luomasi säännön. Varmista, että Ota tämä sääntö käyttöön on valittuna, ja valitse Valmis 22