EDUSTAJISTON KOKOUS 2 / 2014-2015 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikkona 5.3.2014 klo 16.42 18.22 Paikka: Auditorio Wolff, Tervahovi, Vaasan yliopisto Pykälät: 1-18 Läsnä jäsenet: Giga ja Tutti Tilvis Matti Vaappo Tomi Pääkkönen Anton Peltomäki Ilpo Hallinnoivat Humaanit Rinne Marleena Teittinen Lari Kurttio Elina Ketola Emmi Paavola Kaisa Luomala Johanna Kampusporvarit Lehtinen Otso Lauslahti Vilma Tikkanen Henrik Ervasti Essi Partanen Lauri Lahti Daniel Kivipelto Samuli Petäjäniemi Aapo Ryymin Laura Yli-Sorvari Saana Marttinen Reetta ( 8-18) Ojala Ville Käkelä Iivari Keskeiset Koivisto Aleksi Punavihreä allianssi Salo Siiri Strohm Emily
Edustajiston kokous 2/2014-2015 2 (14) Warranttilaiset Läsnä muut: Marttinen Esko Räisälä Toni Mäki Tero Karvonen Jonna Virnala Jussi Sell Jaakko Vahevaara Toni Kannelniemi Henri Nieminen Joni Haikkola Jan-Patrick Brunila Julia Kaikkonen Petteri Suominen Lari Carpén Johannes Hellström Ville Pollari Jesse Suhonen Hilla Rahikkala Mikko Sievänen Tino Seppälä Jarkko, pääsihteeri Hirvonen Henna, hpj Hiipakka Sirja, hj Martikkala Mikko, hj Pekkarinen Aino, hj Ritala Miia, hj Söderström Joel, hj Tuomisto Sakari, hj Paso Ville, päätoimittaja Erkkilä Lauri Tarvainen Inkeri Kyllönen Joonas Vuorenmaa Anette Heikkinen Jenni Valtamäki Saimi Foudila Krista-Marilla
Edustajiston kokous 2/2014-2015 3 (14) 1 KOKOUKSEN AVAUS avasi kokouksen kello 16.42. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS Perussääntö 19 : Edustajiston kokouksesta on ilmoitettava ylioppilaskunnan virallisella ilmoitustaululla vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Kokouskutsu on toimitettava edustajiston jäsenille vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta edustajiston järjestäytymiskokouksessaan määrittelemällä tavalla. Perussääntö 20 : Edustajiston kokous on laillinen, jos se on kutsuttu koolle 19 :n edellyttämällä tavalla ja päätösvaltainen, jos saapuvilla on vähintään kaksikymmentä (20) edustajiston jäsentä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien. Kutsu edustajiston kokoukseen on asetettu nähtäville ylioppilaskunnan virallisella ilmoitustaululla keskiviikkona 26.2.2014 ja samana päivänä on kokouksen esityslista toimitettu edustajiston jäsenille sähköpostitse ehdokasilmoituksessa annettuun sähköpostiosoitteeseen. Edustajisto toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi. Edustajisto totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi. 3 EDUSTAJISTON KOKOONPANON TOTEAMINEN Edellisen kokouksen jälkeen Warranttilaisten edustajistoryhmän varajäsen Ossi Cavén on pyytänyt määräaikaista eroa vaihdon vuoksi.
Edustajiston kokous 2/2014-2015 4 (14) Edustajisto myöntää määräaikaisen eron 31.8.2014 saakka varajäsen Ossi Cavénille. Edustajisto päätti myöntää määräaikaisen eron 31.8.2014 saakka varajäsen Ossi Cavénille. 4 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUS Perussääntö 20 : Edustajiston kokous on laillinen, jos se on kutsuttu koolle 19 :n edellyttämällä tavalla ja päätösvaltainen, jos läsnä on vähintään kaksikymmentä (20) edustajiston jäsentä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien. Edustajisto toteaa päätösvaltaisuuden nimenhuudolla. NIMENHUUTO: Suoritetussa nimenhuudossa paikalla oli yhteensä 33 edustajiston varsinaista ja varajäsentä. Heistä ilman äänivaltaa ovat Johanna Luomana (HaHu) sekä Ville Ojala ja Iivari Käkelä (VaKapo). Paikalla on 30 äänivaltaista kokousedustajaa. Paikalla on 30 edustajiston äänivaltaista kokousedustajaa. Todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 5 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Edustajisto hyväksyy esityslistan kokouksen työjärjestykseksi. Edustajisto hyväksyi esityslistan kokouksen työjärjestykseksi. LIITE 1: Esityslista
Edustajiston kokous 2/2014-2015 5 (14) 6 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN SEKÄ HEIDÄN VARAHENKILÖIDENSÄ VALINTA Edustajiston työjärjestys 9 1 mom.: kutsuu pöytäkirjantarkastajiksi vähintään kaksi läsnä olevaa edustajaa ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. kutsuu kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja näille henkilökohtaiset varamiehet. toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. kutsui pöytäkirjantarkastajiksi Ilpo Peltomäen, jonka varalla Marleena Rinne, sekä Essi Ervastin, jonka varalla Jaakko Sell. 7 ILMOITUSASIAT - Ylioppilaskunnan vuosijuhla 15.2.2014 - VYY:n tilintarkastus 6.-7.3.2014 - Edustajiston iltakoulu 9.4.2014 - Seuraava edustajiston kokous 16.4.2014 - Ylioppilaskunta on solminut yliopiston kanssa sopimuksen suomalaisten opiskelijoiden tutoroinnista. Kv-tutorointi siirtyy kv-yksikön vastuulle. - ESN Vaasa ry on perustettu ja toimii jatkossa erillään ylioppilaskunnasta. Asiasta on ilmoitettu ESN Finland Oy:lle. Edustajisto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. Edustajisto päätti merkitä ilmoitusasiat tiedoksi.
Edustajiston kokous 2/2014-2015 6 (14) 8 HALLITUKSEN RAPORTTI TOIMINNASTAAN EDELLISEN EDUSTAJISTON KOKOUKSEN JÄLKEISELTÄ AJALTA Ylioppilaskunnan hallitus raportoi edustajistolle toiminnastaan. Edustajisto merkitsee hallituksen raportin tiedoksi. KESKUSTELU: Ryhmäpuheenvuorot pitivät Petteri Kaikkonen (Warr.), Emily Strohm (Puvi), Aleksi Koivisto (Kesk.), Essi Ervasti (VaKapo), Marleena Rinne (HaHu) sekä Tomi Vaappo (GT). Edustajisto päätti merkitä hallituksen raportin ja käydyn keskustelun tiedoksi. TYÖJÄRJESTYS: Asiakohdan käsittelyn aikana klo 17.08 edustajiston varajäsen Reetta Marttinen saapui kokoukseen. Paikalla on 34 edustajiston varsinaista ja varajäsentä. Ei vaikutusta äänivaltaisiin kokousedustajiin. Paikalla edelleen 30 edustajiston äänivaltaista kokousedustajaa. 9 HALLINNON OPISKELIJAEDUSTAJIEN RAPORTOINTI Hallinnon opiskelijaedustajilla on mahdollisuus raportoida toiminnastaan. Edustajisto merkitsee hallinnon opiskelijaedustajien raportit tiedoksi. KESKUSTELU: Samuli Kivipelto (VaKapo) raportoi teknillisen tiedekunnan tiedekuntaneuvoston kokouksesta. Henna Hirvonen raportoi yliopiston kollegion kokouksesta.
Edustajiston kokous 2/2014-2015 7 (14) Elina Kurttio raportoi filosofisen tiedekunnan tiedekuntaneuvoston kokouksesta. Petteri Kaikkonen raportoi kauppatieteellisen tiedekunnan tiedekuntaneuvoston kokouksesta. Edustajisto päätti merkitä hallinnon opiskelijaedustajien raportit tiedoksi. 10 JÄRJESTÖJEN TOIMINTA-AVUSTUKSET VYY myöntää toiminta-avustuksia vuosittain ylioppilaskunnan piirissä toimiville järjestöille. Toiminta-avustusten haku on ollut auki 29.1.- 21.2.2014. Määräaikaan mennessä toimitettiin 17 hakemusta. Hallituksen asettama työryhmä, johon kuuluivat edustajiston puheenjohtaja, pääsihteeri sekä hallituksen puheenjohtaja, on käynyt hakemukset läpi ja tehnyt esityksen hallitukselle, joka on tehnyt esityksen edelleen edustajistolle. HALLITUKSEN ESITYS: Edustajisto päättää myöntää järjestöille toiminta-avustukset liitteen mukaisesti. Lisäksi edustajisto päättää valtuuttaa edustajistoryhmien puheenjohtajat valmistelemaan toiminta-avustusten myöntämisen periaatteet ja kriteerit vuoden loppuun mennessä. Edustajisto päätti myöntää järjestöille toiminta-avustukset liitteen mukaisesti. Lisäksi edustajisto päätti valtuuttaa edustajistoryhmien puheenjohtajat valmistelemaan toiminta-avustusten myöntämisen periaatteet ja kriteerit vuoden loppuun mennessä.
Edustajiston kokous 2/2014-2015 8 (14) LIIITE 2: Toiminta-avustukset vuodelle 2014 TYÖJÄRJESTYS: Edustajisto totesi kaikkien yhdistysten hallituksissa toimivien edustajiston jäsenten olevan jäävejä edustamansa järjestön avustuksen osalta. 11 HENKILÖSTÖN TOIMENKUVAUKSET Hallintoneuvosto on valmistellut henkilöstön toimenkuvausten muutoksia. Erityinen tarve on pääsihteerin toimenkuvauksen muutokseen ennen rekrytoinnin aloittamista. Lisäksi uuden tutorointisopimuksen myötä on perustettava uusi toimi ja hyväksyttävä sille toimenkuvaus ennen kuin rekrytointiprosessi voidaan aloittaa. Lisäksi työehtosopimus aiheuttaa teknisiä korjauksia sovellettavaan palkkataulukkoon. Toimenkuvausten muutokset pitävät sisällään myös uuden toimen perustamisen vastaamaan suomalaisten opiskelijoiden tutoroinnista. Pääsihteerin toimenkuvauksen muutokset sekä talousjohtajan nimikemuutokset eivät muuta nykyisiä, voimassa olevia työsuhteita, vaan astuvat voimaan seuraavan rekrytoinnin yhteydessä. HALLITUKSEN ESITYS: Edustajisto päättää hyväksyä liitteen mukaiset toimenkuvaukset. Muutokset astuvat voimaan välittömästi, pois lukien pääsihteerin toimenkuvauksen muutos ja talousjohtajan nimikkeen muutos, jotka astuvat voimaan seuraavan rekrytoinnin yhteydessä, sekä kvtutorkoordinaattorin toimien lakkauttaminen, joka tapahtuu 31.5.2014. KESKUSTELU: Petteri Kaikkonen (Warr.) esitti, että pääsihteerin toimenkuvauksesta poistetaan sanat...ja ATK-osaamista.
Edustajiston kokous 2/2014-2015 9 (14) Hallitus otti Kaikkosen esityksen nimiinsä. Edustajisto päätti hyväksyä liitteen mukaiset toimenkuvaukset. Muutokset astuvat voimaan välittömästi, pois lukien pääsihteerin toimenkuvauksen muutos ja talousjohtajan nimikkeen muutos, jotka astuvat voimaan seuraavan rekrytoinnin yhteydessä, sekä kvtutorkoordinaattorin toimien lakkauttaminen, joka tapahtuu 31.5.2014. LIITE 3: Toimenkuvausten muutokset 12 PÄÄSIHTEERIN TOIMI Pääsihteeri Jarkko Seppälän määräaikainen työsuhde päättyy 31.7.2014. Pääsihteerin seuraajan rekrytointi on tehtävä jo ennen kesää, jotta väistyvä pääsihteeri ehtii perehdyttää seuraajansa. Perehdytyksen aikataulusta päätetään valinnan jälkeen uuden pääsihteerin kanssa. Edustajiston on syytä päättää myös hakijoiden haastattelutavasta ja rekrytointiprosessin aikataulusta. Edustajisto päättää avata pääsihteerin haun siten, että hakemusten määräaika on perjantaina 4.4.2014 klo 12.00. Palkkaus on sopimusperusteinen 2500 euroa kuukaudessa. Lisäksi edustajisto päättää valtuuttaa ylioppilaskunnan hallituksen sopimaan pääsihteeri Seppälän työsuhteen päättymisestä ennen määräaikaisen työsuhteen päättymistä, mikäli Seppälä eroa pyytää.
Edustajiston kokous 2/2014-2015 10 (14) Edustajisto päätti avata pääsihteerin haun siten, että hakemusten määräaika on perjantaina 4.4.2014 klo 12.00. Palkkaus on sopimusperusteinen 2500 euroa kuukaudessa. Lisäksi edustajisto päättää valtuuttaa ylioppilaskunnan hallituksen sopimaan pääsihteeri Seppälän työsuhteen päättymisestä ennen määräaikaisen työsuhteen päättymistä, mikäli Seppälä eroa pyytää. LIITE 4: Hakuilmoitus 13 PÄÄTOIMITTAJAN TOIMI Päätoimittajan toimi on säännöissä määritelty määräaikainen toimi ja päätoimittajan kausi on 9 kuukautta. Päätoimittajalla on oikeus hakea halutessaan myös jatkokaudelle. Edustajiston on syytä päättää myös hakijoiden haastattelutavasta ja rekrytointiprosessin aikataulusta. Edustajisto päättää avata päätoimittajan haun siten, että hakemusten määräaika on perjantaina 28.3.2014 klo 12.00. Palkkaus on toimenkuvauksen mukainen urakkapalkka, 2000 euroa lehdeltä. Lisäksi edustajisto päättää hakijoiden haastattelutavasta. Edustajisto päätti avata päätoimittajan haun siten, että hakemusten määräaika on perjantaina 28.3.2014 klo 12.00. Palkkaus on toimenkuvauksen mukainen urakkapalkka, 2000 euroa lehdeltä. Lisäksi edustajisto päättää hakijoiden haastattelutavasta. LIITE 5: Hakuilmoitus
Edustajiston kokous 2/2014-2015 11 (14) 14 VOAS:N VALTUUSKUNTA Vaasan opiskelija-asuntosäätiö VOAS tuottaa Vaasan alueen opiskelijaasunnot. Ylioppilaskunta on aktiivisesti mukana säätiön hallinnon kaikilla tasoilla. Valtuuskunnassa on yhteensä 20 jäsentä, joista VYY nimeää seitsemän. VYY:n seitsemästä edustajasta erovuorossa on viisi: Anna-Kaisa Kuismanen (varalla Toni Vahevaara), Kari Raade (varalla Iivari Käkelä), Julius Repo (varalla Matti Tilvis), Eppu Saarela (varalla Hanna Laurila) sekä Pekka Tuuri (varalla Jussi Koiranen). Tehtävässä jatkavat: Ville Hellström (varalla Tuula Taponen) sekä Mikko Leinonen (varalla Reetta Marttinen). Valtuuskunnan tehtävänä on vahvistaa säätiön budjetti ja täten viime kädessä päättää muun muassa vuokrankorotuksista. Lisäksi valtuuskunta nimeää säätiön hallituksen sekä vahvistaa tilinpäätöksen. VOAS:n valtuuskunnan jäsenten haku on ollut auki siten, että hakemusten määräaika on perjantaina 28.2.2014. Koonti hakijoista tuodaan kokoukseen. Edustajisto päättää nimetä VOAS:n valtuuskuntaan 5 jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. KESKUSTELU: Essi Ervasti (VaKapo) esitti, että VOAS:n valtuuskuntaan valitaan seuraavat edustajat:
Edustajiston kokous 2/2014-2015 12 (14) varsinainen jäsen varajäsen Pekka Tuuri Matti Tilvis Mikko Martikkala Otso Lehtinen Jaana Immonen Emily Strohm Ilpo Peltomäki Iivari Käkelä Sirma Raivio Meri-Helene Mikkola Edustajisto päätti valita VOAS:n valtuuskuntaan kaudelle 31.12.2015 seuraavat edustajat: varsinainen jäsen varajäsen Pekka Tuuri Matti Tilvis Mikko Martikkala Otso Lehtinen Jaana Immonen Emily Strohm Ilpo Peltomäki Iivari Käkelä Sirma Raivio Meri-Helene Mikkola LIITE 6: Nimeämispyyntö 15 KONSORTION OPISKELIJARYHMÄ VYY on usean vuoden ajan ajanut Vaasan korkeakoulukonsortion opiskelijaryhmän järjestäytymistä omaksi yhdistyksekseen. Näin on toimittu usealla muulla opiskelijapaikkakunnalla. VYY on valmistellut sääntöluonnoksen uuden perustettavan yhdistyksen perustamiskokousta varten ja opiskelijayhteisöt ovat yhtä mieltä yhdistyksen perustamisesta. Päätöksen liittymisestä yhdistyksiin tekee ylioppilaskunnan edustajisto.
Edustajiston kokous 2/2014-2015 13 (14) Edustajisto päättää olla perustamassa ja liittyä jäseneksi Vaasan korkeakoulukonsortion opiskelijaryhmän perustamaan uuteen yhdistykseen. Edustajisto valtuuttaa hallituksen puheenjohtaja Henna Hirvosen edustamaan ylioppilaskuntaa perustamiskokouksessa. Edustajisto päätti olla perustamassa ja liittyä jäseneksi Vaasan korkeakoulukonsortion opiskelijaryhmän perustamaan uuteen yhdistykseen. Edustajisto päätti valtuuttaa hallituksen puheenjohtaja Henna Hirvosen edustamaan ylioppilaskuntaa perustamiskokouksessa. LIITE 7: Sääntöluonnos, konsortion opiskelijaryhmä 16 HALLITUKSEN VASTAUS JÄSENALOITTEESEEN Ylioppilaskunnan jäsen Kari Raade on tehnyt jäsenaloitteen VYY opiskelijapalveluiden lisääminen, lyhytaikainen laina opiskelijoille. Hallitus on valmistellut vastauksen aloitteeseen. HALLITUKSEN ESITYS: Edustajisto päättää merkitä aloitteen tiedoksi ja toteaa hallituksen toimenpiteet riittäviksi. Edustajisto päätti merkitä aloitteen tiedoksi ja toteaa hallituksen toimenpiteet riittäviksi. LIITE 8: Vastaus jäsenaloitteeseen 17 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT
Edustajiston kokous 2/2014-2015 14 (14) 17.1 Pöytäkirjan tarkastustilaisuus Edustajiston työjärjestys 9 2-4 mom.: Tarkastusajasta ja paikasta kokouksen puheenjohtaja sopii tarkastajien kanssa kokouksessa muissa esille tulevissa asioissa ja ilmoittaa siitä kokoukselle. Pöytäkirja edustajiston kokouksesta on tarkastettava kymmenen (10) päivän kuluessa kokouksen päättymisestä kokouspäivä mukaan lukien. Jokaisella kokouksen äänivaltaisella edustajalla on oikeus olla läsnä pöytäkirjantarkastustilaisuudessa sekä tällöin esittää oikeusvaatimus pöytäkirjassa esiintyvästä virheestä. Pöytäkirjantarkastajien tehtävänä on päättää vastaako oikaisuvaatimus kokouksen kulkua. Tällainen oikaisuvaatimus ja pöytäkirjantarkastajien päätös on liitettävä kirjallisesti pöytäkirjaan. Mikäli pöytäkirjantarkastaja ei hyväksy pöytäkirjaa, on se tarkastettava seuraavassa edustajiston kokouksessa. kutsuu pöytäkirjantarkastustilaisuuden koolle. kutsui pöytäkirjantarkastustilaisuuden koolle keskiviikkona 12.3.2014 Domus Bothnicalla. 18 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN päätti kokouksen kello 18.22. Pöytäkirjan vakuudeksi, Ville Hellström puheenjohtaja Jarkko Seppälä pääsihteeri Ilpo Peltomäki pöytäkirjantarkastaja Essi Ervasti pöytäkirjantarkastaja