Raision kaupunki Pöytäkirja 1 (5) Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta 154 14.8.2013 252 Kotihoidon toiminnanohjaushanke Asianro 777/05.05.00/2013 Päätöshistoria Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta 14.8.2013 154 Tulosyksikönjohtaja Sari Tanninen 8.8.2013: Varsinais-Suomen kuntien vanhustyön johtajat ja kotihoidon esimiehet aloittivat maaliskuussa 2012 kotihoidon toiminnanohjauksen tehostamiseen liittyvän seutukunnallisen hankkeen. Seutukuntahankkeen tavoitteena oli mahdollisuuksien mukaan luoda seudulle yhtenäinen, järjestelmäriippumaton kotihoidon toiminnanohjauksen käyttöönottoympäristö, jota kaikki Varsinais- Suomen kunnat voisivat hyödyntää. Seudullisella yhteishankkeella tavoitellaan kustannussäästöjä yhteisen prosessimallin rakentamisessa, kilpailutuksessa ja toiminnanohjauksen käyttöönotossa. Päätöksen hankkeeseen osallistumisesta tekee jokainen kunta itsenäisesti. Edellytyksenä kunnan osallistumiseen kotihoidon toiminnanohjaushankkeeseen on, että kunta on Tiera Oy:n osakas. Tuotantokäytössä toiminnanohjausympäristöön sisältyisivät seuraavat osuudet: Toimistosovellus keskitetyn työnjaon ja toiminnan koordinointiin Integraatiot esim. kunnan kotihoidon tietojärjestelmiin, matkalaskutukseen, työvuorosuunnitteluun ja sähköiseen ovenavaukseen Asiakastietojärjestelmästä riippumaton kirjaamislaite kotihoidon henkilökunnan päivittäiseen käyttöön Toiminnanohjaushanke toteutetaan kahdessa eri vaiheessa. Hankkeen ensimmäisen vaiheen tulokset Kotihoidon toiminnanohjauksen tehostamiseen liittyvään seutukuntahankkeeseen osallistui Varsinais-Suomesta 14 kuntaa ja yksi kuntayhtymä. Hankkeen vetovastuussa oli Kuntien Tiera Oy. Seutukunnan ja kuntien Tieran yhdyshenkilönä toimi Raision ja Ruskon yhteistoiminta-alueen osastonhoitaja Tuula Nikkilä.
Raision kaupunki Pöytäkirja 2 (5) Hankkeen ensimmäinen vaihe toteutui suunnitellun aikataulun mukaisesti. Seutukunnallisen toiminnanohjaushankeen päätösseminaari järjestettiin Liedossa 9.4.2013. Hankkeen ensimmäisen vaiheen aikana mallinnettiin Varsinais- Suomen yhteinen, kuntien parhaisiin käytäntöihin perustuva kotihoidon prosessimalli. Perustiedot kuntien kotihoidon nykytilanteesta kerättiin kyselyn avulla ja haastattelemalla esim. Raision ja Ruskon yhteistoiminta-alueella kotihoidon esimiehiä, tiimivastaavia ja henkilöstön edustajia. Loppuraportissa on kuvattu kunkin hankekunnan toimintatiedot ja kotihoidon ydinprosessit sekä laadittu yhteenveto eri prosessien tavoitetilasta, toimenpidesuosituksista. Kuntien edustajilla oli mahdollisuus esittää tarkennuksia kuntakohtaisiin analyyseihin sekä kommentoida esitettyjä toimenpidesuosituksia maaliskuun aikana järjestetyissä analyysitilaisuuksissa. Yhteiset, vilkkaat keskustelut eri kuntien kotihoidon vastaavien ja henkilöstön edustajien kanssa analyysitilaisuuksissa loivat vankan perustan kotihoidon toimintakäytäntöjen seudulliselle kehittämiselle, vertaiskehittämiselle ja verkostoitumiselle. Seudullisen kotihoidon toimintakäytäntöjen vertailun perusteella voitiin yhteisesti todeta, että Raision ja Ruskon yhteistoimintaalueen kotihoidossa on paljon hyviä toimintakäytäntöjä, mm. tukipalveluiden järjestämisessä ja yhteistyökäytännöissä. Kotihoidon toimintakäytäntöjen keskeiset kehittämiskohteet ovat tehdyn analyysin perusteella seuraavat: - Asiakastyön jakamisen keskittäminen työnjakajalle, mikä mahdollistaa tiimien keskittymisen hoidon sisältöön ja laatuun sekä kotihoidon jatkuvuuden varmistamiseen - Palvelutarpeen arvioinnin keskittäminen, "palvelutarpeen arviointitiimi". - Kirjaaminen asiakkaan kotona (mobiilikirjaus, fraasien käyttö) - Tiimijaon ja tiimien lukumäärän tarkentaminen - Aikakriittisten käyntien selvitys - Työvuorosuunnittelun keskittäminen - Viikko-ohjelman käyttöönotto Raision ja Ruskon yhteistoiminta-alueella hankkeen analyysissä esiin tulleista keskeisistä kehittämiskohteista ainoastaan asiakastyön jakamisen keskittäminen työnjakajalle tulee organisoida ja resursoida. Viikko-ohjelman koekäyttö on aloitettu toukokuussa 2013 ja on tarkoitus ottaa käyttöön koko kotihoitoon tämän syksyn aikana. Jos kotihoidon toiminnanohjaushanketta jatketaan, perustetaan sitä varten eri asiantuntijoista koostuva kehittämistyöryhmä. Toiminnanohjaushankkeen onnistumisen kannalta keskeistä on tiivis yhteistyö tietohallinnon ja kotihoidon kesken. Hankkeen toinen vaihe
Raision kaupunki Pöytäkirja 3 (5) Hankkeen ensimmäisen vaiheen selvityksen tulosten perusteella voitiin todeta, että Varsinais-Suomen kuntien kotihoidon toiminnanohjauksen tehostamisessa voidaan hyödyntää Kuntien Tiera Oy:n mm. Mikkelissä pilotoimaa kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmää. Koska Raision kaupunki on mukana Kuntien Tiera Oy:ssä, Kuntien Tiera Oy:lta hankittavaa palvelua ei tarvitse kilpailuttaa. Tavoitteena on saada kotihoidon toiminnanohjaus Raision ja Ruskon yhteistoiminta-alueella tuotantokäyttöön vuoden 2014 aikana, joten vuonna 2015 voidaan tehdä kokonaisvaltainen arviointi hankkeen laskennallisesta hyödystä. Kotihoidon toiminnanohjaushanke on yksi keskeinen keino hidastaa väestön ikääntymisestä johtuvaa vanhuspalveluiden kustannusten kasvua. Seudullisen kotihoidon toiminnanohjaushankkeen toisen vaiheen etenemisestä, sen tuomista hyödyistä ja mahdollisuuksista sekä toiminnanohjauksen vaikuttavuudesta on Raision sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakuntaan kutsuttu asiantuntijaksi Ritva Turunen Kuntien Tiera Oy:stä. Lisäksi asiantuntijaksi on kutsuttu Raision kaupungin tietohallintopäällikkö Juha Riekkinen. Päätösehdotus Vt. sosiaali- ja terveysjohtaja Katariina Korkeila Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta merkitsee asian ja siitä saadun selvityksen tiedokseen. Vt. sosiaali- ja terveysjohtaja muutti päätösesitystään seuraavasti: Raision sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta: 1) merkitsee asian ja siitä saadun selvityksen tiedokseen 2) päättää, että Raision kotihoito osallistuu hankkeen toiseen vaiheeseen ja hankkii Kuntien Tiera Oy:ltä Mobiilikotihoidon toiminnanohjauksen kokonaispalvelun, mikäli kustannukset hyväksytään vuoden 2014 talousarvioon. Päätös Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta päätti yksimielisesti, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi ja tuodaan lautakunnan päätettäväksi sen jälkeen, kun Tieto Oyj:n mobiilikotihoidon aikataulu ja hinta on selvitetty.
Raision kaupunki Pöytäkirja 4 (5) Johtava hoitaja Sari Tanninen 4.12.2013: Sosiaali- terveyspalveluiden lautakunnan päätöksen mukaisesti mobiilikotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyydestä ja eri mahdollisuuksista on järjestetty kaksi esittelytilaisuutta. Esittelyt pidettiin Kuntien Tiera Oy:n kilpailuttaman FastROI HILKKA ja Tiedon kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmistä. Mobiilikotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän vertailevan ja pitävän kustannusarvion tekemiseen vaaditaan selkeät kriteerit, joka onnistuu ainoastaan kilpailuttamisen kautta. Saadut alustavat kustannusarviot eivät sisällöltään vastaa toisiaan, joten vertailun suorittaminen ei ole mahdollista. Kuntien Tiera Oy on kilpailuttanut mobiilikotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän. Raisio ja Rusko ovat mukana Kuntien Tiera Oy:ssä, jolloin hankittavaa palvelua ei tarvitse kilpailuttaa uudelleen. Tiedon mobiilikotihoidon toiminnanohjausjärjestelmää aletaan pilotoida keväällä 2014 ja tuotteen pitäisi olla valmis syksyllä 2014. Pilotoinnin myötä uusien lisäpiirteiden hinnoittelu ei ole mahdollista tällä hetkellä. Päätösehdotus Sosiaali- ja terveysjohtaja Juha Sandberg Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää, että Raision ja Ruskon yhteistoiminta-alue osallistuu Kuntien Tieran organisoimaan seudulliseen mobiilikotihoidon toiminnanohjaushankkeeseen. Sosiaali- ja terveysjohtaja muutti päätösehdotustaan seuraavasti: Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta päättää, että kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän hankinta kilpailutetaan. Päätös
Raision kaupunki Pöytäkirja 5 (5) Sosiaali- ja terveyspalvelujen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti niin täydennettynä, että kilpailutus sisältää myös hankkeen toisen vaiheen toiminnot, kuten asiakastietojen kirjaamisen Effican potilastietojärjestelmään. Tiedoksi Kaupunginhallitus