KanTa. ereseptin käyttöönottosuunnitelma

OHJE KanTa ereseptin käyttöönottosuunnitelma OHJE: Tämä Ohjeistuksen nimi on KanTa ereseptin käyttöönottosuunnitelma. Sen sitovuusaste on ohje, jonka periaatteet KunTon johtoryhmä on hyväksynyt kokouksessaan 30.11.2010. Käyttöönottosuunnitelmassa ja sen liitteissä on kuvattu ereseptin valtakunnallisen käyttöönoton periaatteet ja aikataulusuunnitelma. Alueelliset hankkeet ja organisaatiokohtaiset projektit suunnittelevat omat toteutuksensa yhteensopiviksi valtakunnallisen suunnitelman kanssa. Versio Pvm Tekijä/Hyväksyjä Kuvaus 1.0 19.8.2009 J. Suurnäkki / KunTo jory Käyttöönottosuunnitelman ensimmäinen versio. 2.0 3.2.2010 J. Suurnäkki / KunTo jory Lisättiin aloituskriteerit, päivitettiin aikataulut realistisemmiksi organisaatioiden näkemysten mukaan. 2.9 25.11.2010 J. Suurnäkki / Tarkennukset seurantaan, yhteistyöhön mm. Kelan ja apteekkien kanssa, aikatauluihin. Periaatteet esitelty KunTojoryssä 30.11.2010. 2.97 9.2.2011 J. Suurnäkki Julkaisuvalmis (3.0) 3.0 18.2.2011 Ylläpitoryhmä Suomen Kuntaliitto Puhelin 09 7711 Finlands Kommunförbund Telefon 09 7711 Toinen linja 14 Telefax 09 771 2291 Andra linjen 14 Telefax 09 771 2291 00530 Helsinki etunimi.sukunimi@kuntaliitto.fi 00530 Helsingfors fornamn.efternamn@kommunforbundet.fi PL 200, 00101 Helsinki w ww.kunnat.net PB 200, 00101 Helsingfors ww w.kommunerna.net

2 Sisältö 1 Dokumentin tarkoitus ja käyttöehdot... 3 2 ereseptin käyttöönottohankkeen tavoite... 4 2.1 Rajaukset ja oletukset... 5 3 Lähtötilanne... 7 3.1 Julkisen terveydenhuollon toimintayksiköt, tunnuslukuja... 7 4 Organisaatio... 9 4.1 Sairaanhoitopiirien alueet ja niiden tilanne...10 4.2 Roolit ja vastuut eri tasoilla...11 5 Valtakunnallinen vaiheistus...12 5.1 Ensimmäinen vaihe: Tuotannolliset pilotit...13 5.2 Toinen vaihe: Käyttöönottojen tuotteistus...14 5.3 Kolmas vaihe: Laajamittainen levitys...14 6 Käyttöönoton toteutus...15 6.1 Käyttöönoton tehtäväkokonaisuudet...16 6.2 Tuotantokäytön aloittaminen alueiden sisällä...17 6.3 Yhteistoiminta apteekkien kanssa...17 7 Johtaminen ja seuranta...18 7.1 Raportointi ja seuranta projekteissa...18 7.1.1 Raportoitavat tiedot...19 7.2 Riskien arviointi ja varautuminen...22 7.3 Sidosryhmät...22 7.4 Seurattavia hankkeita...22 8 Kustannukset, rahoitus...22 9 Viestintäsuunnitelma...22

3 1 Dokumentin tarkoitus ja käyttöehdot Tämä dokumentti on valtakunnallinen ereseptin käyttöönottosuunnitelman runko, jolla on kaksi pääasiallista tarkoitusta: 1) Käyttöönottosuunnitelmassa ja sen liitteissä esitetään ereseptin käyttöönoton valtakunnallisen toimeenpano vaiheistus ja terveydenhuollon organisaatioiden liittymisvalmistelujen kokonaisaikataulu. 2) Käyttöönottosuunnitelma ja etenkin sen tehtäväluetteloliitteet on tarkoitettu alueellisten ja paikallisten käyttöönottosuunnitelmien laatimisen tueksi. Dokumentissa kuvataan käyttöönoton vaiheistus, aikataulu, lähestymistapa ja sähköisen reseptin käyttöönotossa huomioitavat kohderyhmät. Dokumentin liitteissä kuvataan valtakunnallisen käyttöönottohankkeen tehtävien alueellisten käyttöönottohankkeiden ja paikallisten käyttöönottoprojektien tehtävät ylätasolla. Käyttöönottosuunnitelma on päivittyvä dokumentti, jonka ylläpidosta vastaa KunTon erityisasiantuntija Juhana Suurnäkki. STM omistaa rahoittamiensa hankkeiden (TERES- ja elääke projektit, KunTo) tuottamat, käyttöönottoihin liittyvät ohjeet ja dokumentit. KunTo toimii STM:n lukuun edellä mainittujen ohjeiden ja dokumenttien ylläpitäjänä ja jakelijana. Dokumentaatio on kaikkien KanTa-palveluihin liittyjien käytössä. Suunnitelma, sekä siihen liittyvät tehtäväluettelot, kustannuslaskelmamallit ja muu materiaali on vapaasti edelleen muokattavissa ja jaeltavissa ei-kaupallisiin tarkoituksiin alkuperämaininnalla. Lähde on mainittava. (esim. Perustuu KunTo hanketoimiston suunnitelmaan pp.kk.2009 )

4 2 ereseptin käyttöönottohankkeen tavoite Tavoitteena on ottaa käyttöön sähköinen lääkemääräys (eresepti) Suomen julkisen terveydenhuollon toimintayksiköissä. Käyttöönotto toteutetaan ereseptilain (61/2007, 1229/2010) asettamassa aikataulussa, 1.4.2013 mennessä. Lääkemääräysten laatimisella sähköisesti ja niiden tallentamisella valtakunnalliseen reseptikeskukseen tavoitellaan sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain mukaan seuraavia hyötyjä: - parantaa potilas- ja lääketurvallisuutta - helpottaa ja tehostaa lääkkeen määräämistä ja toimittamista toteuttamalla järjestelmä, jossa potilaan lääkemääräykset voidaan tallettaa sähköisesti valtakunnalliseen reseptikeskukseen ja jossa reseptikeskukseen talletetut lääkemääräykset voidaan toimittaa potilaalle hänen haluamanaan ajankohtana hänen valitsemastaan apteekista. - Reseptikeskukseen talletetut lääkemääräykset mahdollistavat potilaan suostumuksella hänen kokonaislääkityksensä selvittämisen ja huomioon ottamisen lääkehoitoa toteutettaessa. - Lisäksi reseptikeskukseen ja reseptiarkistoon koottuja tietoja voidaan hyödyntää terveydenhuollon viranomaistoiminnassa. Viitteet: - Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (2.2.2007/61), muutos 1229/2010 - Sosiaali- ja terveysministeriön asetus sähköisestä lääkemääräyksestä (25.6.2008/485).

5 2.1 Rajaukset ja oletukset Käyttöönoton toteuttamiseen oleellisesti liittyvät rajaukset ja oletukset. 2.1.1. Käyttöönottava organisaatio vastaa omien sisäisten ja organisaatioiden välisten toimintamallien, sekä asiakkaille/potilaille tarjottavien palveluiden kehittämisestä valtakunnallisten toimintamallien mukaisiksi. Käyttöönottava organisaatio vastaa omasta liittymisestään sekä sähköisen lääkemääräyksen käytön leviämisestä organisaatiossa. 2.1.2. KunTo kokoaa ja tuottaa alueellisille hankkeille sekä paikallisille käyttöönottoprojektille yhtenäisen ohjeistuksen (Käyttöönoton käsikirja) erillisessä projektissa. www.kanta.fi/web/fi/ereseptin-kayttoonoton-kasikirja. 2.1.3. Yksityiset terveydenhuollon yksiköt vastaavat omilta osiltaan sähköisiin lääkemääräyksiin siirtymisestä. KunTo tekee yhteistyötä yksityisen sektorin toimijoiden kanssa. 2.1.4. Apteekit ja sivuapteekit vastaavat itsenäisesti valmiudestaan toimittaa lääkkeitä sähköisten lääkemääräysten perusteella. KunTo ja Apteekkariliitto tekevät yhteistyötä siirtymisaikataulujen koordinoinnissa. 2.1.5. Väestörekisterikeskus (VRK) tuottaa terveydenhuollon varmennepalvelut valtion maksuperustelain (150/1992) mukaisesti julkisoikeudellisina (omakustannushinta) suoritteina. Väestörekisterikeskuksen terveydenhuollolle tuottamat varmennepalvelut käsittävät varmennetietojärjestelmän ja sen varakeskuspalvelun sekä hajautetun varmennekorttien tilaus- ja hallinnointijärjestelmän käyttämisen, varmennehakemiston ja sulkupalvelun ylläpitämisen sekä kortinlukijaohjelmiston, varmenteiden, toimikorttien ja muiden mahdollisten teknisten alustojen tarjoamisen ja toimittamisen. 2.1.6. Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston (Valvira) vastaa terveydenhuollon kansallisissa tietojärjestelmissä käytettävistä rooli- ja attribuuttitietopalveluista ja niin kutsutuista Valvira-koodistoista. Lupa- ja valvontavirasto vastaa myös varmennepalvelujen toteutuksessa tarvittavien terveydenhuollon toimintaan ja ammatinharjoittamiseen liittyvien asiantuntijapalvelujen antamisesta Väestörekisterikeskukselle. Lisäksi terveydenhuollon ja sen järjestelmien toimintojen ohjaaminen ja valvominen sekä muu selkeästi niin sanottu substanssiosaamisen piiriin kuuluva toiminta kuuluva yhä lupa- ja valvontavirastolle 2.1.7. Kansaneläkelaitos (Kela) toimii reseptikeskuksen rekisterinpitäjänä ja tuottaa siihen liittyvät kansalliset eresepti- tietojärjestelmäpalvelut. Kela ylläpitää ja hoitaa ereseptin lääketietokannan jakelun sekä vastaa teknisistä määrityksistä. Kela toteuttaa kansalaisen Omien tietojen katselu-palvelun. 2.1.8. Sosiaali- ja terveysministeriölle (STM) kuuluvat sähköisen lääkemääräyksen ja siihen liittyvien valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen järjestämisen ja toteuttamisen yleinen suunnittelu, ohjaus ja valvonta. Väestörekisterikeskuksen hoitaman varmennepalvelun yleinen ohjaus ja valvonta kuuluvat kuitenkin sosiaali- ja terveysministeriölle ja valtiovarainministeriölle yhteisesti.

2.1.9. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) vastaa sähköisen lääkemääräyksen ja tässä laissa tarkoitettujen valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käytön ja toteutuksen suunnittelusta ja ohjauksesta (vuoden 2011 alussa perustettu Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivinen ohjaus yksikkö). THL myös vastaa koodistopalvelun sisällöstä, erityisesti SOTE-organisaatiorekisterin kehittämisestä yhdessä terveydenhuollon toimintayksiköiden kanssa. SOTE-organisaatiorekisteriin kootaan tiedot terveydenhuollon organisaatioista. 6

7 3 Lähtötilanne Ensimmäiset nykymuotoiset sähköiset lääkemääräykset kirjoitettiin Turun Kirkkotien terveysasemalla 20.5.2010. Tuotantokäyttö Turussa etenee niin, että viimeisetkin apteekit liittyvät mukaan helmikuun 2011 aikana. Valtakunnallisen levittämisen kannalta kynnyskysymyksenä on toisen apteekkijärjestelmän (Salix) valmistuminen. Salix on auditoitu helmikuussa 2011 ja toisen tuotantopilotin, Kotkan, käyttöönoton on siten tarkoitus päästä alkamaan maaliskuussa 2011. Seuraavina alueina ereseptin käyttöönottavat Länsi-Pohjan ja Itä-Savon organisaatiot toukokuussa 2011. Väestörekisterikeskus on varmennepalvelujen tuottaja 1.12.2010 alkaen. Se on aloittanut varmennepalveluiden tuottamiseen liittyvät sopimusneuvottelut alueiden kanssa joulukuussa 2010. Lainmuutokset, jotka muuttavat mm. sähköiseen lääkemääräyksen käyttöön siirtymisen määräaikoja tulivat voimaan 1.1.2011. Sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tietohallinnon operatiivinen ohjaus on siirtynyt 1.1.2011 alkaen Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL). THL:n Tieto-osastolle on perustettu uusi Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivisen ohjauksen yksikkö. Yksikkö alkaa heti hoitaa lakimuutoksen myötä THL:n vastuulle siirtyneitä keskeisimpiä hallintoasioita. Yksikön toiminnot ovat alkuvuoden 2011 vielä osin valmistelussa. Yksikkö on valmis täysipainoisesti huolehtimaan sille annetuista tehtävistä huhtikuun 2011 alussa 1. 3.1 Julkisen terveydenhuollon toimintayksiköt, tunnuslukuja KunTo koordinoi käyttöönottoja alueellisten toimijoiden kanssa. Sairaanhoitopiirejä on 20, kuntia 336 kpl. Erilaisten palvelutuotantomallien takia julkisen terveydenhuollon liittyjiä on vuoden 2011 alussa käytettävissä olevien tietojen mukaan yhteensä n. 170 kpl. Palvelurakenneuudistus muuttaa tilannetta edelleen seuraavien vuosien aikana. Tämä muutos vaikuttaa myös KanTa-liittymiseen. Julkisen terveydenhuollon palveluksessa oli vuonna 2009 n. 278 300 henkilöä. Lukuun on otettu Valviran ammattihenkilörekisteristä heinäkuun 2009 tilanteesta elossa olevat, vuonna 1947 tai sen jälkeen syntyneet henkilöt pääammatin mukaan. Jos henkilöllä on järjestelmässä useita eri ammattioikeuksia, on yhdestä henkilöistä tässä tilastossa vain pääammatin mukaiset tiedot. Pääammattia ei ole välttämättä merkitty kaikille ammattihenkilöille, tällöin henkilö ei ole tilastossa mukana. Luku eivät sisällä ulkomailla asuvia terveydenhuollon henkilöitä, eikä niissä ole mukana opiskelijoita. Ahvenanmaalla ei ole liittymisvelvoitetta KanTa-palveluihin, mutta maakunta (ÅHS, Ålands hälso- och sjukvård) on kuitenkin ilmaissut halunsa ottaa eresepti käyttöön heti kun lainsäädäntö ja tekniset edellytykset sen mahdollistavat. 1 www.thl.fi/fi_fi/web/fi/organisaatio/rakenne/yksikot/sote_tietohallinnon_operatiivinen_ohjaus [8.2.2011]

8 Farmasiahenkilöstön määrä on noin 8000, keskimäärin 11 työntekijää jokaisessa apteekissa (ml. tekninen henkilöstö). Lääkäreiden ja muun henkilöstön lukumäärät kuvaavat karkealla tasolla kunkin sairaanhoitopiirin alueella terveydenhuollon varmennekortin tarvitsevien henkilöiden määrää. Apteekit toimittivat vuonna 2009 kaikkiaan n. 48,6 miljoonaa reseptiä 2, joista Kelan korvaamia oli n. 39 miljoonaa kappaletta 3. 2 Suomen Apteekkariliiton tilastolukuja, www.apteekkariliitto.fi [11.1.2011] 3 KELA: Lääkekorvausten saajat ja reseptitiedot. Tilastotietokanta Kelasto.

9 4 Organisaatio KunTo-hanketoimisto vastaa ereseptin käyttöönottohankkeen valtakunnallisesta toimeenpanosta. Kuntaliiton ja sairaanhoitopiirien välisillä sopimuksilla sairaanhoitopiirit vastaavat oman alueensa terveydenhuollon toimintayksiköiden paikallisten käyttöönottoprojektien koordinoinnista ja raportoivat KunTo-hanketoimistolle paikallisten käyttöönottojen etenemistä. Kuva 4.1: Käyttöönottohankkeen organisointi. Alueellisissa hankkeissa voi olla yksi tai useampia varsinaisia paikallisia käyttöönottoprojekteja sekä myös muita yhteisiä tehtäväkokonaisuuksia, kuten yhteishankintoja. Yksi alueellisten hankkeiden tehtävistä on edistää yhteistyön tekemistä paikallisten organisaatioiden kesken. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi yhteisten tietoliikennepalveluiden toteuttamista tai käyttäjien koulutusta. KunTo toimii ereseptin käyttöönotossa toimintasuunnitelmansa mukaisesti. KunTon toimintasuunnitelman hyväksyy KunTon johtoryhmä. Käyttöönottohankkeelle on nimetty erikseen käyttöönottojen valtakunnallinen johtoryhmä, nimeltään VARJO. Aluehankkeet organisoituvat Kuntaliiton ja sairaanhoitopiirin välisen sopimuksen ohjaamana kukin tarkoituksenmukaisimmalla tavallaan. KunTo koordinoi liittymisvaiheen

10 ajankohdan valtakunnallisesti luvussa 5 tarkemmin esiteltävällä tavalla, ja alueet suunnittelevat liittymistä edeltävät vaiheet siten, että valtakunnallinen aikataulu toteutuu. ereseptin käyttöönoton ajankohta alueilla määräytyy liittymisen jälkeen sen mukaan, mikä on mm. apteekkien valmius alueella. KunTo todentaa alueellisten hankkeiden käynnistymisen hallinnollisten päätösten ja suunnitelmien perusteella. 4.1 Sairaanhoitopiirien alueet ja niiden tilanne Seuraavaan taulukkoon on koottu tietoa alueellisten hankkeiden järjestäytymisestä. Tiedot perustuvat pääosin vuoden 2010 syksyn tilanteeseen ja muuttuvat monelta osin vuoden 2011 aikana. KunTo ylläpitää koostettua tilannetietoa erillisessä taulukossa (KunTo Alueet volyymit käyttöönotot aikataulut.xls). Sairaanhoitopiiri/alue Alueellinen organisaatio Etelä-Karjala Etelä-Pohjanmaa Etelä-Savo Helsinki ja Uusimaa Itä-Savo Kainuu Kanta-Häme Keski-Pohjanmaa Keski-Suomi Kymenlaakso Lappi Länsi-Pohja Pirkanmaa Pohjois-Karjala Pohjois-Pohjanmaa Pohjois-Savo Päijät-Häme Satakunta Vaasa Varsinais-Suomi Ahvenanmaa Medi-IT Oy Aluehanke ESSHP ja Etelä-Savon tietohallinto Oy Aluekanta -hanke, 7 osahanketta Sairaanhoitopiiri Kainuun maakunnan tietohallinto Aluehanke Sairaanhoitopiirin aluehanke liikelaitos Medikes Medi-IT Oy Aluehanke Sairaanhoitopiirin aluehanke PSHPn aluehanke PirKanta ja Treen & kuntien KanTo-hanke. Pohjois-Karjalan Tietotekniikka Sairaanhoitopiirin aluehanke SHP koordinoi Aluehanke Aluehanke Sairaanhoitopiirin aluehanke Teres ja Medbit Oy ÅHS

11 4.2 Roolit ja vastuut eri tasoilla ereseptin käyttöön liittyvät vaatimukset kohdistuvat kaikkiin terveydenhuollon toimintayksiköihin. Siksi osa tehtävistä on suunniteltu toteutettavaksi useamman toimintayksikön yhteistyönä, jotta minimoidaan päällekkäistä työtä. Tällaiset yhteistyönä toteutettavat kokonaisuudet on nimetty suunnitelmassa ja sen liitteissä alueelliseksi tasoksi. Alueellisen yhteistyön organisointi on joidenkin sairaanhoitopiirien alueilla pidemmällä kuin toisilla, mikä huomioidaan aikatauluissa ja suunnitelmissa. Valtakunnallinen taso: KunTo hanketoimisto Hankekokonaisuuden hallinta ja aikataulutus valtakunnallisella tasolla Kansallisten toimijoiden osuuksien yhteensovittaminen, integraattorirooli. Alueiden käyttöönottohankkeiden aikatauluttaminen ja koordinointi, toimii komentokeskuksena Alueellisten käyttöönottohankkeiden tukeminen ja seuranta Ohjeiden tuottaminen, tulkitseminen Yleisen koulutusmateriaalin ja käyttöohjeiden tekeminen Alueellisten suunnitelma- ja dokumenttipohjien päivittäminen palautteen perusteella. Alueellinen taso: Sairaanhoitopiiri Alueellisten käyttöönottosuunnitelmien laatiminen Hankintojen koordinointi ja yhteishankinnat alueella Tiedottaminen ja koulutus alueellisella tasolla Koordinointi paikallisten käyttöönottoprojektien kanssa Paikallisten käyttöönottojen tukeminen, seuranta ja raportointi KunTo toimistoon Kela-palveluihin liittyminen (mikäli toteutetaan alueellisesti) Paikallisten suunnitelma- ja dokumenttipohjien päivittäminen palautteen perusteella Vastaa muutoshallintaprosessista alueella Paikallinen taso: Terveydenhuollon toimintayksikkö Käyttöönoton suunnittelu paikallisella tasolla Resursointi / hankinnat / budjetointi järjestelmään liittyen Työn organisointi paikallisella tasolla Koulutus ja opastus paikallisella tasolla Kela-palveluihin liittyminen, juridiset sitoumukset Tekninen liittyminen, jos ei tapahdu alueellisella tasolla

12 5 Valtakunnallinen vaiheistus KunTon koordinoimat ereseptin käyttöönotot voivat alkaa, kun seuraavassa taulukossa kuvatut edellytykset täyttyvät. ereseptin TUOTANTOKÄYTÖN ALOITUKSEN EDELLYTYKSET edellytys edellytyksen kuvaus Huom. Vaadittavat toiminnallisuudet on toteutettu Yhteistestaus on hyväksytysti suoritettu. Varmenne- ja attribuuttikyselypalvelu on testattu 1. Vaiheen järjestelmät on erillistestattu Kelassa. Kelan yhteistestausraportti on toimitettu STM:lle Auditointi 1. vaiheessa mukana olevissa perusjärjestelmissä (Pegasos, Effica, apteekkijärjestelmät Linnea ja Salix) on toteutettu ja testattu kaikki määritellyt toiminnallisuudet Huom.: sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tietohallinnon neuvottelukunnan linjaus 23.1.2009: 3 ohjelmistotoimittajaa riittää 1. vaiheen järjestelmät on yhteistestattu testaussuunnitelman mukaisesti ohjelmistotoimittajien ja loppukäyttäjien kesken Väestörekisterikeskuksen varmennepalvelu ja Valviran ja attribuuttikyselypalvelu on testattu. Turussa on käytössä Valviran kortit. Kotkassa jo jaetut Valviran kortit vaihdetaan VRK:n korteiksi ennen käyttöönottoa. Valviran myöntämät varmenteet ovat voimassa 2012 kesäkuuhun saakka. Raportin perusteella STM voi todeta yhteistestauksen hyväksymisen ja käynnistää auditoinnit. 1. Vaiheen järjestelmät ja liittyvät organisaatiot sekä välittäjätaho on auditoitu. Pegasot ja Linnea ovat tuotannossa Turussa 20.5.2010 alkaen. Salix ja MaXX ovat asiakastestauksessa vko 3/2011 alkaen. Turku aloitti 20.5.2010. Kotkassa tavoitteena on käyttöönotto maaliskuussa 2011. Länsi-Pohjassa ja Itä-Savossa tavoite on toukokuussa 2011.

13 Yleisten tuotantokäytön edellytysten täyttymisen jälkeen ereseptin valtakunnallinen käyttöönotto jakaantuu kolmeen vaiheeseen (Kuva 5.1) Kuva 5.1: Valtakunnallisen käyttöönottohankkeen vaiheistus. Kuvassa vaiheet on esitetty peräkkäisinä, mutta todellisuudessa ne limittyvät jonkin verran päällekkäin. Esimerkiksi kaikkien vaiheiden käyttöönottojen suunnittelu ja valmistautuminen on jo käynnissä, vaikka tuotannolliset pilotit eivät ole vielä alkaneet. Vaiheiden limittyminen lisää turhan työn/uudelleen tekemisen riskiä, mikä on otettava huomioon alueellisten ja paikallisten projektien suunnittelussa ja toteutuksessa. (Esimerkkinä tällaisesta on KanTa-tason yhteistestauksen valmistumisen viivästyminen ja siitä Turun ja Kotkan tuotantopiloteille aiheutuneet kustannus- ja aikatauluongelmat.) 5.1 Ensimmäinen vaihe: Tuotannolliset pilotit ereseptin käyttö aloitetaan Turussa (Teres-projekti) ja Kotkassa (elääke). Tavoitteena on ereseptin vieminen tuotantokäyttöön. Tuotannossa mahdollisesti löytyvien ohjelmistovirheiden korjaaminen. Toimintamallien kuvaaminen, todentaminen käytännössä sekä mahdollisten muutostarpeiden arviointi. Vasteaikojen todentaminen ja mahdollinen korjaustarvearvio. Ensimmäisestä vaiheesta laaditaan erillinen projektisuunnitelma, jossa määritetään vaiheen päättämisen kriteerit, eli edellytykset, joiden tulee olla voimassa, jotta valtakunnallisen käyttöönoton toinen vaihe voidaan aloittaa. Tämän vaiheen käyttöönottoja ohjaamaan on perustettu valtakunnallinen johtoryhmä, VARJO. Varjon (toimiaika loppuu 31.3.2011) yhtenä tehtävänä on tehdä ehdotus johtoryhmän työn jatkoksi, joka on käytännössä käyttöönottojen koordinointia. Luonnollista olisi, että muutos tehtäisiin 1.4. alkaen. Kotkan tuotantopilotti on toivottavasti alkanut tuolloin, mutta Länsi-Pohja ja Itä-Savo pitää olla silloin seurattavien alueiden listalla.

14 Varjon kokoonpanoa ja agendaa täytyy kehittää nykyisestä, THL:n rooli johtoryhmässä täytyy myös miettiä. 5.2 Toinen vaihe: Käyttöönottojen tuotteistus Tässä vaiheessa ovat mukana Itä-Savo ja Länsi-Pohja. Kelan ja Suomen Apteekkariliiton kanssa on suunniteltu, että tämä vaihe voi alkaa keväällä 2011, vaikka Kotkan käyttöönotto onkin siirtynyt. Toisen vaiheen tavoitteena on tuotteistaa ereseptin käyttöönottomalli laajamittaista levitystä varten ja toisaalta testata terveydenhuollon varmennekorttien jakeluun ja käyttöönottoon liittyvät toimintamallit. Itä-Savon alue on valittu tähän vaiheeseen siksi, että siellä on hyvä perusvalmius ereseptiin sekä perustietojärjestelmien että projektinhallinnan puolesta. Itä-Savossa on varmennekorttien käyttö arkipäivää. Itä-Savo tosin vaihtaa 2009 ja 2010 käyttöönotetut Valviran varmennekortit Väestörekisterikeskuksen kortteihin. Itä-Savon reseptivolyymi on pieni, joten reseptikeskuksen kapasiteetin kannalta volyymit eivät ole pääasiassa, voidaan keskittyä käyttöönoton tuotteistamiseen ja toimintamallien viimeistelyyn. Itä-Savossa on 15 apteekkia. Länsi-Pohja on mukana kokonsa ja alueen yhtenäisyyden vuoksi. Länsi-Pohjan tehtävänä toisessa vaiheessa on toimia ensimmäisenä terveydenhuollon organisaationa, jonne varmennekortit jaetaan tehdastuotantona uuteen organisaatioon. Apteekkeja Länsi- Pohjassa on 12. Sekä Länsi-Pohja että Itä-Savo ovat asettaneet tavoitteekseen liittymisvalmiuden saavuttamisen siten, että tuotantokäyttö aloitettaisiin molemmissa toukokuussa 2011. 5.3 Kolmas vaihe: Laajamittainen levitys Kolmannessa vaiheessa terveydenhuollon organisaatiot liittyvät ereseptin käyttäjiksi koordinoidusti apteekkien kanssa, kansalaisten kannalta mahdollisimman ehjinä kokonaisuuksina alueittain. Levitys on organisoitu sairaanhoitopiirien alueita vastaaviin kokonaisuuksiin, Kolmannessa vaiheessa organisaatioiden liittymishakemuksen jättäminen Kelalle (joka käynnistää käyttöönottokoeprosessin) aikataulutetaan valtakunnallisesti KunTon toimesta. KunTo on koonnut alueelliset suunnitelmat, joiden perusteella Kela voi valmistautua käyttöönottokokeisiin. Suunnitelmien toteutumista seurataan luvussa 7 kuvatulla tavalla. Liittymishakemuksen jättämisajankohdan lisäksi KunTo seuraa aiottua tuotantokäytön aloitusajankohtaa, joka alueittain sijoittuu käyttöönottokokeiden jälkeiseen aikaan siten, että alueen terveydenhuollon organisaatiot ja apteekit ovat valmiina käyttöönoton aloitukseen. Aikataulusuunnitelmat tehdään ja jaetaan ensisijaisesti Kelalle (käyttöönottokokeiden järjestelyjä varten), Väestörekisterikeskukselle (varmennejake-

15 lun suunnittelemiseksi) sekä Suomen Apteekkariliitolle (apteekkien ja niiden ohjelmistotoimittajien valmistautumista varten). Aluehankkeiden kuukausittaisten tilanneraporttien perusteella päivitetty liittymisjärjestys ja tilanne julkaistaan Kanta.fi sivuilla. 6 Käyttöönoton toteutus ereseptin käyttöönottoon alueella ja yksittäisessä organisaatiossa liittyvät tehtävät on jäsennetty kuuteen vaiheeseen (Kuva 5.1). KunTo koordinoi liittymisvaiheen aloitusajankohdan (liittymishakemuksen jättäminen Kelalle) valtakunnallisesti, ja alueet suunnittelevat liittymistä edeltävät vaiheet siten, että valtakunnallinen aikataulu toteutuu. Käyttöönottokokeen lopullinen ajankohta määräytyy Kelan prosessien perusteella. ereseptin käyttöönoton ajankohta alueilla määräytyy liittymisen jälkeen sen mukaan, mikä on mm. apteekkien valmius alueella. Kuva 6.1: Käyttöönoton toteutuksen vaiheet. Sekä valtakunnallinen ereseptin käyttöönottohanke että alueelliset käyttöönottohankkeet ja paikalliset käyttöönottoprojektit koostuvat samoista vaiheista. Eri tasojen ja vaiheistuksen tavoitteena on jäsentää laaja valtakunnallinen kokonaisuus helpommin hallittaviin osiin ja mahdollistaa toteutuksen seuranta ja ohjaus välitavoitteiden avulla. Vaiheistuksessa on tunnistettu seuraavat osiot: Käynnistys Projektin aloituspäätös. Alustavat tavoitteet, toteutustapa ja resursointi. Suunnittelun aloitus.. Suunnittelu Käyttöönottohanke/projekti on suunniteltu ja suunnitelma dokumentoitu sekä hyväksytty. Alueen suunnitelma toimitetaan KunTolle, joka hyväksyy siinä dokumentoidut tavoiteaikataulut lopulliseksi perusaikatauluksi ja seuraa alueen liittymisvalmistelujen etenemistä aluehankkeen raporttien perusteella. Valmistautuminen Tarvittavien hankintojen ja kehitystyön toteuttaminen, versiovaihdot, koulutus, toimintamallien suunnittelu ja testaus (Käyttöönoton tehtäväkokonaisuudet, seuraava luku). Valmius ottaa uusi toimintatapa tuotantoon. Organisaation auditointi. Liittyminen Liittyminen Kelan reseptikeskukseen. Käyttöönottokoe. Kukin käyttöönottava organisaatio vastaa tähän vaiheeseen liittyvien sopimusten ja hakemusten tekemisestä itse. Tämä vaihe on aikataulutetaan KunTon ja aluehankkeen toimesta valtakunnallisesti.

16 Käyttöönotto ja levitys ereseptin tuotantokäytön aloitus alueellisen suunnitelman mukaan, kun kaikki liittyjät ja alueen apteekit ovat saavuttaneet tuotantokäyttövalmiuden. Seuranta ja projektin päättäminen Seurantavaiheen aikana liittymisprojekti dokumentoidaan ja projektiorganisaatio puretaan. 6.1 Käyttöönoton tehtäväkokonaisuudet Käyttöönoton suunnitteluvaiheessa aluehankkeen ja sen organisaatioiden on tutustuttava Kelan Liittymisohje KanTa-palveluihin dokumenttiin sekä STM:n auditointiohjeeseen ja kriteereihin. Nämä löytyvät käyttöönoton käsikirjasta www.kanta.fi sivuilta. Alla olevassa kuvassa on yleisellä tasolla käyttöönoton tehtäväkokonaisuudet, niiden ohjeellinen toteutusaikataulu, sekä linkittyminen suhteessa auditointivaatimuksiin ja ohjeisiin. Kuva 6.2: Tehtäväkokonaisuudet Käyttöönottoa suunniteltaessa ja toteutettaessa aluehankkeen on syytä pitää yhteyttä KunTo -hanketoimistoon saadakseen ajantasaista tietoa siitä, mitä edellä esitettyihin tehtäväkokonaisuuksiin liittyviä projekteja tai muita toimenpiteitä on menossa valtakunnallisesti. Näin vältetään sekä päällekkäistä työtä että kansallisten toimijoiden turhaa kuormittamista useamman eri tahon tiedusteluilla.

17 Yksityiskohtaisemmat tehtäväluettelot, suunnitelmapohjat alueille ja paikallisiin projekteihin, sekä käyttöönottoon liittyvää muuta ohjeistusta on tuotettu Kässäriprojektissa ja julkaistu www.kanta.fi sivustolla. KunTon asiantuntijat tukevat aluehankkeita käyttöönoton eri osien suunnittelussa ja hyvien käytäntöjen levittämisessä alueiden välillä. 6.2 Tuotantokäytön aloittaminen alueiden sisällä Periaate ereseptin tuotannollisessa käyttöönotossa on edetä sairaanhoitopiireittäin (maakunnittain tai työssäkäyntialueittain) niin, että ereseptin käyttöönotto ja kansalaisten informointi pystytään suorittamaan mahdollisimman ehyinä kokonaisuuksina, esim. alueen valtalehtien levikkialuetta seuraten. Käytännössä koko alueen laajuinen yhtäaikainen käyttöönotto on mahdollista vain Itä- Savon ja Etelä-Karjalan (Imatra samaan käyttöönottoon mukaan luettuna) tapaisissa yhden organisaation/yhden ohjelmiston ympäristöissä. Tässä suunnitelmassa lähdetään kuitenkin siitä, että ensisijaisesti pyritään luomaan alueellisia lanseerauksia, joissa kaikki alueen toimintayksiköt, siis sekä erikoissairaanhoito että perusterveydenhuolto aloittaisi ereseptin käytön mahdollisimman yhtäaikaisesti. Mikäli tähän ei päästä, pyritään ainakin perusterveydenhuollon yksiköt niputtamaan alueellisiksi käyttöönotoiksi. Erikoissairaanhoito tulisi tässä tapauksessa myöhemmin mukaan. 6.3 Yhteistoiminta apteekkien kanssa Sähköisiä lääkemääräyksiä ei ole järkevää ottaa alueella käyttöön, ennen kuin alueen apteekeilla on valmius niiden toimittamiseen. Apteekkien siirtymäaika on 1.1.2011 voimaan tulevassa laissa tiukempi kuin julkisen terveydenhuollon. Siirtymäaika päättyy jo 1.4.2012. Apteekkijärjestelmistä Linnea (Receptum) on auditoitu (18.5.2010). Salix (Pharmadata) ja MAXX (Receptum) järjestelmien ereseptiversiot ovat yhteistestauksessa ja valmistunevat vuoden 2011 alussa. Näitä järjestelmiä käyttäville apteekeille jää vain reilu vuosi aikaa päivittää järjestelmänsä. Suomen Apteekkariliitto vastaa apteekkien käyttöönotoissa tiedottamisesta ja informoinnista. KunTon ja VARJOn tiedotteet jaellaan myös apteekkariliiton verkkopalvelun kautta. KunTo ja Apteekkariliiton edustajat tapaavat säännöllisesti ja myös Kelan edustajat osallistuvat näihin tapaamisiin. Apteekit on päivitettävä ereseptikykyisiksi sellaisessa järjestyksessä, että julkisen terveydenhuollon eteneminen KunTon koordinoimassa aikataulussa on mahdollista. Apteekkariliitto kokoaa verkostoa apteekkien aluevastaavista (apteekkariyhdistysten puheenjohtajat sekä alueiden käyttöönotoista vastaavat henkilöt). Terveydenhuollon käyttöönotossa alueet kontaktoivat näitä alueyhteyshenkilöitä. Mikäli yhteystietoja ei ole tiedossa, voi niitä kysyä Apteekkariliitosta. Joko suoraan, tai KunTon kautta.

18 7 Johtaminen ja seuranta ereseptin käyttöönoton toimeenpanohanke on KunTon vastuulla. KunTolla on toimintasuunnitelma, jonka hyväksymisestä päättää KunTon johtoryhmä. Johtoryhmän tehtävänä on: hyväksyä käyttöönottojen suunnitteluun, toteutukseen ja hyväksymiseen liittyvät periaatteet ja kriteerit tukea KunTo hankkeen toimintaa ja resursseja hyväksyä KunTo hankkeen vuosittainen toimintasuunnitelma seurata työn etenemistä sovittujen mittareiden mukaisesti. valvoa, että KunTo tekee oikeita asioita laadukkaasti, oikea-aikaisesti ja tasapuolisesti. KunTon henkilöstö tapaa alueiden yhteyshenkilöitä ja projektipäälliköitä n. 4-5 kertaa vuodessa. Näissä tapaamisissa käydään läpi alueellisten ja paikallisten käyttöönottojen käytännön tavoitteita, toteutuksia ja mahdollisia ongelmia. 7.1 Raportointi ja seuranta projekteissa KunTon vastuulla on paikallisten käyttöönottojen liittymisvaiheiden aikataulun koordinointi valtakunnallisesti. Lähtökohtana koordinoinnissa on liittymishakemusten (ja tätä kautta käyttöönottokokeiden) hajauttaminen mahdollisimman pitkälle ajalle ennen lain asettamaa takarajaa. Varsinainen aikataulutus tehdään alueiden kanssa yhteistyössä. Aikataulun koordinoimista varten KunTo tarvitsee alueilta seuraavat tiedot: 1) Liittymishakemuksen tekemisen suunniteltu ajankohta. 2) Tuotantokäytön aloittamisen suunniteltu ajankohta. Mikäli alueen organisaatiot muodostavat useampia käyttöönottoprojekteja ja/tai tekevät liittymishakemuksensa eri aikoihin, tarvitaan kunkin eri liittyjän ajat erikseen. Alueellinen aikataulu on yleistilanne, josta KunTo yhdessä Kelan kanssa tarkentaa seuraavan 6 kk:n rullaavan jakson aikana vuorossa olevien alueiden suunnitelmat liittyvän organisaation tarkkuudella. Liittymishakemuksen jättämiseen mennessä organisaatioiden on yhteistyössä alueen kanssa toteutettava riittävät valmistelut. Liittymisaikataulun toteutumisen ennakoivan seurannan järjestämiseksi alueiden on raportoitava KunTolle etenemisestään luvussa 7 kuvatun käytännön ja seurannasta annettujen erillisohjeiden mukaisesti.

19 7.1.1 Raportoitavat tiedot Etenemisen seurannan periaate on esitetty kuvassa 7.1. Raportointi perustuu osatehtävien valmistumisaikoihin, suhteessa suunniteltuun. Kuva 7.1: Toteutuksen seurannan periaate. Kuvassa näkyvien tarkistuspisteiden selitykset: KOHDE KUVAUS HUOM. 1 Alueen organisaatioiden yhteistyösopimus on käsitelty organisaatioiden hallinnossa. Tällä tarkistuspisteella KunTo haluaa varmistaa, että jokainen alueen liittyjäorganisaatio on huomioitu, eikä ole vaarassa jäädä yksin käyttöönottonsa kanssa. 2 Kukin palvelun antaja on tehnyt omalta osaltaan tarvittavat päätökset käyttöönottoprojektinsa käynnistämiseksi. Tavoiteaikataulu on sovittu alueellisessa sopimuksessa. Projektin käynnistyspäätös voi sisältää aikeen liittymisestä, ts. se on auditointivaatimuksiin kuuluvan hallinnollisen päätöksen ensimmäinen osa. Kaaren toisessa päässä on katselmoinraportti ja varsinainen liittymishakemus ja sitoumus. 3 STM auditointiohjeen mukainen: "organisaatio tutustuu hyvissä ajoin auditointi- Aluehanke raportoi KunTolle paikallisten käyttöönottoprojektien aloituspäätökset. Näin KunTo voi varmistua, että kaikki kunnat ja kuntayhtymät ovat ryhtyneet tarvittaviin toimiin ereseptin käyttöönottamiseksi. Auditointivaatimusten läpikäynnistä selviää, mitä kaikkea organisaatioiden on tehtävä joko osana

20 vaatimuksiin ja huolehtii vaadittaviin toimiin ryhtymisestä ajoissa, jotta se pystyy osoittamaan vaatimusten täyttämisen liittymisvaiheessa" ereseptin käyttöönottoprojektia tai muuten yleishallinnon keinoin. Katselmoinnin perusteella päätettävät toimenpiteet on toteutettava ennen toista katselmointia. Tässä vaiheessa on arvioitava myös, tuleeko välittäjätahon auditointi kyseeseen. 4 Auditoitu järjestelmäversio on asennettu ja hyväksytty tuotantoon. 5 Tietoliikenneyhteys Kelan reseptikeskukseen on asennettu, testattu ohjeistuksen mukaan ja hyväksytty tuotantoon. 6 Organisaation yksikkötiedot on toimitettu koodistopalveluun. 7 Tietoturvapolitiikka on hyväksytty. 8 Tietosuojavastaava on nimetty ja toimenkuva on määritetty. 9 Käyttöoikeuksien määrittely ja hallinnointiprosessit tarvittavine lokienseurantakäytäntöineen on toteutettu auditointivaatimusten kuvaamalla tavalla. 10 Varmennekortit on tilattu ja toimitettu niitä ereseptikäyttöön tarvitseville. 11 ereseptin toimintamallit on koulutettu ja ohjeistettu. 12 Organisaation auditointivaatimusten täyttymisen toteaminen. Auditoinnin läpäisseet järjestelmät on tarkistettavissa Kanta.fi:stä. Toimiva tietoliikenneyhteys sisältää tarvittavat palveluvarmenteet asennettuna. Myös viestinvälityspalvelimet sisältyvät tietoliikenneyhteyteen. Tietoliikenteen varmenteet sisältyvät tietoliikenneyhteyden valmistumiseen, muut varmenteet tässä. Tässä seurataan erityisesti ereseptikäyttöön tarvittavien korttien jakelua. Muihin organisationaalisiin käyttötarkoituksiin tilatut varmennekortit eivät kuulu ereseptikäytön edellytysten piiriin. Vaadittu tapa = mitä vaaditaan ereseptiä käyttävien käyttäjien osalta. Esim. porrastetuissa käyttöönotoissa vain ne käyttäjät pitää olla koulutettu liityttäessä, jotka alkavat käyttämään. Koulutukset etenevät suunnitelmallisesti käyttöönottojen laajentuessa siten, että vaatimus täyttyy koko ajan. Vastaavasti varmennekorttijakelussa: Vain ereseptin käyttäjiltä vaaditaan terveydenhuollon ammattilaisvarmenne. Muut voivat käyttää järjestelmiä kuten ennenkin (siis estettä tälle ei ole - suositus ja käytännön halu on kyllä kortittaa kaikki mahdollisimman nopeasti.) STM auditointiohje: "organisaatio tarkastaa, että auditointivaatimusten

21 edellyttämät dokumentit ja toimenpiteet ovat kunnossa sekä että sen järjestelmätoimittajat ovat omalta osaltaan toimittaneet organisaatiolle selvityksen kansallisten auditointivaatimusten täyttymisestä" 13 Liittymishakemuksen täyttäminen, allekirjoittaminen ja toimittaminen Kelalle. 14 Kelan hyväksyntä suoritetulle käyttöönottokokeelle. 15 Alue ja sen organisaatiot ovat kaikilta osin valmiita aloittamaan ereseptin käytön. Katselmoinnin jälkeen organisaatio tekee lopullisen hallinnollisen päätöksen liittymisestä ja tarvittaessa valtuuttaa nimetyn henkilön allekirjoittamaan organisaation nimen liittymishakemukseen. Tämä kohta on kansallisen aikataulukoordinoinnin peruspiste. Alue raportoi KunTolle suunnitellun ajankohdan, milloin kaikki alueen organisaatiot ovat jättäneet hakemuksensa. Mikäli paikallisten organisaatioiden hakemusten väli on suurempi kuin yksi kuukausi, jaetaan alue useampaan seurattavaan osakokonaisuuteen, joiden koordinoinnista ja raportoinnista KunTolle vastaa edelleen aluehanke. Auditointivaatimusten täyttyminen ei ole tyhjentävä lista käyttöönoton edellytyksistä. Mm. * Kortinlukijalaitteet (organisaation/alueen hankittava) ja ohjelmistot (käyttöoikeus VRK:lta, asennus paikallisesti) puuttuvat niistä * Samoin "tuotannonaikaiset tuki-, hallinta- ja ylläpitosuunnitelmat" kaikille osa-alueille pitää olla käytännössä olemassa - Tekninen tuki (KanTa-Katu jatkoprojekti!) - Jatkokoulutukset - Reagointi käytön aikana havaittaviin ongelmiin tai toimintamalli-ideoihin yms. * Apteekkien valmius alueella? 16 Tuotantokäytön aloitus 17 Käyttöönottovaihe on päättynyt, kaikki suunnitellut yksiköt ja käyttäjät ovat ottaneet ereseptin käyttöön. * Käyttöönottoon liittyvä viestintä. Erityisen huolellisesti on suunniteltava ne tapaukset, joissa tuotantokäyttö leviää yksiköittäin, ts. ei koko organisaatio/alue kerralla. Seurattava suunnitelma ja sen toteutuminen raportoidaan KunTolle siten, kuin Käyttöönoton käsikirjasta (www.kanta.fi) löytyvässä materiaalissa ohjeistetaan.

22 7.2 Riskien arviointi ja varautuminen 7.3 Sidosryhmät Riskejä arvioidaan yhteistyössä STM:n kanssa. STM vastaa KanTa-hankkeen riskienhallinnasta ja tarvittavista toimenpiteistä valtakunnallisella tasolla. KunTo raportoi havaitsemansa riskit koordinaatiojaostolle. Hankkeessa tulee valmistautua reagoimaan mahdollisiin olennaisiin uhkiin ja mahdollisuuksiin laatimalla riittävän tarkat hallintamenetelmät. Käyttöönoton tärkeimmät sidosryhmät on listattu kohderyhminä dokumentissa ereseptin käyttöönoton viestintäsuunnitelma, joka on julkaistu Käyttöönoton käsikirjassa, www.kanta.fi/web/fi/ereseptin-kayttoonoton-kasikirja. 7.4 Seurattavia hankkeita ereseptin käyttöönottohankkeen toimintaympäristössä on meneillään valtakunnallisia ja alueellisia hankkeita, joilla on todennäköisesti tässä suunnitelmassa esitettyjen asioiden toteuttamiseen. Tällaisia hankkeita ovat mm. liittyvien organisaatioiden määriin vaikuttavat Kunta- ja palvelurakenneuudistus ja 2011 alkavaksi tarkoitettu sosiaali- ja terveydenhuollon alueellinen kokeilu. Lisäksi seurataan mm. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 ja 36 :n muuttamisesta annetun lakiesityksen käsittelyä ja voimaantuloa, kuten myös SADe-hankkeen etenemistä. 8 Kustannukset, rahoitus Kunnat vastaavat omista käyttöönoton kustannuksistaan ja käyttöönoton jälkeen käytön kustannuksista maksujaoston suunnitelman mukaisesti. Valtio on avustanut järjestelmien kehittämisen kustannuksissa. Kustannusten suunnittelun ja seurannan ohjeita kehitetään Kässäri-projektissa. 9 Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelma ja ohjeita viestintävastaavalle on laadittu erikseen, katso ereseptin käyttöönoton viestintäsuunnitelma, www.kanta.fi/web/fi/ereseptinkayttoonoton-kasikirja..