Projektien taloushallinto ja maksatushakemusten laatiminen Finlandia-talo 1.9.2010 neuvotteleva virkamies Riitta Vartia TEM/AKY/RAHA
Projektin toteuttajan tehtävät Laatii hakemuksen/projektisuunnitelman Toteuttaa projektia Hallinnoi projektia SIIRI-järjestelmässä Hoitaa projektin projektikirjanpidon (dokumentointi + projektiasiakirjojen säilytys) Laatii maksatushakemuksen rahoittajalle Kirjaa haettavan summan viraston sisäisiin saataviin; tiliviraston talousyksikkö ohjeistaa kirjaukset Seuraa projektin menovarausten kertymää ja raportoi rahoittajille hankkeen etenemisestä Seuraa projektille myönnettyä määrärahalimiittiä ei saa ylittää! Hoitaa indikaattoriseurannan Valmistelee väli- ja loppuraportit Vastaa tukikelvottomasta toteutusosuudesta; tiliviraston talousyksikkö ohjeistaa kirjaukset ja johto ratkaisee käytettävän momentin Raportoi tukikelvottomista kustannuksista tilinpäätökseen Vastaa hankkeen toteuttamisesta viraston johtosäännön mukaisesti (taloussääntö, matkustusohje, ohje valtion maksuaikakortin käytöstä, hankintaohje, tilinpäätösohjeet jne.)
Audit trail Kyettävä jäljittämään jokaisen EAKR-/ESR -sentin kulku valtion talousarviosta hankkeen toteuttajalle ja sieltä komissiolle tehtyyn maksupyyntöön varmistaen, ettei komissiolta haeta tukikelvottomia kustannuksia Tuensaajan osoitettava maksatushakemuksessa (jälkikäteen), että kustannukset ovat aiheutuneet rahoituspäätöksen mukaisista hyväksytyistä kustannuksista ( tosiasialliset, toteutuneet kustannukset ) Tuensaajan esitettävä kirjanpitoon kuuluvien kustannusten lisäksi muu hankekirjanpito esim. kirjanpidon otteet; tositteet; laskut; kilpailutusasiakirjat: tarjouspyynnöt, hankintapäätökset, sopimukset; tuntikirjanpitolistat; ohjausryhmän pöytäkirjat; koulutusten osallistujalistat; kopiot/digi-kuvat ilmoituksista ja kylteistä; julkaisut jne. Riski sääntöjenvastaisuudesta, ellei huolellisesti varmisteta hankkeen toteutuksen ja tukikelpoisuuden osoittavien asiakirjojen dokumentoinnista Audit trailin = jäljitysketjun oltava jälkikäteen todennettavissa hankkeen dokumentoinnista => rahoituspäätöksessä määrättävä asiakirjojen asianmukainen säilytystapa ja riittävä säilytysaika Prosessien tietojärjestelmäperusteisuus (EURA 2007 järjestelmäkokonaisuus)
Siirto- ja kulutusmenot Siirtomenoihin luetaan kunnille, muille julkisille yhteisöille, elinkeinoelämälle, kotitalouksille ja yleishyödyllisille yhteisöille maksettavat valtionavut ja valtion välityksellä tapahtuvat varainsiirrot sekä vastikkeetta tapahtuvat varainsiirrot talousarvion ulkopuolella oleviin valtion rahastoihin, kansaneläkelaitokselle ja ulkomaille. Valtio/Virasto ei saa siirtomenoista välitöntä tai suoranaista aineellista vastiketta, kuten rahaa, tavaraa tai palvelusta siirron saajalta. Välillisesti siirtomenot edistävät valtion tehtävien toteuttamista. Kulutusmenoja ovat menot, joiden välittömänä vastikkeena valtio saa varainhoitovuonna käytettäviä tuotannontekijöitä. Kulutusmenoihin luetaan valtion palveluksessa olevan henkilöstön palkkaukset, muut palkkiot, sosiaaliturvamaksut, eläkemaksut, tavaroiden ja palvelusten ostomenot, puolustusmateriaalin sekä arvoltaan vähäisten tai taloudelliselta pitoajaltaan lyhytikäisten koneiden, laitteiden ja kaluston hankintamenot sekä muut sellaiset valtion toiminnasta johtuvat tai toimintaan liittyvät menot, mikäli niitä ei ole luettava siirto- tai sijoitusmenoihin
Toteuttaminen: kirjaaminen Toteuttaja käyttää F-alkuista projektikoodia. Hankkeen projektikoodin saa projektin rahoituspäätöksestä vaihtamalla päätöksessä olevan S- tai A-kirjaimen tilalle F-kirjaimen. Rahoittaja käyttää S- tai A-koodia ja toteuttaja F-koodia! Projektikoodin käyttäminen on pakollista. Kulutusmenotyyppiset projektin hallinnointikustannukset (= palkanmaksu, osto- ja matkalaskut) ml. Pk-yritysten osaamisen kehittämispalvelut kirjataan toimintamenomäärärahamomentille omalle kirjaustasolle: muu yhteisrahoitteinen toiminta. ALV-kirjaukset kirjataan talousarviotilille 32.01.xx. Projektikoodin käyttäminen on pakollista myös ALV-kirjausten yhteydessä.
Tvpol-toimenpiteiden ja kehpa palvelujen menojen kirjaaminen Kulutusmenotyyppiset menot (palkat, osto- ja matkalaskut) ml. Pk-yritysten osaamisen kehittämispalvelut kirjataan tiliviraston nettobudjetoidulle toimintamenomäärärahamomentille, esim. kirjaustasolle muu yhteisrahoitteinen toiminta Poikkeus: tvpol-siirtomenot, työvoimapoliittiset toimenpiteet kirjataan suoraan rakennerahastomomentille (Siiri-URA- Raindance) Tulot esim. osallistumismaksut kirjataan hankkeelle tuloksi toimintamenomäärärahamomentin kautta
ELYjen taloushallinnon ohjaus Etelä-Savon kirjanpitoyksikkö Taloushallinto, kirjaukset, ohjeet, jne. kirjanpitoyksikko@etela.savo@ely-keskus.fi
Maksatushakemukset Yleistä: Projektin kokonaiskustannukset hyväksytty rahoituspäätöksessä ja hyväksytyssä projektisuunnitelmassa. Rahoituspäätöksessä asetetaan ehdot maksatushakemuksen toimittamiselle: tilitysjaksot, yleisemmin 3-4 kk (huom. kaudet 11-12 virastoissa) Maksajaviranomainen maksaa maksatushakemuksen perusteella rahoituspäätöksen mukaisin ehdoin toteutuneisiin tukikelpoisiin kustannuksiin jälkikäteen. Myös tuloja seurataan maksatushakemuslomakkeella.
Maksatushakemukset Ohjeet projektin toteuttajalle maksatushakemuksen tekemiseen rahoituspäätöksen yhteydessä ja/tai aloituspalaverissa (HVO ohje aloituspalaverista) Mitä liitteitä edellytetään maksatushakemuksen yhteydessä? Välittävä toimielin ja hankkeen toteuttaja voivat sopia keskenään, millaisissa erissä kunta- tai yksityinen rahoitus tuloutetaan. (Hallintoviranomaisen ohje 2009 kunta-,muu julkinen ja yksityinen rahoitus).
Maksatushakemukset Projektin toteuttaja täyttää maksatushakemuksen EURA 2007 järjestelmässä. Rahoittajaviranomainen määrittelee maksatuskaudet rahoituspäätöksessä. Maksatushakemus perustuu hankkeen kirjanpitoon, joka on oltava yksilöitävissä organisaation kirjanpidosta. Täytettävässä lomakkeessa näkyvät valmiina järjestelmässä jo olevat tiedot. Kustannuksia voi täyttää ainoastaan niihin pääkustannuslajeihin, joita esitetty hyväksytyssä projektisuunnitelmassa (järjestelmä ei kuitenkaan vertaa summia). Tuloja ja rahoituseriä voi täyttää aina, vaikka niitä ei olisi esitetty projektisuunnitelmassa. Maksatushakemus jätetään järjestelmässä viranomaiskäsittelyyn, tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna rahoittajalle.
Maksatushakemuksen liitteet Pakolliset liitteet mainittu rahoituspäätöksen vakioehdoissa (oikeaksi todistettu tositekohtainen kirjanpidon raportti ja tarvittaessa erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu/pääkirjan avain on kaikille projekteille pakollinen). ELYille räätälöidyt EURA 1-4 raportit Lisäksi mahdolliset rahoittajan edellyttämät muut liitteet, jotka kirjataan rahoituspäätöksen hallinnonalakohtaisiin erityisehtoihin (EAKR)/ muihin ehtoihin (ESR).
Maksatushakemuksen liitteet Toteuttaja toimittaa tilityksen liitteeksi kirjanpidon raportin, jossa hankkeen toteutuneet bruttokustannukset ja tulot esitetään liikekirjanpidon tileittäin. menot, rahoituserät ja tulot käytävä ilmi kustannuslajeittain ja tositteittain. Pääkirjan avain, mikäli pääkirjasta (Eura 1-4 -raportit) ei käy vaivattomasti ilmi kustannusten toteutuminen kustannuslajeittain. Esim. matkakulut, ostopalvelut jne. Erittely maksetuista palkoista ja palkkioista sivukuluineen. Osa-aikaisten henkilöiden osalta päiväkohtainen kokonaistyöajanseuranta.
Maksatushakemuksen liitteet Tositekopiot/erillinen selvitys matkustus- edustus- ja tiedotuskustannuksista (tarvittaessa) Selvitys yleiskustannuksista (välillisistä kustannuksista). Hankinta-asiakirjat ja/tai selvitys pienhankinnoista - kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta kaikki hankintaasiakirjat. Selvitys luontoissuoritusten (erikseen raportoitavien kustannusten) kohdentamisesta projektille.
Maksatushakemuksen liitteet Tilintarkastajan lausunto esim. vuosittain, jos edellytetty rahoituspäätöksessä. Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta, jos edellytetty rahoituspäätöksessä. Rahoittajaviranomaisen ohjeiden mukaiset/rahoituspäätöksessä edellytetyt muut liitteet.
Maksatushakemuksen valmistelu Tarkista, että maksuun haettavat kustannukset ovat syntyneet tilitysjaksolta! Huom. EURA1-4 raportit pitää tulostaa AINA suljetulta kirjanpidon kuukaudelta! Tarkista maksuun haettava summa! Maksuun haettavan summan tulee täsmätä maksatushakemuksella esitettyyn summaan, EURA 1-4- raportteihin ja mahdolliseen pääkirjanavaimeen! Maksuun haettava summa kirjataan viraston sisäisiin saataviin huom. Maksatushakijan laatijan velvollisuus ei rahoittajan/maksajan laatia saatavakirjaustosite! Etelä-Savon kirjanpito yksikön kirjaamisohjeet ELYille projektikoodin käyttämisestä ja maksatushakemusten saatavatositteen laatimisesta
Maksatushakemuksen valmistelu Tarkista maksatushakemuksen tila koodi EURA2007- järjestelmästä ennen tulostamista! Tilakoodi: jätetty viranomaiskäsittelyyn, jonka jälkeen vasta tulostus Maksatushakemuksen allekirjoittaminen (nimen kirjoitusoikeus), diaariointi ja toimittaminen Tarkista: toteutuksen aikainen kirjanpidossa käytetty toteuttajan projektikoodi EURA:n maksatushakemuspohjasta!
Maksatushakemusten käsittely Viranomainen ottaa maksatushakemuksen käsittelyyn EURA 2007 järjestelmässä, kun allekirjoitettu hakemus on saapunut ja merkitty diaariin, jolloin maksatushakemus tulee vireille. Maksatushakemus käsitellään tietojärjestelmäavusteisesti tarkistuslistan avulla kahdessa osassa: Projektin sisällön ja toimenpiteiden tarkastus, jonka suorittaa tuen myöntämiseen liittyviä hallinnollisia tehtäviä hoitava rahoittaja EURA 2007 järjestelmässä. Maksatushakemuksen operatiivinen käsittely, kustannusten tukikelpoisuuden tarkastus ja numerotarkastus, jonka suorittaa tuen maksamiseen liittyviä hallinnollisia kustannuksia hoitava maksaja Valtteri järjestelmässä.
TE-keskus tilivirasto/ Talouspalveluyksikkö on ohjeistanut EURA 1,2,3 ja 4 raporttien käytön 21.11.2008
RD:n EURA 1-4 -tilitysraportit Raportti on ajettavissa neljällä eri tavalla, joissa esitetään tiedot joko summattuna tai riveillä tositetasolle asti. Riippumatta siitä, mitä versiota raportista ajetaan, raportointi perustuu samaan raportin rakenteen poimimaan tapahtumajoukkoon EURA 1 tulostaa lkp-tilitason toteutumatiedot riittää yksinkertaisissa projekteissa EURA 4:n kanssa EURA 2 tulostaa lkp-tilitason tiedot hajotettuna laji- ja tuotetiedoilla käytettävä aina ESR-tvpol ja -kehpaprojekteissa EURA 3 tulostaa lkp/laji/tuote ryhmät tositeriveinä käytettävä aina ESR-tvpol ja ESR-kehpaprojekteissa EURA 4 listaa raportoitavat yksittäiset tositteet Käytetään kaikissa itse toteutettavissa projekteissa
EURA 1-4- raportit EURA1, EURA2, EURA3 ja EURA4 Raindance-raportit Sisältävät useita prosessin hallintaan liittyviä ominaisuuksia; Raindance-järjestelmään lisätty kaksi seurantakohdetta ( teknistä tililuokkaa ): Laji ja Tuote Laji-tiedosta voi tilityksen käsittelyssä tehdä johtopäätöksiä tukikelpoisuusratkaisun tekemiseen, esim kilpailutuksesta tai projektisuunnitelman mukaisuudesta Laji- ja tuotetietoa yksittäisiin projektin maksuihin tuottaa URA (151 tvpol koulutus ja 171 tukityöllistäminen; URA-tositelajilla) Helmi (181 Starttiraha; Helmi-tositelajilla) Asko/Siiri (pk-yritysten maksulliset kehittämispalvelut; lajit 200 -> 500; Siiri osto- ja myyntilaskutositelajit)
EURA 1-4- raportit Vain EURA 1-4 raportit käyttävät LKP-tilirakennetta, joka sulkee pois viraston sisäiset (toteuttajan ja maksajan tilitysmenettelyyn liittyvät) kirjaukset; toteuttaja saa näkyviin EURA-raportilla oman bruttokäyttönsä, josta summasta laaditaan maksatushakemus Raportille on koottu projektin toteuttajan Kustannukset ja Tulot omiksi ryhmiksi, pl maksatushakemuksen ja maksatuspäätöksen kirjaamisessa käytettäviä sisäisten kirjausten lkp-tilit -> tilittäjä näkee suoraan omat bruttokustannuksensa sekä bruttotulot, jotka siirretään maksatushakemukselle Sen jälkeen raportin rakenne alkaa listata tasetileille mahdollisesti kirjattuja projektin tapahtumia sekä rahoittajien tapahtumakirjauksia; näitä kirjauksia tutkimalla näkee esimerkiksi, onko projekti vastaanottanut muilta rahoittajilta riihikuivia rahoitussuorituksia, jotka tulisi myös tilittää maksatushakemuksella
Laji ja tuote Valtion ja ELY-keskuksen lkp-tilirakenne ja sen tarkkuus eivät täysin kohtaa maksatushakemuksen sisällöllistä rakennetta; siksi tarvitaan seurantakohteet Laji ja Tuote avuksi ESR-TVPOL ja ESR-Kehpa-projekteissa Laji on joukko Tuotteita ; vain tuotevalikoima liikkuu ja muuttuu jatkuvasti Laji lähestyy Projektisuunnitelman mukaista kustannuslajikäsitettä Kustannuslaji on ESR-hakemuksessa esimerkiksi Ostopalvelut tai Työvoimapoliittiset toimenpiteet Ostopalveluihin sisältyy KEHPA-projekteissa lajit 200-500, ja niissä on Tuotteita esim ProStart, Design Start, jatkokonsultointi, Räätälöity kehittämispalvelu jne Pelkkä lkp-tilitaso ei riittäisi; Lkp 43921 Konsulttipalvelut + summa? (mitä kertoo maksatushakemuksen laatijalle tai käsittelijälle?) Kustannuslajissa Työvoimapoliittiset toimenpiteet lajeja ovat Työvoimapoliittinen koulutus, Tukityöllistäminen ja Starttiraha Pelkkä lkp-taso ei riittäisi; 82300 Käyttötalouden kulut elinkeinoelämälle + summa? 82610 Käyttötalouden kulut kotitalouksille + summa?
Lajit Raindancessa 151-500
Tukikelvottomat erät Mikäli maksajayksikkö on kulutusmenojen tukikelpoisuustarkistuksen yhteydessä hylännyt kulutusmenotyyppisiä eriä ml. Pk-yritysten osaamisen kehittämispalveluja tukikelvottomiksi eriksi, toteuttaja on velvollinen kirjaamaan sisäisiin saataviin jäävän tukikelvottaman erän ko. seuraavaan tilinpäätökseen mennessä. Ko. erien taloudellisen riskin kantovastuu on projektin toteuttajalla/viraston johdolla eikä rahoittajalla tai maksajalla! Toteuttajan tulee jo menoon sitoumusvaiheessa varmistua menojen tukikelpoisuudesta, jotta ko. riskiltä vältytään. (Vrt. taloussääntö ja asiatarkastuksen tekeminen). Jos toimintamenojen tukikelvottomiksi todettuihin eriin on sisältynyt ALV-käyttöä, nämä erät jäävät ALV- momenttien lopulliseksi käytöksi, koska maksajaviranomainen ei korvaa niitä tukikelpoisina kustannuksina
Tukikelvottomat erät Poikkeus tvpol-siirtomenoissa: Mikäli tilitysten tukikelpoisuustarkastuksen yhteydessä huomataan tukikelvottomia työvoimapoliittisia toimenpiteitä (työvoimapoliittisten siirtomenojen osalta), jotka on suorakirjattu ESR-talousarviotileille tilijaottelun kirjaustasolle tukikelpoisuustarkastamaton siirtomenojen käyttö, ko. tukikelvottomat erät rahoittaja kirjaa maksatuspäätöksellä lopulliseksi käytöksi tilijaottelun kirjaustasolle tukikelvoton käyttö ESR-momenteilla Jos TE-toimisto toteuttajana aiheuttaa tukikelvotonta käyttöä toimintamenomäärärahamomentille, taloudellinen riski kohdistuu ensisijaisesti ELY-keskukselle ja sen TE-toimistoille jakamaan toimintamenomomenttiin
Tukikelvottomien kustannusten raportointivelvollisuus tilinpäätöskertomuksessa Tilinpäätöksen yhteydessä projektin toteuttajan taustavirasto (=toteuttajan viraston johto) raportoi toteuttajaviraston tilinpäätöskertomuksessa itse toteutettujen projektien osalta syntyneestä lopullisesta tukikelvottomasta käytöstä, jotka maksajaviranomainen on kirjannut tilijaottelun kirjaustasolle: tukikelvoton käyttö ESR-momenteilla Vastaavasti projektien toimintamenomomentin ja ALV-momentin tukikelvottomasta käytöstä raportoidaan tilinpäätöskertomuksessa Tukikelvottomien kustannusten raportointivelvollisuus ei kuulu välittävälle toimielimelle (=rahoittajalle tai maksajalle) vaan projektin toteuttajalle. Tukikelvottomat kustannukset eivät vapauta Siiri-järjestelmässä käytössä olevaa limiittiä/määrärahaa (brutto-käyttö).
Hankkeen päättäminen Suunnitelmallisuus ja varautuminen hyvissä ajoin hankkeen toimenpiteiden loppuun saattamisessa (päätöksessä määritellyn ajan sisällä) Tulosten dokumentointi, arviointi ja levittäminen sekä käyttö uuteen kehittämiseen Loppumaksupyyntö ja raportointi välittävälle toimielimelle Hanketoimintaan liittyvien asiakirjojen säilytysvelvollisuus tuki- /rahoituspäätöksessä määrätyllä tavalla (Mahdolliset YA 55 ja 57 artikloihin liittyvät ilmoitusvelvollisuudet välittävälle toimielimelle)