Klubin rotarysäätiökomitean opaskirja Sisältyy Klubin toimihenkilöiden opaskirjat -sarjaan Future Vision pilot -piirien klubeja varten, löytyy erillinen opaskirja osoitteessa www.rotary.fi/suoja. 226E-FI (1011)
Tämä julkaisu on Klubin rotarysäätiökomitean opaskirjan painos v. 2011. Se on tarkoitettu klubin komiteoiden käyttöön rotaryvuosina 2011 12 ja 2012 13. Sen sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn menettelytapaohjeisiin ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Näistä lähteistä saat tarvittaessa lisää tietoa. Sääntövaltuuskunnan tai RI:n hallituksen tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Disclaimer Statement - The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke - Tämän opaskirjan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.
Sisällysluettelo Johdanto 1 1 Komitean rooli ja tehtävät 3 Jäsenten kouluttaminen 4 Rotarysäätiön ohjelmat 5 Rotarysäätiön tulevaisuussuunnitelma (Future Vision Plan) 8 Lahjoitukset Rotarysäätiölle 9 2 Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja 13 Komiteasi 14 Alakomiteat 15 Tavoitteenasettelu 15 Talousarvio 16 Tiedonvälitys 17 3 Tietolähteet ja resurssit 19 Liitteet Klubin rotarysäätiöosio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille 23 Piirineuvottelun keskusteluaiheet 25 Muistilistat Yhteenveto 26 Tavoitteet 27 Toimintasuunnitelma 28 Rotarysäätiökomitea Case-harjoitus 29
Johdanto Muistutus Jos klubisi on Future Vision pilottipiiri, käytä tämän opaskirjan asemasta Klubin rotarysäätiökomitean opaskirjan vuoden 2010 11 Future Vision -liitettä, joka löytyy osoitteesta www.rotary.org. Muistutus Komitean puheenjohtajien tulisi tehdä kopioita luvusta 1 ja jakaa ne komitean jäsenille niin, että he ovat täysin perillä komitean tehtävistä. Klubin rotarysäätiökomitean opaskirja on laadittu auttamaan rotaryklubien rotarysäätiökomiteoita ympäri maailman laatimaan tavoitteensa ja ymmärtämään, että heidän tulee osaltaan lisätä klubin tehokkuutta. Koska komitean tehtävät vaihtelevat paikallisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan, sinun tulisi soveltaa tämän julkaisun ehdotuksia niin, että ne vastaavat klubisi tarpeita. Eri kulttuureissa esiintyvistä erityispiirteistä kerrotaan opaskirjan Maailmallaosioissa. Yleisluontoisia neuvoja löytyy Muistutus-osioista. Tämä julkaisu sisältää kolme osaa. Ensimmäisessä osassa käydään läpi komiteasi päätehtävät. Toinen osa kertoo, mitä erityistehtäviä sinulla on komitean puheenjohtajana. Kolmannessa osassa on tietolähteitä, joista voi olla hyötyä sinulle ja komitean jäsenille. Kolmannen osan perässä on liitteinä klubin rotarysäätiöosio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille, luettelo keskusteluaiheista, samoin kuin muistilistat, joita käytetään piirineuvottelussa. Sinun tulisi käyttää tätä opaskirjaa valmistautuessasi toimikauteesi rotarysäätiökomitean puheenjohtajana. Ota se mukaan piirineuvotteluun ja käy sen sisältö läpi etukäteen. Kiinnitä erityistä huomiota liitteen 2 kysymyksiin, jotka auttavat sinua saamaan eniten irti kokouksessa järjestetyistä ryhmäkeskusteluista. Koulutuksesi päätyttyä tämä opaskirja toimii tietolähteenä, kun teet yhteistyötä klubin toimihenkilöiden ja jäsenten kanssa. Klubijohtosuunnitelman mukaisesti rotaryklubissa pitäisi olla seuraavat viisi pysyvää komiteaa: Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA 1
Jokaista komiteaa varten on opaskirja, joka antaa yleiskuvan komiteasta ja sen tehtävistä sekä käytettävissä olevista tietolähteistä, joista on hyötyä sinulle ja komiteasi jäsenille. Kaikki komitean jäseniä koskeva tieto tulee toimittaa heille. Tämä opaskirja on myös imuroitavissa osoitteesta www.rotary.fi/suoja. Opaskirja sisältyy Klubin toimihenkilöiden opaskirjat -sarjaan (225-FI). Ylimääräisiä kappaleita voi rajoitetusti tilata Suomen Rotarytoimistosta. Kun valmistaudut tehtävääsi yhtenä klubin johtohenkilönä, muista että rotaryklubisi on Rotary Internationalin jäsen. Tämä jäsenyys yhdistää sen 33 000 ympäri maailmaa olevaan rotaryklubiin ja sille on myönnetty oikeus käyttää hyväksi järjestön palveluita ja tietolähteitä, joihin kuuluvat yhdeksänkieliset julkaisut, tieto osoitteessa www.rotary.org, Rotarysäätiön apurahat ja RI:n pääkonttorin ja seitsemän kansainvälisen toimiston henkilökunnan tuki. Kommentteja? Jos sinulla on tätä opaskirjaa koskevia kommentteja tai kysymyksiä RI:n koulutusaineiston suhteen, lähetä ne suoraan seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA S-posti: leadership.training@rotary.org Puhelin: 1-847-866-3000 Faksi: 1-847-866-9446 2 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
L U K U 1 Komitean rooli ja tehtävät Muistutus Rotarysäätiökomitean työ on osa yhteiskuntapalvelua ja kansainvälistä palvelua. Rotarysäätiö on Rotary Internationalin hyväntekeväisyyttä hoitava osa ja sen varat koostuvat yksinomaan rotareiden ja Säätiön ystävien lahjoituksista. Rotarysäätiön apurahojen avulla rotarit pystyvät edistämään maailman yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa parantamalla terveydenhuoltoa, tukemalla koulutusta ja lievittämällä köyhyyttä. Rotarysäätiökomitean tehtävä on laatia ja toteuttaa suunnitelma, jolla tuetaan Rotarysäätiötä osallistumalla sen ohjelmiin ja antamalla taloudellista tukea yhteiskuntapalveluun ja kansainväliseen palveluun. Muistutus Alakomiteoita voi perustaa hoitamaan komitean erilaisia tehtäviä, varsinkin jos klubi on suuri. Rotarysäätiökomitean tehtävät on kerrottu alla olevassa yhteenvedossa ja niitä selostetaan tarkemmin tässä luvussa: Se laatii komitean tavoitteet, jotta klubin säätiötavoitteet saavutetaan tulevana vuonna. Se kertoo klubin jäsenille Rotarysäätiöstä. Se kannustaa jäseniä osallistumaan Säätiön ohjelmiin ja tekee osallistumisen mahdollisimman helpoksi. Se varmistaa, että klubisi ja sen jäsenet lahjoittavat Säätiölle. Lukiessasi lisää näistä tehtävistä edempänä mieti komiteasi tavoitteita, millainen toimintasuunnitelmasi tulee olemaan ja mitä resursseja tarvitset toimintavuotenasi. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 3
Jäsenten kouluttaminen Yksi rotarysäätiökomitean tärkeimmistä tehtävistä on klubin jäsenten rotarysäätiökoulutus. Kun rotarit ymmärtävät, että Rotarysäätiö pystyy muuttamaan ihmisten elämää, he innostuvat osallistumaan ohjelmiin ja tukemaan niitä taloudellisesti. Kun kerrot klubitovereillesi Rotarysäätiön ohjelmista ja perustelet miksi niitä tulisi tukea taloudellisesti, autat rotarysäätiökomiteaa saavuttamaan tavoitteensa. Tätä koulutusta voidaan tarjota alla mainituilla tavoilla. Klubin ohjelmat. Sovi presidentin ja hallintokomitean kanssa, että viikkokokouksissa olisi Rotarysäätiöön liittyvää ohjelmaa vähintäin jokaisen vuosineljänneksen aikana. Laadi ohjelma siten, että jäsenet ymmärtävät henkilökohtaisesti, mitä Säätiö tekee pelastaakseen ihmishenkiä tai muuttaakseen ihmisten elämää. Kiinnostus Rotarysäätiön ohjelmia kohtaan lisääntyy varsinkin, jos kutsut alumneja suraavista ohjelmista kertomaan kokemuksistaan: Opintoryhmien vaihto Hyvän tahdon lähettiläs -stipendit Rotaryn rauhankeskukset Rotarit, jotka ovat osallistuneet johonkin seuraavista ohjelmista, voivat myös kertoa omista kokemuksistaan: Kaksinkertaistavat apurahat Health, Hunger and Humanity (3-H) -apurahat PolioPlus kansalliset rokotuspäivät Pyydä ennen viikkokokousohjelmaa esitelmöitsijää kertomaan siitä, mitä Säätiön ohjelmiin osallistuminen on antanut stipendien saajalle tai hänen lähipiirilleen, rotareille, rotaryklubille ja aiemmille stipendiaateille. Voit tukea säätiöesitystä näyttämällä esityksen yhteydessä Säätiön tuottamia videoita ja jakamalla esitteitä, joita saa RI Catalogin kautta. Osallistuminen Säätiön ohjelmiin. Auta jäseniä ymmärtämään, kuinka hyviä Säätiön ohjelmat ovat, kannustamalla heitä ilmoittautumaan vapaaehtoistyöntekijäksi johonkin projektiin. Kun jäsenet ovat kerran nähneet Rotarysäätiön toiminnan myönteiset vaikutukset, pyydä heitä kertomaan kokemuksistaan klubin jäsenille ja innostamaan kaikkia muitakin mukaan vapaaehtoistyöhön. Kun klubisi ottaa osaa humanitaarisiin ohjelmiin tai koulutusohjelmiin, se houkuttelee usein uusia jäseniä klubiin. Viikoittainen rotarysäätiötietoisku. Kerro jokaisen viikkokokouksen alussa Rotarysäätiön toiminnasta. Näin klubin jäsenet perehtyvät Säätiön toiminnan eri puoliin. Varmista, että klubin jäsenet ymmärtävät viikon tietoiskun tarkoituksen ja että jokainen tietoisku kertoo kuinka Säätiö pelastaa ihmishenkiä ja parantaa elämää. Viikon tietoiskuun saa aineistoa henkilökohtaisista kokemuksista, The Rotarian tai Rotary Norden -lehdistä ja RI:n nettisivuilta. 4 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
Rotarysäätiöseminaarit. Kannusta klubin jäseniä osallistumaan piirin järjestämiin rotarysäätiöseminaareihin, joissa he voivat tutustua Säätiöön ja kuulla kuinka he voisivat osallistua toimintaan. Rotarysäätiökomitea voi myös järjestää oman klubin säätiöseminaarin, jonka ohjelma voidaan räätälöidä sen mukaan, mitä jäsenet jo tietävät ja mikä heitä kiinnostaa. Ohjelma voisi sisältää mm. seuraavia aiheita: katsaus Säätiön toimintaan klubin ja piirin rotarysäätiökomitean tehtävät humanitaariset apurahaohjelmat koulutusohjelmat PolioPlus/Rotaryn 200 MUSD:n haaste rahankeräys Säätiölle piirin rotarysäätiökomitean tuki säätiöaloitteille lahjoittajien saamat tunnustukset ja klubin säätiölahjoitushistorian esittely Rotarysäätiön tulevaisuussuunnitelma Piirin rotarysäätiökomitean jäsenet ja alueellinen Rotarysäätiön koordinaattori auttavat tarvittaessa klubin säätiöseminaarin järjestämisessä. Talouudenhoitokoulutus. Järjestä yhteistyössä hallintokomitean kanssa klubille ohjelmien hallintoa koskevaa koulutusta. Klubin jäsenten tulee tietää kuinka Säätiön saamia lahjoituksia käytetään ja kuinka klubin saama apuraha käytetään. Lisätietoja valvonnasta löytyy osoitteesta www.rotary. org. Rotarysäätiön ohjelmat Rotarit ja heidän klubinsa voivat tukea Rotarysäätiötä taloudellisesti ja osallistumalla johonkin sen monista ohjelmista. Säätiön apurahojen ja ohjelmien avulla rotarit ja muut lahjoittajat voivat auttaa Säätiötä muuttamaan maailmaa. He voivat rahoittaa kaivon kylään, jolta puuttuu puhdas vesi, kohentaa ympäristöä tai tarjota stipendejä uuden sukupolven koulutukseen. Rotareille tarkoitetut apurahat ja ohjelmat mahdollistavat sen, että he voivat toteuttaa Rotaryn humanitaarista tehtävää kaikkialla maailmassa, mukaan luettuna Säätiön päätavoite, joka on polion hävittäminen. Rotarysäätiöllä on kolmenlaisia ohjelmia: Koulutusohjelmat Humanitaariset apurahaohjelmat PolioPlus Koulutusohjelmat. Koulutusohjelmilla Rotarysäätiö edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä antamalla opiskelijoille, opettajille, liike-elämän edustajille ja valtion ja kuntien palveluksessa oleville mahdollisuuden hankkia kokemuksia toisista kulttuureista ja vauhdittaa pitkäaikaisia ystävyyssuhteita. Koulutusohjelmiin osallistujat tutustuvat oman paikkakuntansa ongelmiin ja ongelmiin eri puolilla maailmaa ja samalla heille avautuu mahdollisuuksia auttaa noiden ongelmien ratkaisemisessa. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 5
Seuraavia koulutusohjelmia on tarjolla: Hyvän tahdon lähettiläs -stipendit Opintoryhmien vaihto Rotaryn rauhankeskukset, joissa keskitytään rauhaan ja konfliktien sovitteluun Rotarit ovat mukana valitsemassa osallistujia opetusohjelmiin, perehdyttämässä ja isännöimässä heitä. Klubisi voi osallistua opetusohjelmiin esimerkiksi seuraavin tavoin: Kutsukaa nykyisiä ja entisiä stipendiaatteja ja GSE-ryhmän jäseniä kertomaan klubillenne kokemuksistaan. Esittäkää ehdokkaita Hyvän tahdon lähettiläs -stipendiaateiksi, opiskelijoiksi Rotaryn rauhankeskuksiin tai GSE-ryhmän jäseniksi. Tiedottakaa vaihtomahdollisuuksista. Toimikaa isäntinä ja kummeina ohjelmiin osallistuville. Humanitaariset apurahaohjelmat. Rotarysäätiön humanitaariset ohjelmat tarjoavat apurahoja, kun klubit ja piirit ryhtyvät toteuttamaan humanitaarisia projekteja. Saatavilla on usean tyyppisiä apurahoja eri projektikohteisiin ja rahoitusvaihtoehdoiksi: Kaksinkertaistavat apurahat Yksinkertaistetut piiriapurahat Health, Hunger and Humanity -apurahat (3-H) Rotarysäätiön hallitus on vahvistanut seuraavat humanitaarisia apurahoja koskevat säännöt: Apurahoilla pyritään ratkaisemaan rotareiden havaitsemia humanitaarisia ongelmia niin, että saadaan aikaan kestävää kehitystä. Kaikki Rotarysäätiön apurahat edellyttävät sitä, että rotarit ovat mukana käytännön työssä. Apurahojen tulisi edistää entistä vahvempien rotaryverkostojen syntymistä. Kaikkia apurahoja koskevia asioita tulee hoitaa neljän kysymyksen kokeen hengessä ja hyvää hallintotapaa noudattaen. Tunnolliseen varainhoitoon kuuluu, että: Projektit suunnitellaan tarkkaan. Tehdään tarkat ja täydelliset hakemukset asiaankuuluvine liitteineen. Rotareiden tulee osallistua hankkeiden käytännön toteutukseen. Kaikki maksatus tapahtuu läpinäkyvästi. Projektien raportointi on huolellista ja sisältää kaikki tarvittavat asiat. Ohjelmia koskevat yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät osoitteesta www.rotary.org. 6 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
PolioPlus. PolioPlus on Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön yhteisprojekti. Se on Rotaryn arvostetuin ohjelma, jonka tavoitteena on hävittää polio koko maailmasta. Yli miljoona rotaria kaikkialta maailmasta on lahjoittanut PolioPlus-ohjelmaan yli 800 MUSD. Lisäksi rotarit palvelevat kaikkialla maailmassa vahvana vapaaehtoisverkostona paikallisella tasolla työskentelemällä terveysasemilla ja mobilisoimalla ihmisiä osallistumaan polion rokotustalkoisiin tai muihin polion hävittämistoimiin. Rotary sai Bill & Melinda Gates -säätiöltä kaksi apurahaa, yhteensä 355 MUSD. Vastaavasti Rotary sitoutui puolestaan hankkimaan 200 MUSD jotta summa kaksinkertaistuisi. Koska poliovirus on hävitetty neljää maata lukuun ottamatta kaikkialta, suurin osa rotaryklubien PolioPlus-toiminnasta on varainhankintaa Rotaryn 200 MUSD:n haasteeseen. Klubisi voi osaltaan olla varmistamassa polion hävittämistä toimimalla seuraavasti: Järjestäkää suurelle yleisölle varainkeräystapahtuma, jolla hankitaan varoja Rotaryn 200 MUSD:n haasteeseen ja samalla levitetään tietoa Rotaryn polionhävityskampanjasta. Tehkää lahjoituksia Rotaryn haastekeräykseen, jolla tuetaan maailmanlaajuisen polion hävityskampanjan päätökseen saattamista. Järjestä viikoittain klubikokouksessa polion hävittämistä koskeva esitys. Huolehdi siitä, että klubin jäsenillä on tietoa polion hävittämisohjelman etenemisestä siihen saakka, kunnes polio vahvistetaan hävitetyksi maailmasta. Mikäli klubisi sijaitsee maassa jossa esiintyy kotoperäistä poliovirusta, niin klubisi voi olla yhteydessä kansallisiin PolioPlus-komiteoihin ja auttaa valvontatehtävissä, tehdä yhteistyötä paikallisten terveystyöntekijöiden kanssa ja varmistaa, että mahdollisimman moni tulee rokotetuksi poliota ja muita sairauksia vastaan. Tee yhteistyötä Rotarysäätiön alumnien kanssa. Yli 115 000 stipendiaattia on saanut apurahan Säätiöltä vuodesta 1947 lähtien. Klubisi tulisi pitää yhteyttä aiemmin Rotarysäätiön ohjelmiin osallistuneisiin, koska heidän kokemuksensa on mitä parhainta PR:ää Rotarysäätiölle. Lisäksi he ovat niitä, jotka todennäköisimmin tekevät lahjoituksia Rotarysäätiölle. Alumnit voivat auttaa klubiasi myös seuraavasti He pystyvät saattamaan eri maiden rotaryklubeja yhteen, jotta voitaisiin paremmin toteuttaa joku palveluprojekti ja samalla edistää toveruutta. He voivat kertoa klubille ja tiedotusvälineille omista kokemuksistaan stipendiaattina ja siitä kuinka Rotarysäätiö parantaa ihmisten elämää. He voivat kertoa ohjelmista vertaisryhmissään. He voivat antaa neuvoja osallistujien valinnassa, perehdyttämisessä ja isäntänä toimimisessa. Heistä voi tulla klubisi jäseniä. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 7
Ota yhteyttä alueesi alumniyhdyshenkilöön ja pohdi, kuinka alumnit voisi saada mukaan klubin toimintaan. Rotarysäätiön tulevaisuussuunnitelma Muistutus Erillinen rotarysäätiökomitean opaskirja on Future Vision pilottipiireille imuroitavissa osoitteessa www.rotary.fi/ suoja. Lisätietoja Future Vision suunnitelmasta s-postilla futurevision@ rotary.org tai käymällä osoitteessa www.rotary. org/futurevision. Rotarysäätiön hallitus hyväksyi tulevaisuussuunnitelman, eteenpäin katsovan, strategisen lähestymistavan Säätiön tehtävän toteuttamiseen, tavan, jonka avulla Säätiö jatkaa muuttumistaan ja kehittymistään. Laajalta ja monipuoliselta rotarijoukolta saadun palautteen pohjalta Rotarysäätiön hallitus laati tulevaisuussuunnitelman, jonka tarkoitus on yksinkertaistaa Säätiön ohjelmia ja menettelytapoja tavoitteen mukaisesti, kohdistaa Rotaryn palvelupyrkimykset sinne, missä niillä on suurin mahdollinen vaikutus ja keskittyä maailmalla suurimpiin puutteisiin, jotka ovat rotareille merkittäviä, tarjota ohjelmavaihtoehtoja, joilla päästään sekä maailmanlaajuisiin että paikallisiin tavoitteisiin, lisätä osallisuuden tunnetta piiri- ja klubitasoilla siirtämällä enemmän päätösvaltaa piireille. Apurahojen rakenne. Uuden rakenteen mukaisesti Säätiö tarjoaa kahden tyyppisiä apurahoja: Rotarysäätiön piiriapurahat Yleisavustuksia piireille, joilla voidaan tukea pienempiä sekä paikallisia että kansainvälisiä projekteja. Piirit voivat käyttää näihin apurahoihin 50 %:iin asti käytettävissä olevia DDF-varojaan määrättynä rotaryvuonna ilman Säätiön sekaantumista asiaan. Rotarysäätiön maailmanlaajuiset apurahat Apurahojen ansiosta voidaan toteuttaa isompia projekteja yhdellä kuudesta keskittymisalueesta ja aikaansaada kestäviä ja suuria tuloksia: Rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja sanitaatio Äidin ja lapsen terveys Peruskoulutus sekä luku- ja kirjoitustaito Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen Klubit ja piirit voivat kehittää joko oman maailmanlaajuisen projektin jollakin keskittymisalueista tai valinnaisesti työskennellä yhdessä toisten kanssa sellaisen apurahan puitteissa, jonka Rotarysäätiö on kehitellyt yhdessä strategisten partneriensa kanssa. Klubien ja piirien kehittämät maailmanlaajuiset apurahaprojektit rahoitetaan sponsorien ja kaksinkertaistavan Maailmanrahaston apurahan avulla. Maailmanlaajuiset yhdistetyt apurahat kehittää Säätiö ja sen strategiset partnerit. Maailmanrahasto ja strateginen partneri huolehtivat 100 %:sti rahoituksesta ja rotarit toteuttavat projektin. Toteuttaminen. Tulevaisuussuunnitelma toteutetaan vaiheittain kunnes se on täysin käytössä 2013 14. Valitut piirit osallistuvat kokeiluvaiheeseen vuosina 2010 13. Tällä koevaiheella on seuraava aikataulu: 8 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
2010 11: Aloitetaan apurahojen myöntäminen kokeiluvaiheeseen osallistuville piireille. Noin 100 piiriä osallistuu kolmivuotiseen kokeiluun. 2011 12: Jatketaan apurahojen myöntämistä kokeilupiireille. Aloitetaan nykyisten säätiöohjelmien vaiheittainen poistaminen. 2012 13: Jatketaan apurahojen myöntämistä kokeilupiireille. Aloitetaan apurahamallin muokkaaminen kokeilupiirien palautteen pohjalta. Piireille annetaan oikeus osallistua näihin uusiin apurahoihin ja piirit koulutetaan. 2013 14: Aloitetaan uusien apurahojen myöntäminen maailmanlaajuisesti ja poistetaan vaiheittain jäljellä olevat Säätiön ohjelmat. Maailmalla Joissakin päin maailmaa rotaryklubit käyttävät paikallisia versioita lomakkeista TRF Global Contribution Form (123- EN) ja Multiple Donor Form (094-EN). Kysy klubisi eroavalta rahastonhoitajalta mitä lomakkeita klubinne käyttää. Lahjoitukset Rotarysäätiölle Rotarysäätiön ohjelmat saavat rahoituksensa ympäri maailmaa saatavista vapaaehtoisista lahjoituksista. Kun rotarit näkevät koulutusohjelmien, kulttuurivaihdon ja humanitaaristen hankkeiden erinomaiset tulokset, he ymmärtävät miksi Rotarysäätiön tukeminen on erittäin tärkeätä, kun maailmasta halutaan tehdä parempi paikka elää. Säätiölle annetut lahjoitukset voi osoittaa Vuosirahastoon, Pysyvään rahastoon tai PolioPlus-rahastoon. Lahjoitukset tulee tehdä lomakkeilla TRF Global Contribution Form tai Multiple Donor Form. PolioPlus ja Rotaryn 200 MUSD:n haaste. Rotareita kannustetaan lahjoittamaan PolioPlus-rahastoon, jonka avulla osaltaan toteutetaan Rotaryn 200 MUSD:n haaste polion hävittämiseksi. Klubeja kannustetaan lisäksi järjestämään erityisiä varainhankintatapahtumia PolioPlus-ohjelman tukemiseksi. Tästä rahastosta saaduilla apurahoilla rahoitetaan kansallisten rokotuspäivien järjestämistä sekä seurantatoimenpiteitä. Piirit voivat myös ohjata Piirirahastostaan rahaa Rotaryn 200 MUSD:n haasteeseen. Vuosirahasto. Rotarysäätiön ohjelmiin käytettävät rahat tulevat suurimmalta osalta Vuosirahastosta. Vuosirahaston varoja käytetään joka vuosi sellaisiin Säätiön ohjelmiin, kuten opintoryhmien vaihtoon, Hyvän tahdon lähettiläs -stipendeihin, yksinkertaistettuihin piiriapurahoihin ja kaksinkertaistaviin apurahoihin. Rotareita kannustetaan lahjoittamaan rahaa Rotarysäätiölle vuosittain. Tukeaksesi Jokainen rotari, jokainen vuosi (EREY) kampanjaa, sinun tulee tehdä lahjoituksesi Rotarysäätiölle rotaryvuoden alussa, kannusta jokaista klubin jäsentä tekemään lahjoituksen joka vuosi, kertoa jäsenille miten heidän lahjoituksensa Vuosirahastoon tukee Säätiön ohjelmia, joilla saadaan aikaan hyvää maailmassa, jakaa tunnustusta niille, jotka tukevat Rotarysäätiötä. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 9
Pysyvä rahasto. Pysyvä rahasto on Rotaryn pääomarahasto. Pääomaan ei kosketa ja vain osa tuotosta käytetään Säätiön ohjelmiin. Lahjoitukset Pysyvään rahastoon voivat olla suoranaisia rahalahjoja, arvopapereita, testamenttilahjoituksia tai elinkorkosopimuksia. Monet rotarit lahjoittavat huomattavia summia Pysyvään rahastoon. Ne rotarit jotka haluavat tukea rotarykeskusten ohjelmia voivat sen tehdä Pysyvän rahaston välityksellä. Jos klubissasi on jäsen, jolla on mahdollisuus tehdä suuri lahjoitus Rotarysäätiölle, ota yhteys alueelliseen Rotarysäätiön koordinaattoriin tai aluettasi palvelevaan alueelliseen Rotarysäätiön apulaiskoordinattoriin. Rotarysäätiön rahoitus Lahjoitukset rotareilta SHARE Piirirahasto (DDF) Säätiön ohjelmien rahoitus Sijoitusten tuotot Maailmanrahasto SHARE ja Piirirahasto (DDF). SHARE järjestelmän kautta Rotarysäätiön saamia lahjoituksia käytetään Hyvän tahdon lähettiläs -stipendeihin, kaksinkertaistaviin apurahoihin, opintoryhmien vaihtoon ja muihin säätiön ohjelmiin ja apurahoihin. Rotarysäätiön hallitus ottaa kaikki maailman rotarit mukaan säätiön ohjelmia koskevaan päätöksentekoon. Rotarysäätiö on ainoa säätiö, jossa lahjoittajilla on näin suuri mahdollisuus päättää varojen käytöstä. Jokaisen vuoden lopussa jaetaan kaikki kunkin piirin rotaryklubien Vuosirahastoon lahjoittamat varat kahteen rahastoon: 50 % siirretään Maailmanrahastoon 50 % siirretään Piirirahastoon (DDF) Maailmanrahaston osuuden Säätiö käyttää kustantaakseen maailmanlaajuisia ohjelmia, jotka ovat kaikkien rotarypiirien haettavissa. Näitä ovat opintoryhmien vaihto ja kaksinkertaistavat apurahat. Piiri maksaa Piirirahastostaan valitsemiensa säätiöohjelmien kustannukset. Rotarysäätiöllä on ainutlaatuinen varojen kierrätysjärjestelmä, jossa Vuosirahaston lahjoituksia käytetään ohjelmiin kolmen vuoden kuluttua rahojen vastaanottamisesta. Kolmen vuoden ajanjakso antaa piireille aikaa suunnitella ohjelmia ja valita osallistujat sekä antaa Säätiölle mahdollisuuden sijoittaa lahjoitukset. Sijoitusten tuotoilla maksetaan yleishallintokulut ja rahaston kehittämiskustannukset. 10 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
Piirin rotarysäätiökomitea päättää, kuinka Piirirahaston varoja käytetään neuvoteltuaan ensin klubien kanssa. Ota yhteyttä piirin rotarysäätiökomiteaan, jos haluat lisätietoja. Paikkakunnalta saatu rahoitusapu. Suurin osa Rotarysäätiön saamista lahjoituksista tulee rotareilta. Paikkakuntakohtaisesti voidaan myös lahjoittaa varainhankinnan avulla saatuja varoja tai erillisiä lahjoituksia. Harkitse suunnitelmia varojen keräämiseksi ja kannusta paikkakuntaa tukemaan klubiasi ja Rotarysäätiötä. Lisätietoja varainhankinnasta löydät Klubin palveluprojektikomitean opaskirjan varainhankintaosasta. Tunnustukset lahjoittajille. Lahjoituksesta myönnettävä vilpitön tunnustus on perusedellytys sille, että Rotarysäätiö saa lahjoituksia myös tulevaisuudessa. Rotarysäätiö antaa tunnustusta lahjoittajille myöntämällä tunnustuksen suoran lahjoituksen tai sitovan tulevan lahjoituksen antajalle. TUNNUSTUKSET ROTARYSÄÄTIÖLTÄ TUNNUSTUKSET YKSITYISHENKILÖILLE ROTARYSÄÄTIÖN SUSTAINING MEMBER PAUL HARRIS FELLOW -TUNNUSTUS MULTIPLE PAUL HARRIS FELLOW MEMORIAL PAUL HARRIS FELLOW MEMORIAL PAUL HARRIS -KUNNIAKIRJA MAJOR DONOR BENEFACTOR VUOSIRAHASTON TUNNUSTUSSTANDAARI THE ROTARY FOUNDATION BEQUEST SOCIETY CERTIFICATE OF APPRECIATION (JAETAAN MYÖS YRITYKSILLE) TUNNUSTUKSET KLUBEILLE 100 % ROTARYSÄÄTIÖN SUSTAINING MEMBER KLUBISTANDAARI (VUOSITTAIN) EVERY ROTARIAN, EVERY YEAR -STANDAARI (VUOSITTAIN) STANDAARI KOLMELLE PARHAALLE PER CAPITA VUOSIRAHASTOLAHJOITTAJAKLUBILLE (PIIREITTÄIN, VUOSITTAIN) 100 % PAUL HARRIS FELLOW KLUBISTANDAARI (PYYNNÖSTÄ) TARKEMPAA TIETOA TUNNUSTUKSISTA LÖYTYY HAKUSANALLA APPRECIATION AND RECOGNITION OPPORTUNITIES OSOITTEESTA WWW.ROTARY.ORG. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 11
L U K U 2 Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja Muistutus Vastaa liitteen 2 kysymyksiin ja keskustele niistä asioista muiden klubien virkatovereidesi kanssa piirineuvottelussa. Kun valmistaudut toimikauteesi komitean puheenjohtajana, ota selvää mitä klubin hallitus, jäsenet, piiri ja Rotary International odottavat sinulta ja komitealtasi. Sinun on syytä tehdä yhteistyötä eroavan komitean puheenjohtajan kanssa, ennen kuin otat toimen vastaan, jotta ymmärtäisit paremmin oman roolisi. Mieti seuraavia asioita: Mikä on tehtäväsi komitean puheenjohtajana? Miten rotarysäätiökomitea voi auttaa klubin jäseniä perehtymään Säätiöön? Miten voit käytännössä hallinnoida kunnolla Rotarysäätiön varoja? Miten voit auttaa komiteajäseniä työssään? Mitkä ovat komiteasi pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet? Komitean puheenjohtajana sinun tulee varmistaa, että komitea hoitaa tehtävänsä hyvin. Ennen toimikautesi alkua sinun tulee tehdä useita asioita, jotta olisit valmis tehtävääsi. Sen lisäksi, että osallistut piirineuvottelun koulutukseen, sinun tulee myös: käydä läpi koko opaskirja ennen piirineuvottelua perehtyä klubisi sääntöihin, jotta tunnet sen menettelytavat ja ohjeet valita komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJA 13
Muistutus Klubin presidentti on kaikkien komiteoiden itseoikeutettu jäsen. perehdyttää komiteasi jäsenet tulevaan vuoteen perustaa tarvittaessa alakomiteoita laatia toimintasuunnitelma, jonka avulla saavutetaan klubin rotarysäätiötavoitteet laatia tiedottamissuunnitelma toimikauttasi varten käydä läpi ja määritellä klubin pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet tulevan presidentin kanssa Kun valmistaudutaan hyvin, saadaan tulevana vuonna myös tuloksia. Otettuasi toimesi vastaan sinun tärkeimmät tehtävät komitean puheenjohtajana ovat seuraavat: Laadi komiteallesi talousarvio ja valvo sen toteutumista. Tee yhteistyötä klubisi muiden komiteoiden ja piirin vastaavan komitean kanssa toimissa ja aloitteissa, jotka koskevat useampaa piirin klubia. Suunnittele ja pidä komitean kokoukset ja muut kokoontumiset säännöllisin väliajoin. Seuraa komitean tavoitteiden toteutumista ja raportoi komitean tekemisistä ja hankkeiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Ota selvää eroavalta puheenjohtajalta sellaisista tehtävistä, joita on ehkä vain teidän klubissanne. Laadi oma lista säännöllisistä tehtävistäsi, sillä se pitää sinut ja komiteasi tehtävienne tasalla. Yllämainitut päätehtävät on selostettu seuraavassa kappaleessa. Komiteasi Valitse tulevan presidentin kanssa komiteassa vapautuville paikoille uudet jäsenet ja pidä suunnittelukokouksia ennen uuden rotaryvuoden alkua. Komitean jäsenet tulisi mahdollisuuksien mukaan nimittää kolmeksi vuodeksi jatkuvuuden varmistamiseksi. Komitean jäsenillä tulisi olla erinomaiset viestintätaidot. Uusien jäsenten tärkeitä ja huomioonotettavia ominaisuuksia ovat kansainvälinen kokemus, kokemus vapaaehtoistyöstä, kokemus varainhankinnasta. Kun komitean jäsenet on valittu, sinun tehtäväsi on valmentaa heidät tulevaa rotaryvuotta varten. Perehdytä komiteajäsenet tehtäviinsä seuraavasti: Kerro uusille jäsenille komiteasta ja sen menossa olevista aktiviteeteistä ja suunnitelmista. jotka liittyvät klubin strategiasuunnitelmaan. Pane jokainen uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kannusta verkostoitumaan muiden klubien komiteoiden kanssa käyttäen Rotarymatrikkelia. Tutustuta jäsenet komitean käytettävissä oleviin tietolähteisiin. Kerro jäsenille piirin aktiviteeteistä ja kokouksista. 14 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
Alakomiteat Maailmalla Klubien koot ja tavoitteet vaihtelevat ja ne voivat laatia komitearakenteen vastaamaan tarpeitaan. Klubin koosta ja tavoitteista riippuen voidaan rotarysäätiökomitea jakaa alakomiteoiksi, esimerkiksi alla olevan luettelon mukaisesti tai klubisi tarpeiden mukaisesti: Ohjelmiin osallistuminen Säätiön varainhankinta Jos klubinne on suuri, saatatte tarvita useampia komiteoita: Rotarysäätiön alumnit Vuosirahastolahjoitukset Apurahat Opintoryhmien vaihdot Pysyvä rahasto PolioPlus Rotaryn rauhanstipendit Stipendit Mieti, kuinka voit parhaiten hyödyntää sen, mitä jäsenet osaavat ja mistä he ovat kiinnostuneita ja anna heille sen mukaan tehtäviä. Pidä huolta siitä, että komitean jäsenet hoitavat ne tehtävät, jotka he ovat ottaneet vastaan ja anna heille tunnustusta ahkerasta työstä. Muistutus Klubien suunnitteluun on käytettävissä erilaisia välineitä, kuten Klubijohtosuunnitelma, Strategiasuunnittelun opas ja Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille. Tavoitteenasettelu Komiteasi puheenjohtajana vastaat siitä, että komitea asettaa ja toteuttaa tavoitteensa. Komitean tavoitteiden tulee perustua klubin pitkän aikavälin tavoitteisiin ja vuositavoitteisiin. Ajattele klubin strategiasuunnitelmaa ja mitä komiteasi voi tehdä toteuttaakseen siinä olevan vision. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubin tuleva presidentti arvioi yhdessä komiteoidensa kanssa klubin nykytilaa ja suunnittelee tulevan vuoden ja pitkän aikavälin tavoitteita. Jokaisella ehdotetulla klubikomitealla on oma osionsa suunnitteluoppaassa, joka pitäisi ottaa mukaan piirineuvotteluun, jossa sinulla on tilaisuus käydä sitä läpi tulevan presidentin ja muiden klubin johtohenkilöiden kanssa. Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille voidaan käyttää koko vuoden ajan, kun arvioidaan, miten asetettuihin tavoitteisiin ollaan pääsemässä. Opas tulisi käydä läpi aika ajoin ja tarvittaessa päivittää. Sellaisten tavoitteiden asettaminen, joilla on vaikuttavuutta. On tärkeää, että näissä tavoitteissa on otettu huomioon tarkoin se, mihin komitea pystyy ja mitä klubi havittelee. Siksi komitean tavoitteiden pitää olla seuraavanlaisia: Kaikki ovat niistä yhtä mieltä. Ne, jotka ovat suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. Neuvottele tavoitteista klubin hallituksen, sen jäsenten ja piirin johdon kanssa. ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJA 15
Tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen pitäisi olla konkreettinen niin, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. Tavoitteen tulee olla haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että se ylittää klubin aiemmat saavutukset. Tavoitteen tulee olla saavutettavissa. Klubin pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien puitteissa. Vertaa asettamianne tavoitteita aiempiin saavuttamiinne tavoitteisiin. Tavoitteen saavuttamisella pitää olla tarkka aikataulu. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Toimintasuunnitelma. Laadi yhdessä klubin hallituksen ja komitean jäsenten kanssa toimintasuunnitelma, joka määrittelee ne toimenpiteet, joilla kukin tavoite saavutetaan. Seuraavat toimenpiteet voivat auttaa suunnitelman tekemisessä: Aseta kullekin toimenpiteelle aikataulu. Päätä kuka on vastuussa kustakin toimenpiteestä. Määrittele kriteerit, joilla mitataan toimenpiteiden edistymistä ja onnistumista. Mieti, mitä resursseja ja välineitä klubilta, piiriltä tai RI:ltä on saatavilla. Ennen kuin ryhdyt toteuttamaan suunnitelmia, varmista, että teillä on tarpeeksi tietoa, työväkeä ja rahaa käytettävissä. Vertaa edellisten tavoitteiden saavuttamistuloksia nykyiseen suunnitelmaan ja muuta sitä tarvittaessa. Arvioi tavoitteet säännöllisesti. jotta varmistut siitä, että ollaan todella matkalla asetettuihin tavoitteisiin, joita tarvittaessa tarkistetaan. Motivointi. On tärkeää muistaa, että rotarit ovat vapaaehtoisia ja että heidän sitoutumisensa riippuu erittäin paljon henkilökohtaisesta motivaatiosta. Eräs sinun tehtävistäsi komitean puheenjohtajana on pitää jäsenet motivoituneina. Tässä muutama yleinen motivointikeino: usko siihen, että tavoite hyödyttää paikkakuntaa, klubia, piiriä ja Rotarya mahdollisuus toveruuteen tilaisuus verkostoitumiseen usko siihen, että tavoite on toteutettavissa ja että projekti tai toiminto onnistuu tehtävät ovat haastavia tai että ne edellyttävät asianomaisten erityisosaamista tunnustuksen antaminen komitean tavoitteiden eteen tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta Näiden motivointitekijöiden käyttö voi lisätä jäsenten sitoutumista Rotaryyn ja kannustaa heitä osallistumaan klubin toimintoihin yhä uudelleen. 16 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
Talousarvio Laadi ennen 1.7. talousarvio yhdessä komitean ja tulevan rahastonhoitajan kanssa, jotta teillä on käsitys siitä, mitä varoja komiteanne tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa. Ottakaa laadinnassa huomioon myös suunnitellut varainhankintatoimet. Varmista, että komitean tarvitsemat varat ovat mukana klubin talousarviossa. Valvo varojen käyttöä, maksusuorituksista ja raportointia sekä seuraa koko ajan komitean rahatilannetta. Kun pidät yhteyttä rahastonhoitajaan säännöllisesti, korjaavat toimenpiteet voidaan tarvittaessa tehdä ajoissa. Tiedonvälitys Ennen rotaryvuoden alkua sinun tulee sopia klubin muiden johtohenkilöiden kanssa viestintätavoista ja sopia kenen kanssa, koska ja kuinka hoidat yhteydenpidon seuraaviin tahoihin: Komitean jäsenet. Komitean tulee kokoontua säännöllisesti ja käydä läpi käytettävissä olevat resurssit, keskustella käynnissä olevista projekteista tai uusista aloitteista sekä suunnitella keinoja, joilla komitean ja klubin tavoitteet saavutetaan. Klubisi. Kerro klubin presidentille, hallitukselle ja jäsenille komiteasi aktiviteeteistä, toimintasuunnitelmista ja siitä, miten tavoitteisiin ollaan pääsemässä. Muut komiteat. Komitean työskentely vaikuttaa usein jonkun toisen komitean työhön. Tehokas viestintä tukee komiteoiden yhteistyötä, kun ne koordinoivat projekteja ja aloitteita. Rotarysäätiökomitean tulisi toimia yhteistyössä seuraavien komiteoiden kanssa, jotta klubin rotarysäätiötavoitteet saavutettaisiin: Palveluprojektikomitea (harkitaan yhdessä voidaanko säätiön apurahoja käyttää palveluprojekteihin) Julkisuuskuvakomitea (varmistetaan, että Säätiön projekteista ja jäsenten osallistumisesta tiedotetaan oikea-aikaisesti) Hallintokomitea (sovitaan rotarysäätiöohjelmasta neljästi vuodessa ja jaetan tunnustukset palvelusta ja lahjoituksista) Piirisi. Jos komiteasi tarvitsee opastusta tai tietoja, voit kääntyä piirin vastaavan komitean tai apulaiskuvernöörin puoleen. Alueesi. RI:n alueellinen Rotarysäätiön koordinaattori on käytettävissä avustamaan klubia rotarysäätiöasioissa. Tilaa RRFC:n tiedotuskirje tai blogi varmistaaksesi, että saat kaikki viimeisimmät oman alueesi Rotarysäätiön uutiset ja aloitteet. ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJA 17
L U K U 3 Tietolähteet ja resurssit Käytettävissä on monta tietolähdettä, jotka auttavat komiteaasi toteuttamaan tehtäväänsä. Käytä hyväksi Rotary Internationalin tuottamaa tietoa ja RI:n nettisivuilta löytyvää tietoa tai pyydä neuvoja rotaritovereiltasi ja ota yhteyttä RI:n henkilökuntaan. He osaavat ehkä vastata kysymyksiisi. Tietoa sisältäviä julkaisuja Muistutus Imuroi julkaisuja osoitteesta www.rotary.org/ downloadlibrary tai tilaa niitä osoitteesta shop. rotary.org, shop.rotary@ rotary.org tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Suomenkielisiä käännöksiä löydät osoitteesta www.rotary. fi/suoja. Rotarysäätiön pikaopas (219-FI) Rotarysäätiön ohjelmien ja palveluiden kooste. Rotarymatrikkeli Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n julkaisu, jossa tietoa piirien toiminnasta sekä toimihenkilöiden yhteystietoja. Every Rotarian, Every Year Club Success Kit (958-EN) Esitteitä, tarroja ja ohjeita klubeille vuosirahastolahjoitusten hankintaan. Official Directory (007-EN) Rotaryn maailmanlaajuiset yhteystiedot: RI:n ja säätiön virkailijat, komiteat, resurssiryhmät, sihteeristö, piirit ja kuvernöörit, klubit piireittäin aakkosjärjestyksessä. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille Klubin arviointia ja tavoiteasetantaa palveleva työkalu, jolla määrittelet klubin rotarysäätiötavoitteet (katso liite 1). TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 19
PolioPlus Brochure (323-EN) Maailmanlaajuisen polion hävittämisprojektin päivitystiedot, mm. viimeisimmät tapahtumat ja tilastot, selvitys Rotaryn ja partnereiden lahjoituksista sekä haasteista, joita meillä on jäljellä polion hävittämisessä maailmasta. Rotary s US$200 Million Challenge Brochure (986-EN) Esite kertoo rotareille ja ulkopuolisille tukijoille Rotaryn sitoumuksesta hävittää polio ja rohkaisee tukemaan Rotaryn varainhankintaprojektia. Rotaryklubin mallisäännöt Toimintaohje, joka täsmentää Rotaryklubin järjestysmuotoa. Rotarysäätiö TIEDOT 2011 (159-FI) Rotarysäätiön uusimmat tilastotiedot taskukoossa. Imuroitavissa osoitteessa www.rotary.fi/suoja. Rotary International and The Rotary Foundation Annual Report (187 EN) Edellisen rotaryvuoden vuosikertomus palvelutoiminnoista sekä taloutta koskevat tärkeimmät asiat ja päätapahtumat. The Rotarian RI:n virallinen kuukausittain ilmestyvä lehti, jossa kerrotaan klubien ja piirien projekteista, RI:n hallituksen päätöksistä ja RI:n kokouksista. Tämän lisäksi ilmestyy 31 alueellista rotarylehteä 25 kielellä ympäri maailman. Meidän alueemme lehti on Rotary Norden. TRF Global Contribution Form (123-EN) ja Multiple Donor Form (094 EN) Rotarysäätiön viralliset lomakkeet yksittäisten lahjoitusten tai yhteislahjoitusten lähettämistä varten. www.rotary.org Muistutus RI:n nettisivuilla löytyy nettitietolähteitä ja uusinta tietoa kaikesta rotarytoiminnassa. Imuroi ilmaisia julkaisuja, osta nettiluettelosta tai etsi rotaryklubien kokousaikoja ja -paikkoja. End Polio Now -sivut (www.rotary.org/endpolio) Yksityiskohtaista tietoa polion hävittämisen tilanteesta ja Rotaryn 200 MUSD:n haasteesta. End Polio Now -tiedotuslehti Joka toinen kuukausi julkaistava tiedote Rotaryn edistymisestä polion hävittämisessä, vapaasti imuroitavissa osoitteesta www.rotary.org. Gift Acceptance Policy Manual Yhteenveto Rotarysäätiön hyväksymistä lahjoituksista, mukaan luettuna lahjat Pysyvälle rahastolle. Tunnustukset RI:n ja Rotarysäätiön palkinto- ja tunnustusohjelmat, joihin kuuluvat Service Awards for a Polio Free World, Citation for Meritorious Service, Distinguished Service Award ja District Service Award. Rotary Code of Policies ja Rotary Foundation Code of Policies RI:n hallituksen ja Rotarysäätiön hallituksen vahvistamat menettelytapaohjeet, jotka tukevat RI:n järjestysmuotoa ja sääntöjä, ne tarkistetaan jokaisen RI:n hallituksen tai Säätiön hallituksen kokouksen jälkeen. Rotary E-Learning Center Yksilöllinen opiskelupaikka netin kautta ajankohdasta riippumatta. The Rotary Foundation (napsauta kohdasta About Us) Ajan tasalla oleva yksityiskohtainen tietolähde Rotarysäätiön ohjelmista; Every Rotarian, Every Year -varainhankintastrategioita; sekä palkitsemismahdollisuuksia. Useita vapaasti imuroitavissa olevia tietolähteitä. 20 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
ProjectLINK Hakutietokanta rotaryklubien ja piirien yhteiskuntapalveluprojekteista, jotka tarvitsevat rahoitusta, vapaaehtoisia, lahjoitettavia tuotteita tai partnereita Rotarysäätiön Matching Grant -projektiin sekä luettelo toteutuneista projekteista, joita voitaisiin käyttää esimerkkinä hyvistä käytänteistä. Käytettävissä olevat henkilöt Yhteystiedot ovat Official Directoryssa osoitteessa www.rotary.org, Rotarymatrikkelissa tai kuvernöörillä. Apulaiskuvernööri Rotari, jonka tehtävänä on auttaa kuvernööriä yhteydenpidossa tietyllä alueella oleviin rotaryklubeihin. Apulaiskuvernööri vierailee klubeissa vuosineljänneksittäin (tai useammin) ja vastaa kysymyksiin tai antaa neuvoja. Alueelliset Rotarysäätiön apulaiskoordinaattorit Rotarit, jotka on nimitetty avustamaan alueellista Rotarysäätiön koordinaattoria varainhankinnassa Vuosirahastoon ja Pysyvään rahastoon sekä ohjelmien toteutuksessa vyöhykkeellä/alueella. Kuvernööri RI:n toimihenkilö, jonka tehtävänä on kertoa klubillesi niistä keinoista, joilla klubisi saadaan toimimaan tehokkaammin. Piirin rotarysäätiökomitea Rotareita, jotka tukevat klubisi rotarysäätiötavoitteita. Piirin stipendialakomitean puheenjohtaja Piirin rotarysäätiökomitean jäsen, jonka tehtävänä on auttaa säätiön apurahojen hakemisessa. Hänen allekirjoituksensa vaaditaan ennen hakemuksen lähettämistä Rotarysäätiölle. Foundation Contact Center Säätiön henkilöstöä, joka on käytettävissä vastaamaan säätiötä koskeviin kysymyksiin s-postitse osoitteessa contact.center@rotary.org. Kansalliset PolioPlus-komiteat Kansallisella tasolla PolioPlustoimintaa tukevat rotarit, jotka välittävät projektianomuksia PolioPlus-ohjelmaan. Muut komiteoiden puheenjohtajat piirissä Klubien johtohenkilöitä, jotka voivat avustaa ja tukea klubisi projekteja ja aloitteita. Komiteoiden entiset puheenjohtajat ja johtohenkilöt Asiantuntevia rotareita, jotka voivat neuvoa sinua toimivuotesi suunnittelussa ja joita voidaan nimittää komitean toimintojen johtajiksi. Alueellinen Rotarysäätiön koordinaattori Rotari, joka toimii alueesi ensisijaisena rotarysäätiötukihenkilönä. Rotarysäätiön alumnikoordinaattori Rotari, jonka tehtävänä on, yhdessä alueellisen Rotarysäätiön koordinaattorin kanssa, alueellaan innostaa alumneja mukaan rotarytoimintaan. Rotary Foundation Development Services staff Henkilöt RI:n pääkonttorissa, jotka osaavat vastata kysymyksiin, jotka koskevat suoraan Säätiölle tehtäviä lahjoituksia ja niistä annettavia tunnustuksia. TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 21
Rotarysäätiön henkilöstö RI:n pääkontorissa ja Zürichin kansainvälisessä toimistossa olevat henkilöt, joiden tehtävänä on auttaa rotareita, klubeja ja piirejä Rotarysäätiön ohjelmia ja varainhankintaa koskevissa asioissa. Vyöhykkeen haastekoordinaattori Rotarit, jotka on nimitetty auttamaan klubeja ja piirejä varainhankinnassa Rotaryn 200 MUSD:n haasteeseen. Taloudelliset resurssit Klubin jäsenet Klubin rahankeräystoimet Klubin tai piirin säätiöt DDF eli Piirirahasto Lahjoitukset yksityisiltä ihmisiltä ja paikallisilta yrityksiltä Apurahat muilta säätiöiltä Humanitaariset apurahaohjelmat Rotarysäätiön apurahat klubin ja piirin humanitaarisiin projekteihin 22 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
Liite 1: Klubin rotarysäätiöosio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille Tammikuu 2011 Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubi arvioi nykytilaansa ja suunnittelee tulevan vuoden tavoitteita. Opas perustuu klubijohtosuunnitelmaan. Jokaisessa osiossa kuvatut toimintatavat ovat yleisesti käytössä olevia tapoja, joita klubi voi harkintansa mukaan käyttää, kun se pyrkii tavoitteisiinsa. Klubien toivotaan kehittelevän myös vaihtoehtoisia tapoja, joilla ne voisivat saavuttaa tavoitteensa. Tulevan presidentin tulee täyttää tämä lomake yhdessä klubinsa kanssa ja lähettää siitä kopio apulaiskuvernöörille 1.7. mennessä. Imuroi osoitteesta www.rotary.fi/suoja PDF-lomake suunnitteluoppaasta. ROTARYSÄÄTIÖ Nykytilanne Saatujen apurahojen lukumäärä: Yksinkertaistetut piiriapurahat: Kaksinkertaistavat apurahat: Hyvän tahdon lähettiläs -stipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Isännöity GSE-ryhmän jäsenten määrä: Ehdotettu Valittu Isännöity Rotaryn rauhanstipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Isännöity Kuluvan vuoden lahjoitukset PolioPlus-aktiviteetteihin: Kuluvan vuoden lahjoitukset Vuosirahastoon: Kuluvan vuoden lahjoitukset Pysyvään rahastoon: Klubin jäsenten lukumäärä, jotka ovat Paul Harris Fellows: Benefactors: Major Donors: TRF Sustaining Members: TRF Bequest Society: Klubin tiedossa olevat Rotarysäätiön alumnit: Tulevan tilanteen arviointi Klubimme on määritellyt seuraavat rotarysäätiötavoitteet tulevalle rotaryvuodelle (kuten ilmoitettu Fund Development Club Goal Report Form -lomakkeella): Varainhankinta polio-ohjelmaan: Major Donors: Lahjoitamme Vuosirahastoon: Benefactors: TRF Bequest Society: Klubimme osallistuu seuraaviin Rotarysäätiön ohjelmiin: Kuinka klubi aikoo saavuttaa omat rotarysäätiötavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme että rotarysäätiökomitean jäsenet ymmärtävät, millaisia säätiön ohjelmat ovat, ja että he ovat sitoutuneet edistämään Rotarysäätiön taloudellista tukemista. Autamme klubin jäseniä ymmärtämään, miksi lahjoitukset ovat säätiön ohjelmien kannalta tärkeitä. TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 23
Järjestämme klubissa Rotarysäätiötä koskevan esityksen vuosineljänneksittäin, erityisesti säätiön teemakuukautena marraskuussa. Pidämme joka viikkokokouksessa lyhyen rotarysäätiötietoiskun. Järjestämme jäsenille Rotarysäätiöstä kertovia esityksiä. Varmistamme, että klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja osallistuu piirin rotarysäätiöseminaariin. Käytämme Rotarysäätiön apurahoja klubin kansainvälisiin projekteihin. Annamme tunnustusta niille klubin jäsenille, jotka ovat tukeneet Rotarysäätiötä lahjoituksin tai osallistuneet Rotarysäätiön ohjelmiin. Kannustamme klubin jäseniä tekemään lahjoituksen Rotarysäätiölle joka vuosi. Osallistumme: Opintoryhmien vaihtoon PolioPlus Kaksinkertaistavaan apurahaohjelmaan Hyvän tahdon lähettiläs -stipendiaattiohjelmaan Yksinkertaistettuun piiriapurahaohjelmaan Rotaryn rauhanstipendiaatin tukemiseen Kutsumme Rotarysäätiön ohjelmiin osallistuneita ja entisiä stipendiaatteja osallistumaan klubin ohjelmiin tai aktiviteetteihin. Näiden lisäksi teemme (kuvaile): Käytännössä toimimme näin: 24 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJA
Liite 2: Piirineuvottelun keskusteluaiheita Käy läpi tämä opaskirja ennen kuin osallistut piirineuvotteluun, sillä se auttaa sinua koulutuksessasi, johon kuuluu alla mainittuja kysymyksiä koskevat ryhmäkeskustelut. Kun mietit näitä kysymyksiä, käy läpi opaskirjan aiempia osia lukuja ja keskustele eroavien ja tulevien klubin toimihenkilöiden kanssa ajatuksistanne. Mitkä ovat rotarysäätiökomitean tehtävät ja sinun tehtäväsi tämän komitean puheenjohtajana? Miten voimme kannustaa rotareita tekemään lahjoituksia Rotarysäätiölle? Millä tavoilla voimme kertoa rotareille Rotarysäätiöstä? Miten voit auttaa komitean jäseniä hoitamaan työnsä? Mitkä ovat komiteasi pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet? TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 25
Non-pilot piirit Muistilista 1: Yhteenveto Muistiinpanoja Täytetään piirineuvottelussa NOTES Rooli ja tehtävät Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... 26 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN SESSIOn 1: OPASKIRJA CLuB ADMInISTRATIOn COMMITTEE ROLE AnD RESpOnSIBILITIES 93
Non-pilot piirit Muistilista 2: Tavoitteet Täytetään piirineuvottelussa NOTES Käytä tätä muistilistaa suunnitellessasi pitkän aikavälin tavoite ja vuositavoitteet kolmelle seuraavalle vuodelle, jotta pitkän aikavälin tavoitteet voidaan saavuttaa. Varmista seuraavat tavoitteita koskevat asiat: Kaikki ovat niistä yhtä mieltä. Ne, jotka ovat olleet suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. Tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen pitäisi olla konkreettinen niin, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. Tavoitteen tulee olla haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että se ylittää klubin aiemmat saavutukset. Tavoitteen tulee olla saavutettavissa. Rotareiden pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien puitteissa. Tavoitteen saavuttamisella pitää olla tarkka aikataulu. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Sinun tulee jatkaa näiden alustavien tavoitteiden määrittelyä klubitiimien kanssa ja käyttää hyväksi Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille liitteessä 1. Pitkän aikavälin tavoite (klubisi tavoite kolmen vuoden kuluttua tästä hetkestä): Vuositavoite vuonna 1: Vuositavoite vuonna 2: Vuositavoite vuonna 3: 104 SESSIOn 2: CLuB ADMInISTRATIOn COMMITTEE DEvELOpInG GOALS TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 27
Non-pilot piirit Muistilista 3: Toimintasuunnitelma Täytetään piirineuvottelussa NOTES Kirjoita alla olevaan tilaan yksi vuositavoite tavoitteittesi muistilistasta. Määrittele sen jälkeen tarvittavat toimintavaiheet tämän tavoitteen toteuttamiseksi, merkitse vastuuhenkilö kullekin vaiheelle, aikaraja, edistymistä kuvaavat asiat ja tarvittavat resurssit. Vuositavoite: Toiminto 1. Vastuuhenkilö Vaiheen kestoaika Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Tarvittavat resurssit: 28 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN SESSIOn OPASKIRJA 2: CLuB ADMInISTRATIOn COMMITTEE DEvELOpInG GOALS 105
Non-pilot piirit Täytetään piirineuvottelussa Nonpilot Muistilista Districts 4: Rotarysäätiökomitea Case-harjoitus NOTES Lue alla oleva Case-harjoitus ja laadi sen jälkeen vaiheittainen rotarysäätiösuunnitelma South Mountain rotaryklubille. Käytä siihen seuraavan sivun Case-harjoituksen toimintasuunnitelmaa. Mieti luettelon kysymyksiä laatiessasi suunnitelmaa. South Mountain rotaryklubi sijaitsee 42 000 asukkaan kaupungissa. South Mountain on vauras asuinpaikkakunta. Siellä on kymmenittäin kukoistavia vähittäiskauppoja ja kasvava määrä pieniä teollisuusyrityksiä. Useimmat asukkaista käyvät työssä lähikaupungissa, joka on kasvava, yli 3 miljoonan asukkaan suurkaupunki. South Mountain rotaryklubilla on 60 jäsentä, joilla näyttää olevan yhä vähemmän aikaa Rotaryn toimintoihin. Siitä huolimatta klubi on hyvin aktiivinen paikkakunnalla. Se tukee aktiivista interact-klubia paikallisessa koulussa, järjestää vuosittaisen varainkeräyksen tukeakseen paikallista ruoanjakelupistettä sekä auttaa järjestämään vuotuisen rokotuskampanjan Maailman terveyspäivänä. Huolimatta näistä onnistuneista paikallisista tapahtumista, South Mountainin klubin jäsenet eivät ole tehneet paljon mitään tukeakseen Rotarysäätiötä. Viime vuonna monet jäsenet miettivät, pitäisikö ruveta yhteistyöhön apurahan hakemisessa toisessa maassa sijaitsevan klubin kanssa, mutta asiasta ei loppujen lopuksi tullut mitään, koska heillä oli vaikeuksia tiedonkulussa partneriklubin kanssa. South Mountainin klubi on ollut jatkuvasti piirin pienimpien lahjoitusten antajia eikä se ole saavuttanut lahjoitustavoitettaan Vuosirahastoon viimeisinä neljänä vuotena. Hiljattain eräs Rotaryn vapaaehtoisena palvellut rotari teki suurehkon lahjoituksen Rotarysäätiölle, sillä hän oli itse kokenut palvelemisen edut Rotarysäätiön palvelun kautta. Toinen jäsen liittyi klubiin, koska hänellä oli muutamaa vuotta aikaisemmin positiivinen kokemus GSE-ryhmän jäsenenä. Useimmille South Mountainin klubin jäsenille Rotarysäätiö on kuitenkin aina vain mysteeri. Miten voidaan edistää klubin jäsenten rotarysäätiötietoutta? Mitä resursseja klubi voi käyttää hyväkseen? SESSIOn 3: CLuB ROTARY FOunDATIOn COMMITTEE TIETOLÄHTEET CASE STuDY JA RESURSSIT ExERCISE 29 249