OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUS 1/2015 PÖYTÄKIRJA Aika 15.1.2015 klo 18:45 Paikka DG Osakuntatilat Läsnä 9 (Joonas Ollila, Jenni-Maria Käki, Sofia Rahikainen, Esa-Pekka Helanne, Pasi Pykälistö, Tiina Heikkilä, Aapo Jussila, Aleksi Leppänen ja Salli Ahtiainen) Kokouksen avaus Kokous avattiin klo 18.45. 1. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2. Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin muutoksin. Kevään kokouksien ajankohtia ei vielä sovita, koska matkoilla olevan puheenjohtaja Sini Leppäsen aikatauluja ei tiedetä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja kiersi. 4. Hallituksen järjestäytyminen Päätettiin, että mikäli kokouksesta myöhästyy tai kokoukseen ei pääse ja siitä ilmoitetaan liian myöhään (alle puoli tuntia ennen kokousta), seuraa kakkusakko. Ilmoitukset esteistä ja myöhästymisistä hallituksen puheenjohtajalle tai kuraattorille. Päätettiin alustavasti pitää hallituksenvaihtokaronkka perjantaina 13.2.2015. Pidettiin tutustumisleikki, jossa jokainen sai kuvailla lempiväriään kolmella eri adjektiivilla. 5. Ilmoitusasiat Saapunut posti: Yhteinen vuosijuhlakutsu tuli Savolaiselta ja Karjalaiselta Osakunnalta, lisäksi ÖFN ja Suomen kulttuurirahasto lähettivät vuosijuhlakutsut. Humanisti-lehti Suomen Kulttuurirahaston vuosikertomus Menneet tapahtumat:
6. Talous Osakunnan kokous 11.12. (15 osallistujaa) Pikkujoulut 12.12. (33 osallistujaa) Saunailta 13.12. (13 kyolaista) Abi-info Karhulassa 16.12. (2 esittelijää) HTK:n siivouspäivä ja kokous 17.12. (siivouspäivässä 2 ja kokouksessa 3 kyolaista) Vuosijuhlakokous 17.12. (4 osallistujaa) Seniorien glögit 18.12. (1 kyolainen) KyOOSin tenttikaljat 19.12. (10 osallistujaa) Tapanintanssit 26.12. (pohjoisessa 7 ja etelässä 14 osallistujaa) Uudenvuodensitsit 31.12. (13 osallistujaa) Toinen HTK:n kokous 13.1. (3 kyolaista) Inspehtorikahvitus 14.1. (21 osallistujaa) 7. HTK-asiat Kotkan kaupunki varaa osakunnalle 400 euroa (100 e vähemmän kuin vuosi sitten ), tilillä on noin 1225 euroa. HTK kokousti tiistaina 13.1., karjalaisilla täytettynä vain yksi kolmesta paikasta. Palautekysely on käsitelty. Lehtiä ei päätetty lopettaa, koska palautteen perusteella niitä myös luetaan. Pikkujoulut pidetään perjantaina 27.3.2015 Lattiat vahataan ennen vuosijuhlia ja HTK selvittää, voisiko vahauksen tehdä yhdessä osassa jolloin se olisi edullisempaa. Uusi siivooja on valittu. HTK:n talousarvio pyritään esittelemään osakunnille lokakuussa, jotta osakuntien budjetointi olisi helpompaa. 8. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelma hyväksyttiin esitettäväksi muutoksin osakunnan kokouksessa 22.1.2015. 9. 82. vuosijuhla Kutsut ovat pääosin lähteneet, loput odottavat postimerkkejä ja kuoria. Budjetti on hieman miinuksella ja vuosijuhlatoimikunnan kokouksen ajankohtaa pohditaan parhaillaan. SavO-Karjalaiset haluaisivat pitää Kymenlaakson Osakunnan kanssa
yhteiset tanssiharjoitukset ja se sopii jos saamme jonkun opettamaan tansseja. Stipendihaku on avattu. 10. Ehdotukset kunniajäseniksi sekä ansiomerkkien ja värienkanto-oikeuksien saajiksi Ei ehdoteta kunniajäsenyyksiä tai ansiomerkkien saajia osakunnan kokoukselle. Värienkanto-oikeuksia ei myönnetä. 11. Kulkuluvat ja avaimet HTK:ssa keskusteltiin ja hallituksessa päätettiin, että 24h lupia annetaan harkiten. Ne myönnettiin HTK:n puheenjohtajalle, kuraattorille, hallituksen puheenjohtajalle, taloudenhoitajalle, molemmille isännille, emännälle ja sihteerille. Lopuille virkailijoille myönnettiin kulkulupa 8-22 ja avainten vaihto tapahtuu torstaina 22.1. osakunnan kokouksessa. 12. Tulevat tapahtumat Osakunnan kokous torstaina 21.1. klo 18.30 Kansalaisten metroajelu 24.1. 26.1. Vanhan talousvaliokunnan kuittitarkastus 30.1. Virkailijainvaihtokaronkka Seuraava hallituksen kokous torstaina 29.1. klo 18.30, paikkana DG:n osakuntatilat tai Seppele 13. Muut esille tulevat asiat Inspehtorikahvitusten budjetti hyväksyttiin Toiminta-avustushakemuslomake on auennut Ensi tiistaina 20.1. voi tulla hakemaan haalareissa Helsingin yliopiston metroaseman kunniaksi tehdyn haalarimerkin Kampuskohtaamiset ensi viikon keskiviikkona 21.1.2015 14. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 20.36
Puheenjohtaja Sihteeri 15. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 20.36 Puheenjohtaja Sihteeri Päätökset: Tähän kasataan kokouksessa päätetyt asiat, eli kaikki kohdat joissa päätettiin. Helpottaa päätösluettelon tekoa vuoden loputtua ja myös toiminnantarkastuksia sekä arkistossa pöytäkirjojen selaamista. Liitteet: Tähän nimetään kaikki kokouksessa käsitellyt dokumentit. Etenkin kaikki taloudelliset ja juridisesti sitovat, tärkeät dokumentit. Esim. talousarviot, taseet, anomukset, valtakirjat, sääntömuutos ehdotukset, äänestysliput suljetussa kuoressa jne. Myös muuta kokouksessa käsiteltyä materiaalia on hyvä liittää liitteiksi, niin myöhemminkin arkistossa ja historiankirjoitusta tehtäessä selviää, mistä oikein on keskusteltu. Kunkin kokouksen esityslista pitää liittää liitteeksi!
HUOM! Allekirjoitusten kanssa pitää samalla sivulla olla vähintään yksi kokouksessa käsitelty kohta (käytännössä kohta Kokouksen päättäminen ). Hallituksen pöytäkirjat eroavat siten, että pöytäkirjan tarkastajia ja ääntenlaskijoita ei valita ja osa sihteereistä tykkää myös luetella kaikki paikallaolijat sekä heidän tittelinsä alussa kohdassa Läsnä (tyyliin kuraattori Joonas Ollila sihteeri Tiina Heikkilä ) Voi myös luetella pelkästään kuinka monta ihmistä oli läsnä.