LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(6) HALLITUKSEN KOKOUS 11/ 2014 PÖYTÄKIRJA Aika 18.09.2014 klo 17.30 30.9.2014 Paikka Turku, Partiotoimisto Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Jussi Elo viestintäryhmä Maarit Heikkinen alueryhmä poistui klo 20.00 8 aikana Laura Kajala koulutusryhmä saapui klo 18.30 6 aikana Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Sakari Warro projektitoiminta Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 31.8.2014 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirjat on toimitettu hallituksen jäsenille kokouskutsun liitteenä ja julkaistu piirin wwwsivuilla. 4. Työjärjestys Hyväksyttiin pöytäkirja. Puheenjohtaja esittelee kokouksen työjärjestyksen ja esityslistan. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. 6. Lippukuntapäivä 2014 Kuullaan Lippukuntapäivän valmistelusta. Päätettiin merkitä tiedoksi vuoden 2014 lippukuntapäivän valmistelun tilanne. Todettiin, että vuonna 2015 lpk-päivässä on osallistumismaksu, jotta puhujien palkkioihin/matkakuluihin pystytään varautumaan enemmän. Lisäksi päätettiin, että vuonna 2015 lippukuntapäivän teemana on avoimuus.
2(6) 7. Talousasiat 1 Adventtikalenterien myyntikampanjan tilanne. Päätettiin merkitä tiedoksi adventtikalenterien myyntikampanjan tilanne. 2 Talousarvio 2015 Kuultiin talousarvion valmistelutilanteesta ja jatketaan valmistelua. Talousarviosta tehdään päätös erillisessä kokouksessa 29.9. 8. Toiminnansuunnittelu 2015-2016 Käydään läpi toiminnansuunnittelun tilanne. Varapuheenjohtaja Mika Kuusisto esittelee. Kuultiin varajohtajan esitys toiminnansuunnittelun tilasta ja päätettiin hyväksyä toimintasuunnitelma tehdyin muutoksin. Lisäksi päätettiin toteuttaa webropol kysely lippukunnille ikäkausien osallistumisesta seuraavalle piirileirille. 9. Lounais-Suomen Partiopiirin strategia vuoteen 2018 Käydään läpi strategian tilanne. Merkittiin tilanne tiedoksi. Strategiasta tehdään päätös erillisessä kokouksessa 29.9. 10. Vaalit syksyllä 2014 1 Lounais-Suomen partiopiirin vaalitoimikunnan raportti syyskokouksen 2014 ehdokastilanteesta. 2 3 Kuultiin, ettei ehdokkaita ole ja että vaalitoimikunta haastattelee erovuorossa olevia lähiaikoina. Merkittiin raportti tiedoksi. Partioneuvoston jäsenten valinta. Päätettiin syyskokoukselle tehtävästä esityksestä Partioneuvoston jäsenten valinnassa, niin että kaksi jäsentä olisi piirihallituksesta ja yksi sen ulkopuolelta. Todetaan Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n hallituksesta erovuorossa olevat ja keskustellaan tarvittavista toimista. Erovuorossa ovat tai vaaleissa valittavana olevat uudet ministerin pestit: Partioneuvoston puheenjohtaja, hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä kansainväliset yhteydet, kansainvälinen asiamies WAGGGS, kansainvälinen asiamies WOSM, kasvatus, vapaaehtoistuki, viestintä että yhteiskuntasuhteet. Merkittiin tiedoksi keskustelu ja erovuorossa olevat. 11. Piirin toiminnanalojen nosto Todetaan piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista päälimmäisenä: Alue: Viime ph:n jälkeen ei aluetoiminnan omia kokouksia 2.9.2014 pohdittiin lisää uusia ao-pestejä eli ao-parien työnjakoa piirivastaavan ja lpkvastaavan nimikkeillä. Pesteistä tiedottaminen&rekry aloitetaan lpk-päivässä. Kissen kanssa aloitetaan PJ:n pestin siirtäminen ma 22.9.2014 Kymmenyksille pestattu uusi AO, Porin AO aloittanut pestissä (pestikeskustelu 6.10.2014) ja pestaamista odottaa AO joko Pohjois- tai Etelä-Turkuun PaTu-kurssille ennätysmäärä osallistujia (ainakin 18). Vuoden aikana pidetty myös jo kaksi alueellista koulutusta, joissa porukkaa ollut suunnilleen saman verran uusia aikuisia todella on olemassa.
3(6) Vuoden 2015 ohjaajatapaaminen luottissemman kanssa samana viikonloppuna. Samassa yhteydessä AO/piirivastaavien eka yhteinen setti lpk-tuki OO&KO:iden kanssa. Aluevaliokunnan AO-täydennyskoulutus 15.11.2014 Koulutus: Ensimmäinen Laajennettu KR syyskuun 25. päivä. Kutsuttuna kurssijohtajat, Ko-Gi - ohjaajat, Luottisryhmän jäsenet, tulevaisuudessa myös uudet alueohjaajat (piirivastaavat) Tulevassa kokouksessa käydään läpi mm. sisällöltään uudistettuja pj-kursseja ja niistä kerättyjä palautteita. Tulevaisuudessa oma sisältökokonaisuus Ko-Gi -ohjaajille ja alueohjaajille. Rekrytointi KR:ään on alkanut, kyselyitä tullut jo mukavasti Lippukuntapäivän suunnittelut ja koulutukset ok Ohjelma: Hämeen ohjelmaministerin kanssa on oltu yhteydessä ja sovittu SP:n laajennettujen yhteydessä käydä läpi molempien piirien tarjonta 2015 ja pohditaan voisiko jotain tehdä yhteistyössä. Häme oli kiinnostunut tarpojaleiristä. Syyskisat menneet odotuksiin nähden hyvin. Yksittäisiä kommentteja tullut sieltä sun täältä. Kisoihin yritetään saada järjestäjille startti/tsekkaus/palautekokous ja palautepohjat yms. Emit -järjestelmän hankintaehdotus: budjetoidaan uudet laitteet vuodelle 2015 ja samalla selvitetään tarkemmin suunnistusjärjestön vuokrausehtoja. Mikäli vuokraus 100 3pv (nouto,kisa,palautus) niin kokeillaan vuokrausta 2015, mikäli vuokraus 100 1 pv (eli 300e kisa) hankitaan uudet laitteet piirille. Kevät- ja syyskisojen palkintojen jako lippukuntapäivässä. L-SP työstää S2014/K2015 valtakunnallisen supe- ja seikkailijakisapaketin, joka tulee käyttöön 2016. Kasvatuksen inspiraatioon olisi ollut kiinnostuneita, mutta lippukuntapäivä sekoittaa kuvioita eli ei lähtijöitä. Talous: SP:n jaettavat kalenterit: yhteistyössä kummien kanssa ainakin Turussa, Satakunnassa myös, muttei kummit välttämättä mukana, viikolla 46. Anniina Palola vastaa vastaa Kalenterikampanja: kettupalkinnot: sekalaista settiä, voi valita mieleisensä, ei tarvitse tilata Heijastimet: ei tilata tänä vuonna, tonttumerkki. Kauppakeskuskontaktointi koetaan huonoksi, asiaa on pohdittu puolin ja toisin. Koulutukset ensi viikolla (Turku, Pori ja LPK-päivä) Suuri IT-keskustelu: kuksan tilanne/aikataulu Polku vain lukutilassa (kokonaan kiinni vuoden 2014 lopussa) IT-strategia TA Hallinnon kuluja tarkasteltu webex-kokouksessa 17.9. Viestintä: SP:n viestinnän koulutuspäivä 11.10. Sisältöinä verkkoviestintä ja some. Viestinnän ensimmäinen tapahtumatarjotinkoulutus tilattu. Kriisiviestintää Altti-alueelle. Perustettu uusi jaosto vastaamaan sosiaalisesta mediasta. Määrittelytyö käynnissä. Repolaisen päätoimittajan ja vivijaoston puheenjohtajan pestit menossa hakuun. L-SP mukana TurkuAMK:n Capstone-hankkeessa, jossa kehitetään sovelluksia. Päädytty partion mielikuvaa parantavaan peliin. LPK-päivään tulossa Instagram-kilpailu. Tykätyin kuva voittaa jotain kivaa.
4(6) Projektit: Piiru14 Leirin loppuraportin aikataulu edelleen syyskuun loppu Ohjausryhmä on kokoontunut viimeisen kerran Koosti suppean jakelun loppuraportin, jonka Timo toimittaa PH:lle Timo hoitaa leiristaabin muistamiset syyskokoukseen Kasvu: Toteutetaan kysely uusille partioon liittyneille ja heidän vanhemmille marraskuun aikana. HuHu15 Ohjausryhmä piti järjestäytymiskokouksen Toimeksianto on työn alla Staabilla kokous tulevana sunnuntaina Tekevät excursion Ahtelaan Staabissa hyvä fiilis! Talvileiri2016 Rekryilmoitus julkaistu Ei vielä hakemuksia Zoonoosi Kysymykset lähetetty yliopistolle (lääketieteeliset) Vastauksia odotellaan edelleen Kysymyksiä lähetetty kahdelle lakimiehelle Vastauksia odotellaan Päätetään merkitä toiminnanalojen nostot tiedoksi. 12. Suomen Partiolaisten toimintasuunnitelma 2015 Suomen Partiolaiset on pyytänyt piireiltä kommentit liitteenä olevaan toimintasuunnitelmaehdotukseen 20.9. mennessä Varapuheenjohtaja Mika Kuusisto esittelee. Päätettiin kommenteista SP:n toimintasuunnitelmaan 13. Tulevaisuusseminaari 2014 Partion tulevaisuusseminaari 2014 jäljestetään 20.-21.9. Kiljavan leirikeskuksessa Nurmijärvellä. Keskustellaan siihen liittyvistä asioista. Merkittiin keskustelu tiedoksi. 14. Syyskokous 2014 1 Lounais-Suomen partiopiirin syyskokouksen järjestelyt. 2 Kuultiin syyskokouksen järjestelyistä, tilat ovat varattu Rauman Lyseon lukiosta ja toiminnanjohtaja selvittelee kokouskahvien tuottajaa paikallisilta partiotoimijoilta, merkittiin tiedoksi. Syyskokouksen esityslistan ja menettelytavan hyväksyminen. Hyväksyttiin liitteenä oleva syyskokouksen esityslista ja menettelytapa. 15. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Ei nimetty ryhmien jäseniä tai jaostojen puheenjohtajia
5(6) 16. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Varsinais-Suomen Liiton järjestämä nuorisojärjestöjen tapaaminen 11.9. 2. Kutsu Jämijärven Miilunvartijat 30 v. 11.10.2014 3. Porin kaupungin ja Partiopiirin yhteistyöneuvottelu 16.9.2014 4. Satakunnan lapsi- ja nuorisopoliittinen foorumi 16.9. 2014 Päätettiin merkitä tiedoksi asiat. 17. Tapahtuneet -luettelo Piirin Tapahtuneet luettelon hyväksyminen 1.1.-31.8.2014 väliseltä ajalta. Siirrettiin seuraavaan kokoukseen ja sovittiin, että tapahtuneet luettelo tulee hyväksyttäväksi PH:n kokouksiin kuukuasittain. 18. Markkinointisuunnitelma Lounais-Suomen Partiopiirin markkinointisuunnitelma Viestintäministeri Jussi Elo esittelee Siirretään joulukuun Piirihallituksen kokoukseen. 19. Muut mahdolliset asiat 1 Piirihallituksen ja toimiston välisen kokouksen päätökset esitys 2 3 4 Vahvistetaan piirihallituksen ja toimiston välisen kokouksen päätökset ja sovitaan niiden täytäntöönpanosta. Louna-Jukolan yhteistyöpyyntö (llite) Valtuutettiin projektiministeri pohtimaan, miten piiri voisi olla mukana ja päätettiin vastata lokakuussa yhteistyöstä Louna-Jukolan kanssa. Vuosiseloste Sovittiin, että luodaan Google Drive tiedosto, jonne voi kirjata ylös vuosiselostetta varten kysymyksiä. Lounais-Suomen Partiopiirin vartioiden kilpaileminen Raulin riimit SM kilpailussa. Partiotaitokilpailujen säännöt 9 : Järjestävän piirin vartiot saavat kilpailla kaikissa sarjoissa ja piirien välisessä kilpailussa, mikäli järjestävän piirin piirihallitus näin sallii. : Piirihallitus päättää, että Lounais-Suomen Partiopiirin vartiot saavat osallistua Salossa 4.- 5.10.2014 järjestettävään Raulin riimit SM-kilpailuun. 5 Yhdistyksen jäsenyysasiat Salossa toimiva Salon Leiriveikot niminen lippukunta on rekisteröitynyt nimellä Salon Leiriveikot ry ja se on merkitty PRH:n yhdistysrekisteriin 05.5.2014 rekisterinumerolla 212.565. Lippukunta anoo piirin jäsenyyttä. Liite Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelee Hyväksyttiin yksimielisesti Salon Leiriveikot ry:n jäsenanomus liitteen mukaan ja poistetaan partiolippukunta Salon Leiriveikot lippukuntaluettelosta.
6(6) 20. Seuraavan kokouksen aiheita Ta, strategia ja piirileirikysely. 21. Seuraava kokous Piirihallituksen seuraava kokous 29.9. (WebEx) klo 18 Päätettiin kokouksen valmistelusta 22. Kokouksen päättäminen Laura Kajala päätti kokouksen. Pöytäkirjan vakuudeksi Mari Kousa Puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila Sihteeri