Tervetuloa Vaikuttavaa -kiertueelle! Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 1

Tervetuloa Vaikuttavaa -kiertueelle! Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 1

Kehitämme yhdessä suomalaista hyvinvointia RAY:n pelitoiminnan tuotot käytetään terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistämiseen (ArpL 17 ) Raha-automaattien, kasinopelien ja pelikasinotoiminnan tuotto käytetään avustusten myöntämiseen oikeuskelpoisille yleishyödyllisille yhteisöille ja säätiöille. (ArpL 22 ) (Lisäksi erikseen säädetyt momenttikohtaiset tarkoitukset; sotien veteraanien kuntoutus ja hoito sekä näkövammaisten kirjaston perustamismenot.) Avustuksia myönnetään oikeuskelpoisille yleishyödyllisille yhteisöille ja säätiöille terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistämiseen (Laki raha-automaattiavustuksista 1 ) Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 2

Miksi seuranta on järjestöjen ja RAY:n yhteinen asia? Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 3

Tuotot kehittyvät toistaiseksi, myös ottajia riittää Enemmistö suomalaisista kannattaa RAY:n yksinoikeusasemaa Kannatus kotimaassamme perustuu siihen, että tuotot käytetään yleishyödyllisiin tarkoituksiin. Järjestöjen ja RAY:n on kyettävä yhdessä yhä selkeämmin osoittamaan, että avustuksiin käytetyt varat todella luovat hyvinvointia. RAY pyrkii hoitamaan oman tonttinsa rahapelitoiminnassa niin, että avustuksiin käytettävissä olevien varojen kasvu on kestävää ja pitkäjänteistä Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 4

Mitä voimme tehdä yhdessä? Kumppanuus Yhä parempien hankkeiden rahoitus Verkostoituminen, innovatiivisuus, avautuminen Viestintä Loppuhyötyjien esille nostaminen kuka avustetusta toiminnasta hyötyy ja mitä se merkitsee? Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 5

Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 6

Ohjelma 9.30 Seurantajärjestelmän esittely 11.00 Järjestöpuheenvuoro 11.30 Lounas 12.30 Valvontajärjestelmän kehittäminen - uudistetut valvontalomakkeet 15.00 Tilaisuus päättyy Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 7

Mitä on RAY:n seuranta? Uudet arviointi- ja raportointimenetelmät Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 8

RAY:n toimintaa säädellään laeilla ja asetuksilla Mm: Arpajaislaki Laki raha-automaattiavustuksista Asetukset ja luvat Valtioneuvoston asetus Raha-automaattiyhdistyksestä Valtioneuvoston asetus Raha-automaattiyhdistyksen rahapelien toimeenpanosta SM:n asetus Raha-automaattiyhdistyksen rahapelien pelisäännöistä Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 9

Myös seurannan lähtökohta löytyy laista 21 Rahapeliyhteisön valvontatehtävä Rahapeliyhteisön on huolehdittava avustuksen asianmukaisesta ja riittävästä valvonnasta hankkimalla avustuksen käyttö- ja seurantatietoja sekä muita tietoja samoin kuin tekemällä tarvittaessa tarkastuksia. Rahapeliyhteisön on sopivalla tavalla seurattava myönnettyjen avustusten käytön tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä niiden vaikutuksia kilpailuun ja eri väestöryhmien asemaan samoin kuin niiden muita vaikutuksia. Rahapeliyhteisön on määräajoin arvioitava avustusten tarpeellisuutta ja kehittämistarpeita. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 10

Seuranta ei valvo vaan kehittää Seurannan tavoitteena on Auttaa löytämään ja levittämään hyviä käytäntöjä. Paneutua syvällisemmin juurruttamisen haasteisiin. Välttää uusimasta vähemmän onnistunutta tekemistä. Seurannan välineitä ovat Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys (osa vuosiselvitystä) Projektin loppuraportti Asuntojen ja asukasvalinnan selvitys Erillisselvitykset (valitut kohteet) Valvonta tekee kuluseurantaa ja laillisuusvalvontaa sekä seuraa kilpailuvaikutuksia. Selvityslomake on kehitetty yhteistyössä järjestöjen kanssa. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 11

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitykset kuinka usein? Vuosittain C-projektit Joka toinen vuosi Ak-toiminnot 3-5 vuoden välein Yleisavustukset Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 12

Ensimmäiset askeleet vuonna 2013 2013 pyydetään ensimmäiset kohdekohtaiset tuloksellisuus- ja vaikutusselvitykset osana vuosiselvitystä. Vuonna 2013 seurannassa ovat mukana Ak-toiminnot (ainakin kaikki yli 100 000 euroa), eli noin 350 kohdetta Emma & Elias -ohjelman kohteet Selvitys lähetetään sähköpostitse Seurantavastaava soittaa ohjeet perään RAY:n seurantavastaavat analysoivat kaikki vastaukset. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 13

RAY:n seurantatiimi Janne Jalava, seurantapäällikkö Tuomas Koskela, Erityisasiantuntija, järjestötoiminnan tukeminen, ohjelmien arviointi, erillisselvitykset, kehittäminen Anne-Mari Tuominiemi, avustusvalmistelija, ohjelmien seuranta Emma & Elias Satu Niemelä, tarkastaja, Kriisiauttaminen, ohjelmien seuranta Anne Merjovaara, seurantavastaava, tiimi 1 Viestinnällinen vaikuttaminen, palvelujärjestelmien kehittäminen, loma- ja leiritoiminta Seuranta-Sepi Tiimin maskotti Samuli Koiso-Kanttila, seurantavastaava, tiimi 2 Asumisen edistäminen ja kehittäminen, ryhmämuotoinen tuki Ulla Hartvig seurantavastaava, tiimi 3 Matalan kynnyksen osallistumis- ja toimintapaikat, yksilöllinen tuki Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 14

Uudistunut loppuraportti koskee C-avustuksia Projektin loppuraportti on uudistunut. Suositus loppuraportin laatimisesta löytyy https://www.ray.fi/fi/jarjestot/aineistopankki/oppaat/oppaat Tiivistelmäosio: lomake 3739 Vapaamuotoinen tekstiosio, suositus max 30 sivua. Loppuraportista tehdään kirjallinen analyysi. Hyväksytty loppuraportti on edellytys projektin viimeisen maksuerän nostamiselle. Hyväksynnästä ilmoitetaan paitsi maksatukseen myös järjestölle. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 15

Toimintakokonaisuudet 1) Järjestötoiminnan rakenteiden tukeminen 2) Matalan kynnyksen osallistumis- ja toimintapaikat 3) Viestinnällinen vaikuttaminen ja koulutus 4) Ryhmämuotoinen tuki ja toimintakyvyn edistäminen 5) Yksilöllinen tuki ja toimintakyvyn edistäminen 6) Asumisen edistäminen ja kehittäminen 7) Toimintakokonaisuuksien ja palvelujärjestelmän kehittäminen 8) Kriisiauttaminen Jokainen kohde kuuluu johonkin toimintakokonaisuuteen. Jokainen kohde kuuluu vain yhteen toimintakokonaisuuteen. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 16

TULOKSELLISUUS- JA VAIKUTUSSELVITYS (TVS) PROSESSINA TULOKSELLISUUS- JA VAIKUTUSSELVITYS ANALYYSI KÄYNTI JÄRJESTÖSSÄ SEURANTA- JA KEHITTÄMIS- RAPORTTI KOMMENTIT JÄRJESTÖLLE/ EI TARVETTA KOMMENTEILLE Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 17

Tuloksellisuus ja vaikutusselvityksen rakenne Kohteen perustiedot (esitäytetty verkkoasioinnissa) Kuusi kysymysosiota: 1. Arvio tavoitteiden saavuttamisesta ja toimintaan liittyvistä kehittämistarpeista 2. Toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavat tiedot Kerätyn tiedon koostaminen ja raportointi: 3. Työntekijöiden näkökulma 4. Vapaaehtoistoimijoiden näkökulma 5. Osallistuja/kohderyhmänäkökulma 6. Yhteistyökumppaneiden näkökulma Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 18

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys I Arvio tavoitteiden saavuttamisesta ja toimintaan liittyvistä kehittämistarpeista Tiivis kuvaus avustetun toiminnan sisällöstä Toteuman arviointi suhteessa tarkastelukauden tavoitteisiin Analyysi, mitä saavutettiin ja miksi, mitä jäi saavuttamatta ja miksi? Kokonaisarvio toiminnasta Arvio aikaansaaduista tuloksista ja vaikutuksista Mitä johtopäätöksiä kerätyn seurantatiedon perusteella on tehty toiminnan vahvuuksista ja kehittämistarpeista? Toimivat käytännöt ja menestystekijät Haasteet ja toiminnalliset heikkoudet, uudet painopistealueet Toiminnan kehittämissuunnitelma: Konkreettiset kehittämisehdotukset. Jos mahdollista myös aikataulu ja vastuuhenkilöt (osatavoitteet + resurssit) Lyhyt / pitkä aikaväli Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 19

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys II Toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavat tiedot Avustuskohteella työskennelleet henkilöt tarkastelukaudella: Palkattuja työntekijöitä - määrä henkilöinä Palkattuja työntekijöitä - määrä henkilötyövuosina Harjoittelijoita (sis. myös oppisopimuskoulutuksessa olevat ja tukityöllistetyt yms.) - määrä henkilöinä Vapaaehtoistoimijoita - määrä henkilöinä Aktiivisia vapaaehtoistoimijoita - määrä henkilöinä Lisätietoja (vapaa tekstikenttä) **Vapaaehtoistoiminnaksi ei tässä yhteydessä lasketa hallituksen jäsenyyttä tai ohjausryhmässä toimimista. Avustuskohteella työskennelleiden palkattujen työntekijöiden nimikkeet ja tehtävänkuvat (tiiviisti) tarkastelukaudella Avustetun toiminnan keskeisimmät kohderyhmät tarkastelukaudella (monivalintakysymys) Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 20

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys II Toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavat tiedot Järjestön jäsenmäärä -yksittäisiä henkilöitä Järjestön jäsenmäärä -yksittäisiä järjestöjä Avustettuun toimintaan osallistuneiden lukumäärä (yksittäisiä henkilöitä, kaikki toimintaan osallistuneet) Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 21

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys II Toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavat tiedot Järjestöille annetaan lista erillisessä liitteessä määrällisistä indikaattoreista, joita voi käyttää raportoinnin tukena. Myös omia kerättyjä lukuja voi käyttää!! Kysytään erikseen oikeasti mitatut luvut ja arvioidut luvut!! Esimerkkinä seuraavat indikaattorit: Kerätty tieto Arvio Yhteydenottojen kokonaismäärä Henkilökohtaiset tapaamiset (kokonaismäärä) Kontaktit puhelimitse ja sähköpostilla tms. (kokonaismäärä) Aukiolotunnit / viikko Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 22

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys II Toiminnan määrää ja laajuutta kuvaavat tiedot Osallistujien määrä ikäryhmittäin sukupuolen mukaan: 0-6, 7-17, 18-29, 30-62, 63-79, 80< Osallistujien työelämästatus: Työelämästatus lapsia / koululaisia opiskelijoita yrittäjiä palkansaajia työttömiä äitiyslomalla / hoitovapaalla eläkkeellä työelämästatus ei tiedossa Osallistujien lukumäärä Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 23

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys III Työntekijöiden näkökulma Miten avustuskohteen työntekijöiltä on kerätty näkemyksiä ja tietoa avustettuun toimintaan, sen kehittämistarpeisiin sekä aikaansaatuihin tuloksiin ja vaikutuksiin liittyen? Kuvatkaa myös, miten kerättyä tietoa on käsitelty ja hyödynnetty toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Tiivis koonti työntekijöiden näkemyksistä: Työntekijöiden näkemykset avustetun toiminnan sisällöstä ja toteutustavasta Työntekijöiden näkemykset avustetun toiminnan keskeisimmistä tuloksista ja vaikutuksista Työntekijöiden näkemykset avustetun toiminnan kehittämistarpeista Lisätietoja Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 24

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys IV Vapaaehtoistoimijoiden näkökulma Miten avustuskohteen vapaaehtoistoimijoilta on kerätty näkemyksiä ja tietoa avustettuun toimintaan, sen kehittämistarpeisiin sekä aikaansaatuihin tuloksiin ja vaikutuksiin liittyen? Kuvatkaa myös, miten kerättyä tietoa on käsitelty ja hyödynnetty toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Millaista tukea ja koulutusta vapaaehtoistyöntekijät ovat saaneet tehtäviensä hoitamiseen? Tiivis koonti vapaaehtoistoimijoiden näkemyksistä: Vapaaehtoistoimijoiden näkemykset avustetun toiminnan sisällöstä, toteutustavasta ja kehittämistarpeista Vapaaehtoistoimijoiden näkemykset avustetun toiminnan keskeisimmistä tuloksista ja vaikutuksista Lisätietoja 25

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys V Osallistuja/kohderyhmänäkökulma Miten avustettuun toimintaan osallistuneilta on kerätty näkemyksiä ja tietoa toimintaan, sen kehittämistarpeisiin sekä aikaansaatuihin tuloksiin ja vaikutuksiin liittyen? Kuvatkaa myös, miten kerättyä tietoa on käsitelty ja hyödynnetty toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Tiivis koonti osallistujien näkemyksistä: Osallistujapalaute toiminnan sisällöstä ja toteuttamistavasta Osallistujapalaute toiminnan hyödyistä ja vaikutuksista Osallistujien odotuksia / ideoita toiminnan kehittämiseksi Lisätietoja Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 26

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys VI Yhteistyökumppaneiden näkökulma Mitkä ovat keskeiset kumppanit ja millainen rooli heillä on avustetun toiminnan toteuttamisessa? Miten yhteistyökumppaneilta on kerätty näkemyksiä ja tietoa avustettuun toimintaan, sen kehittämistarpeisiin sekä aikaansaatuihin tuloksiin ja vaikutuksiin liittyen? Kuvatkaa myös, miten kerättyä tietoa on käsitelty ja hyödynnetty toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Tiivis koonti yhteistyökumppaneiden näkemyksistä: Yhteistyökumppaneiden näkemykset avustetun toiminnan tuloksista ja vaikutuksista Yhteistyökumppaneiden näkemykset tarkasteltavan avustuskohteen ja yhteistyön kehittämiseksi: Tarkoitus on kertoa, miten kumppanuus on konkreettisesti edistänyt avustuskohteen toiminnan toteuttamista ja tulosten saavuttamista. Tarkoitus ei ole raportoida järjestön kaikkien sidosryhmien mielipiteitä. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 27

Miten arviointi? Ei ole olemassa yhtä oikeata tapaa tehdä arviointia. Korkealuokkaista arviointi on silloin kun arviointitietoa voidaan hyödyntää kontekstissaan. (Patton) RAY auttaa tarvittaessa itsearvioinnin rakentamisessa Pyyntö seurantaan Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 28

Tiedon hyödyntämisnäkökulma Seurannan päätehtävä on kerätä ja koostaa hyödyntämiskelpoista tietoa avustetun toiminnan laajuudesta, tuloksista ja toimintaympäristöstä. Tietoa kerätään strukturoidusti sekä avustuskohteilta että toimintaympäristöstä. Tietoja voivat hyödyntää: Järjestöt, jotka haluavat kehittää omaa toimintaansa vastaamaan toimintaympäristön vaatimuksia. Järjestöt perustelemaan ja konkretisoimaan oman toimintansa yhteiskunnallista merkitystä. RAY:n avustusosasto jakoehdotuksen valmistelussa ja avustusten suuntaamisessa. RAY:n viestintä lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä yhteiskunnallisella tasolla ja osoittamaan avustusjärjestelmän yhteiskunnallista merkitystä. STM arvioidessaan avustetun toiminnan tuloksellisuutta ja vaikutuksia. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 29

Keskiössä ihminen Loppujen lopuksi: seurantiedon hyödyntämisen keskiössä on yksilö/ihminen/väestöryhmä Keskeistä: Miten avustetulla toiminnalla parhaiten voidaan A. Vahvistaa terveyttä sosiaalista hyvinvointia B. Ehkäistä terveyttä ja sosiaalista hyvinvointia uhkaavia ongelmia C. Auttaa ja tukea ongelmia kohdanneita (yksilöitä) Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 30

Mitä seurantajärjestelmä vaatii järjestöiltä? Seurantatiedon keräämisen perusteiden osaamista Seurantatiedon kokoamista sähköiseen muotoon ohjeiden mukaisesti Itsearviointiin keskittymistä ja sen tulosten konkretisointia kerätyn tiedon pohjalta ns. arvioivan työotteen kehittämistä Lupaavien käytäntöjen kehittämistä ja kuvaamista Loppuraportin kirjoittamista Tarvittaessa valmiutta vastata kysymyksiin ja erityisesti intoa kehittää yhdessä RAY:n kanssa toimintojensa tuloksia ja vaikutuksia Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 31

Mitä tämä tarkoittaa järjestön kannalta? Järjestössä pitää olla nimetty vastuuhenkilö, joka vastaa avustuskohteen itsearvioinnin toteuttamisesta ja tulosten sekä vaikutusten raportoinnista RAY:lle. Seurantatiedon raportointiin kannattaa varautua jo vuonna 2012, koska 2013 kysytään edellisen toimintavuoden tietoja. Järjestöt saavat itse päättää, miten ne vaadittavan tiedon keräävät. Keskeistä on kerätä itselle olennaista tietoa yksinkertaisella ja hyödyntämiskeskeisellä tavalla! Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 32

Anna meille tietoa TÄSSÄ YKSI KEVYT TAPA KERÄTÄ SEURANTATIETOA Noppien edessä on kysymykset ja vastausvaihtoehdot. Valitse vastaustasi vastaavan värinen pallo. Pudota pallo noppaan. Kiitos palautteestasi! Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 33

KIITOS! Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 34

VAIKUTTAVAA - KIERTUE RAY:n vuosiselvityslomakkeet Matias Lahti erityisasiantuntija Raha-automaattiyhdistys Kristian Seemer valvontapäällikkö Raha-automaattiyhdistys Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 35

Vuosiselvitysten lakisääteinen perusta Vuosiselvitysinformaation keräämisen oikeutus pohjautuu lakiin raha-automaattiavustuksista (1056/2001) 4 myöntämisen edellytykset avustuksen myöntämisen tarpeellisuus ottaen huomioon varallisuus, muu julkinen tuki, laajuus ja laatu eikä avustus aiheuta vähäistä suurempaa kilpailuhaittaa 10 tiedonantovelvollisuus avustuksen saajan tulee antaa RAY:lle oikeat ja riittävät tiedot avustuksien käytön valvontaa 11-14 hyväksyttävät kulut RAY:n tulee voida varmentaa hyväksyttävät kulut sekä niiden tarpeellisuus ja kohtuullisuus 18 kirjanpito ja tilintarkastus Avustuksen saajan on järjestettävä kirjanpito KPL:ssa säädetyllä tavalla ja siten että avustuksen käyttöä voidaan kirjanpidosta luotettavasti seurata. Avustuksen saajan on järjestettävä tilintarkastus tilintarkastuslaissa säädetyllä tavalla 19 selvitys avustuksen käytöstä Vuosiselvitys ja pykälässä sädetetyt liitteet on toimitettava huhtikuun loppuun mennessä RAY:lle 21 avustuksen käytön valvonta RAY:n on vastattava avustusten asianmukaisesta ja riittävästä valvonnasta 25-29 Maksatuksen keskeytys, avustuksen palauttaminen ja mahdollinen takaisinperintä Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 36

Uudet lomakkeet vuodelle 2012 Miksi lomakeuudistus on tehty? Luontainen päivitystarve, lomakkeet osin vanhentuneet RAY:n sisäinen palaute (muu avustusosasto, johto etc.) Avustuksen saajilta saatu palaute 2011 tehdyistä ulkoisista auditoinneista saatu palaute Aiemmista lomakkeista puuttui useita seikkoja esim. hankintalakiin, kilpailuoikeuteen, työajan seurantaa etc. liittyen Aiemmissa lomakkeissa kysytty useita toiminnan vaikuttavuuteen ja aikaansaannoksiin liittyviä asioita, jotka nykyään hoitaa seurantatiimi STM:n ohjeistus valvonnan tarkentamisesta Johtopäätökset uusista lomakkeista Lomakkeiden täyttämisestä tuli RAY:lle paljon kyselyjä, ohjeiden lukeminen/ohjeet epäselvät? Muutoksia on tehtävä Lomakkeissa normaalia enemmän virheitä/väärinymmärryksiä (osin odotettua) Lomakkeita kehitetään edelleen kuulemalla avustusosastoa ja järjestöjä Palautekanava vuosiselvityspalaute@ray.fi Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 37

3751 Selvitys raha-automaattiavustuksen käytöstä Ei muutoksia aikaisempaan Ongelmat koskevat lähinnä vain puuttuvia ja virheellisiä liitteitä Selvitykseen rastitetaan liitteitä, joita ei olekaan mukana Rinnakkaisorganisaation tiedot puuttuvat (kiinteistöosakeyhtiöt?) Tilinpäätöserittelyt puuttuvat Tilintarkastajien muistiot puuttuvat Talousarviovertailu puuttuu Toimintakertomus on puutteellinen Kustannuspaikan tuloslaskelmat puuttuvat Ovatko oikeat henkilöt allekirjoittaneet lomakkeen eli onko henkilöillä järjestön nimenkirjoitusoikeudet vrt. säännöt? Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 38

3752 Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista Jäsenistön määrä kuvaa osittain toiminnan laajuutta (muistettava kuitenkin kohderyhmän erityisyys), yleensä tämä kohta on jätetty kokonaan tyhjäksi HUOM! Jäseniä ovat jäsenrekisterissä olevat henkilöt/yhteisöt Henkilöstön ja vapaaehtoisten määrää ei ole raportoitu vuosiselvityksissä lainkaan tai sitten vain palkallinen henkilökunta on raportoitu Huomioikaa, että vapaaehtoisten määrä on tärkeä tieto mm. verottajalle Vapaaehtoisten määräksi mieluummin keskimäärin kuin 31.12.XX (paras arvio riittää) Kohta 5 A kirjataan vain muut kuin RAY-tuotot Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 39

3752 Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista Kohta 5 B ongelmallinen sosiaalisten asuntotuottajien osalta tämä kohta tulevaisuudessa? Ongelmat jos täytetään osakeyhtiöiden tietoja (järjestö vs. yhtiökaava) Logiikka menee seuraavasti: Varsinaisen toiminnan tuotot / kulut (sääntöjen mukainen toiminta?) Varainhankinnan tuotot / kulut (tukee varsinaista toimintaa) Sijoitus- ja rahoitustoiminnan tuotot / kulut (vrt. taseen erät) Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 40

3752 Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista 5 F Testamenttien erittely (käyttötarkoitus puuttuu) Jos on paljon testamentteja, voi liittää erillisen liitteen oheisista tiedoista Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 41

3752 Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista 6 E rahastosiirrot (tuloslaskelma) Olisi hyvä antaa lisäinfoa, jos määrä on olennainen (pitäisikö olla erillinen lisätietoboksi?) Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 42

3752 Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista 7 B Vastattavaa puolen rahastojen erittelyt Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 43

3752 Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista 8 puuttuu usealta toimijalta (voi myös olla, että markkina-arvoa ei määritelty) RAY tarvitsee tiedon varallisuusharkintaa varten, toisaalta tämä on realisoitumatonta arvoa Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 44

3752 Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista 9 riskit kuvattu usein kovin suppeasti Ei voida ilmoittaa, että toiminnassa ei ole riskejä Riskit eivät aina liity talouteen vrt. organisaatiomuutokset tai henkilöstömuutokset Jos riskejä ei mietitty, tämä on hyvä paikka miettiä niitä hyöty järjestölle Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 45

3758 Selvitys Ak / C-avustuksesta Henkilöstö Työntekijän kokonaisbruttopalkka / kk (tuntityöntekillä Selvitettävän projektin/toiminnan palkkakulujen osuus työntekijän kokonaisbruttopalkasta Toiminta, johon työsuoritteet kohdentuvat, jos palkka ei kokonaisuudessaan kohdistu Toimenkuva keskimäärin), % selvitettään projektiin/toimintaan Avopalveluohjaaja 2500 1250 50 Turvatalotoiminta Työntekijän bruttopalkalla tarkoitetaan verotettavaa kuukausiansiota eli rahapalkka + mahdolliset edut, kuten puhelin- tai autoetu. Lomarahoja ei tarvitse laskea mukaan kokonaisbruttopalkkaan / kk. Jos henkilön palkka ei kohdistu 100 prosenttisesti selvitettävään toimintaan, tulee lomakkeella ilmoittaa mihin toimintoon tai toimintoihin loppuosa palkasta kohdistuu. Jos henkilön palkka ei kohdistu 100 prosenttisesti selvitettävään toimintaan, tulee tällaisen henkilön pitää tuntikohtaista työajanseurantaa siitä, mille toiminnolle hän kulloinkin työskentelee. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 46

Henkilöstötietojen tarve ja salassapito Osana vuosiselvityslomakkeistoa järjestöjä on pyydetty täydentämään tietoja RAY-avustuksilla katetuista henkilöstökuluista toimenkuvittain eriteltyinä Avustuslain 21 :n mukaan RAY:n on huolehdittava avustuksen asianmukaisesta ja riittävästä valvonnasta hankkimalla avustuksen käyttö- ja seurantatietoja sekä muita tietoja Avustuslain 11 :n mukaisesti hyväksyttäviksi kuluiksi katsotaan avustuspäätöksen mukaisesta toiminnasta tai hankkeesta johtuvat tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kulut vaatimus koskee luonnollisesti myös RAY-avustusten käyttöä henkilöstökuluihin RAY käsittelee vuosiselvitykset luottamuksellisesti ja noudattaa kyseisessä henkilötietojen käsittelyssä henkilötietolain säännöksiä RAY:llä on lakisääteinen velvollisuus pitää tietoonsa saamat yksittäisten henkilöiden palkkatiedot salassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin 23) kohtaan perustuen. Tietoja luovutetaan vain lain edellyttämissä tapauksissa, kuten viranomaisille. Järjestöissä tietojen täyttäjä mietittävä tarkasti Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 47

3758 jatkuu 3 Selvitysvuonna käytettävissä olleet resurssit ovat aiheuttaneet paljon kysymyksiä Ostopalvelu tai oikeammin ulkopuolelta ostettavat palvelut = jonkin muun organisaation tai henkilön tuottama palvelu (esim. kirjanpito, konsultointi, muut erilaiset muut asiantuntijapalvelut). Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 48

3758 jatkuu Hankinnat = merkittävät eli yli 5 000 euron tavarahankinnat Ongelmallista lähinnä suurien hankkeiden osalta, mutta RAY haluaa seurata kulujen kohtuullisuutta ja tarpeellisuutta (11 ) Projekti- ja kohdennetuilla avustuksilla saa tehdä ainoastaan pienimuotoisia hankintoja, jotka on budjetoitu erikseen Projektiavustuksilla hankinnat on tehtävä pääasiassa ensimmäisenä vuotena ja pidemmissä projekteissa myös muina vuosina, mutta ei enää kahtena viimeisenä vuotena ellei painavaa syytä. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 49

Lähipiirihankinnat Asiaa kysytään, koska RAY:lle on tullut esiin monia tapauksia, joissa RAY-avusteinen toiminta ostetaan lähes kokonaan järjestön puheenjohtajan omalta yhtiöltä Avustuksen saajan tulee ilmoittaa, jos se on tehnyt niin sanottuja lähipiirihankintoja Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 50

Lähipiirihankinnat jatkuu Lähipiirillä tarkoitetaan hallituksen jäsenen, organisaation johtajan tai muun johtoryhmään kuuluvan henkilön avio- tai avopuolisoa, sisaruksia sekä sisar- ja velipuolia sekä kaikkia hänen tai hänen puolisonsa etenevässä tai takenevassa polvessa olevia sukulaisia ja näiden puolisoita (KILA 1829/2008, OYL, IAS 24) Lähipiiri käsittää myös avustuksen saajan rinnakkaisorganisaatiot. RAY ei suoranaisesti kiellä lähipiirihankintoja, mutta seuraavia asioita tulee huomioida lähipiirihankinnoissa Kilpailutus (vähäistä suuremmat hankinnat tulee kilpailuttaa, pyytämällä useampi kuin yksi tarjous) Jääviys päätöksenteossa Päätöksen teon dokumentoiminen Hallituksen tietoisuus lähipiirihankinnoista dokumentointi pöytäkirjaan Avoimuus Hinnoittelu Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 51

Siirtyvän avustuksen laskenta tuottaa usein ongelmia järjestöille Selvitysvuonna avustuksen saajalle maksettu avustus, + Edelliseltä vuodelta siirtynyt avustus, (siirtovelka + / siirtosaaminen -) Erillistuotot, + Erilliskulut, - Seuraavalle vuodelle siirtyvä avustus, (siirtovelka + / siirtosaaminen -) = HUOM! Ak-avustuksen alijäämä ei siirry seuraavalle vuodelle +/- Nostettu avustus on avustuksen saajalle selvitysvuonna maksettu avustus, ei siis myönnetty avustus Edellisiltä vuosilta siirtynyt avustus Kts. RAY:n alkuvuodesta lähettämästä ilmoituksesta (vuonna 2012 ilmoitus on lähetetty 2.2.2012) Erillistuottoja ovat mm. toiminnasta saadut asiakas- ja osallistujamaksut sekä toimintaa varten saadut julkiset ja muut avustukset Erilliskuluja ovat toiminnan hyväksyttävät kulut (Kts. avustusten käyttö- ja raportointiopas 2012) Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 52

Esimerkki 1 siirtyvän avustuksen laskemisesta Erillistuotot 2011: 2.500 Erilliskulut 2011: 52.500 Nostettu avustus 2011: 55.000 Siirtovelka 2010: 2.000 Kaava: Nostot vuonna 2011 = 55.000 + siirtovelka 2010 = 2.000 - Nettokulut (52.500 2.500) = 50.000 Siirtovelka = 7.000 euroa Avustusta on siis ollut käytettävissä 7.000 euroa enemmän kuin on syntynyt nettokuluja (50.000). Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 53

Esimerkki 2 siirtyvän avustuksen laskemisesta Erillistuotot 2011: 2.500 Erilliskulut 2011: 52.500 Nostettu avustus 2011: 45.000 Siirtosaaminen 2010: 2.000 Kaava: Nostot vuonna 2011 = 45.000 - Siirtosaaminen 2010 = 2.000 - Nettokulut (52.500 2.500) = 50.000 Siirtosaaminen / alijäämä = 7.000 euroa (AK -avustuksen siirtosaamiskirjauksen edellytyksenä on, että avustusta on oltava vielä vähintään 7.000 euroa nostamatta). Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 54

Käytettävissä ollut ja selvitysvuonna käytetty avustus Hyväksyttäviä kuluja eivät ole Poistot, arvonvähennykset, laskennalliset vuokra-arvot ja sellaiset varaukset tai laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin. Varainhankinnan kulut Rahoituskulut, mm korot ja viivästys- ja perintämaksut (poikkeuksena B-avustukset rakentamishankkeissa) Lainojen lyhennykset Kulut jotka eivät tarpeellisia ja kohtuullisia Erillistuottoja eivät ole Rahoitustuotot Sijoitustuotot Varainhankinnan tuotot (pois lukien varainhankinnan tuotot, mitkä on nimenomaan saatu tai kerätty avustuspäätöksen mukaista toimintaa varten) Satunnaiset tuotot Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 55

Laki julkisista hankinnoista Hankintalain noudattaminen on pakollista Yli 30 000 euron kynnysarvot, jos julkisen tuen osuus yli 50% RAY:llä ei ole oikeutta myöntää poikkeusta Avustuksen saajan tulee perehtyä hankintalakiin Vaatimus käy ilmi myös avustuspäätöksestä eli jos avustuspäätöstä ei noudateta syntyy takaisinperintävelvoite Lisäksi huomioitava tietyissä toiminnoissa hankintalakia tiukempi kilpailuttamisvelvollisuus tämä käy ilmi avustuspäätöksestä Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 56

Yleisavustuslomake 3755 Yleisavustuksen käytön kannalta olennaisinta on kilpailuvaikutusten ehkäisy ja yleensäkin avustuksen kohdentumisen varmistaminen RAY-avusteiseen toimintaan Muilta osin kaavake muistuttaa suurelta osin 3758-lomaketta Myös yleisavustuksesta tulee netottaa muut samaan tarkoitukseen saadut julkiset tuet (eli muut yleisavustukset) Avustustarpeen määrittely on tärkeää, koska yksi tärkeimmistä asioista on yleisavustuksen seurannassa on avustuksen tarve Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 57

Yleisavustuslomake 3755 Kohta 4: Avustuksen käyttö huomioitava kaikki järjestölähtöisen toiminnan kulut, lukuun ottamatta ne kulut, joita rahoitetaan muilla RAY-avustuksilla tai jotka kuuluvat muiden rahoitustahojen vastuulle Ei myöskään voi kattaa kuluja, jotka avustuslain 11 kieltää Toteutuneista kuluista netotetaan ainoastaan ed. mainitut samaan tarkoitukseen myönnetyt yleisavustukset Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 58

Yleisavustuslomake 3755 Kohta 5: Palvelutoiminnan kysymykset Miten osoitatte, että ette käytä RAY-avustusta palvelutoiminnan subventointiin? Tässä yhteydessä mietittävä myös markkinaehtoistumista eli onko syntymässä kilpailuvaikutuksia jollekin aiemmin RAY-avustuksella katetulle toiminnalle? Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 59

Yleisavustuslomake 3755 Selvitys siitä, miten varmistetaan avustuksen kohdentuminen yleishyödylliseen toimintaan, esimerkkejä: Kustannuspaikkajako Työajanseuranta Kustannusjako yleensä (jos kustannuksia jaetaan sekä Ay että evl-toiminnan välillä) Yhtiöittäminen Yms. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 60

Kulujen kohdentaminen Projektin tuottojen ja kulujen kohdentaminen Järjestöillä, jotka eivät saa yleisavustusta, Ak- ja C-avustusten erilliskuluiksi voidaan hyväksyä erilaisia toimisto-, kirjanpito- ja hallintokuluja. Toimisto- ja hallintokulujen hyväksyminen edellyttää lisäksi, että näiden kulujen kohdistamisperusteet ovat selkeästi ja perustellusti määritetyt ja että ne ovat kohteen talousarvion mukaisia ja pysyvät koko vuoden samanperusteisina. Hallintokulujen jakoperusteet tulee dokumentoida sekä käydä läpi vuosittain. Tarvittaessa jakoperusteen asianmukaisuudesta tulee olla yhteydessä avustusosastolle järjestönne tarkastajaan, jonka nimi on ilmoitettu avustuspäätöksessänne. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 61

Kulujen kohdentaminen Jos sama kustannus kohdistuu usealle toiminnolle, on kustannus jaettava mahdollisimman tarkasti, kuitenkin kustannustehokkaasti olennaisuusperiaate huomioiden! Esimerkkejä Palkkahallinto henkilölukumäärien suhteessa Kirjanpito tositemäärien suhteessa Yleishallinto henkilökuntamäärien, menojen tai tulojen suhteessa Henkilöstökulut tuntikirjanpito tai muu työajanseuranta Posti, puhelin, kopiointi jne. käytön mukaan Vuosiselvityksessä tulee täyttää yleiskulujen osituskohta tai liittää vuosiselvityksen liitteeksi erillinen dokumentti yleiskulujen jakoperusteista, josta selviää selkeästi miten ja millä perusteilla yleiskulut on jaettu toiminnoille. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 62

Kulujen kohdentaminen Toimitilakulujen kohdistaminen Järjestön omistuksessa olevan toimiston laskennallinen vuokra ei ole hyväksyttävä kulu. Mikäli avustettu toiminta tapahtuu tiloissa, joiden rakentamiseen tai hankintaan on saatu raha-automaattiavustusta, erilliskuluksi voidaan hyväksyä tiloista maksettava yhtiövastike tai kiinteistön todelliset hoitokulut, mikäli tilat on rakennettu tai hankittu nimenomaan kyseistä avustettavaa toimintaa varten. Jos järjestöllä on useampi avustus, vuokra tai yhtiövastike ja tilojen ylläpitokulut jaetaan käytössä olevien neliöiden suhteessa eri toiminnoille. Myös toimitilakulujen jakoperusteet tulee dokumentoida sekä käydä läpi vuosittain. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 63

RAY:n vuosiselvityslomakkeet SAATU PALAUTE Matias Lahti Erityisasiantuntija Raha-automaattiyhdistys Kristian Seemer valvontapäällikkö Raha-automaattiyhdistys Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 64

Saatu palaute johon haetaan ratkaisuja 3752 lomake on sekava vaatii selventämistä 3752 lomake: Järjestöille epäselvää, mikä on avustusprosentti kts. avustuspäätös, jos ei mitään mainittu, on se 100 % täytyy kysyä, jotta julkiset avustukset yhdessä eivät ylitä sallittua määrärajaa Lomake 3752: RAY-avustuksin hankitut ja eteenpäin vuokratut tilat kysymys ei toimi, kun kyseessä ovat sosiaaliset asuntotuottajat kysymystä tarkennettava tai poistettava. Lomake 3758, kohta 3: Järjestöt ymmärtävät työajanseuranta - kohdan erilailla Suurin osa ymmärtää sen ilmeisesti siten, että on kellokortti, jolla aamulla leimataan sisään ja päivän päätteeksi ulos Tarkoitus on kysyä, onko järjestöllä tunti- ja kustannuspaikkakohtaista työajanseurantaa Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 65

Saatu palaute johon haetaan ratkaisuja Lomake 3752/3758: Organisaatiokaaviota tulee pyytää vain 3752 lomakkeen yhteydessä, nyt sitä pyydetään myös kaikilla kohdelomakkeilla poistettava organisaatiokaavio vaatimus kohdelomakkeilta Lomake 3752: Kiinteistöosakeyhtiöiden osalta voitaisiin helpottaa lomakkeen täyttöä, koska ne tekevät nolla tulosta, koska ovat niin vähämerkityksisiä (vrt. konsernitilinpäätöksen laadinta) Näin ollen tältä osin tulee ohjeistusta tarkentaa Lomake 3752: Lisäksi emosta kannattaa täyttää edelleen koko nykyinen lomake, mutta muista konserniyhtiöistä raportointia kevennettävä Lomake 3752: Hallinnollinen Ak vs. yleiskulujyvitysten täyttö. Tämä on ongelmallinen juttu, koska käytännössä koko avustus on yleiskulujen jyvitystä, jotain tarvitsee tehdä, joko muuttaa Ak:t Ay:ksi tai tarkentaa, että kohta ei koske hallinnollisia Ak-avustuksia? Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 66

Saatu palaute johon haetaan ratkaisuja Lomake 3752: suurin osa lomakkeen kysymyksistä ei sovellu lainkaan tai soveltuu huonosti rinnakkaisorganisaatioiden toimintatietoihin? Lomakkeen voisi rakentaa niin, että riittäisi yksi lomake vaikka olisi useampi rinnakkaisorganisaatio. Lisäksi lomakkeella voisi kysyä enemmän sellaisia tietoja, mitkä meitä oikeasti kiinnostaa Esim. Mitä varten rinnakkaisorganisaatiot on perustettu, kuinka paljon rinnakkaisorganisaatioista on saatu varoja (esim. osingon muodossa) yhdistyksen käyttöön, onko ja jos on, niin kuinka paljon yhdistys on joutunut rahoittamaan rinnakkaisorganisaatioita (esim. lainalla, omalla pääomalla, pääomalainalla)? Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 67

Saatu palaute johon haetaan ratkaisuja Lomake 3752 kohta 7b: Lopussa on lyhytaikainen vieras pääoma, sen alla käyttöomaisuuteen liittyvät velat: tämän alla on kohdat lyhytaikainen ja pitkäaikainen epäselvää, mitä näihin kohtiin pitäisi kirjata Lomake 3758/3779: Lomatoimijoilta on turha vaatia molempien lomakkeiden täyttöä järkevämpää on yhdistää tärkeät kohdat 3758 lomakkeelta 3779 lomakkeeseen ja lomatoimijat täyttävät vain sen Lomake 3758 kohta 3 (ostopalvelut): Voisiko käsitteen ostopalvelut jotenkin paremmin avata ohjeistukseen. Nyt jotkut ovat luetelleet sinne aivan kaiken mitä ovat vuoden aikana ostaneet. Onko tilintarkastus ostopalvelu, entä siivous? tähän pitää lisätä joku euroraja, jotta kaikkea pikkusälää ei tähän listattaisi? Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 68

Saatu palaute johon haetaan ratkaisuja Lomake 3758 kohta 3 (muu avustus tai julkinen tuki): Koska lomake on kohdekohtainen, tässä tulisi kirjata kyseiselle kohteelle kohdistettuja muita avustuksia tässä kohdassa moni järjestö luettelee kaikki muut hankkeensa ja niiden rahoituksen ja sama litania on jokaisella 3758-lomakkeella (jos järjestöllä on monta avustusta) lomake 3758 kohta 3: Näihin luetteloihin (henkilöstö + hankinnat +yleiskulujen ositukset) voisi lisätä termin jatka tarvittaessa erillisellä liitteellä, koska monet järjestöt luulee, että riittää vain kun täyttää ne rivit mitä on tarjolla Lomake 3755: Jonkinlaista erittelyä (kirjanpidon) tulisi vaatia yleisavustettavan toiminnan kuluista. Nyt tarvitsee ilmoittaa vain yksi könttäsumma, eikä se täsmää yleensä mihinkään Riskinä on, palvelutoiminnan tai muiden rahoituskohteiden kuluja esitetään myös yleistoiminnan kuluina Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 69

Saatu palaute johon haetaan ratkaisuja Lomake 3758 kohta yleiskulujen ositus: Järjestöiltä saadun palautteen mukaan yleiskuluositustietojen kerääminen on ollut erittäin työlästä ja aikaa vievää (riippuen kulujen kirjaustavasta kirjanpitoon) ja se on usein koskenut useaa ak- ja C-avustusta. Riittäisikö yleiskulujen osituksesta jatkossa vaihtoehtoisesti esim. yksi liite, jossa on kuvattu avustuskohteittain mitä yleiskuluja on ositettu ja milläkin perusteilla eri kustannuspaikoille? lomake 3758 kohta 3 henkilöstö: Riittäisikö tähän kohtaan jatkossa vain toimintoihin vakituisesti palkattujen henkilöiden palkkatiedot? Nyt järjestöt ovat täyttäneet lukuisten tuntityöntekijöiden ja lyhytaikaisten sijaisten palkkatietoja sekä työssä ole aikoja, mikä on kuulemma ollut erittäin työlästä. Lisäksi ohjeistusta tulisi päivittää, mitä tarkoitamme työntekijän kokonaisbruttopalkalla, sillä järjestöt eivät tiedä pitääkö ilmoitettavaan palkkaan laskea mukaan lomarahat, lisät jne. Avustusosasto, Vaikuttavaa! -kiertue 2012 70