Johtaminen järjestössä Reserviläisliitto 23.3.2013 Joensuu OK-opintokeskus Lea Lihavainen
Joensuu 23.3.2013 sisältö Yhdistystoiminnan nykytrendit ja yhdistyksen johtaminen Hallituksen tehtävät Kokouskäytännöt 2
Yhdistyksen johtaminen ja yhdistystoiminnan nykytrendit Tämän päivän haasteita yhdistysjohdolle: jäsenistö vanhenee virtuaaliyhteisöt lisääntyvät sosiaalinen media kilpailuttaminen lisääntyy ß à palvelutuotanto yhteiskunnassa vaikuttaminen muuttuu (à suora) vapaa-ajan tarjonta lisääntyy vs. työelämän muutokset ihmisten sitoutuminen yhteisöihin muuttuu vertaistuen merkitys korostuu ohjaava johtajuus kansainvälistyminen lisääntyy järjestöjen määrä ja kilpailu jäsenistä kasvaa vapaaehtoistoiminnan kiinnostavuus? 3
Johtaminen ja voimavarojen organisointi yhdistyksessä Asioiden johtaminen (organisaation järjestys ja johdonmukaisuus): - selvät tavoitteet - tehokas asiakäsittely - ongelmanratkaisu toimii - suunnitelmallisuus - tietoa jaetaan riittävästi - riittävä osaaminen - toimiva johtaminen Ketkä vastaavat näistä Reserviläisyhdistyksessäsi? 4
Johtaminen ja voimavarojen organisointi yhdistyksessä Ihmisten johtaminen (muutoksen ja liikkeen aikaansaaminen, visiointi, motivointi): - yhteistyö toimii - hyvät vuorovaikutustaidot - motivoituneisuus ja sitoutuneisuus - jatkuvaa oppimista - välitetään toisista - yksilöä kunnioitetaan Kuka tai ketkä vastaavat näistä yhdistyksessäsi? 5
Yhdistyksen sisäiset johtajuusfunktiot A. Tehtäväfunktio = ryhmän tavoitteiden selkiyttäminen, ryhmän rakenteen vakiinnuttaminen, päätöksenteko, suoritustavoitteiden asettaminen B. Ylläpitofunktio = valmentaminen, yhteistoiminta, ristiriitojen ratkaisut, sitoutumisen kehittäminen, roolimallit 6
Yhdistyksen ulkoiset johtajuusfunktiot verkostoituminen ryhmän puolustaminen tarvittavan ulkopuolisen tuen hankkiminen ympäristön arviointi tiedon jakaminen Kuka tai ketkä vastaavat yhdistyksen sis. ja ulk. johtajuustehtävistä? 7
Yhdistyksen jäsenistö kannattaja palveluiden käyttäjä satunnainen aktiivi innostunut työmyyrä kokonaisuuksien hallitsija narikkakävijä projektitoimija? 8
Hyvän yhdistystoiminnan piirteitä yhteiset tavoitteet selkeä työnjako ja tehtävät työskentelyn puitteet kunnossa tietoa tarjolla sopivassa muodossa oikeudenmukainen ja tasa-arvoinen kohtelu vaikuttamismahdollisuuksia yhd. sisällä onnistumisesta palautetta vuorovaikutus avointa jäsenet tuntevat kuuluvansa joukkoon ongelmat ja konfliktit hoidetaan passiivisille tarjotaan mahdollisuuksia yhteinen tulevaisuudenusko 9
Yhdistysosaamisen ydinalueet Yhdistysosaamisen ydinalueita: - vapaaehtois- ja kansalaistoiminnan periaatteet - yhdistyslaki oman yhdistyksen säännöt ja toiminta-ajatus hallituksen tehtävät ja vastuu kokouskäytännöt pöytäkirjat, dokumentointi tiedotus, jäsenhuolto vuorovaikutus 10
Hallituksen velvoitteet
Yhdistyksen hallitus Hallitus on lakisääteinen ( on oltava ) Hallitus hoitaa sille uskotut asiat eli toteuttaa yhdistyksen kokousten välillä toimintasuunnitelmaan kirjatut asiat Hallitus huolehtii siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty Vähintään kolme jäsentä 12
Yhdistyksen hallitustyöskentely Hallituksen asema hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita jäsenet päättävät, hallitus toteuttaa hallitus tai sen jäsen voidaan erottaa milloin vain 13
Parlamentaarinen vastuu Tarkoituksenmukaisuusvastuu = Luottamushenkilön on nautittava valitsijoidensa luottamusta koko toimikautensa ajan Luottamuksensa menettänyt henkilö voidaan erottaa koska tahansa Aloitteen erottamiselle voi tehdä joko hallitus tai yhdistyksen jäsen 14
Vahingonkorvausvelvollisuus YhdL 39 : Hallituksen jäsen ja yhdistyksen toimihenkilö on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on aiheuttanut toimessaan tahallisesti tai huolimattomasti tahallisuus: vahingon aiheuttaja on tiennyt aiheuttavansa vahinkoa huolimattomuus: piittaamattomuutta, tietämättömyyttä, välinpitämättömyyttä; ei tarkoitusta tuottaa vahinkoa yhdistykselle; ei tarkoitus hyötyä itse Yhteisvastuullisuus 15
Rikosoikeudellinen vastuu Mikäli rikkomus on riittävän suuri, myös rikosoikeudelliset seuraamukset ovat mahdollisia esim. yhdistyksen omaisuuden varastaminen tai varojen kavaltaminen 16
Käytännön vastuu Valvontavelvollisuus Läsnäolovelvollisuus; ei ehdotonta velvollisuutta osallistua jokaiseen kokoukseen Jatkuva poissaolo voi olla osoitus valvontavelvollisuuden laiminlyönnistä Yksittäisestä kokouksesta poissaolo saattaa aiheuttaa vastuuseuraamuksia (esim. jos kokousta ei saada päätösvaltaiseksi) 17
Esteellisyys Hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa Yhdistyksen kokouksessa hallituksen jäsen on esteellinen äänestettäessä tilintarkastajan valinnasta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta tai vastuuvapauden myöntämisestä, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa Poikkeustilanne: jos kaikki ovat esteellisiä niin kukaan ei ole esteellinen 18
Hallituksen tehtävät (1) Lakimääräiset: jäsenluettelon pitäminen (Rekisteriseloste: www.tietosuoja.fi) yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen yhdistyksen edustajana toimiminen kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon järjestämisestä huolehtiminen yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin tilinpäätöksen allekirjoittaminen 19
Hallituksen tehtävät (2) Hallitus voi hoitaa: jäsenluettelotietojen luovuttaminen ulkopuoliselle (Huom! Henkilötietolaki, Jäsenrekisteriote) jäsenten hyväksyminen yhdistykseen jäsenten erottaminen mahdollisen kanteen nostaminen yhdistystä vastaan yhdistyksen omaisuuden myyminen jne. (jos säännöissä siitä mainittu!) 20
Hallituksen muut tehtävät (3) Yhdistyksen kokousten valmistelu Päätösten toimeenpano Yleinen asioiden hoito Rahavarojen ja muun omaisuuden hoito Sisäisen toiminnan valvonta ja johto Aloitteiden tekeminen yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi Yhdistyksen vuosikello 21
Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin Hallituksen tehtävä Ilmoituksella ilmoitetaan yhdistyksen nimenkirjoittajien kohdalla tai säännöissä tapahtuneet muutokset Yhdistyksen pj allekirjoittaa Lähetetään patentti- ja rekisterihallitukseen www.prh.fi 22
Nimenkirjoittajat Nimenkirjoittaja edustaa yhdistystä erilaisissa asiapapereissa Nimenkirjoittajat mainitaan säännöissä Säännöissä sanotaan, tarvitaanko yksi vai useampia nimenkirjoittajia Puheenjohtaja on aina nimenkirjoittaja Säännöissä voi olla määräys jonka mukaan hallitus voi valtuuttaa jonkun toimihenkilön yksin kirjoittamaan nimen 23
Puheenjohtaja (Koskee myös varapuheenjohtajaa) Lainmukaiset tehtävät: nimenkirjoitusoikeus yhdistysrekisteri-ilmoitusten allekirjoitus Muut tehtävät: hallituksen toimihenkilöiden työn johtaminen, päätösten valmistelu, hallituksen kokousten johtaminen yhdistyksen ulkoisten suhteiden hoito toiminnan kehittäminen ja tärkeimpiin töihin osallistuminen 24
Sihteeri Joko hallituksesta tai sen ulkopuolelta Pöytäkirjojen laatiminen Ilmoitukset viranomaisille Toimintakertomus- ja toimintasuunnitelmaluonnosten laatiminen Jäsenrekisterin hoitaminen Kokousten valmistelu Arkistonhoito Tiedottaminen Muuta: tilastot, kirjeenvaihto, postitus 25
Taloudenhoitaja Joko hallituksesta tai sen ulkopuolelta Hoitaa maksuliikenteen Hoitaa kirjanpidon Hoitaa käteiskassan Laatii luonnoksen tilinpäätökseksi Seuraa talousarvion toteutumista Avustaa hallitusta talouden suunnittelussa Laatii luonnoksen veroilmoituksesta 26
Luottamushenkilön itsetutkiskelu Miksi olen luottamustehtävässäni? Olenko tehnyt yhdistyksen hyväksi sen, mitä minulta kohtuudella voidaan odottaa? Haluanko todella aidosti edistää yhdistyksen asioita? Jos olisin itse rivijäsen, haluaisinko itseni kaltaisen luottamushenkilön olevan yhdistyksessämme vastuullisissa tehtävissä? 27
Yhdistystoimintaan liittyviä lakeja Yhdistyslaki Henkilötietolaki Kirjanpitolaki Tilintarkastuslaki Vahingonkorvauslaki Kokoontumislaki Laki järjestyksenvalvojista Elintarvikelaki (hygieniapassi) Työnantajana toimimiseen liittyvät lait Verotukseen liittyvät lait (alv jne.) Lisäksi yhdistyksen toimintaa voi koskea jokin erityislaki 28
Yhdistyslain muutokset 2010 Etäosallistuminen Ennakko-osallistuminen ja reaaliaikainen osallistuminen Määrättävä säännöissä miten mahdollistetaan Tilintarkastus ja toiminnantarkastus Tilintarkastuslain 4 :n taloutta koskevat kriteerit ratkaisevia Sääntömuutos ei ole välttämätön Toiminnantarkastus: talous ja hallinto Jäsenten yksimielinen päätös ilman kokousta 29
Kokouskäytännöt
Tavoitteena hyvä päätös Yhdistys- ja kokouskäytäntöjen osaaminen tehostaa yhdistyksen varsinaista toimintaa Päätöstä tehdessä huomioitava jäsenen oikeus, luottamushenkilöiden vastuu, asioiden hallittavuus, yhteiskunnallinen vaikuttaminen ja vakaus 31
Tavoitteena hyvä päätös Kokoukset ovat päätöksentekopaikkoja Milloin pidetään kokous, milloin ollaan koolla muuten vain? Kokousten valmistelussa on aina kehitettävää (valmistelu, työnjako, lausunnot, delegointi, erilaiset työtavat kokouksessa) 32
Onnistunut kokous Kokouksen ajankohta Pienemmällä joukolla tavoitteeseen Alkuhehkutus Selkeä tavoite Asialistan tiiviys Esitysgrafiikkaa vain kohtuudella Tauko tuulettaa tunteita Erilaisten työskentelytapojen hyväksikäyttö Kaksi tuntia maksimi 33
Onnistunut kokous Kokouksen kulkua kohti tavoitetta edistää, että jokainen osallistuja tuntee oman reagointitapansa (ärsyke tulkinta tunteet - käyttäytyminen) eri tilanteissa Vuorovaikutustilanteessa yksinomaan sanoilla on pieni merkitys (55% kehon kieli, 38% ääni, 7% sanat) 34
Kokouksen valmistelu Asioiden kokoaminen ja valmistelu Kokousajan valinta Käytännön järjestelyt ja kokoustilan valinta Kokouskutsun ja esityslistan laatiminen ja toimittaminen osanottajille Aina on otettava huomioon: * yhdistyksen säännöt * yhdistyslaki 35
Yhdistyksen kokouksia Vuosikokous, jossa käsitellään kaikki sääntömääräiset asiat TAI Syyskokous (toimintasuunnitelma, jäsenmaksu, talousarvio, puheenjohtajan vaali, hallituksen jäsenen vaali, tilin/toiminnantarkastajien vaali, aloitteet) ja Kevätkokous (toimintakertomus, tilit ja tilin/ toiminnantarkastuskertomus, tilin/ toiminnantarkastajien lausunto, tilinpäätöksen vahvistaminen, vastuuvapauden myöntäminen, aloitteet) Hallituksen ja muiden toimielimien kokoukset 36
Kokouskutsu Minkä yhdistyksen kokous Mikä kokous; sääntömääräinen vai ylimääräinen tai muu (esim. hallituksen) kokous Milloin kokous pidetään (ja kuinka kauan se arviolta kestää) Missä kokous pidetään Mitä asioita kokouksessa käsitellään (Miten voi osallistua = etäosallistuminen) Milloin kutsu on annettu Kuka on kutsuja 37
Kokouksen kulku Alkutoimet avaus päätösvaltaisuuden ja laillisuuden toteaminen (kokouksen järjestäytyminen) esityslistan hyväksyminen (edellisen pöytäkirjan tarkastaminen) Päätösasiat; kukin omana kohtanaan Keskusteluasiat Muut asiat Ilmoitusasiat (voivat olla myös alussa) Lopputoimet 38
Kokouksen toimihenkilöt Puheenjohtaja yhdistyksen kokous: valitaan pj; hallituksen kokous: yhdistyksen pj kokouksen johtaminen yhteenvetojen tekeminen ja täsmennysten pyytäminen päätöksen muotoilu päätösten lain- ja sääntöjen mukaisuuden valvonta 39
Kokouksen toimihenkilöt (2) Sihteeri laatii pöytäkirjan ei tarvitse olla yhdistyksen sihteeri Pöytäkirjan tarkastajat oltava läsnä kokouksessa tehtävä omia muistiinpanoja tarkistavat pöytäkirjan, eivät tee korjauksia Ääntenlaskija yleensä kaksi, suorittavat ääntenlaskennan 40
Asian käsittely kokouksessa Asian esittely Keskustelu yleiskeskustelu yksityiskohtainen keskustelu puheenvuorot Keskustelun päättäminen Päätös Eriävä mielipide, vastalause Mitätön päätös 41
Eriävä mielipide Suullinen Ei tarvitse perustelua Esitetään päätöksen julistamisen jälkeen, mutta ennen asian käsittelyn päättämistä Ilmoitetaan työjärjestyspuheenvuorona 42
Vastalause Kirjallinen, perustelu mukana Jätetään aluksi eriävänä mielipiteenä ja perustellaan suullisesti Pj ilmoittaa milloin jätettävä kirjallisena Oltava liitteenä ennen pöytäkirjan hyväksymistä 43
Hallituksen päätöksentekotavat Päätöksenteko kokouksessa Puhelinkokous (neuvottelupuhelu) Videokokous Päätöksenteko sähköpostilla Päätösvallaton kokous; päätökset hyväksytettävä jälkeenpäin Kirjallinen päätöksenteko; oltava yksimielinen 44
Äänestysasiat = asiasta päättäminen Asian esittely * Mahdollinen pääehdotus Keskustelu * Ehdotukset Keskustelun päättäminen Ehdotusten toteaminen ja tarkistus Ääntenlaskijat (toteaminen tai valinta) 45
Äänestysasiat (2) Äänestysmenettely/-järjestys äänestyskohtainen lyhyt ryhmittäinen Äänestystapa avoin salainen Äänestystoimitus Äänestyksen tulos tai päätös Asian käsittelyn lopetus 46
Vaali = henkilövalinta Asian esittely (mahdollinen pääehdotus) Keskustelu (ehdokasasetelma) Ehdokkaiden toteaminen ja tarkistus Ääntenlaskijat Vaalimenettely (enemmistövaali, suhteellinen vaali Vaalitapa (avoin, salainen) Vaalitoimitus Vaalin tulos ja päätös Asian käsittelyn lopettaminen 47
Kirjallisuutta Kari Loimu: Yhdistystoiminnan käsikirja, 2010 Seppo Paasolainen: Yhdistyksen hallituksen pelisäännöt, 2010 Anne Ilvonen: Miten johdan? Yhdistystoiminnan johtamisopas, OK-opintokeskus 2011 Anne Ilvonen: Miten tiedotan? Yhdistystoimijan tiedottamisopas, OK-opintokeskus 2007 Vaikuttava yhdistys (toim. Lea Lihavainen), OKopintokeskus 2003 48
Yhdistystietoutta verkossa Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistyspalvelu: www.prh.fi à Yhdistysrekisteri http://www.yhdistystieto.fi/ http://www.yhdistystoimijat.fi/ OK-opintokeskuksen Kokouskäytännötverkkomateriaali 49