INNOMARATON Raportti Harri Heikkilä 14353 hheikkil@ulapland.fi JOKO1205 Innomaraton, Yrittäjyyden ulottuvuudet, 5 op Johtaminen kevät 2010 Yhteiskuntatieteiden tiedekunta Lapin yliopisto 15.2.2010
1. Johdanto Innomaraton on innovointikilpailu, jossa monitieteisesti kootut ryhmät ideoivat viikon sisällä toimeksiantajilta saatuja tehtäviä. Osallistujina ovat Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun, Lapin yliopiston sekä Rovaniemen ammattikorkeakoulun opiskelijoita, ohjaajina toimivat opettajat kyseisistä oppilaitoksista. Toimeksiannot liittyvät kaikki liiketoimintamahdollisuuksien lisäämiseen, tuotteiden tai palvelujen kehittämiseen ja yritystoiminnan ideointiin yleensä. Toimeksiantajat ovat yrityssektorin laidasta laitaan aina pk-yrityksistä suurempiin yrityksiin sekä julkisen sektorin organisaatioista kuntiin ja koulutuskuntayhtymiin. 2. Toimeksiantaja Lapin Kansa on osa Alma Median mediakonsernia. Pohjois-Suomen Media Oy on Alma Median kokonaan omistama tytäryhtiö, joka kustantaa seuraavia sanomalehtiä: Lapin Kansa, Pohjolan Sanomat, Kainuun Sanomat, Koti-Kajaani, Uusi Rovaniemi, Koillis-Lappi, Kuriiri, Meri-Lapin Helmi ja Lapin Hetki. Lapin Kansa ja Pohjolan Sanomat painetaan konsernin omassa rotaatiopainossa Rovaniemellä. Kainuun Sanomat painetaan Kajaanissa Suomalainen lehtipaino Oy:ssä. Pohjois-Suomen Media -tulosyksikön liikevaihto oli 40 milj. euroa vuonna 2008 ja se työllistää noin 300 henkilöä. Pohjois-Suomen Media Oy tunnettiin aiemmin Alma Median Pohjoiset lehdet ryhmänä. (http://www.almamedia.fi/pohjoiset-lehdet). Lapin Kansan organisaatio on perinteinen lehtitalon organisaatio, johon kuuluu toimitus, asiakaspalvelu, hallinto ja paino. Lehden levikki on 34.461 lehteä ja peitto Lapin alueella on suurin Rovaniemen, Sodankylän, Itä-Lapin, Tunturi-Lapin ja Ylä-Lapin alueella. Meri- Lapissa ja Tornionjokilaaksossa Pohjolan Sanomilla on vahvempi asema, Pohjolan Sanomien levikki on 21 746. Lapin Kansalla on vahva sija paperilehtenä ja tilaajamyynti paperilehdellä 2
on hyvä. Kilpailijoina on Pohjolan Sanomat, paikallislehdet, mutta ryhmämme mielestä myös televisio ja muut nettimediat kilpailevat lähinnä lukijan ajankäytöstä. Paikallislehdistä ilmainen Uusi Rovaniemi yltää 31.530 kpl painosmäärällä merkittäväksi kilpailijaksi vain Rovaniemen seudulla (http://www.almamedia.fi/pohjoiset-lehdet) (http://www.uusirovaniemi.fi/ilmestyminen.html) Lapin Kansan kuuluminen Alma Median konserniin antaa oman sävynsä liiketoiminnan kehittämiseen. Usein suuremmat organisaatiot ovat kankeampia ja vähemmän joustavia muutoksiin. Tämän arvion teimme ainakin toimeksiantajalta saatujen tietojen perusteella. Tytäryhtiöt käyttävät kaikki samaa julkaisualustaa, minkä vuoksi esimerkiksi internetsivujen uudistukset eivät toteudu kovinkaan nopealla aikataululla ja vaatii hyväksynnän konsernissa. Virallisesti Alma Medialla on käytössä innovointia tukeva työkalu ja kanava nimeltään Helmi-aloitejärjestelmä (http://www.almamedia.fi/uudistuminen). Alma Mediassa toimii konsernitasoinen innovaatioryhmä, jonka tehtävänä on aktivoida ja kehittää konsernin innovaatiotoimintaa. Itse arvioisin, että henkilöstön itse tuottamat ideat ovat erilaisia kuin yhteistyökumppaneilta ja sidosryhmiltä tai asiakkailta tulevat ideat. Sisäiset innovaatiot ja ulkoiset innovaatiot pitäisi kuitenkin saada nivottua yhteen, ja rajapintaa sisäisen ja ulkoisen innovoinnin välissä lisätä, tai jos asian ymmärtää paremmin niin, että yhteistyötä ryhmien välisessä innovaatiotoiminnassa voisi lisätä. Harvoin ulkopuolisilla on samaa sisäistä informaatiota käytössä kuin henkilöstöllä on. Laajempi tai syvempi yhteistyö innovoinnissa toisi sisäisen informaation ulkoisten innovoijien käyttöön ja samalla ulkopuoliset innovoijat toisi toivottavasti uudenlaista ajattelua normaalisti ratautuneeseen yritykseen. Toimeksianto liittyi vuoden sisällä tapahtuvaan lehtiformaattiuudistukseen, jossa Lapin Kansa muuttuu broadsheet-formaatista tabloid-formaattiin. Uudistuksen myötä toimeksiannossa pyydettiin ideoita lehden sisällön ja rakenteen uudistamiseen sekä ideoita sosiaalisuuden lisäämiseksi. 3. Toimeksiannon merkittävyys Toimeksianto oli ryhmämme mielestä melko laaja. Siinä oli mahdollisuus ottaa kantaa niin sisältöuudistuksiin, rakenneuudistuksiin tai sosiaalisuutta lisääviin uudistuksiin. Ryhmämme idean pohjalta emme lähteneet kuvaamaan tai innovoimaan yhtä pientä juttua, vaan pyrimme 3
melko kokonaisvaltaiseen analyysiin nykytilasta ja johtopäätöksiin siitä, mikä olisi tulevaisuuden tavoitetila. Pidimme tavoitteena kehittää sellaisia toimenpiteitä, jotka edistäisivät lehden ja lukijoiden välistä vuorovaikutusta sekä lukijatyytyväisyyttä. Syy miksi emme lähteneet innovoimaan pelkästään yhtä ideaa oli siinä, että mielestämme tarvittaisiin kokonaisvaltaisempi ote lehden kehittämisessä. Tarkoituksena tulisi olla, että lehden lukija käyttäisi enemmän aikaa Lapin Kansan parissa, ja mielestämme siihen tarvittaisiin useita eri keinoja, tai useita eri pieniä ideoita, jotka yhdessä vaikuttaisivat samansuuntaisesti. Tavoitteen saavuttamiseksi tulisi vaikuttaa eri toimin niin, että saataisiin Lapin Kansan lukijatyytyväisyyttä nostettua ja Lapin Kansa- brändiä vahvistettua. Seurauksena ryhmämme mielestä näistä toimenpiteistä olisi ollut, että Lapin Kansa olisi tuotteena suositumpi. Suositumpaa tuotetta olisi ollut helpompi tarjota mainostajille. Koko ideamme tavoitteena liiketoimintamallin osalta oli mainosmyynnin tulojen kasvattaminen, joka olisi ryhmämme mielestä mahdollista lähinnä verkkomainonnan volyymin ja arvon kasvattamisen kautta. Sanomalehti liiketoimintana on melko perinteinen ala. Viime vuosina digitaalisen jakeluketjun korostuessa on verkkoliiketoiminnan osuus kasvanut jatkuvasti. Perinteiset sisältöön ja rakenteeseen liittyvät uudistukset olisivat mielestämme kuitenkin melko perinteisiä. Uskoimme, että sanomalehtiala on lehden rakenteeseen ja sisältöön liittyviin uudistuksiin melko konservatiivisesti suhtautuva, ja siksi korostimme työssämme enemmän verkkoliiketoimintaa ja sen parissa tehtäviä uudistuksia. 4. Ideointi- ja ryhmätyöprosessin kuvaus. Innovaatiolla tarkoitetaan uutta tuotetta, palvelua, prosessia, toimintamallia tai vastaavaa jolla tuotetaan taloudellista tai muuta hyötyä. Uusi idea ei sellaisenaan pelkästään ole innovaatio, vaan sen kehitystyön tulokset pitää pystyä kaupallistamaan. Innovaatioprosessi sisältää usein viisi vaihetta, jotka ovat tiedon hankinta, ideoiden tuottaminen, ideoiden arviointi ja seulonta, konseptointi ja kaupallistaminen. (Ojasalo 2009, 72). Innovaatioprosessi on siitä hankala, että vaikka alussa saimmekin hyviä ideoita, niin lopulta niiden kaupallistamiseen liittyvät haasteet saattavat kaataa monia ideoita. Koko prosessin aikana pitäisi olla hallussa koko ideointiketju, 4
ja se, että lopulta idean kaupallistaminen tuo innovaatiolle kaupallista arvoa. Ryhmämme innovaatioprosessi toimi kuitenkin siinä mielessä hyvin, että saimme innovointiprosessin alkupäähän useita ideoita, mutta myös loppupäähän joitakin kaupallista arvoa omaavia tuotteita/konsepteja. Putken keskivaiheilla olevaa toimintaa taas olisi pitänyt saada hallittua enemmän. Haasteita oli mielestäni siinä, miten ryhmän tuottamia innovaatioita arvioitiin ja seulottiin. Tuntui, että tätä vaihetta olisi voinut pidentää loputtomiin, mutta ajanpuutteen vuoksi tai juuri siksi, että ideoitamme oli useita, emme saaneet tätä osaa innovointiprosessista hallittua täysin. Aikataulutuksen osalta seurasimme ennalta laadittua ohjelmaa, mutta viikko kului todella nopeasti. Innomaratonviikon tarkoituksena on tietysti työskennellä viikon ajan, eikä siten ideat voi ollakaan niin täydellisiä kuin ihan loppuun asti viedyillä liiketoimintasuunnitelmilla. Innovaatiotoiminta eli innovaatioiden tuottaminen on kuvattu Ojasalon mukaan (2009) soveltuvan hyvin silloin, kun tavoitteena on tuottaa jotain täysin uutta, esimerkkinä palvelutuote- tai järjestelmä. Innovaatio voi myös olla uudenlainen toimintamalli tai tuotantoprosessi. (Ojasalo 2009, 74). Lähinnä ryhmämme tuottamat innovaatiot liittyisivät mielestäni toimintamallin ja tuotantoprosessin uudistamiseen. Tiedon keruu on innovaatioprosessin ensimmäinen vaihe. Tähän liittyy tietysti myös kysymys keiden tulisi osallistua innovaatioprosessiin. Ojasalon mukaan mahdollisimman erilaisten ihmisten, ajatusten ja moniäänisyyden kohtaaminen on innovaatioprosessin lopputuloksen kannalta hyödyllisintä (Ojasalo 2009, 77). Meidän toimeksiannossa oli kyllä hyötyä siitä, että ryhmän jäsenillä oli erilaiset koulutustaustat ja työkokemukset. Ryhmässämme yhdistyi reipas innovointi, kriittinen ajattelu ja realistinen toteutus. Tiedon keruuvaiheessa tapasimme nopeasti jo tammikuussa Innomaratonin aloitustilaisuudessa, jolloin sovimme rooleista ja työskentelytavasta ennen Innomaratonviikkoa. Sovimme, että keräämme tietoja ulkomaisista nettilehdistä, ulkomaisista sanomalehdistä ja keräämme tiedot yhteen sähköpostilla. Keskustelimme myös pareittain kaksi kertaa pikaviestinten välityksellä (Live Messenger). Tyypillisinä menetelminä innovaatioiden tuottamiseen mainitaan Ojasalon mukaan esimerkkeinä seuraavat: aivoriihi, bodystorming, 8x8 -menetelmä, ekskursiotekniikat, kuusi ajatteluhattua, heuristinen ideointitekniikka, kaukaiset ajattelumallit, Osbornin kysymyslista ja toivelistatekniikka. Keskeistä on, että innovaatiomenetelmissä ei tuoteta tietoa, vaan ideoita (Ojasalo 2009, 78). Mielestäni näistä menetelmistä käytimme koko Innomaraton-työskentelyn 5
aikana aivoriihtä ja sovellusta 8x8 menetelmästä. Aivoriihityöskentely alkoi spontaanisti heti tammikuun tapaamisen aikana ja se jatkui sen jälkeen sähköpostilla. Aivoriihessä on tarkoituksena ideoida mahdollisimman vapaasti, ilman rajoituksia ja ideoijaa kannustaen. Tällä tavalla syntyy, tai voi syntyä uusia ajatuksia, joita ei aiemmin ole tullut mieleen. Kun työskentely alkoi Innomaratonviikolla maanantaina, niin saimme valmentajilta uuden ohjeen ideointiin. Jokainen ryhmän jäsen sai oman A4 paperin, johon piti kirjoittaa 8 ideaa. Saimme näin neljä paperia, joissa oli jokaisessa 8 ideaa. Normaalisti 8x8 menetelmässä yhdelle A4 paperille kirjoitetaan yksi idea. Näitä ideoita tulee kirjata kahdeksalle paperille. Jokaista ideaa jatkokehitetään siten, että jokaista ideaa parannetaan edelleen kahdeksalla uudella A4 paperilla. Teoriassa näin voidaan saavuttaa 64 uutta ideaa, joista osa voi olla päällekkäisiä. Ideoinnissa ei voi välttää päällekkäisiä ideoita innovointivaiheessa. Sen vuoksi saimme innovointivaiheessa ryhmiteltyä ideoitamme niin, että pystyimme keskittyä muutamaan pääidean kehittelyyn. Kilpailuesityksen valmistelussa ei ollut todellakaan ylimääräistä aikaa. Karsimme harjoitusesityksen jälkeen turhia osia tai sellaisia osia, jotka olivat mielestämme jo aiemmin tunnettuja tosiasioita. Voi olla, että toimeksiantaja yllättyi laajasta ideastamme. Esitys oli silti aivan maksimi ajankäytön osalta, ja annoimme toimeksiantajalle vielä raakaversiot ideoistamme, joita jäi vielä yli todella runsaasti. Esityksen jälkeen toimeksiantajalla ei ollut kysyttävää innovaatioistamme. Lopulta toinen ryhmä pääsi jatkoon. Toisen ryhmän vahvuus oli siinä, että sillä oli helposti, lyhyessä ajassa myytävä yksi idea. Ryhmä menestyi myös hyvin finaalissa, joten emme hävinneet huonolle ryhmälle. Pääosin työskentelymme oli sovellettua ideointia koska haimme ideoita olemassa olevista ratkaisuista. Mielestäni ne eivät olleet kuitenkaan mitenkään epäonnistuneita tässä tilanteessa. Useat ideat olivat myös toimeksiantajan mielestä realistisesti toteutettavia ja saimme niistä kiitosta. Toimeksiantajalta saadun palautteen mukaan ryhmämme työ oli huolellista ja monipuolista tulevaisuusanalyysia, jota lehden omalla väellä ei ole tällä hetkellä resursseja tehdä. Lapin Kansa tulee käyttämään ideoitamme. Ryhmädynamiikka oli mielestäni onnistunut. Ideointivaiheessa saimme aikaan paljon erilaisia ideoita. Vaikeutena oli todellakin saada yksi ainoa idea, jota lähteä kehittämään. Ymmärsimme kuitenkin tehtävänannon niin, että ei ole väliä sillä, onko yksi idea vai useampia idea, jota työstää. Tärkeämpää oli kehittää toimeksiantajan antamia tehtäviä 6
eteenpäin. Voi sanoa, että ideointivaiheessa jokaiselta tuli ideoita hyvin. Valikointivaiheessa ryhmä toimi myös onnistuneesti, tavoitteena oli saada ne ideat koottua, joista ryhmä oli samaa mieltä. Ryhmädynamiikan kannalta neljän hengen ryhmä on vielä tarpeeksi pieni, jotta keskinäisiä yhteyksiä ei ole vielä niin paljoa kuin esimerkiski viiden tai kuuden hengen ryhmässä. Suuremmassa ryhmässä joku ryhmän jäsenistä pääsee tai joutuu enemmän äänitorveksi, ja määrää ryhmän kulkua enemmän kuin sellainen ryhmän jäsen joka on hiljaisempi. Suuremmassa ryhmässä keskinäisten viestintäyhteyksien määrä alkaa jo rajoittaa ryhmän jäsenten innovointipotentiaalia. Alkuvaiheen työskentely voi olla mahdollista jopa pilkkoa niin, että tehdäänkin ideointivaihetta tai aivoriihivaihetta ensin yksin, sitten pareittain, ja vasta sen jälkeen koko ryhmän kesken. Esityksen koostamisessa ja ideoiden keräämisessä menee myös enemmän aikaa jos ryhmä on liian suuri. Työn voi silloin mieluummin pilkkoa, jolloin tehtäisiin pareittain työtä. Työskentelytehokkuuden kannalta olisi tehokkainta järjestää ihan mikä tahansa ryhmätyö niin, että työskenneltäisiin pareittain yhden tietokoneen ääressä jokaisessa pariryhmässä. Parista toinen kirjoittaa, ja toinen kokoaa ajatuksia ja lukee kirjoitusta. Jos suuressa ryhmässä vain yksi kirjoittaa ja muut istuu pöydän ääressä, niin suuri osa ryhmästä ei tee mitään. Tämän huomasin niin omassa ryhmässä, mutta ongelma on ehkä suurempi sellaisessa ryhmässä, joka on viisihenkinen tai kuusihenkinen. Lisäys: Kehittämistyössä käytettäviä välineitä: haastattelu havainnointi kysely dokumenttianalyysi ennakointiin liittyvät menetelmät yhteisöllisiä ideointimenetelmiä: aivoriihi, 8x8, kuusi ajatteluhattua, kaukaiset ajatusmallit, osbornin kysymyslista, bodystorming, ekskursiotekniikat, heuristinen ideointitekniikka, toivelistatekniikka. muita: prosessianalyysi, blueprinting, benchmarking, palvelun laadun kuiluanalyysi SERVQUAL- mittari.) 7
5. Aikaansaatu ratkaisu suhteessa toimeksiantoon Ratkaisumme onnistuneisuutta on vaikea mitata. Pitäisi päästä toteuttamaan kaikki ideamme käytännössä ja nähdä toimivuus. Saamamme palautteen mukaan ideamme olivat kokonaisvaltaisia, ja siinä mielessä laajempia kuin toimeksiantajamme tai ryhmän valmentajien ajatukset yhdestä ainoasta innovaatiosta. Ratkaisumme oli heidän mielestään niin monipuolinen analyysi, että olisimme ehkä menestyneet paremmin, jos olisimme keskittyneet vain yhteen innovaatioon. Toisaalta toimeksianto oli mahdollisimman laaja, jotta se mahdollisti erilaisia ratkaisuja innovaation suhteen, mutta ryhmämme ratkaisu oli lopulta liiankin laaja suhteessa innomaratonin brändiin, että siinä olisi keskitytty pelkästään yhteen innovatiiviseen ideaan. Voi olla, että innomaratonissa menestyneet ovat keskittyneet yhden idean hiomiseen ja seuraavalla kerralla sitten pitäisi karsia rönsyt ideoista ja valita yksi paras idea jota lähteä työstämään mahdollisimman pitkälle. Jos tavoitteena oli uuden liiketoiminnan kehittäminen, niin ratkaisumme olivat enemmänkin entisen liiketoiminnan kehittämistä. Toimeksiannossa annettiin tehtäväksi kehittää Lapin Kansan vuorovaikutuksellisuutta tai sosiaalisuutta. Ratkaisussamme otimme huomioon tämän niin, että ensinnäkin halusimme aktivoida lukijat osallistumaan sisällön tuottamiseen jo jutuntekovaiheessa esimerkiksi toimittajan blogissa tai jutun ilmestymisen jälkeen blogissa. Toiseksi houkuttelevaa sisältöä pitäisi myös tarjota enemmän. Sisällön pitäisi mielestämme olla niin tekstiä, kuvaa, videota, audiota, blogeja ja keskusteluja. Tavoitteena tässä on mielestämme lukijan vierailuaikojen pidentäminen nettisivuilla ohjaamalla lukija lisäsisällön pariin. Houkutteleva sisältö antaisi myös mainostajille kuvan Lapin Kansasta sellaisena mainosmediana johon kannattaa sijoittaa mainosmyynti, koska mielenkiintoista sisältöä on, lukijoita on ja lukijat pitävät Lapin Kansasta. Lopullisena tavoitteena olisi kasvava mainosmyynti tai kasvava mainososuus Lapin Kansan tuloista. Kolmanneksi sosiaalisen median kanavia tulisi lisätä. Tämä sen vuoksi, että ne ovat hyviä palautekanavia, uutisvinkkien antamiseen toimittajille ne ovat hyviä kanavia ja niitä voi käyttää myös jutun ideointivaiheessa kun toimittaja tekee taustatyötä jutun ideointiin. Näitä sosiaalisen median kanavia on nyt käytössä useilla media-alan toimijoilla. Kanavina on käytetty Facebookia, Twitteriä ja muita mikroblogipalveluita, kuten Jaikua. Jos osallistun uudestaan Innomaratoniin, niin työskentelyvaihetta pitäisi miettiä niin, että ei ota liian suurta tai laajaa tehtäväaluetta, vaikka mielestäni viikossa saimmekin aikaan melko 8
hyvän ja laajan analyysin, ideointeja ja esityksen. Mutta juuri esityksen koostaminen ja idean myyminen aiheuttaa paljon ajankulua. Tässä voisi tietenkin miettiä sellaista työskentelyä, että ideointia ja tietojen keräämistä tekisi paljon enemmän jo ennakkoon. Viikko on kuitenkin aika lyhyt aika ja se menee nopeasti. Lähteet Ojasalo, K., Moilanen, T., Ritalahti, J. (2009). Kehittämistyön menetelmät. WSOY. (http://www.almamedia.fi/pohjoiset-lehdet) Luettu 13.2.2010 (http://www.uusirovaniemi.fi/ilmestyminen.html) Luettu 13.2.2010 (http://www.almamedia.fi/uudistuminen) Luettu 13.2.2010 http://www.stakes.fi/fi/kehittaminen/valineet/index.htm 9