1 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 2 Pöytäkirja Kokousaika: 14.3.2011 klo 12-15 Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, kokoushuone Väinämöinen Osallistujat ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (puheenjohtaja) tietohallintojohtaja Tuulikki Kallio, Päijät-Hämeen koulutuskonserni opiskelijapalvelujen päällikkö Anne Koskela, Savonia Ammattikorkeakoulu johtaja Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy projektipäällikkö Paula Merikko, University Admissions Finland opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko, Opetushallitus Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi (Oppijan palvelukokonaisuus -SADe-hankkeen projektipäällikkö) Erityisasiantuntija Joni Penkari, Opetushallitus (sihteeri) poissa: opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM Asiat 1 Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja Ilmari Hyvönen avasi kokouksen. Hyväksyttiin asialista kokouksen työjärjestykseksi sillä muutoksella, että Joni Penkari esittelee tilannekatsauksen kohdassa kolme Antti Ylä-Jarkon sijaan. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja sillä muutoksella, että lisätään muita asioita koskevaan kohtaan tieto kummankin korkeakoulusektorin opintoasiainpäälliköiden ryhmien järjestäytymisestä sekä näiden ryhmien hyödyntämisestä KSHJ-hankkeessa. 2 Kuulumiset opiskelijavalintojen kehittämisryhmältä Puheenjohtaja kertoi vieneensä edellisessä kokouksessa esillä olleet kysymykset opiskelijavalintojen kehittämisryhmän käsittelyyn. Puheenjohtaja kävi läpi kehittämisryhmän pöytäkirjaa ja taustoitti kehittämisryhmän tekemiä päätöksiä. Ohjausryhmän keskustelussa nousi esille vieraskielisten ylempien ammattikorkeakoulututkintojen hakujen järjestäminen, johon ei kehittämisryhmän linjauksessa otettu eksplisiittisesti kantaa. Nykytilassa näiden haut eivät ole mukana yhteishaussa. Ohjausryhmä katsoi, että myös vieraskieliset ylemmät ammattikorkeakoulututkinnot voivat olla mukana haussa, ja tämän vaatimat kieliversiot lomakkeista tulee tehdä. Puheenjohtajan kertomien kuulumisten pohjalta käydyssä keskustelussa toivottiin, että opetus- ja kulttuuriministeriön edustajat korostavat korkeakouluille valintaperusteiden kehittämisen tärkeyttä.
2 Sovittiin, että Opetushallituksessa kehittämisryhmän toiveiden mukaisesti KSHJ - hankkeelle luodaan RAKETTI -hankkeen päivitettävää perussettiä vastaava viestintämateriaali. Puheenjohtaja esitteli myös lyhyesti ministeriön järjestämien koulutusalakohtaisten tapaamisten tuloksia. Tapaamisissa ministeriön ja koulutusalojen edustajat ovat keskustelleet koulutusvastuiden säätelystä ja opiskelijavalintojen kehittämisestä. Tapaamisissa on noussut esille seuraavia toiveita: - Uuteen järjestelmäkokonaisuuteen toivotaan enemmän mahdollisuuksia hakijalle viestimiseksi. Esimerkiksi valintakokeita koskevat muistutukset ja muu vastaava informaatio olisi hyödyllistä. - Vieraskielisen koulutuksen haut tulisi voida järjestää yhteishaun ohessa - Uudessa järjestelmässä voisi olla nykyistä parempi ja monipuolisempi toiminnallisuus erilaisten useilta hakulomakkeilta tietoja kokoavien tulosteiden muodostamiseksi - Jatkossakin on tarvetta myös erillishauille - Koulutustarjontatiedon esittämiseen kohdistuu suuria odotuksia - Nykyisiä valintayhteistyömalleja ei tulisi hankaloittaa 3 Tilannekatsaus Antti Ylä-Jarkko kertoi lyhyesti rekrytointien tilanteesta. Joni Penkari esitteli tehtyä työtä esiselvityksen tilannetta ja asiantuntijaryhmän tähän asti tekemää työtä. Penkari kertoi asiantuntijoiden kotitehtävissä tekemien kannanottojen perustuvan pitkälti nykytilanteen mukaiseen toimintaan, ja esimerkiksi hakuprosessin vuosikello on kuvattu sen mukaan, että sijoitteluajo ajoittuu viimeisenä valmistuvaksi ilmoitetun valinnan jälkeen. Ei ole juuri ehditty pohtia korkeakoulukohtaisten valintaprosessien muuttamisen mahdollisuuksia (prosessien nopeuttaminen). Todettiin, että esiselvityksen kiireellisestä aikataulusta johtuen korkeakoulukohtaisten prosessimuutosten miettimiseen ei jää juuri aikaa ja riskinä on, että nykytila ohjaa liiaksi tavoiteprosessin hahmottelua. Hankkeen ohjausryhmän tulee toimia asiassa muutosajurina. Tämän mukaisesti ohjausryhmä linjasi, että asiantuntijaryhmän työskentelyssä tulisi painottaa prosessin kehittämistä hakijan kannalta toimivammaksi. Hakijan kannalta prosessia parantaisi, että sijoitteluajon ajankohta olisi aikaisempi ja tiedon opiskelupaikasta saisi mahdollisimman aikaisemmin kuin nykytilan myöhäisimmän valinnan jälkeen. Nykytilassa tiedot opiskelupaikoista on yliopistojen osalta hakijoille pikkuhiljaa heinäkuusta alkaen, ja tietoa vastaanotetuista opiskelupaikoista on voitu alkaa viedä opiskelijarekistereihin vaiheittain. Jatkossa tiedot saataisiin kerralla, mutta toisaalta opiskelupaikan vastaanotto pyritään sähköistämään, jolloin uusi ruuhkapiikki ei aiheuttaisi ongelmia uusien opiskelijoiden rekisteröinnissä.
3 Samoin todettiin, että vaiheittainen paikoista ilmoittaminen on rytmittänyt esimerkiksi opiskelija-asuntojen hankkimista vaiheittaisemmaksi. Jatkossa tieto (lähes) kaikista paikoista saadaan kerralla, jolloin esimerkiksi asuntovälitykselle tulee melkoinen ruuhkapiikki. Nämäkin näkökohdat puoltaisivat edelleen sijoitteluajon päivämäärän esitettyä varhaisempaa ajankohtaa. Useat asiantuntijaryhmän jäsenet ovat esittäneet, että hakutoivejärjestystä saisi muuttaa vain (viimeisen) hakuajan päättymiseen asti. Hakijanäkökulmasta toimivampaa olisi, että järjestystä voisi muuttaa vielä myöhempään. Asiaa tulisi vielä pohtia, kunhan kaikki tähän vaikuttavat asiat ovat selvillä. Päätettiin nostaa muutosajuriroolin puuttuminen riskiluetteloon. 4 Esiselvityksen työsuunnitelma ja sisältö Käsiteltiin esiselvityksen työsuunnitelma version 0.7 mukaan. Todettiin, että sisällysluettelosta selviävä rakenne on toimiva. Jo siinä voitaisiin kuitenkin tuoda paremmin esille jako ensimmäisessä vaiheessa toteutettaviin osiin sekä osiin jotka voivat valmistua käyttöön myöhemmin kuin 2013 kevään hakuja varten. Samaten voitaisiin nostaa jo otsikoihin näkyviin tietoturva- ja tietosuojakysymykset. Ohjausryhmä piti tärkeänä, että pääpaino säilytetään 7. luvun tavoitetilakuvauksessa. Tavoitekuvauksen tulee olla kattava. Nykytilakuvaukseksi riittää tiivis esitys, jossa pääpaino on nykytilaan nähden peilattavilla muutostarpeilla. Esiselvityssuunnitelman liitteenä oleva aikataulu tulee vielä tarkentumaan. Tässä vaiheessa todettiin, että kehittämisryhmän toivoma seminaari tulee olemaan aikataulussa mainittu jälkimmäinen yleisötilaisuus. Päätettiin, että mikäli ohjausryhmän jäsenillä on muita kommentteja tähän mennessä kirjoitettuun esiselvityksen tekstiin, toimittavat he kommenttinsa suoraan Opetushallituksen asiantuntijoille. 5 Hankesuunnitelma, viestintäsuunnitelma, riskit Käytiin lävitse hankesuunnitelma version 0.4 mukaisesti. Päätettiin, että hankesuunnitelman hyväksyminen siirretään seuraavaan kokoukseen, koska hankesuunnitelmaa pitää täsmentää vielä ainakin rinnakkaishankkeisiin liittyvien kytkentöjen osalta. Hankesuunnitelman jatkovalmistelemista varten annettiin lisäksi seuraavat ohjeet: - Tavoitteita koskevissa lukuarvoissa ja aikamääreissä on tarvetta vielä tarkennukselle - Koska on mahdollista, että osa ainakin laadullisista tavoitteista joudutaan jossakin hankkeen vaiheessa priorisoimaan keskenään, on syytä määritellä jo tähän dokumenttiin miten ja missä priorisointia koskevat päätökset tehdään - Riippuvuudet muihin SADe-hankkeisiin on tarpeen nostaa vahvemmin esille esimerkiksi lisäämällä niitä varten oma sarake taulukkoon
4 - Aikataulutusta koskien voitaisiin määritellä jo alustavasti jatkokehityskohteiden määrittelyn käynnistämistä jo ennen KSHJ:n tuotantokäytön alkamista. Hankkeen rajauksista todettiin, etteivät rajaukset tarkoita, että hankkeen ulkopuolelle rajatut asiat eivät vaadi kehittämistä. Rajaus tarkoittaa vain sitä, ettei näitä käsitellä tietojärjestelmähankkeessa. Valintaperusteiden kehittämistä ja esimerkiksi kansainvälisten ylioppilastutkintojen pisteitystä koskevia kysymyksiä käsitellään opiskelijavalintojen kehittämisryhmässä. Päätettiin, että KSHJ-hankkeen wiki-sivustoon tehdään oma alasivu ohjausryhmän pöytäkirjoille. Käytiin lävitse hankkeen riskiluetteloa. Päätettiin siirtää myös riskisuunnitelman hyväksyminen seuraavaan kokoukseen, jotta suunnitelma voitaisiin täydentää erityisesti riskiluettelon vakaavuus ja todennäköisyysarvioiden osalta. Sovittiin, että puheenjohtaja valmistelee riskiluetteloa edelleen. Keskustelussa nostettiin riskilistalle seuraavat asiat: - Selkeän muutosajuriroolin omaavan tahon puuttuminen, mikä voi johtaa määrittelyn tekemiseen nykytilamallinnuksena, jolloin prosessi ei paranisi hakijan tai korkeakoulun kannalta. Todettiin että mm. ohjausryhmän ja kehittämisryhmän tulee toimia muutosagenttina. - Toteutusaikataulun ja tavoitelaajuuden keskinäinen suhde, jossa epätasapaino voi johtaa joko aikataulun pettämiseen tai laadullisesti tavoitetta suppeampaan lopputulokseen - Testaus ja käytettävyys Sovittiin, että riskien vakavuus- ja todennäköisyysarvio tulee soveltuvin osin noudattaa Opetushallituksessa käytössä olevaa riskienhallintamallia. Puheenjohtaja tekee tarkemman määrittelyn yhdessä Antti Ylä-Jarkon kanssa. Viestintäsuunnitelmaa ei käsitelty tässä kokouksessa. 6 Uuden hakujärjestelmän ja hankkeen avoimet asiat Todettiin, että yhteishakuun pitää voida jatkossakin tehdä korkeakoulujen valintaperusteiden mukaisia hakukohteiden korkeakoulujen välisiin sopimuksiin perustuvia hakukohteiden keskinäisiä suhteita koskevia rajauksia. Näistä on myös viestittävä selvästi hakijalle silloin kuin ne tosiasiallisesti asettavat rajoituksia hakutoivejonon muodostumisessa. Kaikki tällaiset rajoitukset on voitava luoda kullekin valintakierrokselle, eikä mitään yksittäisiä rajauksia tai sääntöjä tule kovakoodata järjestelmään. Täydennyshaku toivotaan järjestettäväksi jatkossakin ainakin ammattikorkeakouluissa. Lopullisesti asiaan voidaan ottaa kantaa kun nähdään miten uudistettu haku-, valinta ja sijoitteluprosessi kokonaisuudessaan toimisi. Kyseessä olisi jatkossakin yhteishaku (säädöksissä mainittu). Seuraavaan opiskelijavalintojen kehittämisryhmään viedään keskusteltavaksi ainakin opiskelijavalinnan vuosikello. Mahdollisista muista asioista sovitaan sähköpostilla, mikäli esiselvitystyön eteneminen puoltaa muidenkin kysymysten nostamista kehittämisryhmän asialistalle.
5 7 Seuraavat kokoukset ja muut asiat Seuraava kokous pidetään suunnitellusti 12.4.2011. Tarvittaessa voidaan käsitellä opiskelijavalintojen kehittämisryhmälle meneviä kysymyksiä tätä ennen sähköpostitse. Tehdään kysely kesäkuun kokouksen ajankohdaksi. Puheenjohtaja päätti kokouksen.