Uusia asiakkaita TimePlan seuraa asiakkaiden mukana rajan yli Veto rajan yli TimePlan perustaa uuden yrityksen Hollannissa Automaattinen provisiolaskelma Työajan kirjaaminen TimePlanin avulla esignatur TimePlanissa Uusi TimePlan-yritys Helsingissä Johtajan kolumni Nro 31 Tietoa ja uutisia TimePlanista lokakuu 2014
T O I M I T U S Asiakkaille ja yhteistyökumppaneille tarkoitetun Aika & Resurssit -asiakaslehden julkaisija on TimePlan A/S. Päätoimittaja Svend Holm, sh@timeplan-software.com Toimituskunta Line Cecilia Ejsing, le@timeplan-software.com TimePlan A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal DK 9210 Aalborg SØ Telefon +45 98402020 info@timeplan-software.com www.timeplan-software.com TimePlan Ruotsi PA Kompetens Lön AB Kungsgatan 37 SE 111 57 Stockholm Telefon +46 (0)40-607 62 35 info@timeplan-software.se www.timeplan-software.se TimePlan Norja Datatjenesten AS Storgaten 4b NO 1767 Halden Telefon +47 6917 9600 info@timeplan-software.no www.timeplan-software.no TimePlan Alankomaat TimePlan Software BV Smederijstraat 2 NL 4814 DB Breda Telefon: +31 76 5317779 info@timeplan-software.com jk@timeplan-software.com www.timeplan-software.com TimePlan Saksa TimePlan Software GmbH Graf-Zeppelin-Str. 20 D 24941 Flensburg Telefon: +49 (0) 4611 450 9955 info@timeplan-software.com www.timeplan-software.com TimePlan Suomi TimePlan Software Oy Valuraudankuja 6 FI 00700 Helsinki Telefon: +358 (0) 9 346 3199 infofi@timeplan-software.com www.timeplan-software.com Painos 1 000 kpl tanskaksi 500 kpl englanniksi 150 kpl saksaksi 150 kpl hollanniksi 150 kpl suomeksi Graafinen suunnittelu, tuotanto ja painatus FlexGraphic A/S Telefon +45 38412600 Jakelu Kis Flindt, TimePlan A/S Painotalo Cyclus print Kansainvälistyminen Nyt kun kaksi uutta TimePlan-yritystä on perustettu, TimePlanin laajentumisstrategia Euroopan markkinoille on toden teolla saanut sykäyksen eteenpäin. Toimitusjohtaja Henrik Baasch ilmoitti 24.6.2014 kahden uuden yrityksen perustamisesta Suomeen ja Hollantiin, ja 24. 25.6. pidettiin Ålborgissa ensimmäinen kansainvälinen myyntikokous, jossa oli mukana kumppaneita Hollannista, Suomesta ja Saksasta. Siellä Jurgen Klaverdijk ja Bijay Baniya toivotettiin tervetulleiksi TimePlaniin. TimePlan Software BV on uuden TimePlan-yhtiön nimi Hollannissa. Yhtiön toimitusjohtaja on Jurgen Klaverdijk, joka yhdessä myyntikonsulentin Anna Friborgin ja myyntipäällikön Peter Verstraten kanssa muodostaa vahvan tiimin Hollannin markkinoilla. Suomessa sijaitsevan uuden yrityksen nimi on TimePlan Software OY, ja sen toimitusjohtaja on Bijay Baniya. Tällä hetkellä yritykseen ollaan rekrytoimassa uusia työntekijöitä. Nyt kun Suomessa ja Hollannissa on kaksi uutta yritystä, Saksassa yksi yritys ja yhteistyökumppanit Ruotsissa (PA Kompetence) sekä Norjassa (Datatjenesten AS), syksystä tulee varmasti todella kiireinen. Lue tästä Aika & Resurssit -numerosta näistä uusista yrityksistä, uudesta provisiolaskentatoiminnosta, digitaalisesta allekirjoituksesta ja paljon muusta. Mukavia lukuhetkiä tämän numeromme parissa. Päätoimittaja Uusi viestintäassistentti Ejsing Translation -yrityksen omistaja Line Ejsing on palkattu Aika & Resurssit lehden uudeksi viestintäassistentiksi. Line tulee Kaspar Østergård Jensenin tilalle, joka nyt koulutuksensa päätyttyä etsii uusia haasteita työelämässä. Linellä on akateeminen loppututkinto liike-espanjasta ja espanjankielisestä kansa invälisestä viestinnästä. Hän valmistui keväällä 2014. Teoriakoulutuksensa lisäksi Linellä on kahden vuoden kokemus myymäläviestinnästä ja pienehköistä lehtiartikkeleista sekä kotisivuista, joiden tarkoitus on ollut lisätä asiakkaiden tuote- ja palvelutietoutta. Tämä on tuonut Linelle pätevyyttä ja kokemusta, joista on hyötyä uudessa viestintäassistentin työssä. Kalenteri Line on aina valmis jännittävään ulkomaanseikkailuun tai vaikkapa puolimaratonille. Toimituksemme toivottaa Linen tervetulleeksi ja odottaa antoisaa yhteistyötä hänen kanssaan. 23. lokakuuta 2014 ERFA-ryhmätapaaminen Norja. Pidetään Oslossa 12. ja 13. marraskuuta 2014 ERFA-ryhmätapaaminen Detail SE Pidetään Marriott-hotellissa Tukholmassa 10. maaliskuuta 2015 ERFA-ryhmätapaaminen Detail 2. Pidetään Scandic-hotellissa Odensessa 11. maaliskuuta 2015 EERFA-ryhmätapaaminen Detail 1. Pidetään Bauhausissa Århusissa 15. huhtikuuta 2015 ERFA-ryhmätapaaminen HTRFS DK. Pidetään Sjellannissa 2 I Tietoa ja uutisia TimePlanista
Uusia asiakkaita Muun muassa seuraavat yritykset ja organisaatiot ovat äskettäin päättäneet ottaa käyttöön TimePlanin. Stadium Hamburg Bubbleroom Sahatavaraliike Davidsen Pohjoismainen urheilutarvikeketju Stadium avaa syyskuussa ensimmäisen lippulaivamyymälänsä Hampurissa. Kuten jäljempänä lehdessä tarkemmin kerrotaan, Stadium on jo ottanut TimePlan-järjestelmän käyttöön kaikissa Stadiumin myymälöissä Tanskassa, Ruotsissa ja Suomessa. Ottamalla TimePlan-järjestelmän käyttöön kaikissa myymälöissä Stadium saa kokonaisratkaisun, joka on mukautettu vastaamaan sääntöjä, lakeja ja sopimuksia eri maissa. Bubbleroom on yksi monista uusista asiakkaista Ruotsin markkinoilla. Se voi ylpeillä sillä, että on Pohjoismaiden suurimpia verkkomyymälöitä ja työllistää yli 60 työntekijää. Alkuvuodesta Bubbleroom otti yhtenä harvoista verkkomyymälöistä askeleen eteenpäin ja avasi ensimmäisen fyysisen vaatemyymälänsä Skärholmeniin Tukholman seudulla. Davidsen-sahatavaraliike on tanskalainen perheyritys, joka myy puu- ja rautakauppatavaraa. Yritykseen kuuluu myymälöitä Jyllannissa, Fynin saarella ja Sjellannin saarella sekä jakelukeskukset Vojensissa ja Odensessa. Davidsen työllistää yli 700 henkeä, ja sen vuotuinen liikevaihto on noin miljardi Tanskan kruunua. Hotel Marienlyst Hotel d Angleterre The Mayor Hotel Hotel Marienlyst on yksi niistä monista hotelleista, jotka ovat päättäneet ottaa TimePlanin käyttöön Aika & Resurssit -lehden viime numeron jälkeen. TimePlan on näiden hotellien ensisijainen ratkaisu työajan suunnitteluun, työajan kirjaamiseen ja henkilöstöhallintoon. Hotellin historia ulottuu yli 150 vuoden taakse. Tänä päivänä Hotel Marienlyst on neljän tähden hotelli, jossa on yhteensä 158 huonetta, sviittiä ja huoneistoa. Se sijaitsee Juutinrauman rannikolla Helsingørissä lähellä Kööpenhaminaa. Tämä Kööpenhaminan keskustassa sijaitseva viiden tähden hotelli on ehkä Tanskan kuuluisin hotelli, joka tunnetaan virheettömästä palvelusta, ylellisistä huoneistoista ja Michelin-tähdellä palkitusta Marchal-ravintolasta. Hotel d Angleterre -hotellille on monien muiden hotellien, joissa on ravintola ja baari, tavoin paljon hyötyä TimePlanin uudesta automaattisesta provisionlaskentatoiminnosta. Aihetta on käsitelty tarkemmin jäljempänä lehdessä. The Mayor Hotel sijaitsee Århusin keskustassa rautatientorin, kaupungintalon ja viehättävän kaupungintalon puiston kupeessa. Hotelli oli vuokralla vuosikaudet, mutta 1.8. lähtien Evarin omistajaperhe vastaa taas hotellin toiminnasta. Perhe päätti brändätä hotellin täysin uusiksi tavoitteenaan antaa hotellivieraille uusi ja parempi elämys Århusissa yksinkertaisen luksuksen, kestävän kehityksen ja ekologisuuden muodossa. Bella Center, Bella Sky Comwell og Forum Laholmen Hotell Halden Tannhelsesenter TimePlan on aloittanut Bella Center A/S:n kanssa kattavan yhteistyön, jonka laajuuteen kuuluvat myös Bella Sky Comwell ja Forum. Alkusysäyksen yhteistyölle antoi nykyisen TimePlan-asiakkaan suositus. TimePlan-konsulentin Henrik Larsenin myötä valinta on kohdistunut TimePlaniin, koska konserni haluaa keskittää kaikki toiminnot samaan järjestelmään. Yhtiöillä on yhteensä noin 1 000 vakituista työntekijää, minkä lisäksi väliaikaista työvoimaa käytetään runsaasti suurten tapahtumien järjestelyissä. Myös Norjan markkinat houkuttavat uusia TimePlanasiakkaita. Laholmen Hotell on esimerkki niistä lukuisista hotelleista, jotka ovat valinneet TimePlanin sen työajan suunnittelussa, työajan kirjaamisessa ja henkilöstöhallinnossa tuottamien monien etujen ansiosta. Hotelli sijaitsee Strömstandissa Ruotsissa ja on tällä hetkellä osa Scandic-konsernia. Norjan Haldenissa sijaitseva Norske Datatjenesten AS saa Halden Tannhelsesenter -hammaslääkäriaseman uudeksi asiakkaakseen 1.9.2014. TimePlankonsulentin, Datatjenesten AS:n Christine Gjersøen mukaan Halden Tannhelsesenter valitsi TimePlanin säästääkseen palkkarekisteröintiin kuluvaa aikaa ja helpottaakseen työajan kirjaamista asemalla. Menestystarina jatkuu Ilmainen TimePlan-webinaari Vuoden 2014 kevään aikana järjestettyyn neljään webinaariin on osallistunut 47 käyttäjää. Palautteen perusteella webinaarien anti on herättänyt tyytyväisyyttä. Webinaarien aiheita ovat olleet uuden lomavuoden aloitus, TimePlan 6.20:n uudet toiminnot, TimePlanin uudet käyttäjät ja tilasto. Myönteisen palautteen perusteella olemme päättäneet järjestää lisää ilmaisia webinaareja asiakkaillemme. Järjestämme syksyllä ilmaisia verkkokursseja TimePlanista. Kursseja järjestetään noin kolmen viikon välein keskiviikkoisin klo 10. Niiden avulla TimePlan-järjestelmänvalvoja saa ainutlaatuisen mahdollisuuden parantaa TimePlantietämystään ja -osaamistaan. Kurssit ovat lisäksi maksuttomia. Webinaarissa käsiteltävät aiheet vaihtelevat joka kerta ja mukautetaan ajankohtaiseen TimePlan-versioon Webinaari on varattu TimePlan-järjestelmänvalvojia varten ja toteutetaan TimePlanversion 6 mukaisesti. Saat lisätietoja ilmaisista TimePlan-verkkokursseista osoitteesta www. timeplan-software.com. Sivulla on lisäksi tietoja jo pidetyistä webinaareista sekä videoita ja vinkkejä Tips & Tricks -osassa. Kirjaudu kotisivulla sisään ja valitse sitten Tips & Tricks. Kaikki Tips & Tricks -osan webinaarit ja videot ovat nähtävillä myös YouTube-kanavallamme. Tietoa ja uutisia TimePlanista I 3
TimePlan seuraa asiakkaiden mukana rajan yli TimePlanin kasvustrategiana on levittäytyä Tanskan rajojen ulkopuolelle. Tästä tuoreena osoituksena on pohjoismainen Stadium-urheilutarvikeketju, joka päätti valita TimePlanin uudet ratkaisut käyttöönsä uuteen Hampurissa avattavaan myymäläänsä. TimePlan Software Gmbh:n toimitusjohtaja Bent Dahl Jensen iloitsee päätöksestä ja toteaa, että yhä useammat asiakkaat ovat päätymässä samansuuntaisiin ratkaisuihin. Olemme paikalla TimePlan pyrkii olemaan paikalla niissä maissa, joissa nykyiset asiakkaamme laajentavat toimintaansa, Bent Dahl Jensen kertoo ja jatkaa Tällä tavoin pystymme paremmin tukemaan sekä avustamaan asiakkaita ja ottamaan huomioon erot eri maiden välillä. Stadium on viimeisin esimerkki Stadium on tietoinen siitä, että yhtiölle on etua saman ohjelmistoratkaisun käytöstä kaikissa yksiköissään ja varsinkin sellaisen ohjelmistoratkaisun, johon yritys voi varmasti luottaa. Organisaatiolla on nimittäin TimePlanin järjestelmien ansiosta samat toiminnot ja avainluvut samassa käyttöliittymässä kaikissa maissa. Ne on vain mukautettu Saksassa voimassa olevien määräysten, lakien ja sopimusten mukaisiksi. Lisääntynyttä kiinnostusta TimePlania kohtaan TimePlan Software Gmbh on saanut osakseen lisääntynyttä kiinnostusta nykyisiltä pohjoismaisilta asiakkailta mutta myös saksalaisilta yrityksiltä. Olemme selvästikin tulleet yhä näkyvämmiksi Saksan markkinoilla, ja nyt kesälomien jälkeen kalenterimme on täynnä sovittuja tapaamisia saksalaisyritysten kanssa, Bent Dahl Jensen iloitsee ja jatkaa: Saksan osavaltioiden eri määräysten hallinta yhdessä järjestelmässä on varmasti myös yksi menestyksemme salaisuus. Odotamme osallemme todella vauhdikasta syksyä kaikkine mielenkiintoisine toimeksiantoineen, Bent Dahl Jensen kertoo. Toimitusjohtaja Bent Dahl Jensen TimePlan Software Gmbh:n porraskäytävän edessä Hampurissa. Veto rajan yli TimePlan on hyvä esimerkki siitä, että kollegiaalisen yhteishengen saavuttaminen on mahdollista suuresta välimatkasta huolimatta. Lounas sai uutta lisäväriä, kun TimePlania käyttävät työntekijät haastettiin koettelemaan lihasvoimaansa Tanskassa ja Norjassa. Vedonlyönnin kohteena oli se, kuka pystyisi seisomaan lankulla pisimpään sekä miehistä että naisista. Innoituksen lähteenä yhteinen asiakas Lilian Jensen TimePlanin toimistosta Aalborgissa vieraili alkuvuonna Norjassa, jossa hän järjesti yhdessä norjalaisen TimePlan-yrityksen Datatjenesten AS:n Christine Gjersøen kanssa yhteiselle asiakkaalle TimePlanin käyttökoulutuksen. Asiakas oli Nordic Choice -hotelliketju, jonka huoneistoon konsulentit majoittuvat kahden kurssipäivän ajaksi ja saivat siellä huippuidean! Osallistuimme vierailumme aikana lankku-kilpailuihin, joita Nordic Choice järjestää työntekijöilleen hauskana osana lounastaukoa, Lilian Jensen kertoo. Oli mukavaa osallistua kisaan. Kun palasimme takaisin omiin toimistoihimme, ajattelimme, että olisi hauska kilpailla toisiamme vastaan, vaikka välimatka on suuri. Kuka kestää lankulla pisimpään? Yhtiöt sopivat siitä, että he mittaisivat joka päivä viikon ajan, kuinka kauan työntekijät jaksoivat seistä lankulla. Päivän kolme parasta aikaa kirjattiin muistiin molemmissa yhtiöissä. Lopuksi tarkastettiin, kumpi yhtiöistä vei voiton. Tanskalaisen TimePlan-yhtiön yhteenlasketut tulokset olivat parhaat. Myös ennätystulos saavutettiin Tanskassa, jossa Vivienne seisoi peräti 7 minuuttia ja 10 sekuntia laudalla! Laudalla seisomisen tulokset ovat nähtävillä Aalborgin ilmoitustaululla muistona hauskasta ja haastavasta kokemuksesta. 4 I Tietoa ja uutisia TimePlanista
TimePlan perustaa uuden yrityksen Hollannissa TimePlan Software BV on Etelä-Hollannin Bredassa sijaitsevan uuden TimePlan-yrityksen nimi. Tiimin ensimmäinen työpäivä toimistossa oli 1. heinäkuuta, ja toimitusjohtaja Jurgen Klaverdijkin mukaan TimePlan Software BV on hyvää vauhtia kasvattamassa TimePlanin asiakaskuntaa Euroopassa. Voimme toimittaa Hollannin markkinoille TimePlanin ohjelmistotuotteita, jotka ovat ensiluokkaisia räätälöitäviä ratkaisuja. Hollannissa on runsaasti suuria vähittäismyymälöitä, hotelli- ja ravintola-alan yrityksiä sekä huvipuistoja, joille on hyötyä TimePlanin ratkaisuista. Yritämme markkinoinnissamme panostaa nimenomaan tämän kohderyhmän tiedottamiseen siitä, miten juuri he voivat hyötyä TimePlanin joustavista ratkaisuista, Jurgen Klaverdijk kertoo. Hyvät referenssit TimePlan on jo ehtinyt niittää mainetta Alankomaissa, missä suuret yritykset kuten saksalainen Media Markt -elektroniikkaketju ja kansainvälinen JYSK-vähittäismyymäläketju ovat ottaneet TimePlan-ohjelmiston käyttöönsä. Nyt kun asiakaskuntaamme kuuluu kaksi näin suurta yritystä, voimme sanoa olevamme hyvässä nousussa, ja tähän mennessä olemme saaneet vain positiivisia reaktioita otettuamme yhteyttä uusiin potentiaalisiin asiakkaisiin, Jurgen Klaverdijk kertoo ja jatkaa: Sekä nousu- että laskukausina yritykset pyrkivät pienentämään kustannuksiaan, ja Time- Planin ratkaisujen avulla monet yritykset voivat säästää rahaa varsinkin hallinnon sekä työaikojen suunnittelun ja rekisteröinnin suhteen. Huipputiimi Jurgen Klaverdijkilla on monen vuoden kokemus ohjelmistoalalta. Hän on aiemmin työskennellyt pääjohtajana, myyntipäällikkönä ja kehityspäällikkönä muun muassa tanskalaisessa Navision- ja belgialaisessa GMI Group -konsernissa. Time- Plan Software BV -yrityksessä työskentelevät Jurgen Klaverdijkin lisäksi Anna Friborg ja Peter Verstraten. Ruotsalaissyntyinen Anna Friborg on usean vuoden ajan toiminut TimePlan-myyntikonsulenttina Hollannissa, ja ensisijaisesti hänen toimenkuvansa on koostunut TimePlanin ohjelmistoratkaisujen toteutuksesta. Peter Verstraten on sen sijaan uusi työntekijä TimePlan Software BV -yhtiössä, ja hänellä on monen vuoden kokemus myyntipäällikkönä toimimisesta hollantilaisissa yrityksissä. Annan asiantuntemus ja Peterin rekrytointi myyntivastaavaksi antavat meille loistavat eväät uusien markkinaosuuksien voittamiseksi Alankomaissa, Jurgen Klaverdijk sanoo. Kun aiemmin tänä vuonna tapasin TimePlan A/S:n toimitusjohtajan Henrik Baaschin (oikealla), minulle selvisi saman tien, että TimePlanin tuotteet ovat huippulaatua, joten odotan innolla pääseväni esittelemään ratkaisuja yhä suuremmalle joukolle asiakkaita Alankomaissa, TimePlan Software BV:n osakas ja toimitusjohtaja Jurgen Klaverdijk (vasemmalla) riemuitsee. Automaattinen provisiolaskelma TimePlanin uusi versio sisältää uuden ja paljon kysytyn provisiolaskentatoiminnon. Aika & Resurssit haastatteli TimePlanin ohjelmoijaa Kim den Breejenia tiedustellakseen, miten TimePlanin asiakkaat erityisesti hotelli- ja ravintola-alalla pystyvät hyödyntämään tätä uutta toimintoa. Kim den Breejen kertoo, että ohjelmointitiimi tekee hartiavoimin töitä saadakseen tämän uuden toiminnon automaattiseen provisiolaskentaan valmiiksi. Uuden toiminnon ansiosta TimePlanin asiakkaat pystyvät säästämään aikaa ja varmistautumaan, että he aina noudattavat tehtyjä sopimuksia ja relevantteja päätöksiä. Enemmän aikaa, vähemmän vaivaa Kim den Breejen kertoo, että toiminto on suunnattu erityisesti TimePlanin useille hotelli- ja ravintola-alalla toimiville asiakkaille, joilla on palveluksessaan provisiopalkkaisia tarjoilijoita. Monet yritykset nimittäin käyttävät paljon aikaa manuaaliseen tietojen syöttöön ja vaivalloisiin Excel-taulukkolaskelmiin. Provisiolaskenta ei ole niin mutkatonta. Uuden toiminnon ansiosta provisiolaskenta tapahtuu automaattisesti joka kuukausi ja asiakkaat säästyvät monimutkaisten laskentataulukkojen täyttämiseltä, Kim den Breejen lupaa ja jatkaa: Nykyisin yritysten on maksettava provisiopalkka syöttämällä manuaalisesti laskelmat palkkajärjestelmään jokaisen työntekijän osalta erikseen. TimePlanin uuden toiminnon myötä kaikki tämä tapahtuu automaattisesti. Tanskalaisesta Arp-Hansen Hotel Group -konsernista tuli uusi TimePlanin asiakas viime vuonna, kun he tiedustelivat meiltä toimintoa, joka tekisi provisiopalkkaisten tarjoilijoiden palkanmaksusta helpompaa ja nopeampaa. Horesta menee takuuseen toiminnon kannattavuudesta Tiedustelu johti viime vuoden kesäkuussa kokoukseen, jossa luotiin perusta automaattisen provisiolaskentatoiminnon kehittämiselle. TimePlanin, Arp-Hansen Hotel Groupin ja muiden alan edustajien, kuten Scandic Hotelsin edustajan lisäksi, kokoukseen osallistui Horestan asianajaja. Horesta on Tanskan johtava matkailualan ammatti- ja työnantajajärjestö. Kokouksen ensisijainen tarkoitus oli selkeyttää provisiopalkkalaskennan ominaisuuksia ja näkökulmia. Lisäksi me halusimme varmistaa Horestan asiantuntemusta hyödyntämällä, että asiakkaat pystyvät helposti uuden toiminnon ansiosta pitämään kiinni voimassa olevista provisiolaskentaa koskevista sopimuksista, Kim den Breejen sanoo lopuksi. Tietoa ja uutisia TimePlanista I 5
Työajan kirjaaminen TimePlanin avulla Työajan kirjaamismoduuli auttaa työntekijöiä kirjaamaan nopeasti saapumis- ja lähtöaikansa TimePlanissa. Käyttämällä SignIn-päätettä tai työntekijäportaalia, jota voidaan nyt käyttää virtuaalisena SignIn-päätteenä, työntekijät voit kirjata saapumis- ja lähtöaikansa, taukonsa ja poissaolonsa, kuten ylityövapaansa ja toivomansa loma- ja vapaapäivät. Järjestelmään voidaan lisäksi merkitä, mille osastolle työntekijä haluaa kirjautua ja mitkä hänen tehtävänä ovat. Työntekijät voivat todentaa henkilöllisyytensä usealla tavalla TimePlanissa, johon voidaan liittää erilaisia oheislaitteita. Käyttöön voidaan ottaa esimerkiksi sormenjäljenlukija, magneettikortinlukija tai infrapunalukija. Työajan kirjaamistoiminto tukee lisäksi tiedonvaihtoa Moxa-laatikon ja muiden ulkoisten kirjaamisvälineiden kanssa. Helppokäyttöinen toiminto Työntekjiät voivat todentaa henkilöllisyytensä sormenjäljen avulla tai esimerkiksi antamalla henkilötunnuksensa, palkkakoodinsa tai työntekijänumeronsa. Henkilöllisyys voidaan todentaa ja työntekijät kirjata myös esimerkiksi käyttämällä työntekijöiden magneettijuovalla varustettuja henkilötodistuksia tai sairausvakuutuskortteja. Kellonajan leimaus kirjataan ja tallen netaan suoraan TimePlanissa vahvistuksen jälkeen. Leimausaikatietoja voidaan siirtää, vaikka päätteestä ei olisi jatkuvasti suora yhteys palvelimeen verkon kautta. TimePlan voidaan määrittää noutamaan tietoja, jotka on tallennettu päätteessä, kun pääte muodostaa uudelleen yhteyden palvelimeen. Näin mitään aikaleimaustietoja ei menetetä. Työajan kirjausvälineen opas Mikä väline kannattaa valita, jotta työntekijät voivat nopeasti ja helposti kirjata saapumis- ja lähtöaikansa ja jatkaa työtä? Lue pikaopas täältä. 1 Pääte 2 Moxa-laatikko Tietokone ja mobiililaitteet Jos työntekijöille halutaan antaa mahdollisuus ilmoittaa myöhäisen tai liian aikaisen leimauksen Jos työntekijöiden halutaan voivan leimata nopeasti ja helposti saapumis- ja lähtöaikansa, tai leimausvälien syy, pääte on hyvä Moxa-laatikkon on hyvä ratkaisu. ratkaisu graafisen liittymänsä perusteella. Magneettikortti, sormenjälki tai infrapunalukija voivat nopeuttaa henkilöllisyyden todentamista koodien näppäilyn asemesta. Oma laite Jos yrityksessä on jo käytössä oma työajan kirjaamislaite, se voidaan määrittää toimimaan yhdessä TimePlanin kanssa. Pyydämme ottamaan yhteyttä ja kysymään muista vaihtoehdoista. Työntekijät voivat käyttää tietokoneen avulla SignIn-päätettä, minkä lisäksi heidän käytössään on työntekijäportaali. Portaalissa on mahdollista kirjata poissaolot, kuten ylityövapaat, sekä ilmoittaa toiveensa lomaviikoista ja vapaapäivistä. Portaalia voidaan käyttää myös mobiililaitteilla, kuten älypuhelimella ja tableteilla avaamalla selainohjelma. 6 I Tietoa ja uutisia TimePlanista
esignatur TimePlanissa Uusi esignatur-yhteistyö Rovsing Applications -yhtiönkanssa merkitsee TimePlanin asiakkaille mahdollisuutta hyödyntää sähköistä allekirjoitusta asiakirjojen hallinnassa TimePlanissa. Aika & Resurssit -lehden numerossa 29 kerroimme, että TimePlan tutki mahdollisuutta ottaa sähköinen allekirjoitustoiminto käyttöön TimePlanissa. Markkinatutkimusten perusteella tällaiselle lisätoiminnolle on kysyntää, joten TimePlan on nyt solminut esignatur-sopimuksen Rovsing Applications -yhtiön kanssa. Kehityspäällikkö Ejnar Dahl Jensen kertoo, että TimePlanin käyttävät asiakkaat voivat säästää uuden toiminnon ansiosta aikaa ja rahaa, mutta mitä asioita allekirjoitetaan sähköisesti? Käyttämällä esignatur-toimintoa työntekijät voivat allekirjoittaa esimerkiksi sopimuksia ja muita yrityksen tärkeitä asiakirjoja suoraan verkossa pelkästään käyttämällä NemIDtunnustaan. Sähköiset lomakkeet Monet asiakkaamme ovat jo ladanneet suurimman osan relevanteista asiakirjoistaan TimePlanin sähköisiin kaavakkeisiin. esignaturmahdollisuus tekee asiakirjojen sähköisestä arkistoinnista entistä helpompaa asiakkaille, Ejnar Dahl Jensen kertoo ja jatkaa: Usein sopimus lähetetään työntekijälle postitse allekirjoitettavaksi. Sitten sopimus lähetetään takaisin työnantajalle, minkä jälkeen se vielä skannataan ja tuodaan PDFtiedostona TimePlaniin. esignaturin ansiosta työantaja säästyy postituksilta, skannauksilta ja latauksilta: nyt työntekijän tarvitsee vain antaa allekirjoituksensa verkossa linkin kautta, minkä jälkeen työnantaja näkee allekirjoituksen. Allekirjoitus on allekirjoitus Tanskan NemID-ratkaisu mahdollistaa sen, että sähköinen allekirjoitus on juridisesti yhtä pätevä kuin tavallinen kuulakärkikynällä kirjoitettu. Sähköinen tulee vain halvemmaksi, ja samalla säästyy myös aikaa. Asiakkaat neuvottelevat hinnoista erikseen Rovsingin kanssa, mutta menoja on mahdollista pienentää, kun asiakirjoja ei tarvitse enää lähettää postitse allekirjoitettaviksi Maksu menee edelleen allekirjoitusta kohden, mutta mitä enemmän on allekirjoitettavaa, sitä enemmän yritys säästää. Laajennuksen odotetaan valmistuvan vuoden 2014 loppuun mennessä. Uusi TimePlan-yritys Helsingissä Osana TimePlanin suunnitelmaa kasvattaa toimintaansa Euroopassa yhtiö perustaa TimePlan Software Oy:n Helsinkiin. Bijay Baniya toimii yrityksen johdossa, ja Aika & Resurssit sai tilaisuuden haastatella häntä uudesta yhteistyöstä lämpimänä heinäkuisena kesäpäivänä. TimePlanilla on jo valmiiksi monta suurta asiakasta Suomessa, ja olen vakuuttunut, että TimePlan on lähivuosina yksi johtavista työaikasuunnittelun ohjelmistotarjoajista Suomen markkinoilla, sanoo Bijay Baniya. Huippuluokan asiakaspalvelua ja vahvistunut bränditietoisuus TimePlanin mukanaolo Suomen markkinoilla mahdollistaa Bijay Baniyan mukaan nykyisten asiakassuhteiden vahvistamisen ja entistä suuremman asiakaspohjan rakentamisen. Pyrimme tarjoamaan ensiluokkaista asiakaspalvelua nykyisille asiakkaille ja markkinoimaan samalla TimePlanin tuotteita uusille potentiaalisille asiakkaille vahvistuneen bränditietoisuuden myötä, Bijay Baniya kertoo. Ei ole epäilystäkään siitä, etteivät TimePlanin ohjelmistotuotteet olisi markkinoiden parhaimmat. Nyt kun vielä keskitymme enemmän Time- Plan-ratkaisujen markkinointiin Suomessa, odotamme TimePlanin ohjelmistoratkaisujen tulevan yhä useamman suomalaisyrityksen ensisijaiseksi valinnaksi, Bijay Baniya jatkaa. Johtaja, jolla on kokemusta ja intohimoa TimePlan Software Oy on hyvissä käsissä Bijay Baniyan toimiessa toimitusjohtajana ja yhteistyökumppanina. TimePlanin uudella kumppanilla on nimittäin usean vuoden kokemus maajohtajana toimimisesta PM-International AG -yhtiössä, jonka pääkonttori sijaitsee Saksassa. Johtajana ollessani meidän onnistui kääntää alijäämä ylijäämäksi kasvattamalla liikevaihtoa ja pitämällä kustannukset alhaisina, Bijay Baniya muistelee ja jatkaa: Olin oikein tyytyväinen työhöni, mutta olen kuitenkin aina haaveillut yrityksen omistamisesta ja sen rakentamisesta pohjalta lähtien. Uudenvuodenlupaukseni itselleni 2014 oli unelmani toteuttaminen, ja yhteistyö TimePlanin kanssa tarjoaa minulle kaikki toivomani haasteet. Lupaava tulevaisuus TimePlan Software Oy on TimePlan Software BV:n jälkeen kuudes TimePlan-yritys Euroopassa, ja yrityksen tulevaisuus näyttää jo lupaavalta. Teemme hartiavoimin töitä saadaksemme sovittua tapaamisia uusien potentiaalisten asiakkaiden kanssa, ja olemme jo nyt rekrytoimassa uusia työntekijöitä tiimiimme, Bijay Baniya sanoo. Tietoa ja uutisia TimePlanista I 7
Johtajan kolumni AIKA&RESURSSIT TimePlan-yhtiö Alankomaissa ja Suomessa Kevään aikana onnistuimme löytämään oikeat henkilöt, mikä jälkeen olemme tehneet kiivasti töitä TimePlan-yhtiöiden toiminnan käynnistämiseksi Alankomaissa ja Suomessa. Sen pitäisi olla helppoa, koska olemme kaikki EU:n jäseniä. Menettelyä yhtiöiden perustamisen yhteydessä ei kuitenkaan ole standardisoitu. Se vaatii maan lakien tuntemusta, kärsivällisyyttä ja päättäväisyyttä. Ilman ammattitaitoisia neuvonantajia ja uusien yhteistyökumppaneiden sitoutumista emme olisi onnistuneet näin nopeasti kiitos teille! Molemmat yhtiöt markkinoivat täyttä vauhtia TimePlania ja tekevät kovaa työtä ensimmäisten asiakkaiden saamiseksi. Vierailin elokuun alussa ensimmäisen kerran yrityksessä Suomessa. Bijay Baniya, joka on yhteistyökumppanini ja yrityksen toimitusjohtaja, oli sopinut tapaamisen neljän potentiaalisen vähittäismyyntialan asiakkaan kanssa. Mukana oli yksi ensimmäisiä suuria ketjuja Suomessa. TimePlan sai hyvän vastaanoton, ja kaikki tunnistivat ohjelman edut. Odotuksemme saavuttaa nopeasti osuus markkinoista ovat vahvistuneet näiden tapaamisten jälkeen. Olen täysin vakuuttunut siitä, että Bijay Baniya on täysin oikea henkilö kehittämään TimePlania Suomessa. Illalla juhlistimme yhteistyötämme ravintolaillallisella yhdessä puolisoidemme kanssa. Myös tämä ravintola ottaa varmasti ennen pitkää käyttöön TimePlan-järjestelmän. Seuraavaksi vierailen yrityksessä Hollannissa, jossa yhteistyökumppanini toimitusjohtaja Jurgen Klaverdijk on myös täydessä vauhdissa. Erityinen kokemus! Työskenneltyään yli kaksi vuotta täysipäiväisenä ohjelmoijana Michael Lindstrøm kävi toimistossa ensimmäisen kerran. Ennen vierailuaan hän vaihtoi profiilikuvansa Skypessä muuten emme olisi häntä tunnistaneetkaan. Mainittakoon, että Michael asuu Phuketissa Thaimaassa ja työskentelee etätyöntekijänä. Se toimii jouhevasti, mutta oli hienoa nähdä hänet suoraan. Michael saapui Tanskaan juuri nyt ensisijaisesti siitä syystä, että halusi osallistua tänä vuonna yrityksen pidennetylle viikkonloppumatkalle Hampuriin. Meillä oli upea matka, jonka aikana kaikki työntekijät keskittyivät ensisijaisesti yhdessäoloon ja hauskanpitoon. Bent Dahl Jensen, joka vastaa TimePlanista Saksassa, kertoi kuitenkin Saksan markkinoista ja esitteli toimistonsa Hampurissa. Matka oli upea. Kaikkien mieleen jäi varmaankin erityisesti vierailu Blinde-Restauranten-ravintolassa. Se oli erityinen kokemus meidät vietiin täysin pimeään huoneeseen, jossa eteemme katettiin kolmen ruokalajin ateria. Osa lähti ravintolasta ennen pääruokaa, osa ei käyttänyt veistä eikä haarukkaa eikä kukaan arvannut, mitä saimme ruoaksi. Tarjoilijat olivat sokeita ja pystyivät liikkumaan helposti pimeissä tiloissa, joissa me muut haparoimme eteenpäin. Täyttä vauhtia loppuvuosi! Kehitysosasto tekee täyttä höyryä työtä TimePlan-ohjelman version 6.21 viimeistelemiseksi. Se sisältää AutoPlan-moduulin ja automaattisen provisiolaskentatoiminnon. Lisäksi mukaan yritetään saada ominaisuuksia, jotka on havaittu hyödyllisiksi toimintojen testauspäivinä. Kiirettä pitää myös konsultointiosastolla nykyisten asiakkaiden järjestelmien päivitykset ja uusien tilojen toteutukset teettävät työtä samoin kuin uusien asiakkaiden järjestelmien toteutukset. Emme valita toimeksiantojen puutetta, vaan keskitymme toteuttamaan saamamme toimeksiannot nykyisten ja uusien asiakkaiden tyytyväisyyden varmistavalla tavalla. Muista käyttää aika hyvin sitä ei voi varastoida. Henrik Baasch Käännöskustannukset ovat karanneet käsistä. Meidän on löydettävä tapa minimoida ne. Etsi ratkaisu tai etsi uusi työ! Nerokasta! Opetamme asiakkaille tanskaa ja säästämme käännöksissä. Käännämme tekstin asiakkaan kielelle ja kääntäminen on kallista... Olisi helpompaa, jos kaikki asiakkaat osaisivat tanskaa.... lisäksi voimme ansaita myymällä tanskan kielen kursseja! 8 I Tietoa ja uutisia TimePlanista