Henkilöstöpalvelut Tammikuu 2014 Perehdyttämisopas
Tekstit: Konsernipalvelut / Henkilöstöpalvelut Taitto: Suvi Lantta Kuvitus: Kouvolan kaupunki Kouvolan kaupungin julkaisu 2014 PEREHDYTTÄMISOPAS
Sisältö Johdanto...4 Perehdyttämisen tarkoitus..4 Tavoitteet...4 Vastuu perehdyttämisestä...4 Sisältö...5 Seuranta...6 Perehdyttämistä koskevat ohjeet ja määräykset...6 Perehdyttämisen tarkistuslista perehdyttäjälle ja perehdytettävälle...7 PALVELUSSUHTEEN PÄÄTTYESSÄ.7 PEREHDYTTÄMISOPAS
Johdanto Perehdyttäminen on työhyvinvoinnin perusta. Perehdyttäminen tarkoittaa toimenpiteitä, joilla edistetään uuden työntekijän työnhallintaa sekä sopeutumista työhön ja työyhteisöön. Huolellinen ja hyvä perehdyttäminen on luottamusta synnyttävää. Perehdyttäminen on suurelta osin viestintää. Avoimella viestinnällä luodaan edellytyksiä työelämän laadun parantamiselle. Se vaikuttaa myös työntekijöiden halukkuuteen olla osa Kouvolan kaupungin organisaatiota. Perehdyttäminen ja työnopastus pitää suunnitella ennakkoon. Eri aloilla on erilaiset perehdyttämistarpeet. Sisältö vaihtelee aina työtehtävän ja tilanteen mukaan. Uuden työntekijän perehdyttämisessä on tärkeää organisaatioon tutustuttaminen, kun taas tehtävistä toiseen siirtyvän henkilön kohdalla korostuu uusien työtehtävien vaatima ohjaus. Perehdyttämisen tavoitteena on antaa kuva organisaation tavoitteista ja toiminnasta sekä työntekijän omasta osuudesta tässä kokonaisuudessa. Hyvä perehdyttäminen saa aikaan hyviä tuloksia, mikä tarkoittaa lisääntynyttä asiakastyytyväisyyttä, laatua, tehokkuutta, työturvallisuutta sekä hyvinvointia. Vuorovaikutteisuus perehdyttämisessä on mahdollisuus myös työyhteisölle ja perehdyttäjälle. Uusi työntekijä voi havaita asioita, joista työyhteisö voi oppia ja saada kehittämisideoita omaan toimintaansa. Tämä oppaan tarkoituksena on tukea Kouvolan kaupungin esimiehiä ja perehdyttäjiä tehtävässään. Olennaisena apuna perehdyttämisessä toimii myös Tervetuloa töihin Kouvolan kaupungille -opas sekä perehdyttämistä koskeva verkkomateriaali. Eri työyksiköillä voi olla lisäksi omia perehdytysmateriaalejaan. Perehdyttämisen tarkoitus Perehdyttämisen tarkoitus on valmentaa henkilö tehtäväänsä sekä tutustuttaa hänet työympäristöön, työoloihin, oman työyhteisön tavoitteisiin ja toimintaan sekä niiden muutoksiin. Perehdyttäminen on tärkeä osa henkilöstön kehittämistä ja työturvallisuustoimintaa. Kaikki työhön tulevat uudet työntekijät, organisaation sisällä uusiin tehtäviin siirtyvät henkilöt sekä pitkään työstään poissa olleet henkilöt perehdytetään tehtäviinsä. Erityistä huomiota tulee kiinnittää ensimmäiseen kuntatyöpaikkaansa tulevien henkilöiden perehdyttämiseen. Perehdyttämiseen kuuluvat toimenpiteet ennen palvelussuhteen alkua, henkilön vastaanotto, alkuohjaus työhön ja työympäristöön, työnopastus sekä seuranta. Tavoitteet Perehdyttämisen tavoitteena on: tutustuttaa työntekijä omaan työhönsä ja työtovereihinsa, opastaa työntekijä tekemään työnsä turvallisesti, liittää työntekijä työyhteisön täysivaltaiseksi jäseneksi, esitellä työntekijälle oman toimialan ja työpaikan olosuhteet ja yhteistoiminta, antaa työntekijälle kokonaisnäkemys kunnallishallinnon tärkeimmistä perusteista sekä kaupungin organisaatiosta ja toimintatavoista, tukea työntekijän verkostoitumista yhteistyötahojen kanssa, edistää työhyvinvointia. Vastuu perehdyttämisestä Lähimmällä esimiehellä on vastuu perehdyttämisen järjestämisestä. Jokaiselle uudelle työntekijälle nimetään oma perehdyttäjä, joka huolehtii työnopastuksesta. Käytännön perehdyttämiseen osallistuu usein moni muukin työyhteisön jäsen. Ihanteellista olisi, että perehdyttämiseen osallistuisi mahdollisimman moni. Näin kuormitus jakaantuu työyhteisössä tasaisesti, uusi työntekijä tutustuu henkilökohtaisen keskustelun välityksellä nopeammin työtovereihinsa ja 4 PEREHDYTTÄMISOPAS
saa monipuolisemman kuvan työstä ja työyhteisöstä. Vastuuta ei kuitenkaan voi siirtää. Esimiehen on varmistettava, että uusi työntekijä on saanut oikeassa ajassa tarpeelliset tiedot tehokkaaseen ja turvalliseen työskentelyyn. Esimiehen on syytä muistaa myös muu työyhteisö. Uuden työntekijän saapumisesta ja hänen tehtävistään on etukäteen kerrottava työyhteisölle ja sovittava perehdyttämisen mahdollisesta jakamisesta työyhteisön jäsenten kesken. Työnopastuksesta huolehtiva perehdyttäjä voi olla tehtäviä aikaisemmin hoitanut henkilö, esimies tai joku muu työyhteisön jäsen, jolla on tarpeeksi tuntemusta perehdytettävän tulevista työtehtävistä. Perehdyttäjälle varataan riittävästi aikaa perehdyttämiseen. Uuden työntekijän vastaanottaminen ensimmäisenä päivänä on esimiehen tehtävä. Hän voi pyytää mukaan varsinaisena perehdyttäjänä ja työnopastajana toimivia henkilöitä. Yhdessä näiden kanssa tehdään myös perehdyttämissuunnitelma. Siinä sovitaan, miten perehdytys hoidetaan, kuka tai ketkä siihen osallistuvat sekä mikä on kenenkin osuus. Suunnitelma käydään uuden työntekijän kanssa läpi. Sisältö Perehdyttämisen lähtökohtana on, että työntekijälle selvitetään hänen tehtävänsä painottaen sen merkitystä työyksikön toiminnan kannalta. toimitetaan Tervetuloa töihin Kouvolan kaupungille -opas ja muuta uuteen työhön liittyvää materiaalia. Työpaikalla nimetään perehdyttäjä, tarkistetaan työtilat ja työvälineet sekä tiedotetaan työyhteisön jäsenille uuden henkilön tulosta. Tarvittavat käyttöoikeudet ja laitteet tulee tilata ajoissa. Ensimmäisenä työpäivänä uudelle työntekijälle kerrotaan hänen työstään ja työpaikastaan. Hänelle esitellään työympäristö ja työkaverit. Perehdyttäjä käy työntekijän kanssa läpi Tervetuloa töihin Kouvolan kaupungille -oppaassa olevia asioita. Seuraavien työpäivien aikana uusi työntekijä käy yhteistyössä perehdyttäjänsä kanssa läpi työtehtäviensä eri vaiheita ja siirtyy yhä itsenäisempään työskentelyyn. Tehtäväkohtainen työnopastus on perehdyttämisen keskeisin osa. Varsinainen työ ja siihen liittyvät koneet ja apuvälineet turvallisuusmääräyksineen käydään läpi. Turvallisten ja terveellisten työtapojen ja ergonomian opastus on tärkeää perehdyttämisessä. Työnopastuksen sisältö ja menetelmät sopeutetaan työtehtävien laatuun ja uuden työntekijän aikaisempiin työkokemuksiin. Uudelle työntekijälle on myös annettava tilaisuus itsenäisesti perehtyä työhönsä ja kaupungin hallintoon liittyvään kirjalliseen aineistoon. Kirjallinen aineisto ei saa kuitenkaan korvata henkilökohtaista suullista opastusta. Perehdyttämisen ensimmäinen vaihe on työpaikkailmoitus. Siinä annetaan jo tietoa organisaatiosta ja tehtävästä sekä sen edellyttämistä taidoista. Työhönottohaastattelu on seuraava tärkeä vaihe. Siinä työnhakijat saavat perustiedot työstä, organisaatiosta ja palvelussuhteen ehdoista. Haastattelun jälkeen ennen työn aloittamista on usein erilaisia yhteydenottoja, jotka vaikuttavat vahvasti työnhakijan mielikuvaan tulevasta työnantajasta. Jokainen viesti kertoo meidän tavastamme, tyylistä, johon uuden työntekijän odotetaan myös sopeutuvan. Samalla kun hakijalle ilmoitetaan valinnasta, hänelle Työehtosopimukset, työaika ja sen seurantatapa, palkka ja sen maksaminen, poissaoloista ilmoittaminen sekä lomat ja niiden määräytyminen ovat tärkeimmät palvelussuhteen ehtoihin liittyvät aiheet. Toimintaan ja henkilön työhön liittyvät säädökset ja sopimukset kerrotaan tai annetaan kirjallisena, riippuen tehtävän laadusta. Asiantuntija- ja palvelutehtävissä tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä asioita on käsiteltävä riittävästi. Palvelutehtäviin liittyy niin asiakkaita kuin työtovereitakin koskevia suojattavia asioita. Uusi työntekijä saa yleistietoa Kouvolan kaupungista ja sen hallinnosta Kontista. Lisäksi ajankohtaista ja ajan PEREHDYTTÄMISOPAS 5
tasalla olevaa tietoa koskien henkilöstöä löytyy Kontin henkilöstöosiosta. Perehdyttämistä edellyttävät tilanteet ja erityispiirteet vaihtelevat hieman tapauskohtaisesti perehdytettävästä työntekijästä riippuen. Uuden työntekijän perehdyttämisessä on tärkeää tutustuminen toimialan, työyksikön ja tiimin palvelutehtävään sekä uuden työntekijän rooliin kokonaisuuden osana. Erityisesti esimiestehtäviin perehdyttäminen vaatii taustakseen tietoa koko organisaatiosta, kunnan toiminnasta, taloudesta ja asukkaista. Työyhteisöä ja yksilöä lähimmin koskettavia perehdytysalueita ovat organisaation tavoitteet, rakenne ja henkilöstö. Työyksikön sidosryhmät ja vastuut ovat osa rakenteita. Johtamisjärjestelmä, menettelytavat ja pelisäännöt kertovat omasta tavasta toimia. Uuden työntekijän vastuut ja velvoitteet on selvitetty jo työhönottotilanteessa. Uusi työntekijä tulee tuloksentekijäksi, kun hän hallitsee kaikki työvälineet ja työtavat sekä tunnistaa asiakastarpeet ja oman roolinsa niiden toteuttajana. Oman kunnan sisällä työtehtävää vaihtavalle on myös laadittava perehdyttämisohjelma. Saman kunnan eri yksiköissä perehdyttäminen voi vaatia erilaisia painotuksia, sillä isossa organisaatiossa eri toimialojen kulttuurierot ja toimintatavat voivat poiketa toisistaan paljonkin. Työn vaihtajalta odotetaan itsenäisempää otetta omaan perehdyttämiseensä. Toiminta voi olla mm. alan lainsäädäntöön ja muihin kirjallisiin materiaaleihin tutustumista. Toisaalla perehdyttäminen voi olla hyvinkin sosiaalista, johon kaikki yhteisön jäsenet osallistuvat. Perehdyttäjän on tunnettava kunnan eri toimialat riittävän hyvin, jotta hän voi esitellä oman yksikkönsä poikkeavat piirteet. Poissaolot, tauot, viestintäkanavat, kokouskäytännöt ja ennen kaikkea työvälineet voivat poiketa uuden työntekijän aiemmista kokemuksista. Pitkän sairaus- tai muun poissaolon jälkeen voi osittainen perehdyttäminen ja työnopastus olla tarpeen. Palaavan työntekijän kanssa on syytä käydä läpi kaikki työyhteisössä ja -ympäristössä tapahtuneet muutokset. Esimerkiksi työmenetelmät, -laitteet ja ohjelmat tai organisaatio ja vastuut ovat saattaneet muuttua. Seuranta Uudelle työntekijälle annetaan kirjallinen, joko erikseen häntä varten tai laajempaa käyttöä varten laadittu perehdyttämisohjelma, jonka avulla hän itse voi seurata miten perehdyttäminen toteutuu. Ohjelma voi perustua liitteenä olevaan perehdyttämisen tarkistuslistaan. Perehdyttämisen loppuvaiheessa esimiehen tulee käydä uuden työntekijän kanssa keskustelu, jossa käydään läpi koulutus- ja kehittymismahdollisuuksia, työkuvaa ja sen kehittämistä sekä tarkistetaan, että perehdyttämissuunnitelma on toteutunut. Palaute kannattaa ottaa avoimin mielin vastaan, sillä sen avulla turvataan seuraavien uusien työntekijöiden onnistunut perehdyttäminen. Myös kehityskeskustelu on luonteva paikka tehdä tarkistuksia perehdyttämisen vaikutuksesta tuloksentekoon. Seurannassa kiinnitetään huomiota seuraaviin asioihin: onko perehdyttäminen toteutunut ohjelman mukaan, onko eri vaiheiden kesto ja ajoitus ollut oikea, mihin asioihin tulisi kiinnittää enemmän huomiota, mitä pitäisi lisätä ohjelmaan, mitä pitäisi poistaa ohjelmasta. Henkilöstöpalvelut antaa tarvittaessa ohjeita perehdyttämisen toteuttamisesta. Perehdyttämistä koskevat ohjeet ja määräykset Työturvallisuuslain mukaan on työntekijälle annettava työn laadun ja työolosuhteiden edellyttämä opetus ja ohjaus työssä sattuvan tapaturman sekä turvallisuutta tai terveyttä uhkaavan haitan tai vaaran välttämiseksi. 6 PEREHDYTTÄMISOPAS
Laissa nuorten työntekijäin suojelusta velvoitetaan työnantajaa huolehtimaan, että nuori työntekijä, jolla ei ole työhön tarvittavaa ammattitaitoa ja kokemusta, saa opetusta ja ohjausta työhönsä sekä työolojen, ikänsä ja muiden ominaisuuksiensa edellyttämää henkilökohtaista opastusta työssä niin, että hän välttyy aiheuttamasta tapaturman vaaraa itselleen tai muille. Perehdyttämisen tarkistuslista perehdyttäjälle ja perehdytettävälle Merkitse rasti tai päivämäärä ruutuun, kun vastaava asia on opastettu ja tarkistettu. Täydennä luetteloa tarpeen mukaan. Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa ja sen tavat työpaikan ihmiset työnsä sekä siihen liittyvät odotukset. Perehdyttäminen ei liity ainoastaan uusiin työntekijöihin. Tehtävien tai työolosuhteiden muuttuessa on vanhatkin työntekijät perehdytettävä muutoksiin. Vastuu perehdyttämisestä on esimiehellä, mutta myös perehdyttäjällä ja hänen työtovereillaan sekä perehdytettävällä itsellään. PALVELUSSUHTEEN PÄÄTTYESSÄ Palvelussuhteen päättymisen yhteydessä on tärkeää keskustella lähtijän kanssa ja pyytää palautetta esimerkiksi työnantajasta ja työtehtävästä. Esimiehen tulee myös huolehtia, että poislähtijä palauttaa työkalut, tarvikkeet, avaimet jne. Tarkempi muistilista löytyy tämän oppaan lopusta. PEREHDYTTÄMISOPAS 7
Perehdyttämissuunnitelma Vastuuhenkilö Ajankohta Lisätietoja Viimeistään viikkoa ennen työsuhteen alkamista Esittelymateriaalia kaupungista Tervetuloa töihin Kouvolan kaupungille -opas henkilöstölehti esitteet, materiaalia Kouvolasta kyseisen toimialan esittely asuntoasiat Työhöntulotarkastus (työterveyshuolto) työterveyshuollon esitietolomakkeen lähettäminen toimipisteen yhteystiedot Työsopimus sisällön läpikäynti ja allekirjoitus salassapitovelvollisuus koeaika ja irtisanoutuminen verkkopalkka Uudesta työntekijästä tiedottaminen puhelinvaihde postin kulku, lähettitoiminta kulunvalvonta sidosryhmät intranet Kontti Työtilat ja -välineiden hankinta kalusteet avaimet, henkilökortti nimikyltti, käyntikortti puhelimet atk-laitteet, tarvittavat ohjelmat ja käyttöoikeudet Kuka vastaanottaa ja perehdyttää uuden tulijan? esimies, perehdyttäjä, tukihenkilö Työsuhteen alkaessa, ensimmäisinä päivinä Uuden työntekijän vastaanottaminen lähimpien työtovereiden ja työtilojen esittely yksikön toiminnan esittely organisaation esittely arvot ja strategiat 8 PEREHDYTTÄMISOPAS
Työsuhteen ehtojen ja työsuhteeseen liittyvien asioiden läpikäynti työntekijän oikeudet ja velvollisuudet matkustaminen ja oman auton käyttö vakuutusasiat salassapitovelvollisuus ja tietosuojamääräykset työaika, työvuorolistat, lepotauot loman määräytyminen ja käytäntö poissaolomenettely, ESS ja Merex Henkilöstöpalvelut ruokailumahdollisuudet ja maksukäytäntö työterveyspalvelut työhyvinvointiin liittyvät etuisuudet palkitseminen Henkilöstökoulutus ja kehittäminen osaamisen kehittämisen periaatteet (ml. omaehtoisen koulutuksen tuki), koulutustarjonta ja kehityskeskustelut Työturvallisuus pelastussuunnitelma ensiapuvalmius, ensiapukaappi tiedottaminen työn keskeisistä turvallisuus- ja vaaratekijöistä asiakasväkivallan hallinta turvallisuuspoikkeamien ilmoitusmenettely (HaiPro, läheltä piti, työtapaturmat, veritapaturmat) Viestintä intranet Kontti sisäiset tiedotteet perehdytyssivusto henkilöstölehti Kimara toimialojen omat julkaisut Työympäristöön liittyvien käytännön asioiden esittely kulkureitit ja paikoitusalueet kulkuluvat ja avaimet sosiaali- ja taukotilat kokoustilat ja varauskäytännöt jätehuolto, kierrätys ja energiatehokkuus (ympäristöohjelma) PEREHDYTTÄMISOPAS 9
Työnopastus työn sisältö ja työtehtävät (ml. sähköposti, sähköinen kalenteri, puhelimien käyttö ja työssä tarvittavat ohjelmat) työmenetelmien opettaminen työssä tarvittavat työvälineet (ml. työ- ja suojavaatetus, työjalkineet, henkilökohtaiset suojaimet), koneet ja laitteet muu henkilökohtainen suojaus oikeat työasennot sijaistaminen palautekäytäntö käsitys omasta tehtävästä prosessin osana tarvikkeiden hankintakäytäntö Toimintaperiaatteet ja ohjeet päihdeohjelma toimintaohje henkisen väkivallan estämiseksi aktiivinen varhainen välittäminen työsuojelun toimintaohjelma työhyvinvointisuunnitelma Savuton Kouvola -toimintaohjelma Yhteistoimintamenettely ja henkilöstön vaikutusmahdollisuudet kokous- ja palaverikäytännöt luottamusmiesten ja työsuojeluvaltuutettujen esittely aloitetoiminta yhteistoiminnan periaatteet Palautekeskustelu kahden viikon kuluttua Perehdyttämissuunnitelman toteutuminen Työssä ilmenneet kehittämistarpeet Sopeutuminen työyhteisöön Esimiehen ja perehdyttäjän/tukihenkilön käsitys tilanteesta Tehtävien ja odotusten/vaatimusten täsmentäminen Koulutustarpeen selvittäminen 10 PEREHDYTTÄMISOPAS
Palvelussuhteen päättyessä Loppukeskustelu esimiehen kanssa kehitettävät asiat tiedoksi työnantajalle hyvien asioiden esille tuominen Työvälineiden takaisin luovuttamisesta huolehtiminen puhelin (kannettava) tietokone avaimet henkilökortti työajanseurannan tunnistin työvaatteet Ilmoitukset Palkanlaskenta KS-Tieto (käyttöoikeuksien poisto, ilmoitus puhelinvaihteeseen) Eri ohjelmien pääkäyttäjät (esim. Dynasty, Kuntarekry; käyttöoikeuksien poisto) Muuta huomioitavaa työtodistus eläkelahja/erolahja (huom. palveluaika tarkistettava) työhuoneen ja asiakirjojen järjestely seuraajaa varten tiedostojen siirtäminen seuraajalle PEREHDYTTÄMISOPAS 11
Lisätietoja: Konsernipalvelut / Henkilöstöpalvelut