EURA 2014 EU:n rakennerahastojen hallintajärjestelmä Käyttöohje hakijoille 15.9.2014
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 2 (39) SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä järjestelmästä... 3 1.1 Ruotsinkielisen version käyttäminen... 4 1.2 Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset... 4 1.3 Tietoturva... 4 1.4 Uuden hakemuslomakkeen täyttäminen... 4 2 Uuden hakemuksen avaaminen... 5 2.1 Katso-kirjautuminen... 5 2.2 Uuden hakemuksen perustaminen... 8 3 Hakemuslomakkeen täyttäminen... 9 3.1 Yleistä... 9 3.2 Hakemuksen täyttöohjeet... 11 4 Hakemuksen sisältö... 11 4.1 Viranomainen ja hakijan perustiedot... 11 4.1.1 Hakijoiden lukumäärän valinta... 12 4.1.2 Yhteystietojen ylläpito... 13 4.2 Hankkeen perustiedot... 15 4.3 Tiivistelmä... 16 4.4 Hankkeen tarve, tavoitteet ja kohderyhmä... 17 4.5 Toteutus ja tulokset... 17 4.6 Kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman tiivistelmä... 18 4.7 Muilta rahoittajilta haettu rahoitus... 19 4.8 Yhteydet muihin hankkeisiin... 19 4.9 Maantieteellinen kohdealue... 20 4.10 Hakijan osaaminen, hankkeen riskiarviointi ja ohjausryhmä... 20 4.11 Hakemusvaiheessa ilmoitettavat arviot seurantatiedoista... 21 4.12 Horisontaaliset periaatteet... 22 4.13 Liitteet... 23 4.14 Allekirjoitus... 26 5 Taustalomakkeet... 26 5.1 Kustannusmallivalinta... 27 5.2 Toteuttajatiedot... 28 5.3 De Minimis... 28 5.4 Kustannusarvio- ja rahoitussuunnitelma... 29 6 Hakemuslomakkeen tietojen tarkistaminen... 31 7 Hakemuslomakkeen tulostaminen... 32 8 Hakemuslomakkeen jättäminen viranomaiskäsittelyyn... 33 9 Hakemuksen peruminen... 35 10 Hakemuksen muistio... 36 11 Viranomaisen hakijalle täydennettäväksi palauttama hakemus... 37 12 EURA 2014 -järjestelmällä hakijalle lähetetyt sähköposti-ilmoitukset... 37 13 Järjestelmästä poistuminen... 37 14 Video-muotoiset käyttöohjeet... 39
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 3 (39) 1 Yleistä järjestelmästä EURA 2014 on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ohjelmakaudella 2014 2020 osarahoittamien hankkeiden hallinnointiin tarkoitettu selainpohjainen tieto-järjestelmä. Järjestelmällä hoidetaan mm. hankehakemusten, hankepäätösten, hankehakemusten, seurantalomakkeiden ja loppuraporttien toimittaminen ja hallinnointi sekä rakennerahasto-toiminnan toteutumista kuvaavien raportointitietojen tuottaminen sekä kansallisiin tarkoituksiin että Euroopan komissiolle. Kaikki EURA 2014 -järjestelmän hankkeiden hakijoille ja toteuttajille tarkoitetut palvelut löytyvät osoitteesta www.eura2014.fi Uutena keskeisenä toiminnallisuutena järjestelmä mahdollistaa nyt kokonaan sähköisen asioinnin vahvaa sähköistä Katso-tunnistusta käyttäen. Tämä mahdollistaa sen, että allekirjoitettuja hakemuksia ei enää tarvitse toimittaa viranomaiselle, vaan kaikki asiointi tapahtuu sähköisesti tietojärjestelmän välityksellä. Katso-tunnistus on verohallinnon tarjoama palvelu ja siitä voi lukea lisätietoja osoitteesta www.vero.fi/katso. Jokaisen järjestelmän osion käyttämistä varten on oma käyttöohje. Tässä käyttöohjeessa opastetaan hankehakemuslomakkeen täyttämistä. Kuva 1 EURA 2014 -järjestelmän etusivu
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 4 (39) 1.1 Ruotsinkielisen version käyttäminen EURA 2014 -hakijan ja toteuttajan palveluista on käytettävissä myös ruotsinkielinen versio. Ruotsinkieliseen versioon siirrytään ennen kirjautumista oikean yläreunan På svenska -linkistä. Kuva 2 Ruotsinkielisen version avaaminen 1.2 Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset Järjestelmä toimii selainpohjaisesti internetissä, eikä se vaadi erillisten ohjelmien asennusta omalle työasemalle. Järjestelmä käyttö on testattu yleisimmillä selaimilla (Internet Explorer, Mozilla Firefox), joissa on huomioitu seuraavat vaatimukset: selaimessa sallitaan evästeiden (cookie) käyttö selaimessa sallitaan Javascriptin käyttö selaimessa sallitaan ponnahdusikkunoiden (pop-up) käyttö työasemassa on Adobe Reader tai muu PDF-tiedostojen (Portable Document Format) avaamiseen tarvittava ohjelma lomakkeiden tulostamista varten. 1.3 Tietoturva Järjestelmällä on virallinen sertifikaatti ja se käyttää 256 bittistä SSL-salausta. Hankkeiden hakijat ja toteuttajat käyttävät järjestelmää Katso-tunnuksilla, joiden turvallisesta käytöstä ja säilytyksestä vastaa hakija. Katso-tunnistusta käytetään myös täytettäessä käynnissä olevalle hankkeelle maksatushakemuksia, seurantalomakkeita ja loppuraportti. 1.4 Uuden hakemuslomakkeen täyttäminen EURA 2014 -järjestelmän välityksellä voidaan täyttää rahoitushakemus ohjelmakaudella 2014 2020 EU:n rakennerahastohankkeita rahoittavalle viranomaiselle. Lisätietoja meneillään olevista hauista ja hakuajoista sekä hakemuslomakkeen sisällöllisiä täyttöohjeita saa siltä viranomaiselta, jolta rahoitusta aiotaan hakea. EURA 2014 -järjestelmän avulla ei voi hakea ELY-keskusten yritysten kehittämisavustusta tai yritysten toimintaympäristön kehittämisavustusta, Finnveran lainoja ja takauksia eikä Tekesin tutkimus- ja tuotekehitysrahoitusta. Lisätietoja näistä hakumenettelyistä saa ottamalla yhteyttä kyseisiin rahoittajiin.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 5 (39) EURA 2014 -järjestelmän hakemuslomakeohjelma on täyttäjää neuvova ja opastava palvelu. Järjestelmä ohjaa tietojen täyttämistä seuraavasti: järjestelmä esittää täytettäväksi vain ne kysymykset, jotka kyseisen tyyppiselle hankkeelle ovat tarpeen järjestelmä antaa täyttöohjeet kuhunkin kysymykseen kukin tieto tallennetaan lomakkeeseen vain yhden kerran järjestelmä laskee automaattisesti kaikki summatiedot järjestelmä tarkistaa automaattisesti mahdolliset virheelliset ja puutteelliset tiedot ennen viranomaiskäsittelyyn jättämistä. 2 Uuden hakemuksen avaaminen Päästäksesi täyttämään hakemuslomaketta EURA 2014 -järjestelmään, tulee sinun ensin tilata järjestelmästä uusi hakemusnumero. Tätä ennen on kirjauduttava Katsotunnistetta käyttäen. 2.1 Katso-kirjautuminen Siirry osoitteeseen www.eura2014.fi ja klikkaa Kirjaudu EURA 2014 -palveluihin - painiketta. Kuva 3 Kirjautuminen EURA 2014 järjestelmään Klikkaa seuraavalla sivulla painiketta Kirjaudu EURA 2014 -järjestelmään Katso-palvelun kautta.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 6 (39) Kuva 4 Katso-palveluun siirtyminen Selaimeen avautuu yritys.tunnistus.fi-osoite, jossa Katso-tunnistautuminen tapahtuu. Kirjoita Katso-käyttäjätunnus ja salasana. Klikkaa tämän jälkeen Kirjaudu-painiketta. Kuva 5 Katso-kirjautuminen Kirjautuminen on vahvistettava vielä kertakäyttösalasanalla. Klikkaa tämän jälkeen Kirjaudu-painiketta.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 7 (39) Kuva 6 Kertakäyttösalasanan syöttäminen Onnistuneen kirjautumisen jälkeen avautuu EURA 2014 -järjestelmän sivu, josta voidaan perustaa uusi hakemus tai siirtyy aikaisemmin perustettuun hakemukseen. Sivulla näkyy Katso-tunnukseen liitetty käyttäjän nimi, EURA 2014 -käyttäjärooli sekä organisaatio. Kuva 7 Katso-kirjautunut käyttäjä EURA 2014 -järjestelmässä
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 8 (39) 2.2 Uuden hakemuksen perustaminen Perusta uusi hakemus Katso-kirjautumisen jälkeen Uusi hakemus -painikkeella. Kuva 8 Uusi hakemus -painike Selaimeen avautuu sivu, jolla uusi hakemus voidaan perustaa. Ensin valitaan rahasto (ESR tai EAKR), josta rahoitusta aiotaan hakea. Rahastovalinta määrää hakemuslomakkeen sisällön, joten valinta tulee tehdä oikein. Mikäli hakemuksen perustamisen jälkeen huomataan, että on valittu väärän rahaston hakemus, tulee tilata uusi hakemusnumero oikean rahaston hakemusta varten. Virheellisen hakemusnumeron voi tässä tapauksessa perua hakemuslomakkeelta löytyvällä Peru hakemus -painikkeella. Rahaston lisäksi lomakkeeseen syötetään hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoite sekä hakemukselle haluttu salasana. Tarvittaessa Katso-tunnistuksen lisäksi voidaan käyttää hakemuskohtaista salasanaa. Tällä toiminnolla voidaan estää pääsy hakemukseen saman Katso-organisaation sisällä, mikäli organisaatiolla on muokattavana useampia hankehakemuksia. Kun kaikki tiedot on täytetty, klikkaa painiketta Perusta uusi hakemus. Kuva 9 Uuden hakemuksen perustaminen
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 9 (39) Selaimeen avautuu uusi hakemuslomake. Hakemusnumero näkyy lomakkeen oikeassa yläreunassa. Kuva 10 Uusi hankehakemus 3 Hakemuslomakkeen täyttäminen 3.1 Yleistä Hakemuslomaketta voi täyttää EURA 2014-järjestelmässä vähän kerrallaan, tallentaa tiedot, poistua järjestelmästä ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Lomakkeen täyttäminen järjestelmään vaatii kuitenkin aina avoinna olevan internet-yhteyden. Yksittäisten tekstikenttien kopiointi muusta tiedostosta leikepöydän kautta hakemuslomakkeelle on mahdollista. Esimerkiksi Word-asiakirjasta kopioidut kuvat, taulukot tai luettelomerkit eivät kuitenkaan näy EURA 2014 -järjestelmän lomakkeella. Lomakkeen tietojen tallentaminen on mahdollista missä vaiheessa täyttämistä tahansa yläreunan Tallenna-painikkeella. Tiedot tulee muistaa tallentaa riittävän usein, esim. vähintään 10 minuutin välein. Lomakeohjelma antaa huomautuksia mahdollisista puutteellisista ja virheellisistä tiedoista. Tietojen oikeellisuuden voi tarkistaa missä vaiheessa täyttöä tahansa järjestelmän Tarkista-painikkeella. Järjestelmä suorittaa tarkistamisen myös lomaketta viranomaiskäsittelyyn jätettäessä. Kuva 11 Hakemuslomakkeen painikerivi
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 10 (39) Hankehakemuslomakkeen sivulta toiselle siirrytään näytön vasemmassa marginaalissa olevista linkeistä. Valittu sivu esitetään kehystetyllä tekstillä. Kuva 12 Hakemuslomakkeen sivun valinta (1-2 osa valittuna) Hakemuslomakkeessa esitettävät kysymyksen määräytyvät mm. rahaston (valitaan jo hakemusta perustettaessa), rahoittavan viranomaisen, hanketyypin ja toimintalinjan sekä hankkeen kestoajan (vuosien) mukaan. Hakemuslomakkeella esitettävät kysymykset ja täyttökentät muodostuvat dynaamisesti lomakkeen täytön edetessä. Tämän vuoksi kaikkiin lomakkeen kysymyksiin tulee vastata esitysjärjestyksessä alkaen kohdasta 1. Koska hakemuslomakkeella esitettävät kysymykset vaihtelevat, eivät tässä käyttöohjeessa esitetyt ohjelman näyttöjen kuvat ja niissä näkyvät yksittäiset kysymykset välttämättä vastaa hakijalla täytettävänä olevaa lomaketta! Hakemuslomakkeella on aina jokin tietty käsittelyn tila. Hakemuksen tila on Keskeneräinen siihen saakka, kunnes hakemus jätetään viranomaiskäsittelyyn tai perutaan. Tila esitetään näytöllä oikeassa yläreunassa. Kuva 13 Hankehakemuksen tila Lomake voidaan tallentaa missä vaiheessa täyttämistä hyvänsä toimintopainikerivin Tallenna-painikkeella. Onnistuneesta tallennuksesta järjestelmä antaa Hankehakemus on tallennettu -kuittauksen.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 11 (39) 3.2 Hakemuksen täyttöohjeet Jokaisen kysymyksen otsikon vieressä on ohjepainike (kysymysmerkki), josta saa sisällöllisiä täyttöohjeita kyseiseen kysymykseen vastaamisen avuksi. Tarkempia sisällöllisiä täyttöohjeita saa tarvittaessa siltä viranomaiselta, jolle rahoitushakemus osoitetaan. Kuva 14 Täyttöohjepainikkeet otsikoiden vieressä Täyttöohje avautuu kysymysmerkkiä klikkaamalla. Avatun täyttöohjeen voi sulkea Sulje-painikkeella tai klikkaamalla ohjeikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa rastia. Kuva 15 Avattu täyttöohje 4 Hakemuksen sisältö 4.1 Viranomainen ja hakijan perustiedot Valikossa on lueteltu viranomaiset, jotka voivat myöntää rahoitusta Euroopan rakennerahastohankkeille. Valitaan se viranomainen, jolta rahoitusta haetaan. Vain yksi viranomainen voidaan valita. Valittu viranomainen ohjaa hakemuslomakkeessa seuraavaksi esitettyjen kysymysten ja valikoissa esitettävien vaihtoehtojen sisältöä, joten viranomainen tulee ehdottomasti valita ennen siirtymistä lomakkeen seuraaviin kysymyksiin.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 12 (39) Hakijan virallinen nimi ja Y-tunnus määräytyvät automaattisesti Katso-tunnisteen tietojen perusteella. Organisaatiotyyppi ja organisaatiotyypin mukainen omarahoitusosuuden laji on valittava erikseen. Kuva 16 Viranomainen ja hakijan perustiedot -valinnat IBAN-tilinumero ja pankin BIC-koodi tallennetaan samalle sivulle. Kuva 17 IBAN-tilinumeron ja BIC-koodin syöttökentät 4.1.1 Hakijoiden lukumäärän valinta Sivun loppuosassa valitaan hakijoiden lukumäärä. Mikäli valintana on yhteishanke tai tuen siirtomenettely, avautuu lisäksi yhteishankkeen/tuensiirron perustelukenttä. Kuva 18 Hakijoiden lukumäärän valinta
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 13 (39) Osatoteuttajien tai tuen siirron saajien tiedot syötetään hankehakemuksen taustalomakkeille. Toteuttajien lukumäärän voi kuitenkin valita lisäämällä rivejä alareunan taulukkoon. Jo täytettyjä toteuttajatietoja voi poistaa taulukosta Poista-painikkeella. Osatoteuttajan taustalomakkeelle voi siirtyä Siirry-painikkeella. Kuva 19 Yhteishankkeen perustelut ja osatoteuttajien taulukko 4.1.2 Yhteystietojen ylläpito Hakijan yhteystietojen ylläpito tapahtuu omassa osiossaan, johon päästään klikkaamalla Yhteystietojen ylläpito -painiketta. Vastaavia tietoja on mahdollista muokata myöhemmin hankkeen ollessa jo käynnissä ilman muutoshakemusmenettelyä. Yhteystietosivulle on lisätty myös rakennerahastojen tietopalvelussa julkaistavat tiedot. Myös näitä tietoja on mahdollista ylläpitää käynnissä oleville hankkeille. Klikkaa painiketta Yhteystietojen ylläpito. Kuva 20 Yhteystietojen ylläpito -osion avaaminen
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 14 (39) Syötä hakijan tiedot -lomakkeelle kysytyt yhteystiedot. Kuva 21 Yhteystietojen ylläpito -sivu Valitse sivun lopussa hankkeen virallinen kieli ja täytä internetin tietopalvelussa näytettävät tiedot. Kuva 22 Hankkeen kieli ja tietopalvelussa näytettävät tiedot Tallenna tiedot lomakkeen yläosan Tallenna-painikkeella ja palaa hankehakemukseen klikkaamalla painiketta Palaa takaisin lomakkeen täyttöön.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 15 (39) Kuva 23 Hakijan tiedot -osion komentopainikkeet 4.2 Hankkeen perustiedot Annetaan hankkeelle nimi. Nimen valinnasta on annettu ohjeita kysymysmerkkipainikkeesta avattavassa täyttöohjeessa. Valitaan hankkeen suunnitellut alkamis- ja päättymispäivämäärät. Hakemuksen vuosittain esitettyjen tietojen syöttökentät määräytyvät tässä ilmoitettujen päivämäärien (vuosien) mukaan, joten päivämäärät tulee ehdottomasti syöttää ennen siirtymistä lomakkeen seuraaviin kohtiin. Päivämäärätiedon voi syöttää kenttään kirjoittamalla tai valita hiirellä avautuvasta kalenterinäkymästä. Kuva 24 Päivämäärien valinta kalenterinäkymästä Samalla sivulla valitaan myös hanketyyppi ja toimintalinja.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 16 (39) Kuva 25 Hankkeen perustiedot Toimintalinjan valinnan jälkeen tulee näkyviksi erityistavoitteen valinta. Erityistavoitteet ovat toimintalinjakohtaisia. Kuva 26 Erityistavoitteen valinta 4.3 Tiivistelmä Tiivistelmäosiossa näytetään aikaisemmin yhteystietojen ylläpito -näytöllä tallennetut tiedot. Tietoja pääsee muuttamaan tarvittaessa Tiivistelmän ylläpito -painikkeella.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 17 (39) Kuva 27 Tiivistelmäosio 4.4 Hankkeen tarve, tavoitteet ja kohderyhmä Täytetään hankkeen tarvetta, tavoitteita ja kohderyhmää koskevat kysymykset kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia, luettelomerkkejä tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. Kuva 28 Hankkeen tarve, tavoitteet ja kohderyhmä 4.5 Toteutus ja tulokset Täytetään hankkeen toteutusta ja tuloksia koskevat kysymykset kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 18 (39) Kuva 29 Toteutus ja tulokset 4.6 Kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman tiivistelmä Tiivistelmäsivulla näytetään yhteenveto rahoitustietojen taustalomakkeilla ilmoitetuista tiedoista. Sivun yläreunaan syötetään tiedot mahdollisen ennakon hakemisesta. Kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa on kerrottu ennakon hakemisesta tarkemmin. Sivulla näkyvä kustannusmalli valitaan hakemuksen taustalomakkeella. Kuva 30 Kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman tiivistelmä Mikäli haetaan ennakkoa, täytetään myös haettavan ennakon määrä euroina ja perustelu ennakon tarpeelle.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 19 (39) Kuva 31 Haettavan ennakon määrä ja perustelu 4.7 Muilta rahoittajilta haettu rahoitus Täytetään tiedot muilta rahoittajilta haetusta rahoituksesta kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla. Kuva 32 Muilta rahoittajilta haettu rahoitus 4.8 Yhteydet muihin hankkeisiin Täytetään tiedot yhteyksistä muihin hankkeisiin kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla. Kuva 33 Yhteydet muihin hankkeisiin
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 20 (39) 4.9 Maantieteellinen kohdealue Jos hankkeen toiminta on valtakunnallista, valitaan kyseinen vaihtoehto. Tämän jälkeen on mahdollista syöttää toteutuspaikan osoite, jos hanke toteutetaan yhdessä paikassa. Jos hankkeen toiminta ei ole valtakunnallista, syötetään maakunnat, seutukunnat ja kunnat. Lomakekenttää klikkaamalla saadaan näkyviin mahdolliset arvot. Samaan kenttään voi valita tarvittaessa useamman arvon. Vahingossa lisätyn arvon voi poistaa tiedon vieressä näkyvää x-kirjainta klikkaamalla. Kuva 34 Maantieteellinen toteutusalue 4.10 Hakijan osaaminen, hankkeen riskiarviointi ja ohjausryhmä Täytetään tiedot hakijan osaamisesta, hankkeen riskiarvioinnista ja ohjausryhmästä kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 21 (39) Kuva 35 Hankkeen osaaminen, riskiarviointi ja ohjausryhmä Riskitaulukkoon on mahdollista lisätä kohtia Lisää rivi -painikkeella. Rivin voi poistaa tarvittaessa Poista-painikkeella. Kuva 36 Hankkeen toteuttamiseen liittyvien riskien taulukko 4.11 Hakemusvaiheessa ilmoitettavat arviot seurantatiedoista Täytetään tiedot hakemusvaiheessa ilmoitettavista seurantatiedoista kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla. Täytettävät seurantatiedot ovat erilaiset esimerkiksi rahastosta ja hanketyypistä riippuen. Sivulla näytetään kaikkien hanketyyppien seurantatiedot, mutta ainoastaan taustavalinnoista riippuvat kohdat ovat täytettävissä.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 22 (39) Kuva 37 Hakemusvaiheessa ilmoitettavat arviot seurantatiedoista 4.12 Horisontaaliset periaatteet Täytetään tiedot horisontaalisista periaatteista kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla. Kuva 38 Horisontaaliset periaatteet
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 23 (39) Kestävän kehityksen välittömät ja välilliset vaikutukset valitaan liukusäädinvalinnoilla. Kuva 39 Kestävän kehityksen liukusäädinvalinnat 4.13 Liitteet Hankehakemuksen pakollisena liitteenä on ainoastaan yhteishankkeen sopimus, mikäli hanke toteutetaan yhteishankkeena. Muita liitteitä voidaan lisätä tarpeen mukaan. Liitetiedostojen on oltava PDF- tai Excel-tiedostoja (PDF-, XLS- tai XLSX-tiedostomuodot). Saman hakijaorganisaation (sama Y-tunnus) liitetiedostoja on mahdollista käyttää useissa hankehakemuksissa. Tarvittaessa liite voidaan määrittää hakemuskohtaiseksi. Kuva 40 Liitteet yhteishankkeessa
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 24 (39) Kuva 41 Liitteet yhden toteuttajan hankkeessa Liitteen lisääminen tapahtuu Lisää liite -painikkeella. Kuva 42 Liitteen lisääminen Aikaisemmin järjestelmään lisätty liite voidaan valita Tiedosto-valikosta. Uusi liite voidaan tallentaa saman valikon Tuo uusi tiedosto -valinnalla. Kuva 43 Liitteen valitseminen Uudelle liitteelle kirjoitetaan järjestelmässä näytettävä nimi, jonka jälkeen liite haetaan omalta työasemalta Selaa-painikkeella. Tämän jälkeen liite tallennetaan Lisää tiedosto - painikkeella.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 25 (39) Kuva 44 Uuden liitteen lisääminen Mikäli organisaation Katso-pääkäyttäjä on määrittänyt hakemuksissa käytettäväksi hakemuskohtaisia salasanoja, voidaan myös liitetiedostot määrittää hakemuskohtaisiksi. Liitetiedosto voidaan määrittää hakemuskohtaiseksi ennen tallentamista lisäämällä valinta kohtaan Hakemuskohtainen. Kuva 45 Liitteen valinta hakemuskohtaiseksi Lisättyjä liitteitä voidaan avata Katsele-painikkeella. Liite voidaan poistaa hakemukselta Poista-painikkeella. Poistaminen ei poista hakemusta kuitenkaan järjestelmän liitepankista.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 26 (39) Kuva 46 Liitteiden katselu ja poistaminen Mikäli järjestelmään tallennettua liitettä ei ole lisätty yhdellekään hakemukselle, voidaan liite poista kokonaan järjestelmästä. Tämä tapahtuu yhteystietojen ylläpito -osion lopusta löytyvästä Liitteet-kohdasta Poista-painikkeella. 4.14 Allekirjoitus Allekirjoittajan tiedot tulevat Katso-tunnisteen perusteella. Allekirjoittajan tiedot lisätään Lisää-painikkeella. Mikäli hakijaorganisaation nimenkirjoittamisen tekee useampi henkilö, on jokaisen käytävä kirjautumassa EURA 2014 -järjestelmään omalla Katsotunnuksella ja lisättävä oma allekirjoitusrivi. Kuva 47 Allekirjoituksen lisääminen Ainoastaan hankkeen päätoteuttajaorganisaatio allekirjoittaa hankehakemuksen. Osatoteuttajat tai tuen siirronsaajat eivät allekirjoita hankehakemusta. Heidän osalta riittää liitteeksi tuleva yhteishankkeen sopimus. 5 Taustalomakkeet Osa hankehakemuksen tiedoista täytetään taustalomakkeille. Yhteishankkeissa pää- ja osatoteuttajille täytetään omat taustalomakkeensa.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 27 (39) Kuva 48 Taustalomakkeet 5.1 Kustannusmallivalinta Valitaan hankkeen kustannusmalli. Kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa on kerrottu kustannusmalleista tarkemmin. Valinnalla on vaikutusta taustalomakkeen toimintaan. Kuva 49 Kustannusmallin valinta Mikäli hakemus hyväksytään rahoitettavaksi hankkeeksi, valittua kustannusmallia ei voi hankkeen toteutusaikana enää muuttaa.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 28 (39) 5.2 Toteuttajatiedot Täytetään toteuttajatiedot kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla. Mikäli toteuttajia on ainoastaan yksi, ei toteuttajatiedot-taustalomaketta näytetä ollenkaan. Yhteishankkeessa päätoteuttajan tiedot näytetään tässä kohdassa, mutta tiedot on täytetty jo aikaisemmin hakijan perustiedoissa. Osatoteuttajien taustalomakkeella yhteystietokentät on täytettävä. Kuva 50 Toteuttajatiedot-taustalomake Yhteishankkeissa lisätään toteuttajan tiedot -lomakkeen loppuun lisäksi toteuttajakohtaiset tiedot tarpeista, tavoitteista, toteuttajan roolista sekä toteutuksesta ja tuloksista. Kuva 51 Toteuttajakohtaiset kuvauskentät 5.3 De Minimis Täytetään de minimis -tuki-ilmoitus kysymysmerkkipainikkeesta avautuvassa ohjeessa opastetulla tavalla. Valinnoista riippuen lomakkeelle ilmestyy lisäkysymyksiä ja taulukko de minimis -tukien kirjaamista varten.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 29 (39) Kuva 52 De minimis taustalomake Kuva 53 Taulukko hakijan de minimis -tukien merkitsemistä varten 5.4 Kustannusarvio- ja rahoitussuunnitelma Kaikki rahoitustiedot ilmoitetaan vuosittain, mikä edellyttää, että hankkeen aloitus- ja päättymispäivämäärä on ensin tallennettu kohtaan "3 Hankkeen perustiedot". Kaikki rahamäärät syötetään kokonaisina euroina (ei senttejä). Järjestelmä laskee automaattisesti kaikki rivi- ja sarakesummat. Taustalomakkeisiin syötetyt tiedot tallentuvat, kun hakemuslomake tallennetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta. Kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman on vastattava toisiaan vuosittain. Mikäli kustannuksia syötetään, on vastaavan kohdan perustelukentän täyttäminen pakollista.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 30 (39) Kuva 54 Hankkeen kustannusarvio Arvonlisäveron valinta tehdään myös osatoteuttajien kustannusarvion taustalomakkeelle. Kuva 55 Hankkeen rahoitussuunnitelma
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 31 (39) 6 Hakemuslomakkeen tietojen tarkistaminen EURA 2014 -järjestelmän hakemuslomakkeessa on lukuisia tarkistussääntöjä, jotka ohjaavat hakijaa ja auttavat täyttämään hakemuslomakkeen teknisesti oikein. Tarkistustoiminto ilmoittaa mahdollisista puuttuvista pakollisista tiedoista ja virheellisesti syötetyistä luvuista. Hakemuslomakkeen tiedot voidaan tarkistaa missä vaiheessa täyttöä tahansa klikkaamalla Tarkista-painiketta. Tämän lisäksi järjestelmä tarkastaa lomakkeen automaattisesti siinä vaiheessa, kun hakija jättää lomakkeen viranomaiskäsittelyyn. Kuva 56 Tarkista-painike Tarkistuksen tuloksena voi tulla virheilmoituksia, jotka estävät hakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisen. Tämän lisäksi voi tulla tarkistuskehotteita, joiden ilmoittamat kohdat on syytä tarkistaa ennen käsittelyyn jättämistä. Tarkistuskehotteet eivät kuitenkaan estä hakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämistä. Kuva 57 Virheilmoituksia ja tarkistuskehotteita Korjattavan kohdan voi avata suoraan virheilmoituksen linkkiä klikkaamalla. Kuva 58 Virheilmoitus toimii linkkinä hakemuslomakkeeseen
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 32 (39) 7 Hakemuslomakkeen tulostaminen Hakemuslomake voidaan tulostaa missä vaiheessa lomakkeen täyttämistä tahansa. Tulostaminen tapahtuu PDF-muodossa, joten tulostavassa työasemassa tulee olla asennettuna Adobe Reader -ohjelma tai muu PDF-lukuohjelma. Adobe Reader -ohjelman voi se asentaa veloituksetta esimerkiksi järjestelmän Käyttöohjeet-sivulla olevan linkin kautta. Tulostaminen tapahtuu ylärivin Tulosta-painikkeella. Kuva 59 Tulosta-painike Tulostuksen valintaikkunassa voidaan valita, halutaanko tulostaa varsinainen hakemuslomake, päätoteuttajan rahoitustietojen taustalomakkeet vai osatoteuttajien rahoitustietojen taustalomakkeet. Kuva 60 Tulostuksen valintaikkuna Kun tulostettavat tiedot on valittu, klikataan Tulosta-painiketta. Takaisin lomakkeen täyttöön päästään klikkaamalla Peruuta-painiketta. Tulostusnäkymä avautuu erilliseen välilehteen tai selainikkunaan. Tulostaminen tapahtuu oikean yläreunan tulostimen kuva -painikkeella. Tulostusnäkymä voi olla erilainen työaseman PDF-lukuohjelmasta riippuen. Näkymästä voi poistua sulkemalla välilehden tai ikkunan. Pdf-muotoisen tiedoston voi myös tallentaa tulostusnäkymästä omalle työasemalle. Kuva 61 Tulostus- ja tallennuspainikkeet
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 33 (39) Kuva 62 Tulostusnäkymä 8 Hakemuslomakkeen jättäminen viranomaiskäsittelyyn Kun hakemuslomake on täysin valmiiksi täytetty ja sen sisältö on huolellisesti tarkastettu, jätetään hakemus EURA 2014 -järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Katso-tunnistusta käytettäessä hakijan ei tarvitse lähettää erikseen tulostettua paperiversiota viranomaiselle. Hakemuslomakkeen viranomaiskäsittelyyn jättämisen jälkeen hakija ei voi enää muuttaa hakemuksen tietoja EURA 2014 -järjestelmässä ilman viranomaisen toimenpiteitä. Hakijan kannattaakin tulostaa lomake myös ennen viranomaiskäsittelyyn jättämistä, jolloin mahdolliset virheet on helppo havaita ja korjausten tekeminen on vielä mahdollista. Hankehakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättäminen tapahtuu klikkaamalla painiketta Jätä viranomaiskäsittelyyn. Kuva 63 Jätä viranomaiskäsittelyyn -painike Mikäli hakemuksessa on vielä puutteita, tulee tässä vaiheessa näkyviin mahdolliset virheilmoitukset ja tarkistuskehotteet. Viranomaiskäsittelyyn jättäminen on vahvistettava klikkaamalla vahvistusikkunasta painiketta Jätä viranomaiskäsittelyyn.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 34 (39) Kuva 64 Viranomaiskäsittelyyn jättämisen vahvistuskysely Viranomaiskäsittelyyn jättämisestä tulee vielä vahvistusilmoitus, josta voidaan palata takaisin hankehakemukseen tai tulostaa hakemus. Kuva 65 Hakemus on jätetty viranomaiskäsittelyyn Hankehakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisen jälkeen hakemuksen tilana näkyy Saapunut. Kuva 66 Saapunut-tilassa oleva hankehakemus Hankehakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisestä tulee myös sähköposti-imoitus hankkeen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 35 (39) Kuva 67 Hakemuksen saapuneeksi kirjaamisesta kertova Sähköposti-ilmoitus 9 Hakemuksen peruminen Hakija voi perua EURA 2014 -järjestelmään tekemänsä hakemuksen ennen viranomaiskäsittelyyn jättämistä tai hakemuksen ollessa täydennettävänä. Hakemuksen perumistoimintoa tulee käyttää vain siinä tapauksessa, että hakija on ehdottoman varma hakemuksensa perumisesta. Perumisen jälkeen viranomainen lopettaa kaikki hakemuksen käsittelyyn liittyvät toimenpiteet. Hakemus perutaan hakemuksen ollessa auki klikkaamalla painiketta Peru hakemus. Kuva 68 Peru hakemus -painike Hakemuksen peruminen -ikkunaan syötetään selite ja painetaan Jatka-painiketta. Tämän jälkeen peruminen vahvistetaan painamalla Peru hakemus -painiketta. Kuva 69 Hakemuksen peruminen -ikkuna
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 36 (39) Hakemuksen peruminen on vielä vahvistettava klikkaamalla painiketta Peru hakemus. Kuva 70 Perumisen vahvistusikkuna Järjestelmä näyttää perumisesta vahvistusilmoituksen ja tieto lähetetään myös sähköpostitse hakemusvaiheen yhteyshenkilölle. Kuva 71 Perumisen vahvistusilmoitus 10 Hakemuksen muistio Hakemuslomakkeen yhteyteen on mahdollista tallentaa muistilappu-tyyppinen tieto. Muistio avataan klikkaamalla Muistio-painiketta. Kuva 72 Muistio-painike Muistioon kirjoitettu tieto tallentuu hakemuksen yhteyteen. Viranomainen voi katsella muistiota ja halutessaan kirjoittaa muistioon omat kommenttinsa. Muistioon tallennettuja tietoja ei voi jälkikäteen muuttaa tai poistaa. Muistio on tarkoitettu vain lyhyitä merkintöjä varten. Siihen ei tule kirjoittaa esim. sen tyyppisiä asioita, joita hakemukseen liittyen voidaan tarvittaessa ilmoittaa erillisellä hakemuksen yhteydessä toimitettavalla liitteellä.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 37 (39) 11 Viranomaisen hakijalle täydennettäväksi palauttama hakemus Viranomainen voi palauttaa hakijan viranomaiskäsittelyyn jättämän hakemuksen täydennyksiä tai korjauksia varten. Täydennettäväksi palautettu hakemus täytetään aivan samalla tavalla kuin uusi hakemus. Tällöin hakijan tulee tehdä korjaukset järjestelmässä olevaan hakemukseen viranomaisen ilmoittamaan päivämäärän mennessä sekä jättää korjausten jälkeen hakemus järjestelmän välityksellä uudestaan viranomaiskäsittelyyn. Mikäli hakija ei tee korjauksia ja jätä hakemusta uudestaan viranomaiskäsittelyyn annettuun päivämäärään mennessä, palautuu hakemus takaisin alkuperäistiedoilla viranomaiskäsittelyyn, eikä tietoja tämän jälkeen enää voi muuttaa. Palauttaessaan hakemuksen täydennettäväksi viranomainen voi lähettää järjestelmän välityksellä asiasta sähköpostitiedotteen hakemusvaiheen yhteyshenkilölle. Viranomainen voi kirjoittaa täydennyspyynnön hakemuksen muistioon tai ilmoittaa täydennystarpeesta muulla tavoin. 12 EURA 2014 -järjestelmällä hakijalle lähetetyt sähköposti-ilmoitukset Hakemuksen käsittelyn yhteydessä viranomainen voi lähettää EURA 2014 -järjestelmän välityksellä sähköposti-viestejä hakemusvaiheen yhteyshenkilölle, joka on ilmoitettu hakemuksen yhteystiedoissa. Lähettäjänä näissä viesteissä on aina EURA 2014 - järjestelmä. Näihin sähköpostiviesteihin ei voi vastata. Kaikki rahoittajaviranomaiset eivät välttämättä lähetä sähköpostiviestejä EURA 2014 - järjestelmän välityksellä vaan pitävät yhteyttä hakijaan muulla tavoin. 13 Järjestelmästä poistuminen Hakemuslomakkeen käsittely tulee lopettaa klikkaamalla näytön oikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu ulos hakemuksesta -linkkiä. Kuva 73 Hakemuksesta ulos kirjautuminen Tämän jälkeen voidaan siirtyä täyttämään hakemuslistan muita hakemuksia, perustaa uusi hakemus tai kirjautua ulos Katso-istunnosta klikkaamalla painiketta Kirjaudu ulos palvelusta.
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 38 (39) Kuva 74 Kirjaudu ulos palvelusta -painike
EURA 2014 -järjestelmän käyttöohje hankkeiden hakijoille ja toteuttajille 39 (39) 14 Video-muotoiset käyttöohjeet EURA 2014 -järjestelmään liittyviä käyttöohjeita on tehty myös ruudunkaappausvideoina. Videomuotoiset ohjeet ovat koekäytössä osoitteessa: https://www.dreambroker.com/channel/5s1320x2/ Video-ohjeen avaaminen tapahtuu hiirellä klikkaamalla. Videon kuvaus ja kesto näkyy koontisivulla. Kuva 75 Video-ohjeet selainikkunassa Videomuotoiset ohjeet toimivat tietokoneen lisäksi myös uudemmilla mobiililaitteilla, kuten matkapuhelimilla ja taulutietokoneilla. Mikäli laitteessa on kamera ja QR-koodien (Quick Response) lukemiseen soveltuva ohjelma, voit avata videokanavan alla olevan QR-koodin avulla. Tämä tapahtuu kuvaamalla koodi QR-skannausohjelmalla ja avaamalla koodissa oleva www-osoite. Kuva 76 Video-ohjeiden osoite QR-koodina