Ylä-Savon seurakuntayhtymä Esityslista/pöytäkirja 4/2015 - seurakuntamme palvelija

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Esityslista/pöytäkirja 4/2015 - seurakuntamme palvelija Yhteisen kirkkovaltuuston kokous Aika tiistaina 8.12.2015 klo 18 19.25 Paikka Lippuniemen seurakuntakoti, Kiviahokatu 18, 74130 Iisalmi Osallistujat: Jäsenet: Siirola Elina, puheenjohtaja Laajalahti Pertti, varapuheenjohtaja Haverinen Raimo Heiskanen Toivo Hyvärinen Inka Janatuinen Pekka Juutinen Tiina Kaikkonen Arto Karjalainen Hannele Kellberg Lilja Kinnunen Matti Kinnunen Mikko Kortelainen Terttu Kurtelius Eila Kyyrö-Harju Pia Lahtinen Tuomo Malmivaara Niilo-Kustaa Muilu Sirkku Mustonen Mikko Notko Matti Nousiainen Sanelma Oikarinen Olavi Partanen Leena Roivainen Tarja Ruotsalainen Aino Siilin-Huttunen Aila Sonninen Jorma Tervo Kirsti Turkki Osmo Valta-Lisitsin Anneli Varajäsenet: Heikkinen Tapio Koistinen Esko Lehtola Eero Lyytikäinen Eero Marttinen Leena 35/41 Poissa: Jääskeläinen Seppo Jääskeläinen Jaakko Karhu Petri Korhonen Kaarina Kukkonen Anja Lappalainen Juha-Pekka Niskanen Tuomo Parviainen Tiina Sorjonen Esko

Väisänen Ville Yrjänä Sakari Muut osanottajat (KJ 8:7 ) valtuuston saapuville määräämät viranhaltijat: Bergbacka Katariina, kokouksen sihteeri Ropponen Marko, talouspäällikkö Bovellan Janne, Iisalmen kirkkoherra Jäntti Lauri, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Penttinen Arto, Pielaveden kirkkoherra Asiat pykälät 39 52 Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Elina Siirola puheenjohtaja Katariina Bergbacka kokouksen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus tarkastusaika tiistaina 8.12.2015 Allekirjoitukset Pöytäkirja on tarkastettu ja pöytäkirjan sivut varmennettu nimikirjaimillamme Arto Kaikkonen pöytäkirjantarkastaja Hannele Karjalainen pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä: paikka ja ajankohta Iisalmen seurakuntatoimisto, Ilvolankatu 14b, 74100 Iisalmi, 14.12.2015 13.1.2016. allekirjoitus ja pvm Iisalmi.2016 Osmo Ruotsalainen ilmoitustaulunhoitaja

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 40 Kokouksen avaaminen Ykv 39 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Ykv 40 Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, kirkkoherra Lauri Jäntti piti alkuhartauden ja yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Elina Siirola avasi kokouksen. Todetaan nimenhuudolla läsnäolijat. Esityslista on lähetetty 30.11.2015. Puheenjohtajan ehdotus: Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valitseminen Ykv 41 Puheenjohtajan ehdotus: Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja kaksi ääntenlaskijaa. Aakkosjärjestyksessä seuraavana ovat Arto Kaikkonen ja Hannele Karjalainen. Kokouksen työjärjestys Ykv 42 Puheenjohtajan ehdotus: Toimitettu esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi.

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 41 Hautapaikkamaksujen vahvistaminen vuodelle 2016 Yhteinen kirkkoneuvosto 27.10.2015 107 Yhteinen kirkkoneuvosto vahvistaa maksut hautapaikkamaksuja lukuun ottamatta. Kirkkolaki 17 luku 9 2 mom mukaan haudoista perittävistä maksuista päättää kirkkovaltuusto. Hautapaikkamaksuihin ei esitetä korotuksia vuodelle 2016. Hallintojohtajan ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se vahvistaa hautapaikoista perittävät maksut vuodelle 2016 seuraavasti: Ehdotus hautapaikkamaksuiksi 2016 Hautapaikan luovutus 50 v/ yhtymän alueella asuva, peritään hautauksen yhteydessä Hautapaikan luovutus yhtymän ulkopuolella asuva, 75 / paikka 500 / paikka Uurnapaikka, yhtymän alueella asuva 30 Uurnapaikka, yhtymän ulkopuolella asuva 150 Hautapaikka, veteraani- tai Lotta Svärdin tunnuksen omaava asuinpaikasta riippumatta 0 Hautaoikeuden jatkaminen/vuosi määräajaksi luov. 1,50 /vuosi Muistolehto: uurna-alueen hautapaikka, yhtymän alueella asuva 15 uurna-alueen hautapaikka, yhtymän ulkopuolella asuva 90 tuhka-alueen hautapaikka, yhtymän alueella asuva 6 tuhka-alueen hautapaikka, yhtymän ulkopuolella asuva 50 Syvähaudasta peritään yksi hautapaikkamaksu. (Syvähautaus on käytössä Iisalmen hautausmailla ja Pielavedellä) - - - - - - - - - - - Ykv 43 Toimenpiteet: - ote seurakuntatoimistot - ote yhtymän toimisto

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 42 Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen jäsenseurakuntien strategia vuosille 2016 2020 Yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 118 Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien strategiaa vuosille 2013 2015 on päivitetty henkilöstön henkilöstöpäivässä 15.4.2015 ja yhteisen kirkkovaltuuston seminaarissa 19.5.2015. Elina Siirola, Lauri Jäntti, Katariina Bergbacka ja Hanna Lehtonen ovat laatineet lopullisen ehdotuksen 1.6.2015. Alla olevasta Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien strategiasta vuosille 2016 2020 on pyydetty seurakuntaneuvostojen lausuntoa 31.8.2015 mennessä. Strategiaehdotus on seuraava: Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen jäsenseurakuntien strategia vuosille 2016 2020 Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen jäsenseurakuntien strategia pohjautuu Suomen evankelis-luterilaisen kirkon strategiaan Kohtaamisen kirkko toiminnan suunta vuoteen 2020. Perustehtävä: Seurakuntien perustehtävänä on sananjulistus ja sakramenttien jakaminen sekä seurakuntalaisista huolehtiminen ja heidän aktivoimisensa toimimaan yhdessä seurakunnassa. Seurakunnat hoitavat perustehtävää vastaamalla seurakunnallisesta toiminnasta, johon kuuluvat yleinen seurakuntatyö, musiikki-, nuoriso-, diakonia- ja lapsityö sekä lähetystyö. Seurakuntayhtymä palvelee jäsenseurakuntia ja luo niille toimintaedellytykset hoitamalla seurakuntien taloutta ja omaisuutta, jäsenrekisteriä ja seurakuntatoimistoja, hautaustointa sekä yhteistä viestintää. Arvot: 1. Jumalan ja lähimmäisen kunnioittaminen 2. Yhteistyö ja luottamus 3. Vastuullisuus Visio 2016 2020 Seurakunnissa on aktiivinen ja osallistava hengellinen elämä, jossa on huomioitu alueelliset olosuhteet. Seurakuntayhtymän palvelut seurakunnille ja seurakuntalaisille toimivat sujuvasti. Strategiset painopisteet 2016 2020: Toiminnassa huomioidaan yhteiset kirkon strategiset suuntaviivat: a) nostamme sanoman esiin b) kohtaaminen koskettaa c) rakastamme lähimmäistä d) arvostamme jäsenyyttä./..

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 43./.. yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 118 Yhteisinä painopisteinä ja tavoitteina ovat: - Palvelut seurakuntalaisille ovat entistä paremmin tavoitettavissa - Henkilöstön toimenkuvia kehitetään vastaamaan toimintaympäristön muutoksia - Johtaminen vahvistuu ja selkiytyy - Kiinteistöjen määrä vähenee - Taloudellinen ajattelu vahvistuu - Ollaan tarvittaessa valmiita rakennemuutoksiin - Toiminnassa huomioidaan ympäristövastuu. Strategia on pohjana seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien toiminnan rakentamisessa ja kehittämisessä. Yksittäisten seurakuntien kolmivuotiseen toiminta- ja taloussuunnitelmaan sisältyvät seurakuntien painopisteet ja tavoitteet tarkemmin. Seurakuntaneuvostojen lausunnot ovat seuraavat: Iisalmi: Esitetään tarkennuksia, tarkennukset esitetty lopullisessa ehdotuksessa kursivoituina Lapinlahti: Ei huomautettavaa Pielavesi: Ei huomautettavaa Varpaisjärvi: Ei huomautettavaa Sonkajärvi: Ei huomautettavaa Hallintojohtajan ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen jäsenseurakuntien strategiaksi vuosille 2016-2020 seuraava: Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen jäsenseurakuntien strategia vuosille 2016 2020 Ylä-Savon seurakuntayhtymän ja sen jäsenseurakuntien strategia pohjautuu Suomen evankelis-luterilaisen kirkon strategiaan Kohtaamisen kirkko toiminnan suunta vuoteen 2020. Perustehtävä: Seurakuntien perustehtävänä on sananjulistus ja sakramenttien jakaminen sekä seurakuntalaisista huolehtiminen ja heidän aktivoimisensa toimimaan yhdessä seurakunnan hyväksi. Seurakunnat hoitavat perustehtävää vastaamalla seurakunnallisesta toiminnasta, johon kuuluvat yleinen seurakuntatyö, musiikki-, nuoriso-, diakonia- ja lapsityö sekä lähetystyö. Seurakuntayhtymä palvelee jäsenseurakuntia ja luo niille toimintaedellytykset hoitamalla seurakuntien taloutta ja omaisuutta, jäsenrekisteriä ja seurakuntatoimistoja, hautatointa sekä yhteistä viestintää../..

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 44./.. yhteinen kirkkoneuvosto 118 Arvot: 1. Jumalan ja lähimmäisen rakastaminen ja kunnioittaminen 2. Yhteistyö ja luottamus 3. Vastuullisuus Visio 2016 2020 Seurakunnissa on aktiivinen ja osallistava hengellinen elämä, jossa on huomioitu alueelliset olosuhteet. Seurakuntayhtymän palvelut seurakunnille ja seurakuntalaisille toimivat sujuvasti. Strategiset painopisteet 2016 2020: Toiminnassa huomioidaan yhteiset kirkon strategiset suuntaviivat: a) nostamme sanoman esiin b) kohtaaminen koskettaa c) rakastamme lähimmäistä d) arvostamme jäsenyyttä Yhteisinä painopisteinä ja tavoitteina ovat: - Palvelut seurakuntalaisille ovat entistä paremmin tavoitettavissa - Henkilöstön toimenkuvia kehitetään vastaamaan toimintaympäristön muutoksia - Johtaminen vahvistuu ja selkiytyy - Kiinteistöjen määrä vähenee - Taloudellinen ajattelu vahvistuu - Ollaan tarvittaessa valmiita rakennemuutoksiin - Toiminnassa huomioidaan ympäristövastuu. Strategia on pohjana seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien toiminnan rakentamisessa ja kehittämisessä. Yksittäisten seurakuntien kolmivuotiseen toiminta- ja taloussuunnitelmaan sisältyvät seurakuntien painopisteet ja tavoitteet tarkemmin. Ykv 44 - - - - - - - - - - - Toimenpiteet: - ote kirkkoherrat

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 45 Määräalojen myynti Iisalmen kaupungille Yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 119 Asian valmistelija: kiinteistöpäällikkö Ilmo Juutinen. Iisalmen kaupunki tarjoutuu ostamaan Ylä-Savon seurakuntayhtymältä liitekarttojen 1 4 mukaiset määräalat kiinteistöistä 140 407 18 339, 140 407 18 286 ja 140 47 87 0 käytettäväksi asemakaavan mukaiseen käyttöön. Määräalojen pinta-ala on yhteensä n. 2 565 m 2. Kauppahinta on 12.825 euroa (5 euroa/m 2 ). Perusteluna alueiden myymiseen Iisalmen kaupungille on se, että osa alueista kuuluu asemakaavassa liitettäväksi yksityisten henkilöiden tonttiin ja Iisalmen kaupungin on helpompi myydä niitä aikanaan näille tonttien omistajille. Osa taas on asemakaavassa kaavoitettu puistoksi. Lisätietona jaetaan kartat myytävistä alueista. Kokouksessa annetaan kiinteistövälittäjän arvio siitä, että kiinteistökauppa on seurakuntayhtymän edun mukaista. Hallintojohtajan ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää, että: 1) Ylä-Savon seurakuntayhtymä myy liitteen mukaiset määräalat Iisalmen kaupungille hintaan 12.825 euroa ja 2) kiinteistökauppa alistetaan Kirkkohallituksen vahvistettavaksi. - - - - - - - - - - - Ykv 45 Lisätietona jaetaan kartat myytävistä alueista ja kiinteistövälittäjän arvio siitä, että kiinteistökauppa on seurakuntayhtymän edun mukainen. Toimenpiteet: - ote ja kirje kirkkohallitus - ote Iisalmen kaupunki

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 46 Vuoden 2016 talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille 2016 2018 Yhteinen kirkkoneuvosto 27.10.2015 108 Asian valmistelija: talouspäällikkö Marko Ropponen Ylä-Savon seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien seurakuntaneuvostot ovat antaneet omat esityksensä vuoden 2016 talousarvioksi koskien kunkin seurakunnan seurakuntatyötä (2. pääluokka). Yleishallinnon, hautaustoimen ja kiinteistötoimen toiminta- ja taloussuunnitelmat tulevat suoraan yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi, koska ne ovat yhteisesti hoidettavia, seurakuntayhtymälle kuuluvia tehtäviä. Kun yhteinen kirkkoneuvosto on osaltaan hyväksynyt toiminta- ja taloussuunnitelman, seurakuntaneuvostot antavat siitä lausuntonsa KJ 10:14 kohtien 2-3 mukaisesti. Seurakuntaneuvostojen lausuntojen jälkeen seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelma menee vielä yhteisen kirkkoneuvoston esittämänä yhteisen kirkkovaltuustoon lopullisesti hyväksyttäväksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laadintaohjeet sekä talousarvioraamin kokouksessaan 10.6.2015. Raamin lähtökohtana oli soveltuvin osin talousarvion 2015 luvut ja vuoden 2016 raamin ulkoinen toimintakate oli 6.517.708 euroa. Raamisumma on noin 140.000 euroa pienempi kuin kuluvan vuoden talousarvion käyttökate, mikä käytännössä johtuu kiel-maksun alenemisesta 28 % -> 24 % palkkasummasta vuoden 2016 alusta. Vuoden 2016 talousarvioehdotuksessa käyttötalousosan nettomenojen loppusumma (=ulkoinen toimintakate) on 6.485.764 euroa, joten se alittaa talousarvioraamin 31.944 eurolla (0,5 %). Seurakuntien raamisumma ylittyi yhteensä 22.036 eurolla, josta Iisalmen osuus on 16.564 euroa. Seurakuntayhtymän pääluokkien osalta yleishallinnon alitus on 33.436 euroa, hautatoimen alitus 26.453 euroa ja kiinteistötoimen ylitys 5.910 euroa. Yleishallinnon ja hautatoimen alitukset johtuvat pääosin suunnitelluista muutoksista virkajärjestelyihin. Lapinlahden seurakuntatoimiston seurakuntasihteerin virkaa ei ole tarkoitus täyttää ja rekisteripäällikön ja hautatoimen päällikön tehtävät yhdistetään. Kiinteistötoimen ylitykseen vaikuttaa kiinteistöjen vakuutusmaksuihin tulossa oleva huomattava nousu. Yhteinen kirkkovaltuusto vahvisti 13.10.2015 Ylä-Savon seurakuntayhtymän vuoden 2016 kirkollisveroprosentiksi 1,65 %, missä on korotusta 0,15 prosenttiyksiköä. Kirkollisverojen laskentaperusteena olevan palkkasumman arvioidaan pienenevän -3,0 % mutta veronkorotuksesta johtuen arvioidaan vuoden 2016 kirkollisverotilitysten kasvavan 6,7 %. Seurakuntien yhteisövero-osuuden korvaa vuoden 2016 alusta kuntien väkiluvun perusteella maksettava valtionrahoitus. Kokonaisvaikutus muiden tulevien muutosten (kiel-maksu 28 % -> 24 %, eläkerahastomaksu 1,2 % -> 4,0 %, seurakuntamaksu 8,2 % -> 7,5 % ja verotuskustannukset 4,7 % -> 3,4 %)./..

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 47./.. yhteinen kirkkoneuvosto 27.10.2015 108 kanssa näyttäisi vuositasolla olevan seurakuntayhtymälle vähintään 30.000 euroa negatiivinen. Poistojen määrä on vuosina 2011-2014 toteutuneiden suurehkojen investointien vuoksi vuosi vuodelta kasvanut ja vuoden 2016 tuloslaskelmaosassa suunnitelmanmukaisten poistojen määrä on 462.006 euroa. Talousarvion 2016 tuloslaskelma osoittaa 54.449 euron ylijäämää. Toiminta- ja taloussuunnitelmaesityksessä olevat luvut suunnitelmavuosille osoittavat 2017 alijäämää noin 62.000 ja 2018 ylijäämää noin 38.000 euroa. Tässä vaiheessa suunnitelmavuosille arvioidut luvut eivät ole sitovia mutta on selvää, että kirkollisveron korotuksesta huolimatta taloustilanne tulee jatkossa edelleen olemaan haastava ja kaikki mahdolliset säästötoimenpiteet on hyödynnettävä. Investointiosan nettomeno vuonna 2016 on yhteensä 280.000 euroa. Kohteina vuoden 2016 investointiohjelmassa ovat Iisalmessa Pyhän Ristin kirkon urkujen sähköjärjestelmän uusiminen kustannusarvioltaan 30.000, Kustaa Aadolfin kirkon vesikaton maalaus 70.000 ja Metsäpirtin päärakennuksen rakenteiden korjausta 30.000 euroa, Sonkajärvellä Hirsikankaan leirikeskuksen vanhan osan lämmön talteenoton rakentaminen 30.000 euroa ja Lapinlahdella hautausmaan huoltorakennuksen rakentaminen 120.000 euroa. Lisätietona jaetaan esitys Ylä-Savon seurakuntayhtymän talousarvioksi 2016 ja toiminta- ja taloussuunnitelmaksi vuosille 2016 2018, arkistointi 2.1.2. Hallintojohtajan ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto: 1) hyväksyy Ylä-Savon seurakuntayhtymän talousarvion vuodelle 2016 ja toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2016-2018 esitetyssä muodossa ja 2) esittää seurakuntaneuvostoille, että ne antavat lausuntonsa Ylä-Savon seurakuntayhtymän talousarviosta vuodelle 2016 ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta vuosille 2016 2018. - - - - - - - - Yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 122 Seurakuntaneuvostot ovat antaneet toiminta- ja taloussuunnitelmasta seuraavat lausuntonsa: - Iisalmi: Iisalmen seurakuntaneuvosto hyväksyy Ylä-Savon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ehdotuksen vuoden 2016 talousarvioksi ja talous- ja toimintasuunnitelmaksi vuosille 2016-2018. Tämän lisäksi seurakuntaneuvosto pyytää Ylä-Savon seurakuntayhtymän taloustoimelta selvitystä siitä, miten yhtymän talousarvion kehitys on seurannut seurakuntien jäsenmäärän kehitystä vuodesta 2011 vuoteen 2015. (esimerkiksi /jäsen)../..

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 48./.. yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 122 - Lapinlahti: Lapinlahden seurakunnan talousarvion laatimisen jälkeen on käynyt ilmi, ettei toisen nuorisotyönohjaajan palkkausta ole laskettu täysimääräisenä, vaikka henkilöstöluettelossa ei ole mainintaa osaaikaisuudesta. Laskennan perusteena on käytetty vt. nto:n palkkausperustetta, johon kuuluu epäpätevyysalennus sekä 80 % osa-aikaisuus opintojen takia. Uuden työntekijän kohdalla joudutaan mahdollisesti maksamaan pätevän kokoaikaisen palkka, mihin tulee varautua. Siksi esitetään, että Lapinlahden seurakunnan talousarvioon lisätään em. syystä 16.320 euroa nuorisotyön tehtäväalueelle. Lisäksi partiolippukunta Lapinlahden Siniveikot on toimittanut anomuksen saada 1.500 euron avustus vuodelle 2016 partion viikkotoiminnan tukemiseen ja suurleirille osallistumiseen, mikä esitetään lisättäväksi vuoden 2016 talousarvioon, vaikka se lisää annetun raamin ylitystä. Yhteensä lisäysesitykset Lapinlahden seurakunnalle 17.820 euroa. - Pielavesi: Ei huomautettavaa. - Sonkajärvi: Ei huomautettavaa. - Varpaisjärvi: Ei huomautettavaa. Lapinlahden seurakunnan nuorisotyönohjaajan palkkauksen laskentaperusteena talousarviossa kuluvalle vuodelle 2015 oli jo syksyllä 2013 alkanut osaaikainen tehtävänhoito epäpätevyysalennuksella ja siksi sitä on käytetty myös vuoden 2016 laskentaperusteena. Lapinlahden seurakuntaneuvostoon esittämät muutokset lisäävät talousarvion 2016 nettokustannuksia yhteensä 17.820 euroa. Muutosten jälkeen vuoden 2016 talousarvion toimintakate olisi 6.503.584 euroa ja tulos 37.050 euroa ylijäämäinen. Hallintojohtajan ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Ylä-Savon seurakuntayhtymän talousarvion vuodelle 2016 ja toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2016-2018 edellä mainituilla Lapinlahden seurakunnan kohdalle tehtävillä muutoksilla. - - - - - - - - - Ykv 46 Lisätietona jaetaan esitys Ylä-Savon seurakuntayhtymän talousarvioksi 2016 ja toiminta- ja taloussuunnitelmaksi vuosille 2016 2018, arkistointi 2.1.2.

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 49 Hauta- ja rekisteripalvelujen keskittäminen Iisalmeen Yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 123 Ylä-Savon seurakuntayhtymän hauta- ja rekisteripalveluja esitetään keskitettäväksi Iisalmeen. Ehdotuksen mukaan Iisalmeen perustettaisiin 1.3.2016 alkaen seurakuntien yhteinen keskusrekisteri ja hautatoimisto. Keskitettäviä palveluja olisivat mm. hautauksen, kasteen ja vihkimisen aika- ja henkilövaraukset, seurakuntien tilavaraukset, virkatodistuspyynnöt sekä virka- ja sukuselvitykset sekä hautakirjanpidon ja haudanhoitolaskutuksen hoitaminen. Ehdotus on valmis kokonaisuus, jotta se olisi helposti hahmotettavissa ja kommentoitavissa. Seurakuntaneuvostot ovat antaneet asiasta lausuntonsa marraskuun aikana. Miksi palvelut ehdotetaan keskitettäväksi? Keskittämällä hauta- ja rekisteripalvelut asiakkaat saataisiin paremmin palvelluiksi, kun jatkossa asiat olisi mahdollista hoitaa yhdestä paikasta: henkilökohtaisesti tai puhelimitse yhdestä palvelunumerosta, paikkakunnasta riippumatta. Seurakuntien yhteinen puhelinvaihde palvelisi viitenä arkipäivänä viikossa klo 9 15. Halutessaan asiat olisi mahdollista hoitaa suoraan puhelimitse kotoa käsin. Palvelujen keskittäminen olisi mahdollista, koska keskusrekisterin ja hautatoiminnon työtehtävät ovat samanlaisia usealla eri paikkakunnalla. Henkilökohtaista palvelua saisi jatkossa Iisalmessa kaikkina arkipäivinä. Lapinlahdella, Pielavedellä, Sonkajärvellä ja Varpaisjärvellä henkilökohtaista palvelua saisi varaamalla ajan palvelunumerosta seurakuntatalolle. Seurakuntatoimistoilla ei olisi enää kiinteitä aukioloaikoja. Tällä hetkellä, Iisalmea lukuun ottamatta, henkilökohtaistapalvelua tarjotaan yhtenä tai neljänä päivänä viikossa, noin 3 tuntia päivässä. Jatkossa kuka tahansa seurakunnan työntekijä voisi ottaa vastaan esimerkiksi surevan asiakkaan ja ohjata eteenpäin. Paikkakuntien seurakuntataloilla -ja keskuksilla olisi omat, seurakuntakohtaiset aukioloajat muiden työntekijöiden tavoittamiseksi. Seurakunnissa on ollut jo usean vuoden ajan mahdollista hoitaa esim. virkatodistusten pyynnöt puhelimitse tai verkon kautta. Samankaltainen malli hauta- ja rekisteritoimintojen keskittämisestä on ollut käytössä Kuopion seurakuntayhtymässä jo kymmenen vuotta. Uusi yksikkö nimeltä Keskusrekisteri ja hautatoimisto 1.3.2016 alkaen Uudessa, perustettavassa yksikössä työskentelisi yhteensä kahdeksan työntekijää ja yksikö vetäjä. Yksikön virallinen nimi olisi Ylä-Savon seurakuntayhtymän keskusrekisteri ja hautatoimisto. Palvelupäällikkö nimikkeellä yksikön esimieheksi ehdotetaan hautaustoimenpäällikkö Eine Parviaista. Uutta virkaa ei perustettaisi, vaan hautaustoimenpäällikön ja rekisteripäällikön tehtävät yhdistettäisiin. Aikaisemmin seurakuntatoimistojen ja keskusrekisteritoimintojen esimiehenä toiminut rekisteripäällikkö Helena Nykänen on valittu Sonkajärven seurakunnan kirkkoherraksi syyskuussa 2015. Nykänen on irtisanoutunut virastaan niin, että virkasuhde päättyy 31.12.2015../..

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 50./.. yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 123 Päällikkötason virkojen yhdistämisestä syntyisi säästöjä yhden viran verran. Vt. rekisteripäällikkönä ehdotetaan toimivan 1.1.2016 alkaen Eine Parviainen. Rekisteripäällikön ja hautaustoimenpäällikön virat lakkautettaisiin muutoksen yhteydessä ja tilalle perustetaan palvelupäällikön virka 1.3.2016 lukien. Seurakuntayhtymän perustamisvaiheessa vuonna 2011 organisaatiorakenne rakennettiin malliin, jossa oli viisi erillistä palvelualuepäällikköä hallintojohtajan lisäksi. Perustamisvaiheessa viiden erillisen seurakunnan toimintatapojen sekä seurakuntayhtymän uusien työskentelytapojen luomisessa nykyinen malli on ollut toimiva ja tarpeellinen. Kehittyvän ja uudistuvan organisaation tavoin seurakuntayhtymä on tarkastellut rakennetta ja nyt viisi vuotta myöhemmin on todettu, että tässä vaiheessa päällikkötason tehtäviä olisi perusteltua yhdistää. Uuden perustettavan yksikön myötä seurakuntayhtymämallin hyödyt nousisivat esille, kun samankaltaisia toimintoja olisi mahdollista keskittää, syntyisi kustannussäästöjä ja eläköitymisiä voitaisiin hyödyntää mahdollisimman hyvin. Seurakuntayhtymän perustamisesta lähtien eläköitymisiä on tapahtunut viisi kappaletta ja virkoja ei ole täytetty, vaan tehtävät on jaettu uudelleen. Vuosien 2016 2018 aikana eläkkeelle jää vielä neljä henkilöä ja edelleen virat jätetään täyttämättä, kun tehtävät organisoidaan uudelleen. Seurakuntasihteerit olisivat osa uutta yksikköä, mutta tehtävät jaoteltaisiin uudelleen. Jatkossa yksi henkilö voisi hoitaa usean seurakunnan seurakuntasihteerin tehtäviä. Taustalla on selvitys, jonka mukaan kaikilla paikkakunnilla ei ole, hauta- ja rekisteripalveluiden siirryttyä Iisalmeen, tarvetta täysipäiväisen seurakuntasihteerin tehtäville. Tehtäviä olisi mahdollista yhdistää niiden samankaltaisuuden vuoksi. Henkilöstössä tapahtuvia eläköitymisiä hyödynnettäisiin tehtäviä yhdisteltäessä. Samassa yhteydessä tehtävänkuvia olisi mahdollisuus tarkentaa aikaisempaa selvemmäksi ja henkilöiden erikoistua tehtävissään. Iisalmessa jatkaisi täysipäiväinen seurakuntasihteeri, joka hoitaisi jatkossa myös Sonkajärven seurakuntasihteerin tehtävät, esim. yhtenä päivänä viikossa. Lapinlahden, Varpaisjärven ja Pielaveden seurakuntasihteerien tehtäviä hoitaisi 1.3.2016 alkaen toimistopäällikkö Riitta Kaasinen. Muutosta koskevia työntekijöitä on informoitu ehdotuksesta. Muutoksesta ei aiheutuisi irtisanomisia, vaan työntekijöiden eläköitymistä hyödynnettäisiin. Yhteistyötoimikunta on antanut asiasta lausuntonsa. Samassa yhteydessä viestintäpalveluun siirtyisi kaikkien seurakuntien verkkosivujen päätoimittajuus. Siirtymä olisi luonnollinen, koska järjestelmän kehitystyötä ja yhteisiä päivityksiä tehdään jo nyt, mutta jatkossa työtä tehdään laajemmin. Iisalmea lukuun ottamatta päätoimittajia on seurakuntasihteeri tai kirkkoherra../..

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 51./.. yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 123 Organisaatiorakenne 1.6.2017 alkaen Palvelupäälliköksi ehdotettava Eine Parviainen jää alustavien suunnitelmien mukaan eläkkeelle toukokuussa 2017 ja hänen tilalleen palvelupäällikön tehtävään ehdotetaan toimistopäällikkö Riitta Kaasista. Tämän muutoksen yhteydessä emännille valittaisiin uusi esimies. Pielaveden, Lapinlahden ja Varpaisjärven seurakuntasihteerin tehtävän hoito tarkasteltaisiin myös tässä vaiheessa uudelleen. Seurakuntaneuvostoilta on pyydetty lausunnot organisaatiomuutosehdotuksesta. Tässä lausuntojen sisältö: - Iisalmi: Iisalmen seurakuntaneuvosto kannattaa hauta- ja rekisteripalvelujen keskittämistä Iisalmeen. Suunnitelman mukaan palvelujen saatavuus paranee, kun hauta- ja rekisteritoimistoon voi olla yhteydessä maanantaista perjantaihin klo 9-16. Asiointi voidaan hoitaa myös puhelinpalveluna. Tämä parantaa iisalmelaisten asiointimahdollisuuksia kyseisissä toimistoissa, koska olemassa olevassa järjestelmässä Iisalmen seurakunnan seurakuntatoimisto ei ole ollut keskiviikkoisin avoimena. Uudistuksen myötä Ylä-Savon seurakuntayhtymän palveluorganisaatio selkeytyy ja yksinkertaistuu. Samalla päälliköiden määrä alenee, johon on eri yhteyksissä seurakuntayhtymän perustamisesta alkaen kiinnitetty huomiota. Suunnitelmassa ehdotettu henkilöstön määrän alentuminen ottaa huomioon yleisen toimintaympäristön muutoksen ja olemassa olevat taloudelliset realiteetit. Merkille pantavaa on se, että henkilöstömenojen alentuminen pystytään hoitamaan suunnitelmallisesti eläköitymistä hyödyntämällä ja muilla toimenpiteillä ilman irtisanomisia. Seurakuntaneuvosto esittää, että muutoksesta tiedotetaan riittävästi jäsenseurakuntien alueella asuville ihmisille. Tavoitteeksi on asetettava, että muutoksen myötä palvelutaso säilyy ja ihmiset voivat hoitaa asiansa uudessa toimistossa. Seurakuntaneuvosto toivoo, että uudistuksen käytännön toteuttamisessa kiinnitetään huomiota muutoksen alla olevan henkilöstön perehdyttämiseen, koulutukseen ja tehtäväkuvien kehittämiseen. Tavoitteeksi tulee asettaa, että henkilöstön toimenkuvat ovat riittävän selkeät, etteivät ne aiheuta sekavuutta tehtävien hoitamisessa tai työilmapiirin heikentymistä. Seurakuntaneuvosto painottaa, että seurakunnissa oleville muille työntekijäryhmille ja luottamushenkilöille on järjestettävä riittävä opastus, jotta he tietävät, miten käytännössä hauta- ja rekisteripalvelujen asiat hoidetaan. Erityistä huomiota on kiinnitettävä varauskäytäntöihin, jotta ne säilyvät sellaisina, että ne ottavat huomioon seurakuntalaisten palvelemisen, työntekijäresurssit ja jäsenseurakunnissa olevat käytänteet. Varauskäytänteiden kehittämisessä on syytä ottaa huomioon paikallisseurakuntien näkökulmat ja olosuhteet. Uuden palvelupisteen nimeksi seurakuntaneuvosto ehdottaa Seurakuntien palvelutoimisto../..

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 52./.. yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 123 - Lapinlahti: Seurakuntaneuvosto pitää suunnitelmaa toteuttamiskelpoisena. On kuitenkin tärkeää huolehtia siitä, että mahdollisuus henkilökohtaiseen palveluun erityisesti hautausasioissa säilyy paikallisseurakunnassa. Tiedottamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. - Pielavesi: Pielaveden seurakunnan seurakuntaneuvosto lausuntonaan esittää: 1. että seurakuntien yhteisen toimipisteen nimeksi tulisi Ylä-Savon seurakuntayhtymän palvelutoimisto. 2. Hyvänä palvelujen keskittämisessä nähtiin se, että ketään ei irtisanota. Sijaisten järjestämiseen ja kouluttamiseen tulee kiinnittää huomiota. 3. Keskittämisellä tulevaisuudessa seurakunnan työntekijät kohtaavat seurakuntalaisia enemmän kuin tällä hetkellä. - Sonkajärvi: Sonkajärven seurakuntaneuvosto lausuu kantanaan, että se puoltaa uuden keskusrekisterin ja hautatoimiston perustamista Iisalmeen 1.3.2016 lukien. Seurakuntaneuvosto kuitenkin edellyttää, että perustettavan uuden toimiston työntekijät perehdytetään perusteellisesti kaikkien viiden Ylä-Savon seurakuntayhtymän seurakuntien toimituskäytäntöihin, jotka eivät voi olla kaikki yhdenmukaisia jo seurakuntien koosta ja niiden erilaisista henkilöstöresursseista, maantieteellisestä sijainnista ym. seikoista johtuen. Seurakuntaneuvosto edellyttää myös, että toimituksista on edelleen mahdollista sopia myös suoraan papin kanssa. Sonkajärven seurakuntaneuvosto edellyttää, että seurakuntasihteeri on tavattavissa maanantaisin klo 9-16 Sonkajärvellä sekä päivystys ma-pe klo 9-16 keskusrekisteri ja hautatoimistossa. - Varpaisjärvi: Varpaisjärven seurakunnan seurakuntaneuvosto lausuu kantanaan, että se puoltaa uuden keskusrekisterin ja hautatoimiston perustamista Iisalmeen 1.3.2016 alkaen. Seurakuntaneuvosto kuitenkin edellyttää, että perustettavan uuden toimiston työntekijät perehdytetään perusteellisesti kaikkien viiden Ylä-Savon seurakuntayhtymän seurakuntien toimituskäytäntöihin, jotka eivät voi olla kaikki yhdenmukaisia jo seurakuntien koosta ja niiden erilaisista henkilöstöresursseista, maantieteellisestä sijainnista ym. seikoista johtuen. Seurakuntaneuvosto edellyttää myös, että toimituksista on edelleen mahdollisuus sopia myös suoraan papin kanssa. Lisäksi esitetään, että Kirsi Laakkonen voisi jatkaa Varpaisjärven seurakunnan seurakuntaneuvoston sihteerinä myös 1.3.2016 jälkeen. Hallintojohtajan ehdotus: Lisätietona jaetaan ehdotus palvelualueiden johtosäännöksi ja yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöksi. Arkistointi 0.1.1. Yhteinen kirkkoneuvosto: 1) päättää ottaa käyttöön organisaatiomuutoksen 1.3.2016 lukien, jolloin keskusrekisteri ja hautatoimisto perustetaan Iisalmeen 2) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää lakkauttaa hautaustoimen päällikön ja rekisteripäällikön virat päättymään 29.2.2016,./..

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 53./.. yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 123 3) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Ylä-Savon seurakuntayhtymään perustetaan palvelupäällikön virka 1.3.2016 lukien ja vahvistaa viran kelpoisuusehdoksi vahvistetaan virkaan soveltuva ammattikorkeakoulu- tai opistoasteen tutkinto, perehtyneisyys seurakuntatyöhön sekä riittävä talous- ja hallintoasioiden tuntemus, 4) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle palvelualueiden johtosäännön ja yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön hyväksymistä ja 5) yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö alistetaan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Kohta 1) Keskustelun aikana Tiina Juutinen esitti Sakari Yrjänän kannattamana, että uuden perustettavan toimiston nimi on Ylä-Savon seurakuntayhtymän keskusrekisteri ja palvelutoimisto. Mikko Mustonen esitti Sirkku Muilun kannattamana, että toimiston nimi on Ylä-Savon seurakuntayhtymän palvelutoimisto ja keskusrekisteri. Koska oli tehty kaksi kannatettua muutosehdotusta, oli suoritettava kaksi äänestystä. Puheenjohtaja teki seuraavan äänestysesityksen, jotka kannattavat Tiina Juutisen ehdotusta, äänestävät jaa, jotka Mikko Mustosen ehdotusta, äänestävät ei. Äänestysesitys hyväksyttiin. Suoritetussa äänestyksessä annettiin 2 jaa-ääntä ja 8 ei-ääntä. Näin Mikko Mustosen ehdotus voitti tämän ensimmäisen äänestyksen ehdotuksella Ylä- Savon seurakuntayhtymän palvelutoimisto ja keskusrekisteri. Toisessa äänestyksessä puheenjohtaja teki seuraavan äänestysesityksen: jotka kannattavat hallintojohtajan ehdotusta, äänestävät jaa, jotka Mikko Mustosen ehdotusta, äänestävät ei. Äänestysesitys hyväksyttiin. Annetussa äänestyksessä annettiin 0 jaa-ääntä ja 10 ei-ääntä. Näin Mikko Mustosen ehdotus tuli yhteisen kirkkoneuvoston päätökseksi ja toimiston nimi on Ylä-Savon seurakuntayhtymän palvelutoimisto ja keskusrekisteri Kohdat 2)-5) hyväksyttiin. - - - - - - - - - Ykv 47 Lisätietona jaetaan ehdotus palvelualueiden johtosäännöksi ja yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöksi. Arkistointi 0.1.1. Toimenpiteet: - ote Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli - ote Eine Parviainen - ote palkkalaskenta

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 54 Rekisteripäällikön viran kelpoisuusehtojen muuttaminen Yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 125 Yhteiselle kirkkovaltuustolle esitetään, että rekisteripäällikön viran kelpoisuusehtoja muutetaan 1.1.2016 lukien niin, että se ei ole papin virka. Nykyinen viranhaltija Helena Nykänen on irtisanoutunut tehtävästään niin, että virkasuhde päättyy 31.12.2015. Tarkoitus on, että nykyinen hautaustoimen päällikkö Eine Parviainen hoitaa rekisteripäällikön virkaa oman viran ohella ajalla 1.1. 29.2.2016. 1.3.2016 lukien esitetään perustettavaksi uusi palvelupäällikön virka, palvelupäällikkö hoitaa sekä hautaustoimen päällikön että rekisteripäällikön tehtäviä. Nykyinen kelpoisuusehto on seuraava: Rekisteripäällikön viran pätevyysvaatimuksena on pappisvihkimys (yhteisen kirkkovaltuuston päätös 22.3.2011 30). Hautaustoimen päällikköä ei voida valita hoitamaan rekisteripäällikön virkaa oman toimensa ohella, mikäli siinä edellytetään pappisvihkimystä. Hallintojohtajan ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Ylä-Savon seurakuntayhtymän rekisteripäällikön viran kelpoisuusehtoja muutetaan ajalle 1.1. 29.2.2016 niin, että kelpoisuusehtona on virkaan soveltuva ammattikorkeakoulu- tai opistoasteen tutkinto, perehtyneisyys seurakuntatyöhön sekä riittävä talous- ja hallintoasioiden tuntemus. - - - - - - - - - Ykv 48 Toimenpiteet: - ote Eine Parviainen - ote Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli - ote palkkalaskenta

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 55 Määräaikaisen 5. seurakuntapastorin viran perustaminen Iisalmen seurakuntaneuvosto 20.10.2015 95: Iisalmen seurakunnan seurakuntaneuvosto on vuoden 2016 talous- ja toimintasuunnitelmassa esittämässä, että Iisalmen seurakuntaan palkataan papiston lomien sijaiseksi määräaikainen sijainen neljäksi kuukaudeksi. Talousarvioehdotuksessa on varattu tarvittavat määrärahat 12.035 euroa ja sosiaaliturvamaksut 3.600 euroa (arvio 30 %) eli yhteensä 15.635 euroa. Kirkkoherra ehdottaa, että Iisalmen seurakuntaan perustettaisiin määräaikainen 5. seurakuntapastorin virka ajalle 2.5. 30.9.2016. Aika on viisi kuukautta ja palkkausmääräraha olisi varattu neljäksi kuukaudeksi. Tämä ehdotus rakentuu siihen. että määräaikaisuuden täyttämisessä olisi mukana harkintaa ja joustavuutta. Määräaikaisen viran perustaminen helpottaa myös lomien järjestelyjä. Tässä mallissa papiston lomia ei tarvitse samalla tavalla ketjuttaa kuin aikaisemmin, jolloin kesäpappeja on palkattu. Kirkkoherran esitys Päätös Määräaikaisen viran perusteluna ovat Iisalmen seurakunnan toiminnan kausivaihtelu: papiston lomat, rippikoulut ja muun papiston perustehtävien hoitaminen kesäkaudella. Kirkkolain 11 luvun 2 mukaan yhteinen kirkkovaltuusto perustaa ja lakkauttaa seurakuntien virat. Seurakuntaneuvosto ehdottaa yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se perustaa määräajaksi 2.5. 30.9.2016 Iisalmen seurakuntaan 5. seurakuntapastorin viran. Perusteena seurakuntapastorin määrä-aikaisuudelle Iisalmen seurakunnan papiston toiminnan kausivaihtelu, joka johtuu lomakaudesta, rippikouluista ja muun papiston perusseurakuntatyön hoitamisesta kesäaikana. Kirkkoherran esitys hyväksyttiin. - - - - - - - - - - Yhteinen kirkkoneuvosto 23.11.2015 127: Puheenjohtajan ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se perustaa Iisalmen seurakuntaneuvoston esityksen mukaisesti määräajaksi 2.5. 30.9.2016 Iisalmen seurakuntaan 5. seurakuntapastorin viran. Perusteena seurakuntapastorin määrä-aikaisuudelle Iisalmen seurakunnan papiston toiminnan kausivaihtelu, joka johtuu lomakaudesta, rippikouluista ja muun papiston perusseurakuntatyön hoitamisesta kesäaikana. Ykv 49 Toimenpiteet: - - - - - - - - - - ote Iisalmen seurakuntaneuvosto - ote palkkalaskenta

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 56 Muut mahdolliset asiat ja tiedoksiannot Ykv 50 - Yhteiselle kirkkovaltuustolle saatetaan tiedoksi seuraava kevään 2016 kokoussuunnitelma: yhteinen kirkkoneuvosto yhteinen kirkkovaltuusto ti 26.1. klo 17 ti 23.2. klo 16 ti 23.2. klo 18 ti 22.3. klo 17 ti 26.4. klo 17 ti 24.5. klo 16 ti 24.5. klo 17.30 ti 14.6. klo 17 Puheenjohtajan ehdotus: Yhteinen kirkkovaltuusto merkitsee asiat tietoonsa saatetuiksi.

Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 57 Kokouksen päättäminen Ykv 51 Puheenjohtaja totesi valitusosoituksen ja päätti kokouksen.