SEURAKUNTANEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 10/2013 Aika 10.12.2013 klo 18.30-20.05 Paikka Malmin kirkko Läsnä SIMOLA Pertti puheenjohtaja HUOVIO Anna Elina JUKANEN Hannele KOSKELAINEN Laura KUIKANMÄKI Kimmo VESAMÄKI Aarne vara PENKARI Joni PITKÄNEN Pirkko PONTELA Tuula SAARELA Veronica SALMI Kauko SALOMAA Pekka YLÄNKÖ Arja vara UGUR Hannele YLINEN Antti sihteeri HUOMO Tuila tiedottaja 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi (14/17). 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Arja Ylänkö ja Hannele Ugur. 4 Esityslistan hyväksyminen Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.
2 5 Ilmoitusasiat: Täydennetty esittely 1. Seurakuntaneuvoston Tapio Leinonen on vihitty papiksi 7.12.2013 ja saanut virkamääräyksen Oulunkylän seurakunnan seurakuntapastoriksi 8.12.2013 alkaen. Näin hän on menettänyt vaalikelpoisuutensa Helsingin seurakuntayhtymän seurakuntien luottamustehtäviin. Hänen tilalleen seurakuntaneuvoston varsinaiseksi eksi tulee Laura Koskelainen. 2. Seurakunnan vuosijuhla työntekijöille ja luottamushenkilöille Kellokosken juhlatalolla 8.1.2014, lähtö Malmin kirkolta klo 17.00. 3. Seurakuntaneuvoston kokoukset keväällä 2014 21.1. 18.30 Pukinmäen seurakuntakoti 25.2. 18.30 Puistolan kirkko 18.3. 18.30 Tapulin seurakuntakoti 8.4. 18.30 Jakomäen kirkko 27.5. 18.30. Malmin kirkko 4. Rovastikuntapäivä luottamushenkiöille Pakilan seurakunnan Hyvän Paimenen kirkossa 9.2.2014 klo 11.00. 5. Helsingin hiippakunnan tuomiokapituli on myöntänyt istunnossaan 27.11.2013 Malmin seurakunnan seurakuntapapeille seuraavat virkavapaudet: Anni Punkka osa-aikainen virkavapaus (20 %) 1.1. - 31.12.2014, Meri Ala-Kokko osa-aikainen virkavapaus (20 %) 1.1. - 31.8.2014, Joona Mikkola 27.1. - 11.5.2014 toisen viran hoitamista varten, Aino Poutanen 1.1. - 31.8.2014 hoitovapaata varten. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 6 Kirkkoherran päätökset Seurakuntaneuvostolle tiedoksi mahdollista siirtämistä varten kirkkoherran päätökset 79-87/2013 Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 7 Pöytäkirjat Seurakuntaneuvostolle tiedoksi mahdollista siirtämistä varten: Malmin piirineuvoston pöytäkirja 3.10.2013 Malmin piirineuvoston pöytäkirja 20.11.2013 Puistolan piirineuvoston pöytäkirja 28.11.2013 Siltamäen piirineuvoston pöytäkirja 21.11.2013 Merkitään tiedoksi Merkittiin tiedoksi.
3 8 Seurakunnan sisäisen tarkastuksen raportti Helsingin seurakuntayhtymän tarkastustoimi on suorittanut Malmin seurakunnan tarkastuksen touko- elokuussa 2013. Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 24.10.2013 päättänyt merkitä tarkastuksesta laaditun muistioin tiedoksi ja lähettää sen edelleen Malmin seurakunnan seurakuntaneuvostolle, liite A. Tarkastusmuistio on erillisessä liitteessä B. Tarkastuksessa arvioitiin seurakunnan hallinnon, toiminnan sekä talouden ohjausta ja valvontaa. Tarkastuksessa tutustuttiin seurakuntaneuvoston toimintaan tukeutuen pöytäkirjoihin ja kirkkoherran päätösluetteloihin, haastateltiin seurakunnan työntekijöitä, arvioitiin johtamisen ja hallinnon prosesseja sekä suoritettiin aineistotarkastuksia. Tarkastusmuistion yhteenvedossa todetaan, että Malmin seurakunnan sisäinen valvonta on kokonaisuutena järjestetty riittävällä ja toimivalla tavalla. Talouden suunnittelu ja seuranta on vakiintunutta ja luotettavalla tavalla hoidettu. Johtopäätökseen sisältyy seuraava ajatus: Erityisesti työalakohtaisen toiminnan suuntaamisen tueksi suosittelemme, että seurakunnassa vahvistetaan työalavastaavien roolia oman työalansa tulojen ja menojen ohjaamisessa. Talouden raamin supistuessa tarvitaan entistä vahvempaa tietopohjaa tukemaan sisällön tarkempaa priorisointia. Suosituksen sisältö jää jossain määrin avoimeksi. Työalat laativat toimintasuunnitelman ja talousarvioin, jonka seurakuntaneuvoston hyväksyy. Neuvoston vahvistaman toimintamäärärahan puitteissa työalavastaavat voivat jo nyt kantaa itsenäisesti vastuuta tulojen ja menojen ohjaamisesta sekä seurata talousarvion toteutumista. Johtopäätöksissä todetaan edelleen: Seurakunnan irtaimiston valvonta ei ole riittävällä tasolla. Seurakunnan on syytä terävöittää irtaimistotiedon hallintaa samalla kun Helsingin seurakuntayhtymän irtaimiston valvonnan prosessia uudistetaan. Tämä havainto on oikeutettu ja on ollut kirkkoherran tiedossa. Seurakuntayhtymässä ollaan kevään aikana laatimassa uutta ohjeistusta irtaimiston kirjaamisesta ja valvonnasta. Tämän myötä myös Malmin seurakunnan irtaimiston valvonta on tarkoitus saattaa yhtymän ja hyvän hallinnon edellyttämälle tasolle. Lopuksi johtopäätöksissä todetaan: Tässä muistiossa mainitun lähipiirin yhdistyksen toiminnan seurantaa on syytä jatkaa. Malmin seurakunnalla ei ole kovin paljon muistiossa tarkoitettuja lähipiirin yhdistyksiä. Keskeisimmät ovat kuorojen tausta- tai tukiyhdistykset ja partiolippukunnat. Muilta osin yhteistyö yhdistysten kanssa on satunnaista. Seurakuntayhtymä on pyytänyt seurakuntia laatimaan kevään aikana luettelon lähipiirin yhdistyksistä ja keräämään niistä yhteistoimintaan liittyvät dokumentit. Tämä toteutetaan Malmin seurakunnassa ja näin pystytään seuraamaan riittävällä tasolla yhteistyökumppaneiden kanssa tapahtuvaa toimintaa. Seurakuntaneuvosto päättää merkitä tiedoksi yhteisen kirkkoneuvoston lähettämän Malmin seurakunnan tarkastusmuistion. Merkittiin tiedoksi.
4 9 Toimintakertomukset vuodesta 2013 alkaen Malmin seurakunnassa on tehty työalojen ja seurakuntapiirien arvioiva toimintakertomus seurakuntaneuvostolle sekä painettu toimintakertomus Malmin seurakunnan vuosi xxxx. Painettu toimintakertomusta on otettu noin 500-600 kappaletta. Se on jaettu seurakuntaneuvoston ja piirineuvostojen ille, vapaaehtoisille vastuunkantajille ja työntekijöille. Lisäksi se on ollut saatavilla kirkkoherranvirastossa ja toimipisteiden esitehyllyissä. Toimintakertomukset on sidottu arkistoa varten kirjoiksi noin kymmenen vuoden jaksoissa. Vuonna 2012 hyväksytyssä seurakunnan viestintästrategiassa pyritään vähentämään painettua viestintää ja esitetään yhtenä kohtana luopumista painetusta vuosikertomuksesta. Strategiassa esitetään, että viestintäryhmä tekee seurakuntaneuvostolle ehdotuksen painetun vuosikertomuksen muuttamisesta sähköiseen muotoon vuonna 2013. Tältä pohjalta on laadittu seuraava ehdotus: - Vuosikertomuksesta tehdään sähköinen versio, jota tulostetaan vain tarpeen mukaan. Vuosikertomus jaetaan osiin ja sen taittoa yksinkertaistetaan. - Ensimmäiseen osaan tulevat kirkkoherran tekemät tekstit: pääkirjoitus, seurakuntaneuvoston vuosi, mahdollisesti yhteenveto jumalanpalveluselämästä. - Toiseen osaan tulevat piirien ja työalojen arvioivat toimintakertomukset. - Kolmanteen osaan tulee tilasto-osuus, mukana graafiset esitykset ja talousosa. - Ei kuvia, eikä henkilöstöluetteloa. Seurakunnassa tehdyt sisäiset puhelinluettelot toimivat henkilöstöluettelona historiatarpeisiin, ja ne arkistoidaan vuosikertomustulosteen mukana. - Vuosikertomus laitetaan seurakunnan verkkosivuille. Seurakuntaneuvosto päättää, että seurakunnan toimintakertomukset tehdään vuodesta 2013 alkaen esittelyn mukaisesti. 10 Vuoden 2014 kolehtisuunnitelma Seurakunnassa tulee laatia suunnitelma vuoden aikana kannettavista kolehdeista. Pohjana on luettelo kirkkohallituksen määräämistä kolehdeista liite A. Lisäksi tuomiokapituli on määrännyt kannettavaksi kaksi kolehtia Helsingin hiippakunnan diakoniatyölle. Ehdotus kolehtisuunnitelmaksi on täydennetty kirkkohallituksen liitteeseen A. Suunnitelmassa on lähdetty siitä, että kolehti on luonteeltaan avustus. Siksi suunnitelmassa ei ole varattu kolehteja talousarviovaroja saaville työaloille. Suunnitelma on laadittu siten, että seurakunnan kaikissa kirkoissa kerätään kolehti kunakin pyhänä samaan kohteeseen. Vuoden aikana suunnitelmasta voidaan kirkkoherran päätöksellä poiketa, jos jonkun kirkon jumalanpalveluksen aiheen, vierailijan tai muun vastaavan syyn perusteella kolehdin kerääminen muuhun tarkoitukseen on tarkoituksenmukaista.
5 Vuoden aikana pidetään 62 päiväjumalanpalvelusta, jossa kerätään kolehti. Kirkkohallituksen lähettämästä kolehtilistasta kirkkoherra on sisentänyt ne päivät, jolloin ei vietetä päiväjumalanpalvelusta, esimerkiksi hiljaisen viikon iltakirkot. Kirkkohallituksen määräämiä kolehtikohteita on 36, joista yksi yhteisvastuukeräykselle, viisi Kirkon Ulkomaanavulle, viisi Suomen Lähetysseuralle sekä yksi kolehti jokaiselle muulle kirkon viralliselle lähetysjärjestölle. Tuomiokapitulin määräämien kahden kolehdin jälkeen seurakunnalle jää 24 vapaata kolehtipyhää. Luetteloon on merkitty tummennettuina ne kolehdit, joista seurakuntaneuvosto voi päättää. Kirkkohallitus on merkinnyt yleiskirjeeseen useita kolehtisuosituksia, joita se esittää seurakunnissa harkittaviksi kolehtisuunnitelmia laadittaessa (sivut 11-13). Näistä suunnitelmaan on otettu kolme: Suomen Gideonit ry, Kirkon Ulkomaanavulle naisten oikeuksien ja koulutuksen tukemiseen sekä Suomen Pyhäkoulun Ystävät ry. Muut kolehdit on merkitty kerättäväksi lähetystyön nimikkokohteisiin seitsemän (6 vuonna 2013), Diakoniatyön avustuksiin viisi (5 vuonna 2013), yhteisvastuukeräykselle kolme (3), Tyrön ystävyysseurakunnan tukemiseen 5 (4). Päiväjumalanpalvelustenkonfirmaatiokolehdit esitetään kerättäväksi nuorisotyön nimikkokohteeseen Senegalin kirkon koulutyön tukemiseen, jos kirkkohallitus ei ole määrännyt sunnuntain kolehtikohdetta. Päiväjumalapalveluksilla tarkoitetaan säännöllisiä jumalanpalveluksia, jotka pidetään klo 10 tai 12. Muissa konfirmaatioissa kerätään kolehti nuorten nimikkokohteeseen. Seurakuntaneuvosto päättää 1) vahvistaa liitteen A mukaisen kolehtisuunnitelman vuodelle 2014; 2) että konfirmaatiomessuissa kerätään kolehti lähetystyölle nuorisotyön nimikkokohteeseen, jos kirkkohallitus ei ole määrännyt sunnuntain päiväjumalanpalveluksen osalta kolehtikohdetta; 3) että kirkkoherra voi päättää kolehtikohteen muuttamisesta esittelyssä mainituissa tilanteissa. 12 Rippikoulukuljetukset vuonna 2014 Seurakunnan vuoden 2014 rippikoulukuljetuksista on pyydetty tarjous kahdelta liikennöitsijältä, liitteet A ja B. Kuljetuksista ei järjestetty avointa kilpailutusta, koska edellisten vuosien kokemuksen perusteella kustannukset eivät ylitä kansallista kynnysarvoa, joka on 30.000 euroa (ALV 0%). Edullisimman tarjouksen jätti Palvelu Hytönen Oy, jonka yhteishinta oli 27.330 euroa. Hintaan sisältyy arvonlisävero 10 %. Seurakuntaneuvosto päättää tilata vuoden 2014 rippikoulujen linjaautokuljetukset Palvelu Hytönen Oy:ltä liitteenä olevan tarjouksen mukaisilla hinnoilla.
6 13 Kanttorin viransijaisen ottaminen Yksi Malmin seurakunnan kanttorin viroista on vakituisesti täyttämättä. Virka on sijoitettu Jakomäen seurakuntapiiriin. Viransijaisena toimii Outi Aro-Heinilä 1.9. - 31.12.2013. Virka on ns. vanha ylimääräinen kanttorin virka, jota kirkkolaki ei enää tunne. Mikäli virka halutaan täyttää, on se julistettava haettavaksi. Sitä ennen on selvitettävä, onko vanha ylimääräinen virka muutettava kirkkolain tuntemaksi kanttorin viraksi. Viran muuttaminen oli aiemmin välttämätöntä, mutta ei ehkä enää, koska 1.6.2013 voimaan tulleen kirkon virkalainsäädännön mukaan kanttorin viran perustaminen ja täyttömenettely on muuttunut. Viran perustamista ei tarvitse enää vahvistaa tuomiokapitulissa. Tuomiokapituli ei myöskään julista enää virkaa haettavaksi eikä anna virkaan virkamääräystä. Viran täyttämisestä vastaa seurakunta itsenäisesti. Tässä vaiheessa esitetään, että virka täytetään edelleen tilapäisesti vuoden alusta elokuun loppuun saakka. Alkuvuoden aikana selvitetään onko virka seurakunnan taloustilanteen vuoksi syytä lopettaa tai jättää joksikin aikaa täyttämättä. Virka on ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävä kanttorin virka. Outi Aro-Heinilä on valmis jatkamaan viransijaisena. Hänellä on pätevyys muuta piispainkokouksen hyväksymää tutkintoa edellyttävään kanttorin virkaan. Virka edellyttäisi musiikin maisterin tutkintoa. Tutkinnon puuttuminen vaikuttaa palkkaukseen päätösesityksen mukaisella tavalla. Palkkaus perustuu yhteisen kirkkoneuvoston linjaukseen. Viran tehtäviin sisältyy lapsikuoron ja lasten muskareiden ohjaaminen. Koska viransijaisuus on jatkoa aiempaan viransijaisuuteen, ei Outi Aro- Heinilän tarvitse esittää rikosrekisteriotetta, jota edellytetään lasten kanssa työskenteleviltä. Seurakuntaneuvosto päättää 1) ottaa avoimen ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävän kanttorin viran hoitajaksi ajalle 1.1. - 31.8.2014 Outi Aro-Heinilän; 2) todeta, että viran palkkaus sijoittuu vaativuusryhmään 601 ja että peruspalkka on 2.659,42 euroa, josta vähennetään neljä prosenttia viran edellyttämän tutkinnon puuttumisen vuoksi; 14 Kanttorin viransijaisen ottaminen Kanttori Elina Tofferi on virkavapaalla 28.1. - 8.12.2014. Hän toimii Siltamäen seurakuntapiirin kanttorina. Siltamäen musiikkitoiminnan hoito edellyttää sijaisen ottamista. Viransijaisuuden on valmis ottamaan vastaan kanttori Hanna Varis, joka on toiminut aiemmin Elina Tofferin sijaisena 10.3.2012-4.3.2013. Hyvin sijaisuutta hoitaneen ja seurakunnan tuntevan kanttorin palkkaaminen sijaiseksi on seurakunnan etu.
Viran tehtäviin sisältyy lapsikuoron ohjaaminen. Koska viransijaisuus kestää yli kolme kuukautta, tulee Hanna Variksen esittää päätösesityksen mukainen rikosrekisteriote. 7 Seurakuntaneuvosto päättää 1) ottaa avoimen ylempää korkeakoulututkintoa edellyttävän kanttorin viransijaiseksi ajalle 28.1. - 8.12.2014 musiikin maisteri Hanna Variksen; 2) todeta, että viran palkkaus sijoittuu vaativuusryhmään 601 ja että peruspalkka on 2.659,42 euroa; 3) ennen valinnan vahvistamista Hanna Variksen tulee esittää rikosrekisterilain 6 2 momentin mukainen rikosrekisteri ote viimeistään 28.2.2014 mennessä. 15 Määräaikaisen arkistosihteerin työsuhteen jatkaminen Muutettu esittely. Seurakuntaneuvosto otti Helena Rummukainen seurakunnan määräaikaiseksi arkistonjärjestäjäksi 1.5. - 30.9.2013 ja jatkoi työsuhdetta ajalle 1.10. - 31.12.2013. Tänä aikana hän on laatinut ehdotuksen seurakunnan arkistosäännöksi ja arkistonmuodostussuunnitelmaksi sekä toteuttanut vuoteen 1999 ulottuvan vanhan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisen arkiston järjestämisen ja siirtämisen päätearkistoon Helsingin seurakuntayhtymän arkistotiloihin. Uuden vuoden 2000 alusta toteutettavan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisen arkiston järjestämien on aloitettu ja saatu hyvin liikkeelle. Uuden arkiston saattaminen sellaiseen kuntoon, että sitä on helppo jatkaa ja täydentää seurakunnan normaalin toiminnan puitteissa edellyttäisi työsuhteen jatkamista vielä kolmella kuukaudella. Helena Rummukainen siirtyy järjestämään Töölön seurakunnan arkistoa noin kolmeksi kuukaudeksi 15.2.1014 alkaen. Tästä syystä Malmin työsuhde tehdään kaksiosaisena. Näillä perusteilla esitetään, että Helena Rummukaisen työsuhdetta jatketaan kolmella kuukaudella 1.1. - 14.2.2014 siten, että hänen työaikansa on 33 tuntia viikossa. Työsuhdetta voidaan jatkaa 1,5 kuukaudella, kun työtehtävä Töölön seurakunnassa päättyy. Palkkakustannukset kolmen kuukauden ajalta ovat noin 9.500 euroa. Seurakuntaneuvosto päättää 1) jatkaa Helena Rummukaisen työsuhdetta määräaikaisena arkiston järjestäjänä 1.1. - 14.2.2014 siten, että hänen työaikansa on 33 tuntia viikossa;
8 2) että työsuhdetta voidaan tarpeen mukaan jatkaa 1,5 kuukautta kun Helena Rummukaisen työsuhde Töölön seurakunnassa on päättynyt. 16 Oikaisuvaatimusohjeet ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ja antoi liitteen A mukaiset oikaisuvaatimusohjeet. Pertti Simola puheenjohtaja Antti Ylinen sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty. Arja Ylänkö Hannele Ugur Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä 12.12.-26.12.2013 kirkkoherranvirastossa, Kunnantie 1 ja sen nähtävänä pitämisestä on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 11.12.2013 laitetulla ilmoituksella.