PÖYTÄKIRJA Robin Hood ry Hallituksen kokous 1/2016 Aika: 15.12.2015 kello 18 Paikka: Tuulimäen väestönsuoja, Itätuulenkuja 9, Espoo Läsnä: Jaakko Setälä Seppo Hätönen Jukka Karvonen Anne Lantee Joonas Lönnbäck Antti Peltoniemi 1. Kokouksen avaaminen Kokouksen puheenjohtajana toimiva hallituksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18:38. 2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokouksen puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Kokouksen järjestäytyminen Kokouksen sihteeriksi valittiin Jukka Karvonen sekä pöytäkirjantarkastajiksi Antti Peltoniemi ja Joonas Lönnbäck. 4. Hallituksen 2016 järjestäytyminen ja kokouskäytännöt Varapuheenjohtajaksi valittiin Antti Peltoniemi. Päätettiin että kokouskutsut lähetetään hallituksen jäsenille sähköpostilla. Päätettiin julkaista hallituksen kokousten päätöspöytäkirjat jäsensivuilla. Sähköpostikokoukset Päätettiin että hallitus voi pitää sähköpostitse etäkokouksia siten, että kokouksen kutsuja esittää esityslistassa valmiiksi valmistellut päätösesitykset, jotka hyväksytään, hylätään tai pöydätään sellaisenaan. Kiireettömissä asioissa aiheesta avataan ensin avoin keskustelu hallituksen sähköpostilistalla vähintään kaksi vuorokautta ennen kokousta. Kiireellisissä asioissa voidaan avata kokous suoraan, 1
tällöin ei kuitenkaan voida tehdä taloudellisesti merkittäviä (1000+ EUR) tai toimintasuunnitelmasta eroavia päätöksiä. Kokouksen avaajana toimii seuran puheenjohtaja tai hänen ollessa estyneenä varapuheenjohtaja. Sähköpostikokoukset avataan sähköpostitse otsikolla Sähköpostikokous <juokseva numero>/2016, <otsikko> ja ne sisältävät suoran päätösesityksen. Päätösesityksistä äänestetään vastaamalla hallituksen sähköpostilistalle kyllä/ei/pöydälle. Kokouksen koolle kutsunut päättää kokouksen ja kirjaa tuloksen vastauksella. Kokous voidaan päättää kun kyllä tai ei-äänillä on yksinkertainen enemmistö tai sitä ei voida enää saavuttaa pöydälle jättöjen vuoksi. Pöydätyt esitykset käsitellään hallituksen seuraavassa varsinaisessa kokouksessa. 5. Toimihenkilöt vuodelle 2016 Valittiin vuodelle 2016 seuraavat toimihenkilöt: Rahastonhoitaja: Jukka Karvonen Sihteeri: Antti Peltoniemi Jäsenvastaava: Jukka Karvonen Oittaan ratamestari: Heikki Auralinna Seuraennätysvastaava: Seppo Hätönen Vastuuvalmentaja: Jaakko Setälä Välinevastaava: Joonas Lönnbäck Webmaster: Joonas Lönnbäck 6. Toimikunnat Avataan toimikuntiin jäsenille avoin haku. Haku julkaistaan 17.12.2015 mennessä. Haku on auki 17.1.2016 asti, jonka jälkeen hallitus valitsee toimikunnan. Maastotoimikunta Toimikunnan päätehtävät ovat seuraavat: - Maastoradan turvallisuudesta vastaaminen ja rastimuutosten hyväksyminen. - Maastoradan kunnon seuraaminen ja kunnostus- sekä kehitystarpeiden arviointi. Kustannusarvio esitetään syksyllä hallitukselle talousarviota varten. - Kunnostustalkoiden järjestäminen yhteistyössä hallituksen kanssa. 2/5
Maastotoimikunta päättää Oittaan maastoammuntaradan kehityksestä ja sitä varten tehtävistä hankinnoista toimintasuunnitelman ja maastoradan kehitysbudjetin mukaisesti. Tapahtumatoimikunta Tapahtumatoimikunnan tehtävänä on vastata etenkin yhteisöllisten tapahtumien suunnittelusta ja koordinoinnista sekä tuoda lisää yhteisöllisiä vaikutteita myös kilpailutoimintaan. Vuoden 2016 merkittävimpänä yhteisöllisenä tapahtumana on seuran 70-vuotisjuhla, jonka järjestelyt tapahtumatoimikunta koordinoi. Tapahtumatoimikunnalla on erillinen budjetti tapahtumia varten. 7. Jäsenasiat Päätettiin antaa jäsenvastaava Jukka Karvoselle oikeus hyväksyä uusia varsinaisia jäseniä ja juniorijäseniä. Jäsenvastaava toimittaa tiedot uusista jäsenistä hallituksen kokouksiin. 8. Talousasiat Päätettiin antaa rahastonhoitaja Jukka Karvoselle oikeus hyväksyä ja maksaa toimintasuunnitelman ja talousarvion mukaisia laskuja. 9. Koulutukset Päätettiin kouluttaa aktiivisesti seuran toimihenkilöitä ja luottamustoimijoita toimenkuvaan liittyvissä ESLU:n ja SJAL:n koulutuksissa. Annettiin puheenjohtajalle oikeus hyväksyä koulutuskuluja talousarvion mukaisesti. 10. Alkeisvuorot Päätettiin järjestää alkeisvuoroja ympäri vuoden kahdesti viikossa. Hallikaudella keskiviikkoisin ja lauantaisin. Alkeisvuoroille voivat osallistua myös myös muut kuin seuran jäsenet, joilta peritään kokeilumaksuna kertaa kohti 10 aikuisilta ja 5 alle 18-vuotiailta. 11. Ohjausryhmät Ohjausryhmät ja maksut Päätettiin jatkaa tällä hetkellä toimivia ryhmiä: 8-13 vuotiaat juniorit, 2x 1,5h (ma, to), vastuuohjaaja Marja 13-18 vuotiaat juniorit, 2x 1,5h (ke, la), vastuuohjaaja Marja Junioreiden kilparyhmä, 2h (su), vastuuohjaaja Jaakko Aikuisten harrasteryhmä, 2h (la), vastuuohjaaja Reena Aikuisten kilparyhmä, 2h (pe), vastuuohjaaja Jukka Päätettiin että uusia ryhmiä voidaan avata tarpeen mukaan, kun osallistujia on vähintään 5. 3/5
Päätettiin ryhmien maksuiksi vuodelle 2016: Junnujen harrasteryhmä 30 /kk (2x1,5h/viikko) Junnujen kilparyhmä 20 /kk (2h/viikko) Aikuisten harrasteryhmä 15 / kk (2h/viikko) Aikuisten kilparyhmä 15 / kk (2h/viikko) 12. Hallivuorot Ohjausryhmien ja alkeisvuorojen sekä muiden erillisryhmien aikaan toinen pääty on varattu ensisijaisesti näille. Ohjaajan luvalla voivat myös muut harjoitella siellä. Muulloin tämä pääty noudattaa ns. lyhimmän matkan periaatetta, eli harjoittelu tapahtuu niin lyhyeltä matkalta kuin joku haluaa harjoitella. Toinen pääty on ensisijaisesti 18 metrin ammuntaan varattu aina. Poikkeuksena yllä mainittuihin sunnuntaisin kello 16-18, jolloin koko halli on varattu 50 metrin ammuntaan. 13. Ensinuolet-kurssi Aloitetaan Ensinuolet-kurssi maanantaisin 18.1. alkaen. Kurssi kestää kuusi harjoituskertaa. Ajankohta: 18:00-20:00. Kurssihinta: 120 / osallistuja (seuran ulkopuoliset) ja 80 / osallistuja (jäsenet). Ohjaajia otetaan kurssille osallistujamäärän mukaan (4-6 osallistujaa: 1 ohjaaja, 7-12 osallistujaa: 2 ohjaajaa, 13-18 osallistujaa: 3 ohjaajaa). Jaakko vastaa ilmoituksesta, julkaistaan tämän viikon aikana. 14. Tuulimäkikilpailu 30.1.2016 Osallistumismaksu aikuisille 30, junioreille 10. Palkintoina jaetaan yleisissä sarjoissa rahaa noin 40% kyseisen sarjan osallistumismaksuista. Yhdistetään sarjoja neljään asti kaikkien sääntöjen sallimin keinoin. Junnusarjoissa kohtuulliset tavarapalkinnot, Jaakko hankkii. Jukka tekee kutsun. Jaakko on kilpailuvastaava ja organisoi loput työvoimasta. Anne, Antti ja Seppo ilmoittautuivat mukaan järjestelyihin. 15. Divari-sarjan toteutus Hoodissa Järjestetään sunnuntaisin kello 14-16. Päivämäärät ovat alustavasti 24.1. ja 14.2., 20.3. ja 17.4. Jaakko on päävastuullisena järjestämässä. 4/5
16. Viestintäsuunnittelma Luodaan seuralle viestintäsuunnitelma kattaen sekä ulkoisen että sisäisen viestinnän. Perustetaan tätä varten työryhmä, johon avataan avoin haku. Haku julkaistaan 17.12. mennessä muiden toimikuntahakujen ohella. Haku on auki 17.1.2016 asti, jonka jälkeen hallitus valitsee työryhmän. Työryhmä esittää hallitukselle viestintäsuunnitelman maaliskuun loppuun mennessä. Toimintasuunnitelmasta: Vuonna 2016 on tavoitteena kehittää seuran viestintää tavoittamaan aiempaa suurempi osa jäsenistöstä. Samalla koulutetaan seuran toimijoita sosiaalisen median käytössä, jotta viestinnästä saadaan aiempaa nopeampaa ja monipuolisempaa. Toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen pyritään ottamaan mukaan entistä paremmin kaikki asiasta kiinnostuneet. Tätä varten seuralle otetaan käyttöön uusia viestintäkanavia ja vanhojen käyttöä tehostetaan. 17. Kevätleiri Selvitetään mahdollisuus järjestää 27.-28.2.2016. Jaakko, Joonas ja Marja selvittävät ammuntatilojen ohella oleva tilat ja tekevät esityksen alustavasta rakenteesta ja kustannuksista hallitukselle tämän viikon loppuun mennessä. Päätös järjestämisestä tehdään ennen joulua sähköpostitse. 18. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20:39. Jaakko Setälä kokouksen puheenjohtaja Jukka Karvonen kokouksen sihteeri Antti Peltoniemi pöytäkirjantarkastaja Joonas Lönnbäck pöytäkirjantarkastaja 5/5