EUROOPAN KOMISSIO EUROSTAT TARJOUSERITELMÄ Yleiset ja hallinnolliset tiedot 1 Tämä asiakirja on tarkoitettu vain tiedoksi. Se täydentää virallista tarjouserittelyä, jonka sisältö on tämän tarjouspyynnön yhteydessä sitova. 1 Tässä asiakirjassa viittauksilla liitteisiin ja osiin tarkoitetaan tarjouseritelmän liitteitä ja osia. 1/14
SOPIMUSTA KOSKEVAT TIEDOT Yleistä Tehdessään tarjouksen komission julkaiseman tarjouspyynnön perusteella tarjoaja: hyväksyy kaikki tarjouspyynnössä ja sopimuksessa (liite 12) esitetyt ehdot, luopuu omista myynti- ja palveluehdoistaan, liiketoimintaan sovellettavista ehdoistaan ja muista yleisistä ehdoista, vakuuttaa, että ei ole liittoutunut muiden tarjoajien kanssa tarjouksen tekemiseksi eikä yrittänyt saada Eurostatin henkilöstön tukea puolelleen. Kaikista tarjoajien esittämistä asiakirjoista tulee komission omaisuutta, ja niitä pidetään luottamuksellisina. Toimeksisaaja suorittaa tehtävät seuraavien asiakirjojen mukaisesti: 1. sopimus 2. tekninen eritelmä 3. tarjous. Jos kyseiset kolme asiakirjaa ovat keskenään ristiriitaisia, niitä sovelletaan edellä esitetyssä järjestyksessä. Sen jälkeen kun komissio on avannut tarjousasiakirjan, siitä tulee komission omaisuutta ja sen käsittely on luottamuksellista. Vaihtoehtoja ei sallita. Työ suoritetaan toimeksisaajan tavanomaisella työpaikalla, ellei osassa 2 toisin mainita. Maksut ja takuut Sopimukset tehdään euroina. Myös kaikki niihin liittyvät maksut suoritetaan euroina. Sopimuksen mukaiset maksut maksetaan liitteessä 12 esitetyn mallisopimuksen I.4, II.15 ja II.16 artiklan mukaisesti. Jos pyydetään ennakkomaksua (liite 12, mallisopimuksen I.4 artiklan I.4.1. kohta), toimeksisaajaa voidaan pyytää esittämään edellä mainitussa artiklassa mainittua määrää vastaava ennakkomaksutakuu. Tällaista takuuta edellytetään kaikissa sopimuksissa, jos ennakkomaksu on suurempi kuin 150 000 euroa. Takuuta voidaan vaatia myös pienemmän ennakkomaksun osalta silloin, kun toimeksisaajan edellisen vuoden liikevaihto on ollut pienempi kuin kolme kertaa sopimuksen vuotuinen arvo tai kun hankintaviranomainen katsoo sen tarpeelliseksi tarjoajan luottokelpoisuusarvioinnin tulosten analyysin perusteella. Analyysi tehdään seuraavien tietojen perusteella: Tulos- ja tasetiedot: omat varat, käyttöpääoma, bruttotoimintaylijäämä, nettotulos ja omarahoituskyky. Tunnusluvut: yleinen maksukyky, velka, vieraan pääoman takaisinmaksukyky ja kannattavuus. Erityisesti kiinnitetään huomiota seuraaviin tietoihin: omat varat, käyttöpääoma, bruttotoimintaylijäämä, maksuvalmiussuhde ja velkasuhde. 2/14
Takuussa on mainittava, että se tulee voimaan viimeistään päivänä, jona toimeksisaaja vastaanottaa ennakkomaksun. Komissio vapauttaa takaajan velvoitteistaan heti, kun toimeksisaaja on osoittanut, että ennakkomaksua vastaavat työt on suoritettu. Takuu pidätetään siihen asti, kunnes ennakkomaksu on vähennetty toimeksisaajalle suoritetuista välimaksuista tai loppumaksusta. Ennakkomaksutakuun malli esitetään liitteessä 10. Toimeksisaajalta voidaan edellyttää myös koko työsuoritusta vastaavan takuun esittämistä hankintaviranomaiselle. Tällaista suoritustakuuta edellytetään kaikilta toimeksisaajilta silloin, kun sopimuksen arvo on suurempi kuin 500 000 euroa. Toimeksisaajilta voidaan vaatia suoritustakuu myös kyseisen määrän alittuessa jossakin edellä kuvatuista tilanteista (ennakkomaksutakuun yhteydessä). Jos tällainen takuu vaaditaan, sen määrä (tarjouseritelmän liite 12, mallisopimuksen I.4 artiklan I.4.4. kohta) on 10 prosenttia koko sopimuksen arvosta. Takuu tulee voimaan sinä päivänä, jona se annetaan, ja se on voimassa määrittämättömän ajan. Takuu purkautuu yhden kuukauden kuluttua loppusumman maksamisesta. Sillä taataan sopimuksessa määritellyn työn suorittaminen tarjouseritelmän liitteessä 12 esitetyn mallisopimuksen liitteessä II vahvistettujen ehtojen ja edellytysten mukaisesti. Suoritustakuun malli esitetään liitteessä 11. Kaikki takuut ilmoitetaan euroina. Takuun antaa pankki tai valtuutettu rahoituslaitos (takaaja). Se voidaan korvata kolmannen osapuolen omavelkaisella takauksella. Takuun tarkoituksena on saada pankki tai rahoituslaitos tai kolmas osapuoli vastaamaan peruuttamattomasti yhteisvastuullisena tai omavelkaisena takaajana toimeksisaajan velvoitteista. Komissiolla on oikeus kieltäytyä riittämättömäksi arvioidusta takuusta. Sen on tällöin esitettävä perusteltu päätös takauksen laadusta. Takuun hankkimisesta aiheutuneista kuluista vastaa toimeksisaaja. Työn suorittamisesta vastaavien henkilöiden vaihtaminen Komissio olettaa, että sopimuksen panevat täytäntöön tarjouksessa nimetyt henkilöt. Jos henkilöitä on vaihdettava, toimeksisaajan on pystyttävä takaamaan toimitettavien palvelujen tasalaatuisuus ja tehokas tiedonvälitys. Henkilön vaihtaminen edellyttää komission kirjallista suostumusta. Toimeksisaajan on ehdotettava riittävän ajoissa henkilöä, joka on vähintään yhtä pätevä ja kokenut, jos nimetty henkilö ei kykene jatkamaan palvelun tarjoamista perustelluista syistä, komissio pitää jotakuta sopimuksessa mainittua henkilöä epäpätevänä tai epäsopivana hoitamaan sopimuksen mukaisia tehtäviä tai jos sopimuksen asianmukainen ja aikataulun mukainen toteuttaminen kärsii hänelle uskottujen, sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamisesta. Jos komissio vaatii henkilövaihdosta kirjallisesti, toimeksisaajan on ehdotettava korvaavaa henkilöä kuukauden kuluessa komission pyynnön vastaanottamisesta, ellei toisin mainita. Määräajan ylitystä pidetään sopimusrikkeenä. Komissio ei ole velvollinen maksamaan henkilövaihdoksen johdosta palkkaa, palkkioita tai muita lisäkustannuksia, joita ei mainita alkuperäisessä sopimuksessa. Toimeksisaaja 3/14
vastaa kaikista lisäkuluista, joita henkilövaihdoksesta aiheutuu tai joita siihen liittyy. Tällaisiin kuluihin luetaan vaihdetun henkilöstön jäsenen ja hänen perheensä paluumatkakustannukset, korvaavan henkilön koulutuskustannukset ja tarvittaessa kulut, jotka aiheutuvat siitä, että sekä korvatun työntekijän että korvaavan työntekijän on oltava yhtä aikaa työn suorituspaikalla. Henkilötiedot ja teollis- ja tekijänoikeudet Henkilötiedot Jos tarjouspyyntöön lähetettyyn vastaukseen sisältyviä henkilötietoja (esimerkiksi nimi, osoite ja ansioluettelo) kirjataan, niiden käsittelyssä noudatetaan yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun asetuksen (EY) N:o 45/2001 säännöksiä. Ellei toisin mainita, pyydettyjä vastauksia ja henkilötietoja tarvitaan, jotta tarjouksia voidaan arvioida tarjouspyynnössä esitettyjen ehtojen mukaisesti, ja niitä käsitellään ainoastaan tätä tarkoitusta varten asian käsittelystä vastaavassa yksikössä. Tarkempia tietoja henkilötietojen käsittelystä saa osoitteesta: http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/privacystatement_publicprocurement_en.pdf Komission tilinpitäjä voi viedä henkilötiedot (luonnollisen henkilön tapauksessa suku- ja etunimi, oikeushenkilön tapauksessa osoite, oikeudellinen muoto, rekisterinumero sekä niiden henkilöiden suku- ja etunimet, joilla on valtuudet edustaa oikeushenkilöä, tehdä sitä koskevia päätöksiä tai käyttää siinä määräysvaltaa) joko ainoastaan ennakkovaroitusjärjestelmään tai sekä siihen että poissulkemisia koskevaan tietokantaan, jos tarjoaja on jossakin ennakkovaroitusjärjestelmästä 16. joulukuuta 2008 tehdyssä komission päätöksessä 2008/969/EY, Euratom (lisätietoja ks. http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_en.htm) tai poissulkemisia koskevasta keskustietokannasta 17. joulukuuta 2008 annetussa komission asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1302/2008 mainitussa tilanteessa. Teollis- ja tekijänoikeudet Huomiota pyydetään kiinnittämään sopimuksen I.9 artiklaan, joka sisältää teollis- ja tekijänoikeuksia koskevia määräyksiä sopimuksen toteuttamisesta saatavien tulosten ja niiden käytön osalta. 4/14
TARJOUSMENETTELYÄ KOSKEVAT TIEDOT Yleistä Tarjouspyyntö julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) Euroopan varainhoitoasetuksen, eli 25. kesäkuuta 2002 annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002, sellaisena kuin se on muutettuna 13. joulukuuta 2006 annetulla neuvoston asetuksella (EY, Euratom) N:o 1995/2006, ja 23. joulukuuta 2002 annetun komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 (varainhoitoasetuksen soveltamissäännöt), sellaisena kuin se on muutettuna 20. heinäkuuta 2005 annetulla komission asetuksella (EY, Euratom) N:o 1261/2005, 7. elokuuta 2006 annetulla komission asetuksella (EY, Euratom) N:o 1248/2006 ja 23. huhtikuuta 2007 annetulla komission asetuksella (EY, Euratom) N:o 478/2007, mukaisesti. Tarkoituksena on valita tarjoaja(t), joka on pätevin suorittamaan työtehtävät edellä mainitulla alalla. Tarjouspyyntö on kilpailuluonteinen. Jos tarjoaja yrittää saada haltuunsa luottamuksellisia tietoja, tehdä laittomia sopimuksia, liittoutua tai sopia järjestelyistä muiden tarjoajien kanssa, saada komission tuen puolelleen tai vaikuttaa arviointilautakuntaan tai sen jäseniin jollakin tavalla tarjousmenettelyn aikana, tarjous hylätään. Tarjouksen on oltava selkeä ja tiivis. Sivut numeroidaan jatkuvassa järjestyksessä ja kootaan yhteen johdonmukaisella tavalla (esimerkiksi sidotaan, nidotaan tms.). Koska tarjous arvioidaan pelkästään sen kirjallisen sisällön perusteella, siitä on käytävä selvästi ilmi, että tarjoaja pystyy täyttämään eritelmän vaatimukset ja suoriutumaan työtehtävistä. Tarjous on laadittava jollakin Euroopan unionin virallisista kielistä. Sen on käsitettävä kaikki komission pyytämät tiedot ja asiakirjat, jotka tarvitaan tarjousten arvioimiseen hylkäämis-, valinta- ja ratkaisuperusteiden pohjalta tämän tarjouseritelmän mukaisesti; päinvastaisessa tapauksessa komissio voi jättää tarjouksen sopimuksentekomenettelyn ulkopuolelle. Lisätietoja löytyy tarjouseritelmän kohdasta 4.4 Tarjouksen rakenne. Tarjouspyyntöön osallistuminen Tarjouspyyntöön voivat osallistua samoin ehdoin kaikki luonnolliset henkilöt ja oikeushenkilöt (myös mahdolliset konsortion jäsenet), jotka kuuluvat perustamissopimusten soveltamisalan piiriin, sekä kaikki luonnolliset henkilöt ja oikeushenkilöt, jotka ovat sellaisen maan kansalaisia, - jonka kanssa Euroopan unioni on tehnyt julkisia hankintoja koskevan erityissopimuksen siinä esitettyjen ehtojen mukaisesti tai, - joka on ratifioinut WTO:ssa tehdyn, julkisia hankintoja koskevan monenkeskisen sopimuksen kyseisessä sopimuksessa esitettyjen ehtojen mukaisesti. Palvelujentarjoaja voi tehdä tarjouksen yksin, tai se voi päättää toimia yhteistyössä muiden palveluntarjoajien kanssa ja tehdä niiden kanssa yhteisen tarjouksen (konsortio) tai käyttää alihankkijoita. Toimintatapojen yhdistäminen on myös mahdollista. Tarjouksessa on joka tapauksessa ilmaistava yksiselitteisesti, ovatko tarjouksessa mukana olevat palveluntarjoajat konsortion jäseniä (yhteinen tarjous) vai alihankkijoita (myös siinä tapauksessa, että tarjouksessa mukana olevat yritykset kuuluvat samaan ryhmittymään tai yksi yrityksistä on muiden emoyhtiö). Yhteisestä tarjouksesta on kyse silloin, kun tarjouksen esittää tarjoajien ryhmä (konsortio). Mikäli sopimus tehdään konsortion kanssa, sen jäsenet ovat yhteisvastuussa komissiolle sopimuksen täytäntöönpanosta. 5/14
Yhteiseen tarjoukseen osallistuvat konsortion jäsenet voivat esittää yksittäisen sopimuksen osalta vain yhden tarjouksen. Tarjouksessa on ilmoitettava, mikä konsortion jäsenistä edustaa konsortiota hankintaviranomaisen kanssa käytävässä yhteydenpidossa. Tarjouksessa on kuvattava yhteistyön muodot, joiden avulla tavoitellut tulokset saavutetaan, sekä se, miten tekniset, hallinnolliset ja rahoitusnäkökohdat järjestetään. Jos tarjouksessa ei mainita, että kaikki jäsenet ovat yhteisvastuussa tarjouksesta, tarjouksen allekirjoittajan (tarjoaja) lisäksi mukana olevia muita palveluntarjoajia pidetään alihankkijoina. Alihankinnasta on kyse silloin, kun komissio ja toimeksisaaja ovat tehneet tai aikovat tehdä sopimuksen ja kun toimeksisaaja tekee sopimuksen täytäntöönpanon yhteydessä oikeudellisia sitoumuksia muiden oikeus- tai luonnollisten henkilöiden kanssa toteuttaakseen osan palveluista (alihankinnaksi katsotaan kaikki sellaisen asiantuntijan suorittama työ, joka ei ole tarjoajan palveluksessa). Komissiolla ei ole suoraa oikeudellista suhdetta alihankkijaan (alihankkijoihin). Vaikka alihankkija vastaisi tietyistä sopimuksessa mainituista tehtävistä, toimeksisaaja ei vapaudu sille kyseisen sopimuksen perusteella kuuluvista velvoitteista komissiota kohtaan vaan vastaa yksin sopimuksen asianmukaisesta täyttämisestä (liite 12, mallisopimuksen II.6 artikla). Toimeksisaajan on sopimuksen täytäntöönpanon aikana saatava komissiolta kirjallinen ennakkolupa, jos hän haluaa vaihtaa alihankkijaa ja/tai teettää kolmannella osapuolella tehtäviä, joita ei alkuperäisen sopimuksen mukaan pitänyt hoitaa alihankintana. Konsortioiden ja alihankinnan osalta toimitettavat tiedot esitetään osan 4 kohdassa 4.4. Tarjouksen lähettäminen Yleistä Tarjouspyyntöön osallistumisesta kiinnostuneita pyydetään lähettämään tarjouksen alkuperäinen kappale ja neljä kopiota (ks. rakenne jäljempänä) paperiversiona (kutakin erää kohti, jos eriä on useita). Lähetykseen on merkittävä tarjouspyynnön nimi, viitenumero, erän numero (tarvittaessa) ja tarjoajan nimi. Lisäksi siinä on oltava maininta Invitation to tender not to be opened by the mail service. Jos lähetykseen käytetään itseliimautuvia kirjekuoria, ne suljetaan teipillä, jonka yli lähettäjä kirjoittaa allekirjoituksensa. Tarjous on tehtävä ilmoituksessa mainitussa määräajassa ja toimitettava tarjouseritelmässä annettujen tietojen mukaisesti (osa 4, kohta 4.3.1). Tarjousten avaaminen Tarjousten avaamistilaisuudessa saa olla läsnä kunkin tarjoajan yksi valtuutettu edustaja (osa 4, kohta 4.3.3). Tarjousten avaamista varten nimitetyn komitean puheenjohtajalle esitetään tarjoajan tai tämän valtuutetun edustajan allekirjoittama kirjallinen valtuutus. Yhteydenpito Eurostatin kanssa Komission ja tarjoajan välinen yhteydenpito on pääsääntöisesti kielletty menettelyn aikana. Yhteydenpito voidaan kuitenkin sallia poikkeuksellisesti ennen tarjousten lopullista jättöpäivää seuraavasti: Tarjoajien aloitteesta yksinomaan sopimuksen luonteeseen liittyvien täsmennysten saamiseksi. Lisätietopyynnöt on esitettävä aina kirjallisesti ja niissä on mainittava osa ja kohta, johon tiedustelu liittyy. Ne voidaan lähettää kirjeitse, faksilla tai sähköpostilla ainoastaan jäljempänä annettuun osoitteeseen. Jos pyyntö on esitetty 6/14
riittävän ajoissa, vastaukset annetaan internet-osoitteessa http://ec.europa.eu/eurostat/callsfortenders samanaikaisesti kaikille taloudellisille toimijoille viimeistään kuusi päivää ennen tarjousten jättöpäivää tai jos pyyntö on vastaanotettu vähemmän kuin kahdeksan kalenteripäivää ennen tarjousten jättöpäivää, mahdollisimman pian pyynnön vastaanottamisesta. Jos lisätietopyyntö on esitetty vähemmän kuin viisi työpäivää ennen tarjousten jättöpäivää, hankintaviranomaisten ei tarvitse vastata lisätietopyyntöihin. Hankintaviranomaisen aloitteesta, jotta voidaan ilmoittaa tarjouspyynnön asiakirjoissa olevasta virheestä, epätäsmällisestä ilmaisusta, pois jääneestä tiedosta tai muusta puutteesta kaikille asianomaisille internet-osoitteessa http://ec.europa.eu/eurostat/callsfortenders. Tarjousten avaamisen jälkeen yhteydenpito voidaan sallia ainoastaan hankintaviranomaisen aloitteesta mikäli tietty tarjous edellyttää täsmennyksiä tai mikäli tarjoustekstissä on ilmeisiä kirjoitusvirheitä, jotka on korjattava. Yhteydenotot eivät missään tapauksessa voi johtaa tarjousehtojen muuttamiseen. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjoukset ovat lopullisia, eikä niitä voi tarkistaa työsuorituksen aikana. Tarjous on voimassa 12 kuukautta tarjousten jättöpäivästä, joka on vahvistettu hankintailmoituksen kohdassa IV.3.4. Jos alustava sopimus voidaan uusia, tarjous on voimassa myös uusien sopimusten ajan. Jos sopimus uusitaan, komissiolla on oikeus vaatia ajan tasalle saatetut hylkäämis- ja valintaperusteita koskevat lomakkeet (osa 4, kohta 4.4.). Sopimus (sopimukset) allekirjoitetaan voimassaoloajaksi, jonka aikana tarjoajan on täytettävä kaikki hylkäämis-, valinta- ja ratkaisuperusteissa määritetyt vaatimukset. Jos tilanne vaatimusten noudattamisen suhteen muuttuu tarjouksen jättämisen jälkeen, tarjoajan on omasta aloitteestaan ilmoitettava muutoksista komissiolle välittömästi. Tarjouksen rakenne Tarjoukset on esitettävä jaoteltuina seuraaviin viiteen osaan, ja niissä on oltava kaikki vaaditut tiedot (tietojen puuttuessa komission voi päättää sulkea tarjouksen pois sopimuksentekomenettelystä); niiden on oltava täysin luettavissa, jotta ilmaisut ja luvut eivät jää epäselviksi: Osa 1: Hallinnolliset tiedot Osa 2: Hylkäämisperusteet Osa 3: Valintaperusteet Osa 4: Tekninen tarjous Osa 5: Hintatarjous Komissio varaa itselleen oikeuden pyytää arviointia ja tarkastusta varten tarjousta koskevia lisätietoja pyynnössä asetetussa määräajassa. Tässä osassa viittauksilla liitteisiin tarkoitetaan tarjouseritelmän liitteitä. Osa 1: Hallinnolliset tiedot Tarjouksen ensimmäisen osan on sisällettävä: - kansilehti tarjoajan valtuutetun edustajan allekirjoittamana - sisällysluettelo (sivunumeroineen) - oikeudellista asemaa koskevat hallinnolliset asiakirjat, eli: 7/14
Tapaus 1: Yhden tarjoajan jättämä tarjous hallinnollisia tietoja koskeva lomake (liite 1) täytettynä oikeushenkilöä koskeva lomake (liite 2) täytettynä ja tarjoajan valtuutetun edustajan allekirjoittamana, mukaan liitetään kaikki vaadittavat asiakirjat. Luonnollisia henkilöitä, yksityisiä yrityksiä ja julkisyhteisöjä koskeva vakiolomake kutakin jäsenvaltiota varten on saatavissa seuraavasta internet-osoitteesta: http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_en.htm tilitietolomake (liite 3) täytettynä ja tarjoajan valtuutetun edustajan ja asianomaisen pankin edustajan allekirjoittamana. Lomake kutakin jäsenvaltiota varten on saatavissa seuraavasta internet-osoitteesta: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_e n.cfm yhteistä tarjousta ja/tai alihankintaa koskeva lomake tarjoajan valtuutetun edustajan allekirjoittamana (johtavan kumppanin, jos kyseessä on alihankintaa sisältävä yhteinen tarjous) (liite 4). Tapaus 2: Tarjouksen jättäminen tarjoajan käyttäessä alihankkijoita Jos tarjoaja haluaa hankkia kaikki tai osan palveluista alihankintana, tapauksessa 1 toimitettavien asiakirjojen lisäksi tarjouksen on sisällettävä seuraavat tiedot: oikeushenkilöä koskeva lomake (liite 2) täytettynä ja kunkin alihankkijan valtuutetun edustajan allekirjoittamana, mukaan liitetään kaikki vaadittavat asiakirjat. Luonnollisia henkilöitä, yksityisiä yrityksiä ja julkisyhteisöjä koskeva vakiolomake kutakin jäsenvaltiota varten on saatavissa seuraavasta internet-osoitteesta: http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_en.htm alihankkijan ilmoitus käytettävissä olosta, jossa alihankkija ilmoittaa aikomuksestaan tehdä yhteistyötä tarjoajan kanssa, mikäli tämä saa sopimuksen (liite 5). Tapaus 3: Yhteisen tarjouksen jättäminen Kunkin asianomaisen tahon (kaikki konsortion jäsenet johtava kumppani mukaan luettuna) on toimitettava seuraavat asiakirjat: hallinnollisia tietoja koskeva lomake (liite 1) täytettynä oikeushenkilöä koskeva lomake (liite 2) täytettynä ja tarjoajan laillisen edustajan allekirjoittamana, mukaan liitetään kaikki vaadittavat asiakirjat. Luonnollisia henkilöitä, yksityisiä yrityksiä ja julkisyhteisöjä koskeva vakiolomake kutakin jäsenvaltiota varten on saatavissa seuraavasta internet-osoitteesta: http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_en.htm kunkin konsortion jäsenen allekirjoittama ilmoitus, jolla jäsen valtuuttaa johtavan kumppanin jättämään tarjouksen puolestaan. Lisäksi johtavan kumppanin on toimitettava seuraavat asiakirjat: tilitietolomake (liite 3) täytettynä ja tarjoajan valtuutetun edustajan ja asianomaisen pankin edustajan allekirjoittamana. Lomake kutakin jäsenvaltiota varten on saatavissa seuraavasta internet-osoitteesta: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_e n.cfm 8/14
yhteistä tarjousta ja/tai alihankintaa koskeva lomake johtavan kumppanin valtuutetun edustajan allekirjoittamana (liite 4). Johtavan kumppanin on toimitettava seuraava asiakirja vasta ennen sopimuksen allekirjoittamista ja komission pyynnöstä: valtakirja täytettynä ja kunkin kumppanin valtuutetun edustajan allekirjoittamana (liite 6). Osa 2: Hylkäämisperusteet Tarjoajan yhteisen tarjouksen tapauksessa kunkin kumppanin ja kunkin alihankkijan on annettava hylkäämisperusteita koskeva vakuutus (liite 7). Tarjouspyyntömenettelyn ulkopuolelle suljetaan tarjoaja, joka a) on konkurssissa tai selvitystilassa taikka on keskeyttänyt liiketoimintansa tai jolle on vahvistettu akordi tai jota koskeva konkurssi- tai akordihakemus tai hakemus yhtiön purkamiseksi on vireillä tai joka on muun vastaavan kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuvan menettelyn alainen; b) on saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta tuomion, joka on tullut lainvoimaiseksi; c) on syyllistynyt ammattiaan harjoittaessaan vakavaan virheeseen, jonka hankintaviranomainen voi näyttää toteen; d) on laiminlyönyt velvollisuutensa suorittaa sijoittautumismaansa tai hankintaviranomaisen maan taikka sopimuksen täytäntöönpanomaan lainsäädännön mukaisia sosiaaliturvamaksuja tai veroja; e) on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä petoksesta, lahjonnasta, rikollisjärjestöön osallistumisesta tai muusta laittomasta toiminnasta, joka vahingoittaa Euroopan unionin taloudellisia etuja; f) on hallinnollisen seuraamuksen kohteena tapauksessa, jossa - on syyllistynyt väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintaviranomaiselle hankintamenettelyyn osallistumista varten vaadittuja tietoja tai ei ole toimittanut kyseisiä tietoja - on todettu rikkoneen vakavasti Euroopan unionin talousarviosta rahoitettavaan hankintaan liittyviä velvoitteitaan. Sopimusta ei tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka kyseisen hankintamenettelyn yhteydessä 2 g) on jäävi; h) on syyllistynyt väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintaviranomaiselle hankintamenettelyyn osallistumista varten vaadittuja tietoja tai ei ole toimittanut vaadittuja tietoja; i) on jossakin hankintamenettelystä poissulkemiseen johtavista kohdassa a f tarkoitetuista tilanteista. 4 Oikeusperusta: Varainhoitoasetuksen (25. kesäkuuta 2002 annettu neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002, sellaisena kuin se on muutettuna 13. joulukuuta 2006 annetulla neuvoston asetuksella (EY, Euratom) N:o 1995/2006) 94 artikla. 9/14
Ainoastaan pyynnöstä ja silloin, kun kyseessä on arvoltaan yli 130 000 euron suuruinen sopimus, tarjoajan (yhteisen tarjouksen tapauksessa kaikkien kumppanien), jonka kanssa sopimus aiotaan tehdä, on toimitettava näyttö siitä, että ne eivät ole missään edellä luetelluista tilanteista. Hankintaviranomainen hyväksyy näytöksi 3 : alakohdassa a, b tai e tarkoitettujen tilanteiden osalta hiljattain annetun rikosrekisteriotteen (päivätty aikaisintaan neljä kuukautta ennen tarjousten jättöpäivää) tai, jollei sellaista ole, asianomaisen koti- tai alkuperämaan oikeus- tai hallintoviranomaisen hiljattain antaman vastaavan asiakirjan, josta käy ilmi se, että kyseiset vaatimukset täyttyvät; alakohdassa d tarkoitetun tilanteen osalta asianomaisen valtion toimivaltaisen viranomaisen hiljattain antaman todistuksen tai ilmoituksen (päivätty aikaisintaan neljä kuukautta ennen tarjousten jättöpäivää). Asiakirjoilla on todistettava, että tarjoaja on maksanut kaikki erääntyneet verot ja sosiaaliturvamaksut, mukaan luettuina arvonlisävero, tulovero (vain luonnolliset henkilöt) ja yhtiövero (vain oikeushenkilöt). Jos tarjoaja on oikeushenkilö eikä kyseisiä asiakirjoja tarjoajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukaan anneta oikeushenkilöille, asiakirjat on toimitettava luonnollisista henkilöistä, kuten yrityksen johtajista tai muista henkilöistä, joilla on tarjoajaan liittyvät edustus-, päätöksenteko- tai valvontavaltuudet. Alakohdassa a, b, d tai e tarkoitetuissa tilanteissa, joissa kyseisessä valtiossa ei anneta jotakin edellä olevissa kahdessa kappaleessa kuvatuista asiakirjoista, sen sijasta voidaan hyväksyä valaehtoinen tai, sen puuttuessa, virallinen vakuutus (liitteessä 7 olevaa lomaketta voidaan käyttää tähän tarkoitukseen), jonka asianomainen antaa koti- tai alkuperämaansa oikeus- tai hallintoviranomaiselle, notaarille tai toimialaansa edustavalle viralliselle järjestölle. - alakohdassa c, f, g ja h tarkoitettujen tilanteiden osalta liitteessä 7 oleva lomake asianomaisen tahon asianmukaisesti allekirjoittamana ja päiväämänä. Hankintaviranomainen voi määrätä taloudellisia ja hallinnollisia seuraamuksia tarjoajille, jotka ovat jossakin edellä mainituista poissulkemiseen johtavista tilanteista varainhoitoasetuksen 93, 94 ja 96 artiklan mukaisesti. Osa 3: Valintaperusteet a- Vakavaraisuus ja luottokelpoisuus: Tarjoajan yhteisen tarjouksen tapauksessa kunkin kumppanin on täytettävä tilinpäätöstietoja käsittelevä pakollinen vastauslomake (liite 8) liitettävä tarjoukseen kaikki tilinpäätösasiakirjat (tase, tuloslaskelma ja liitteet) kahdelta edelliseltä vuodelta. 3 Oikeusperusta: Varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen (23. joulukuuta 2002 annettu komission asetus (EY) N:o 2342/2002, sellaisena kuin se on muutettuna 20. heinäkuuta 2005 annetulla komission asetuksella (EY, Euratom) N:o 1261/2005, 7. elokuuta 2006 annetulla komission asetuksella (EY, Euratom) N:o 1248/2006 ja 23. huhtikuuta 2007 annetulla komission asetuksella (EY, Euratom) N:o 478/2007) 134 artikla (varainhoitoasetuksen soveltamissäännöt). 10/14
Jos näitä asiakirjoja ei voida tarjouksessa asianmukaisesti perustellusta pätevästä syystä toimittaa, vakavaraisuus ja luottokelpoisuus voidaan osoittaa jollakin muulla komission asiamukaiseksi katsomalla tavalla. b- Tekninen ja ammatillinen pätevyys: Koulutuksen ja ammatillisen pätevyyden osoittamiseksi tarjoajan (tarjoajien) on toimitettava seuraavat asiakirjat: Tarjoukseen on liitettävä kaikkien sellaisten työntekijöiden (myös alihankkijoiden palveluksessa olevien työntekijöiden) ansioluettelo, jotka osallistuvat suoraan sopimuksessa mainittujen työtehtävien suorittamiseen. Ansioluettelosta on käytävä ilmi työntekijän koulutus ja ammatillinen pätevyys sekä kokemus tarjouksen kohteena olevilla aloilla. Koska komission pääasialliset työkielet ovat englanti, ranska ja saksa, ansioluettelossa on oltava maininta kielitaidosta. Tarjouksessa on ilmoitettava, työskentelevätkö ehdotetut henkilöt tarjoajan palveluksessa tarjouksen jättämishetkellä. Tarjouksessa on ilmoitettava selvästi, onko ehdotettu asiantuntija tarjoajan palveluksessa vai ei. Jos ehdotettu asiantuntija ei ole tarjoajan palveluksessa, hänen katsotaan olevan alihankkija. Tämän sopimuksen toteuttajaksi ei voi ehdottaa henkilöä, joka on sitoutunut toiseen hankkeeseen ja joka osallistuu siihen vielä, kun tämän sopimuksen täytäntöönpanon on tarkoitus alkaa hänen osaltaan, jos nämä muut sitoumukset rajoittavat hänen osallistumistaan tämän sopimuksen täytäntöönpanoon. Tarjoukseen liitetään allekirjoitettu sitoumus (ilmoitus käytettävissä olosta) kaikilta niiltä henkilöiltä (palkatut työntekijät ja alihankkijat mukaan luettuina), joiden on tarkoitus hoitaa tarjoajan määräämiä työtehtäviä, jos sopimus (liite 5) myönnetään. Lisäksi tarjoukseen on liitettävä luettelo tärkeimmistä toimitetuista palveluista kolmelta viime vuodelta sekä tiedot niiden arvosta, ajankohdasta ja (julkisella tai yksityisellä sektorilla toimivasta) tilaajasta sekä kaikki muut asiaan liittyvät todisteet erityisten valintaperusteiden vaatimusten täyttymisestä (osa 2, kohta 2.8). Osa 4: Tekninen tarjous Tekniset tiedot ovat tarjouksen keskeisin osa, joten on välttämätöntä, että kaikkia teknisessä eritelmässä asetettuja vaatimuksia noudatetaan tarkasti. Mahdollisista aikomuksista teettää tietty palvelu osittain alihankintana on ilmoitettava ja alihankinnan osuus määritettävä (alihankkijan nimi ja sen toimittamat resurssit). Osa 5: Hintatarjous Käytetään pakollista vastauslomaketta (liite 9). Hinnat ilmaistaan euroina. Hinnat ilmoitetaan ilman tulleja, veroja ja muita maksuja, eli myös ilman alv:a, sillä komissio on vapautettu tällaisista maksuista Euroopan unionin erioikeuksia ja vapauksia koskevan pöytäkirjan (8. huhtikuuta 1965) 3 ja 4 artiklan määräysten nojalla. Kaikki töiden suorittamiseen liittyvät kulut, kuten infrastruktuuri-, hallinto-, ja matkakulut, sisällytetään hintatarjouksen kiinteään kokonaishintaan (muuttuvia kustannuksia ei korvata). Arviointimenettely ja sopimuksen tekeminen 11/14
Tarjoajien hylkääminen ja valinta Tarjoajien arviointimenettelyssä on kaksi vaihetta: a- Tarjoajien hylkääminen Hylkäämisperusteet arvioidaan kunkin tarjoajan tai alihankkijan osalta erikseen. Voidakseen osallistua tähän tarjousmenettelyyn tarjoajat eivät saa olla tilanteessa, jonka perusteella ne voidaan hylätä (osa 4, kohta 4.4.2). b- Tarjoajien valinta Tarjoajien valinta edellyttää, että ne ovat vakavaraisia ja luottokelpoisia ja että niillä on tekninen ja ammatillinen pätevyys suorittaa tässä tarjouspyynnössä vaaditut työtehtävät. Tarjoajan vakavaraisuus ja luottokelpoisuus arvioidaan viimeksi toteutuneen vuotuisen liikevaihdon sekä tiettyjen tulos- ja tasetietojen sekä tunnuslukujen analyysin perusteella (omat varat, käyttöpääoma, bruttotoimintaylijäämä, nettotulos, omarahoituskyky, yleinen maksuvalmius, velka, vieraan pääoman takaisinmaksukyky ja kannattavuus). Erityisesti kiinnitetään huomiota seuraaviin tietoihin: omat varat, käyttöpääoma, bruttotoimintaylijäämä, maksuvalmiussuhde ja velkasuhde. Tarjoajan tekninen ja ammatillinen pätevyys arvioidaan ehdotetun henkilöstön ja/tai asiantuntijoiden pätevyyden, kolmen viime vuoden aikana toimitettujen tärkeimpien palvelujen ja tarvittaessa tarjouseritelmässä mainittujen erityisvaatimusten perusteella. Jos kyse on yhteisestä tarjouksesta (konsortiosta) tai alihankinnasta, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys arvioidaan kaikkien tarjoukseen osallistuvien osapuolten yhteenlasketun suorituskyvyn perusteella. Arviointi perustuu tarjoukseen ja vastauksiin, joita tarjoajat ovat antaneet pakollisissa vastauslomakkeissa. Tarjoajien on toimitettava kaikki tarvittavat todistusasiakirjat. Siihen on käytettävä tämän asiakirjan liitteissä esitettyjä pakollisia lomakkeita. Puutteelliset tarjoukset voidaan hylätä. Komissio voi kuitenkin pyytää lähettämään puuttuvat viralliset asiakirjat sähköpostitse (lähetettävä yleensä 24 tunnin kuluessa pyynnöstä). Komissio varaa lisäksi itselleen oikeuden ottaa huomioon muita tietoja, joita se saa julkisista tai erikoisalan lähteistä. Sopimuksen tekeminen a- Tarjouksen teknisen laadun arviointi Ratkaisu- ja/tai myöntämisperusteita arvioidaan suhteessa koko tarjoukseen. Teknisen tarjouksen (myös mahdollisten alihankintana toimitettavien osioiden) on oltava riittävän yksityiskohtainen, jotta tarjous voidaan arvioida osan 2 kohdassa 2.9 esitettyjen ratkaisuperusteiden pohjalta. Sen on oltava teknisen eritelmän mukainen ja siinä on käsiteltävä kaikkia teknisen eritelmän kohtia. Tarjouksessa on oltava kaikki sopimuksen tekoon tarvittavat tiedot, mukaan luettuna kuvaus kaavaillun työryhmän rakenteesta ja kunkin jäsenen työtehtävistä sekä (tarvittaessa) mallikappaleet, esimerkit ja tekniset ratkaisut tarjouseritelmässä mainittuihin ongelmiin. Jos tarjouksessa tyydytään toistamaan tässä tarjouseritelmässä asetetut vaatimukset antamatta yksityiskohtaisempia kuvauksia tai tuomatta minkäänlaista lisäarvoa, tarjous saa heikon arvosanan. Perusteiden noudattamista arvioidaan arvosanalla, joka muodostuu jokaisesta perusteesta saatavasta pistemäärästä. Perusteiden merkitys kokonaisarvosanassa on ilmaistu ratkaisuperusteiden painotuksina. 12/14
Ennen tarjouksen lähettämistä on syytä tarkistaa, että tarjous on dokumentoitu ratkaisuperusteiden mukaisesti. b- Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valintamenettely Sopimus myönnetään kokonaistaloudellisesti edullisimmalle tarjoukselle seuraavan menetelmän mukaisesti: Tarjoukset, jotka saavat osan 2 kohdan 2.9 mukaisten perusteiden arvioinnista alle 65 pistettä (enimmäispistemäärä on 100), katsotaan laadultaan riittämättömiksi. Vain ne tarjoajat, joiden tarjous on saanut teknisestä arvioinnista vähintään 65 pistettä, pääsevät mukaan hintatarjouksen tarkasteluvaiheeseen. Saatua kokonaisarvosanaa verrataan tämän jälkeen hintaan tarjouseritelmässä kuvatun menettelyn mukaisesti (osa 4, kohta 4.5.2). c- Hankintaviranomaisen päätöksistä ilmoittaminen tarjoajille Eurostat tiedottaa ehdokkaille ja tarjoajille viipymättä hankinta- tai puitesopimusta koskevan tarjouskilpailun ratkaisua koskevista päätöksistä, sekä perusteista mahdolliselle päätökselle luopua tarjouskilpailun kohteena olleen hankinta- tai puitesopimuksen tekemisestä tai aloittaa menettely uudelleen. Varainhoitoasetuksen 105 artiklan mukaisesti tehtävien sopimusten osalta hankintaviranomainen ilmoittaa mahdollisimman pian myöntöpäätöksen tekemisen jälkeen ja viimeistään seuraavalla viikolla yhtäaikaisesti ja henkilökohtaisesti jokaiselle hylätylle tarjoajalle tai ehdokkaalle kirjeitse ja faksilla tai sähköpostitse tarjouksen tai ehdokkuushakemuksen hylkäämisestä ja täsmentää kussakin tapauksessa tarjouksen tai ehdokkuushakemuksen hylkäämiseen johtaneet syyt. Eurostat ilmoittaa myöntöpäätöksestä tarjouskilpailun voittajalle samaan aikaan kuin hylätyille ehdokkaille tai tarjoajille hylkäämisestä. Ilmoitus ei sido Eurostatia. Hylätyt tarjoajat tai ehdokkaat voivat pyytää lisätietoja hylkäämisen syistä kirjeitse, faksilla tai sähköpostitse, ja kaikki hyväksyttävän (hylkäämis- ja valintaperusteiden mukaisen) tarjouksen tehneet tarjoajat voivat pyytää tietoja valitun tarjouksen ominaispiirteistä ja siihen liittyvistä eduista, ja heille voidaan ilmoittaa tarjouskilpailun voittajan nimi. Joitakin tietoja voidaan kuitenkin jättää ilmoittamatta, jos niiden ilmoittaminen estäisi lain soveltamista tai olisi yleisen edun vastaista tai vahingoittaisi julkisyhteisöjen tai yksityisten yritysten laillisia kaupallisia etuja taikka haittaisi niiden välistä rehellistä kilpailua. Hankintaviranomaisen on esitettävä tiedot 15 kalenteripäivän kuluessa pyynnön saamisesta. Hankintaviranomainen voi allekirjoittaa sopimuksen tai puitesopimuksen tarjouskilpailun voittajan kanssa vasta kahden kalenteriviikon kuluttua sitä päivää seuraavasta päivästä, jona hylkäämis- ja myöntöpäätöksistä samanaikaisesti ilmoitettiin. Hankintaviranomainen voi tarvittaessa lykätä sopimuksen allekirjoittamista lisätutkimusten ajaksi, jos hylätyt tarjoajat tai ehdokkaat toimittavat pyyntöjä tai huomautuksia kahden kalenteriviikon kuluessa hylkäämis- ja myöntöpäätöksistä ilmoittamisesta tai jos kyseisellä ajanjaksolla saadut muut merkitykselliset tiedot tekevät sen perustelluksi. Tässä tapauksessa kaikille ehdokkaille ja tarjoajille on ilmoitettava asiasta kolmen työpäivän kuluessa lykkäämispäätöksestä. Mikäli tarjouksia on saatu vain yksi, kahden kalenteriviikon odotusaikaa ei ole tarpeen soveltaa ennen sopimuksen allekirjoittamista. 13/14
Mikäli sopimusta ei voida tehdä tarjouskilpailun voittajan kanssa tai tämä vetäytyy sopimuksesta, Eurostat varaa oikeuden käsitellä päätöstään uudelleen ja myöntää sopimus toiselle tarjoajalle, lopettaa menettely tai luopua hankinnan tekemisestä. Mahdolliset tiedustelut ja niihin annetut vastaukset eivät voi lykätä määräaikaa, jona mahdollinen valitus myöntämispäätöksestä on tehtävä. Valitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa ilmoituksesta. d- Ei velvoitetta tehdä sopimusta Kilpailulle avaaminen tai tarjouspyynnön käynnistäminen ei merkitse, että komissio olisi velvollinen tekemään sopimuksen. Komissio ei ole velvollinen maksamaan korvauksia niille tarjoajille, joiden tarjousta ei ole hyväksytty. Korvauksia ei makseta myöskään, jos komissio luopuu hankinnasta tai peruuttaa hankintamenettelyn. Tällainen päätös perustellaan, ja siitä ilmoitetaan tarjoajille. 14/14