Ota Alma tehokäyttöön! Ohjeita Alman käyttöön ja personointiin

Ota Alma tehokäyttöön! Ohjeita Alman käyttöön ja personointiin Loppukäyttäjän versio Viestintäosasto kesä 2005

OSA 1. ALMAN RAKENNE JA NAVIGOINTI 2 1. Alman rakenne välilehdet ja palveluikkunat 2 1.1 Välilehdet 2 1.2 Palveluikkunat 2 2. Tiedon rakenne Almassa 4 2.1 Organisaatiolähtöisyys 5 2.2 Asialähtöisyys 5 3. Navigointi 6 3.1 Navigointi välilehdillä 6 3.2 Navigointi palveluikkunoissa 7 OSA 2. KUINKA PERSONOIT ALMAN ITSELLESI? 9 1. Miten Alma mukautuu minun tarpeisiini? 9 2. Omien sivujen personointi 9 3. Yksikkövälilehdet 11 4. Palveluikkunoiden hallinta 11 5. Sähköposti ja kalenteri 12 OSA 4. MITÄ SEURAAVAKSI? 13 1. Työryhmät 13 2. Integroinnit 13 3. Internet-sivut ja Alma 14 1

OSA 1: ALMAN RAKENNE JA NAVIGOINTI 1. Alman rakenne välilehdet ja palveluikkunat Alman rakenteen keskeiset käsitteet ovat välilehdet ja palveluikkunat. Välilehdet ovat ikään kuin omia nettiosoitteita joita klikkaamalla saat uuden näkymän. Palveluikkunat ovat tietokokonaisuuksia välilehdillä. 1.1 Välilehdet (xxx) Välilehtiä ovat palvelukanavat, omat personoitavat sivut (etusivu, 1, 2, 3), työkalut sekä yksiköt. Välilehden nimeä klikkaamalla saat esiin uuden sivuston joka aukeaa tähän kohtaan sisältöalueelle. Sisältöalueen vasemmasta ylälaidasta (xxx) näet millä välilehdellä olet sillä hetkellä. Välilehtien otsakkeet eivät katoa missään vaiheessa reunoista, vaan voit surffata niillä milloin haluat. Välilehtiä on kolmenlaisia. Vasemman sarakkeen palvelukanavat ovat yliopiston yhteistä tietovarantoa, ja ne näkyvät kaikille samanlaisina. Yksiköiden välilehdet muotoutuvat oman käyttäjäprofiilisi mukaan. Etusivu ja sivut 1, 2 ja 3 ovat omia sivujasi, joita voit muokata mielesi mukaan. Miten välilehtiä personoidaan, käsitellään osassa 2. Tietoa välilehdistä löydät myös seuraavista luvuista. 1.2 Palveluikkunat Tällä hetkellä on olemassa neljä erilaista palveluikkunatyyppiä: verkkosivuikkuna, uutisikkuna, ajankohtaisikkuna ja kalenteri-ikkuna. Työryhmien mukana elokuussa tulee vielä kolme uutta ikkunatyyppiä: linkki-ikkuna, liitetiedostoikkuna ja keskusteluikkuna. Dokumentteja on kolmenlaisia: verkkosivuja, uutisia ja kalenterimerkintöjä. Lähtökohtana on, että yhdenlaista dokumenttia voi julkaista vain yhdenlaiseen palveluikkunaan. Poikkeuksen tekee ainoastaan ajankohtaisikkuna. Näin verkkosivuja on siis verkkosivuikkunoissa, 2

uutisia uutisikkunoissa (tai ajankohtaisikkunoissa) ja tapahtumia tapahtumakalentereissa. Uutis- ja tapahtumakalenteri-ikkunat ovat aina samanlaisia, mutta verkkosivuikkunoita on kolmenlaisia. Ensimmäinen malli on linkkilista (1). Tällaisia on suurin osa ikkunoista koska linkkilista on uutta ikkunaa luodessa perusasetuksena. Toinen malli on kuvaikkuna (2). Tällöin palveluikkunassa näkyy ensimmäisen dokumentin sisältämä kuva ja teksti Lue lisää >>. Kolmas malli ingressi-ikkuna (3), jolloin ikkunassa näkyy alku ensimmäisen dokumentin tekstistä ja Lue lisää >>. 3

(1) linkkilista (2) kuva-ikkuna (3) ingressi-ikkuna Erilaiset välilehdet 2. Tiedon rakenne Almassa Tietoa on Almassa sekä organisaatio- että asialähtöisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoa löytyy sekä yksiköiden että palvelukanavien alta. Lähtiessäsi etsimään jotain tietoa Almasta mieti ensin, minkälaista tietoa olet hakemassa. Organisaatiolähtöisesti haetaan yksiköiden tuottamia tai niiden päätösvallan alla olevia asioita ja asialähtöisesti yliopiston yhteisiä asioita. 4

2.1 Organisaatiolähtöisyys Alman päänäkymän ylälaidassa näet oman yksikkösi välilehdet. Ne on tarkoitettu ensisijaisesti yksiköiden sisäiseen käyttöön. Välilehden nimeä klikkaamalla saat näkyviin yksikön tuottamat intrasivut. Voit vaihtaa yksikköä Käyttäjätiedot-toiminnolla. Toisten yksikköjen sivuja pääset katselemaan myös Tiedekunnat, laitokset ja yksiköt -listasta (tulossa kesä 2005), jolloin ne avautuvat omien yksikkövälilehtien oikealle puolelle ns. väliaikaisiksi välilehdiksi. 2.2 Asialähtöisyys Alman päänäkyvän vasemmassa laidassa on palvelukanavia. Niihin on kerätty tietoa asiakohtaisesti eri yliopistohallinnon yksiköiden tuottamana. Palvelukanavilla sinun ei tarvitse tietää kuka tietoa tuottaa, vaan voit etsiä sitä aihekohtaisesti. Esimerkiksi etsiessäsi tietoa opintotuesta, valitse Opiskelun tueksi -kanava. Lähtiessäsi etsimään jotakin tietoa Almasta kannattaa aloittaa palvelukanavista. Sieltä näet etsimääsi aiheeseen liittyvät tiedot kokonaisuudessaan. Miksi tietoa on kahdella tavalla? Tiedon tuottaminen, ohjeistus ja päätösvalta on hajautettu yliopistossa eri yksikkötasoille. Palveluja kokoavat monet tahot eikä niitä voi alistaa hierarkisesti minkään yksikön alle. Käyttäjän kannalta asialähtöisyys on etu: on helpompi etsiä tietoa suoraan haluamastaan aiheesta, eikä miettien, mikä yksikkö tuottaa tietoa. Tarvitessasi esimerkiksi tietoa tutkinnonuudistuksesta, voit navigoida suoraan Opiskelu ja opetus - kanavalle ja etsiä tiedon sieltä. 5

3. Navigointi Almassa liikutaan eteen- ja taaksepäin eri tavalla kuin internet-sivuilla. Sivuja vaihdetaan välilehtiä klikkaamalla tai sisäisillä linkeillä. Taaksepäin palataan klikkaamalla välilehtien nimiä, ei Back-nappulaa. Perustasolla Almassa liikutaan välilehdillä ja palveluikkunoissa (ks luku 1). Kaikki tieto on jonkin palveluikkunan sisällä ja kaikki palveluikkunat ovat jollakin välilehdellä. Lähtiessäsi etsimään tietoa etsi ensin oikea välilehti, ja sen jälkeen etsi oikea palveluikkuna. 3.1 Navigointi välilehdillä 1) Näkyvillä olevat välilehdet Alman perusnäkymässä liikut eteenpäin klikkaamalla välilehtien nimiä. Näin saat aina esille otsikon osoittaman sivuston. Välilehtiä ovat palvelukanavat, omat sivut (etusivu, 1, 2, 3), työkalut sekä yksikkösivut. 2) Sivukartta Lisää/poista ikkunoita -toiminnallisuudella pääset katsomaan Alman koko sisältöä. Sisältö on järjestetty Alman rakenteen mukaan niin, että ensin ovat omat yksikkövälilehtesi (kampus, tdk, laitos), sen jälkeen kaikki yksiköt ja palvelukanavat sekä lopussa aloitussivu ja työkalut. Klikkaamalla otsikon nimeä saat esiin sen sisältämät palveluikkunat ja pääset esikatselemaan ikkunoiden sisältöä. Näin pääset näkemään muiden yksiköiden sivuja ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa yksikkösi välilehteä Käyttäjätiedoista. 3) Yksikkölista Almassa on yksikkölista, joka löytyy pikanäppäimistä päänäkymän ylälaidassa. Sieltä pääset yhden klikkauksen kautta kaikkien yksiköiden internet- ja Alma-sivuille (tulossa kesä 2005). Klikatessasi yksikön nimeä, sen välilehti avautuu omien yksikkövälilehtiesi viereen ylimääräisenä välilehtenä. Voit säilyttää välilehden tai sulkea sen ruksista. Hakukone Alman päänäkymän ylälaidassa on hakukone, jolla voit tehdä hakuja joko intrasta, yliopiston ulkoisilta sivuilta (tulossa talvi 2006) tai Googlesta. Hakiessasi intrasta voit hakea joko pelkällä sanahaulla tai laajennetulla haulla. Hakukone löytyy myös Työkalut-välilehdeltä. 6

3.2 Navigointi palveluikkunoissa Dokumentin otsikkoa klikkaamalla saat palveluikkunan auki ja voit selata dokumentteja yhdessä ikkunassa. Palveluikkunoiden ylälaidassa on pikatoimintoja, joiden merkitykset ovat tässä. (Lisää toimintojen hyödyistä ja käytöstä löytyy osasta 2.) Vasemmassa ylälaidassa oleva nuoli avaa palveluikkunan uuteen selainikkunaan. Oikeassa ylälaidassa (sivun ollessa perustilassa) neliö avaa ikkunan koko sisältöalueen kokoiseksi peittäen muut palveluikkunat. Oikeassa ylälaidassa (sivun ollessa auki) päällekkäiset neliöt palauttavat perusnäkymän. Oikean ylälaidan viiva pienentää ikkunan jättäen vain otsikon näkyviin. Omilla välilehdilläsi (etusivu, 1, 2, 3) ikkunoissa on myös ruksi, joka poistaa palveluikkunan näkyvistä. Alman linkit Kesän 2005 aikana navigointiin tulee parannus kun Alman sisäiset linkit muuttuvat. Tämänhetkisten linkkien tilalle tulevat informatiiviset polkutunnisteet, jolloin näet linkin osoitteesta missä tieto sijaitsee. Suorat linkit ovat muotoa: Välilehdet NYT: alma.helsinki.fi/tab/54268 TULOSSA: alma.helsinki.fi/valilehden_nimi Palveluikkunat NYT: alma.helsinki.fi/window/87654 TULOSSA: alma.helsinki.fi/valilehden_nimi/palveluikkunan_nimi Dokumentit alma.helsinki.fi/doclink/27654 7

On olemassa kaksi tapaa kirjoittaa polku, jossa tieto Almassa sijaitsee: 1) Laitat viestiin vain linkin osoitteen, josta ilmenee tiedon sijainti alma.helsinki.fi/keskushallinto/keskushallinnon_organisaatio 2) Laitat viestiin ohjepolun ja lyhyen linkkimuodon. Alma > Keskushallinto > Keskushallinnon organisaatio (alma.helsinki.fi/window/87654) 8

OSA 2: KUINKA PERSONOIT ALMAN ITSELLESI 1. Miten Alma mukautuu minun tarpeisiini? Alma mukautuu käyttäjänsä näköiseksi eri tavoin. Osa mukautumisesta tapahtuu automaattisesti käyttäjän profiilin mukaisesti ja osan mukautumisesta voi jokainen tehdä itse. Personoinnin tavoitteena on luoda jokaiselle oma Alma, joka palvelee parhaalla mahdollisella tavalla jokaista yksittäistä käyttäjää. Voit personoida Alman itsellesi niin, että se palvelee juuri sinun tarpeitasi parhaiten. Seuraavassa vinkkejä siitä, miten voit muokata omaa Almaasi. 2. Omien sivujen personointi Almassa on neljä sivua jokaisen henkilökohtaiseen käyttöön. Omien sivujen idea on se, että käyttäjä voi koota niihin eniten käyttämänsä palveluikkunat, jotta niitä ei tarvitse etsiä joka kerta uudestaan. Sivut toimivat ikään kuin kirjanmerkkeinä. Etusivu sekä sivut 1, 2 ja 3 ovat kaikki käytössäsi, joten jos etusivullasi näkyy itsellesi turhia ikkunoita, poista ne ja lisää paremmat. Poikkeuksena ovat etusivun uutiset, jotka pysyvät vakiona.. Ikkunoita hallitaan Alman päänäkymän ylälaidassa olevalla Lisää/poista ikkunoita - työkalulla. Valitse listasta mitä ikkunoita haluat poimia ja mille sivulle haluat ne sijoittaa. Tämä on myös kätevä paikka katsoa mitä eri yksiköt ovat tuottaneet Almaan ja mitä kaikkea Alma kokonaisuudessaan sisältää. Klikkaamalla otsikoita saat auki sen sisältämät asiat aina palveluikkunatasolle asti. ESIMERKKI: Jos haluat hakea RekryForum -ikkunan, toimi seuraavasti: Ikkuna sijaitsee palvelukanavalla, joten klikkaa ensin palvelukanavat. Esiin ilmestyneistä palvelukanavista klikkaa Opiskelun tueksi. Tämän jälkeen näet kaikki palvelukanavan ikkunat. Kun klikkaat RekryForum -sanaa, pääset esikatselemaan mitä ikkuna sisältää. Laita raksi ruutuun valitsemasi sivun kohdalle ja paina sivun alalaidasta Tallenna muutokset. 9

Työkalussa voit lisäksi järjestää ikkunoidesi sijaintia välilehdellä. Klikkaa ensin Järjestele. Tämän jälkeen osoita mitä välilehteä haluat järjestellä valitsemalla se (Etusivu, 1, 2, 3) vasemmasta laidasta. Tämän jälkeen klikkaa Siirrä siitä palveluikkunasta, jonka paikkaa haluat vaihtaa. Esiin ilmestyvät siniset palkit kuvaavat mahdollisia sijoituspaikkoja joten valitse joku palkeista. Sinun ei tarvitse erikseen tallentaa muutosta, riittää kun päivität Alman klikkaamalla joko välilehden nimeä tai selaimen päivitysnappia. Turhia ikkunoita voit poistaa joko Lisää/poista ikkunoita -työkalun avulla tai nopeammin klikkaamalla Almassa ikkunan oikeassa ylälaidassa olevaa ruksia. Huomaathan, että voit poistaa ikkunoita ainoastaan omilta sivuiltasi, et yksikköjen sivuilta. Esimerkkejä: - Poimi yhdelle sivulle kaikki kiinnostavat uutisikkunat. Näin voit kätevästi katsoa uutiset yhdellä välilehden painalluksella tullessasi Almaan. - Kerää yhdelle sivulle kaikki Alman tukipalvelut, kuten käyttöoppaat, usein kysytyt kysymykset, Alma-uutiset, viikon vinkit ja palaute. Näin voit ongelman ilmestyessä katsoa läpi millä tavalla lähdet etsimään apua. - Omista yksi sivu vapaa-ajan asioille. Valitse sivulle esimerkiksi yliopistoliikunta, unicafe, ja ainejärjestöjen linkit. - Kokoa yksi sivu opintojesi kannalta keskeisistä ikkunoista. Monilla meistä on joitain tiettyjä tietoja, mitä etsimme usein ja näiden ikkunoiden on kätevää olla nopeasti saatavilla. 10

3. Yksikkövälilehdet Voit itse päättää mitkä yksikkövälilehdet sinulla näkyvät. Jos et ole muuttanut asetuksia, tuo Alma automaattisesti esiin oman yksikkösi välilehdet. Käyttäjätiedot-toiminnallisuudella pystyt vaihtamaan välilehtiä ja tuomaan esiin sinulle olennaisia sivuja. Jos siis esimerkiksi tarvitset opinnoissasi jatkuvasti jonkin toisen tiedekunnan sivuja, voit vaihtaa tiedekunnan välilehteä Voit myös lisätä välilehtiä näkymääsi tarpeen mukaan. Valitse yksikön nimi Tiedekunnat ja laitokset -listasta (tulossa elokuu 2005) ja klikkaa nimeä. Ylimääräisen välilehden poistat ruksista. 4. Palveluikkunoiden hallinta Yhden Alma-istunnon aikana voit myös muokata palveluikkunoitasi. Muutokset poistuvat kun kirjaudut ulos Almasta. Vasemmassa ylälaidassa oleva nuoli avaa palveluikkunan uuteen selaimeen. Tämä voi olla kätevää, jos esimerkiksi surffailet Almassa mutta haluat pitää tiettyä ikkunaa jatkuvasti auki tai jos haluat tulostaa ikkunan näkymän. Oikeassa ylälaidassa neliö avaa ikkunan koko sisältöalueen kokoiseksi peittäen muut palveluikkunat. Tämä asetus palautuu ennalleen poistuessasi välilehdeltä. Ikkunan ollessa auki pääset palaamaan perusnäkymään klikkaamalla samasta paikasta kahta päällekkäistä neliötä. Oikean ylälaidan viiva sulkee ikkunan jättäen vain otsikon näkyviin. Näin voit muokata sivuja omaan tarpeeseesi. Jos jollain välilehdellä on paljon ikkunoita ja osa niistä sinulle turhia, voit pienentää ne, jolloin näkyviin jäävät vain ne ikkunat, joita tarvitset. Näin vähennät kuormitusta ja löydät tarvitsemasi asiat paremmin. Asetus säilyy vaikka poistut välilehdeltä. Omilla välilehdilläsi (etusivu, 1, 2, 3) ikkunoissa on myös ruksi, joka poistaa palveluikkunan. Saat ikkunan takaisin hakemalla sen Lisää/poista ikkunoita -työkalulla. 11

5. Sähköposti ja kalenteri Almaan on integroitu yliopiston sähköpostijärjestelmä Webmail. Tämä tarkoittaa sitä, että kun kirjaudut sisään Almaan, olet samalla sisällä sähköpostissasi ilman uutta kirjautumista. Sähköpostisi näkyy Alman perusnäkymän vasemmassa ylälaidassa. Postilaatikkosi päivittyy reaaliaikaisesti ja Alma ilmoittaa sinulle jos saat uusia viestejä. Pääset lukemaan sähköpostiasi klikkaamalla Sähköpostisi-linkkiä. Käytössäsi on myös henkilökohtainen kalenteri, mihin pystyt hakemaan tapahtumia yliopiston tapahtumakalentereista. Kirjaa kalenteriisi kiinnostavat menot, jolloin Alma muistuttaa sinua kun tapahtuma on ajankohtainen. 12

4. OSA: MITÄ SEURAAVAKSI? 1. Työryhmät Elokuussa 2005 otetaan käyttöön Alman työryhmät. Työryhmällä tarkoitetaan Alman sisällä toimivaa yhteisen työskentelyn aluetta, jossa käyttäjät voivat jakaa tietoa valitsemiensa jäsenten kesken. Työryhmän sisältöjä näkevät siis vain ne henkilöt, jotka työryhmään on kutsuttu. Työryhmä voidaan perustaa esimerkiksi laitoksen johtoryhmälle tai graduseminaarille. Työryhmässä voidaan luoda verkkosivuja, jakaa dokumentteja, luoda linkkikokoelmia ja keskustella. Lisäksi työryhmällä on käytössään oma kalenteri ja uutisikkuna. Työryhmän perustaja toimii automaattisesti päävastuuhenkilönä. Perustaakseen työryhmän on otettava yhteyttä yksikön atk-yhdyshenkilöön kertoen ryhmänsä nimen ja tarkoituksen. Ehdottaminen tapahtuu Almassa lomakkeella, joka löytyy Työryhmäalueelta. Atk-yhdyshenkilö luo työryhmän ja myös poistaa sen, kun ryhmä lakkautetaan. Lisää työryhmistä löydät Työkalut > Perusohje > Työryhmät (alma.helsinki.fi/doclink/3236). 2. Integroinnit Alman yhtenä perusperiaatteena on kertakirjautumisen järjestäminen yliopisto muihin tietojärjestelmiin. Tämä tarkoittaa sitä, että kun käyttäjä kerran kirjautuu Almaan, hänen käytettävissään on yliopiston monia palveluja suoraan ilman, että hänen täytyy kirjautua niihin uudestaan. Tällä hetkellä Almaan on integroitu Webmail ja Lotus Notes, WebOodi sekä Webtraveller. Jatkossa näitä integrointeja pyritään lisäämään. Jos sinulla on mielessäsi jokin ohjelma, jonka haluaisit integroitavaksi Almaan, ideoita voit lähettää Maikki Heikkiselle (maikki.heikkinen@helsinki.fi). 13

3. Internet-sivut ja Alma Vuodenvaihteessa 2006 julkaistaan uudet yliopiston ulkoiset verkkosivut. Samalla internet-sivut integroidaan Alman julkaisuvälineeseen. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa yksiköt voivat päivittää molempia sivujaan samalla välineellä. Ulkoisten sivujen ulkoasu ei tule muuttumaan Alman näköiseksi vaan julkaisuvälinettä laajennetaan sopimaan myös ulkoisten sivujen malliin. Lukuvuoden 2005-2006 aikana siirrytään vaiheeseen, jossa ulkoisten sivujen ja Alman roolijakoa selvennetään. Internet-sivut kohdennetaan palvelemaan ulkoisten sidosryhmien tarpeita ja Almassa julkaistaan kaikki yliopistolaisia koskevat tiedot. Tällöin on olemassa kaksi selkeää kohderyhmää yliopiston tiedottamiseen. Yliopistolla tulee edelleen olemaan asioita, jotka tulee julkaista molemmille sivuille. Tällaisia ovat muun muassa opinto-oppaat. 14