1/8 Vastaukset Atik- tarjouspyyntöön esitettyihin kysymyksiin 1.4.2009. Esitetyt kysymykset ovat ohessa esittäjien alkuperäisessä muodossa. Vastausten järjestys on satunnainen, ja joitakin saman aihealueen kysymyksiä on yhdistetty. Mikäli et löydä vastausta 25.3.09 klo 15 mennessä sähköpostilla esitettyyn kysymykseesi, ota välittömästi yhteys Minna Hernoon (minna.herno@helsinki.fi). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Konsortioon kuuluvien yliopistojen käytössä olevat taloushallinnon järjestelmät? V: Raindance, AdeEko, SAP (käyttöönotto vuoden 2009 2010 aikana). Huomioitavaa, että liittymät taloushallinnon järjestelmiin tehdään myöhemmin erikseen tilattavana työnä. Tarkennus: Tarjouspyyntö/3. Toimituksen aikataulu: Tavoitteena on, että järjestelmä on testattu, tuotantoympäristö on pystytetty ja järjestelmä on perusosiltaan käyttöönottovalmis 30.12.2009 mennessä. Atik-osiot/moduulit on kuvattu dokumentissa: Atik Järjestelmän kuvaus. Voitteko vielä tarkentaa/eritellä tarjouspyynnössä mainitut perusosat? V: Haemme tarjoajien ehdotuksia toteutukselle. Atik järjestelmän kuvauksessa on kuvattu halutut perustoiminnallisuudet. Opintohallinnon järjestelmän Oodin ja Atikin välinen suhde? Voitteko kuvata yleisellä tasolla myös muut vastaavat järjestelmien väliset yhteydet. V: Atik hoitaa avoimen yliopiston opintotarjonnan perustamisen ja ilmoittautumiset. Tämän jälkeen tiedot siirretään opintohallinnon perusjärjestelmään (esim. Oodi), jossa viralliset tiedot säilytetään ja jonne kirjataan opintojen suoritustiedot. Myös viralliset tilastointitiedot otetaan opintohallinnon perusjärjestelmistä. Atik muodostaa siirrettävistä tiedoista csv, txt tai xml-tiedoston, jonka avulla tiedot siirretään. Tässä vaiheessa ei tehdä on-line integraatioita Oodin ja Atikin välille. Tulevaisuuden tavoitteena ovat WS-tiedonsiirrot (Atik Järjestelmän kuvaus, kappale 4). Atikissa on myös sellaista avoimen yliopiston tarvitsemaa tietoa, jota ei missään vaiheessa siirretä opintohallinnon perusjärjestelmään. Siirtotiedoston (esim. csv, xml, txt) avulla siirretään viite- ja jaksotustiedot taloushallinnon järjestelmien (Raindance, AdeEko, SAP) ja Atikin välillä. WS-rajapinta tehdään Atik käyttäjähallintatuotteeseen (liite 1A) Mitä demolla tarkoitetan? Miten järjestelmän demo arvostellaan ja mitä siinä painotetaan?
2/8 V: Demo voi olla järjestelmän esittely tai toimittajan näkemys siitä miten järjestelmä toteutetaan (esim. prototyyppi, animaatio tai muu vastaava). Demon tarkoitus on täsmentää ja havainnollistaa toteutussuunnitelmaa (toimivuus, helppokäyttöisyys, rakenne ja logiikka). Tarjoajat saavat demo-ohjeistuksen 9.4. kun demojen ajankohdat sovitaan. Demon arvo on 20 % kokonaisuudesta ja sen eri osille tullaan antamaan pisteitä (kts. Tarjouspyynnön demo-ohjeen perusominaisuudet). Projektissa tehdään paljon toiminnallisuuksia, jotka ovat jo on valmiina mm. Oodi-järjestelmässä (ml. ilmoittautumiset). Miksi tässä kyseenomaisessa hankinnassa ei haluta suoraan hyödyntää olemassa olevaa Oodi-järjestelmää? V: Oodin toiminnot on suunniteltu perusopetuksen tarpeisiin, siksi se ei täytä kaikkia Avoimen Yliopiston tarpeita, mm. opintojen ja opinto-oikeuksien hallinnan ja maksujen osalta. Avoimen yliopiston opetukseen liittyy myös sellaisia tietoja, joille ei ole paikkaa Oodissa. Lisäksi Atikista halutaan tehdä järjestelmä, joka voidaan ottaa käyttöön minkä tahansa opinto- ja taloushallinnon perusjärjestelmien kanssa. Preferoiko tilaaja valinnassaan a) valmisohjelmistoon perustuvaa ratkaisua vai b) tilaajalle räätälöityä ratkaisua? V: Tilaajalle ei ole väliä tarjotaanko valmisratkaisua vai räätälöityä ratkaisua. Pääasia on, että järjestelmä on tarpeisiin sopivin. Minkä muiden yliopistoissa olemassaolevien järjestelmien kanssa toteutettavan järjestelmän ominaisuudet menevät päällekkäin? V: Yliopistoissa on monia järjestelmiä, jotka toteuttavat Atikin ominaisuuksia, mutta yhdessäkään järjestelmässä ei ole Atikin vaatimaa kokonaisuutta. Kuinka pitkä on tulevan järjestelmän odotettavissa oleva elinkaari? V: Noin 10 vuotta. Tuleeko toteutettavan järjestelmän vastata teknisesti tarjouspyynnön liitettä 1C vai voidaanko siitä poiketa esimerkiksi siitä syystä, että käytetään pohjana valmisohjelmistoa? V: Voidaan poiketa. Tarjoajaa pyydetään esittämään poikkeamat. Tuleeko sopimus tehdä täsmälleen liitteenä olevan sopimusluonnoksen mukaisesti vai voidaanko käyttää esim. toimittajan sopimuspohjaa? V: Toimittaja voi lähettää oman sopimusluonnoksensa, mutta pyydetään ilmoittamaan oleelliset poikkeamat verrattuna tarjouspyynnön liitteessä olevaan sopimukseen. Tuleeko tuotantoympäristö ehdottomasti tilaajan tiloihin, vai voidaanko Toteutus tarjota esim. SaaSpalveluna?
3/8 V: Tästä ei ole päätöstä. Vaihtoehtoisten tarjousten jättäminen on sallittu, joten voi tarjota molempia vaihtoehtoja. Jos jatkossa järjestelmää tulee käyttämään useammat yliopistot, miltä osin eri yliopistojen järjestelmät halutaan fyysisesti samaan palvelinympäristöön? V: Ei ole päätöstä. Mitkä liitteen 2 (Vaatimusluettelo) vaatimukset ovat pakollisia? V: Vaatimukset eivät ole ehdottomia. Toiminnallisuudet pitää toteuttaa. Onko integroitavasta käyttäjänhallintapalvelusta saatavilla rajapintakuvauksia? V: Tarjouspyynnön liitteenä on rajapintakuvaus (liite 1A), joka tarkentuu toteutusprojektissa. Kuinka monelle pääkäyttäjälle koulutus pitää antaa? V: Koulutusta pitää antaa vähintään yhdelle ryhmälle (1-15 henkilöä). Vaatimusliitteessä viitataan useassa kohtaa J2EE-teknologiaan. Voidaanko muita teknologioita käyttää sovelluksen toteutukseen, kuten MS.NET? V: J2EE ei ole ehdoton vaatimus, mutta preferoitava. Toimittaja voi esittää muita teknologiavaihtoehtoja. Käyttötapaukset ja käsittelysäännöt eivät sisälly tarjouspyynnön materiaaliin. Onko tarkoitus, että ne (ja mahdollinen muu määrittelyn tarkennus) tehdään toteutusprojektissa? V: Kyllä. Luku 1, viimeinen lause opintohallinnon järjestelmiin, kuten Oodi, ei tässä vaiheessa tehdä reaaliaikaista integraatiota vaan tiedonsiirto toteutetaan manuaalisesti. Mitä tiedonsiirtoa tällä tarkoitetaan? Mitä tarkoittaa manuaalinen tiedonsiirto tässä yhteydessä; esim. manuaalisesti käynnistettävää eräsiirtoa vai esim. sitä että virkailija ylläpitää tietoja ylläpitoikkunan kautta? V: Atik luo siirtotiedoston (tiedostomuotona csv, txt tai xml), joka haetaan esim. Oodiin. Tulevaisuuden tavoitteena on mahdollistaa automaattiset tiedonsiirrot rajapintojen avulla. Tarjoaja voi myös tehdä toteutusehdotuksia. Yleisesti "manuaalinen"-termin käytöstä: Tarkoittaako esim. manuaalisesti käynnistettävää eräsiirtoa vai esim. manuaalisesti tapahtuvaa ylläpitonäytön kautta ylläpitoa? V: Tarkoittaa kumpaakin. Täytyykö Atikiin syntyneet ilmoittautumiset viedä opintohallinnon tietojärjestelmään esim. arvostelun perustaksi? V: Viedään siirtotiedoston kautta.
4/8 3.1: tiedot, jotka viedään Atikiin ensi vaiheessa manuaalisesti. Tarkoittaako, että vientiä varten ei toteuteta Atikiin käyttöliittymätoiminnallisuutta, vaan tiedot viedään esim. määrämuodossa suoraan kantaan? Vai tarkoittaako, että tehdään käyttöliittymätoiminnallisuutta, esim. ylläpitoikkuna virkailijaa varten? V: Atikiin tarvitaan virkailijan käyttöliittymä tietojen syöttämistä ja muokkaamista varten. 3.1: Kun opintotarjonnan tiedot on saatu valmiiksi, virkailija hyväksyy opinnon perustamisen ja julkaisun. Mitä tarkoitetaan termillä Opinto tässä? Sitä ei löydy sanastosta. Tarkoitetaanko opintojakson toteutusta, opinto-ohjelmaa, tutkintovaatimusta ja/tai jotain muuta kokonaisuutta? V: Opintotarjonnan tiedot eli opinto-ohjelmien, opintojaksojen ja tenttien tiedot. 3.2: käyttäjätili -termiä ei ole määritelty sanastossa eikä tietosisällön kuvauksessa, joten mitä sillä tarkkaan ottaen tarkoitetaan? V: Ilmoittautuvalle opiskelijalle luotavaa tiliä, josta hän voi seurata omia tietojaan kuten: ilmoittautumisia, opintoja jne. Tälle tilille kirjaudutaan Atikiin. Käyttäjätili on paikka, josta opiskelija löytää omat tietonsa. 3.2/opinto-oikeus: Tarkoitetaanko, että kaikki avoimenkin opiskelijat oletetaan olevan opintohallinnon perusjärjestelmässä? V: Kyllä. 3.2/opintoihin ilmoittautuminen sähköisesti: Ilmoittautumislomaketta ei ole kuvattu, mitä tietoja siihen tulee? V: Määritellään tarkemmin toteutusprojektissa. Lomakkeella ovat mm. opiskelijan henkilötiedot ja järjestelmästä tulevat ilmoittautumisen kohteen tiedot. Valmiita pohjia on olemassa. 3.2/opintoihin ilmoittautuminen sähköisesti: Täytyykö tehdä maksutiedot varasijalla olevalle? V. Maksutiedot tehdään vasta, kun opiskelija on hyväksytty opintoihin. 3.2/opintoihin ilmoittautuminen sähköisesti: Tuleeko varasijalle olevalle näkyä varasija käyttäjätilillä? V: Kyllä. 3.2/opintoihin ilmoittautuminen sähköisesti: Pitääkö pystyä Atikin kautta maksamaan verkkopankissa? V: Ei suoraan vaan Suomen verkkomaksut Oy:n liittymän kautta. 3.4/opintomaksut: Ostoskorin määritelmää ei ole (esim. sanastossa)? V: Ostoskorilla tarkoitetaan sitä kokonaisuutta, joka on kertynyt kaikista opinnoista, joihin opiskelija on yhdellä istuntokerralla ilmoittautunut. Ostoskori maksetaan yhtenä kokonaisuutena. Vrt. normaali verkkokauppa. 3.4/opintomaksut: Täytyykö ostoskorin olla voimassa muuten kuin yhden istunnon ajan? Ts. täytyykö käyttäjän ostoskori pystyä tallentamaan?
5/8 V: Ei tarvitse. 3.4/opintomaksut: Onko kuvattu säännöt miten muodostetaan useiden eri ilmoittautumisten viitenumeroista yksi maksuviite (taloushallinnon ja maksu- ja laskutuspalvelun järjestelmiä varten)? V: Määritellään toteutusprojektissa. 3.4/peruminen: Sisältääkö Atik käsittelyä tai tietoa palautettavista maksuista? V: Ei. On määritelty rajapintakutsut: autentikoi, hae käyttäjä, muokkaa käyttäjän rooleja sekä rekisteröi uusi käyttäjätunnus. Onko tarjouspyynnön materiaalissa kuvattu se, mihin toiminnallisuuteen mikäkin kutsu liittyy? V: Määritellään tarkemmin toteutusprojektissa. Osa toiminnallisuuksista löytyy Atik Järjestelmän kuvaus dokumentin kappaleesta 2. Tuleeko käyttäjälle rekisteröityessä omat tunnukset Atik-järjestelmään (ns. "kevyttunnusten" avulla rekisteröityessä) vai pitää Atikia pystyä käyttämään samalla "kevyttunnuksella"? V: Atik on WS-rajapinnan kautta yhteydessä Atik käyttäjähallintotuotteeseen, joka huolehtii käyttöluvista ja tunnuksista. Kts. Liite 1A Tässä dokumentissa mainitaan pari optiona toteutettavaa piirrettä (muissa sisältöä koskevissa dokumenteissa ei optio-termiä mainita). Onko näistä optiona pyydettävistä piirteistä olemassa yhteenvetona jokin lista? Esim. luvun alussa puhutaan Tulevaisuuden tavoitteesta sekä optioista. Ovatko nämä sama asia? Täytyykö optioiden toteutus sisällyttää projektiin? V: Nämä ovat sama asia, ja optio-termi on jäänyt epähuomiossa Tietosisällön kuvaukseen. Nämä tulevaisuuden tavoitteet toteutetaan myöhemmässä vaiheessa. Ovatko keltaisella korostusvärillä merkityt kohdat optiota? V: Eivät. Korostusvärin merkitys on kerrottu dokumentissa. Jos tulevaisuuden tavoitteet lasketaan optioiksi, niin mitä tarkoittaa tarkemmin keltaisella korostevärillä merkityt tiedot viedään opintohallinnon perusjärjestelmään. Tarkoittaako tämä, että nämä liittymät toteutetaan rajapintaratkaisun avulla? V: Keltaisella merkityt tiedot täytyy pystyä siirtämään opintohallinnon perusjärjestelmään siirtotiedostona (csv, txt tai html muodossa). Rajapintaratkaisut ovat tulevaisuuden tavoitteena. 3.12: optiona olevaa taloushallinnon tiedonsiirtoja varten tarvitaan maksajan tietojen siirtämistä.. (Maksajan) tiedot täytyy tallentaa Atikiin." Täytyykö maksajan tiedot tallentaa Atikiin opiskelijatiedoiksi vai joksikin yleisiksi asiakastiedoiksi? (Esim. jos maksaja on eri kuin opiskelija.)
6/8 V: Maksajan tiedot täytyy tallentaa Atikiin ainakin väliaikaisesti joiksikin yleisiksi asiakastiedoiksi. Tarkennetaan toteutusprojektissa. 2.2: "Sovelluksessa on avoimet rajapinnat" Löytyykö tarjouspyynnön materiaalista kuvausta sille, mitä avoimilla rajapinnoilla tarkoitetaan? Pitääkö avoimet rajapinnat määritellä projektissa? 6.1: "Sovelluksen pitää pystyä hyödyntämään sen toiminnan kannalta oleellisten muiden sovellusten tarjoamia rajapintoja." Mitä nämä muiden sovellusten tarjoamat rajapinnat ovat? V: Määrittelyssä on liitteenä Atikin ja kevytkäyttäjähallinnon rajapinta (liite 1A) ja Suomen Verkkomaksut Oy:n rajapinta kuvaus (liite 1B). Atikissa täytyy olla valmius myös tulevaisuuden tiedonsiirtorajapinnoille. Rajapintoja ei määritellä tässä projektissa. 2.4: "Sovelluksen tulee toimia vakioidussa J2EE sovelluspalvelinympäristössä" Mitä java- ja servletengineversioita täytyy tukea? V: Mieluiten uusimpia versioita. 2.11: annetaan oikeuksia kaikkiin toimintoihin ja tietoryhmiin. Kuinka tarkalle tasolle toiminnot ja tietoryhmät jaotellaan? 6.2: "Käyttäjäroolien vaikutuksia pitää pystyä muokkaamaan sovellusalueittain." Mitä tarkoitetaan sovellusalueella tässä yhteydessä? V: Sovellusalueella tarkoitetaan toimintoja. Toiminnot ja tietoryhmät jaotellaan perustoiminnallisuuksiin (kts. Atik Järjestelmän kuvaus, kappale 2), joissa voi määritellä esim. luku, kirjoitus ja muokkaus oikeuksia eri käyttäjäryhmille. Tarkennetaan toteutusprojektissa. Kts. myös tarjouspyynnön liite 1A. 2.15: "Atikin sovelluslogiikka tulee toteuttaa yleisten hyvien sovelluskehitystapojen mukaisesti." Viitataanko tässä johonkin yleiseen ohjeistukseen? V: Kuten vaatimusmäärittelyssä myöhemminkin, viittaamme yleisesti JHS suosituksiin. 2.17: Kts. kohta 2.4. V: Mieluiten uusimpia versioita. 2.23: "Sovelluksen on tuotettava syntyvä websivu riittävällä nopeudella ja sivun koon tulee olla kohtuullinen (20-40 kt)." Mikä on "riittävä" nopeus? Onko 20-40kt koko realistinen, jos sisältää myös kuvat? V: Tarjoaja voi ehdottaa omaa suositustaan riittävästä nopeudesta. 2.28: Mitä järjestelmiä tarkoitetaan "ulkoisilla järjestelmillä?" Mihin muotoon lokitiedot pitää voida siirtää? Onko ulkoisten järjestelmien vaatimukset tiedossa? V: Lokitiedot/tiedostot täytyy olla luettavissa Atikin ulkopuolelta ja niitä täytyy voida siirtää säilytettäväksi muihin järjestelmiin esim. siirtotiedostona (csv, xml, txt). Toimittaja voi ehdottaa omaa toteutusta.
7/8 2.30: "Sovelluksen lokitasoa on voitava muuttaa tuotantokäytön aikana" Mitä tässä tarkoitetaan lokitason muutoksella? V: Lokitason muutos tarkoittaa lokin hierarkiatason muuttamista eli kerättävän tiedon määrää tulee voida muuttaa. 2.35: "Toimittajan tulee määritellä miten muuten kuin logeista järjestelmän toimintaa seurataan." Onko seurantaan jo kiinnitetty jotain välineitä? V: Ei ole. 2.40: Mitä ovat määrittelyvaiheen, suunnitteluvaiheen ja järjestelmän dokumentaatio? Onko määritelty jossain ennalta (tarjouspyynnössä)? Jos ei ole, niin projektisuunnitelmassa sovitaan dokumentit. V: Tarjoaja määrittelee toteutussuunnitelmassa myös projektissa tuotettavat dokumentit. 2.48: Mikä versio suosituksista? V: Uusin versio. 2.50: tarkoitetaan varmaan, että toteutustapa tulee olla sellainen, että uusia kieliä ja niiden kieliversioita voidaan lisätä? V: Kyllä, ilman koodimuutoksia. 3.1: mihin liitteeseen (liite x) viitataan? V: Liite 1: Atik järjestelmäkuvaus 3.2: mihin liitteeseen (liite x) viitataan? V: Liite 1 C: Atik Tietosisällön kuvaus 3.3: "Opettajien, tuutoreiden ja organisaatioiden tietojen muokkausta ei tule toteuttaa Atikiin. Atikin tulee voida käyttää opintohallinnon perusjärjestelmän koodiarvoja." Tuleeko järjestelmässä olla tiedonsiirto tätä varten? V: Ei toteuteta tiedonsiirtoa. 3.6: Atik-järjestelmässä on voitava estää ilmoittautuminen Nämä tiedot tarkistetaan manuaalisesti. Mitä tässä tarkoittaa tuo "Tarkistetaan manuaalisesti? V: Tarkistetaan ulkopuolella järjestelmästä virkailijoiden toimesta. 6.3: "Tulevaisuudessa sovelluksen pitää pystyä kutsumaan muiden sovelluksien WS-rajapintoja, sekä myös tarjoamaan sovelluksen tiedot WS-rajapinnan kautta." Toteutetaanko siis valmiudet, mutta ei rajapintoja? Mitä nämä muiden sovellusten ws-rajapinnat ovat?
8/8 V: Toteutetaan valmiudet. Muilta osin määritellään jatkossa. Kts. aikaisemmat vastaukset. 6.4: "Maksuviitetiedot viedään taloushallinnon järjestelmiin." Mitkä taloushallinnon järjestelmät / rajapinnat? V: Raindance, AdeEko, SAP. Tiedonsiirto muodossa csv, xml, txt. Kts. aikaisemmat vastaukset. 7.2: "Toimittaja sitoutuu yhteistyöhön muiden toimittajien kanssa asiakkaan toivomalla tavalla asiakkaan osoittamassa roolissa." Mitä tarkoittaa käytännössä? Esim? V: Esim. yhteistyö Oodi-järjestelmän toimittajan kanssa ja Helsingin yliopiston tietotekniikkaosaston kanssa (liite 1A). 7.3: "Toimittaja pystyy demonstroimaan toteutettavaa järjestelmää 6.4.2009-8.4.2009 välillä erikseen ilmoitettavana ajankohtana" Onko oikea ajankohta 6.4.-8.4.2009 (vaatimusluettelossa) vai 14.-17.4.08 (vai 09) (tarjouspyyntötekstissä)? V: 14. 17.4.09 välisenä aikana. "Jokaiselle tarjouksen ehdot täyttävällä tarjoajalle tullaan varaamaan 30 min. esittelyaika 14.-17.4.08." Milloin yliopisto aikoo sopia demoajat toimittajaehdokkaiden kanssa? V: Kerrottu tarjouspyynnössä, että 9.4.09 sovitaan demojen ajat.