KOE-ELÄINKESKUKSEN TOIMINNAN KEHITTÄMISEN MALLI Sisällysluettelo KOE-ELÄINKESKUKSEN TOIMINTA, VISIO JA ARVOT...4 Perustehtävät...4 Koe-eläinkeskus jakaa asiallista tietoa eläinkokeista ja koe-eläintoiminnasta kiinnostuneille....4 Visio ja arvot...4 Lait ja asetukset...4 Organisaatio ja johtaminen...5 KEKSin organisaatiokaavio...5 Strategia...6 Eläinkokeellisen tutkimuksen linjaus...6 Eläinten korkea mikrobiologinen laatu...6 Eettinen asiakaspalvelu ja hyvien käytäntöjen levittämisen malli...6 Valvonta ja koe-eläintieteellinen opetus...7 Tutkimus...7 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus...7 Laatupolitiikka...7 Laadunhallinnan organisointi...7 Vastuut ja valtuudet...8 Kokouskäytännöt...8 Raportointi johtajalle...8 Työhyvinvoinnin johtaminen...9 Toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja seuranta...9 Toiminnan suunnittelu...9 Toiminnan seuranta ja mittarit...9 VOIMAVARAT...10 Henkilöstö...10 Rekrytointi...10 Erityiset pätevyysvaatimukset...10 Tehtäviin perehdyttäminen ja ohjaus...11 Henkilökunta...11 Tutkijat...11 Toimenkuvat ja niihin sisältyvät vastuut, valtuudet ja velvollisuudet...11 Henkilökunnan ammattitaito, täydennyskoulutus ja elinikäinen oppiminen...11 Ammatillinen ja tieteellinen jatkokoulutus...11 Täydennyskoulutus ja elinikäinen oppiminen...12 Henkilöstökoulutus...12 Henkilökunnan hyvinvointi...12 Työterveyshuolto...12 Työsuojelu...12 Työkyvyn ylläpito ja virkistystoiminta...12 Henkilöstön palkitseminen...13 Koe-eläinkeskuksen vuoden 2010 kehittämiskohteena on sisäinen palkitsemiskäytäntö..13 Talous...13 Talousarvion laatiminen...13 1
Hinnoittelu ja kustannuslaskenta...13 Laskutus...13 Talouden seuranta...14 Infrastruktuuri...14 Tilat...14 Konventionaalitilat...14 Transgeenisten jyrsijöiden barrieri...14 Kokeellisen kirurgian yksikkö...14 Farmakologian kokeellinen osasto...14 Biokemian laitoksen eläinosasto...15 Koivikon lampola...15 Tilojen käyttökelpoisuuden seuranta ja ylläpito...15 Tiloihin pääsy ja kulunvalvonta...15 Vierailijat...15 Tilavaraukset...15 Kokeellisen kirurgian leikkaussalitilojen varauksia ja käyttöä organisoi sairaanhoitaja...15 Turvallisuus ja ympäristö...16 Tulipalo- ja muut vaaratilanteet sekä pelastussuunnitelma...16 Ympäristöriskejä aiheuttavat gm-eläimet...16 Jätehuolto...16 Hankintamenettely...16 Hankinnoissa noudatetaan yliopiston hankintajohtosääntöä ja ohjeita...16 Tilaukset, tavaran vastaanotto, laskun maksu ja tarvikkeiden säilytys sekä luovutus.17 Kalusteet ja laitteet...17 Laiterekisteri...17 Laitteiden käyttäjät ja vastuuhenkilöt...17 Laitteiden ohjeet...17 Laitteiden kalibrointi ja määräaikaistarkastukset...17 Laitehuolto ja vikakorjaukset...17 Uudet laitteet...18 Laitteiden yhteiskäyttö...18 Vieraat laitteet...18 Laboratoriotarvikkeet, kemikaalit ja reagenssit...18 Säilytys ja hävittäminen...18 Lääkkeet...18 Muut materiaalit ja tarvikkeet...18 Eläinten rehut, kuivikkeet ja virikkeet...18 Tietojärjestelmät...19 Asiakirjahallinto ja arkistointi...19 Yksikön yleiset asiakirjat...19 Opetukseen liittyvät asiakirjat...19 Salassa pidettävän materiaalin säilytys ja hävitys...19 TOIMINNAT...19 Tutkimuksen tukipalvelut...19 Eläinten tuottaminen ja välittäminen...20 Eläinten tilaaminen ja lähettäminen ohjeistetaan KEKSin kotisivuilla http://www.oulu.fi/keks/....20 Eläinten ylläpito ja hoito...20 Tutkimuksissa avustaminen...21 Koelupahallinto ja valvonta sekä lakisääteinen tilastointi ja raportointi...21 2
Eläinlääkintähuolto...22 Eläinlääkäri voi osallistua myös läänineläinlääkärin tekemiin valvontakiertoihin...22 Koulutus...22 Tutkijoiden kelpoisuuskoulutus...23 Koe-eläinkurssi laboratoriohenkilökunnalle...23 Täydennyskoulutus lääkäreille...23 Koe-eläintieteellinen tutkimus...23 Yhteistyö, sidosryhmät ja yhteiskunnallinen vuorovaikutus...24 Yhteistyö ja sidosryhmät Oulun yliopistossa ja yliopistollisessa sairaalassa...24 Kansallinen yhteistyö ja sidosryhmät...24 Koe-eläintoiminnan verkostot...24 Viranomaiset...24 Asiantuntijatehtävät...25 Yritykset...25 Kansainvälinen yhteistyö ja sidosryhmät...25 Ympäröivä yhteiskunta...25 LAADUNVARMISTUS JA ARVIOINTI...26 Henkilöstöä koskevat laadunvarmistuksen menettelytavat...26 Kehityskeskustelut...26 Koulutussuunnitelma ja osaamisen ylläpidon menettelytavat...26 Henkilöstön tyytyväisyys...26 KEKSin kehittämiskohteena on sisäinen henkilöstön tyytyväisyyden mittaamisen menetelmä....26 Toimintaa koskevat laadunvarmistuksen menettelytavat...26 Itsearviointi...27 KEKSin omat sisäiset auditoinnit...27 Johtokunnan arviointi...27 Asiakastyytyväisyys sekä sidosryhmien palaute...27 Ulkopuolinen laadunarviointi...28 Säteilyturvakeskus valvoo radioaktiivisten aineiden ja säteilylähteiden turvallista käyttöä KEKSissä...28 Vierailukäyntien palaute...28 Arvioinneista saadun tiedon hyödyntäminen...28 Toiminnan arvioinnin kehittämiskohteet...28 Tutkimuksen laadunvarmistuksen menettelytavat...28 Eläimiin liittyvä laadunvarmistus...29 Ympäristöolosuhteisiin liittyvä laadunvarmistus...29 Laitteisiin liittyvä laadunvarmistus...29 Tietojärjestelmien laadunvarmistus...29 KEKSin tutkimuksen laadunvarmistus...29 Koulutuksen laadunvarmistuksen menettelytavat...30 3
KOE-ELÄINKESKUKSEN TOIMINTA, VISIO JA ARVOT Oulun yliopiston yhdeksi painoalaksi on määritelty biotekniikan ja molekyylilääketieteen tutkimus. Eläinkokeet ja eläimistä saatavien kudosten käyttö kuuluvat tärkeänä osana painoalan tutkimukseen. Erillislaitoksena toimiva koe-eläinkeskus tuottaa keskitetysti koe-eläinpalveluita ja eläinkokeellisen tutkimuksen tukitoimintoja. Perustehtävät Koe-eläinkeskuksen (KEKS) tehtävä on koe-eläinten ja koe-eläinpalveluiden tuottaminen sekä tutkimusympäristön ja neuvonnan tarjoaminen eläinkokeellisessa toiminnassa. Koe-eläinkeskus ylläpitää korkealaatuisia eläimiä, joita sekä kasvatetaan itse että tilataan ulkopuolisilta toimittajilta asiakkaiden tilauksesta. KEKSin henkilökunta antaa käytännön apua ja neuvoo kaikissa eläinkokeisiin liittyvissä asioissa sekä osallistuu eläinkokeellisen toiminnan organisointiin Oulun yliopistossa. Tutkijoita autetaan eläinkokeiden suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä koulutetaan ja opastetaan henkilökohtaisesti käytännön toimenpiteissä. KEKSin henkilökunta suorittaa myös palvelututkimuksia. Eläinten hyvinvoinnista huolehtiminen koe-eläimen elämän kaikissa vaiheissa on tärkeä osa keskuksen toimintaa. Koe-eläinkeskuksen henkilökunta valvoo, että eläinkokeiden suorittaminen tapahtuu koe-eläintoimintaa koskevien lakien ja määräysten mukaisella tavalla ja huolehtii eläinten käyttöä koskevasta valvontakirjanpidosta. Koe-eläinkeskus järjestää koe-eläinten käyttöön liittyvää lakisääteistä koulutusta eläinkokeellista tutkimusta suorittaville tutkijoille ja opiskelijoille sekä laboratoriohenkilökunnalle. KEKS osallistuu eläintenhoitajien koulutukseen ja valmentaa heitä ammattitutkinnon ja erikoisammattitutkinnon näyttöihin. Koe-eläinkeskus jakaa asiallista tietoa eläinkokeista ja koe-eläintoiminnasta kiinnostuneille. Visio ja arvot Koe-eläinkeskuksen visiona on tarjota korkealaatuiset ja hyvinvoivat eläimet, palvelut ja olosuhteet eläinkokeelliseen tutkimukseen. Toiminnassa noudatetaan 3R-periaatteita (Reduction vähemmän, Refinement paremmin, Replacement korvaten) ja kaikkia eläinten hyvinvoinnin kehittämiseksi liittyviä toimia korostetaan. Koe-eläinkeskus pyrkii omalla koe-eläintieteellisellä tutkimuksellaan edistämään eläinten hyvinvointia ja tätä kautta kaiken eläinkokeellisen tutkimuksen laatua. Koe-eläinkeskus sitoutuu yliopiston toimintaa ohjaaviin arvoihin: yhteisöllisyys, edelläkävijyys ja kumppanuus. Näiden ohelle KEKS on määritellyt oman toimintansa arvoiksi eläinten hyvinvoinnin, henkilökunnan hyvinvoinnin ja keskinäisen yhteistyön sekä eettisen asiakaspalvelun. Lait ja asetukset Koe-eläintoimintaa koskeva lainsäädäntö: Eläinsuojelulaki (274/96) ja eläinsuojeluasetus (396/98) Laki koe-eläintoiminnasta (62/2006) 4
Maa- ja metsätalousministeriön asetus koe-eläintoiminnasta (36/2006) Asetus kokeellisiin ja muihin tieteellisiin tarkoituksiin käytettävien selkärankaisten eläinten suojelemiseksi tehdyn eurooppalaisen yleissopimuksen voimaansaattamisesta, no 85/90. Euroopan neuvoston yleissopimus on julkaistu Suomen säädöskokoelmassa no 1360/90 Euroopan Unionin direktiivi (86/609/ETY) kokeisiin ja muihin tieteellisiin tarkoituksiin käytettävien eläinten suojelua koskevien jäsenvaltioiden lakien, asetuksen ja hallinnollisten määräysten lähentämisestä Geenitekniikkalaki ja -asetus (377/95 ja 272/2006), muutettu 1.6.2000 (490/2000 laki geenitekniikkalain muuttamisesta ja asetus 491/2000) Organisaatio ja johtaminen KEKSin organisaatiokaavio Yliopiston hallitus Rehtori Koe-eläintoimintaa valvova johtokunta Koe-eläinkeskuksen johtaja Sihteeri Eläinlääkäri Tutkimusteknikko barrieriosaston lähiesimies Tutkimusteknikko konventionaaliosaston lähiesimies Suunnittelija Sairaanhoitaja Kokeellisen kirurgian osasto Eläintenhoitajat Eläintenhoitajat Välinehuoltaja Koe-eläinkeskuksen hallintoa hoitavat rehtorin asettama johtokunta ja johtaja. Erillisen laitoksen hallinto, johtokunnan tehtävät ja johtajan tehtävät kuvataan Oulun yliopiston johtosäännössä (http://www.hallinto.oulu.fi/yhallint/saados/johtosaanto.pdf). Koe-eläintoimintaa Oulun yliopistossa valvoo yliopiston hallituksen alainen johtokunta ja koeeläinkeskuksen johtaja. Tämä johtokunta toimii samalla koe-eläinkeskuksen johtokuntana. Johtokunnan tehtävät kuvataan Koe-eläintoiminnan johtosäännössä (http://www.hallinto.oulu.fi/yhallint/saados/koe-elaintoiminta.html) 5
Koe-eläinkeskuksen toiminnallisista tavoitteista, henkisten voimavarojen hallinnasta ja kehittämisestä, toiminnallisesta tehokkuudesta sekä voimavaroista sovitaan Oulun yliopiston ja koe-eläinkeskuksen välisissä vuosittain käytävissä tulossopimusneuvotteluissa. Johtaja valmistelee tulossopimusluonnoksen yhdessä KEKSin johtoryhmän kanssa ja viimeistelee luonnoksen yhdessä johtokunnan kanssa. KEKSissä toimii johtajan asettama johtoryhmä, joka suunnittelee, seuraa ja ohjaa päivittäistä toimintaa. Johtoryhmän jäseniä ovat johtaja, eläinlääkäri, suunnittelija sekä tutkimusteknikot (lähiesimiehet). Transgeenisten jyrsijöiden barrierin toimintaa seuraa ja kehittää barrierin johtoryhmä, jonka KEKSin johtokunta nimittää. Koe-eläinten tuottaminen ja ylläpitäminen sekä kokeellinen toiminta tapahtuu erillisissä koeeläinosasoissa, joiden toiminnasta ja henkilökunnasta vastaa yksikön lähiesimies. Oulun yliopistollisen sairaalan (OYS) kokeellisen kirurgian osaston toimintaa koordinoi sairaanhoitaja ja suunnittelija. Aineiden ja tarvikkeiden hankinta, eläinlähetykset, asiantuntija- ja tutkimuspalvelut sekä eläinlääkintähuolto hoidetaan KEKSin henkilökunnan toimenkuvissa esitettyjen vastuiden mukaisesti. Strategia Eläinkokeellisen tutkimuksen linjaus Koe-eläinkeskus nojautuu yliopiston strategiaan toimiessaan lääketieteen eri osa-alueiden, biotekniikan ja biologian tarvitsemia korkealaatuisia koe-eläimiä ja eläinkoepalveluita tuottavana tukipalveluyksikkönä. Koe-eläintoiminnan strategiset linjaukset seuraavat tutkijoiden ja tutkimuksen muutostarpeita, joista tietoa saadaan ja kerätään tutkijoiden ja ryhmien kanssa käytävissä neuvotteluissa sekä asiakaspalautteista. Näiden muutostarpeiden ohella koe-eläintoiminnassa huomioidaan alan kansallinen ja kansainvälinen kehittyminen ja suuntaukset, joita sovelletaan KEKSin toimintaan. Kehittymistä ja suuntauksia seurataan aktiivisesti toimimalla alan yhdistyksissä ja luomalla henkilökohtaisia verkostoja. Eläinten korkea mikrobiologinen laatu Korkealaatuisen eläinkokeellisen tutkimuksen perustana on koe-eläinten korkea mikrobiologinen laatu. Eläinten hyvä laatu turvataan KEKSissä seuraamalla mikrobiologista laatua terveystarkkailuilla, eristämällä eritasoiset eläimet toisistaan ja ennaltaehkäisemällä tartuntojen leviäminen eläinten, ihmisten ja välineiden kautta. Koe-eläinpalveluita tuottaa ammattitaitoinen ja monipuolista alan asiantuntemusta edustava henkilökunta, jolla on selkeät toimenkuvat ja yksilöllisesti määritetyt vastuut ja velvollisuudet. Tiedollisia ja taidollista lisätaitoja hankitaan osallistumalla sekä koe-eläinalan koulutustapahtumiin että tarvittavien tukitaitojen koulutukseen. Eettinen asiakaspalvelu ja hyvien käytäntöjen levittämisen malli Tärkeänä osana henkilökunnan elinikäistä oppimista on eläinten hyvinvointia lisäävien uusien tekniikoiden kehittymisen seuraaminen ja käyttöön ottaminen KEKSissä. Saavutettua tietoa ja taitoa käytetään apuna tutkijoiden avustamistehtävissä ja neuvottaessa tutkijoita toimenpiteiden suorittamisessa. Henkilökunta seuraa yhteiskunnallisia, lainsäädännöllisiä ja yleisen eettisen 6
ajattelutavan muutoksia ja tuo nämä uudet näkökohdat mukaan toimintaan. Refinement- ja reduction -periaatteiden aktiivinen toteuttaminen ja levittäminen Oulun yliopiston ja yliopistollisen sairaalan koe-eläintoimintaan kuuluu KEKSin hyvien käytäntöjen levittämisen malliin. KEKSin eettinen asiakaspalvelu sisältää ajatuksen, että asiakkaita palvellaan parhaalla mahdollisella tavalla siten, että samalla noudatetaan koe-eläintoiminnan eettisiä periaatteita ja autetaan myös asiakkaita toteuttamaan näitä eettisiä periaatteita eläinkokeellisessa työskentelyssä. KEKSin tarjoama koulutus ja lakisääteinen valvonta tukevat eettisen periaatteen noudattamista. Valvonta ja koe-eläintieteellinen opetus Koe-eläinlaitoksen lakisääteisiin tehtäviin kuuluu eläinkokeiden suorittamisen ja kokeita suorittavan henkilökunnan pätevyyksien valvonta. Eläinkokeita valvotaan seuraamalla ja auttamalla eläinkokeiden lupaehtojen toteuttamista käytännössä. Pätevyyden saavuttamiseksi KEKS järjestää vuosittain tutkijoille suunnatun kansainvälisiä ohjeistoja noudattavan koe-eläinkurssin. Kurssi järjestetään määrävuosin englanninkielisenä. Koetoimenpiteitä käytännössä suorittava henkilökunta voi hankkia pätevyyden suorittamalla KEKSin järjestämän laboratoriohenkilökunnan koe-eläinkurssin. KEKS pitää rekisteriä kurssin suorittaneista. Tutkimus KEKSin henkilökunta tekee omaa koe-eläintieteellistä tutkimusta, jonka tavoitteena on koe-eläinten hyvinvoinnin lisääminen. Tutkimustulosten avulla parannetaan eläinten ympäristöä ja kehitetään eläimille tehtäviä toimenpiteitä. Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Koe-eläinkeskus toimii aktiivisesti yhteiskunnallisena vaikuttajana eri sidosryhmiensä kautta. Henkilökunta on mukana sekä kansallisten että kansainvälisten alan järjestöjen ja yhteisöjen toiminnassa. Koe-eläinkeskukset Suomessa ovat tehokkaasti verkostoituneet. KEKS järjestää tutustumisvierailuja eläintiloihin ryhmille, jotka haluavat perehtyä koeeläintoimintaan. Henkilökunta antaa vierailijoille tietoa koe-eläinten käytöstä, eläinkokeita koskevasta lainsäädännöstä ja eläinkokeiden tarpeellisuudesta. KEKSissä voi suorittaa myös harjoitteluja koulujen työelämään tutustumisjaksoilla. KEKSin johtaja antaa tarvittaessa asiantuntijalausuntoja tiedotusvälineille, jotka voivat johtajan luvalla ja valvomana hankkia myös kuvamateriaalia eläintiloista. Laatupolitiikka Koe-eläinkeskus noudattaa yliopiston laatupolitiikkaa. Koe-eläinkeskuksen toiminta kuvataan laatukäsikirjassa Koe-eläinkeskuksen toiminnan kehittämisen malli, joka on yksikön johtamisen ja kehittämisen väline. Laadunhallinnan organisointi Koe-eläinkeskuksen laatujärjestelmästä vastaa KEKSin johtaja. Hänen apunaan laatuasioissa toimii laaturyhmä, johon kuuluvat KEKSin laatupäällikkö (eläinlääkäri), suunnittelija sekä eläinyksikköjen lähiesimiehet (tutkimusteknikot). Laatupäällikkö vastaa laatukäsikirjan kehittämisestä ja ylläpidosta sekä laatuasioiden koordinoinnista ja raportoinnista laitoksen johtajalle. Tutkimusteknikot (lähiesimiehet) vastaavat 7
yksikköjensä toiminnan laadusta. Suunnittelija vastaa yhdessä sairaanhoitajan kanssa OYSin kokeellisen kirurgian yksikön toiminnan laadusta. Vastuut ja valtuudet Koe-eläinkeskuksen johtaja johtaa ja kehittää koe-eläinkeskuksen toimintaa Oulun yliopiston johtosäännön ja koe-eläintoiminnan johtosäännön sekä koe-eläintoiminnan johtokunnan antamilla valtuuksilla. Koe-eläinkeskuksen johtaja jakaa edelleen vastuut ja valtuudet KEKSin henkilökunnalle. Jokainen työntekijä vastaa tekemästään työstä ja on velvollinen hoitamaan tehtävänsä parhaalla mahdollisella tavalla. Jokainen vastaa myös oman työnsä siirtymisestä työn vastaanottajalle niin, että työn kokonaisuus jatkuu saumattomasti ja hyvänlaatuisena. Jokaisen henkilön vastuualueet kuvataan työnkuvassa, jonka työntekijä ja esimies allekirjoituksellaan vahvistavat vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa. Samalla henkilö saa myös valtuudet tehtävänsä hoitamiseen. Kokouskäytännöt Koe-eläinkeskuksessa pidetään säännöllisesti johtajan kutsumana laitoskokouksia, joihin osallistuu koko henkilökunta. Laitoskokouksissa käsitellään toimintaan ja henkilöstöön liittyviä asioita. Kokouksissa sovitaan vuosittain sisäisen toiminnan tavoitteista ja tarkastellaan edellisen kauden tavoitteiden toteutumista. Laitoskokousten yhteydessä voidaan järjestää koulutusta. Osastoilla järjestetään lähiesimiehen kutsumana osastokokouksia, joissa käsitellään kyseisen osaston käytäntöihin ja henkilöstöön liittyviä asioita. Osastokokouksiin osallistuu osaston henkilökunta ja johtaja. Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti johtajan kokoon kutsumana. Kokouksissa käsitellään KEKSin toimintaan, henkilöstöhallintoon ja talouteen liittyviä asioita. Laatua koskevat asia käsitellään ensisijaisesti laaturyhmän kokouksissa, joiden kokoonkutsujana on KEKSin laatupäällikkö. Kokouksiin voi osallistua tarvittaessa myös muuta henkilökuntaa. Koko henkilökunnan kanssa laatuasioita käsitellään laitoskokouksissa tai osastokokouksissa. Kokouksissa on puheenjohtaja ja sihteeri, jotka laativat kokouksen asialistan. Sihteeri kirjoittaa kokouksesta muistion. Asialista ja muistio ovat luettavissa KEKSin intranettikansiossa. Raportointi johtajalle Koe-eläinkeskuksen johtaja saa laatua koskevaa tietoa henkilökunnalta laitoskokouksissa, osastokokouksissa, johtoryhmän kokouksissa sekä laaturyhmän kokouksissa joko osallistumalla itse kokouksiin tai lukemalla kokousmuistiot. Laatupäällikkö laatii laatukäsikirjan pohjalta puolivuosittain kirjallisen raportin havaituista puutteista ja poikkeamista sekä ehdotuksen ongelmien ratkaisemiseksi. Raportti käsitellään laaturyhmässä ja eläinyksiköiden lähiesimiehet vievät päätökset toimintaan. Raportointi johtajalle suoritetaan puolivuosittain laaturyhmän tai johtoryhmän kokouksessa, jossa laatupäällikkö raportoi auditoinneissa tehdyistä havainnoista, kehittämiskohteista ja suoritetuista korjaustoimenpiteistä. 8
Työhyvinvoinnin johtaminen Henkilökunnan työhyvinvointiin vaikuttavat keskeisesti tehtävien oikeudenmukainen jakautuminen, selkeiden toimenkuvien ja vastuiden määrittäminen sekä riittävä koulutus ja perehdytys tehtäviin. Näiden tavoitteiden toteutumisesta johtaja saa parhaiten tietoa henkilökunnan kanssa vuosittain käytävistä kehitys- ja palautekeskusteluista. Henkilökohtaisilla koulutussuunnitelmilla lisätään myös henkilökunnan motivaatiota ja sitoutuneisuutta työhön. Henkilökunnan yhteisöllisyyttä kehitetään virkistyspäivillä, yhteisillä koulutus- ja kokoustilaisuuksilla sekä toimintaa ohjaavilla yhteisillä arvoilla, joista keskustellaan vuosittain laitoskokouksessa. Toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja seuranta Koe-eläinkeskuksen toiminnan suunnittelua ja kehittämistä ohjaavat tutkijoiden tarpeet koeeläinpalveluiden suhteen, eläinkokeita koskevat viranomaismääräykset, alalla tapahtuva yleinen kehitys ja yliopiston koe-eläinkeskuksen toimintaan osoittamat resurssit. KEKS kerää toiminnastaan monipuolista tietoa, jota käytetään toiminnan kehittämisessä. Alalla tapahtuvaa kansainvälistä kehitystä seurataan alan julkaisuista ja koe-eläinalan kokouksista sekä osallistumalla kansallisen ja kansainvälisen asiantuntijaverkoston toimintaan. Toiminnan kehittämisessä kiinnitetään erityistä huomiota eläinkokeellisen tutkimuksen laadun ja koe-eläinten hyvinvoinnin lisäämiseen. Uudet hoitomenetelmät, -välineet ja -koetekniikat, joiden on osoitettu lisäävän eläinten hyvinvointia ja parantavan tutkimuksen laatua, otetaan käyttöön mahdollisimman nopeasti. Näiden menetelmien tuominen edelleen tutkijoiden käyttöön on osana KEKSin hyvien käytäntöjen levittämisen mallia. Toiminnan suunnittelu Koe-eläinkeskus arvioi vuosittain tutkimuksissa käytettävien eläinten lajikohtaiset määrät ja tilatarpeet. Arvio tehdään eläinten tuotanto-, hankinta- ja käyttötilastojen perusteella. Hoitotarvikkeiden ja -kalusteiden hankintatarve arvioidaan eläinmäärien perusteella, samoin arvioidaan hoitohenkilökunnan riittävyys. Palvelujen hinnoittelun perusteena on arvio eläinten hoitopäivien vuosittaisesta määrästä. Uusien palvelujen kehittäminen suunnitellaan yhteistyössä palvelua tarvitsevan tutkimusryhmän kanssa. KEKS selvittää tarvittavien eläinten tilojen ja hoitovälineiden sekä laitteiden saatavuuden, toimintaa koskevat viranomaismääräykset ja koe-eläinpalvelutoimintaan liittyvät henkilöstö- ja koulutustarpeet sekä tekee suunnitelman ja laskelman uuden palvelun pystyttämisen aiheuttamista kustannuksista ja aikataulusta. KEKS laatii vuosittain toiminnan tulo- ja menoarvion edellisen vuoden taloussuunnitelman ja tuloksen pohjalta. Toiminnan seuranta ja mittarit Koe-eläinkeskuksen toiminnan mittareina käytetään eläinkirjanpidosta (WinKEKS) saatavia tilastoja KEKSissä tuotetuista ja ulkopuolelta saapuneista eläimistä sekä eläinten lajikohtaisista käyttömääristä eläinkokeissa ja muussa tutkimuksessa. Lisäksi ohjelman avulla saadaan tilastot eläinkoelupien ja käyttöilmoitusten määristä sekä suoritettujen toimenpidepalveluiden ja eläimiä käyttävien tutkijoiden määristä. Barrieriosastolla seurataan kuukausittain eläinten ja 9
hoitohenkilökunnan määrien suhdelukua. Geenimuunneltujen eläinkantojen määrää seurataan ja tilastoidaan gm-rekisterin avulla. Eläintilojen olosuhteita valvotaan keräämällä tietoa huoneiden lämpötiloista ja suhteellisesta kosteudesta. Eläinten mikrobiologista laatua valvotaan kolme kertaa vuodessa eri yksiköiden eläimistä otettavien terveystarkkailunäytteiden avulla. Terveystarkkailu toteutetaan terveystarkkailuohjeistossa kuvatulla tavalla. Tarkkailun tulokset julkaistaan KEKSin kotisivuilla. KEKSin taloutta: menoja, tuloja ja määrärahan riittävyyttä seurataan kuukausittain laadittavista kirjanpitoraporteista. KEKSin suorittamista maksullisen palvelutoiminnan tutkimuspalveluista ja asiakkaista pidetään kirjaa. Henkilökunta on sähköisessä työajanseurannassa. Henkilökunnan hyvinvoinnista saadaan tietoa suoralla palautteella kokouksissa, kehitys- ja palautekeskustelujen avulla, henkilöstökyselyillä sekä poissaolojen perusteella. Asiakastyytyväisyyttä mitataan KEKSin kotisivuilla olevaan palautelaatikkoon jätettävän palautteen perusteella sekä kohdennetusti järjestettävien asiakaspalautekyselyiden avulla. VOIMAVARAT Henkilöstö Henkilöstön palkkaamisessa noudatetaan yliopiston yleisiä ohjeita ja toimialakohtaisia työehtosopimuksia. Työsopimussuhteisten tehtävien perustamisessa, lakkauttamisessa ja työjärjestelyissä sekä tehtävien haettavaksi julistamisessa noudatetaan yliopiston yleisiä ohjeita. Vakituisten tehtävien täyttämisessä noudatetaan yliopiston yleisiä ohjeita sekä koe-eläintoiminnan johtosääntöä. Rekrytointi Koe-eläinkeskuksen henkilöstötarpeita käsitellään johtoryhmän kokouksissa sekä johtajan ja lähiesimiesten kokouksissa. Koe-eläinkeskus päättää tarvittavien sijaisten ja muun määräaikaisen henkilöstön rekrytoinnista ja tekee esityksen yliopiston hallintovirastolle. Erityiset pätevyysvaatimukset Laki koe-eläintoiminnasta (62/2006) määrittelee koe-eläintoimintaa harjoittavan henkilökunnan pätevyysvaatimukset, joita noudatetaan uuden henkilökunnan rekrytoinnissa. Koe-eläintoiminnasta vastaavan henkilön tulee olla perehtynyt eläinkokeelliseen tutkimustoimintaan ja sen harjoittamista koskeviin lainsäädännöllisiin ja tieteellisiin vaatimuksiin. Koe-eläinhoitajalla tulee olla suoritettuna eläintenhoitajan ammattitutkinto tai vastaavat käytännön tiedot ja taidot laitoksessa pidettävien eläinten hoitamiseen ja käsittelyyn. Koe-eläimiä käyttävän laitoksen eläinlääkärillä on oltava lain 10 :ssä tarkoitettu kelpoisuus suorittaa eläinkokeita, tutkinnon lisäksi suoritettu koe-eläinkurssi. Maa- ja metsätalousministeriön asetuksella voidaan antaa tarkempia säännöksiä koe-eläinlaitoksen henkilöstön pätevyydestä ja henkilöstön tehtävistä koe-eläinlaitoksissa. KEKSin työntekijällä on mahdollisuus pätevöityä työtehtäviinsä koe-eläinlain edellyttämällä tavalla työnteon yhteydessä. Johtaja arvioi uuden työntekijän pätevyyden tehtäviin. 10
Tehtäviin perehdyttäminen ja ohjaus Koe-eläinkeskukseen rekrytoidut henkilöt perehdytetään tehtäviinsä työsuhteen alussa. Yleisen perehdytyksen suorittaa tutkimusteknikko (lähiesimies), suunnittelija tai näiden valtuuttama tukihenkilö. Perehdytyslomakkeelle on listattu työyhteisöä ja työsuhdetta koskevat yleiset asiat, jotka käydään läpi perehdytyksen yhteydessä. Henkilökunta Lähiesimies tai hänen valtuuttamansa tukihenkilöt opastavat uuden työntekijän, sijaisen tai harjoittelijan käytännön työhön tehtäväkohtaisen asialistan mukaisesti. Suoritettu opastus kirjataan henkilökohtaiseen työhönperehdytyskorttiin. Vakituisella henkilökunnalla on lisäksi henkilökohtainen koulutuskortti, johon kirjataan kaikki koulutus- ja opetustapahtumat. Henkilökunnan työhönperehdytyslomake ja koulutuskortti ovat valmisteilla. Tutkijat Koe-eläinkeskuksen tilat ovat lukittuja, ja koe-eläimiä käyttävät tutkijat ja tutkimusryhmän jäsenet voivat hakea henkilökohtaisen kulkuoikeuden. KEKSin kulkuoikeuksia ylläpitää suunnittelija, joka voi myöntää oikeuden, kun hakija on saanut perehdytyksen KEKSin toimintaan ja toimintaohjeisiin. Perehdytyksen kulunvalvontaan suorittaa suunnittelija ja perehdytyksen muuhun toimintaan kunkin yksikön lähiesimies tai hänen valtuuttamansa työntekijä. Tutkijoiden perehdytyslomake on valmisteilla. Toimenkuvat ja niihin sisältyvät vastuut, valtuudet ja velvollisuudet Johtaja tai lähiesimies, jonka alaisuuteen uusi työntekijä palkataan, laatii vakituiseen työsuhteeseen tulevalle henkilölle kirjallisen toimenkuvan. Toimenkuvan tarkoituksena on selventää henkilön työtehtäviä, vastuuta ja asemaa organisaatiossa. Toimenkuva kirjataan HR- Personec -järjestelmään ja tarkistetaan vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. Henkilökunnan ammattitaito, täydennyskoulutus ja elinikäinen oppiminen Henkilökunnan hyvä ammattitaito ja sen kehittäminen ovat KEKSin toiminnan laadussa keskeisiä asioita. Riittävän perehdytyksen ja työnohjauksen lisäksi henkilökunnalle järjestetään ammatillista täydennyskoulutusta. Johtajan vastuulla on ennakoida koe-eläintoimintaan kohdistuvia uusia vaatimuksia ja kehittää henkilökunnan ammattitaitoa ja jatkokoulutusta niiden edellyttämällä tavalla. Henkilökunnan ammatillisen lisäkoulutuksen tarve ja halukkuus kartoitetaan vuosittain kehityskeskusteluissa, joiden pohjalta johtoryhmä tekee henkilökunnan koulutussuunnitelman, jossa otetaan huomioon yksilölliset ja työyhteisön tarpeet. Ammatillinen ja tieteellinen jatkokoulutus KEKSissä on mahdollisuus ammatilliseen ja tieteelliseen jatkokoulutukseen työn ohella. Eläintenhoitajaksi pyrkivä työntekijä voi suorittaa eläintenhoitajan ammattitutkinnon, osaamisalana koe-eläinten hoito. Koe-eläinhoitajan (yleensä nimikkeellä laboratoriomestari) vakituinen työsopimus edellyttää yleensä suoritettua eläintenhoitajan ammattitutkintoa (koe-eläintenhoitajan osaamisala) tai poikkeuksellisesti tutkinnon suorittamiseen sitoutumista. Työssään edistynyt koeeläinhoitaja voi suorittaa KEKSissä työnsä ohella koe-eläintenhoitajan erikoisammattitutkinnon. Akateemisen henkilökunnan jatko-opintoja koe-eläintieteen alalla suositellaan, kuten Master of Laboratory Animal Science (FELASAn D-kategoria), koe-eläinlääketieteen erikoiseläinlääkäri (dipeclam) sekä tohtorin tutkinto. 11
Täydennyskoulutus ja elinikäinen oppiminen Henkilökunnan täydennyskoulutusta järjestetään KEKSin sisäisenä koulutuksena tai yhteistyössä muiden koe-eläinkeskusten, esim. Kuopion yliopiston valtakunnallisen koe-eläinkeskuksen kanssa. Koulutusta hankitaan myös koe-eläinalan koti- ja ulkomaisista seminaareista, kursseilta ja kongresseista sekä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen järjestämästä täydennyskoulutuksesta ja luennoilta. Lisäksi henkilökunnalle järjestetään mahdollisuuksien mukaan työpaikkavierailuja muihin koe-eläintoimintaa harjoittaviin laitoksiin. Henkilöstökoulutus Oulun yliopisto järjestää henkilökunnalleen koulutusta, johon voi hakeutua itse. Koulutukseen osallistumisesta sovitaan lähiesimiehen ja johtajan kanssa. Osa yliopiston järjestämästä koulutuksesta pyritään sopimaan erikseen KEKSin henkilökunnalle kohdennettavana. Henkilökunnan hyvinvointi Koe-eläinkeskuksessa pyritään hyvään henkilöstöjohtamiseen, jolla on keskeinen merkitys henkilökunnan hyvinvoinnille. KEKSin esimiehet kehittävät osaamistaan henkilöstöltä saatavan palautteen avulla sekä osallistumalla aktiivisesti yliopiston tai ulkopuolisen tahon tarjoamaan esimies- ja johtamiskoulutukseen. Työterveyshuolto Oulun yliopisto on tehnyt sopimuksen työterveyshuollosta Suomen Terveystalo Oy:n kanssa. Työterveyshuollosta vastaavan työterveyslääkärin ja -hoitajan kanssa KEKSin henkilökunnalle on laadittu työterveyssuunnitelma, jossa otetaan huomioon erityisesti eläintenhoitotyön aiheuttamat terveydelliset riskitekijät. OYSin henkilökunnan työterveyshuollosta ja -selvityksistä vastaa ODL Terveys. Työsuojelu Koe-eläinkeskus kuuluu Oulun yliopiston työsuojeluorganisaatioon ja KEKSin työsuojeluvaltuutettuna toimii lääketieteellisen tiedekunnan työsuojeluvaltuutettu (Työpaikka 1). KEKSin työsuojeluasiamies on tutkimusteknikko Tuula Mäkinen. Koe-eläinkeskuksen toiminnassa ja työohjeissa kiinnitetään erityistä huomiota eläinpölyltä suojautumiseen. Eläinperäiset allergiat ovat suurin ammattitautiriski koe-eläinkeskuksessa. Henkilökunnan altistumista eläinpölylle vähennetään tilojen ilmastointi- ja kulkujärjestelyillä sekä käyttämällä eläintiloissa suojavaatetusta. Myös KEKSissä työskenteleviltä tutkijoilta sekä muilta työntekijöiltä edellytetään suojavaatetuksen käyttämistä. Koe-eläinkeskus on myös laatinut lakisääteisen mikrobiologisen riskinarvioinnin, joka perustuu valtioneuvoston päätökseen no 1155 työntekijöiden suojelemisesta työhön liittyvältä biologisten tekijöiden aiheuttamalta vaaralta sekä sosiaali- ja terveysministeriön päätökseen no 229 biologisten tekijöiden luokituksesta. Riskinarviointi on KEKSin kotisivuilla. Lisäksi työskentelyä gmeläinten kanssa ohjeistetaan erikseen, mikäli gm-eläinten valmistamisessa on käytetty virusvektoreita, jotka voivat aiheuttaa levitessään riskiä ihmisen terveydelle. Työterveyshuolto kiinnittää tekemissään työpaikkatarkastuksissa erityistä huomiota eläintenhoitajien ja välinehuoltajien työn fyysiseen kuormittavuuteen, jonka aiheuttamia sairauksia henkilökunnalle pyritään välttämään oikeilla työvälineillä ja hyvällä ergonomialla. Työterveyshuolto ohjeistaa myös muuta henkilökuntaa ergonomisiin työskentelytapoihin. Työkyvyn ylläpito ja virkistystoiminta Koe-eläinkeskuksen henkilökunta järjestää yksikkökohtaisia tai koko henkilökunnan yhteisiä virkistyspäivätapahtumia, joiden avulla pyritään lisäämään henkilökunnan yhteisöllisyyttä. Tilaisuuksiin osallistuminen on vapaaehtoista. 12
Yliopisto tarjoaa henkilökunnalleen erilaisia liikuntapalveluita ja järjestää työkyvyn ylläpitämiseen tähtäävää toimintaa, johon koe-eläinkeskuksen henkilökunta voi halutessaan osallistua (http://www.hallinto.oulu.fi/optsto/liikunta/liikunta.htm). Yliopiston kulttuuritoimikunta puolestaan järjestää mahdollisuuden osallistua erilaisiin kulttuuritapahtumiin (http://www.oulu.fi/kulttuuri/). Henkilöstön palkitseminen Oulun yliopiston yksiköt voivat tehdä ehdotuksia Oulun yliopiston jakamien tunnustuspalkintojen saajiksi. Tunnustuspalkintoja ovat mm. opetuksen ja tutkimuksen tukihenkilön palkinto, hyvän esimiehen palkinto, hyvän työtiimin palkinto, tunnustuspalkinto hyvästä yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän hoitamisesta ja kansainvälistymispalkinto. Koe-eläinkeskuksen vuoden 2010 kehittämiskohteena on sisäinen palkitsemiskäytäntö. Talous Koe-eläinkeskuksen toiminta rahoitetaan yliopiston toimintarahalla ja koe-eläinpalveluista kerätyillä tuloilla. Kokeellisen kirurgian osaston toimintaa rahoittaa Oulun yliopistollinen sairaala. Talousarvion laatiminen Koe-eläinkeskuksen talousarvion laatimisessa noudatetaan yliopiston yleisiä ohjeita. KEKSin johtaja ja suunnittelija laativat vuosittain talousarvion. Talousarvio perustuu yliopistolta saatavaan toimintarahoitukseen sekä arvioon koe-eläinpalveluista saatavista tuloista ja toiminnan menoista. Talousarvio esitetään koe-eläintoiminnan johtokunnalle, joka päättää palveluiden hinnoittelusta. Kokeellisen kirurgian osaston talousarvion laatii suunnittelija ja johtaja ja hyväksyy kokeellisen kirurgian tulosyksikön johtaja. Hinnoittelu ja kustannuslaskenta Koe-eläinkeskuksen johtajan ja suunnittelijan laatimassa talousarviossa arvioidaan vuosittain toiminnasta aiheutuvat palkka-, toiminta- ja investointikustannukset. Yliopiston perusrahoitus kattaa osan palkkakustannuksista ja vuokrakulut. Loput palkkakustannuksista sekä muut kustannukset katetaan laskuttamalla koe-eläinpalveluiden käyttäjiä. Osa tarvittavista laite- ja hoitovälineinvestoinneista otetaan huomioon päivähoitohinnoissa viiden vuoden kuoletusajan mukaisesti. Laskutusperusteena on eläinlajikohtainen hoitopäivämaksu, joka sisältää hoidossa tarvittavat materiaali- ja työkustannukset. Lisäksi käyttäjiä laskutetaan eläimille suoritetuista toimenpiteistä, palveluista ja tutkimukseen luovutetuista nukutus-, kivunpoisto ja muista lääkeaineista. Oulun yliopiston ja yliopistollisen sairaalan tutkijat ovat KEKSin sisäisiä asiakkaita, jotka maksavat palveluista sisäisen hinnan mukaan. Ulkopuolisilta asiakkailta peritään kaksinkertainen hinta kaikista koe-eläinpalveluista. Kaikkiin Oulun yliopiston ulkopuolelta maksettaviin laskuihin lisätään hallinnon näistä laskuista perimä 15 % hallintokulu sekä arvonlisävero. Koe-eläinkeskukselta tilatut palvelututkimukset hinnoitellaan erikseen ja niistä tehdään kokonaistarjous asiakkaalle. Laskutus Koe-eläinkeskuksella on sähköiseen eläinkirjanpitoon WinKEKSiin perustuva laskutusjärjestelmä, josta saadaan eläinkoelupakohtaiset kustannusraportit halutulta aikaväliltä eläinten hoitopäivistä, eläimistä, suoritetuista toimenpiteistä ja materiaalikuluista. Kustannusraportti toimii laskuerittelynä, joka liitetään AdeEkossa tehtyyn laskuun. 13
Talouden seuranta Johtaja ja suunnittelija seuraavat KEKSin taloutta toimistosihteerin kuukausittain laatiman KEKSin sisäisen taloudenseurannan yhteenvedon perusteella. Infrastruktuuri Tilat Laki koe-eläintoiminnasta 62/2006 edellyttää, että kaikilla koe-eläintoimintaa harjoittavilla laitoksilla on viranomaisen myöntämä lupa. Koe-eläinkeskuksen laitoslupa käsittää kaikki Oulun yliopiston Kontinkankaan kampuksella olevat tilat, joissa harjoitetaan eläinkokeellista toimintaa. Lisäksi KEKSin laitoslupa käsittää biokemian laitoksen yhteydessä olevan eläinosaston luvat. Biologian laitoksella on oma laitoslupansa. Koe-eläinkeskuksen hallinnassa olevat koe-eläintilat on suunniteltu jyrsijöiden tuottamiseen sekä jyrsijöiden, kanien, sikojen ja lampaiden ylläpitämiseen ja kokeelliseen käyttöön. Konventionaalitilat Koe-eläinkeskuksen tilat on pääsääntöisesti keskitetty yhdeksi kokonaisuudeksi lääketieteellisen tiedekunnan rakennusten yhteyteen Kontinkankaalle. Koe-eläinkeskuksen johtoryhmän ja toimistohenkilökunnan tilat sekä konventionaaliosastolla työskentelevän henkilökunnan sosiaalitilat sijaitsevat koe-eläinkeskuksen 1.kerroksessa. Konventionaaliset eläintilat sijaitsevat KEKSin kellarikerroksessa. Osastolla ylläpidetään hiiriä, rottia, kaniineja sekä isoja koe-eläimiä ennen kokeita ja kokeiden aikana. Tilat jakautuvat kahteen käytävään, joilla on yhteinen kuivikkeiden tyhjennyspiste sekä välinehuolto. Tiloissa on varastotilat materiaalien säilyttämistä varten. Tiloissa on myös kolme laboratoriohuonetta, joissa on mahdollista tehdä kokeiden toimenpiteitä tai käsitellä näytteitä. Konventionaalitilojen yhteydessä on rottien tuottamiseen tarkoitettu barrieriosasto, jonne sisäänkäynti on erillisen sulun kautta. Isojen koe-eläinten (sika ja lammas) ylläpitämiseen on oma tilakokonaisuus. Lisäksi tiloissa on erillissululla varustettu eristysosasto, jota voidaan käyttää karanteeniosastona työskennellessä sellaisten eläinten kanssa, jotka eivät täytä KEKSin mikrobiologisia laatuvaatimuksia. Eristysosastolla on oma välinehuoltohuone sekä laboratoriohuone. Transgeenisten jyrsijöiden barrieri Transgeenisten jyrsijöiden barrieri sijaitsee KEKSin 1.5 kerroksessa. Barrierissa tuotetaan ja ylläpidetään sekä peruskantojen että geenimuunneltuja hiiriä. Barrierissa on oma välinehuolto ja laboratoriotilat sekä varastotilat. Henkilökunnan sosiaalitilat sijaitsevat varsinaisen barrierin ulkopuolella ns. barrierin etutiloissa. Kokeellisen kirurgian yksikkö Kokeellisen kirurgian yksikkö sijaitsee KEKSin 2. kerroksessa. Tiloissa on kaksi leikkaussalia, välinehuoltotila sekä röntgenosasto ja varastotilaa. Yksikön sairaanhoitajan toimistohuone on myös tiloissa. Farmakologian kokeellinen osasto Farmakologian kokeellisen osaston tilat sijaitsevat KEKSin ulkopuolella ja tiloista vastaa farmakologian ja toksikologian laitos. Tilat ovat KEKSin laitosluvan alla ja KEKS valvoo, että siellä suoritettavilla eläinkokeilla on asianmukaiset luvat voimassa ja että kokeet tehdään lupaehtojen mukaisella tavalla. 14
Biokemian laitoksen eläinosasto Biokemian laitoksen eläinosasto on Linnanmaalla sijaitseva itsenäinen koe-eläinyksikkö, jossa on eläinhuoneet hiirien ylläpitämistä ja kokeiden suorittamista varten. Tiloissa on oma välinehuolto ja varastotilat. Koivikon lampola Koe-eläinkeskuksen ulkopuolella sijaitsevassa Koivikon tilan lampolassa on karsinoita ja laidun koelampaiden ylläpitämiseen. Yksikössä ei ole toimenpidetiloja. Tilojen käyttökelpoisuuden seuranta ja ylläpito Koe-eläinkeskuksen johtaja vastaa siitä, että eläintilat ja hoitovälineet ovat ylläpidettäville eläinlajeille tarkoituksenmukaisia ja vastaavat lainsäädännöllisiä vaatimuksia. Eläintilojen ympäristöolosuhteita säädellään koneellisesti siten, että huoneen lämpötila ja ilman suhteellinen kosteus pysyvät annettujen raja-arvojen sisällä. Rakennuksen kiinteistöhuolto vastaa ilmastointilaitteiden toimivuudesta ja vaadittujen olosuhteiden ylläpidosta yksikössä. Eläintenhoitaja tarkkailee ja kirjaa päivittäin vastuullaan olevien huoneiden lämpötila- ja kosteusarvot ja raportoi muutoksista välittömästi esimiehelleen. Tiloihin pääsy ja kulunvalvonta Koe-eläinkeskus hallinnoi KEKSin ja biokemian osaston kulkuoikeuksia. Farmakologian osaston ja Koivikon lampolan tilojen kulunvalvonnasta vastaa kyseinen osasto. Koe-eläinkeskuksen eläintilat pidetään aina lukittuina ja tiloissa on elektroninen kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmä. Eläintiloissa työskentely edellyttää tutkijalta henkilökohtaista kulkuoikeutta, jonka hän saa perehdyttyään kyseisen eläinyksikön toimintaohjeisiin. Perehdyttäminen on kuvattu kohdassa tehtäviin perehdyttäminen ja ohjaus. Johtaja tai suunnittelija voi evätä kulkuoikeuden henkilöltä, joka ei noudata annettuja toimintaohjeita. Kulkuoikeudet tarkastetaan puolivuosittain. Jos tutkijalla ei ole ollut käyntejä eläintiloissa puoleen vuoteen, hänen avaimestaan poistetaan pääsy koe-eläintiloihin. Vierailijat Vierailija on henkilö, jolla ei ole kulkuoikeutta ja/tai jota ei ole perehdytetty tiloihin, kuten esim. laitteiden huoltaja, tarkastaja tai tutustumiskäynnillä oleva henkilö. Vierailija liikkuu eläintiloissa aina koe-eläinkeskuksen henkilökunnan vastuulla. Kulkuoikeuden saanut tutkija voi koe-eläinkeskuksen johtajan ja eläinlääkärin luvalla tuoda mukanaan vierailijoita, jotka tulevat ammatillisista tai koulutuksellisista syistä seuraamaan tutkimusta. Tilavaraukset Koe-eläinkeskuksessa erikseen varattavia tiloja ovat eläinyksiköissä olevat toimenpidehuoneet. Kussakin varattavassa huoneessa on varauskirja, johon tutkija itse tai KEKSin henkilökunta merkitsee varausajan. Kokeellisen kirurgian leikkaussalitilojen varauksia ja käyttöä organisoi sairaanhoitaja. 15
Turvallisuus ja ympäristö Koe-eläinkeskuksen toiminnassa pyritään aktiivisesti tunnistamaan, arvioimaan ja hallitsemaan erilaisia toiminnan riskitekijöitä. Koe-eläinkeskuksen kulunvalvonnan avulla pyritään estämään asiattomien henkilöiden pääsy tiloihin. Koe-eläinkeskuksen kulunvalvontaa ja kulkuoikeuksia kuvataan kohdassa tiloihin pääsy ja kulunvalvonta. KEKSin ovilla on myös nauhoittavat valvontakamerat. Yliopiston Tilapalvelut hoitaa keskitetysti kiinteistöjen toimitilaturvallisuuteen kuuluvat asiat. Turvallisuuteen liittyviä koko henkilökuntaa koskevia ohjeita esitetään yliopiston sivuilla: http://www.oulu.fi/hallinto/intra/turvallisuus/dokumentit/index.htm. Tulipalo- ja muut vaaratilanteet sekä pelastussuunnitelma Koe-eläinkeskus kuuluu lääketieteen kampuksen pelastussuunnitelmaan. Toimenpiteet tulipalon tai muun kriisitilanteen sattuessa ohjeistetaan suunnitelmassa ja yliopiston sivuilla http://www.oulu.fi/hallinto/intra/turvallisuus/dokumentit/paloturva.htm KEKSin henkilökunta on perehtynyt pelastussuunnitelmaan, joka on nähtävillä kussakin yksikössä. Lisäksi KEKSillä on oma pelastussuunnitelma mm. tulipalon varalta. Ympäristöriskejä aiheuttavat gm-eläimet Työskentelyssä gm-eläinten kanssa noudatetaan geenitekniikkalakia ja -asetusta sekä geenitekniikanlautakunnan antamia erillisiä ohjeita. Työskentely eläintiloissa ohjeistetaan erikseen, mikäli eläinten valmistamisessa on käytetty sellaisia virusvektoreita, jotka voivat aiheuttaa levitessään riskejä ihmisille, eläimille tai ympäristölle. http://www.geenitekniikanlautakunta.fi/lomakkeet.html Jätehuolto Jätehuollossa noudatetaan yliopiston yleisiä ohjeita. Erityisesti kiinnitetään huomiota jätteen lajitteluun uudelleenkäyttöä varten. http://www.oulu.fi/hallinto/intra/talous/toimitila/dokumentit/ymparisto/ymparisto.htm http://www.oulu.fi/hallinto/intra/talous/toimitila/dokumentit/ymparisto/ymparistopolitiikka.htm Koe-eläinten hävittämistä koskee sivutuoteasetus, jossa koe-eläimet luokitellaan ongelmajätelaitoksessa hävitettäväksi luokan 1 jätteeksi. Jyrsijöiden ja kanien raadot toimitetaan erillisen sopimuksen mukaan KEKSistä pakastettuina Oulun Seudun Teurastamopalvelut Oy:n jätekonttiin, jonka tyhjentämisestä ja raatojen edelleen toimittamisesta ongelmajätelaitokseen teurastamo vastaa. Lampaiden raadot noutaa kuljetusliike Lauhaluoma Ky erillisen sopimuksen mukaan ja toimittaa raadot käsiteltäväksi Honkajoki Oy:n eläinjätteen käsittelylaitokseen. Koeeläinten raatojen hävittämisestä sopivat tutkimusteknikot ja sairaanhoitaja oman osastonsa osalta. Kuivikejäte kerätään KEKSin jätekonttiin, jonka tyhjennyksestä ja toimittamisesta kompostoitavaksi vastaa Haurun jätekuljetus. Laboratoriojätteen käsittely kuvataan sivulla 18. Hankintamenettely Koe-eläinkeskus hankkii tarpeellisen määrän eläinten hoitovälineistöä ja yleiseen käyttöön tulevaa tutkimusvälineistöä, mikäli sille on laaja käyttötarve eläintiloissa. Suppeaan käyttöön tulevien tutkimusvälineiden ja kalliiden tutkimuslaitteiden hankinnasta vastaavat tutkimusryhmät itse. Laitteiden sijoittamisesta KEKSiin ja niiden huoltovastuusta sovitaan johtajan ja suunnittelijan kanssa. Hankinnoissa noudatetaan yliopiston hankintajohtosääntöä ja ohjeita http://www.oulu.fi/hallinto/intra/talous/toimitila/hankinnat/saadokset_ohjeet.htm 16
Tilaukset, tavaran vastaanotto, laskun maksu ja tarvikkeiden säilytys sekä luovutus Koe-eläinkeskuksen toimistosihteeri tilaa keskitetysti toimistotarvikkeet. Yksiköiden tutkimusteknikot huolehtivat eläinten sekä eläinten ylläpidossa tarvittavien rehujen, kuivikkeiden ja muun materiaalin tilauksista. Tarvikkeiden tai eläinten vastaanottaja kuittaa toimituksen vastaanotetuksi. Tilaaja tarkistaa lähetyksen ja toimittaa lähetyslistan koe-eläinkeskuksen toimistoon. Toimistosihteeri varmentaa laskun oikeellisuuden lähetyslistan perusteella. Kalusteet ja laitteet Koe-eläinkeskuksen kalusteilla tarkoitetaan eläinten hoidossa tarvittavia välineitä, kuten esimerkiksi jyrsijähäkkejä, häkkitelineitä ja eläinten hoitoon liittyviä erikoiskalusteita, kuten yksittäisilmastoituja häkkijärjestelmiä (IVC) ja isolaattoreita. Eläinhäkkien on kestettävä koneellista pesua ja kuumasterilointia sekä mahdollisesti happokäsittelyä ja niiden materiaalin on oltava koeeläinten säilytykseen sopivaa. Kalusteet hankitaan tunnetuilta ja luotettavilta toimittajilta. Kaluste- ja laitehankinnassa noudatetaan kilpailuttamista, jonka koordinoi KEKSin suunnittelija. Suunnittelija toimii myös KEKSin hankintayhdyshenkilönä. Hankinnassa otetaan huomioon huollon saatavuus ja varmuus. Laiterekisteri Koe-eläinkeskuksessa ylläpidetään laiterekisteriä kaikista laitteista yliopiston ohjeiden mukaisesti. Toimistosihteeri merkitsee uudet laitteet yliopiston käyttöomaisuuskirjanpitojärjestelmään (YKÄ). Laitteiden käyttäjät ja vastuuhenkilöt Eläinyksiköissä on nähtävissä laitteiden vastuuhenkilöt ja kirjalliset käyttö ja -toimintaohjeet. Vastuuhenkilö tai yksikön lähiesimies perehdyttää uuden käyttäjän laitteen käyttöön. Laitteiden ohjeet Laitteiden toiminta- ja käyttöohjeet säilytetään laitekansiossa yhdessä muiden laitetta koskevan dokumentaation kanssa. Laitteiden ohjeet laatii laitteen hyvin tunteva henkilö. Laitteiden kalibrointi ja määräaikaistarkastukset Laitteet kalibroidaan käyttämällä mittanormaaleja. Mittanormaalit ovat jäljitettävissä kansalliseen tai kansainväliseen (SI, FINMET) mittanormaaliin. Laitteen vastuuhenkilö huolehtii laitteen kalibroinnista ja sitä koskevan dokumentaation säilyttämisestä laitekansiossa. Kalibrointivälin pituus määritellään ko. laitteen toimintaohjeessa ja se riippuu laitteesta, vaaditusta tarkkuudesta, käyttötiheydestä ja mittausympäristöstä. Laitteiden määräaikaistarkastuksilla seurataan laitteen toimintaa kalibrointien välillä tai kun ilmenee epäilys laitteen virhetoiminnoista. Määräaikaistarkastuksen suorittaa laitteen vastuuhenkilö tai yksikön lähiesimies. Määräaikaistarkastus kirjataan laitekansiossa säilytettävään kirjanpitoon. Laitehuolto ja vikakorjaukset Laitteen huollon suorittaa laitteen vastuuhenkilö valmistajan ohjeiden mukaisesti tai laitteen huolto hankitaan valmistajan valtuuttamalta huoltomieheltä tai -liikkeeltä. Laitteelle tehdyt huoltotoimenpiteet merkitään laitekansiossa säilytettävään huolto- ja korjauspäiväkirjaan. Autoklaaveille on lisäksi määräaikaishuoltosopimukset. Laitekansiot, jotka sisältävät tiedot vastuuhenkilöistä, kalibroinneista, määräaikaistarkastuksista ja kirjapidon huolloista ja vikakorjauksista valmistellaan vuoden 2010 aikana. 17
Uudet laitteet Laitteen hankinnasta vastaava henkilö selvittää käyttötarkoitukseen soveltuvan laitteen saatavuuden ja hinnan. Uuden laitteen asennuksesta vastaa laitetoimittaja, joka antaa käyttökoulutuksen laitteen vastuu- ja varahenkilölle. Laitteiden yhteiskäyttö Eläintiloissa olevat KEKSin hankkimat laitteet ja välineet ovat tutkijoiden yhteiskäytössä. KEKS voi periä joidenkin laitteiden käytöstä, kuten esimerkiksi kaasuanestesialaite, korvausta. Vieraat laitteet Tutkija voi tuoda KEKSin tiloihin omia laitteita ja mittavälineitä. Yksikön henkilökunnan kanssa sovitaan laitteen käytöstä ja säilytyksestä. Tutkija vastaa laitteen käyttökunnon ylläpidosta. KEKSille kuulumattomat laitteet eläinyksikössä merkitään selvästi. Laboratoriotarvikkeet, kemikaalit ja reagenssit Säilytys ja hävittäminen Koe-eläinyksiköissä on erilaisia kemiallisia aineita, joita säilytetään kemikaalien säilytykseen tarkoitetuissa paikoissa kemikaalin käyttöturvallisuusohjeiden mukaisesti. Kemikaalien säilytyksestä vastaavat yksikön lähiesimies ja sairaanhoitaja kokeellisen kirurgian osalta. Kemikaalit ja reagenssit hävitetään noudattaen voimassaolevaa jätehuoltolakia sekä kiinteistön voimassaolevaa jätehuolto-ohjetta. Lääkkeet Koe-eläinkeskus hankkii johtajan vastuulla yleisimmin käytettävät koe-eläinten nukutukseen, rauhoitukseen, kivunpoistoon, lopetukseen tai sairauden hoitoon tarkoitetut lääkkeet yliopistollisen sairaalan apteekista ja lääketukkuliikkeistä. KEKSin eläinlääkäri tilaa tarvittavat lääkkeet. Lääkkeitä voidaan hankkia myös apteekista eläinlääkärin kirjoittamalla reseptillä. Koe-eläinkeskuksen osastoilla on lääkevarastoja, josta lähiesimiehet ja sairaanhoitaja luovuttavat johtajan valtuuttamina lääkkeitä tutkijoiden käyttöön. Lakisääteistä kirjanpitoa edellyttävästä lääkekirjanpidosta huolehtii sairaanhoitaja, ja kirjanpidon tarkastaa sairaalan apteekki. Lääke luovutetaan vain KEKSissä tehtävään tutkimukseen, jonka eläinkoesuunnitelma on viranomaisen hyväksymä ja lupa voimassa. Eläinkokeelle myönnetyn lupanumeron perusteella lääkkeen asiallinen käyttötarkoitus on varmennettavissa. Muut materiaalit ja tarvikkeet Eläinten rehut, kuivikkeet ja virikkeet Koe-eläinten rehut, kuivikkeet ja virikkeet hankitaan näihin erikoistuneilta valmistajilta. Kuljetusliike toimittaa tilauksessa sovitut toimituserät KEKSin ala-aulaan, josta ne siirretään eläinyksiköiden varastotiloihin. Rehu- ja kuivikevalmistajat valvovat tuotantonsa laatua ja puhtautta teettämällä säännöllisesti kemiallisia ja mikrobiologisia analyyseja eri valmistuseristä. Analyysit on nähtävillä valmistajien kotisivuilla tai saatavilla pyydettäessä. Koe-eläinkeskus ei vaihda eläinten rehua, kuiviketta tai eläinten hyvinvoinnin lisäämiseksi tarkoitettua virikettä tai pesäkoppia neuvottelematta etukäteen eläinkokeita tekevien tutkimusryhmien kanssa, sillä muutokset eläimen lähiympäristön materiaaleissa voivat vaikuttaa merkittävästi eläinkokeiden tuloksiin. 18
Tietojärjestelmät Koe-eläinkeskus kuuluu yliopiston UNIV-toimialuepalveluun. Verkon ja palvelimien ylläpidosta vastaa yliopiston tietohallinto. KEKSillä on ohjelmistojen ja laitteiden huoltosopimus tietohallinnon kanssa. Koe-eläinkeskuksella on sisäisessä käytössä eläinten kirjanpitojärjestelmä WinKEKS. Järjestelmän kehittämisestä vastaa järjestelmän ohjelmoija KEKSin henkilökunnan antamien pyyntöjen pohjalta. Järjestelmää käyttävät KEKSin lähiesimiehet ja toimistosihteeri sekä muut käyttöön valtuutetut eläintenhoitajat. Yhteydenpidosta järjestelmän ohjelmoijaan sekä järjestelmän käyttökoulutuksesta vastaa KEKSin suunnittelija. Järjestelmä toimii eläinkoeluparekisterinä, jolla seurataan koe-eläinten käyttömääriä eläinkoelupakohtaisesti ja sen avulla kerätään vuosittaiset käyttötilastot Etelä- Suomen lääninhallitusta ja EU:ta varten. Lisäksi järjestelmästä saadaan asiakaskohtaiset laskutustiedot eläimistä ja eläinpalveluista. Asiakirjahallinto ja arkistointi Osa asiakirjoista säilytetään KEKSin toimistotiloissa joko väliaikaisesti tai pysyvästi. Pitkäaikaisesti arkistoitava materiaali toimitetaan yliopiston arkistoon yliopiston ohjeiden mukaisesti. Toimistosihteeri toimii KEKSin arkiston vastaavana. Yksikön yleiset asiakirjat Toimistosihteeri arkistoi henkilökuntaa koskevat asiakirjat, meno- ja tulolaskutustositteet sekä koeeläintoiminnan johtokunnan kokousmateriaalin KEKSin toimiston tai kopiointihuoneen lukollisiin kaappeihin. Materiaalin arkistointiaika on 10 vuotta. Koe-eläintoimikunnalle osoitetut eläinkoelupahakemukset vuosilta 1990-2006 säilytetään toimiston lukollisissa kaapeissa pysyvästi. Koesuunnitelmat ja lupapäätökset sekä eläinten käyttöilmoitukset vuodesta 2006 lähtien ja gm-rekisterikansio säilytetään toimiston lukollisissa kaapeissa pysyvästi. Opetukseen liittyvät asiakirjat Toimistosihteeri ylläpitää rekisteriä tutkijoille suunnatun koe-eläinkurssin suorituksista sekä laboratoriohenkilökunnan koe-eläinkurssin suorituksista sähköisessä muodossa. Tutkijakurssin tenttivastauksia säilytetään KEKSin toimistossa. Salassa pidettävän materiaalin säilytys ja hävitys Salassa pidettävä materiaali säilytetään toimistotilojen lukollisissa kaapeissa ja hävitetään kopiointihuoneessa olevalla paperisilppurilla. TOIMINNAT Tutkimuksen tukipalvelut Koe-eläinkeskuksen ydintoimintana on tuottaa koe-eläinpalveluita yliopistossa ja yliopistollisessa sairaalassa tehtävään lääketieteellisen ja biologiseen tutkimukseen, tarjota tutkimusympäristö kokeelliseen toimintaan ja neuvoa ja valvoa, että eläinkokeellisessa tutkimuksessa noudatetaan siitä annettuja säädöksiä ja viranomaisohjeita. 19
Eläinten tuottaminen ja välittäminen Koe-eläinkeskuksessa tuotetaan mikrobiologisesti korkealaatuisia hiiriä ja rottia. Tuotettavat peruskannat ovat yleisesti käytettyjä ja kantojen valinta tehdään kysynnän perusteella. Eläintuotannon suuruus suunnitellaan vastaamaan kysyntää. Hoitajat lopettavat ylimääräiset eläimet mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Koe-eläinkeskus huolehtii siitä, että ulkosiittoisten kantojen perimän monimuotoisuus säilyy mahdollisimman pitkään ja vastaavasti sisäsiittoisten kantojen jälkeläiset ovat perimältään keskenään ja vanhempiensa kanssa mahdollisimman identtisiä. Peruskantojen lisäksi KEKSissä tuotetaan tutkijoiden omia geneettisesti muunneltuja hiiri- ja rottakantoja, joista valitaan geneettisesti sopivat yksilöt kannan ylläpitoon, kantojen välisiin risteytyksiin, ei-eläinkokeelliseen tutkimukseen sekä varsinaisiin eläinkokeisiin. KEKSin henkilökunta huolehtii eläinten yksilöllisestä merkitsemisestä sekä DNA-näytteiden ottamisesta geneettisen laadun määritystä varten. Koe-eläimet, joita KEKSissä ei tuoteta, hankitaan tutkijoiden tilauksesta kaupallisilta ulkopuolisilta tuottajilta ja tutkimuslaitoksilta. Tarvittavat tuotantoeläimet, kuten sika ja lammas, hankitaan sopimustiloilta. Jyrsijöiden kanien tilauksen hoitavat lähiesimiehet, tuotantoeläinten tilaukset suunnittelija ja sairaanhoitaja. Ennen eläinten tilausta selvitetään eläinten terveydellinen laatu. Koe-eläinkeskuksen eläinlääkäri selvittää eläinten mikrobiologisen laadun terveystarkkailutodistusten perusteella. Barrieriosaston peruskannat uusitaan säännöllisesti ja uudet siitoseläimet hankitaan luotettavalta toimittajalta, jonka terveystarkkailutodistus noudattaa eurooppalaisia suosituksia (FELASAn terveystarkkailuohjeisto). Muut hiiret viedään yksikköön ainoastaan alkionsiirron kautta. Oulun yliopiston Biocenter vastaa alkionsiirtojen toteuttamisesta. Konventionaalipuolelle tuotavien kanien on täytettävä FELASAn terveystarkkailusuositukset. Kaupallisilta tuottajilta tulevien jyrsijöiden on täytettävä terveystarkkailusuositukset, mutta muista tutkimuslaitoksista voidaan eläinlääkärin harkinnan perusteella ottaa tapauskohtaisesti jyrsijöitä, jotka eivät täytä suosituksia. Tällöin eläimet sijoitetaan eristykseen isolaattoreihin tai eristysosastolle. Sioilta ja lampailta ei edellytetä terveystarkkailutodistuksia, mutta sopimustilojen kanssa on etukäteen varmistettu tilojen eläinlääkintähuolto ja eläinten terveydentilan seuranta. Koe-eläinkeskus huolehtii myös tutkijoiden pyytämistä eläinlähetyksistä muihin laitoksiin. Osastojen lähiesimiehet vastaavat käytännön järjestelyistä yhteistyössä tutkijan kanssa ja eläinlääkäri tai lähiesimies toimittavat vastaanottajalle tarvittavat terveyteen liittyvät tiedot. Eläinten kuljettajaksi valitaan luotettava kuljetusyhtiö tai kuljettaja. Eläinten tilaaminen ja lähettäminen ohjeistetaan KEKSin kotisivuilla http://www.oulu.fi/keks/. Eläinten ylläpito ja hoito Eläintenhoitohenkilökunta vastaa eläinten perushoidosta huolehtimalla päivittäin niiden riittävästä ravinnon ja juomaveden saannista, säilytystilojen ja hoitovälineiden puhtaudesta ja hygieniasta sekä ympäristöolosuhteista ja eläinten hyvinvoinnista. KEKS hankkii eläinten hoidossa tarvittavan välineistön, aineet ja tarvikkeet sekä eläinten sairauksien hoitoon tarvittavat lääkkeet ja tutkimuksiin tarvittavia nukutus- ja kipulääkkeitä. Eläinten ylläpitoa, hoitoa ja eläintilojen ympäristötekijöitä kuvataan KEKSin kotisivuilla. Eläinlääkäri valvoo eläinten hyvinvointia ja eläinten terveydentilaa yhteistyössä eläintenhoitohenkilökunnan kanssa eläinten kasvatuksen, ylläpidon ja eläinkokeiden aikana. Eläinlääkäri valvoo jyrsijöiden mikrobiologista laatua tekemällä säännöllisiä terveystarkkailuja 20