POWER CUP JÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA 2014
SISÄLTÖ Sisältö... 2 YLEISTÄ... 6 Power Cup... 6 Power Cup numeroina... 6 Elämyksiä ja kokemuksia... 6 Power Cup rakentuu yhteistyönä... 7 Perusvaatimukset Power Cup järjestelyoikeuksien saamiseksi... 8 Järjestelyjen eteneminen... 9 Esimerkki organisaatiorakenteesta... 12 Toimenkuvat... 12 TALKOOLAISET... 14 Talkoopäällikkö... 14 Rekrytointi... 14 Koulutus... 15 Työvuorojärjestelyt... 15 Talkooväen edut ja velvollisuudet... 15 MARKKINOINTI JA VIESTINTÄ... 16 Yhteistyösopimukset... 16 Myynti ja mainonta... 16 Kioskitoiminta... 16 Roolit ja tehtävät:... 17 Työvuorot... 17 Kioskipisteiden rakentaminen ja purkaminen... 18 Tilaukset, toimitukset ja palautukset... 18 Rahahuolto tapahtuma-alueella... 19 Tiedotus ja viestintä... 20
Tietoliikenneyhteydet... 21 OHEISOHJELMAT... 22 Avajaiset... 22 Kisadisco... 22 Kutsuvierasohjelma... 23 Päättäjäiset... 23 Muut oheisohjelmat... 23 TURVALLISUUS... 24 Vartiointi... 24 Järjestyksenvalvonta... 24 Ensiapuvalmius... 25 Liikenneturvallisuus... 25 KENTTÄ- JA KILPAILUJÄRJESTELYT... 26 Roolit... 26 Kenttien huolto... 26 Pelikentät... 27 Pelikenttien koot ja verkkojen korkeudet... 27 Rakennus- ja purkuryhmä... 28 Kilpailutoiminnot... 28 Kilpailupäällikön tehtäviä ennen turnausta... 29 Kilpailupäällikön toiminta turnauksen aikana... 29 Atk-päällikön toiminta... 29 Tulospalvelu... 29 MAJOITUS... 30 Majoitussektorin työnjako ja organisaatio... 30 Roolit... 30 Majoitustiimin tehtävät... 31 Majoituspäällikkö... 31 Majoitusvastaava... 31
Majoitusvalvoja... 33 Pelastusviranomainen kartoittaa turvalliset majoitustilat... 33 Pelastusviranomaisten lähtökohdat tilapäismajoitukselle oppilaitostiloissa... 34 Majoitustilojen valmistelu... 35 Valvonta- ja infopiste... 35 koulukioski... 36 ATK-piste... 36 Ruokailutila... 36 Siivoustoiminta... 37 Kisavieraat majoittuvat... 37 Kisavieraiden vastaanotto... 37 Majoitussäännöt ja turvallisuusasiat... 38 Aamu- ja iltapalat majoituskoululla... 39 Asuntovaunut ja -autot majoituskouluilla... 40 Sairaustapaukset... 40 Kisavieraat lähtevät... 41 RUOKAILU... 42 roolit ja tehtävät... 42 suunnittelu... 42 lounas ja päivällinen... 42 aamu- ja iltapalat... 43 Erityisruokavaliot... 44 HUOLTO... 45 Siivous... 45 Jätehuolto... 45 Liikennejärjestelyt ja liikenneturvallisuus... 45 Henkilö- ja tavarakuljetukset... 46 Henkilökuljetukset... 46 tavarakuljetukset... 47
HALLINTO... 48 Talous... 48 Paikallisen talouspäällikön tehtäviä (paikkakuntakohtainen)... 48 viranomais- yms. luvat... 48 lentopalloliiton toimiston tehtävät... 49 Versionhallinta Versio 2 tulospalveluohjelman vaihtamisesta johtuvien muutosten päivittäminen 17.4.2013 / PH Versio 3 yleispäivitys 10.1.2014/PH Versio 4 yleispäivitys 30.9.2014 / PH
YLEISTÄ POWER CUP Tapahtuma täynnä peliä, iloa ja yhteenkuuluvuutta Maailman suurimmaksi lasten ja nuorten lentopalloturnaukseksi kehittynyt Power Cup on vuosittainen voimannäyttö suomalaisesta lentopallon juniorityöstä. Tapahtuma kerää yhteen nuoret lentopalloilijat, valmentajat, ohjaajat, seuratoimijat sekä perheet. Yhteensä osallistujamäärä lähentelee 10 000 lentopalloilijaa noin 200 eri seurasta. Tapahtuma järjestetään aina kesäkuun ensimmäisenä viikonloppuna koulujen päättymisen jälkeen. Power Cupin kesto on 4 päivää eli torstaista sunnuntaihin. Tapahtuma kerää lapsia ja nuoria eri ikäluokista. Pelaajat ovat 7-22 -vuotiaita. Lapset ja nuoret toimivat myös tuomareina oman ikäryhmänsä otteluissa. Pelejä pelataan kaikkiaan 25 eri sarjassa iän, sukupuolen sekä osaamisen tason mukaan. Kaikki Pelaa -ajatusmalli toteutuu Power Cup -turnauksessa täysipainoisesti sillä turnauksen sarjajärjestelmä varmistaa kaikille joukkueille saman määrän otteluita riippumatta joukkueen sijoituksesta. Yhdeksi tapahtuman menestyksen salaisuudeksi nousee vuosittain vaihtuva isäntäkaupunki. Turnaus kiertää Suomea viidellä alueella (etelä, itä, pohjoinen, keski-länsi ja lounas) ja turnausjärjestäjä vaihtuu vuosittain. 2014 isäntäkaupunkina toimii Raahe ja vuonna 2015 järjestelyvuorossa on Vaasa. Lisätietoa Power Cup turnauksesta: www.powercup.info. POWER CUP NUMEROINA Power Cup nousi uusiin ennätyslukuihin vuonna 2007. Silloin Lahdessa järjestettyyn turnaukseen osallistui peräti 951 joukkuetta ja 8500 pelaajaa, valmentajaa, ohjaajaa ja huoltajaa. Joukkuemäärä on sen jälkeen vakiintunut 800 900 joukkueen välille. Power Cupissa pelataan lähes 4500 ottelua yli 250 ulkokentällä. Vapaaehtoisia tarvitaan 600-700 henkilöä lähes viikon ajaksi. ELÄMYKSIÄ JA KOKEMUKSIA Tapahtuman perusajatuksena on tarjota yhteinen kohtauspaikka kaikille nuorisotoimintaa harjoittaville seuroille. Power Cupin ohjelmaan sisältyy lentopallon pelaamisen lisäksi monipuolisia, usein turnauspaikkakunnan luonteenmukaisia, oheisohjelmia ja tapahtumia. Monien mieliin jää pelimuistojen lisäksi hienoja tunnelmia avajaisista, huippuesiintyjien tähdittämistä kisadiskoista, maajoukkueiden näytösotteluista, päättäjäisistä jne. Seuratyön näyteikkuna Paikkakunnan omat järjestävät seurat näyttävät vuosi toisensa jälkeen valtavan voimansa. Tapahtuman tavoitteena on entisestään tukea paikallista seuratoimintaa ja lisätä sen elinvoimaisuutta sekä luoda järjestäville seuroille hyvät edellytykset hyödyntää tapahtumaa uusien pelaajien, ohjaajien ja valmentajien rekrytoinnissa ja innostamisessa.
Tapahtuman onnistumisen edellytyksenä on kaupungin ja paikallisten yritysten ja palvelutarjoajien yhteistyö ja sitoutuminen. Järjestävän paikkakunnan vahva näkyvyys ennakkomarkkinoinnissa ja tapahtuman aikainen isännyys ovat merkittäviä ja näkyviä käyntikortteja tapahtuman laajalle kohderyhmälle. POWER CUP RAKENTUU YHTEISTYÖNÄ Lentopalloliitto ja paikallisseurat vastaavat tapahtuman järjestämiseen liittyvistä tehtävistä yhteistyössä. Yhteistyössä on vahvasti mukana myös turnauskaupunki. Seurat kokoavat järjestelytoimikunnan, missä on aina mukana myös liiton projektipäällikkö liiton edustajana. Järjestelytoimikunta kokoontuu tarpeen mukaan, vähintään kerran kuukaudessa. Järjestelytoimikunnan, sektorien ja yhteistyötahojen kesken pidetyistä kokouksista tehdään aina kirjallinen pöytäkirja tai muistio. Muita yhteistyötahoja ovat mm. kilpailualue (esim. ravirata), majoituskoulut, liikennelaitos, viranomaiset, alihankkijat ja yhteistyökumppanit. Yhteistyön pelisäännöt Liitto omistaa tapahtuman tekijän- ja tuotemerkkioikeudet. Liitto vastaa tapahtuman kulusta viranomaisille ja johtaa tapahtumaa. Seurat vastaavat siitä, että turnauksen vaatimat suoritus-, majoitus- ja tapahtumapaikat ovat tapahtuman vaatimassa kunnossa ja veloituksetta tapahtuman käytössä. Seurat vastaavat siitä, että tapahtumassa on riittävä määrä talkoolaisia. Liitto korvaa seurojen vastuista järjestelykorvauksen sekä vastaa kustannuksista ja tapahtuman osa-alueista niiltä osin, kuin sopimuksessa on sovittu. Seuroilla on mahdollisuus hankkia tapahtuman avulla lisätuloja yhteistyökumppaneiden ja sponsoreiden avulla. Esimerkkejä vastuunjaosta: SLel Järjestävä seura Ilmoittautumiset Talkooväen rekrytointi ja koulutus Asiakaspalvelu Suorituspaikat ja niiden hoito Jätehuolto (yhdessä) Ensiapujärjestelyt Viestintä, valtakunnallinen ja kansainvalinen Viestintä, paikallinen ja alueellinen, sisäinen viestintä Kisaopas ja muu jaettava materiaali Majoituspaikat ja majoitusjärjestelyt
Visuaalinen ilme (yhdessä) Siivous Ruokailuun liittyvät hankinnat Ruokailun käytännön järjestelyt Kuljetukset (suunnittelu, toimijan valinta) Kuljetukset (suunnittelu, toteutus) Tulospalvelu (yhdessä) Lehdistön ja tulospalvelun tilat ja laitteet Oheisohjelmien kustannukset ja toimija (suunnittelu yhdessä) Oheisohjelmien tilat (suunnittelu yhdessä) Luvat ja ilmoitukset (yhdessä), vakuutukset Turvallisuus Palkinnot, pelivälineet, kisapassin tuotteet Esimerkkejä markkinointimahdollisuuksista: SLel Järjestävä seura Valtakunnalliset yhteistyökumppanit (osalla yksinoikeus tuotteeseen/ palveluun) Näkyvyys: liiton elementit (nettisivut, Kiila, kisaopas jne.), tapahtumaelementit (näkyvyys tapahtuma-alueella, esim. nimikkokentät) Kioski- ja muu myyntitoiminta tapahtumaalueella Paikalliset yhteistyösopimukset Valtakunnalliset yhteistyökumppanit (tulonjakosopimus liiton kanssa) Näkyvyys: tapahtuman elementit (näkyvyys tapahtuma-alueella, esim. nimikkokentät), seurojen rakentamat elementit (kisalehti, kartta, julisteet, näkyvyys kaupungilla, seurojen nettisivut jne.) Kioskitoiminta majoituskouluilla (liiton yksinoikeustuotteet mukana) PERUSVAATIMUKSET POWER CUP JÄRJESTELYOIKEUKSIEN SAAMISEKSI Paikallisjärjestäjät vastaavat turnauksen käytännön järjestelyistä. Turnauksen onnistumiseksi järjestäjien tulee huolehtia seuraavista asioista:
kaupungin tai kunnan taloudellinen tuki ja toimiva yhteistyö ruokailupaikan järjestäminen 8500 osallistujalle kävelymatkan etäisyydelle kaikista pelialueista koulutason majoitus 8500 osallistujalle veloituksetta n. 300 hiekkapintaista ulkokenttää mahdollisimman suppealla alueella 600-700 vapaaehtoisen toimitsijan viikon työpanos tapahtumapaikalla on oltava turnauksen järjestämiseen tarvittavat oheistilat pelialueiden läheisyydessä on oltava riittävästi parkkitilaa ja turvalliset liikennejärjestelyt JÄRJESTELYJEN ETENEMINEN 2 vuotta ennen marrasjoulukuu 2,5 vuotta ennen turnausta anomus Liitolle turnauksen saamiseksi kirjallinen sitoumus kaupungilta kesäkuu n. 2 vuotta ennen turnausta Liiton vastaus anomukseen elokuu -> valmistelut alkavat: vastuuhenkilöt ja heidän toimialueet, neuvottelut kaupungin kanssa majoitustiloista, kentistä jne. alustavat suunnitelmat markkinoinnista ja yhteistyökumppaneista, yhteydenpito Liittoon. Uusien joukkueiden rekrytointi alueella alkaa (aluepäälliköt) tammikuu -> valmistelua ja suunnittelua 1 vuosi ennen toukokuu Noin 1 v. ennen omaa turnausta sopimuksen allekirjoittaminen Liiton kanssa. Tällöin on oltava kaupungin kirjallinen sitoumus ja pystyttävä osoittamaan, että turnauksen vaatimat resurssit (koulut, kentät, talkoolaiset yms.) ovat veloituksetta käytössä Tutustuminen kyseisen vuoden Power cupin järjestelyihin kesäkuu Tutustuminen kyseisen vuoden Power Cupiin, sekä yleisjärjestelyihin että erityisesti omaan sektoriinsa (mahdollisimman moni vastuuhenkilö) Osallistuminen palautepalaveriin ja kirjalliseen palautteeseen tutustuminen Turna usvuo kesäkuuheinäkuu si Kenttien määrän laskenta ja sijoittelu kartalle. Mahdolliset kenttien pohjatyöt.
elokuu - syyskuu Järjestelyorganisaation rakentaminen lokakuu - joulukuu tammikuu - helmikuu maaliskuu - huhtikuu huhtikuu - kesäkuu Kenttien, majoitus- ja muiden tilojen varaaminen (kirjalliset sopimukset) Järjestelyorganisaatioon kuuluvien toimenkuvien selvittäminen Tavoitteiden kirjaaminen Markkinointisuunnitelma Ruokailujärjestelyjen selvittäminen Eri toimintasektoreiden toimintasuunnitelmat ja aikataulut Turnauksen talousarvion laatiminen Turnauksen aikataulun ja oheistapahtuman laatiminen Talkoolaisten rekrytointi voimallisesti käyntiin Visuaalinen ilme, tiedotussuunnitelma Toimijoiden valinta Kenttäkarttojen laatiminen> lukumäärä ja sarjat Majoituskarttojen laatiminen Kisaoppaan rungon hahmottelua Kisalehden teko alkaa - ilmoitusmyynti Lentopalloseurojen sisäinen tiedottaminen Talkoohenkilöiden sitouttaminen Pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat Ilmoittautuminen alkaa Joukkuemäärä alkaa hahmottua Eri sektoreiden konkreettiset työvuoro- ja tehtäväjaot Toiminta etenee sektoreittain toimintasuunnitelman mukaan Viranomaisluvat Joukkuemäärät tiedossa - mahdolliset lisätoimenpiteet Kisojen jury ja tulospalvelu, sarjat ja otteluohjelmat Tarvittavat vakuutukset Tarkat aikataulut toimintasektoreittain
Kisojen viimeistelyt Turnauksen aikaiset palaverit Palautepalaveri kesäkuu - elokuu Turnauksen loppuselvitykset: laskut ja maksut loppuraportti yhteistyötahojen jälkihoito talkoolaisten jälkihoito palautekeskustelut tiedonsiirto seuraavalle järjestäjälle
ESIMERKKI ORGANISAATIORAKENTEESTA TOIMENKUVAT Ohessa on esimerkkejä eri vastuualueiden toimenkuvista. Sektorivastaavilla kannattaa olla alaisia vastaamassa eri osaalueista tai sektorit voidaan jakaa pienempiin itsenäisiin vastuualueisiin. Sektorivastaavat huolehtivat oman ryhmänsä sektorikohtaisesta koulutuksesta. JTK puheenjohtaja Projektipäällikkö Paikallispäällikkö tms. Toimii järjestelytoimikunnan kokousten vetäjänä. Toimii tapahtuman edustajana erilaisissa markkinointiin ja tiedottamiseen liittyvissä tilaisuuksissa. Johtaa ja valvoo järjestelytoimikunnan toimintaa. Puheenjohtaja toimii kiinteässä yhteistyössä järjestävien seurojen kanssa. Tapahtuman yleinen johto, yhteistyö järjestävien paikallisseurojen kanssa, liiton yhteistyösopimusten ja hankintojen koordinointi ja valvonta, talouden suunnittelu ja budjettivastuu (SLel:n osalta), tapahtuman markkinointi osallistujille, yleinen viestintä. Järjestelytoimikunnan yhteyshenkilö, sisäinen tiedottaminen, paikallistoimintojen koordinointi, yhteistyö kaupungin/kunnan kanssa. Muut tehtävät sovitaan paikkakuntakohtaisesti.
Talkoopäällikkö Kenttä- ja kilpailupäällikkö Majoituspäällikkö Ruokailupäällikkö Turvallisuuspäällikkö Markkinointipäällikkö Huoltopäällikkö Aluepäällikkö (SLeL) Organisoi talkoolaisten rekrytoinnin ja koulutuksen. Huolehtii talkoolaisten hyvinvoinnista, ruokailuista, varusteiden jaosta, kiitosjuhlasta jne. Auttaa tarpeen mukaan sektorivastaavia työvuorojen tekemisessä. Toimii talkoolaisten yhteyshenkilönä yleisissä asioissa. Vastaa kenttien ja muun turnausalueen rakentamisesta ja kenttäalueiden suunnittelusta sekä turnauksen aikaisesta kunnossapidosta. Organisoi kilpailu- ja tulospalvelutoiminnot yhdessä liiton kanssa. Vastaa lähettien ja kenttähenkilökunnan toiminnoista. Vastaa monistuksesta ja atk-laitteiden toimivuudesta. Otteluohjelmien tekemisestä ja päivittämisestä vastaa SLel. Kartoittaa majoitustilat sekä hankkii koulukohtaiset majoitusvastaavat ja muut valvojat. Vastaa majoitustilojen valvonnan järjestämisestä ja laatii järjestyssäännöt majoitustiloihin. Seurakohtaiset majoitusjaot tekee SLel, joukkuekohtaiset tekee majoituspäällikkö/majoitusvastaavat. Suunnittelee ruokailuun liittyvät käytännön järjestelyt kuten ruokailupaikan ja ruuan jakelun, tekee omavalvontasuunnitelman ja vastaa ruokailun hygieniasta, suunnittelee projektipäällikön kanssa ruokalistan ja erityisruokavaliojärjestelyt. Ruokatoimittajat hankkii SLel. Vastaa turnauksen kokonaisvaltaisesta turvallisuudesta (majoituskoulut, turnausalue, oheisohjelmat). Organisoi järjestysmiestoiminnan, vartioinnin ja turvalliset liikennejärjestelyt. Lääkintävastaava vastaa ensiapu- ja lääkintäpalveluista osana turvallisuussektoria. Hän organisoi toiminnan kenttäalueilla sekä paikallisten terveyskeskusten ja sairaaloiden kanssa. Vastaa paikallisesta markkinointi- ja myyntityöstä. Toimii markkinointi- ja viestintäryhmän eri osa-alueiden vastuuhenkilöiden vetäjänä ja läheisessä yhteistyössä SLel:n markkinoinnin kanssa. Tiedotusvastaava toimii osana markkinointiryhmää. Hän huolehtii tiedotusyhteistyöstä paikallisten medioiden kanssa, vastaa sosiaalisen median hyödyntämisestä, organisoi kisalehden yms. paikallisten julkaisujen tuottamisen. Tiedotusvastaava organisoi kisojen aikaisen tiedottamisen. SLel:n tiedotuspäällikkö vastaa valtakunnallisesta ja kansainvälisestä tiedottamisesta. Kioskivastaava toimii osana markkinointiryhmää. Hän organisoi kioskitoiminnot majoituskouluilla (järjestävien seurojen toimintaa) ja kenttäalueilla (SLel toimintaa). Tilaa koulukioskien myyntituotteet (liiton yksinoikeustuotteet pitää olla mukana valikoimassa) ja vastaa koulukioskien toiminnasta kokonaisuutena (esim. rahaliikenne), huolehtii tarvittavan kaluston (keittimet, sähköt yms.) kioskeihin. Huolehtii tapahtuman siivous- ja jätehuoltotoiminnoista (SLel hankkii tavaran- ja palveluntoimittajat sekä tarvikkeet). Organisoi tarvittavat tavarakuljetukset (kenttätarvikkeet, ruokailukuljetukset, aamu- iltapalatarvikkeet, kioskitarvikkeet, tulosten jakelu kouluille jne) sekä mahdolliset henkilökuljetukset (junalla saapuvat, sairastapaukset, jne.) yhteistyössä SLel:n kanssa. Toimii paikallisten seurojen apuna alueen juniorijoukkueiden aktivoimiseksi osallistumaan Power Cup turnaukseen. Pyrkii omilla toimillaan auttamaan paikallisia seuroja näiden tavoitteissa lisätä pelaajien ja toimijoiden määrää alueella niin Power Cupia ennen kuin sen jälkeenkin.
TALKOOLAISET Turnaus vaatii onnistuakseen 500-700 vapaaehtoisen toimitsijan työpanoksen. Talkoolainen on tapahtuman tärkein voimavara, joten on tärkeää, että on valittu oikea henkilö oikealla paikalle. Hyvä talkootyöläinen on tuloksia aikaansaava, osaava kehittyvä, vastuuntuntoinen, ahkera, sitoutunut, yhteistyökykyinen, joustava ja uskaltava. Jokainen kisaorganisaatio rakentaa itselleen parhaiten sopivan järjestelmän periaatteella, että kaikki työvuorot tulevat täytettyä ja talkoolaiset pääsevät mahdollisuuksien mukaan haluamalleen sektorille. Talkoolaisten sijoittelulla on suuri merkitys heidän motivaatioonsa ja sitä kautta koko turnauksen ilmapiiriin. Yhteydenpito, tiedotus ja koulutus ovat avainsanoja, jotta talkoolaiset saadaan sitoutumaan ja innostumaan tehtäväänsä. TALKOOPÄÄLLIKKÖ Suuri tapahtuma - kuten Power Cup - vaatii talkoopäällikön. Hänet tulee nimittää riittävän ajoissa ja hänen päätehtävänsä on talkoolaisten rekrytoinnin ja koulutuksen organisointi. organisoi rekrytoinnin ja koulutuksen toimii porukan tsempparina ja innostajana, vaalii hyvää ilmapiiriä auttaa tarpeen mukaan sektorivastaavia työvuorojen tekemisessä toimii talkoolaisten yhteyshenkilönä yleisissä asioissa talkoolaisten huoltaminen turnauksen aikana (varusteiden jako, talkookahvila jne.) talkoolaisten jälkihoito työtodistukset, päättäjäiset tms. kiitostilaisuus talkoolaisten määrän ja työtuntien kirjanpito REKRYTOINTI Talkoopäällikkö organisoi talkooväen rekrytoinnin paikallisseuran määrittämien käytäntöjen mukaan. Liiton Power Cup nettisivuilla oleva sähköinen ilmoittautumisjärjestelmä on käytettävissä. Kaikki talkooilmoittautumiset kannattaa ohjata yhden ja saman järjestelmän kautta, näin saadaan selkeä listaus kaikista käytettävissä olevista talkoilijoista. Talkoolaisten määrällinen tarve riippuu olennaisesti ajasta jonka he voivat olla käytettävissä, usein hankalia ovat torstai ja perjantai jotka ovat työpäiviä. Työvuoroja suunnitellessa pitää huomioida yövuorot, ruuhka-ajat, tehtävät joissa pitää olla aikuinen jne. Samoin on syytä pitää muutaman henkilön ns. reservijoukkoa. He ovat hälytysvalmiudessa olevia joka paikan höyliä, jotka voi kutsua työvuoroon esim. sairastapauksissa. Ohessa karkea esimerkki keskimääräisistä talkoolaisista sektoreittain per työvuoro (Turku 2012), määrät vaihtelevat huomattavasti paikkakunnittain: Ruokailu (11-15 linjastoa) Majoitus (18 koulua) Kentät, rakentaminen ma-ke Kentät, huolto to-su Liikenteenohjaus Turvallisuus, järjestysmiehet Kioskit, tapahtuma-alue Lääkintä 30 / työvuoro 40 / työvuoro, (yöllä 36 / työvuoro) 16 / työvuoro 25 / työvuoro 15 / työvuoro 15 kortillista, 15 kortitonta / työvuoro 15 / työvuoro (4 kioskia) 7 / työvuoro (vähintään yksi lääkäri)
Siivous Muut 5 / työvuoro 20 / työvuoro Talkoolaisten ruoan turnauksen aikana, t-paidan ja vakuutuksen kustantaa Lentopalloliitto. Rakennusajan talkoolaisten ruokailuista, virvokkeista, koulutusjärjestelyistä ja päättäjäisistä vastaa ja kustantaa paikallinen seura. KOULUTUS Jokainen turnauksessa mukanaoleva talkoolainen saa ohjauksen tulevaan tehtävään sektorivastaavaltaan. Jokainen avainasemassa oleva talkoolainen saa turvallisuuskoulutuksen, missä annetaan mm. ohjeet miten toimia hätätilanteessa. Yleensä on pidetty yksi yhteinen koulutustilaisuus kaikille ja lisäksi sektorikohtaisesti tarpeellinen määrä koulutustilaisuuksia, infopalavereita ja jaettu kirjallista ohjemateriaalia. TYÖVUOROJÄRJESTELYT Sektorivastaava tekee työvuorolistat kirjallisena, talkoopäällikkö avustaa tarvittaessa. Työvuorot tulee olla tiedossa talkoopäälliköllä. Vuorojen tekemiseen saa apuja edellisen vuoden vastaavista listoista, toki pitää huomioida paikkakuntakohtaiset erot. TALKOOVÄEN EDUT JA VELVOLLISUUDET Talkoolaiset saavat liiton puolesta kisapaidan ja ruuan turnauksen aikana. Heidät on myös vakuutettu liiton talkoovakuutuksella. Paikallisseura yleensä järjestää ruuan myös rakennusaikana ja kahvipisteen koko turnauksen ajalle. Turnauksen jälkeen talkoopäällikkö huolehtii kaikille halukkaille työtodistuksen ja paikallisseura järjestää heille kiitostilaisuuden (usein vasta kesälomien jälkeen). Paikallisseura määrittelee mahdollisen talkookorvauksen ja sen perusteet. Talkoolaisen tulee noudattaa työvuoroja ja hän on velvollinen ilmoittamaan ensisijaisesti sektorivastaavalleen jos on estynyt esim. sairastumisen vuoksi tulemaan työvuoroon. Talkoolaisten tulee toimia yleisten sääntöjen mukaisesti muistaen, että kyseessä on lasten ja nuorten tapahtuma.
MARKKINOINTI JA VIESTINTÄ YHTEISTYÖSOPIMUKSET Tästä sektorista vastaavan henkilön tehtävänä on solmia yhteistyösopimukset yhteistyökumppaneiden, tavarantoimittajien sekä muiden sidosryhmien kanssa sekä maksimoida järjestävän organisaation taloudellinen hyöty. Tiedotus- ja markkinointiosaston tehtäviin kannattaa valita henkilö tai henkilöitä, joilla on hyvät kontaktit kaupungissa ja sen yritysmaailmassa. Markkinointivastaava tekee tiivistä yhteistyötä liiton projektipäällikön kanssa, esim. varmistaa, että paikalliset yhteistyökumppanuudet eivät ole ristiriidassa liiton kumppanien kanssa. Liiton ja paikallisseurojen näkyvyyselementit ja yhteistyökumppanuustasot määritellään erillisessä dokumentissa. Yhteistyökumppanuuksissa kannattaa olla ajoissa liikkeellä, yritysten mainosbudjetit päätetään edellisen vuoden syksyllä. Mahdolliset rajoitukset pitää selvittää ajoissa, esim. raviradoilla voi itsellään olla mainosten yksinmyyntioikeus, tai joillain raviradan sponsoriyrityksillä mainostamisoikeus tapahtumasta riippumatta. MYYNTI JA MAINONTA Liitto ja paikallisseurat vastaavat omien mainosmateriaaliensa tekemisestä. Markkinointipäällikkö huolehtii, että turnausalueelle rakennettavat tai kiinnitettävät mainoslakanat ja kyltit kiinnitetään ja poistetaan asianmukaisesti (esim. kenttärakennusryhmä). Markkinointipäällikkö huolehtii myös mahdollisista mainosten pystyttämiseen tarvittavista luvista. Paikallisseurat voivat ideoida paikallisesti erilaisia varainhankintatapoja, esim. kisalehti, kisakartta, mainoskupongit, paikalliset tapahtumat ja tempaukset. Suunnitelmat pitää hyväksyttää liiton projektipäälliköllä ja kaikessa mainonnassa pitää huomioida eettisesti oikeat lähtökohdat; kyseessä on lasten ja nuorten tapahtuma ja yhteistyökumppanit ja mainostaminen eivät ole turnauksen pääroolissa. Tapahtuma-alueen myyntipaikat ovat liiton myyntiä, yhteistyökumppanuusdokumentissa on mainittu tasot jolloin myös paikalliset voivat sisällyttää sopimuksiinsa alueen myyntipaikkoja. KIOSKITOIMINTA Kioskipäällikkö vastaa tapahtuman kioskitoiminnan käytännön toiminnasta. Majoituskoulujen kioskien tuotto on paikallisen seuran tuloa. Tapahtuma-alueen kioskien tuotto on liiton tuloa. Kioskipäällikkö selvittää tarvitaanko millekään kioskipaikalle esim. rakennuksen omistajan, kaupungin, tielaitoksen tms. lupaa. Mahdolliset hygienialuvat, salmonellatodistukset ja omavalvontasuunnitelma tehdään yhteistyössä ruokailupäällikön kanssa yhteisellä ilmoituksella. Kannattaa huomioida kisapaikan tai majoituksen välittömässä läheisyydessä sijaitsevat kauppaliikkeet ja niiden vaikutus myyntiin.
ROOLIT JA TEHTÄVÄT: Lentopalloliitto: Liitto vastaa tapahtuma-alueen kioskien määrästä ja sijoittelusta, teltoista ja kalusteista sekä tuotteiden hankinnasta ja tilauksista niihin. Liitto vastaa tapahtuma-alueen kioskien rahahuollosta ja pohjakassoista. Kioskipäällikkö: Power Cup järjestelytoimikunnan valitsema henkilö, joka vastaa tapahtuman kioskitoiminnan käytännön toteutuksesta ja toimii tiiviisti yhteistyössä Liiton projektipäällikön kanssa. Hän vastaa majoituskoulujen kioskituotteiden hankinnasta ja tilauksista (valikoiman tulee sisältää liiton yksinoikeustuotteet eikä kilpailevia tuotteita saa olla myynnissä). Hän kerää talkoolaisista kioskitiimin: kioskivastaavat ja näiden kanssa toimivat kioskimyyjät tapahtuma-alueen kioskeihin, majoituskoulujen kioskivastaavina toimivat kunkin koulun majoitusvastaavat, ja organisoi kioskiväen koulutuksen. Kioskipäällikkö ja kioskivastaavat vastaavat työvuorojen tekemisessä. Kioskipäällikkö vastaa koulukioskien rahahuollosta, pohjakassoista jne. Yhteistyötä ja jatkuvaa yhteydenpitoa tarvitaan ainakin rakennus-, kuljetus- ja majoitussektoreiden sekä Lentopalloliiton projektipäällikön kanssa. Kioskivastaava: Vastaa yhdestä kioskipisteestä ja sen myyjien toiminnasta, kouluttamisesta ja työvuoroista. Huolehtii pisteensä toimivuudesta, siisteydestä ja myynnin sujumisesta. Vastaa oman pisteensä tuotteiden riittävyydestä. Toimii tiiviissä yhteistyössä kioskitiimin vetäjän kanssa. Voi toimia itse myös myyjänä kioskipisteessä. Tapahtuma-alueen kioskivastaava ottaa vastaan aamulla pohjakassan, luovuttaa illalla päiväkassan, tekee päivän aikana tarvittavat vaihtorahatilaukset. Hankkii kioskipisteen toimintaan tarvittavat tarvikkeet (jatkojohdot, vedenkeittimen, riittävän määrän kahvinkeittimiä ja termospulloja; osa tarvikkeista löytyy liiton varastosta). Kioskimyyjä: Toimii kioskipisteellään myyjänä. Tehtäviin kuuluu myös tuotehyllyjen täyttö, yleinen järjestely, siivous ja asiakaspalvelu sekä tuoteinventaario ja tilaus aina tarvittaessa (kioskivastaavan ohjeiden mukaan). Myyjät vastaavat omalta osaltaan siisteydestä, hygieniasta, tuotteiden oikeasta säilytyksestä ja omavalvontaohjeistuksen noudattamisesta. Myyjät vastaavat omalta osaltaan huolellisesta ja vastuuntuntoisesta rahankäsittelystä. Varastovastaava: Tarkastaa saapuvan tavaran vastaavuuden tilausten kanssa (turnausalueella, kouluissa majoitusvastaavan tehtävä), ilmoittaa puutteet kioskipäällikölle. Huolehtii varaston kierrosta ja kioskien täydennyksistä ja ilmoittaa mahdolliset lisätilaustarpeet kioskipäällikölle mahdollisimman ajoissa. Huolehtii palautusten kirjaamisen ja palautettavien tuotteiden pakkaamisen tukun noutoa varten. Kannattaa myös käydä läpi hoitaako myös ruokatarvikkeiden varaston vai onko siellä oma varastovastaava. TYÖVUOROT Sujuvan kioskitoiminnan takaamiseksi tapahtuma-alueella tarvittava myyjien määrä riippuu kioskipisteen sijainnista ja ruuhkaisuudesta. Suositus on 4-5 myyjää työvuorossa/ kioskipiste, mutta hiljaisempina aikoina riittää pienempikin määrä. Usein tehtävien roolitus nopeuttaa toimintaa (kaksi hoitaa rahastuksen, yksi hyllyjen täytöt, yksi kahvinkeiton jne.). Tapahtuma-alueen yövartiointi tai tavaroiden lukittuun tilaan siirtäminen pitää myös huomioida työvuoroja suunnitellessa.
KIOSKIPISTEIDEN RAKENTAMINEN JA PURKAMINEN Kioskien sijainnilla on suuri merkitys kioskitoiminnan onnistumiselle. Jokaisella merkittävällä majoituskoululla kannattaa olla oma kioski. Majoituskouluilla kioski tulee rakentaa keskeiselle paikalle, esim. pääsisäänkäynnin läheisyyteen eli paikkaan, josta se huomataan ja johon pienimpienkin powerilaisten on helppo tulla. Rakennustiimi vastaa turnausalueen telttojen rakentamisesta ja purkamisesta. Kioskitiimi vastaa varusteiden (esim. kahvinkeitin, termospullo, vedenkeitin jne.) toimittamisesta kioskeihin. Huom. sähkön saanti paikalle on varmistettava, samoin vesihuolto. Pakastimien ja kylmäkaappien kuljetukset sekä tapahtuma-alueelle että kouluihin, hoitaa yleensä tavarantoimittajat (jäätelö- ja juomatoimittaja). Aikataulu on laadittava yhdessä majoitusvastaavan ja projektipäällikön kanssa, toimittajat eivät välttämättä suostu hakemaan sunnuntaina. Kuljetusten avuksi tarvitaan yleensä yksi paikallinen aikuinen henkilö mukaan. TILAUKSET, TOIMITUKSET JA PALAUTUKSET Kioskien alkutäyttö Alkutäyttö toteutetaan Lentopalloliiton projektipäällikön ja kioskipäällikön suunnitelman ja aikataulutuksen mukaisesti (yleensä ke-to aikana). Tuotteet tilataan yleensä tukun kautta joka hoitaa myös jakelun tapahtuma-alueelle ja kouluille. Huom. arvioi tarve realistisesti, älä ylimitoita! Jäätelöaltaat toimitetaan ti-ke välisenä aikana. Ne tulee laittaa päälle heti, jotta ne ehtivät jäähtyä ennen jäätelöiden saapumista. Tapahtuma-alueen riittävän suuri säilytystila tai päivittäiset täydennyskuljetukset pitää suunnitella huolellisesti (SLel). Jäätelötoimittajan mahdollisuudet kannattaa hyödyntää, esim. GB-Glacen rekan säilytystilat riittävät koko turnauksen aikana tapahtuma-alueella myytävien jäätelöiden säilyttämiseen. Varastovastaava (tapahtuma-alue) ja majoitusvalvojat (koulu) purkavat tuotteet rullakoista heti pakastimiin, kylmäkaappeihin ja säilytystiloihin, muista tarkastaa kuormat tilauskirjaa vastaan. Tapahtuma-alueen kioskivastaavat huolehtivat tuotteet myyntitelineisiin ja kioskien pakastealtaisiin. Tukun autossa kulkevat kuivatavaran lisäksi myös jäätelöt. Kriittisintä on tavaran vastaanotto, sillä jäätelöt pitää saada saman tien kioskien jäätelöaltaisiin. Kioskien täydennystilaukset Kioskivastaavat ja myyjät huolehtivat, että myytäviä tuotteita on riittävästi. Pyritään siihen, että alkutäyttö riittää mahdollisimman pitkälle. Kioskipäällikkö määrittelee kenellä on oikeus tehdä ostoja koulukioskeihin, projektipäällikkö kenellä tapahtuma-alueen kioskeihin. Tarvittavat tuotetäydennykset noudetaan varastotiloista tai pyydetään kuljetuksista vastaavia tuomaan täydennystä. Palautukset Tukku sitoutuu yleensä ottamaan palautuksina ainoastaan myyntikelpoiset non-food -tuotteet (esim. kertakäyttövälineet, roskasäkit) sekä virvoitusjuomat täysinä erinä. Esimerkiksi jäätelöitä ja makeisia ei yleensä voi palauttaa. Myymättä jääneistä tuotteista vastaa niiden tilaaja (tapahtuma-alueen kioskit = liitto, koulukioskit = paikallinen seura).
RAHAHUOLTO TAPAHTUMA-ALUEELLA Maksuvälineenä kioskeissa käy käteinen raha (Power Shopissa ja yhdessä kioskissa myös kortti). Koulujen rahahuollosta vastaa kioskipäällikkö ja hän määrittelee koulukioskien rahahuollon. Rahahuoltopäällikkö (liiton sopima henkilö) vastaa kaikesta tapahtuma-alueen rahahuoltoon liittyvistä asioista Power Cup turnauksen aikana. Yleensä liitto tilaa turvallisuuspalvelun joka huolehtii rahakuljetuksista turnauspaikalta pankkiin. Tilat ja tarvikkeet Työtilan tulee olla suljettu, johon avain on turnauksen aikana vain rahahuoltopäälliköllä, sekä Lentopalloliiton valtuuttamalla henkilöllä. Työvälineet: pankin tilityslaput sekä pussit, euroille tarkoitettu kolikkolauta, laskin, muistiinpanovälineet, kuminauhoja, reppu, raportointipohjat. Ennen tapahtumaa: - selvitä rahakuljetustoiminnot - selvitä Suomen Lentopalloliiton tilinumerot (SLel) Tapahtuman aikana (turnausalue): Päivä alkaa joka aamu pohjakassojen tarkistamisella, sekä niiden luovuttamisella kioskivastaaville. Päivän aikana kierretään kioskipisteitä sekä Power shop, joista kerätään ylimääräiset rahat (suurimmat setelit). Kiertäminen tulee tehdä tapauskohtaisesti, mutta vuonna 2011 kerääminen tapahtui noin kahden tunnin välein mikä oli hyvä aikaväli silloin. Kioskivastaavien tulee kuitenkin itse huolehtia rahatilanteestaan, joten heidän pitää soittaa rahahuoltopäällikölle jos on tarve rahojen noutamiselle tai vaihtamiselle. Rahat tulee kerätä kioskeittain erillisiin pusseihin, koska tilitys tapahtuu pistekohtaisesti. Kiertämään lähtiessä kannattaa reppuun ottaa mukaan vaihtorahoja (kolikkopötköjä) jos kioskit tarvitsevat vaihtorahaa. Kioskivastaavan tulee luovuttaa rahat niin huomaamattomasti kuin se on mahdollista. Illan lopputöitä helpottaaksesi, keräämäsi rahat kannattaa laskea jo alustavasti kioskeittain. Kioskien ja Power shopin mennessä kiinni: - kioskivastaavat laskevat ja tilittävät rahat, sekä luovuttavat pohjakassan - tilitä rahat pisteittäin - laita pohjakassat valmiiksi aamua varten - luovuta rahat rahakuljetuspalvelun henkilölle Tapahtuman jälkeen - tee normaalit tilitykset - viimeisenä päivänä pohjakassat tulee tilittää omissa erissään Rahankuljetuspalvelu Suomen Lentopalloliitto hankkii rahankuljetuspalvelun, joka hoitaa rahojen kuljetuksen tapahtuma-alueelta pankkiin. Toimi rahankuljetuspalvelun antamien ohjeiden mukaisesti.
TIEDOTUS JA VIESTINTÄ Ulkoinen tiedottaminen: Paikallisseuran tiedotusosasto vastaa yhteistyöstä paikallisen ja alueellisen median kanssa sekä mediapalveluista tapahtuman aikana. Tiedotusosasto osallistuu tiedottamiseen myös sosiaalisessa mediassa (facebook, instagram, twitter). Paikallinen tiedotuspäällikkö tekee viestintäsuunnitelman missä määritellään kontaktoitavat mediat ja niiden yhteyshenkilöt, uutisoinnin runko ja aikataulu, lehdistötilaisuudet ja muu yhteydenpito sekä tiedotusryhmän jäsenten tehtäväjako. Tiedotuspäällikkö organisoi myös kisalehden tms. suunnittelun ja toteutuksen ja toimii muutenkin läheisessä yhteistyössä markkinointiryhmän kanssa. Liitto tekee valtakunnallisen tiedotus- ja markkinointisuunnitelman, sisältäen sosiaalisen median suunnitelman. Tiedotusryhmän talkooporukkaan kuuluvat tiedotuspäällikön lisäksi ainakin lehdistökeskuksen avustaja, kaksi tai kolme tiedottajaa (jotka hoitavat tiedotteet medialle, tekevät juttuja Power Cup nettisivuille, someen jne.), kaksi valokuvaajaa, videokuvaaja ja apukuuluttaja. Hyväksi käytännöksi on todettu joka-aamuiset toimituspalaverit jolloin tiedotuspäällikkö käy läpi tulevan päivän ohjelman ja vastailee kysymyksiin. Kuuluttaja pitää muistaa kutsua mukaan tähän palaveriin. Paikallinen tiedotuspäällikkö vastaa lehdistötilasta ja sen asianmukaisesta välineistöstä (kopiokone, 2 kpl kannettavia tietokoneita lehdistön edustajien käyttöön, 2 kpl lasertulostimia) ja laajakaistayhteydestä reaaliaikaista tiedotusta varten. Tiedotusvälineiden edustajille pitää olla lehdistötilassa tarjolla kahvia, teetä ja virvoitusjuomia. Turnauksen mediapassilla pääsee ruokailemaan kisaruokalaan. Turnaukseen tuleville tiedotusvälineiden edustajille valmistetaan tiedotuspäällikön johdolla mediapaketti, jossa on ainakin mediapassi, kisaopas, yleistiedote turnauksen tärkeimmistä faktoista, turnauksen johdon ja eri sektorien päälliköiden kännykkänumerot, tietoa kisakaupungista ja sen kartta sekä jokin kisatuote tai muu matkamuistoesine. Tiedotusvälineiltä pyydetään turnaukseen ennakkoakkreditointi Power Cupin nettisivujen kautta. Tiedotuspäällikkö hoitaa sen viimeistään toukokuun alussa yhdessä liiton tiedotuspäällikön kanssa. Keskeisenä tapahtuma-alueen tiedotusvälineenä toimii kuuluttamo. Oheisohjelmapalvelujen tuottaja hoitaa tarvittavan tekniikan ja äänentoiston sekä pääkuuluttajan. Kuuluttaja toimii tapahtuman juontajana, jakaa kuuluttamalla hyödyllistä informaatiota ja toimii tarvittaessa myös hätätiedotteiden välittäjänä. Paikallisseura järjestää 1-2 talkoolaista apukuuluttajiksi. Liiton tiedotuspäällikkö vastaa Power Cupin valtakunnallisesta ja kansainvälisestä tiedottamisesta ja toimii läheisessä yhteistyössä paikallisen tiedotuspäällikön kanssa. Sisäinen tiedottaminen: Sisäinen tiedottaminen ja kommunikointi ovat turnauksen sujuvuuden kannalta erittäin tärkeitä ja tähän on nimettävä vastuuhenkilö. Hän huolehtii tiedon siirtymisestä järjestelytoimikunnan sisällä ja toimikunnasta eteenpäin ja tiedon liikkumisesta liiton ja paikallisen seuran ja paikallisten toimijoiden välillä. Hän myös ohjaa sektorivastaavia huolehtimaan riittävästä kommunikoinnista oman sektorinsa sisällä ja eri sektoreiden välillä. Sähköpostijakelulistat on syytä tehdä ajoissa myös sektoreiden sisällä ja varmistua että kaikkien kontaktitiedot on saatavilla. Dokumentointikäytäntö on syytä sopia heti alussa (pöytäkirja/muistio käytäntö, kokouskäytännöt jne.).