POWER CUP. Rovaniemellä

Transkriptio

1 POWER CUP Rovaniemellä

2 MIKÄ POWER CUP ON? Power cup on järjestetty vuodesta 1985 lähtien Se kerää vuosittain lentopallojoukkuetta ympäri Suomen ja ulkomailta pelaamaan lentopalloa ulkona. Mukana on yhteensä pelaajaa ja huoltajaa, n.700 talkoolaista sekä katsojia. Kokonaismäärä nousee noin henkilöön. Power Cup on myös paljon muuta kuin pelaamista - oheisohjelma ja kavereiden näkeminen on myös tärkeitä syitä osallistua vuodesta toiseen Turnauksen järjestäjänä toimii Suomen Lentopalloliitto, joka antaa järjestelyoikeudet yhdelle tai useammalle lentopalloseuralle Isäntäkaupunki siis vaihtuu vuosittain, edellisen kerran turnaus on pelattu Rovaniemellä vuonna Tuolloin järjestäjinä toimi Woman Volley ja Napapiirin Palloketut. Lisäinfoa turnauksesta

3 MITÄ TAPAHTUMAN SAANTI VAATII? Turnauksen saaminen vaatii paikallisjärjestäjältä seuraavia asioita (liiton esittämiä vaatimuksia): Kaupungin tai kunnan tuki ja toimiva yhteistyö Ruokailupaikka osallistujalle veloituksetta. Ruokailupaikan tulee sijoittua siten, että se on kävelymatkan päässä kaikista pelialueista. Koulutason majoitus osallistujalle veloituksetta. Noin 300 nurmi-, tekonurmi- tai hiekkapintaista ulkokenttää yhtenäisellä alueella veloituksetta vapaaehtoisen toimitsijan viikon työpanos. Tapahtumapaikalla on oltava turnauksen järjestämiseen tarvittavat oheistilat veloituksetta. Pelialueiden läheisyydessä on oltava riittävästi pysäköintitilaa, ja liikennejärjestelyt on huomioitava tarkasti. Valmis rahoitus paikallisen projektikoordinaattorin tai vastaavan palkkaamiseksi katsotaan eduksi.

4 MIHIN WOMAN VOLLEY SITOUTUU TAPAHTUMAN JÄRJESTÄJÄNÄ? Woman Volley sitoutuu järjestämään seuraavat työt: Majoituksen organisointi ja valvonta (8000 majoittujaa) Kenttien rakentaminen ja huolto (300 kenttää) Ruuan jakelu neljän päivän ajaksi (aamu- ja iltapalat, lounas ja päivällinen noin hengelle) Kioskitoiminnan hoito (myyjät omiin sekä lentopalloliiton pitämiin palvelupisteisiin) Siivous ja puhtaanapito (pelialue, oheistapahtumat ja majoitustilat) Oheisohjelmien käytännön järjestelyt yhdessä Lentopalloliiton kanssa (avajaiset, disco ja päättäjäiset) Järjestyksenvalvonta, liikenteenohjaus, ensiapu ja vartiointi Paikallinen tiedottaminen, viestintä ja markkinointi Talkoolaisten rekrytointi, koulutus ja mahdolliset muut kustannukset Näiden töiden tekeminen vaatii noin 700 talkoolaista! Tehtävissä joudutaan käyttämään satoja ulkopuolisia talkoolaisia ja ostamaan asiantuntijapalveluita! Lentopalloliitolla on 50 sivuinen käsikirja mistä löytyy tarkat kriteerit asioiden hoitamiseksi.

5 ARVIOLUKUJA TAPAHTUMAN TALOUSVAIKUTUKSISTA ALUEELLE Vuonna 2016 Hämeenlinnan Power Cupin järjestäjä on antanut loppuraportissaan arvion, että kävijät jättivät kyseiselle talousalueelle n rahaa. Tämä on keskimäärin /kävijä. Lentopalloliitto tekee vuosittain tapahtumaan liittyviä ostoja n edestä. Ostot on suurimmaksi osaksi palveluja, tavarahankintoja ja elintarvikkeita. Näissä hankinnoissa noudatetaan normaalia kilpailutusmenetelmää.

6 POWER CUP ROVANIEMELLÄ TAPAHTUMAPAIKKA: Tapahtumapaikkana Ounasvaara, Urheiluopiston ympäristö -> Ehdottomasti paras ja yhtenäisin alue -> Halutaan yhdistää luontoaktiviteetit osaksi tapahtumaa ja alueella riittää paljon touhua -> Tilantarve: jäähallit ruokailuihin ja kisadiscoon, urheiluhalli nuorten peleihin + kisakanslia, pelialueina jalkapallokenttä, Ounashalli ja Rommelin kenttä sekä kisatorina hallien välinen parkkipaikka -> Mahdollista myös tehdä asfalttialueesta pelialue päällystämällä

7 POWER CUP ROVANIEMELLÄ TEEMA Teemana Yötön yö -> Yöttömän Yön teemaan liittyen pelattaisiin isoimpien junioreiden kohdalla pelejä iltamyöhään Luonto ja sen mukana tuomat elämykset Ounasvaaralla -> Pienet patikoinnit laavupaikoille, geokätköilyä, frisbeegolfia yms. Lisätoimintoina erilaisia aktiviteetteja -> ohjataan erilaisille toimintapisteille (kesäkelkkarata, seikkailupuisto Huima yms.) Joulupukki tietysti virallisena suojelijana mukana!

8 POWER CUP ROVANIEMELLÄ KANSAINVÄLISYYS Haetaan ennätysmäärä ulkomaisia joukkueita turnaukseen mukaan. Viime vuonna ulkomaalaisten joukkueiden osuus oli 25. -> Yhteistyötä ystävyyskaupunkien kanssa ja hyödynnetään lajiverkosto Pyritään saamaan ulkomaalaiset joukkueet leirille jo alkuviikosta jolloin viipymä pitenee Oiva mahdollisuus kesämatkailun lisäämiseen

9 POWER CUP ROVANIEMELLÄ OHEISTAPAHTUMAT Avajaiset Keskuskentällä, Napapiirillä tai Lordin aukiolla -> Tuodaan yötön yö ja Lapin eksotiikka kaikkien kosketeltaviksi Kisadiscon tilalla/lisäksi voi olla muutakin ohjelmaa Kuljetukset Napapiirille vai tuodaanko Napapiiri Ounasvaaralle?

10 POWER CUP ROVANIEMELLÄ MUUTA TÄRKEÄÄ Neuvotellaan eri liikenneyhtiöiden kanssa Power Cup junista, busseista tai lentokoneista. Seura tuottaa Lentopalloliitolle opiskelijayhteistyönä toteutettavia tietoja tapahtuman taloudellisista vaikutuksista ja järjestelyiden tuottamisesta. Tässä hyödynnetään Rovaniemen kattavaa oppilaitosverkostoa. Woman Volley on päättänyt hakea turnausta yksin, mutta tarvitsee lähes kaikki paikalliset urheilutoimijat talkootyöhön mukaan. Toimii merkittävänä urheiluseuratoiminnan elvyttäjänä. Vaatii Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen matkailumarkkinoinnin ehdotonta mukana oloa

11 YHTEISTYÖEHDOTUS ROVANIEMEN KAUPUNGILLE Woman Volley saa Power Cupin käyttöön (n. viikoksi): Veloituksettomat koulumajoitustilat n hengelle (sis.kulutusvesi, sähkö yms.) Veloituksettomat liikuntatilat Ounashalli ja Rommelin kenttä Keskuskentän kaikkine tiloineen veloituksettomaan käyttöön mahdollisia avajaisia varten Kaupunki maksaa Woman Volleylle järjestelykorvausta: (sis. markkinointirahaa, työntekijän palkkauskuluja 10 kk ennen tapahtumaa, ohjausryhmän toiminnasta aiheutuvia kuluja, talkooväen kouluttaminen, oheismateriaalien työstäminen, matkakuluja, asiantuntijapalveluita mm. turvallisuuteen liittyen, yms. muita järjestelyistä aiheutuvia muita kuluja, Kaupunki maksaa Santasport Finland Oy:lle liikuntatiloista koituneista vuokrakustannuksista (sis. jäähallit, urheiluhallin, jalkapallokentän, parkkialueet, tarvittavat oheistilat yms.)

12 KAUPUNGIN TUEN KÄYTTÖTARKOITUS Työntekijän palkkakulut Työntekijän välttämättömät tarvikkeet (työtila, puhelinkulut, ATK, internet) 4500 Markkinoinnista aiheutuvat kulut (ilmeen työstäminen, materiaalien tekeminen, ja ilmoittelu) Turvallisuuspalvelut (turvallisuussuunnitelmat, järjestyksenvalvonta ja vartiointi) Talkooväen rekrytointi ja kouluttaminen (tilat ja kouluttajat) 4000 Ohjausryhmän kokoontumisesta aiheutuvat kulut (tilat ja tarjoilu) 3500 Matkakulut (kokousmatkat) 5000 Ydinryhmän opintomatka ja kapulan vastaanottaminen Kuopion Power cupissa kesällä Internetyhteyksien rakentaminen turnausalueelle Nämä luvut perustuu edellisen Power Cup järjestäjän antamaan tietoon, heidän kaupungiltaan saaman tuen jakaantumisesta. Lentopalloliitto on määritellyt hyvin tarkkaan järjestävän seuran oikeudet neuvotella pääyhteistyökumppanuuksia. Liitto maksaa järjestelykorvausta arviolta , mikä menee kokonaisuudessaan tehtävän talkootyön järjestämiseen, sillä Wovo ei pysty järjestämään kaikkea työtä itse (kt. Wovon osuus). Yhteensä

13 ROVANIEMEN KAUPUNKI SITOUTUU Sitouttamaan asiantuntija-apua tapahtuman ohjausryhmään arviolta 5 henkilöä (liikennejärjestelyt, koulumajoitus, kenttien kunnossapito, logistiikka yms.) Kehittämään ja suunnittelemaan Ounasvaaran liikennejärjestelyissä ja auttamaan mahdollisten oheistapahtumien vuoksi tulleissa liikennejärjestelyissä sekä vastaamaan niistä aiheutuvista kuluista (katujen sulkemiset yms.) Edesauttamaan tapahtumajärjestelyjen sujumisessa kaikin tavoin omassa organisaatiossaan

14 ROVANIEMEN MATKAILU JA MARKKINOINNIN ROOLI Sitouttamaan asiantuntija-apua tapahtuman ohjausryhmään yhden henkilön työpanoksen (oheistapahtumat ja markkinointi) Auttaa luomaan Power Cup Rovaniemen brändiä ja tarinaa tapahtuman ympärille Hyödyntää omia viestintäkanavia tapahtuman markkinoinnissa On linkkinä paikallisiin matkailuyrittäjiin palveluiden tarjoajana

15 AIKATAULUSTA Vapaamuotoinen kirjallinen hakemus tulee jättää Lentopalloliittoon mennessä Siihen mennessä tarvitsemme sitoumuksen asiaan mukaan lähtemisestä ja raamit yhteistyölle Lentopalloliiton edustajat tekevät maalis-huhtikuussa 2017 katselmuksen hakijapaikkakunnille Valinta tehdään kesäkuussa 2017 Sopimuksen tekeminen ja ohjausryhmän perustaminen syksyllä 2017 Työntekijän palkkaaminen 10 kuukautta ennen tapahtumaa

16 ME OLEMME VALMIITA RYHTYMÄÄN HOMMIIN, MUTTA YKSIN EMME TÄHÄN PYSTY. OLETTEKO MUKANA?