Va r h a i n e n a p u t yö k y v y n m u u t t u e s s a Lap peenrannan k aupungin toimintamalli Lap peenrannan k aupungink anslian julk aisuja 2008:1
Lappeenrannan kaupunki Kaupunginkanslia, henkilöstöasiat PL 11, 53101 Lappeenranta ISSN 1457-5620
Työkyvyn ja kuntoutustarpeen arviointiprosessi Liite 1. 1. Perusteet Sairauslomia yli 30 pv/12 kk tai 3 lyhyttä sairauslomaa / 6 kk Työntekijän esitys Työnantajan esitys Työterveyshuollon esitys 2. KESKUSTELU Työkyvyn alenemisen uhka Kyllä Ei esimies työntekijä Työkyvyn seuranta Työnantajan edustaja Työntekijä Työterveyshuolto Työsuojelu Luottamusmies 3. YHTEISNEUVOTTELU Työkyvyn arviointi Jatkotoimenpiteet ja kuntoutumissuunnitelma Kyky nykyiseen tehtävään menetetty. Ei uudelleensijoittumishalukkuutta. Ei kuntoutumishalukkuutta Työsopimuksen irtisanominen 4.1 Työolosuhteiden korjaaminen 4.2 Lääkinnällinen kuntoutus 4.3 Ammatillinen kuntoutus 5. Seuranta KEVA KELA Kyky nykyiseen tehtävään menetetty. Ei uudelleensijoittumismahdollisuutta. Ei kuntoutumismahdollisuutta 6. Prosessin päättäminen Entinen työ jatkuu Uusi työ ja/tai työsopimus Normaali työkyvyn seuranta Työsopimuksen irtisanominen
1 Varhainen apu työkyvyn muuttuessa Lappeenrannan kaupungin toimintamalli 0 Yleistä 1 Työkyvyn arviointiperusteet 2 Keskustelu työkyvyn alenemisen uhatessa 3 Yhteisneuvottelu työkyvystä ja työssä selviytymisen tukemisesta 4 Keinoja työkyvyn palauttamiseksi 5 Seuranta 6 Prosessin päättäminen
2 Yleistä työkyvystä ja työkyvyn arvioinnista Tällä toimintamallilla on tarkoitus tukea Lappeenrannan kaupungin henkilöstöä jaksamaan ja jatkamaan nykyisissä taikka uusissa tehtävissään. Mallilla on niin ikään tarkoitus auttaa esimiehiä toimimaan paremman työkyvyn ja toimivamman työyhteisön hyväksi. Työkyky on monitahoinen käsite, joka on vain poikkeustapauksessa riippuvainen pelkästään työntekijästä tai hänen terveydentilastaan. Yleisesti työkyky esitetään nelitahokkaana jonka kulmat ovat: - työntekijän terveys ja voimavarat - työntekijän ammatillinen osaaminen - fyysinen ja psykososiaalinen työympäristö sekä - johtaminen ja organisaation toimivuus. Työkykyä tarkasteltaessa tulee muistaa, että kaikki edellä mainitut tekijät vaikuttavat työntekijän mahdollisuuteen selviytyä työstään ja vain harvoin työkyvyn menetys on esimerkiksi pelkästään lääketieteellinen. Työkyvyn tarkastelu on näin ollen moniammatillista yhteistyötä. Jokaisen työkyky muuttuu ajan myötä. Työkyvyn muutosten ja menetysten arvioiminen ja listaaminen on pääsääntöisesti hyödytöntä. Ongelmien sijasta työkyvyn tarkastelussa tulisikin keskittyä jäljellä olevaan työkykyyn. On pohdittava, mihin se riittää sekä miten sitä voidaan tukea, palauttaa tai lisätä. Vaikka ihmisen työkyky muuttuu, on sitä aina myös jäljellä. Jotta merkittävät työkykyongelmat voidaan estää, tulee työkyvyn heikkeneminen osata tunnistaa riittävän ajoissa. Mitä aiemmin ongelmat havaitaan, sitä paremmat ovat työkyvyn palauttamis- ja lisäämismahdollisuudet. Monesti toimenpiteiksi riittävät muutokset työjärjestelyissä omalla työpaikalla. Työkyvyn heikkenemisen uhatessa työnantajalla on halu ja keinoja auttaa työntekijää kuntoutumaan työkykyiseksi nykyiseen tai uuteen tehtävään. Tietysti toimenpiteet vaativat myös työntekijältä aktiivisuutta ja halukkuutta muutokseen sekä uuden oppimiseen. Työkykyasioiden selvittely ja hoito vaatii yleensä työpaikan ja työterveyshuollon tiivistä yhteistyötä, jota tukevat muut toimijat, esimerkiksi henkilöstöhallinto, työsuojelu ja eläkelaitos. Vetovastuu tällaisesta selvittelystä on työnantajalla eli työpaikan esimiehellä. Tämä asiakirja ei ole virka- tai työehtosopimus, vaan ohjeellinen toimintamalli. Palvelussuhdeasioissa noudatetaan aina asiaa koskevia lakeja ja sopimuksia.
3 Tämä toimintamalli on tiivis lyhennelmä laajasta ja monitahoisesta asiasta. Mallia voi käyttää apuna myös tilanteissa, joissa työntekijä palaa pitkältä sairauslomalta takaisin työhön. Työkyvyn ylläpitämiseksi ja edistämiseksi kaikki lailliset keinot sekä asiantuntija-apu ovat toivottuja ja sallittuja. Lisätietoja työkyvystä ja työkyvyn ylläpitämisestä saa esimerkiksi Kuntien eläkevakuutuksen julkaisusta Aktiivinen aikainen puuttuminen, joka löytyy Kevan www-sivuilta osoitteesta: www.keva.fi Linkki tähän julkaisuun löytyy myös intranetin henkilöstökäsikirjasta kohdasta työsuojelu ja työturvallisuus. Tässä kirjasessa esitetty toimintamalli on kuvattu kaaviona liitteessä 1. 1. Työkyvyn arviointiperusteet Merkkejä työntekijän työkyvyn alenemisesta tai alenemisen uhasta havaitaan työpaikoilla yleensä jo paljon aikaisemmin kuin varsinaiset työkykyongelmat nousevat esille. Avun saannin kannalta on tärkeää, että näihin, usein pieniin merkkeihin reagoidaan nopeasti. Asia on otettava keskusteluun ainakin seuraavissa tapauksissa A. Sairauspoissaoloihin perustuva havainnointi Työntekijällä on sairauslomia yli 30 päivää 12 kuukauden aikana tai 3 lyhyttä, alle viikon kestävää sairauslomaa 6 kuukauden aikana. Koska esimies myöntää alaistensa sairauslomat, tulee hänen seurata myös niiden kertymää. B. Työntekijän havaitessa muutoksia jaksamisessa, puutteita osaamisessa tai muuta työkykyyn vaikuttavaa, hän voi aina ottaa yhteyttä esimieheensä. C. Esimiehen havaitessa muutoksia työntekijänsä työkäyttäytymisessä, työn tuloksissa, työhön sitoutumisessa, työstä suoriutumisessa, puutteita osaamisessa taikka muuta aikaisempaan verrattuna poikkeavaa. D. Työterveyshuollon havaitessa, että työntekijän työkyky on alentunut taikka työkyvyn alentumisen uhka on olemassa, voi työterveyshuolto ottaa yhteyttä työntekijän esimieheen. E. Työtoverin tai asiakkaan havaitessa puutteita työntekijän työkyvyssä hän voi ottaa yhteyttä työpaikan esimieheen. Kehityskeskustelu on hyvä tilaisuus ottaa esille myös työkykyasiat - puolin ja toisin. Yleensä tilanne vaatii kuitenkin välitöntä reagointia.
4 2. Keskustelu työkyvyn alenemisen uhatessa Riippumatta siitä, missä havainto tai epäily työkyvyn alenemisesta taikka sen alenemisen uhasta on tehty, on esimies oikeutettu ja velvollinen ottamaan asian puheeksi. Esimies järjestää keskustelun asiasta työntekijän kanssa. Keskustelu on luottamuksellinen, avoin, ketään syyllistämätön ja todellisiin työasioihin perustuva. Keskustelulle varataan aika ja rauhallinen paikka sekä riittävä valmistautumisaika. Työntekijä voi niin halutessaan pyytää keskusteluun mukaan avustajan (yleensä luottamusmies tai työsuojeluvaltuutettu). Esimies voi konsultoida asiassa työterveyshuoltoa tai henkilöstöhallintoa. Tässä ensimmäisessä keskustelussa ei ole tarpeen mennä kovin syvällisesti työkyvyn yksityiskohtiin taikka terveydellisiin seikkoihin. Keskustelun painopiste tulee olla tulevaisuudessa ja työssä jaksamisessa. Esimies tekee keskustelusta muistion, johon kirjataan molempien kannanotot sekä sovitut jatkotoimenpiteet. Myös eriävät mielipiteet on hyvä kirjata. Jatkotoimenpiteiden tulee perustua osapuolten yhteisymmärrykseen. Muistio voi olla vapaamuotoinen tai pohjana voi käyttää valmista asialistaa. Liitteenä 2 on malli tällaisista asialistasta. Muistioon tulee kirjata myös asialistan kohdan 1. mukaiset sairauslomat. Jos apu todettuihin ongelmiin löytyy työpaikan sisäisin toimenpitein, kirjataan nämäkin muistioon. Sovitut toimenpiteet on syytä toteuttaa mahdollisimman ripeästi. Muistio on esimiehen ja työntekijän välinen luottamuksellinen asiakirja, joka luovutetaan ulkopuolisille vain yhteisesti sopien. Jos keskustelussa käy ilmi, että jokin asia uhkaa työntekijän työssä jaksamista tai jatkamista eikä asia ole hoidettavissa työpaikan sisäisin toimenpitein, järjestetään jäljempänä selvitetty yhteisneuvottelu, jossa eri osapuolet ja asiantuntijat ovat läsnä. 3. Yhteisneuvottelu työkyvystä ja työkyvyn palauttamisesta Jos edellä kohdassa 2. selvitetyssä keskustelussa on todettu työntekijän työkyvyn alentuneen tai uhkaavan alentua, tulee esimiehen järjestää asiaa koskeva yhteisneuvottelu. Neuvotteluun osallistuvat työntekijän ja esimiehen lisäksi työterveyslääkäri ja/tai työterveyshoitaja sekä tarvittaessa henkilöstöhallinnon edustaja. Neuvotteluun kutsutaan myös työsuojeluvaltuutettu ja luottamusmies, ellei työntekijä muuta halua. Esimies voi harkintansa mukaan kutsua neuvotteluun myös muita asiantuntijoita tai omia esimiehiään. Esimies voi toimittaa kutsun mukana taustatietoja, mutta terveydentilasta ja sairauslomista tiedotetaan ja keskustellaan vain asianomaisen luvalla.
5 Asioiden käsittely neuvottelussa on avointa ja tosiasioihin perustuvaa sekä luottamuksellista. Pääasia on löytää keinoja auttaa työntekijää jaksamaan ja jatkamaan nykyisissä tai uusissa työtehtävissä. Todennäköisesti kaikki asiat eivät ratkea ensimmäisessä kokoontumisessa. Mahdolliset lääketieteelliset lisätutkimukset tai muut jatkotoimenpiteiden selvittelyt vievät oman aikansa. Kaikkien edun mukaista on, että asiat ratkeavat kohtuullisessa ajassa eivätkä jää roikkumaan määräämättömäksi ajaksi ja että sovittavat toimenpiteet käynnistyvät nopeasti. Jatkotoimenpiteet tulee vastuuttaa ja aikatauluttaa. Tarvittaessa järjestetään uusi kokoontuminen ja sovitaan, ketkä siihen osallistuvat. Neuvottelusta tehdään vapaamuotoinen muistio, johon kirjataan osallistujat sekä olennaiset esillä olleet asiat, kuten työkykyä tukevat muutostarpeet työpaikalla sekä sovitut jatkotoimenpiteet aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen. Muistion jakelusta sovitaan neuvottelussa. Jos jo tässä ensimmäisessä yhteisneuvottelussa todetaan, että työntekijä ei selviydy nykyisistä työtehtävistään eikä ole halukas työkykyä parantaviin toimenpiteisiin eikä uudelleensijoittumismahdollisuuksien selvittelyyn, voidaan prosessi lopettaa. Tällöin vaihtoehdoksi jää palvelussuhteen irtisanominen taikka siitä irtisanoutuminen. Tällainen tilanne on luonnollisesti ääritapaus, ja yleensä työntekijästä itsestään johtuva. Näissäkin tapauksessa tulee kuitenkin aina selvittää myös eri eläkevaihtoehdot ja muut mahdollisuudet asian ratkaisemiseksi. Yhteisneuvottelu on niin ikään hyvä ja tarpeen järjestää ennen työntekijän paluuta pitkältä sairauslomalta. Tavoitteena on tällöin auttaa ja pehmentää työhön paluuta. Yhteisneuvottelussa voidaan keskustella työhön palaavan henkilön työkyvystä ja sen mahdollisista rajoitteista, sekä sopia tarvittavista muutoksista työoloihin tai työaikoihin. 4. Keinoja työkyvyn tukemiseksi ja palauttamiseksi Kaikkien osapuolten etu ja tavoite on, että työntekijä jaksaa ja jatkaa työssä eläkeikään sakka. Työnantajalla on halu ja keinoja tukea työntekijän työkykyä. Kaikki toimenpiteet edellyttävät kuitenkin aina myös työntekijän halukkuutta ja sitoutumista.
6 4.1 Työolosuhteiden muuttaminen työntekijän työkykyä vastaavaksi ja tukevaksi. Toiminnallisia muutoksia haetaan ensisijaisesti omasta työyksiköstä tai omalta toimialalta ja vasta toissijaisesti kaupungin muilta toimialoilta taikka muilta työnantajilta. Työolosuhteiden muuttamiseen liittyviä toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi seuraavat: * Työaikajärjestelyt omassa tehtävässä, esimerkiksi päivätyö taikka osaaikatyö. Jos tällaisiin järjestelyihin päädytään, tehdään virkamääräykseen/ työsopimukseen tarvittavat muutokset. Tehtäväkohtainen palkka säilyy entisenä. * Uudet tehtävät omassa työyksikössä tai omalla toimialalla. Virkamääräykseen/työsopimukseen tehdään tarvittavat muutokset. Palkkaus määräytyy uuden tehtävän mukaan. Tehtäväkohtainen palkka voi alentua enintään 15 %. * Uudet tehtävät kaupungin muilla toimialoilla (uudelleensijoitus). Henkilöstöhallinto avustaa tarvittaessa uudelleensijoittumisessa ja tarvittavissa työkokeiluissa. Virkamääräykseen/työsopimukseen tehdään tarvittavat muutokset. Palkkaus määräytyy uuden tehtävän mukainen. Jos uusi tehtäväkohtainen palkka on enemmän kuin 15 % aikaisempaa tehtäväkohtaista palkkaa alempi, kompensoidaan tämä osa henkilöstöhallinnon erikseen määrittelemällä tavalla. * Tarvittava lisäkoulutus. Työnantaja järjestää nykyisen taikka uuden tehtävän vaatimaa lisäkoulutusta, johon työntekijä on velvollinen osallistumaan. Työolosuhteiden muuttamista pohdittaessa voivat kyseeseen voi tulla myös osa-aikaeläke (ikä + osa-aikatyö) tai osatyökyvyttömyyseläke (alentunut työkyky + alentunut ansiotaso). Näistä vaihtoehdoista saa lisätietoja Kuntien eläkevakuutukselta, internetosoitteesta www.keva.fi tai henkilöstöhallinnolta. 4.2 Lääkinnällinen kuntoutus Lääkinnällisen kuntoutuksen tavoitteena on työ- ja toimintakyvyn parantaminen tai turvaaminen. Lääkinnälliseen kuntoutukseen kuuluvat erilaiset sairauksien hoitoon sekä työ- ja toimintakyvyn palauttamiseen liittyvät toimet. Kuntoutuksena voi tulla kysymykseen kuntouttava hoito, apuvälineet, sopeutumisvalmennuskurssit, erilaiset terapiat sekä yksilölliset kuntoutusjaksot ja -kurssit. Kuntoutukseen ohjaamisen hoitaa työterveyshuolto yhdessä muiden yhteistyötahojen kanssa. Viimeksi mainittuja yhteistyötahoja ovat muun muassa Kansaneläkelaitos ja Vakuutusalan kuntoutuskeskus. Kuntoutumisen jälkeen tavoitteena on paluu entisiin tehtäviin.
7 4.3 Ammatillinen kuntoutus tai ammatinvaihdos Mikäli mahdollisuudet nykyisessä ammatissa jatkamiseen ovat heikentyneet tai uhkaavat heiketä, kannattaa ajoissa harkita uusia tehtäviä tai uutta ammattia. Kuntien eläkevakuutus tukee uudelleensijoittautumista ja uudelleen kouluttautumista useilla eri tukimuodoilla. Tavoite on, että työntekijä kuntoutuu johonkin uuteen työtehtävään kaupungilla taikka kokonaan uuteen ammattiin mahdollisesti uudella työnantajalla. Tällaisissa tapauksissa laaditaan yhteistyössä eläkelaitoksen kanssa kuntoutussuunnitelma, joka voi sisältää esimerkiksi työkokeilua, oppisopimuskoulutusta tai opiskelua. Palvelussuhde- ja palkkausasiat hoidetaan ensisijaisesti tämän toimintamallin kohdan 4.1. mukaisesti. Lisätietoja ammatillisesta kuntoutuksesta saa Kuntien eläkevakuutuksen internetsivuilta osoitteesta www.keva.fi ja Vakuutusalan kuntoutuskeskuksen internetsivuilta osoitteesta www.vkk.fi 5. Seuranta Työolosuhteiden muuttamisen tai kuntoutustoimenpiteiden jälkeen järjestetään seurantapalaveri, jossa todetaan tilanne sekä sovitaan mahdollisista jatkotoimenpiteistä ja prosessin päättämisestä. Sopiva aika seurantapalaverin järjestämiselle on noin 3 kuukautta työskentelyolosuhteiden muuttamisesta tai kuntoutustoimenpiteiden päättymisestä. Tärkeintä on, että tällainen hanke tai prosessi ei jää avoimeksi tai kesken. Asia tulee saattaa hyväksyttävään lopputulokseen. Esimies kutsuu seurantapalaveriin ainakin asianomaisen työntekijän ja työterveyshuollon edustajan sekä harkintansa mukaan muita mukana olleita tahoja. Uudelleensijoitustapauksessa myös uuden työpaikan esimies tulee kutsua paikalle. Seurantapalaverin tulee sisältää ainakin seuraavaa: * Toteutuneet toimenpiteet ja arvio niiden vaikutusta työssä jaksamiseen ja jatkamiseen. * Sopiminen tarvittavista jatkotoimenpiteistä, esimerkiksi lisäkuntoutus, lisäkoulutus, ylimääräiset työterveystarkastukset tai muuta vastaavaa. *Todetaan, voiko asianomainen jatkaa työssään ja jos voi, niin millä edellytyksillä. * Sovitaan prosessin lopettamisesta ja siirtymisestä normaaliin työkyvyn seurantaan.
8 Jos tässä yhteydessä todetaan, että kaikista tukitoimista huolimatta työkyky nykyisiin tehtäviin on pysyvästi menetetty eikä työkykyä vastaavaa uutta tehtävää voida osoittaa, aloittaa työnantaja palvelussuhteen päättämistoimet. On luonnollista, että tämä on viimeinen ja aivan äärimmäinen vaihtoehto. Tässäkin yhteydessä tulee selvittää aina myös mahdollisuudet erilaisten eläkevaihtoehtojen käyttämiseen. 6. Prosessin päättäminen Selvittelyt, kuntoutukset, työkokeilut ja muut toimet voivat aiheuttaa huolta ja epävarmuutta asianomaiselle työntekijälle ja työyhteisölle. Siksi on erittäin tärkeää, että prosessi ei jatku vuosia tai loputtomiin, vaan se tosiasiallisesti päätetään, ja lopputuloksesta riippumatta eri osapuolet pääsevät jatkamaan normaalia toimintaansa. Selvitystyön aloittaneen esimiehen tulee tiedottaa prosessin päättymisestä kaikille asiassa mukana olleille tahoille. Alla on lopuksi muutama tärkeä huomio, jotka tulee ottaa huomioon tätä mallia sovellettaessa. Työsopimuksen muuttaminen * Työsopimusta taikka virkamääräystä muutettaessa noudatetaan aina voimassa olevia lakeja ja sopimuksia! * Uusiin tehtäviin siirryttäessä palkkaus on uuden tehtävän mukainen. Tehtäväkohtainen palkka ei kuitenkaan alene enempää kuin 15 %. * Työnantaja voi irtisanoa työsopimuksen, jos kaikki seuraavat kohdat toteutuvat: 1. Työkyky nykyiseen tehtävään on menetetty pysyvästi. 2. Työnantaja on tarjonnut vähintään kahta uutta tehtävää, jotka eivät ole työkokeilunkaan jälkeen soveltuneet työntekijälle ja tapauksessa todetaan, ettei työnantajalla ole tarjota muuta sopivaa tehtävää. 3. Kuntoutumisvaihtoehdoista ei ole löytynyt työntekijälle sopivaa tai työntekijällä ei ole halukkuutta taikka mahdollisuutta kuntoutumiseen tai kouluttautumiseen. 4. Kohtien 1-3 toteutuminen on todettu yhteisneuvottelussa. Tätä mallia sovellettaessa tulee ymmärtää, että Irtisanominen on äärimmäinen toimenpide ja se edellyttää, että kaikki mahdollinen työkyvyn palauttamiseksi ja palvelussuhteen säilymiseksi on tosiasiallisesti tehty. * Halutessaan työntekijällä on normaali mahdollisuus irtisanoutua koska tahansa.
9 * Olipa prosessin lopputulos mikä tahansa, on kaikkien edun mukaista, että työntekijä ei jää jatkuvaan epävarmuuteen tai sairauslomakierteeseen. * Liitteenä 1 on kaavio, jossa tämä toimintamalli on esitetty graafisesti. * Liitteenä 2 on malli asialistasta/muistiosta, jota voi käyttää apuna työkykyyn liittyvistä asioista keskusteltaessa tai puheeksi otettaessa. Lappeenrannan kaupungin henkilöstötyöryhmä.
1 Liite 2 Keskustelumuistio työntekijän työkyvystä Aika Paikka / 20 klo. -. Perustiedot Työyksikkö Työntekijä Esimies Avustajat Ohjeita keskusteluun - ei syitä tai syytöksiä - haetaan keinoja työssä jaksamisen tukemiseen - varataan riittävästi aikaa ja rauhallinen, puolueeton paikka - terveyttä arvioidaan suhteessa työhön - keskustellaan todennettavista työhön liittyvistä asioista - kirjoitetaan ylös myös eriävät mielipiteet - jatkotoimenpiteistä sovitaan yhdessä - Huom! Lomakkeen kentät kasvavat täytettäessä koneellisesti. Sairauspoissaolot 12 kuukauden aikana yhteensä Alle viikon poissaolot 6 kk:n aikana kappaletta Alle viikon poissaolot 6 kk:n aikana päiviä Työkyvyn kartoitus OMAT VOIMAVARAT Fyysiset voimavarat Henkiset voimavarat Voimavarojen riittävyys tulevaisuudessa Terveys suhteessa työhön Työhön vaikuttavat työn ulkopuoliset tekijät AMMATILLINEN OSAAMINEN Työn tavoitteet ja perustehtävä Osaaminen nyt Osaaminen tulevaisuudessa Työssä oppiminen OK Kehitettävää Mitä kehitettävää? Sovitut toimenpiteet Asiakirja laaditaan kahtena kappaleena ja se luovutetaan edelleen vain yhteisestä sopimuksesta. Työnantajan edustajalle jäävä kappale säilytetään henkilöstöasiakirjoissa pysyvästi.
2 Liite 2 TYÖYHTEISÖN TOIMIVUUS Vaikutusmahdollisuudet omaan työhön Palautteen saaminen Esimiehen tuki Työtovereiden tuki Ilmapiiri TYÖOLOT Työvälineet- ja menetelmät Työaikajärjestelyt Työolojen terveellisyys ja turvallisuus Työn kuormittavuus Kuormituksen jakautuminen työyhteisössä Huomioita työkyvystä tai työssäjaksamisesta Johtopäätökset keskustelusta ja sovitut toimenpiteet Allekirjoitukset työnantajan edustaja työntekijä Asiakirja laaditaan kahtena kappaleena ja se luovutetaan edelleen vain yhteisestä sopimuksesta. Työnantajan edustajalle jäävä kappale säilytetään henkilöstöasiakirjoissa pysyvästi.