Ossi Hänninen HUOLTO-ORGANISAATION PERUSTAMINEN LVI- URAKOINTILIIKKEESEEN Opinnäytetyö Talotekniikan koulutusohjelma Huhtikuu 2009
KUVAILULEHTI Opinnäytetyön päivämäärä 27.04.2009 Tekijä(t) Ossi Hänninen Nimeke Koulutusohjelma ja suuntautuminen Talotekniikan koulutusohjelma Huolto-organisaation perustaminen LVI-urakointi liikkeeseen Tiivistelmä Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tarkastella huolto-organisaation perustamista LVI-urakointiin keskittyneeseen yritykseen. Ajatus huolto-organisaation perustamisesta johtuu siitä, että yritykseltä tiedustellaan paljon LVI-huoltosuorituksia, vaikka yritys ei markkinoi eikä mainosta itseään huoltotöitä tekevänä yrityksenä. Opinnäytetyön tarkoitus ei ole tehdä valmiita laskelmia organisaation perustamista varten, vaan työ on kartoitusluontoinen. Opinnäytetyö koostuu yrityksen tilanteen analysoinnista, markkinakartoituksesta ja laskelmista. Yrityksen tämänhetkinen tilanne on analysoitu yksinkertaisilla analysointimenetelmillä. Markkinakartoitus on tehty käyttämällä jo olemassa olevaa tietoa, kuten tilastoja ja isännöitsijöiden luovuttamia tietoja taloyhtiöiden LVI-huoltokustannuksista. Markkinakartoituksessa käytetyt menetelmät ja tulokset on kuvattu opinnäytetyössä yksityiskohtaisesti. Opinnäytetyö sisältää myös rahoitus- ja kannattavuuslaskelmat, liittyen huolto-organisaation perustamiseen. Tuloksista ilmeni, että huolto-organisaation perustamista kannattaa harkita vakavasti, mutta lisäselvitykset ovat tarpeen. Opinnäytetyössä esitettyjen laskelmien pohjalta on toimeksiantajayrityksen helppo ryhtyä lisäselvityksiin ja tarvittaessa tarkentaa laskelmia. Asiasanat (avainsanat) LVI-urakointi, markkinakartoitus, LVI-huolto, kannattavuuslaskenta. Sivumäärä Kieli URN 33 s. + liit. 3 s Suomi URN:NBN:fi:mamk-opinn200976732 Huomautus (huomautukset liitteistä) Ohjaavan opettajan nimi Opinnäytetyön toimeksiantaja Arto Tasapuro
DESCRIPTION Date of the bachelor's thesis 27.04.2009 Author(s) Ossi Hänninen Name of the bachelor's thesis Degree programme and option Building Services The establishment of a maintenance department to an HVAC contracting company. Abstract The purpose of this thesis is to examine the establishment of a maintenance department to a company focused on HVAC contracting. The reason behind the establishment of a maintenance department is that the company receives numerous inquiries regarding HVAC maintenance services although the company is not marketing or advertising itself as a provider of such services. The purpose of the thesis is not to make complete calculations for establishing the organization, but the work is rather survey-oriented. The thesis consists of the analysis of the company's state, marketing survey and calculations. The analysis of the company's state has been conducted with simple analysis methods. The marketing survey has been made by using existing information such as statistics and information about housing companies' HVAC maintenance costs assigned by house managers. The methods and findings of the marketing survey has been described in detail in the thesis. The thesis also includes the financial statement and the profitability calculation concerning the establishment of a maintenance department. The findings expressed that the establishment of a maintenance department should be seriously considered but further clarifications are necessary. Based on the calculations expressed in the thesis, the client company can easily begin the further clarifications and accommodate the calculations if needed. Subject headings, (keywords) HVAC contracting, marketing survey, HVAC maintenance, profitability calculation Pages Language URN 33 p. + app. 3 p. Finnish URN:NBN:fi:mamk-opinn200976732 Remarks, notes on appendices Tutor Bachelor s thesis assigned by Arto Tasapuro
SISÄLTÖ 1 JOHDANTO... 1 2 YRITYKSEN ESITTELY... 2 3 TUTKIMUSKYSYMYKSET JA OLETTAMUS... 4 4 TUTKIMUSAIHEEN TEOREETTINEN TARKASTELU... 5 4.1 Yrityksen tilanteen analysointi... 5 4.1.1 SWOT-analyysi... 5 4.1.2 Kilpailija-analyysi... 6 4.2 Markkinatutkimus... 7 4.3 Markkinatutkimusten tyypit... 7 4.3.1 Kartoittava tutkimus... 7 4.3.2 Kuvaileva tutkimus... 8 4.3.3 Selittävä tutkimus... 8 4.4 Laskelmat... 9 4.4.1 Rahoituslaskelma... 9 4.4.2 Kannattavuuslaskelma... 13 4.5 Organisaation perustaminen... 16 4.5.1 Organisaatiorakenne... 16 4.5.2 Rekrytointi... 17 4.5.3 Kalusto... 19 5 TUTKIMUSMETODIT... 21 5.1 Markkinakartoitus... 21 5.2 Rahoituslaskelma... 22 5.3 Kannattavuuslaskelma... 22 6 TULOKSET... 24 6.1 SWOT-analyysi... 24 6.2 Kilpailija-analyysi... 25 6.3 Markkinakartoitus... 26 6.4 Laskelmat... 26 6.4.1 Rahoituslaskelma... 26 6.4.2 Kannattavuuslaskelma... 26 6.5 Organisaatiomalli... 26 6.6 Huolto-organisaation toiminta... 27 7 JOHTOPÄÄTÖKSET... 29 LÄHDELUETTELO... 32 LIITTEET
1 JOHDANTO 1 Nykyisen taloudellisen tilanteen ja kasvavan kilpailun johdosta, ovat myös puhtaasti LVI-urakointiin suuntautuneet yritykset ryhtyneet etsimään tukevia toimintoja liiketoiminnalleen. Tämänkaltaisessa tilanteessa ryhdytään usein pohtimaan huoltoorganisaation mahdollisuutta. Tämä on siksi järkevää, että urakointi ja huoltotoiminta ovat hyvin toisiaan tukevia toimintoja, ja usein LVI-urakointiyritys omistaa jo ennestään paljon työkaluja ja muita materiaaleja. Tämän vuoksi investointi huoltoorganisaatioon jää paljon pienemmäksi, kuin esimerkiksi uuden yrityksen perustamisessa. Opinnäytetyöni tarkoituksena on tarkastella huolto-organisaation perustamista LVIurakointiliikkeeseen. Huolto-organisaatio on siis tarkoitus perustaa olemassa olevan urakointiliikkeen itsenäiseksi toimintaosaksi. Ajatus huolto-organisaation perustamisesta johtuu siitä, että tämä yritys on tehnyt paljon huoltotöitä, vaikka niitä ei ole mainostettu eikä markkinoitu yrityksen toimesta. Opinnäytetyössäni pyrin tarkastelemaan huolto-organisaation perustamisen taloudellisia kysymyksiä, huolto-organisaation vaikutusta yrityksen toimintaan ja organisaation perustamiseen liittyviä käytännön ongelmia, kuten työvoiman rekrytointia ja kaluston hankintaa. Opinnäytetyöni tarkoitus ei ole tehdä yrityksen perustamiseen vaadittavia valmiita laskelmia, vaan tehdä kartoitusluontoiset laskelmat, joiden perusteella voidaan arvioida idean järkevyyttä, ja tarvittaessa ryhtyä lisätoimiin. Aluksi tulee yrityksen tilanne analysoida tarkasti, jotta nähdään ovatko jatkotoimenpiteet järkeviä. Yritys esitellään työn toisessa luvussa, ja yritykselle tehdään SWOT- ja kilpailija-analyysi. Analyysien tukemana opinnäytetyössäni tehdään toimeksiantajayritykselle markkinakartoitus yrityksen markkina-alueella. Markkinakartoitus suoritetaan käyttämällä jo olemassa olevaa tietoa, kuten tilastoja ja tietoja isännöintiyrityksiltä. Markkinakartoitukseen liittyvä teoria esitellään teoriaosiossa, tutkimusmetodit ja tulokset omissa osioissaan. Johtopäätöksissä esitetään päätelmät ja suositukset, jotka on tehty tutkimustulosten perusteella. Opinnäytetyössäni perehdytään myös organisaation perustamisen vaikutuksiin yrityksen rakenteeseen, sekä työvoiman ja kaluston hankintaan. Myös huolto-organisaation
2 päivittäisestä toiminnasta esitetään malli. Työvoiman hankinnan ja kaluston teoriaosassa esitetään eri tapoja hankkia työvoimaa tai kalustoa, sekä perehdytään myös työvoiman ja tarvittavan kaluston kustannuksiin. Opinnäytetyössäni esitellään edellä mainittujen asioiden pohjalta rahoitus- ja kannattavuuslaskelmat. Laskelmat on tehty teoriaosassa esitetyn mallin perusteella, tutkimusmetoditosiossa selvitetään laskelmien osatekijät, ja tuloksissa esitetään laskelmien tulokset. Johtopäätöksissä vedetään yhteen koko tutkimus ja annetaan suositukset työn toimeksiantajalle. 2 YRITYKSEN ESITTELY Yritys on noin 15 henkeä työllistävä urakointiin keskittynyt LVI-alan yritys Etelä- Savosta. Yrityksen neljä omistajaa työskentelevät yrityksessä projektinhoito-, johto- ja tarjouslaskentatehtävissä. Tässä muodossa yritys on toiminut noin 3 vuotta, mutta yrityksen juuret ulottuvat 1970-luvun alkuun, jolloin se on perustettu. Yrityksen toiminta-alue on pääasiassa Itä-Suomi. Kohteina yrityksellä on ollut esimerkiksi asuin/liikerakennuksia, sairaaloita, julkista rakentamista sekä puunjalostus- ja elintarviketeollisuutta. Yritys tarjoaa asennuspalveluja myös yksityishenkilöille, mutta varsinaista huolto-organisaatiota yrityksessä ei ole. Idea huolto-organisaation perustamisesta on syntynyt kysynnän vuoksi. Yrityksen asiakaslähtöinen toimintatapa on aiheuttanut sen, että yritykseltä kysytään paljon huoltotöitä, vaikka niitä ei markkinoida erikseen. Yleensä asentajan käydessä taloyhtiössä alkaa sana kiertää ja töitä löytyy asiakkaan tuttavilta. Vaikka yrityksessä ei varsinaista huolto-organisaatiota ole, tekee yksi asentaja pääasiassa pelkkiä huoltotöitä. Yrityksessä ei ole huoltotoimintaan erikoistunutta esimiestä, joten projektijohtajat joutuvat hoitamaan myös huoltotoimintaa koskevat asiat projektinjohtotöiden ohessa. Molempien asioiden hoitaminen lisää entisestään projektijohtajien työkuormaa. Yrityksen ajatuksena on, että huolto-organisaation asioita hoitamaan palkataan huoltopäällikkö. Huoltopäällikkö hoitaisi kaikki huolto-organisaation asiat kuten työntekijöiden palkkauksen, työnjohdon, työlähetteiden laatimisen ja tuntilistojen tarkistuksen.
3 Tämä vähentäisi huomattavasti urakointiin keskittyneiden projektijohtajien työtaakkaa. Huolto-organisaation perustaminen toisi yritykselle myös lisää varmuutta. Kun yritys toimisi kahdella eri LVI-alan sektorilla, sallisi toinen sektori pienen notkahduksen aiheuttamatta yritykselle vielä suurta haittaa. Urakointi ja huoltotoiminta tukisivat toinen toisiaan, ja resursseja voitaisiin ohjata yrityksen sisäisesti tarpeen vaatiessa.
3 TUTKIMUSKYSYMYKSET JA OLETTAMUS 4 Opinnäytetyöni päätutkimuskysymys on: Onko yrityksen markkina-alueelle kannattavaa perustaa pientä huoltoorganisaatiota? Alakysymykset ovat: Mikä on alueen LVI-huoltotyö markkinoiden koko? Kuinka suuren investoinnin huolto-organisaation perustaminen vaatii LVIurakointi liikkeeltä? Mikä on kannattavan liiketoiminnan vaatima liikevaihto? Miten huolto-organisaation perustaminen vaikuttaa yritykseen, ja miten huoltoorganisaatio tulisi toimimaan? Missä laajuudessa huolto-organisaation on järkevä perustaa suhteessa markkinoiden kokoon? Olettamus on kuitenkin se, että markkinoilta löytyy tilaa pienelle huoltoorganisaatiolle johtuen yrityksen nykyisten huoltopalveluiden kysynnästä.
4 TUTKIMUSAIHEEN TEOREETTINEN TARKASTELU 5 4.1 Yrityksen tilanteen analysointi 4.1.1 SWOT-analyysi SWOT-analyysi eli nelikenttäanalyysi on yksinkertainen ja yleisesti käytetty yritystoiminnan analysointimenetelmä. Lyhenne SWOT tulee englanninkielisistä sanoista Strenghts, Weaknesses, Opportunities ja Threats. SWOT-analyysissä yrityksen toimintaa tarkastellaan sekä ulkoisten että sisäisten toimintojen valossa. Sisäisiä tekijöitä, joihin yritys voi itse toiminnallaan vaikuttaa, ovat vahvuudet ja heikkoudet. Vahvuudet ovat yrityksen sisäisiä positiivisia tekijöitä, jotka auttavat yritystä menestymään ja saavuttamaan tavoitteensa. Heikkoudet taas vaikuttavat päinvastoin: ne estävät yrityksen menestymistä. Ulkoisia, yrityksen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevia tekijöitä ovat uhat ja mahdollisuudet. Mahdollisuuksia hyväksi käyttäen yritys voi menestyä paremmin, kun taas uhat voivat vaarantaa yrityksen menestyksen ja joskus jopa olemassaolon. (Kinkki & Lehtisalo 1999, 88 89.) SWOT-analyysi on kahden ulottuvuuden kuvaama nelikenttä (kuva 1, s. 6), jonka vasempaan puoliskoon kuvataan myönteiset, ja oikeaan puoliskoon negatiiviset asiat. Kaavion alapuoliskoon kuvataan organisaation ulkoiset ja yläpuoliskoon organisaation sisäiset asiat. (Lindroos & Lohivesi, 2004.) Analyysin jälkeen on yrityksen syytä käydä läpi jokainen nelikentän ruutu. Vahvuuksia tulee vahvistaa ja käyttää entistä paremmin hyödyksi. Heikkouksia tulee pyrkiä korjaamaan ja parantamaan. Kaikkia heikkouksia ei voi poistaa, mutta niiden vaikutusta tulee pyrkiä lieventämään. Mahdollisuudet pitää hyödyntää resurssien mukaisesti ja uhkiin varautua mahdollisimman hyvin. SWOTanalyysin avulla yritys pystyy melko vaivattomasti ja nopeasti saamaan selville sekä yrityksen nykytilan että tulevaisuudessa kehittämistä tarvitsevat asiat. SWOTanalyysin suosio piilee juuri menetelmän vaivattomuudessa. (Pk-yritysten riskien hallinta, 2009.)
6 Myönteiset asiat Kielteiset asiat Yritys Vahvuudet Heikkoudet Ulkoinen ympäristö Mahdollisuudet Uhkat KUVA 1. SWOT-nelikenttä. (Kinkki & Lehtisalo 1999, 88 89.) 4.1.2 Kilpailija-analyysi Yritys ei toimi markkinoilla yksin, vaan se joutuu ottamaan huomioon myös kilpailijat. Jos yritys osaa ottaa huomioon kilpailijan vastatoimet, se voi valmistautua tilanteeseen ottamalla huomioon päätöksissään kilpailijoiden tulevat toimet. Tavallisesti yrityksellä on niin paljon kilpailijoita, ettei niitä kaikkia voi ottaa huomioon vaan yrityksen on keskityttävä toimintansa kannalta tärkeimpiin kilpailijoihin. (Kinkki & Lehtisalo 1999, 86.) Ensimmäisenä yritys selvittää vakavasti otettavien kilpailijoiden määrän ja tuotteen samankaltaisuuden. Omaa ja kilpailijoiden tuotteita pyritään vertailemaan ja siten selvittämään miten ne tyydyttävät asiakkaiden tarpeita. Tuotteen ominaisuuksien lisäksi selvitetään mahdollisuuksien mukaan myös kilpailevien yritysten ominaispiirteitä. Tietolähteinä käytetään kilpailijoiden myynninedistämismateriaalia, lehtiartikkeleita, tilinpäätöstietoja jne. (Kinkki & Lehtisalo 1999, 86.) Kilpailijoista pyritään selvittämään vahvat ja heikot ominaisuudet sekä asema markkinoilla. Vahvoja ominaisuuksia ovat ne, joissa kilpailija on muita yrityksiä parempi, heikkoja ne, joissa se on muita yrityksiä heikompi. Tarkastelussa pyritään huomioimaan myös kilpailijan käyttäytyminen tulevaisuudessa, eli sen toiminnan suunnitellut päälinjaukset. Pääpiirteiltään kaikkia kilpailijoita arvioidaan samalla tavalla kuin omaa yritystä. (Kinkki & Lehtisalo 1999, 86.)
4.2 Markkinatutkimus 7 Nykyajan tiukassa kilpailutilanteessa ei enää pelkkä yrittäjän ammattitaito takaa yrityksen menestymistä. Yrityksen toiminnan suunnittelun peruslähtökohdat ovat markkinat ja siellä olevat asiakkaat. Yritys tarvitsee siis tietoa kilpailutilanteesta markkinoilla. Myös moni muu markkinoilla vallitseva asia on otettava huomioon. Tällaisia tietoja saadaan markkinatutkimusten ja -analyysien avulla. Uuden yrittäjän tulisi pystyä hahmottamaan toimialueensa kokonaismarkkinat ja osuuden markkinoista, minkä hän voi realistisesti katsoa saavansa itselleen. Tämän lisäksi on yrittäjän tunnettava myös kilpailijansa: heidän lukumääränsä, vahvuudet/heikkoudet, markkinaosuudet ja niin edelleen. Nykyhetken tilanteen lisäksi yrittäjällä tulisi olla myös käsitys siitä, mihin suuntaan markkinoiden eri osatekijät kehittyvät tulevaisuudessa. On kuitenkin tärkeä muistaa, että tutkimustieto ei koskaan korvaa sitä näkemystä ja kokemusta mitä yrittäjällä on tai mitä yritykseen on kertynyt. Parhaimmillaan tutkimustieto täydentää ja varmistaa yrittäjän omia käsityksiä tai se tuo uusia näkemyksiä ongelmatilanteiden ratkaisuun ja yritystoiminnan suunnitteluun. (Yrityksen perustajan opas 2006, 65 66, 67.) 4.3 Markkinatutkimusten tyypit Markkinatutkimuksia voidaan tehdä erityyppisiä sekä laajuudeltaan että kestoltaan. Tutkimuksen tyyppi määräytyy paljon tutkimusotteen mukaan. Tutkimusotetta valittaessa on kiinnitettävä huomiota kahteen yksinkertaiseen periaatteeseen: onko tarkoitus tuottaa tietoa kertaluontoisesti, toistuvasti vai jatkuvasti, sekä mikä on tarvittavan tiedon tarkkuus. Tarvittavan tiedon tarkkuudesta riippuen tutkimusote on joko kartoittava, kuvaileva tai selittävä. (Lotti 2001, 107 108.) Näin ollen markkinatutkimukset voivat olla vuosia kestäviä laajoja tutkimuksia tai kertaluontoisia karkeita kartoituksia. 4.3.1 Kartoittava tutkimus Kartoittava tutkimus on vapaamuotoinen. Se perustuu jo olemassa oleviin tietoihin, kuten tilastoihin tai asiantuntijoiden haastatteluihin. (Lotti 2001, 108.) Yksinkertaisimmillaan se voi olla havaintojen tekoa yrityksen markkinaympäristöstä. Silloin, kun on kyseessä paikalliset markkinat, on yrittäjäksi aikovalla usein jo ennestään tieto va-
8 litsemastaan toimialasta. Tätä tietoa voidaan täydentää esimerkiksi haastattelemalla tulevia asiakkaita, tavarantoimittajia tai muita alalla toimivia henkilöitä. Apuna voidaan käyttää myös kirjallisia lähteitä, kuten ammattilehtien markkinaraportteja tai tilastoja. (Yrityksen perustajan opas 2006, 66.) Jos kysymyksessä on laajempi markkinoiden selvittäminen, eikä pelkkä yksinkertainen havainnointi riitä, voi markkinoiden selvitys osoittautua pulmalliseksi. Myös tällöin markkinoiden selvitys aloitetaan usein käyttämällä saatavilla olevaa jo valmista tietoa kuten tilastoja, valmiita tutkimuksia/selvityksiä ja väestöennusteita. Tällöin puhutaan ns. kirjoituspöytätutkimuksen tekemisestä. (Yrityksen perustajan opas 2006, 66.) Kirjoituspöytätutkimus voi olla esimerkiksi esitutkimus, jota ei ole tarkoitustakaan toistaa. Tyypillinen kirjoituspöytätutkimus on kartoitus esimerkiksi uusista vientimarkkinoista. (Lotti 2001, 108.) 4.3.2 Kuvaileva tutkimus Jos valmista tietoa ei ole saatavilla tai sitä on riittämättömästi, joudutaan tieto hankkimaan muualta. Kuvailevassa tutkimuksessa tiedot hankitaan systemaattisesti haastattelutekniikoilla tai kohderyhmään suuntautuvalla otoksella (Lotti 2001, 108). Näin ollen tietoa voidaan hankkia esimerkiksi kyselyiden tai haastatteluiden avulla. Tietoa kerätään mielipiteistä, asenteista, asiakassuhteista, asiakastyytyväisyydestä, arvoista, brändeistä, niiden käyttäjistä ja imagoista (Lotti 2001, 108). Kun tieto kerätään markkinoilta eli kentältä, kutsutaan sitä usein kenttätutkimukseksi. 4.3.3 Selittävä tutkimus Vaativin tutkimusote on selittävä tutkimus. Selittävässä tutkimuksessa mitataan mikä vaikuttaa mihinkin ja millä tavoin. Tässä selvitetään siis useiden tekijöiden vaikutusta toisiinsa. Selittävä tutkimus on myös mahdollista tehdä kokeellisesti laboratoriossa. Selittävä ote on esimerkiksi paneelitutkimuksissa, joissa on kiinteä joukko vastaajia, joiden käyttäytymistä seurataan. Kun mittaus tehdään jatkuvana, saadaan paikallistettua tehdyt markkinoinnin toimenpiteet ja niiden vaikutukset. (Lotti 2001, 108 109.)
4.4 Laskelmat 9 4.4.1 Rahoituslaskelma Yritystoiminnan aloittamiseen ja toiminnan laajentamiseen tarvitaan aina rahaa. Rahoituslaskelman avulla suunnitellaan tai osoitetaan se, kuinka paljon esimerkiksi toiminnan laajentamiseen tarvitaan pääomaa ja kuinka se on tarkoitus järjestää. Rahoituksesta puhuttaessa tulee yleensä ensimmäisenä kyseeseen pankkilaina, jokin muu lainamuoto tai mahdollisesti erilaiset tukirahoitukset. (Suomen Uusyrityskeskukset ry, 2008.) Jos erillistä lainarahoitusta ei tarvita, ollaan toiminnan aloittamista rahoittamassa yleensä omilla säästöillä tai esimerkiksi olemassa olevilla koneilla tai työkaluilla. Tätä kutsutaan omarahoitukseksi, ja kun kyseessä on rahan sijasta koneet tai laitteet, puhutaan lisäksi apporttiomaisuudesta. Rahoitustavasta riippumatta kannattaa tarvittava rahoitus arvioida tarkasti rahoituslaskelman avulla. Samalla kannattaa määritellä tarkasti myös taloudellisen riskin suuruus, eli kuinka paljon on valmis ottamaan riskiä rahojen tai omaisuuden menettämisen osalta, joko suoraan tai takausten muodossa. Lainarahoituksen ensisijaisena myöntämisen perusteena on aina liiketoiminnan kannattavuuden arviointi, joka perustuu laskelmiin. (Suomen Uusyrityskeskukset ry, 2008.) Alla olevaan esimerkkiin on laskettu kaksivaiheisesti esimerkkiyrityksen rahoituslaskelma. Yrityksen rahoituslaskelman tekeminen aloitetaan tarvittavien investointien eli omaisuuden (käynnistämisinvestointien) ja hankintakustannusten laskemisesta. Tässä vaiheessa on tärkeä arvioida, mitkä käynnistysinvestoinnit ovat välttämättömiä liikeidean toteuttamiseen. Alla olevassa taulukossa 1 on esitetty esimerkkiyrityksen investointikustannusten laskelma. (Sutinen & Viklund 2004, 86.) Esimerkkiyrityksenä on käytetty palveluyritystä.
10 TAULUKKO 1. Esimerkkiyrityksen investointikustannukset. Investointierä Esimerkkiyritys Toimistokalusteet 1 000 Toimistolaitteet: -puhelin 600 -tietokone 600 -tulostin 80 -ohjelmistot 1 000 -kopiokone 800 -matkapuhelin 250 Auto 25 000 Investoinnit yhteensä: 29 330 Toisessa vaiheessa selvitetään mahdollinen ulkopuolisen rahoituksen tarve. Taulukossa 2 on esitetty laskelma esimerkkiyrityksen ulkopuolisen rahoituksen tarpeesta. Laskelmassa on huomioitu yrittäjän omat varat, käyttöpääomavaraus ja kustannusylitysvaraus. Käyttöpääomavarauksessa huomioidaan minimissään kolmen kuukauden liiketoiminnan kuukausittaiset kulut. Kustannusylitysvaraus huomioi sen, ettei sentintarkkoja laskelmia voida tehdä, jonka takia on hyvä varata noin 30 % investoinneista kustannusylitysvaraukseen. (Sutinen & Viklund 2004, 87.) TAULUKKO 2. Esimerkkiyrityksen ulkopuolisen rahoituksen tarve. Investointierä Esimerkkiyritys Yrittäjän omat varat + 15 000 Investointitarve - 29 330 Käyttöpääomavaraus - 18 390 Kustannusylitysvaraus - 8 799 Ulkopuolisen rahoituksen tarve - 41 519 Yllä olevasta laskelmasta nähdään mahdollisen investoinnin suuruus ja se, kuinka paljon ulkopuolista rahoitusta on järjestettävä, jotta suunnitteilla oleva toiminta saadaan käyntiin. Rahoituksen suunnittelu Rahoituksen tarkoituksena on turvata yritystoiminnan häiriötön jatkuminen. Yrityksen tavoitteena on kannattava toiminta, joten myös rahoituksen suunnitellussa on toteutet-
11 tava tätä periaatetta. Rahoituksen puute ei saisi estää yritystä toteuttamasta kannattavia toimintoja, eikä rahoituksen järjestäminen saisi rasittaa liiaksi yrityksen kannattavuutta. Rahoituksen suunnittelussa on muutama keskeinen osa-alue, jotka tulee ottaa huomioon yrityksen rahoitusta suunniteltaessa. Rahoituksen suunnittelun tehtäväalueita ovat: Huolehtiminen kannattavuudesta pyrkimällä löytämään sellaisia rahoitusyhdistelmiä ja vaihtoehtoja, jotka mahdollistavat kannattavien investointien toteuttaminen. Yritys tekee tällöin valintoja eri investointien ja rahanlähteiden välillä. Huolehtiminen maksuvalmiudesta niin, että yritys kykenee joka hetki selviytymään maksuvelvoitteistaan. Yrityksen tulee ennakoida tilanteet, jolloin tulevat rahavirrat eivät riitä kattamaan menoja, sekä tavat, joilla kattaa rahoitusvajeet jo ennen kuin ne ovat syntyneet. Huolehtiminen vakavaraisuudesta, jottei yritys velkaannu liikaa. Vieraan pääoman kasvaessa kasvaa samalla yrityksen rahoitusriski. Tällöin kasvaa myös yrityksen mahdollisuus joutua vaikeuksiin lainanlyhennyksien kanssa. Rahoituksen suunnittelun tarkoitus on huolehtia taloudellisuudesta. Yrityksen toimintaa pyritään turvaamaan sijoittamalla pääomaresursseja yrityksen kannalta välttämättömiin tai muuten mahdollisimman tuottaviin kohteisiin. Pääoman turhaa sitoutumista pyritään välttämään. (Kinkki & Lehtisalo 1999, 146 147.) Oman pääoman ehtoinen rahoitus Yrityksen omistaja tai omistajat sijoittavat yritykseen varoja omana pääomana. Yrityksen kannalta oma pääoma on sijoitettu yhtiöön määräämättömäksi ajaksi, jolloin sillä ei ole mitään tiettyä takaisinmaksuaikaa, eikä myöskään tiettyä määrättyä käyttötarkoitusta. Yrityksen kannalta etuna on sijoituksen pitkäikäisyys ja se, että omalle pääomalle maksettavat voitto-osuudet ovat riippuvaisia yrityksen tuloksesta. Huonoina vuosina omalle pääomalle ei näin ollen tarvitse välttämättä maksaa voitto-osuuksia lainkaan. Omistajat toivovat saavansa sijoittamalleen pääomalle tuottoa, jota he voivat saada voitonmaksuina, lisäosakkeina osakeantien yhteydessä ja myyntivoittoina osakkeitaan
12 tai yhtiöosuuksiaan myydessään. Osakkeiden tai yhtiöosuuksien vaihtaessa omistajaa yhtiö ei saa uutta pääomaa, vaan uusi ja vanha omistaja käyvät kauppaa keskenään. Omistajanvaihdos ei siten vie pääomaa yritykseltä, mutta ei myöskään lisää sitä. Omistajien voitonjakolaskelmat perustuvat virallisiin tuloslaskelmiin. Mikäli yritys ei menesty, omistaja saattaa jäädä kokonaan ilman tuottoa tai menettää sijoituksensa yrityksen konkurssissa. Yrityksen toiminnasta aiheutuvat riskit kohdistuvat varsin voimakkaasti oman pääoman sijoittajiin heidän asemasta johtuen. Toimintansa aikana voi yritys pyrkiä hankkimaan lisää omaa pääomaa. Yksityisyrityksen ainoa keino on se, että omistaja sijoittaa itse yritykseensä lisää pääomaa. Avoimessa - ja kommandiittiyhtiössä yhtiömiehet sijoittavat itse tai etsivät lisää yhtiömiehiä, jotka ovat valmiita sijoittamaan yhtiöön omaa pääomaa. Osakeyhtiössä järjestetään osakeanti, jolloin vanhat osakkaat tai ulkopuoliset halukkaat voivat lunastaa maksua vastaan itselleen yhtiön uusia osakkeita. Oma pääoma lisää yrityksen vakavaraisuutta ja siten myös sen luottokelpoisuutta. Mitä enemmän yrityksellä on omaa pääomaa, sitä enemmän sillä on takuita muille sidosryhmille siitä, että ne saavat oman osansa vaikeina aikoina. Mikäli yrityksellä on paljon omaa pääomaa, myös lainanantajat ovat todennäköisemmin valmiita sijoittamaan yritykseen. Oma pääoma lisää yrityksen kasvumahdollisuuksia suoraan ja välillisesti kasvattamalla vieraan pääoman saannin mahdollisuutta. Oman pääoman etuna on myös se, ettei siitä aiheudu kiinteitä voitonjakomaksuja, koska jaettava määrä riippuu yrityksen tuloksesta. (Kinkki & Lehtisalo 1999, 143 144.) Vieras rahoitus Mikäli yrityksen tulorahoitus ei riitä eikä omaa pääomaa ei ole saatavilla, on yrityksen turvauduttava vieraaseen pääomaan. Vieras pääoma on yrityksen käytössä määräajan, ja sen käytöstä maksettava korvaus eli korko on etukäteen sovittu. Vieras pääoma jaetaan takaisinmaksuajan perusteella kahteen osaan: lyhytaikaiseen - ja pitkäaikaiseen vieraaseen pääomaan. Kirjanpitolain mukaan luotto on lyhytaikainen, kun se maksetaan takaisin vuoden kuluessa tarkasteluhetkestä. Muussa tapauksessa luotto on pitkäaikainen.
13 Lyhtyaikaista vierasta pääomaa ovat esimerkiksi vekselivelat, ostovelat ja sekkitililuotot. Yritys voi siis saada luottoa joko rahana tai tavarana. Lyhytaikaisen vieraan pääoman etuna yrityksen kannalta on sen joustavuus ja saatavuus muita rahoitusmuotoja helpommin ja nopeammin. Haittapuolena ovat kustannukset. Se on usein varsin kallista pääomaa verrattuna muihin rahoitusvaihtoehtoihin. Lyhytaikaisella vieraalla pääomalla rahoitetaan tyypillisesti vain lyhytaikaisia menoja. Pitkäaikaisen vieraan pääoman muotoja ovat erilaiset lainat, joiden maksuajat vaihtelevat vuosista vuosikymmeniin. Pitkäaikaisia luottoja käytetään pääasiassa pitkävaikutteisten hankintojen maksamiseen, kuten suuret kone-, laite- tai toimilaitehankinnat. Lyhytaikaiseen vieraaseen pääomaan verrattuna pitkäaikainen vieras pääoma on hankalampaa järjestää. Vieraan pääoman rahoittajat vaativat yritykseltä yleensä vakuuksia lainan takaisinmaksamisesta. Tällöin lainanantaja pyrkii turvaamaan saamisensa sellaisissa tilanteissa, joissa yrityksellä on vaikeuksia selviytyä maksuvelvoitteistaan. Takauksia ovat esimerkiksi henkilötakaukset, pantit ja kiinnitykset. Vieraan pääoman heikkoutena on nimenomaan se, että lyhennykset on maksettava huonoinakin aikoina määräajassa, tai toiminta saatetaan joutua lopettamaan kokonaan. (Kinkki & Lehtisalo 1999, 145 146.) 4.4.2 Kannattavuuslaskelma Koska yritykset ovat aina yksilöllisiä, ei niiden kannattavuuden arviointiin ole yhtä autuaaksi tekevää muottia. Etenkin kustannusrakenteen ja varaston sitoman pääoman osalta laskelmien tekoon on perehdyttävä huolellisesti aina tapauskohtaisesti. Poikkeavuuksia kustannusrakenteissa hyvin samannäköistenkin yritysten välillä aiheuttavat esimerkiksi toimiala, yrityksen maantieteellinen sijainti, yrityksen koko, rahoitusrakenne ja liikeidea. (Sutinen & Viklund 2004, 85.) Kannattavuuslaskelman perusvaiheet Kannattavuuslaskelman perimmäisenä tavoitteena on saada aikaan realistinen arvio siitä, kuinka paljon perustettavan yrityksen on saatava myyntiä aikaiseksi vuositasolla, että se pystyy selviytymään menoistaan ja tuottaa yrittäjälle riittävän toimeentulon.
14 Laskennan tavoite on siis myynnin vuotuisen minimitason, kriittisen pisteen selvittäminen. Kannattavuuslaskelman perusvaiheet esitellään seuraavassa esimerkin kautta. Esimerkki esittelee palveluyrityksen laskelman eri vaiheineen. Laskelmat on tehtävä tarkasti ja huolellisesti sekä ennen minkäänlaisten johtopäätösten tekemistä on varmistuttava, että kaikki vaikuttavat osatekijät on otettu huomioon. (Sutinen & Viklund 2004, 85.) Vaihe 1: Liiketoiminnasta aiheutuvat kuukausikohtaiset kulut Vaiheessa yksi lasketaan liiketoiminnasta aiheutuvat kuukausittaiset kustannukset. Kustannukset voidaan jakaa kahteen osaan. Kiinteät kustannukset ovat kustannuksia, jotka pysyvät samoina yrityksen toimintasuhteen vaihteluista huolimatta. Tällaisia kustannuksia ovat esimerkiksi vuokrat, korot sekä vakuutukset. Muuttuvat kustannukset ovat kustannuksia, joiden yhteismäärä on riippuvainen toimintasuhteesta. Esimerkiksi ajokilometrit ovat muuttuvia kustannuksia, sillä niiden määrä vaihtelee suuresti kuukausittain. (Jyrkkiö & Riistama 2000, 14 15.) Alla olevassa taulukossa 3 on esitetty esimerkkiyrityksen kuukausikohtaisten kustannusten laskenta. TAULUKKO 3. Esimerkkiyrityksen kuukausikohtaiset kulut. Investointierä Esimerkkiyritys Vuokra 600 Palkat 3 000 sivukulut 1 200 Puhelinkulut 80 Posti 100 Matkakulut 150 Markkinointikulut 700 Kirjanpito 200 Edustus 100 Yhteensä 6 130 Vaihe 2: Selvitetään myynnin kriittinen piste Yrityksen kriittisellä pisteellä tarkoitetaan sitä myyntiä, jolla katetuottoa kertyy juuri kiinteiden kustannusten verran eli tulos on ±0 (Jyrkkiö & Riistama 2000, 21 22). Myynnin kriittisen pisteen laskemiseen käytetään yrityksen kirjanpidossa käytettyä standardoitua tuloslaskelmaa (taulukko 4).
15 TAULUKKO 4. Standardoitu tuloslaskelma. (Sutinen & Viklund 2004, 88.) Myyntituotot - myynnin oikaisuerät = Liikevaihto - muuttuvat kustannukset = Katetuotto - kiinteät kustannukset = Käyttökate - poistot = Liikevoitto, tappio - korot, verot, rahoituserät = Tulos (voitto, tappio) Myynnin kriittinen piste lasketaan tuloslaskelmasta johdetulla mallilla. Mallissa tuloslaskelman kaavio käännetään ylösalasin. Kun voitto asetetaan nollaksi, saadaan myynnin tarve laskettua käänteisessä järjestyksessä. (Sutinen & Viklund 2004, 88.) Esimerkkiyrityksen kriittinen piste on laskettu taulukossa 5, johon tarvittavat luvut on johdettu rahoituslaskelmasta sekä kuukausikohtaisten kulujen laskelmasta. TAULUKKO 5. Esimerkkiyrityksen kriittisen pisteen laskenta vuositasolla. Tulos +/- 0 + vuosipoistot, lainojen lyhennysten mukaisina (esim. 25 % 41 519 e:stä) + 10 380 = Rahoitustulostarve 10 380 + korot ( 4% 41 519 e:stä) + 1 661 + verot + - =Käyttökatetarve 12 041 + toiminnan kiinteät kustannukset (12x 6139e) + 73 560 =Katetuottotarve 85 601 + muuttuvat kulut + - =Myynnin kriittinen piste (ennen alv) 85 601 Koska esimerkkiyritys on palveluyritys ja palveluyrityksellä ei ole varsinaisia muuttuvia kustannuksia (ei ostoja, ei raaka-aineita), on katetuottotarve = myynnin vuotuinen minimitaso ilman arvonlisäveroa. Arvolisäveron vaikutuksesta saadaan riittävän tarkka arvio kertomalla katetuottotarve luvulla 1,22. (Sutinen & Viklund 2004, 89.)
4.5 Organisaation perustaminen 16 4.5.1 Organisaatiorakenne Organisaatiorakenne kuvaa organisaation muodollisia vastuu- ja valtasuhteita ja kunkin hierarkkisen tason sisäistä työnjakoa. Valta- ja vastuusuhteet osoittavat kenelle kukin työntekijä on raportointivelvollinen ja kuinka monta alaista esimiehillä on. Organisaatiorakenne on usein visualisoitu organisaatiokaavioksi, mutta se voi olla myös kaaviota monimutkaisempi. (Peltonen 2007, 33.) Kun yrityksen organisaatiorakenne on sekoitus kahta tai useampaa organisaatiotyyppiä, puhutaan usein hybridirakenteesta. Hybridirakenteet ovat perin yleisiä, sillä käytännön yritysmaailmassa rakennemallit ilmenevät harvoin täysin puhtaassa muodossa. On yleistä, että hybridimallissa sekoittuu pienyritysrakenne ja toimintorakenne. Pienyritysrakenne on yksinkertaisin organisaatiorakenne, jossa johtaja osallistuu tiiviisti suorittavaan työhön. Tässä organisaatiomuodossa ei ole juurikaan hierarkkista rakennetta johtaja-yrittäjän käyttäessä työpanoksensa tasaisesti eri tehtäviin, ja vain osittain muodolliseen johtamistyöhön. Pienyritysrakenteessa ei myöskään ole tehty selkeää työnjakoa eri yksilöiden tai ryhmien välillä, vaan jokainen työntekijä osallistuu tarpeen mukaan erilaisiin toimintoihin. (Peltonen 2007, 33.) Toimintorakenteessa johdon alaisuudessa toimii eri tehtäväalueilla erikoistuneita toimintoja eli funktioita. Nämä voivat olla esimerkiksi markkinointi, tuotanto, taloushallinto ja tuotekehitys. Kukin toiminto keskittyy omaan erikoisalaansa ja funktion henkilöstö on usein erikoistunut juuri kyseisen toiminnon keskeisiin kysymyksiin. Työnjako ja erikoistuminen perustuvat ajatukseen, jonka mukaan on tehokkaampaa perehtyä vain yhteen toimintoon kuin opetella koko prosessi alusta loppuun. Johdon tehtävänä on valvoa funktioiden toimintaa ja varmistaa koko organisaation tasapainoinen toiminta. Ylin johto on vastuussa koko organisaatiosta, minkä vuoksi sillä on valta tehdä koko organisaatiota koskevia päätöksiä. (Peltonen 2007, 34.)