LOHJA (958/01/003/01) 828/01/003/05 HALLINTOSÄÄNTÖ

1 LOHJA (958/01/003/01) 828/01/003/05 HALLINTOSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto 24.9.2003 ' 83 Voimassa 1.1.2004 alkaen Muutettu kaupunginvaltuusto 8.11.2006 81: lisäys 15 kohta 16 ja muutettu 38 Voimassa 9.11.2006 alkaen Muutettu kaupunginvaltuusto 10.10.2007 96: 36 ja 37 Voimassa 11.10.2007 alkaen YLEISET MÄÄRÄYKSET... 3 1 ' Soveltaminen... 3 ORGANISAATIO... 3 2 ' Luottamushenkilöorganisaatio... 3 3 ' Henkilöstöorganisaatio... 4 JOHTAMINEN JA YHTEISTOIMINTA... 4 4 ' Johtoryhmä... 4 5 ' Yhteistoiminta... 5 HENKILÖSTÖASIAT...5 6 ' Virkojen perustaminen ja työsuhteiden muodostaminen... 5 7 ' Virkojen täyttäminen ja henkilöstön palkkaaminen... 5 8 ' Ero, irtisanominen ja lomauttaminen... 6 9 ' Henkilöstön kelpoisuus... 6 10 ' Henkilöstön perehdyttäminen... 6 11 ' Henkilöstön palkkauksen määrittely... 6 12 ' Toimenkuvaukset... 7 13 ' Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa... 7 TOIMIVALTA TALOUSARVION TOTEUTTAMISESSA... 8 14 ' Talousarvion hyväksyminen ja täytäntöönpano... 8 15 ' Toimielimen yleinen ratkaisuvalta... 8 16 ' Viranhaltijan yleinen ratkaisuvalta... 9 TOIMIVALLAN SIIRTÄMINEN JA PÄÄTETYN ASIAN OTTAMINEN... 9 17 ' Toimivallan siirtäminen... 9 18 ' Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus... 10 19 ' Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen... 10 KOKOUSMENETTELY... 10 20 ' Soveltaminen... 10 21 ' Kokousaika ja -paikka... 10 22 ' Jatkokokous... 10 23 ' Varajäsenen kutsuminen... 10 24 ' Kokouksen pitäminen... 11

25 ' Kokouksen johtaminen... 11 26 ' Tilapäinen puheenjohtaja... 11 27 ' Läsnäolo toimielinten kokouksissa... 11 28 ' Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä... 11 29 ' Esittely... 11 30 ' Esteellisyyden toteaminen... 12 31 ' Äänestys ja vaalit... 12 32 ' Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen... 12 MUUT MÄÄRÄYKSET... 13 33 ' Kaksikielisyys kaupungin toiminnassa... 13 34 ' Tiedottaminen... 13 35 ' Kaupungin asukkaiden ja kaupunginvaltuutettujen aloitteet... 13 36 ' Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen... 13 37 ' Haasteiden ja tiedonantojen vastaanotto sekä kaupungin edun valvonta... 14 38 ' Asiakirjojen lunastus... 14 2

3 1 luku YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 ' Soveltaminen 2 luku ORGANISAATIO Lohjan kaupungin hallinnossa noudatetaan kuntalain ja muun kunnan toimintoja ohjaavan lainsäädännön lisäksi tätä sääntöä yleisenä kaupungin hallintoa sitovana ohjeena. Tämän säännön ohella kaupungin toimintoja ohjataan: 1) kaupunginvaltuuston työjärjestyksellä, 2) tarkastussäännöllä, 3) kaupunginhallituksen johtosäännöllä, 4) keskushallinnon johtosäännöllä, 5) perusturvatoimen johtosäännöllä, 6) sivistystoimen johtosäännöllä, 7) kaupunkisuunnittelutoimen johtosäännöllä 8) yhteistoimintasopimuksella, 9) muilla valtuuston hyväksymillä sääntöihin verrattavilla määräyksillä. Edellä lueteltuihin sääntöihin ja määräyksiin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena sääntönä. 2 ' Luottamushenkilöorganisaatio Kaupungin luottamushenkilöorganisaation muodostavat kaupunginvaltuuston ja -hallituksen sekä tarkastuslautakunnan lisäksi seuraavat toimialakohtaiset toimielimet: Keskushallinto Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto, Kaupunginhallituksen elinkeino- ja työllisyysjaosto Keskusvaalilautakunta, vaalilautakunnat, vaalitoimikunnat Perusturvatoimi Perusturvalautakunta Perusturvalautakunnan jaosto Sivistystoimi Opetuslautakunta, joka jakautuu suomenkieliseen ja ruotsinkieliseen jaostoon. Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta Kaupunkisuunnittelutoimi Tekninen lautakunta Teknisen lautakunnan yksityistiejaosto

4 3 ' Henkilöstöorganisaatio Ympäristölautakunta Kaupungin hallintoa johtaa kaupunginhallituksen alaisena kaupunginjohtaja, jonka asemasta, tehtävistä ja ratkaisuvallasta on erikseen säädetty kaupunginhallituksen johtosäännössä. Kaupungin henkilöstö työskentelee toimialoittain jaoteltuna palvelukeskuksissa, jotka ovat: Keskushallinto Perusturvakeskus Sivistyskeskus Kaupunkisuunnittelukeskus Palvelukeskus jakautuu tulosalueisiin ja tulosyksiköihin. Yhteensopivista tehtäväkokonaisuuksista voidaan muodostaa vastuualueita yhdistämällä tulosalueita ja tulosyksiköitä. Eri keskusten henkilöstön työtehtäviin voidaan sisällyttää työskentely moniammatillisissa tiimeissä, joiden perustamisesta päätetään erikseen. Kaupunginjohtajan alaisuudessa keskushallintoa johtaa talousjohtaja, perusturvakeskusta johtaa perusturvajohtaja ( perusturvan toimialajohtaja ), sivistyskeskusta johtaa sivistysjohtaja ( sivistystoimen toimialajohtaja ) ja kaupunkisuunnittelukeskusta johtaa kaupunkisuunnittelujohtaja ( kaupunkisuunnittelun toimialajohtaja ). Keskushallintoon sisältyviä elinkeinotoimen ja työllisyyden edistämiseen liittyviä toiminnallisia tehtäviä johtaa elinkeinojohtaja suoraan kaupunginjohtajan alaisuudessa. Vastuu- tai tulosaluetta johtaa vastuu- tai tulosalueen esimies ja tulosyksikköä tulosyksikön esimies. Perustetun tiimin toiminnasta vastaavat kaikki tiimin jäseneksi nimetyt ja tiimin käytännön työskentelyn järjestelyistä tiimin jäsenten keskuudestaan valitsema tai tähän tehtävään määrätty vastuuhenkilö. Kaupunginjohtaja päättää henkilöstön sijoittamisesta keskuksiin. Palvelukeskuksen päällikkö päättää keskuksen sisäisestä työvoiman käytöstä neuvoteltuaan tulosalueen esimiesten kanssa. Samaa ratkaisuvaltaa sovelletaan viranhaltijaa siirettäessä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 ':ssä tarkoitetuissa tapauksissa. 3 luku JOHTAMINEN JA YHTEISTOIMINTA 4 ' Johtoryhmä Kaupungin johtoryhmän muodostavat kaupunginjohtaja, talousjohtaja, perusturvajohtaja, sivistysjohtaja ja kaupunkisuunnittelujohtaja sekä henkilökunnan keskuudestaan valitsema edustaja tai hänen henkilökohtainen varaedustajansa. Kaupungin-

5 5 ' Yhteistoiminta johtaja kutsuu tarvittaessa johtoryhmän kokoukseen asiantuntijoita. Palvelukeskuksen johtoryhmän muodostavat palvelukeskuksen päällikkö, vastuualueiden ja tulosalueiden esimiehet sekä asianomaisen toimielimen mahdollisesti erikseen määräämät palvelukeskuksen viranhaltijat ja henkilökunnan keskuudestaan valitsemat kaksi edustajaa tai heidän henkilökohtaiset varaedustajansa. Palvelukeskuksen päällikkö kutsuu tarvittaessa johtoryhmän kokoukseen asiantuntijoita. Kaupungin johtoryhmä kokoontuu kaupunginjohtajan kutsusta ja hänen puheenjohdollaan sekä palvelukeskusten johtoryhmät päällikkönsä kutsusta ja tämän puheenjohdolla. Kaupungin yhteistoimintaelimenä toimii yhteistyötoimikunta. Yhteistyötoimikunnan kokoonpanosta ja tehtävistä sekä yhteistoiminnasta ja sisäisestä tiedottamisesta muutoin määrätään yhteistoimintasopimuksessa. 4 luku HENKILÖSTÖASIAT 6 ' Virkojen perustaminen ja työsuhteiden muodostaminen Kaupunginvaltuusto päättää niiden virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta, joiden vakinaisesta täyttämisestä se päättää. Muiden virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää kaupunginhallitus. Asianomaisella toimielimellä on oikeus kaupunginvaltuuston hyväksymän talousarvion ja kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti päättää työsuhteiden muodostamisesta ja siitä ilmoitetaanko avoimet työsuhteiset tehtävät yleisesti haettaviksi. 7 ' Virkojen täyttäminen ja henkilöstön palkkaaminen Kaupunginvaltuusto valitsee kaupunginjohtajan, elinkeinojohtajan, talousjohtajan, perusturvajohtajan, sivistysjohtajan ja kaupunkisuunnittelujohtajan. Kaupunginhallitus tai lautakunta valitsee toimialansa muut vastuu- ja tulosalueiden esimiehet. Tulosalueen esimies valitsee alaisuudessaan työskentelevät viranhaltijat, ellei toimialan johtosäännössä ole toisin määrätty, taikka asianomainen toimielin johtosääntöön perustuvan toimivaltansa perusteella ole toisin päättänyt. Virat, jotka kaupunginvaltuusto täyttää, julistaa haettavaksi kaupunginhallitus. Muun viran julistaa haettavaksi se viranomainen, jonka tehtävänä on täyttää virka. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 ':n 3 momentissa säädetyn lisäksi henkilö voidaan ottaa ilman hakumenettelyä sellaiseen virkasuhteeseen, jota vastaavia tehtäviä hän on hoitanut kaupungissa työsopimussuhteessa tai määräaikaisessa

6 virkasuhteessa vähintään vuoden. Mitä edellä on määrätty virasta sovelletaan myös työsuhteisen henkilöstön palkkaamiseen. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta päättää henkilön virka- tai työsuhteeseen ottanut viranomainen kaupunginhallituksen päättämien yleisohjeiden mukaisesti. 8 ' Ero, irtisanominen ja lomauttaminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä, virka- tai työsuhteen purkamisesta ja irtisanomisesta sekä eron myöntämisestä päättää se viranomainen, joka täyttää viran tai ottaa työntekijän työsuhteeseen, paitsi kaupunginvaltuuston täyttämien virkojen osalta päätöksen tekee kaupunginhallitus lukuunottamatta kaupunginjohtajan irtisanomista. Kirjallisen varoituksen päihdeongelmaisen hoitoonohjaustapauksessa antaa palvelukeskuksen päällikkö esimiehen esityksestä. Ennen varoituksen antamista varataan työntekijälle mahdollisuus vastineen antamiseen tai häntä kuullaan hallintolain 34 ':n mukaisesti. Lomauttamisesta päättää se viranomainen, joka päättää viran tai työsuhteen vakinaisesta täyttämisestä. Mikäli viran tai työsuhteen täyttäminen kuuluu viranhaltijan toimivaltaan, lomauttamisesta päättää ao. toimielin. Lomauttamisen toteuttamisessa noudatetaan virka- ja työehtosopimuksen määräyksiä. 9 ' Henkilöstön kelpoisuus Viran täyttävä tai työsuhteeseen ottava viranomainen päättää valittavan henkilöstön kelpoisuusehdoista, jollei voimassa olevasta lainsäädännöstä tai johtosäännöistä muuta johdu. Päätös vaadittavasta kelpoisuudesta on tehtävä ennen viran haettavaksi julistamista taikka työsuhteisen tehtävän ilmoittamista haettavaksi. Kaupunginvaltuustossa täytettävien virkojen osalta kelpoisuusehdoista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi antaa määräyksiä eri henkilöstöryhmiltä vaadittavasta kelpoisuudesta. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. 10 ' Henkilöstön perehdyttäminen Kaupunginhallitus hyväksyy henkilöstön perehdyttämisohjeet, joita lautakunnat voivat tarvittaessa täydentää oman toimialansa tarpeiden mukaan. 11 ' Henkilöstön palkkauksen määrittely Valitun viranhaltijan ja työsuhteisen henkilön palkkauksen vahvistaa täyttävä viranomainen virka- ja työehtosopimuksen perusteella sekä kaupunginhallituksen tai

7 12 ' Toimenkuvaukset kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston antamien ohjeiden mukaisesti. Viranhaltijan asema ja tehtävät määritellään toimenkuvauksessa, joka tarkistetaan tarpeen mukaan, kuitenkin vähintään kerran vuodessa. Toimenkuvauksen laativat lähin esimies ja työntekijä yhteistyössä. Aloitteen tarkistukseen voi tehdä sekä esimies että työntekijä. Toimenkuvauksen hyväksyy lähin esimies. Työsuhteisen työntekijän työsopimukseen on otettava toimenkuvausta vastaava tehtävänkuvaus ja tarvittaessa määräys, joka velvoittaa työsuhteeseen otetun henkilön noudattamaan voimassaolevia johtosääntöjä ja tekemään niissä määrättyjä tehtäviä. 13 ' Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Kaupunginjohtaja päättää edellä 3 ':n 5 momentissa mainittujen viranhaltijoiden osalta ja viimeksi mainitut alaistensa osalta seuraavat asiat: 1 toimielimen suorittaman vaalin hyväksyminen, kun työterveydenhuollon antama todistus on varaukseton, sekä virantoimituksen ja työsuhteen alkamisajankohta, 2 vuosiloman ja muun sellaisen virkavapauden myöntäminen, jonka saamiseen viranhaltijalla on lakiin, sopimuksiin ja virkasääntöön perustuva oikeus, 3 harkinnanvaraisen palkattoman virkavapauden myöntäminen enintään vuodeksi kerrallaan, 4 sijaisuuden järjestäminen edellä 2 ja 3 kohdissa mainittujen virkavapauksien ajaksi ja viran tullessa avoimeksi irtisanoutumisen tai sisäisen siirron johdosta sekä sijaisen palkkaus virka- ja työehtosopimuksen sekä kaupunginhallituksen hyväksymien määräysten mukaisesti, 5 ilta-, yö-, lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityö sekä varallaolo, 6 virkamatkamääräyksen antaminen ja oman auton käyttöoikeus, 7 koulutuksen järjestäminen ja koulutuksen ajalta myönnettävät edut, 8 virkapuhelimen myöntäminen kaupunginhallituksen hyväksymien ohjeiden mukaisesti, 9 määräaikaisen osa-aikatyön suorittamisoikeuden myöntäminen sekä osa-aikailmoituksen hyväksyminen, 10 viranhaltijan väliaikainen virantoimituksesta pidättäminen, 11 terveydentilaa koskevien tietojen pyytäminen ja terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määrääminen. Vastuualueen, tulosalueen ja tulosyksikön esimies päättää alaistensa osalta seuraavat asiat: 1 virantoimituksen ja työsuhteen alkamisajankohta, 2 vuosiloman ja muun sellaisen virkavapauden myöntäminen, jonka saamiseen viranhaltijalla on lakiin, sopimukseen tai virkasääntöön perustuva oikeus, sekä sijaisuuden järjestäminen virkavapauden ajaksi tätä koskevien määräysten mukaisesti,

3 harkinnanvaraisen palkattoman virkavapauden myöntäminen enintään 60 kalenteripäiväksi kerrallaan, 4 virkamatkamääräyksen antaminen, 5 työvuorot, ilta-, yö-, lisä-yli-, lauantai- ja sunnuntaityö ja varallaolo sekä niistä maksettavat korvaukset kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaan, 6 koulutuksen järjestäminen ja koulutuksen ajalta myönnettävät edut. 5 luku TOIMIVALTA TALOUSARVION TOTEUTTAMISESSA 14 ' Talousarvion hyväksyminen ja täytäntöönpano Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Kaupunginvaltuusto hyväksyy käyttöomaisuuden myynnissä noudatettavat perusteet, suunnitelmapoistojen perusteet, lainojen ottamista, antamista ja sijoitustoimintaa koskevat periaatteet sekä maksujen yleiset perusteet. Muutoin talousarvion täytäntöönpanosta päättää kaupunginhallitus ja toimielimet toimialallaan sekä viranhaltijat siten, kuin tässä säännössä, kaupunginhallituksen johtosäännössä ja toimialakohtaisissa säännöissä on määrätty. 15 ' Toimielimen yleinen ratkaisuvalta Toimielin päättää toimialallaan seuraavat asiat: 1 tulosalueiden jakaminen tulosyksiköihin sekä palvelukeskuksen toiminnan organisointiperiaatteet, 2 esitykset strategiseksi ohjelmaksi, taloussuunnitelmaksi ja talousarvioksi, 3 määrärahojen käyttösuunnitelmat, 4 tulos- ja toimintakertomukset, 5. toimintojen ja palvelujen järjestämistavat kaupunginvaltuuston hyväksymien periaatteiden ja kaupunginhallituksen päättämien yleisohjeiden mukaisesti, 6 hankinnat ja ostopalvelut toimielimelle myönnettyjen määrärahojen ja kaupunginvaltuuston vuosittain vahvistamien päätösvaltuuksien rajoissa, 7 maksut ja korvaukset kaupunginhallituksen määräämien perusteiden ja tarkistusohjeiden pohjalta, 8 helpotuksen tai vapautuksen myöntäminen maksun, korvauksen tai saatavan suorittamisesta tai poistamisesta kaupunginvaltuuston vahvistamien päätösvaltuuksien rajoissa, 9 kaupungin saatavien ja tulevien suoritusten vakuuksien hyväksyminen, valvominen, muuttaminen ja vapauttaminen kaupunginvaltuuston vuosittain vahvistamien päätösvaltuuksien rajoissa, 8

10 vahingonkorvauksen myöntäminen kaupunginvaltuuston vahvistaman enimmäismäärän rajoissa tapauksissa, joissa kaupunki on korvausvelvollinen tai joissa se voidaan katsoa korvausvelvolliseksi, 11 avustukset, 12 toimielimen hallintaan kuuluvien alueiden ja huonetilojen sekä niihin kuuluvien laitteiden käyttö siltä osin kuin päätösvaltaa ei ole siirretty viranhaltijalle, 13 hallussaan olevan irtaimen omaisuuden poistaminen ja poistetun omaisuuden hävittäminen tai myynti vahvistettujen perusteiden mukaisesti, 14 toimintayksiköiden antamien palvelujen alueelliset järjestelyt, 15 laitosten ja toimipisteiden toiminta- ja aukioloajat, 16 asiakirjojen antamisesta päättäminen. 16 ' Viranhaltijan yleinen ratkaisuvalta Keskuksen päällikkö sekä vastuualueen, tulosalueen ja tulosyksikön esimies päättää seuraavat asiat: 1 oman yksikön käyttösuunnitelmat ja niihin perustuva toiminnan järjestäminen, 2 oman yksikön tuloskertomukset, 3 hankinnat ja ostopalvelut myönnettyjen osamäärärahojen ja kaupunginvaltuuston vuosittain vahvistamien päätösvaltuuksien rajoissa, 4 kaupungin saatavien ja tulevien suoritusten vakuuksien hyväksyminen, valvominen, muuttaminen ja vapauttaminen kaupunginvaltuuston vuosittain vahvistamien päätösvaltuuksien rajoissa. 6 luku TOIMIVALLAN SIIRTÄMINEN JA PÄÄTETYN ASIAN OTTAMINEN 17 ' Toimivallan siirtäminen Kaupunginhallituksella on oikeus siirtää sille tämän tai muun johtosäännön perusteella kuuluvaa toimivaltaa jaostolleen, asettamalleen toimikunnalle, lautakunnalle, johtokunnalle, kaupunginhallituksen puheenjohtajalle, kaupunginjohtajalle tai muulle viranhaltijalle. Lautakunnalla on oikeus siirtää sille tämän tai muun johtosäännön nojalla kuuluvaa päätös- ja ratkaisuvaltaa jaostolle, johtokunnalle, puheenjohtajalleen tai alaiselleen viranhaltijalle. Viranhaltijalla on oikeus siirtää tämän tai muun johtosäännön perusteella välittömästi kuuluvaa toimivaltaa alaiselleen viranhaltijalle. Kaupunginhallituksen, lautakunnan tai viranhaltijan tekemä toimivallan siirtoa koskeva päätös on annettava tiedoksi samalla tavalla kuin ne valtuuston päätökset, joihin siirretty toimivalta perustuu. Toimivallan siirtoa koskevat päätökset kirjataan sääntökokoelmaan ja niistä pidetään erillistä luetteloa. 9

10 18 ' Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunta, sen puheenjohtaja ja lautakunnan esittelijä. 19 ' Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kaupungin viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kaupunginhallitukselle ja lautakunnalle niiden määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. 7 luku KOKOUSMENETTELY 20 ' Soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kaupunginvaltuustoa lukuunottamatta kaupungin muissa toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 21 ' Kokousaika ja -paikka 22 ' Jatkokokous Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee esityksen sen pitämisestä. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika, paikka sekä asialista. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään toimielimen päättämällä tavalla jäsenille ja muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa. Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, jäljellä olevat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissaolleille on kuitenkin annettava tieto jatkokokouksesta. 23 ' Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa ko-

kouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai sihteeri voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 24 ' Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnäolevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään asialistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 25 ' Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Varoituksen annettuaan puheenjohtaja saa määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 26 ' Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 27 ' Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen ja sen jaostojen kokouksissa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla, - muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Kaupunginhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 28 ' Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäoloja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen ja kaupunginjohtaja. 11 29 ' Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava

12 esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään asianomaisen toimialan johtosäännössä tai toimielimen erillisellä päätöksellä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. 30 ' Esteellisyyden toteaminen 31 ' Äänestys ja vaalit Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 32 ' Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: toimielimen nimi; kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka; läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2) asian käsittelytietoina: asiaotsikko; selostus asiasta; päätösehdotus; esteellisyys; tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu; äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos; vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos; päätöksen toteaminen; sekä eriävä mielipide. 3) laillisuustietoina: oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus; puheenjohtajan allekirjoitus; pöytäkirjanpitäjän varmennus; merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä merkintä nähtävänäpidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtä-

13 vänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. Pöytäkirjojen laadinnan yhtenäistämisestä antaa tarvittaessa ohjeita kaupunginhallitus. 8 luku MUUT MÄÄRÄYKSET 33 ' Kaksikielisyys kaupungin toiminnassa 34 ' Tiedottaminen Kaupungin palvelut on järjestettävä niin, että asukkaita pystytään palvelemaan heidän äidinkielellään suomeksi tai ruotsiksi kaikilla kaupungin tehtäväalueilla. Viranhaltijoilta ja työntekijöiltä vaadittavasta kielitaidosta on voimassa, mitä erikseen on määrätty tai päätetty. Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista viranhaltijoista. 35 ' Kaupungin asukkaiden ja kaupunginvaltuutettujen aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain huhtikuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaiselle lautakunnalle niiden päättämällä tavalla. Aloitteen tekijälle on ilmoitettava kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 36 ' Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa: 1. kaupunginhallituksen toimivaltaan kuuluvissa asioissa kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja ja varmentaa toimialansa osalta asianomaisen keskuksen päällikkö tai talousjohtaja tai kaupunginsihteeri, jollei muissa johtosäännöissä ole toisin määrätty tai kaupunginhallitus ole asiakirjojen allekirjoittamisesta muuta määrännyt.

14 Edellä olevan lisäksi kaupunginhallituksen toimivaltaan kuuluvat kauppakirjat ja muut kiinteistöjä koskevat sopimukset voi allekirjoittaa talousjohtaja, kaupunkisuunnittelujohtaja, kaavoitusjohtaja, kaupungingeodeetti tai kiinteistöinsinööri ja varmentaa kaupunkisuunnittelukeskuksen hallintopäällikkö. 2. lautakunnan toimivaltaan kuuluvissa asioissa lautakunnan puheenjohtaja tai esittelijä ja varmentaa asianomaisen tulosalueen esimies tai lautakunnan pöytäkirjanpitäjä, ellei lautakunta ole asiakirjojen allekirjoittamisesta muuta määrännyt. Ympäristölautakunta 15.9.2005 ' 220: ympäristölautakunta määräsi, että hallintosäännössä määrätyn lisäksi ympäristölautakunnan toimivaltaan kuuluvat kauppakirjat ja muut kiinteistöjä koskevat sopimukset voi allekirjoittaa kaupunkisuunnittelujohtaja ja kaavoitusjohtaja. 3. viranhaltijan toimivaltaan kuuluvissa asioissa asianomainen viranhaltija, ellei se toimielin, jonka alainen toimivaltainen viranhaltija on, toisin määrää. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä tai kaupunginsihteeri, kansliasihteeri, hallintosihteeri tai keskusarkiston toimistosihteeri yksin todistaa oikeaksi. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. 37 ' Haasteiden ja tiedonantojen vastaanotto sekä kaupungin edun valvonta Kaupunginjohtajan ohella ovat talousjohtaja, oikeushallintopäällikkö ja kaupunginsihteeri oikeutettuja kaupungin puolesta vastaanottamaan haasteita ja tiedonantoja. Kaupunginjohtaja, kaavoitusjohtaja, kaupungingeodeetti, kiinteistöinsinööri ja oikeushallintopäällikkö ovat oikeutettuja kaupungin puolesta kaikissa oikeusistuimissa ja -asteissa ajamaan kannetta, vastaamaan kanteeseen, hoitamaan lainhuuto- ja kiinnitysasioita sekä valvomaan kaupungin etua kaikissa viranomaisissa, toimituksissa ja tilaisuuksissa. 38 ' Asiakirjojen lunastus Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna.

15 Kaupunginhallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä. --------------------------------