Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: 10.3.2005 klo 10:05-13:15 Paikka: Helsinki, Unioninkatu 36, Helsingin yliopiston kirjasto, Ylikirjastonhoitajan huone Läsnä: Kai Ekholm (kohdat 1-14) Juha Hakala (esittelijä) Nanna Hakala (sihteeri) Annu Jauhiainen (esittelijä) Ari Muhonen (puheenjohtaja) Tuulikki Nurminen Pirjo Rajakiili Maria Schröder (kohdat 3.2-18) Anja Ukkola Kuno Öhrman (kohdat 3.2-18) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita 3.1 Triangeli-katsaus Juha Hakala kertoi, että kaikki triangelin osat alkavat olla käytössä. ENCompass on menossa viimeisenä tuotantoon. Teknisenä kokonaisuutena triangeli etenee kohtuullisesti, vaikka sovitustyötä vielä tarvitaankin. Esimerkiksi Voyagerin OpenURL-ominaisuuden puutteellinen toimivuus oli suuri ongelma, mutta nyt siihen on löytynyt Kansalliskirjastossa omatekoinen ratkaisu. Tämän jälkeen seuraava haaste on toimintatapojen muuttaminen niin, että triangelisovellusten hyödyt saadaan käyttöön. 3.2 Endeavor-käyttäjäryhmät Kansainvälinen EndUser-kokous on USAn Chicagossa huhtikuun lopussa. Suomen käyttäjäryhmän kokous eli Triangeli-päivät, jossa on tarkoitus käsitellä kaikkia triangelin ohjelmistoja, järjestetään Oulussa toukokuun puolivälissä ja päivien ohjelma tulee julki lähiaikoina. European EndUser -kokous pidetään kesäkuun alussa Ruotsissa, Örebrossa. Suomen käyttäjäryhmä, joka on osa Euroopan ryhmää ja ei siksi voinut aikaisempien sääntöjen mukaan olla virallinen käyttäjäryhmä, on virallistettu tämän vuoden alussa. Suomen ryhmän nimi on Finnish Endeavor Users Group, lyhyemmin FinEUG.
3.3 European Endeavor Libraries Advisory Board EELAB kokoontui jälleen helmikuussa Lontoossa. Kai Ekholm kertoi, että Endeavor haluaa kuulla entistä enemmän strategisia toiveita johtajatasolta. Siksi Suomessakin pitäisi muuttaa Endeavoriin suhtautumista sopimuskeskeisyydestä strategisempaan suuntaan. Ylipäätään kirjastojärjestelmätoimittajat panostavat tällä hetkellä nimenomaan strategiseen suunnitteluun ja pääpaino on digitaalisen aineiston sekä portaalipuolen sovelluksilla. Endeavor tunnustaa myös sen, että jatkossa heidän on pärjättävä markkinoilla, joilla hallitsevat triangelin kaltaiset eri ohjelmistotarjoajien tuotteiden yhdistelmät. Syksyllä EELAB tapaa Australian vastaavan ryhmän. Linnea2-konsortion huhtikuun yleiskokous on sopiva tilaisuus Endeavorille tulla kertomaan strategioistaan johtajille, koska johtajat eivät yleensä osallistu käyttäjäryhmien kokouksiin. Endeavorin edustajia onkin jo kutsuttu tätä varten mukaan yleiskokoukseen ja ohjausryhmä piti sitä hyvänä ajatuksena. 3.4 Tapaaminen Endeavorin kanssa 15.2.2005 Suomalaisista mukana tapaamisessa olivat Kai Ekholm, Annu Jauhiainen ja Ari Muhonen. Aamupäivän aikana Endeavorin edustajat esittelivät firman strategioita ja siltä pohjalta käytiin hyödyllisiä keskusteluja, joista voidaan odottaa myös jotain tuloksia. Iltapäivällä puhuttiin toiminnallisista asioista. 4. Yleiskokous 8.4.2005 Huhtikuun yleiskokous oli tarkoitus järjestää CSC:n tiloissa, mutta uudet tilat eivät valmistukaan vielä siihen mennessä. Pidettiin silti tärkeänä, että CSC:n edustaja tulisi mukaan yleiskokoukseen, jotta voitaisiin keskustella mm. kustannusten huomattavasta noususta. Kasvaneista hinnoista keskusteltiin viimeksi marraskuussa Kansalliskirjaston ja CSC:n edustajien kesken ja todettiin, että vaikka hinnat ovatkin nousseet paljon, nousuille on aina löytynyt hyvät perusteet (esim. joko merkittävä määrä ylitöitä tai nyt tänä vuonna uudet konesalitilat, joiden turvallisuus on Suomen huipputasoa). CSC:n toimitusjohtaja oli luvannut, että hinnat eivät nouse vastaavalla tahdilla enää jatkossa. Yleiskokous tulee olemaan päivän mittainen. Aamupäivällä ohjelmassa ovat Endeavorin ja CSC:n puheenvuorot, iltapäivällä käydään läpi varsinaisen yleiskokouksen asiat. Paikasta ei ole vielä tietoa, mutta siitä ilmoitetaan mahdollisimman pian. 5. Hyväksymisprosessin jatko (Liitteet 1 ja 2) Endeavorilla, kuten meilläkin, on kova tarve saada kohta neljä vuotta jatkunut hyväksymisprosessi päätökseen. Hyväksyminen on jo tehty, mutta osa niistä korjauksista, jotka eivät olleet hyväksymisen ehtona mutta joihin on sidottuna osa ohjelmiston hankintahinnasta, on edelleen toteutumatta. Näistä asioista keskusteltiin 15.2. tapaamisessa, josta Endeavor on luvannut toimittaa myös kirjallisen muistion. Tilanne on nyt se, että kaikki muut korjaukset on saatu ja todettu korjatuiksi Unicodeversiossa, paitsi hyväksymisasioiden List1:n (liite 1) ryhmä C ja List2:n (liite 2) ongelmat. Hankintahinnasta on tällä hetkellä maksamatta 20 % eli noin 0,5 miljoonaa dollaria. Myös Universal Catalogue eli yhteisluetteloohjelmisto on edelleen hyväksymättä. Neuvotteluja jatketaan. Prosessissa edetään nyt siten, että listat käydään läpi kirjastojen
asiantuntijoiden kanssa ja katsotaan mistä vaatimuksista vielä voitaisiin luopua ja mistä edelleen halutaan pitää kiinni. Sen jälkeen asia käsitellään yleiskokouksessa. Jos Endeavor ei korjaa kaikkia luvattuja kohtia, emme myöskään maksa, vaan Endeavorin kanssa lähdetään neuvottelemaan kompensaatioista. Se tulee luultavasti olemaan vaikeaa, mutta yritetään saada esimerkiksi alennusta ensi vuoden tukimaksuihin. Neuvotteluissa Endeavorille voitaisiin esittää meille koituneista haitoista näyttönä esimerkiksi kyrilliikan luettelointia varten tarvittavien HP- ja VTLS-sopimusten kustannukset, jotka ovat huomattavat. Kannattaa joka tapauksessa edetä rakentavassa hengessä, sillä oikeuteen meno vain viivästyttäisi asioiden ratkaisemista entisestään ja siihen menisivät myös rahat. 6. Unicode-versio Unicode-version testaukset ovat olleet käynnissä jo toista vuotta. Periaatteessa se on vakaa ja toimiva versio, mutta skandinaavisten merkkien käsittelyyn liittyy edelleen virheitä, jotka estävät tämän version käyttöönoton. Loppuvuodesta 2004 raportoiduista virheistä korjaantui jokin aika sitten saadussa paikkauksessa aika iso osa, mutta jäljellä on vielä kaksi vakavampaa (ja joukko vähemmän vakavia); 1) kokoelmien nimissä olevat skandinaaviset merkit eivät näy oikein ja 2) sähköpostilla lähetetyissä tai tallennetuissa viitteissä skandinaavisissa merkeissä on virheitä vaihtelevasti joko etuteksteissä tai itse datassa. Endeavor on luvannut yrittää parhaansa mukaan korjata nämä kaksi virhettä kesäkuuhun mennessä, koska silloin Linnea2-tietokannoissa on tarkoitus aloittaa versiopäivitykset. Tällä hetkellä aikataulu on suunniteltu sellaiseksi, että päivitykset alkaisivat kesäkuun 6. päivä LINDAsta ja kestäisivät kaksi viikkoa. Jos kaikki menee hyvin (ja jos harjoitustietokantoja ei päivitetä vaan korvataan standardiharjoitustietokannoilla) päivityksen arvioitu kesto eri domaineissa on seuraava: - Domain1: 4 päivää - Domain2: 5 päivää - Domain3: 4 päivää - Domain4: 2 päivää - Domain5: 3 päivää Tilanne on oikeastaan nyt se, että meillä ei ole enää varaa muuhun kuin ottaa se riski, että korjauksia ei ole vielä saatu kesäkuussa. Kesän päivitysaikataulusta täytyy pitää kiinni. Kuitenkin on otettava huomioon, että mahdollinen paikkaus heti päivityksen jälkeen saattaa edellyttää kaikkien asiakasohjelmien vaihtoa, mikä on kirjastoissa todella suuri työ. Keskusteltiin vielä eri ajankohdista ja päädyttiin siihen, että pidetään toistaiseksi kiinni 6.6. alkavasta päivityksestä, mutta selvitetään sen lisäksi kaksi muuta vaihtoehtoista aikaa: heti juhannuksen jälkeen sekä heinä-elokuun vaihteessa. Päivitysaikataulu ja vara-aika selviävät yleiskokoukseen mennessä. Juha Hakala kertoi vielä Unicode-versioon liittyen, että USEMARCONohjelman avulla on rakennettu kyrilliikan kopioluettelointia helpottava automaattinen konversio RUSMARCista MARC21-Fin -formaattiin, joka hoitaa myös translitteroinnin. Kyrilliikan primääriluettelointia varten ohjelmasta on versio, joka tekee translitteroinnin automaattisesti. Vastaavia konversiotauluja voidaan kehittää muidenkin kielten translitterointiin, kunhan suomalaiset translitterointi/romanisointi-säännöt saadaan ensin kuntoon. Eri merkistöjen romanisoinnin kansallinen standardointi on otettu tehtäväksi Tietohuoltokomiteassa.
7. Kaukopalvelun selvitystyöryhmän tilannekatsaus Kaukopalvelun selvitystyöryhmä on toiminut aktiivisesti. Ryhmä aloitti toimintansa syyskuussa. Sen jälkeen on pidetty viisi kokousta kotimaassa ja tehty matkat Trondheimin ja Kööpenhaminan kaukopalvelukokouksiin. Suomalaisen kaukopalvelun nykytila on kartoitettu ja selvitetty myös muiden maiden tilannetta. Työryhmä on tehnyt kaukopalveluasioita koskevan kyselyn muutamille eurooppalaisille Voyager-kirjastoille ja joillekin amerikkalaisille Voyager/UB-kirjastoille. Vastauksia on tullut hyvin, mutta niitä ei ole vielä käsitelty. Maksuja ja maksupalveluasetusta on myös mietitty. Voyagerin Universal Borrowing -toiminnon eri vaihtoehtoja on selvitetty Tietosuojavaltuutetun toimiston lakimiehen kanssa. Mahdollisten kaukopalveluohjelmistojen kartoitus on jäänyt vähemmälle, koska tarkkoja vaatimuksia ei vielä ole olemassa. Työryhmän raportti valmistuu yleiskokoukseen mennessä. On vielä hieman epäselvää mikä tämän selvityksen suhde on kansalliseen kaukopalveluselvitykseen, jollaista on pyydetty opetusministeriöltä kaikkien kirjastosektoreiden neuvostojen aloitteesta. 8. Konsortion varat (Liitteet 3 ja 4) Liite 3 eli Konsortion yhteisten varojen käyttö kuvaa sitä mihin rahat ovat menneet. Edellisessä yleiskokouksessa toivottiin, että tämä muutettaisiin budjettimalliksi, jossa näkyvät sekä tulot että menot vuosittain. Liitteenä 4 oli Annu Jauhiaisen luonnos budjettimallista vuodelle 2005. Käytiin läpi konsortion tuloja ja menoja, ja keskusteltiin pitkään varoista ja niiden kertymisestä. Budjettiluonnos hyväksyttiin ja toivottiin että yleiskokoukseen saataisiin nähtäväksi myös viime vuoden budjetti tuloineen ja toteutumineen. 9. Matkakorvaukset Enduser- ja European EndUser -kokouksiin Viime vuonna ohjausryhmä myönsi EndUser-kokoukseen matkarahaa (1700 /hlö) kuudelle henkilölle, joilla oli erityistehtävä esimerkiksi toimintokohtaisen kehittämisryhmän jäsenenä. Tänä vuonna EndUseriin on lähdössä kolme henkilöä, joilla on ns. virallinen tehtävä: Ulla Ikäheimo kuuluu luetteloinnin kehittämisryhmään ja Annu Jauhiainen UB-kehittämisryhmään (jonka kohdalla on vielä epäselvää kokoontuuko se) ja Esa-Pekka Keskitalo on menossa pitämään esityksen ENCompassista. European EndUser -kokoukseen myönnettiin viime vuonna matkarahaa kahdeksalle esitelmän pitäjälle tai toimintokohtaiselle yhdyshenkilölle (enintään 300 /hlö). Ei vielä tiedetä kuinka monta tänä vuonna on lähdössä, sillä ilmoittautumista ei ole vielä avattu eikä ohjelmaa julkistettu. Päätös: EndUser-kokoukseen myönnetään 1700 /hlö kaikille kolmelle, jos UB-kehittämisryhmä kokoontuu. Muussa tapauksessa kahdelle. European EndUser-kokoukseen myönnetään viime vuotta vastaaviin tehtäviin osallistuville, enintään kymmenelle henkilölle, enintään 300 /hlö. 10. Raportti järjestelmän toiminnasta ja kustannusten jakautumisesta; kustannusten jakomallin uudistaminen (Liitteet 5 ja 6)
Käytiin läpi Linnea2-raporttiluonnos vuodelle 2004 (liite 5). Luonnosta pidettiin hyvänä ja muutenkin tuntuma konsortion viime vuodesta oli positiivinen. Annu Jauhiainen toivoi saavansa kommentteja raporttiluonnokseen vielä sähköpostitse ennen yleiskokousta. Kustannusten jakautumista esittävään taulukkoon (liite 6) esitettiin jatkojalostusehdotuksena esimerkiksi hintojen nousuprosentit ja jakautuma kirjastoittain prosentteina. Lisäksi toiveena oli dollarien muuntaminen euroiksi, mutta se lienee liian vaikea toteutettavaksi kurssivaihtelujen takia. Toivottiin, että eri tahoille maksetut maksut jaetaan eri taulukoihin, ja että ensimmäinen vajaa kausi jätetään taulukosta pois, koska se haittaa vertailua. Annu Jauhiainen uudistaa taulukon yleiskokoukseen mennessä. Kustannusten jakoa on toteutettu tähän mennessä kahdella eri mallilla: 1) Voyager-kustannuksissa otetaan huomioon tietokannan koko eli niteiden määrä, henkilökunnan asiakasohjelmien lukumäärä ja arvioitu asiakaskäyttö; 2) Sun- ja CSC-kustannukset on jaettu yliopistojen budjettien suhteessa. Alun perin sovittiin, että kustannusten jakomallia tarkistetaan muutaman vuoden kuluttua uudelleen. Viime vuonna tarkistus jäi liian myöhäiseksi budjettineuvottelujen kannalta ja tarkoitus on saada se toteutettua tänä vuonna ennen neuvottelujen alkamista. Kaikille kustannuksille tulisi olla jatkossa käytössä sama jakomalli. Mallin tulisi olla yksinkertainen ja läpinäkyvä sekä helppo selittää, ymmärtää, laskea ja tarkistaa. Malli ei voi perustua järjestelmän käyttöön, koska siihen perustuva laskenta olisi liian monimutkaista. FinELib- ja ENCompass-konsortioissa käytetään FTE-lukuja, mutta ne eivät sovi Linnea2-konsortioon, koska mukana on monta sellaistakin osapuolta, joilla ei ole opiskelijoita eikä tutkijoita eikä niille sen vuoksi lasketa FTE-lukuja (esim. Eduskunnan kirjasto). Myös budjettien kokoon perustuva jakomalli täytyy hylätä, koska budjettien ulkopuolinen rahoitus on joillakin konsortion jäsenillä merkittävä. Uuden mallin täytyy perustua jollakin tavalla tietokannan kokoon ja käyttäjien määrään. Luvut täytyy tarkistaa vuosittain objektiivisen osapuolen toimesta, ne eivät saisi olla arvioita ja niiden tulisi olla jossakin julkisesti esillä. Henkilökunnan määrän sijasta olisi ehkä parempi käyttää henkilötyövuosia. Entä pitäisikö tietokannan koossa huomioida se, että joissakin tietokannoissa on huomattavia määriä niteettömiä bib-tietueita? Ja mikä olisi tietokannan koon ja htv-luvun suhde? Annu Jauhiainen esittelee yleiskokouksessa pari vaihtoehtoista mallia, ja toivon mukaan niiden kustannusvaikutuksia voitaisiin myös jo silloin verrata esimerkkien avulla. Yleiskokouksessa käydään lähetekeskustelu, jonka perusteella päätetään mihin suuntaan mallia jatkokehitetään. Päätös mallista on tehtävä ennen elokuuta, jolloin budjettineuvottelut alkavat. 11. Laitteistohankinnat v. 2005 ja palvelimen uusiminen v. 2007 Sannin levyjärjestelmän modernisointi on suoritettava tänä vuonna loppuun. Viime vuonna levyjärjestelmä uusittiin domaineissa 1-3, ja tänä vuonna se kannattaa saatujen kokemusten perusteella tehdä myös domaineissa 4-5. Uusia Sun 6120-levyjä voidaan käyttää myös vuonna 2007 hankittavassa uudessa palvelimessa. Levyjen lisäksi CSC on suositellut hankittavaksi muutamia muita pienempiä lisäyksiä. Kokonaiskustannus näille tulee olemaan n. 35 000 ja budjetin perusteella siihen näyttää olevan varaa. Näiden lisäysten jälkeen laitteistohankintoja ei todennäköisesti tarvitsisi enää tehdä ennen vuoden 2007 palvelimen uusimista.
Edellisen kokouksen jälkeen Sunilta on saatu tarjous uudesta palvelimesta, joka pystyisi pyörittämään kaikkia triangeli-ohjelmistoja. Sun tarjoaa E20K:ta, jossa on kuusi prosessorikorttia (system board). Palvelin on jaettu kolmeen domainiin, yksi jokaiselle sovellukselle. Kunkin domainin sisällä voidaan vaikka jokaiselle tietokannalle varata oma käyttöjärjestelmäprosessi, jolloin yhden kirjaston ongelmat eivät vaikuta toiseen. Palvelimen hinta on vielä tässä vaiheessa korkea, mutta laskenee kahdessa vuodessa roimasti teknisen kehityksen myötä. CSC:llä on jo nyt hoidettavanaan kaksi kappaletta E20K-koneita. CSC:lle on ajateltu tarjota myös vetovastuuta palvelimen hankinnassa. Päätös: Ohjausryhmä hyväksyi tälle vuodelle ehdotetut laitehankinnat. Hankintojen hinnan ylärajaksi määrättiin 40 000. 12. Ohjausryhmän raportti edellisestä toimintavuodesta (Liite 7) Sovittiin, että ohjausryhmä lähettää kommentit ohjausryhmän raportin luonnokseen (liite 7) Annu Jauhiaiselle sähköpostitse ja raportti valmistuu yleiskokoukseen mennessä. 13. Ohjausryhmä 2005-2007 Tämän ohjausryhmän kausi päättyy seuraavassa yleiskokouksessa, jossa uudet jäsenet valitaan. Kartoitettiin nykyisten jäsenten jatkohalukkuutta. 14. Toimintasuunnitelma vuodelle 2005 (Liite 8) Käytiin läpi tämän vuoden toimintasuunnitelman luonnos (liite 8). ERKKItietokantaa koskevaan kohtaan halutaan lisätä vahvempi kannanotto ohjausryhmältä. Loput kommentit toimitetaan sähköpostitse Annu Jauhiaiselle ennen huhtikuun yleiskokousta. 15. Uusien liitännäiskirjastojen tilanne; liitännäissopimuksen päivittäminen (Liitteet 9, 10, 11, 12 ja 13) Voyager-käyttöönotto viime vuonna konsortioon hyväksytyissä kirjastoissa on nyt käynnistymässä. Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin kirjastolla sekä Maanpuolustuskorkeakoulun kirjastolla on tavoitteena olla tuotantokäytössä vuoden loppuun mennessä. Kansallisarkiston aloitteesta Helsingin yliopiston kirjasto perustaa ns. erikoiskirjastojen ERKKI-tietokannan (liite 9). Siihen voivat liittyä ne kirjastot, jotka haluavat tulla mukaan Linnea-yhteistyöhön mutta jotka eivät halua ylläpitää omaa tietokantaa. Endeavorin kanssa on neuvoteltu sopimus, jossa ohjelmistolisenssin kustannukset jaetaan mukaan tulevien organisaatioiden kesken. Lisenssin hinta määräytyy syntyvän tietokannan koon mukaan. Lisäksi jokainen organisaatio ostaa tarvitsemansa määrän staff-clientteja henkilökunnan työasemille. (Kustannusarviot liitteessä 10.)Tavoitteena on saada erikoiskirjastojen tietokanta käyttöön vuoden 2006 alusta. Tietokanta perustetaan jo vuoden 2005 aikana ja sinne aletaan luetteloida Arkistolaitoksen kirjastojen (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot) materiaalia. Liitännäissopimuksen (liite 11) tekstiä on tullut tarpeen muokata siten, että CitationServer ja kaukolainaohjelmisto otetaan siitä pois, koska ne eivät enää kuulu yhteisesti hankittuihin ohjelmistoihin. Konsortion hyväksymien periaatteiden mukaan liitännäisjäsenten on korvattava
ohjelmiston hankinnan ja sopeuttamisen vaatima työ. Korvaussummaksi määriteltiin 45 000 euroa, joka vastaa sopimuksesta poistettujen ohjelmistojen hintaa. Tämä on tasapuolista sekä uusille että entisille liitännäiskirjastoille. Kukin liitännäiskirjasto maksaa korvaussummasta tietokantansa koon mukaisen osuuden. Samat muutokset tehdään myös liitännäissopimuksen liitteisiin (liite 12 ja 13). Päätös: Sopimukseen ehdotetut muutokset hyväksyttiin. Kai Ekholm allekirjoittaa sopimuksen liitännäiskirjastojen kanssa. 16. Muut asiat Terveisiä atk-johtajille tai Funetiin liittyvistä asioista voidaan viestittää Kuno Öhrmanin kautta. Kansallisbibliografia FENNICAn tietueita lisätään parhaillaan WorldCattietokantaan. FRBR-osuus projektista toteutetaan myöhemmin. Myös ONE Association on toivonut että FENNICA liitettäisiin sen ylläpitämään ONECAT-yhteisluetteloon. Scandinavian Virtual Union Catalogue (SVUC) elää ja toimii. 17. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraavan kokouksen ajankohdasta päätetään, kun uuden ohjausryhmän kokoonpano on selvillä. 18. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13:15. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Hakala sihteeri päivitetty 18.3.2005 NH