LIITE 3 1 (14) HUS-SERVIS LIIKELAITOS TOIMINTAOHJE 27.8.2009
LIITE 3 2 (14) Sisällys 1 JOHDANTO 3 2 LIIKELAITOKSEN TOIMINTA-AJATUS 3 3 LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO 3 3.1 Johtokunta 3 3.2 Toimitusjohtaja 3 3.3 Johtoryhmä ja johtoryhmän jäsenten vastuualueet 3 3.4 Vastuualueet 4 3.5 Talous- ja yleishallinto 4 3.6 Henkilöstöhallinto 5 3.7 Tietohallinto 6 3.8 Viestintä ja tiedottaminen 6 3.9 Sopimushallinto ja asiakirjojen arkistointi 6 4 TOIMITUSJOHTAJALLE DELEGOIDUN PÄÄTÖSVALLAN EDELLEEN SIIRTÄMINEN 6 4.1 Henkilöstöhallinnon ratkaisuvalta 6 4.2 Henkilöstöhallinnon muu ratkaisuvalta 7 4.3 Taloushallinnon ratkaisuvalta 8 4.3.3 Poistoista päättäminen 10 4.3.4 Matkapuhelimen käyttöoikeus 10 4.3.5 Oman auton käyttöoikeus 10 4.3.6 Taksikortit 10 4.3.7 Sivutoimiluvat ja esteellisyyden tarkastaminen 10 4.3.8 Irtaimiston luettelointi 10 4.4 Palvelujen hinnoittelu ja tarjoaminen 10 5 PÄÄTÖKSENTEKOMENETTELY, OTTO-OIKEUS JA SISÄINEN VALVONTA 11 5.1 Esittely 11 5.2 Päätösluettelot 11 5.3 Otto-oikeus 11 5.4 Sisäinen valvonta 12 6 VOIMAANTULO 12 Liite 1: Hus-Servisin palvelupäälliköt, -esimiehet ja tiiminvetäjät 12
LIITE 3 3 (14) 1 JOHDANTO HUS-Servis on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota. HUS:n perussopimuksessa ja hallintosäännössä on määrätty sairaanhoitopiirin organisaatiorakenteesta sekä luottamushenkilöelinten ja HUS:n toimitusjohtajan tehtävistä ja ratkaisuvallasta. HUS:n hallintosäännön mukaisesti liikelaitosten toiminnasta säädetään kuntalaissa ja määrätään niiden johtosäännöissä ja toimintaohjeissa. Liikelaitoksen johtosäännössä on määrätty liikelaitoksen johtokunnan ja toimitusjohtajan tehtävistä sekä ratkaisuvallasta. Tällä, johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUS-Servis -liikelaitoksen keskeiset viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. Toimintaohje ei voi antaa yksityiskohtaisia ohjeita kaikkia mahdollisia tilanteita varten. Siinä on kuvattu ydinasiat, jotka ohjaavat hyvää hallintotapaa. Toimintaohjeen hyväksyy HUS-Servisin johtokunta sen aloitettua toimintansa. Toimintaohjetta arvioidaan säännöllisesti ja se päivitetään tarpeen vaatiessa. Jokainen HUS-Servis -liikelaitoksen esimies noudattaa tätä toimintaohjetta. 2 LIIKELAITOKSEN TOIMINTA-AJATUS HUS-Servis auttaa huippuorganisaatioita onnistumaan perustehtävässään kilpailukykyisillä talous-, henkilöstö-, asiakirja- ja asiointipalveluilla. HUS-Servis toimii yhtenäisten toimintamallien ja -prosessien mukaisesti koko HUS alueella ja tuottaa tilaaja-tuottaja -mallin mukaisesti palvelusopimuksessa sovittuja palveluita asiakkailleen. 3 LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO 3.1 Johtokunta Liikelaitoksen johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä. Yksityiskohtaisimmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Johtokunnan kokouksissa asiat ratkaistaan liikelaitoksen toimitusjohtajan esittelystä johtokunnan toiminnan sisäistä järjestelyä lukuun ottamatta. 3.2 Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja johtaa liikelaitoksen toimintaa ja päättää, mitä toimitusjohtajan tehtävistä on päätetty hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Toimitusjohtaja huolehtii palvelujen tuottamisesta ja niiden kehittämi sestä kustannustehokkaasti sekä tekee niitä koskevia esityksiä ja aloitteita johtokunnalle. Liikelaitoksen toimitusjohtaja raportoi HUS:n liiketoimintajohtajalle. Johtokunta päättää toimitusjohtajan sijaisesta johtosäännön mukaisesti.
LIITE 3 4 (14) 3.3 Johtoryhmä ja johtoryhmän jäsenten vastuualueet Toimitusjohtaja asettaa liikelaitoksen johtoryhmän. Johtoryhmän tehtävänä on tukea toimitusjohtajaa strategisessa johtamisessa ja huolehtia päätösten toimeenpanosta sekä seurannasta. Liikelaitoksen johtoryhmä muodostuu liikelaitoksen toimitusjohtajasta, neljästä palvelupäälliköstä, talouspäälliköstä, henkilöstöpäälliköstä, asiakaspalvelupäälliköstä sekä henkilöstön edustajasta. Johtoryhmän sihteerinä toimii liikelaitoksen johdon sihteeri. Johtoryhmän kokouksista pidetään pöytäkirja, joka julkaistaan Intrassa. Asiakaspalvelupäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen asiakas-, kehitys- ja viestintäprosessien ohjauksesta liikelaitoksen strategian mukaisesti. Asiakaspalvelupäällikkö koordinoi tietojärjestelmäprosesseja. Lisäksi hän tukee johtoa liikelaitoksen strategian toimeenpanossa ja tavoitteiden toteuttamisessa sekä kantaa vastuun johtoryhmän jäsenenä liikelaitoksen kokonaisedusta. Henkilöstöpäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen henkilöstöprosessien ohjauksesta ja kehittämisestä konsernin henkilöstöstrategian mukaisesti. Lisäksi hän tukee johtoa henkilöstöstrategian toimeenpanossa ja liikelaitoksen tavoitteiden toteuttamisessa. Talouspäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen talousohjauksesta ja sen kehittämisestä konserniohjauksen ja liikelaitoksen strategian mukaisesti. Lisäksi hän toimii liikelaitoksen johtokunnan sihteerinä, vastaa sovittujen yleishallinnon asioiden valmistelusta sekä kantaa vastuun johtoryhmän jäsenenä liikelaitoksen kokonaisedusta ja strategian toteuttamisesta. Palvelupäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena alueensa palvelutoiminnasta, taloudesta ja henkilöstöstä liikelaitoksen strategian ja talousarvion mukaisesti. Hän johtaa ja kehittää palvelujen kustannustehokasta tuottamista ja kantaa johtoryhmän jäsenenä vastuun liikelaitoksen strategian toteuttamisesta. Palvelupäällikkö valmistelee yhdessä talouspäällikön ja henkilöstöpäällikön kanssa vuosittain vastuualueensa talousarvion, henkilöstösuunnitelman ja investointisuunnitelman ja vastaa niiden toteutumisesta. 3.4 Vastuualueet Liikelaitos jakaantuu vastuualueisiin ja edelleen ydinprosessikohtaisiin vastuuyksikköryhmiin, jotka koostuvat vastuuyksiköistä. Vastuualuetta johtaa palvelupäällikkö. Vastuualueella on päällikön apuna vastuualueen ohjausryhmä, johon vastuualueen päällikkö nimittää tarpeellisen määrän edustajia. Ohjausryhmän kokouksista pidetään muistio, joka julkaistaan Intrassa. Ydinprosesseihin pohjautuvia vastuuyksikköryhmiä johtaa palveluesimies (vastuuyksikköryhmän esimies). Vastuuyksikköryhmän esimies johtaa palvelupäällikön alaisuudessa ydinprosessin (esim. tekstinkäsittely) toimintaa liikelaitostasolla asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Mikäli palveluesimiestä ei ole nimetty vastaa ydinprosessista palvelupäällikkö. Vastuuyksiköistä koostuvia tiimejä johtaa tiimin vetäjä. Tiimin vetäjä vastaa tiimin toiminnasta: ydinprosessin ja/tai alaprosessin toteuttamisesta tiimissä yhteistoiminnassa asiakkaan kanssa. Tiimin toiminta keskittyy joko yhteen prosessiin ( esim. tekstinkäsittely HYKS-alueella) tai monialaprosesseihin (asiakirjat+asiointi) muilla sairaanhoitoalueilla. Hus-Servisin palvelupäälliköt, -esimiehet ja tiiminvetäjät on nimetty liitteessä 1.
LIITE 3 5 (14) 3.5 Talous- ja yleishallinto Liikelaitoksessa noudatetaan HUS:n talous- ja yleishallinnon ohjeistusta. Kuntayhtymän taloudenpidosta on annettu yleisiä ohjeita perussopimuksessa ja hallintosäännössä. Pysyväisohjeena annetussa Taloushallinnon ohjeesta käyvät ilmi kuntayhtymässä noudatettavat yleiset periaatteet tositteiden käsittelystä, kirjanpidosta sekä laskujen hyväksymisestä. Yleishallinnon säännöt käyvät ilmi kuntalaista ja muusta lainsäädännöstä, hallintosäännöstä, liikelaitoksen johtosäännöstä, kuntayhtymän pysyväis- ja määräaikaisohjeista sekä asiakirjahallinnon ja Dynasty-asianhallintajärjestelmän ohjeista. Liikelaitoksen strategisesta suunnittelusta ja palvelusopimusneuvotteluista sekä toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelusta vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja kuntayhtymän ohjeiden mukaisesti. Liikelaitoksen talouspäällikkö vastaa osaltaan liikelaitoksen taloudenpidon asianmukaisuudesta sekä toimintojen kustannusten ja kannattavuuden seurannasta, laskutuksen oikeellisuudesta ja maksuvalmiudesta. Talouspäällikkö valmistelee yhdessä palvelupäällikön kanssa liikelaitoksen talousarvion. Talouspäällikkö valmistelee toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti liikelaitoksen toimintaa ja taloutta kuvaavat raportit. Liikelaitoksen talouspäällikkö huolehtii liikelaitoksen tekemien hankintojen suunnittelusta ja hankintamenettelystä yhteistyössä HUS-Logistiikan kanssa. Liikelaitoksen talous- ja yleishallintopalvelujen tuottaminen on keskitetty liikelaitoksen johtoon. Näiden palveluiden tuottamisesta vastaava esimies huolehtii toimitusjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti liikelaitoksen talous- ja yleishallintoprosessien asianmukaisuudesta ja siitä, että toiminnot ovat yhdenmukaiset liikelaitosta koskevan lainsäädännön ja HUS-kuntayhtymän ohjeiden kanssa. Talous- ja yleishallintopalveluja tuottavan yksikön esimies esittelee liikelaitoksen toimitusjohtajan päätettäväksi ne liikelaitoksen yleisesti koskevat ohjeet ja päätökset, jotka eivät kuulu liikelaitoksen johtokunnan päätettäväksi. Talous- ja yleishallinnosta vastaava yksikkö huolehtii liikelaitoksen tekemien sopimusten valmistelusta sekä sopimusten ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen säilyttämisestä. 3.6 Henkilöstöhallinto Liikelaitoksessa noudatetaan työlainsäädäntöä, virka- ja työehtosopimuksia ja HUS:n henkilöstöhallinnon ohjeistusta. Kunkin vastuualueen päällikkö vastaa alueensa henkilöstöjohtamisesta. Liikelaitoksen henkilöstöpäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen henkilöstöprosessien: neuvottelu- ja työnantajatoiminta, osaaminen ja kyvykkyys, henkilöstöresurssit, urasuunnittelu, työhyvinvointi ja työsuojelu, ohjauksesta, toteuttamisesta ja kehittämisestä konsernin henkilöstöstrategian mukaisesti. Lisäksi hän tukee johtoa henkilöstöstrategian toimeenpanossa ja liikelaitoksen tavoitteiden toteuttamisessa. Henkilöstöpäällikkö toimii yhtenä työnantajan edustajana neuvotteluissa pääsopijajärjestöjen kanssa ja esittelee toimitusjohtajalle esitykset virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta liikelaitoksessa, sen jälkeen kun jatketut välittömät neuvottelut pääsopijajärjestöjen kanssa on käyty. Henkilöstön ja työnantajan välinen yhteistoiminta kunnissa ja kuntayhtymissä perustuu 13.4. 2007 annettuun lakiin työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (449/2007). Työpaikan työsuojelua koskevasta yhteistoiminnasta säädetään lailla työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006). Näiden lakien lisäksi liikelaitoksen yhteistyötoimintaa säätelevät HUSin ohjeet (HUS Kuntayhtymän yhteistoimintaorganisaatio ja yhteistoimintaelinten kokoonpano sekä Opas yhteistoiminnan toteuttamiseksi kuntayhtymässä). Toimitusjohtaja nimeää liikelaitoksen yhteistyötoimikunnan. HUSin ohjeiden mukaan tulosalueiden yhteistyötoimikunnissa on 5-14 jäsentä riippuen tulosalueen koosta. Toimikunnan puheenjohtajana toimii tulosalueen johtaja ja varapuheenjohtajana henkilöstön edustajien
LIITE 3 6 (14) keskuudestaan valitsema henkilö. Johtaja nimeää yhteistyötoimikuntaan 2-5 muuta työnantajan edustajaa ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen. Työnantajan edustajista yksi on työsuojelusta vastaava. Henkilöstöjärjestöt nimeävät yhdessä sopimallaan tavalla 3-6 henkilöstöä edustavaa jäsentä ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen sekä nimeävät henkilöstöä edustavista jäsenistä toimikunnan varapuheenjohtajan. Alueen työsuojeluvaltuutettu kuuluu tulosalueen yhteistyötoimikuntaan ja varsinaisen työsuojeluvaltuutetun estyneenä ollessa toimivat varavaltuutetut varajäseninä. Liikelaitoksen lakisääteinen työterveyshuolto järjestetään osana HUS-kuntayhtymän työterveyshuollon toimintaa. Työterveyshuollon yhteyshenkilönä toimii henkilöstöpäällikkö. Toimintaohjeen kohdassa 4 on kuvattu henkilöstöä koskevan päätösvallan delegointi 4/14.1.2009. 3.7 Tietohallinto Liikelaitoksen tietohallinnosta, tietojärjestelmien käyttöönotosta ja kehittämisestä vastaa asiakaspalvelupäällikkö. Hän valmistelee asiat päätettäväksi yhdessä palvelupäällikön ja Tietotekniikan liikelaitoksen kanssa erillisen järjestelmäkohtaisen vastuumatriisin mukaisesti. Tietoturva-asioita ohjaa asiakaspalvelupäällikkö. Tietoturva-asioista palvelualueilla vastaa palvelupäällikkö. 3.8 Viestintä ja tiedottaminen Päävastuu liikelaitoksen ulkoisesta viestinnästä on toimitusjohtajalla. Liikelaitoksen asiakaspalvelupäällikkö toimii liikelaitoksen asiakaspalautteen yhteyshenkilönä asiakkaisiin. Palvelupäälliköt vastaavat vastuualueensa tiedottamisesta ja viestinnästä. Asiakaspalvelupäällikkö vastaa liikelaitoksen ulkoisen ja sisäisen tiedotuksen järjestämisestä liikelaitoksen viestintäsuunnitelman mukaisesti. Toimitusjohtaja hyväksyy liikelaitosta koskevan tiedotusvälineissä julkaistavaksi tarkoitetun materiaalin ennen sen julkaistavaksi toimittamista. 3.9 Sopimushallinto ja asiakirjojen arkistointi Liikelaitoksen sopimukset allekirjoittaa liikelaitoksen puolesta toimitusjohtaja taikka hänen sijaisekseen määrätty henkilö. Liikelaitoksen toimintaa ja henkilöstöhallintoa koskevat asiakirjat sekä johtokunnan ja johtoryhmän pöytäkirjat arkistoidaan liikelaitoksen johdossa. 4 TOIMITUSJOHTAJALLE DELEGOIDUN PÄÄTÖSVALLAN EDELLEEN SIIRTÄMINEN 4.1 Henkilöstöhallinnon ratkaisuvalta Virkojen ja tehtävien kelpoisuusehdoista määrätään viran perustamispäätöksessä tai hallituksen päätöksellä. Henkilöstön valinnassa noudatetaan ns. yksi yli yhden periaatetta jäljempänä esitetyn mukaisesti. Johtosäännön 3 :n mukaan johtokunta päättää virkojen perustamisesta tai lakkauttamisesta lukuun ottamatta toimitusjohtajan virkaa, Toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen, jollei liikelaitoksen toimintaohjeissa ole toisin määrätty, Toimitusjohtajan sijaisesta sekä muista toimitusjohtajaa koskevista asioista, Johtokunta tekee päätöksensä liikelaitoksen toimitusjohtajan esityksestä.
LIITE 3 7 (14) Liikelaitoksen toimitusjohtaja päättää muista kuin edellä esitettyihin virkoihin tai tehtäviin ottamisesta. Liikelaitoksen toimitusjohtaja ottaa yksi yli yhden periaatteen mukaisesti alaisensa henkilökunnan asianomaisen esimiehen esityksestä. Viranhaltijan ja työsuhteisen palvelussuhteen päättämisestä päättää virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Ao. välitöntä esimiestä tulee virkaan tai työsuhteeseen ottamisessa taikka palvelussuhteen päättämisessä aina kuulla. Työlainsäädännön säännökset huomioon ottaen edellä mainittua noudatetaan soveltuvin osin työsuhteisten henkilöiden osalta. Johtokunta ja toimitusjohtaja voivat edelleen delegoida päätösvaltaa näissä asioissa. 4.2 Henkilöstöhallinnon muu ratkaisuvalta Liiketoimintajohtaja päättää hallintosäännön 18 kohtien 2-11 mukaisista asioista HUS-Servisin toimitusjohtajan osalta määräaikaisen viranhaltijan ottamisesta, avoimeksi tulleen viran täyttämättä jättämisestä ja avoimen viran käyttötarkoituksen muuttamisesta, virkojen sijoittumisesta, viranhaltijan virkatehtävien muuttamisesta ja viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkaan, viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä, vuosiloman myöntämisestä, virkavapaudesta, sen palkkaeduista ja muista korvauksista, virkamatkamääräysten antamisesta, oikeudesta käyttää omaa tai vuokra-autoa virkatehtävissä, sekä muista henkilöstöhallinnon asioista. Toimitusjohtaja päättää johtokunnan antamat ohjeet huomioon ottaen virka- ja työehtosopimuksen soveltamisesta alaisiinsa työntekijöihin siltä osin kun harkintavalta on liikelaitoksella alaisensa henkilöstön ottamisesta vakituiseen ja määräaikaiseen palvelussuhteeseen talousarvion mukaisesti alaisensa henkilöstön vuosiloman myöntämisestä sekä virkavapaudesta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen 2007-2009 V luvun 11 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä alaistensa osalta alaisensa henkilöstön HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista Toimitusjohtajan estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtajan sijaiseksi määrätty henkilö. Talouspäällikkö/johdon tuen esimies ja henkilöstöpäällikkö päättää välittömien alaistensa vuosiloman myöntämisestä, virkavapaudesta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen 2007-2009 V luvun 11 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä alaistensa osalta alaisensa henkilöstön HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista
LIITE 3 8 (14) liikelaitoksen johdon henkilöstön työsuhdematkalippujen myöntämisestä liikelaitoksen henkilöstön oman auton ja taksin käytöstä työtehtävissä alaisensa henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä ml. saldovapaat Heidän estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Palvelupäällikkö päättää vastuualueensa henkilöstön sijoittumisesta vastuuyksikköryhmiin/vastuuyksiköihin alaisensa henkilöstön ottamisesta vakituiseen ja määräaikaiseen palvelussuhteeseen talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen muiden kuin vastuuyksikköryhmien esimiesten osalta välittömien alaistensa vuosiloman myöntämisestä, virkavapaudesta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen 2007-2009 V luvun 11 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä alaistensa osalta alaisensa henkilöstön HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista alaisensa henkilöstön työsuhdematkalippujen myöntämisestä alaisensa henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä ml. saldovapaat Palvelupäällikön estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Palveluesimies päättää alaisensa henkilöstön ottamisesta määräaikaiseen alle 13-päivän työsuhteeseen talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen muiden kuin tiiminvetäjien osalta alaistensa vuosiloman myöntämisestä, virkavapaudesta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen 2007-2009 V luvun 11 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä alaisensa henkilöstön HUS:n sisäisiin koulutuksiin osallistumisista välittömien alaistensa henkilöstön työsuhdematkalippujen myöntämisestä alaisensa henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä ml. saldovapaat Esimiehen estyneenä ollessa päätökset tekee palvelupäällikkö tai tehtävään nimetty sijainen. Tiiminvetäjä päättää vuorotyössä olevan henkilöstön ottamisesta määräaikaiseen alle 13-päivän työsuhteeseen talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen alaisensa henkilöstön vuosiloman myöntämisestä esimiehen ja palvelupäällikön kanssa sovittujen periaatteiden mukaisesti alaisensa henkilöstön sairausloman myöntämisestä oman ilmoituksen perusteella 1-3 päiväksi
LIITE 3 9 (14) kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen 2007-2009 V luvun 11 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä alaistensa osalta alaisensa henkilöstön HUS:n sisäisiin koulutuksiin osallistumisista alaisensa henkilöstön työsuhdematkalippujen myöntämisestä alaisensa henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä ml. saldovapaat Tiiminvetäjän estyneenä ollessa päätökset tekee palveluesimies tai tehtävään nimetty sijainen. 4.3 Taloushallinnon ratkaisuvalta Toimitusjohtaja on päätöksellään 4/14.1.2009 delegoinut hankinta- ja tilausvaltuuksia, laskun hyväksymisvaltuuksia ja poistoista päättämisen seuraavasti: 4.3.1 Hankinta- ja tilausvaltuudet Liikelaitos noudattaa HUS:n hankintamenettelystä annettuja ohjeita. Teknisen valmistelun ja tarjouksien vertailun suorittaa liikelaitoksen erikseen nimeämä henkilö. Hankintoihin liittyvät päätösten valmistelut tehdään keskitetysti liikelaitoksen johdossa kuitenkin siten, että tarvittaessa käytetään asiantuntijapalveluja. Hankintojen tulee aina perustua vahvistettuun talousarvioon ja investointiluonteisten hankintojen investointiohjelmaan. Hankinnan osittaminen on kiellettyä, jos sillä pyritään kiertämään toimivaltuuksia tai kynnysarvoja. Niissä laitteissa, tarvikkeista ja palveluissa, joiden hankinnasta on solmittu kilpailutettu HUS:n puitesopimus, hankitaan laitteet, tarvikkeet ja palvelut puitesopimustoimittajalta. Johtokunnan ja toimitusjohtajan hankintavaltuuksista määrätään liikelaitoksen johtosäännössä. Palvelupäällikön, talouspäällikön, palveluesimiehen ja monialapalvelutiimin vetäjän hankintavaltuudet Palvelupäälliköllä ja talouspäälliköllä on oikeus päättää ja tilata laite-, kestokulutustavara- ja muita tarvikkeita sekä palveluita, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on enintään 25 000 euroa kuitenkin henkilöstöpalvelujen palvelupäälliköllä enintään 50 000 euroa talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen. Palveluesimiehellä on oikeus tilata omaan toimintaansa liittyvät puitesopimuksiin pohjautuvat tarvikkeet, kulutustavarat sekä palvelut 2 000 euroon asti yksittäisen hankintatapahtuman osalta talousarvion mukaisesti. Monialapalvelutiimin vetäjällä on oikeus tilata omaan toimintaansa liittyvät puitesopimuksiin pohjautuvat tarvikkeet, kulutustavarat sekä palvelut 1 000 euroon asti yksittäisen hankintatapahtuman osalta. Tilaaja ja laskun hyväksyjä eivät kuitenkaan voi olla sama henkilö. Hankintavaltuuksia ei voida edelleen delegoida. 4.3.2 Laskujen hyväksyminen Laskun hyväksyjä varmistaa menon tarkoituksenmukaisuuden, laillisuuden ja määrärahan riittävyyden. Itseään tai esimiestään koskevia laskuja ei voi hyväksyä. Toimitusjohtajan estyneenä ollessa päätökset tekee talouspäällikkö tai toimitusjohtajan erikseen määräämä henkilö.
LIITE 3 10 (14 Palvelupäällikkö voi hyväksyä omalle vastuualueelleen taikka vastuuyksikköönsä kohdistuvat laskut 25 000 euroon saakka. Palveluesimies voi hyväksyä oman yksikkönsä laskut 2 000 euroon saakka, mikäli toimitusjohtaja ei jonkun yksikön osalta muuta päätä. Mikäli lasku kohdistuu usealle vastuualueelle, hyväksyy sen joko toimitusjohtaja taikka 25 000 euroon saakka talouspäällikkö. Talouspäällikkö hyväksyy liikelaitoksen johdon ja yleishallinnon laskut 25 000 euroon saakka sekä puhelinlaskut ja taksin käytöstä aiheutuneet laskut. Lisäksi talouspäällikkö päättää saatavien perinnän lopettamisesta ja saatavien poistosta yksittäistapauksessa enintään 10 000 euron suuruisen maksun, korvauksen tai muun vastaavan saatavan osalta. Tässä päätöksessä määrättyä päätösvaltaa ei voi edelleen delegoida. 4.3.3 Poistoista päättäminen Liikelaitoksen talouspäällikkö päättää laitteiden ja kalusteiden poistoista, hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen palvelupäällikön esityksestä. 4.3.4 Matkapuhelimen käyttöoikeus Matkapuhelimien käytössä noudatetaan HUS:n antamaa ohjeistusta. Matkapuhelimen käyttöoikeudet myöntää talouspäällikkö palvelupäällikön puoltamana. Matkapuhelimien käyttöoikeutta koskevista päätöksistä toimitetaan kopio palkanlaskentaan ja kirjanpitoon. Alkuperäiset päätökset säilytetään liikelaitoksen johdossa. 4.3.5 Oman auton käyttöoikeus Oman auton käyttämisestä virantoimitusmatkoilla noudatetaan HUS:n antamaan ohjeistusta. Päätöksen oman auton käyttöoikeudesta tekee talouspäällikkö palvelupäällikön puoltamana. Alkuperäiset päätökset säilytetään liikelaitoksen johdossa. 4.3.6 Taksikortit Liikelaitoksella voi olla käytössään jatkuvakäyttöisiä taksikortteja sekä kertakäyttöisiä taksikortteja. Taksikorttien käytöstä päättää talouspäällikkö palvelupäällikön puoltamana ja liikelaitoksen toimitusjohtajan osalta HUS:n liiketoimintajohtaja. 4.3.7 Sivutoimiluvat ja esteellisyyden tarkastaminen Sivutoimista pyydetään vuosittain sivutoimi-ilmoitukset tai luvat. Samassa yhteydessä pyydetään henkilöitä ilmoittamaan mahdolliset esteellisyyden aiheuttavat sidokset. Sivutoimiluvat hyväksyy toimitusjohtaja. Luettelo hyväksytyistä sivutoimiluvista pidetään liikelaitoksen toimitusjohtajan toimistossa. 4.3.8 Irtaimiston luettelointi Liikelaitoksessa luetteloidaan irtaimisto seuraavasti: Kalusto ja irtaimisto Rekisteröinnistä vastaa palvelupäällikkö. Työasemat, tulostimet ja ohjelmistot Rekisteröinnistä vastaa talouspäällikkö.
LIITE 3 11 (14 Matkapuhelimet Rekisteröinnistä vastaa talouspäällikkö. 4.4 Palvelujen hinnoittelu ja tarjoaminen Liikelaitoksen HUS-konserniin kuuluville asiakkaille ja jäsenkunnille myytävät palvelut hinnoitellaan omakustannusperiaatteella. Palvelujen hintojen on katettava palvelujen tuottamisen vaatimat todelliset kustannukset. HUS-konsernille tuotettujen palvelujen hinnoista päättää toimitusjohtaja talouspäällikön esityksestä liikelaitoksen johtokunnan hyväksymien hinnoitteluperiaatteiden mukaisesti. Liikelaitoksen talouspäällikkö valmistelee asiakkaille laadittavat palvelutarjoukset ja sopimukset yhteistyössä palvelupäälliköiden ja asiakaspalvelupäällikön kanssa. Muille asiakkaille myytävät palvelut tulee olla katteellisia. Liikelaitoksen talouspäällikkö valmistelee ulkopuolisille asiakkaille laadittavat palvelutarjoukset yhteistyössä palvelupäälliköiden ja asiakaspalvelupäällikön kanssa. Toimitusjohtaja päättää siitä hinnoitteluvälistä, jolla ulkopuolisille asiakkaille myytävien palvelujen hintojen tulee liikkua. 5 PÄÄTÖKSENTEKOMENETTELY, OTTO-OIKEUS JA SISÄINEN VALVONTA Päätöksentekomenettelyssä, sisäisessä valvonnassa ja asian ottamisessa hallituksen käsiteltäväksi (ns. otto-oikeusmenettely) noudatetaan HUS:n antamaa ohjeistusta. 5.1 Esittely Päätöksenteko tapahtuu esittelystä. Esittelymenettelyä ei käytetä jokapäiväisiin hallintorutiineihin liittyvissä päätöksissä kuten vuosilomien, sairauslomien vahvistaminen ym. Asian valmisteluun kuuluu hallintomenettelyn piiriin kuuluvien asioiden ja edellytysten selvittäminen eli asian ratkaisemiseksi tarvittavien tietojen hankkiminen ja esittäminen sekä päätösehdotuksen laatiminen. Asioiden valmistelun yhteydessä tulee selvittää erilaiset ratkaisuvaihtoehdot. Valmistelija vastaa siitä, että valmistelussa tuodaan esiin asiaan vaikuttavat säännökset ja muut tekijät sekä päätösehdotuksen perustelut. Asian esittelijä on vastuussa hänen esittelystään tehdystä päätöksestä, jollei hän ole ilmoittanut eriävää mielipidettä. Esittämästään eriävästä mielipiteestä huolimatta esittelijä vastaa kuitenkin siitä, että päätöksenteon pohjaksi annetut tiedot ovat oikeat ja riittävät. 5.2 Päätösluettelot Kaikkien päätöksiä tekevien viranhaltijoiden ja työsuhteisten päätösluettelot säilytetään liikelaitoksen toimitusjohtajan toimistossa. Ainakin seuraavat viranhaltijapäätökset tehdään esittelystä: yli 10 000 euron hankintapäätökset ja muut hankinnat, jotka toteutetaan kilpailuttamisen kautta harkinnanvaraisten kielitaitovaatimusten vahvistaminen palkan tarkastamista ja palkkauksen harkinnanvaraisten erien käyttämistä koskevat päätökset
LIITE 3 12 (14 henkilöstön ottaminen toistaiseksi voimassa olevaan palvelussuhteeseen palvelussuhteen päättäminen (irtisanominen, purku) työnantajan puolelta ehdollisen valintapäätöksen vahvistamis- tai vahvistamatta jättämispäätökset päätökset toimivallan edelleen siirtämisestä vahingonkorvauspäätökset kirjalliset varoitukset viranhaltijan siirtäminen toiseen virkaan /tehtävään ulkopuolisella rahoituksella tehtävät virkamatkapäätökset virantoimitusvelvollisuuden muuttaminen myönnetyn virkavapauden/työloman peruminen työnantajan aloitteesta sivutoimilupien myöntämispäätökset 5.3 Otto-oikeus Asian ottamisesta hallituksen käsiteltäväksi päättää hallitus, hallituksen puheenjohtaja tai HUS -konsernin toimitusjohtaja. Asian ottamisesta liikelaitoksen johtokunnan käsi teltäväksi päät tää johto kunta, johtokunnan puheenjohtaja tai liike laitoksen toimi tusjohtaja. Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Hallituksen alaisen viranomaisen on kolmen päivän kuluessa ilmoitettava hallitukselle päätöksistään lukuun ottamatta päätöksiä asioista, joista hallitus on etukäteen päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Johtokunnan alaisen viranomaisen on kolmen päivän kuluessa il moitettava johtokunnalle päätöksistään lukuun ottamatta päätök siä, joista johtokunta on etukäteen päättänyt, ettei se käytä ot to-oikeuttaan. Ottamiseen oikeutetun viranomaisen on ilmoitettava asian ottamisesta käsiteltäväkseen päättämässään ajassa siitä, kun se on saanut päätöksestä tiedon ottaen huomioon, mitä erikseen on säädetty. Ottamiseen oikeutettu viranomainen voi ottaa käsiteltäväkseen myös asian, josta sille ei ole ilmoitettu. 5.4 Sisäinen valvonta Liikelaitos noudattaa HUS:n hallituksen 22.5.2001 160 hyväksymiä sisäisen valvonnan ohjeita. Ohjeessa korostetaan esimiesvalvonnan merkitystä ja esimiehen vastuuta asianmukaisen valvonnan toteuttamisesta johtamassaan yksikössä. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että sisäinen valvonta on kattavasti järjestetty ja hoidettu liikelaitoksessa. Päätösvallan siirtäminen ei poista asianomaisen delegointipäätöksen tehneen viimekätistä vastuuta ja valvontavelvollisuutta delegoimassaan asiassa. 6 VOIMAANTULO Tämä toimintaohje tulee voimaan 27.8.2009.
LIITE 3 13 (14
LIITE 3 14 (14 LIITE 1: HUS-SERVISIN PALVELUPÄÄLLIKÖT, -ESIMIEHET JA TIIMINVETÄJÄT HUS Servis esimiehet ja tiiminvetäjät Leena Koponen Teo Tammi Ari Pekurinen Jari Simonen toimitusjohtaja talouspäällikkö henkilöstöpäällikkö asiakaspalvelupäällikkö HUS-Servis palvelualueiden esimiehet Henkilöstöpalvelut Tehtävä Nimi Vastuualue Palvelupäällikkö Palveluesimies Palveluesimies Tiiminvetäjät Talouspalvelut Palvelupäällikkö McBreen Juhani Vertanen Helena Porthan Tarja palkanlaskenta muut tulosalueet Kuki Aune palkanlaskenta liikelaitokset Viitaluoma Tuire sv-asiat Petäjä Lea palkkakirjanpito palvelussuhdeasiat tiimi 1 Sarvikivi Helena palvelussuhdeasiat tiimi 2 Roine Vappu palvelussuhdeasiat tiimi 3 Kemilä Miia palvelussuhdeasiat tiimi 4 Lahti Maarit palvelussuhdeasiat tiimi 5 Kettunen Raili moduulivastaavat Laurila Päivi rekrytointipalvelut Labaut Eva-Leena koulutuspalvelut Mastosalo Ritva Tiiminvetäjä Luokkala Hannele ostoreskontra, matka- ja kululaskut Toppari Heidi hoitomaksut Sarpola Pirjo myyntireskontra Väänänen Sirpa kirjanpito, maksuliikenne Nuutinen Anita järjestelmätuki Jourio-Mattila Mia potilastoimistot Talouspalvelujen esimiesten määrä yhteensä 7 Asiointipalvelut Palvelupäällikkö Jari Räty Palveluesimies Marita Havusela Puhelinpalvelut
LIITE 3 15 (14 Tiiminvetäjät Matti Ojanen Aulapalvelut, Meilahti 1 Tuula Hallapuro Aulapalvelut, Meilahti 1 Magnus Hagström Aulapalvelut, Meilahti 2 Petri Niemelä Aulapalvelut, Hyks Länsi Sami Kontio Aulapalvelut, Hyks Itä Aulapalvelut, Hyks Etelä Antti Parkkinen Potilaskuljetus, Meilahti 1 Katja Hyväri Tarja Sarkkinen Jaana Virtanen Puhelinvaihde Puhelinvaihde Puhelinvaihde Asiointipalvelut esimiesten määrä yhteensä 7, lisääntyy niin että heitä tulee olemaan 10 Asiakirjapalvelut Palvelupäällikkö Leif Holmlund Palveluesimiehet Sakari Suomikallio potilasasiakirjapalvelut Tuija Kolari tekstinkäsittelypalvelut Tiiminvetäjä Pirkko Åberg hallintoasiakirjapalvelut Pirjo Lamminpää ARKISTO JA TEKSTINK, IHO- JA ALLERGIASRLA Mikael Jaarila ARKISTO, JORVI Outi Nikkari ARKISTO, KIRURGINEN SRLA Arja Niemi ARKISTO, LASTENSAIRAALA Sirpa Hyttinen ARKISTO, MEILAHTI Leila Willström ARKISTO JA TXT KÄTILÖOPISTO Tapio Launonen ARKISTO, PEIJAS Paula Kaijanmäki ARKISTO, SILMÄ- JA KORVASRLA Leena Haapakorva ARKISTO JA TEKSTINK, SYÖPÄSAIRAALA, JA TEKSTINK, NAISTENKLINIKKA Hannu Furtenbach ARKISTO, TÖÖLÖ Seija Nyström PÄÄTEARKISTO, HYKS-SHA, KESKUSARKISTO Seija Nyström PÄÄTEARKISTO, HYKS-SHA, TALLEFILMIARKISTO Tarja Juntunen TEKSTINKÄSITTELY, JORVI Laura Losoi TEKSTINKÄSITTELY, KIRURGINEN SRLA Tuula Sammalisto TEKSTINKÄSITTELY, LASTENSAIRAALA Laura Caliskan TEKSTINKÄSITTELY, MEILAHTI Oili Grönberg TEKSTINKÄSITTELY, PEIJAS Ulla-Maija Hautala TEKSTINKÄSITTELY, SILMÄ- JA KORVASRLA Tuija Siljamäki TEKSTINKÄSITTELY, TÖÖLÖ ja Psykiatria Stig Stolt ASIANTUNTIJAPALVELUT Tuula Kipponen TEKSTINK, ASIAKIRJA-, JA ASIOINTIPALVELUT HYVINKÄÄ, Kaija Taipale TEKSTINK, ASIAKIRJA- JA ASIOINTIPALVELUT LOHJA Tiina-Marja Kero ASIAKIRJA- JA ASIOINTIPALVELUT, LÄNSI-UUSIMAA Ulla Tilljander ASIAKIRJA- JA ASIOINTIPALVELUT, PORVOO Asiakirjapalveluiden esimiesten määrä yhteensä 28