HALLITUKSEN KOKOUS SPH VI/2019

SPH VI/2019 Pöytäkirja 5.6.2019 HALLITUKSEN KOKOUS SPH VI/2019 AIKA Keskiviikko 5.6.2019 klo 17.05-21.45 PAIKKA Töölönkatu 55, 00250 Helsinki Partioasema, Sopu ja Kupoli LÄSNÄ Puheenjohtaja Maria Ruohola Varapuheenjohtaja Varapuheenjohtaja Jäsenet Hallituksen sihteeri, hallintopäällikkö Partioneuvoston puheenjohtaja Lasse Roiha Malin Lindholm Mari Sundell Inari Timonen-Nissi Skype - 114 Kaisa Johto Skype - 114 Jyri-Petteri Paloposki Antti Reinikainen Satu Salo-Jouppila Skype Mirva Matikka Reetta Grönlund Skype - 122 Mikko Lehtonen Pauli Engblom Toiminnanjohtaja Kaisa Leikola Viestintä- ja markkinointipäällikkö Anna Koroma-Mikkola 122 Markkinointikoordinaattori Katri Järvenpää 122 Euroopan jamboreen joukkueenjohtaja Sakari Warro - 107 Euroopan jamboreen joukkueenjohtaja Salla Grönlund - 107 Maailmanjamboreen joukkueenjohtaja Anne Salmela 108 JAKELU Suomen Partiolaisten hallitus ja kansainväliset valtuutetut Projektinjohtajat Suomen Partiolaisten johtoryhmä ja henkilöstö Suomen Partiolaisten partioneuvosto, partiopiirien johtajat ja partiotoimistot Jemma-intranet (Office 365) Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry Töölönkatu 55, 00250 Helsinki Puh. (+358 9) 8865 1100 info@partio.fi www.partio.fi

KOKOUKSEN ASIAT 103 KOKOUKSEN AVAAMINEN 104 KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN 105 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSESTÄ PÄÄTTÄMINEN 106 HALLITUKSEN EDELLISEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN 107 EUROOPAN JAMBOREEN TILANNEKATSAUS JA PESTIT 108 MAAILMANJAMBOREEN TURVALLISUUSSUUNNITELMA 109 KV-TRAINEE-OHJELMAN ALOITTAMINEN 110 JOHTAJATULET 2019 -TAPAHTUMAN TALOUSARVIO JA PESTIT 111 EXPLO-TAPAHTUMAN PESTIT 112 MARKKINOINNIN AUTOMAATIO JA CRM-RATKAISU 113 VALTAKUNNALLINEN NUORISOTYÖN JA -POLITIIKAN OHJELMA 2019-2023 114 SUOMEN PARTIOLAISTEN ASIANTUNTIJUUDEN TEEMAT 115 WALDEMAR VON FRENCKELL -SÄÄTIÖN APURAHAT 116 VÄRE 2020 -TAPAHTUMAN TOIMEKSIANTO 117 SUURLEIRIEN JOHTAJIEN REKRYTOINTITILANNE 118 OY PARTIO SCOUT AB:N YHTIÖKOKOUS 119 EVON NUORISOLEIRIALUEEN KEHITTÄMINEN 120 SUOMEN PARTIOLAISTEN TULEVAT TAPAHTUMAT 121 SUOMEN PARTIOLAISTEN LUOTTAMUSHENKILÖLISTAN VAHVISTAMINEN 122 HALLITUKSEN SEURAAVAN KOKOUKSEN ASIALISTAN VALMISTELEMINEN 123 TIEDOKSI 124 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN

103 KOKOUKSEN AVAAMINEN Hallituksen puheenjohtaja Maria Ruohola avasi hallituksen kokouksen keskiviikkona 5.6.2019 klo 17.05. 104 KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 105 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSESTÄ PÄÄTTÄMINEN Työvaliokunnan muistio SPH VI/2019 (27.5.2019) merkittiin tiedoksi. Liite 105 Työvaliokunnan muistio SPH VI/2019 Päätettiin kokouksen työjärjestyksestä. Päätettiin käsitellä asiakohtana 109 KV-trainee-ohjelman käynnistäminen syksyllä 2019. Pöytäkirjaan merkittiin tiedoksi myös hallituksen sähköpostitse tekemä päätös Evon nuorisoleirialueen kehittämisestä. 106 HALLITUKSEN EDELLISEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen edellinen kokous SPH V/2019 järjestettiin 24.4.2019 Partioasemalla, Helsingissä. Hallituksen pöytäkirja SPH V/2019 hyväksyttiin. 107 EUROOPAN JAMBOREEN TILANNEKATSAUS JA PESTIT Suomen joukkueenjohtajat Sakari Warro ja Salla Grönlund esittelivät projektin tilannekatsauksen hallitukselle. Projektinjohtajat ja ohjausryhmä ovat keskustelleet myös projektin pestien hyväksymisestä hallituksessa, kuten hallitus sopi kokouksessaan SPH V/2019. Euroopan jamboreen tilannekatsaus ja siitä käyty keskustelu merkittiin tiedoksi. Suomen Partiolaisten hallitus hyväksyy Euroopan jamboreen mestaritason vapaaehtoisten pestit ja sitä ylemmät pestit, kuten johtoryhmän ja päälliköiden pestit. 108 MAAILMANJAMBOREEN TURVALLISUUSSUUNNITELMA Suomen joukkue on työstänyt joukkueelle turvallisuussuunnitelman. Turvallisuusdokumentti on tärkeä sekä joukkueelle että järjestölle. Se on avuksi mahdollisia kriisitilanteita varten. Hallitus käsitteli turvallisuussuunnitelman, jonka tausta-aineisto on laaja ja huolellisesti valmisteltu. Anne Salmela esitteli turvallisuussuunnitelman. Maailmanjamboreen Suomen joukkueen turvallisuussuunnitelma merkittiin tiedoksi. 109 KV-TRAINEE-OHJELMAN ALOITTAMINEN Liite 108 Maailmanjamboreen turvallisuussuunnitelma

WSYF-koulutusohjelma on jo vuosia kouluttanut vuosittain kolme nuorta kansainvälisestä vaikuttamisesta kiinnostunutta kansainvälisten yhteyksien valiokunnassa. Konseptia on nyt muokattu ja nimi on alustavasti muutettu KV-trainee-ohjelmaksi. Reetta Grönlund esitteli ohjelmamuutoksen. KV-trainee-ohjelmassa koulutetaan noin 20 ihmistä henkilöä, jotka toimivat Suomen Partiolaisten valiokunnissa tai partiopiireissä. He saavat koulutuksen maailmanjärjestöasioihin ja kansainväliseen vaikuttamiseen. Ohjelma koostuu kahdesta viikonlopusta ja muutamista iltakokouksista. Kun ohjelmaa laajennetaan, saadaan enemmän ihmisiä, joilla on koulutus kansainvälisestä vaikuttamisesta. Siten he olisivat nykyistä valmiimpia myös kansainvälisiin tapahtumiin. Aloitetaan KV-trainee-koulutusohjelma syksyllä 2019. Hallitus käsittelee tarkennetun ohjelmasuunnitelman seuraavassa kokouksessaan elokuussa. 110 JOHTAJATULET 2019 -TAPAHTUMAN TALOUSARVIO JA PESTIT Johtajatulet 2019 -tapahtuman talousarvio on tarkistettu ja sitä on tarkennettu ennakkoilmoittautumisen jälkeen. Hallitus käsitteli ja hyväksyi uuden talousarvion saaden myös projektin tilannekatsauksen Antti Reinikaiselta. Hallitus käsitteli erikseen tapahtuman lisäinvestointiesityksen. Projektinjohtajat ovat keskustelleet myös projektin pestien hyväksymisestä hallituksessa, kuten hallitus sopi kokouksessaan SPH V/2019. Johtajatulet-tapahtuman talousarvio hyväksyttiin. Talousarvio tasapainotetaan vielä, kun koko osallistujamäärä on selkeä. Tuloksen on oltava nolla euroa. Liite 110 Johtajatulet-tapahtuman talousarvio Hyväksyttiin 4 000 euron lisäbudjetti, jolla hankitaan pöydät ja penkit ruokailuun. Johtajatulet-tapahtuman tilannekatsaus ja siitä käyty keskustelu merkittiin tiedoksi. Suomen Partiolaisten hallitus on hyväksynyt Johtajatulet-tapahtuman pestit menettelytapojensa mukaisesti. Tapahtuman staabi hyväksyy loput tapahtuman vapaaehtoisten pestit. Mikäli tulee tarve pestata vielä mestaritason pestejä tai sitä korkeampia pestejä, ne vahvistaa hallitus. 111 EXPLO-TAPAHTUMAN PESTIT Projektinjohtajat ovat keskustelleet projektin pestien hyväksymisestä hallituksessa, kuten hallitus sopi kokouksessaan SPH V/2019. Suomen Partiolaisten hallitus hyväksyy Explo-tapahtuman mestaritason vapaaehtoisten pestit ja sitä ylemmät pestit. 112 MARKKINOINNIN AUTOMAATIO JA CRM-RATKAISU

Markkinoinnin automaation avulla on mahdollista luoda nykyistä tehokkaampia markkinointikampanjoita, tehostaa jäsenviestintää ja vähentää manuaalista työtä. Sitä voi käyttää esimerkiksi partion markkinoinnissa, jäsenille viestittäessä ja varainhankinnassa. Markkinoinnin automaatio vaatii pitkäjänteistä työtä ja resursseja, jotta se saadaan osaksi arkea ja palvelemaan markkinoinnissa ja viestinnässä. Hallitus sai Anna Koroma-Mikkolan, Katri Järvenpään ja Satu Salo-Jouppilan antaman katsauksen markkinoinnin automaation nykytilaan, haasteisiin ja mahdollisuuksiin. Hallitus keskustelee myös tarpeesta uudistaa partion CRM-ratkaisu. Markkinoinnin automaatiosta ja CRM-ratkaisusta käyty keskustelu merkitään tiedoksi. Liite 112 Markkinoinnin automaatio 113 VALTAKUNNALLINEN NUORISOTYÖN JA -POLITIIKAN OHJELMA 2019-2023 Hallitus käsitteli Suomen Partiolaisten tavoitteet valtakunnalliseen nuorisotyön ja -politiikan ohjelmaan 2019-2023 Mirva Matikan esittelyn perusteella. Suomen Partiolaisten tavoitteet ohjaavat vaikuttamistyötä ohjelman valmistelu- ja kommentointivaiheessa. Tavoitteet on valmisteltu opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa käytyjen keskustelujen perusteella. Tavoitteita on määritellyt yhteiskuntasuhdevaliokunta ja partion nuorisoalan osaamiskeskus tavoitteita kommentoiden. Hyväksyttiin Suomen Partiolaisten tavoitteet, joiden kautta järjestö vaikuttaa valtakunnallisen nuorisotyön ja -politiikan ohjelmaan 2019-2023. Liite 113 Suomen Partiolaisten tavoitteet valtakunnalliseen nuorisotyön ja -politiikan ohjelmaan 2019-2023 ja vaikuttamiseen 114 SUOMEN PARTIOLAISTEN ASIANTUNTIJUUDEN TEEMAT Suomen Partiolaisten asiantuntijuuden teemat ovat Metsä Harrastaminen Nuoret aktiivisina tekijöinä Osaaminen Johtaminen Osaamisen ja johtamisen projektisuunnitelmat hyväksyttiin joulukuussa 2018. Muiden teemojen projektisuunnitelmat tarvitsevat päivityksen. Yhteiskuntasuhdevaliokunta ja metsäryhmä ovat päivittäneet projektisuunnitelmat partion työskentelyn, asiantuntijuuden kehittymisen ja yhteiskuntavaikuttamisen tueksi. Mirva Matikka esitteli suunnitelmat. Metsäasiantuntijuuden projektisuunnitelma hyväksyttiin. Liite 114 1 Metsä-projektisuunnitelma Harrastamisen asiantuntijuuden projektisuunnitelma hyväksyttiin. Liite 114 2 Harrastaminen-projektisuunnitelma Nuoret tekijöinä -asiantuntijuuden projektisuunnitelma hyväksyttiin. Liite 114 3 Nuoret tekijöinä -projektisuunnitelma

115 WALDEMAR VON FRENCKELL -SÄÄTIÖN APURAHAT Suomen Partiolaisten hallitus SPH VII/2019 perusti työryhmän valmistelemaan Waldemar von Frenckell -säätiön vuoden 2019 apurahahakemusta ja hyväksyi aluevaliokunnan esityksen apurahan kohdentamisesta partiolippukuntien kasvutoimenpiteisiin. Apuraha julistettiin haettavaksi marraskuussa 2018. Hakuaika päättyi 28.2.2019, jonka jälkeen työryhmä käsitteli partiolippukuntien hakemukset ja lähetti hakemuksen säätiölle. Partiolippukunnat ovat raportoineet työryhmälle niistä hankkeista, jotka on toteutettu vuoden 2018 säätiöapurahalla. Työryhmä on toimittanut niiden perusteella raportin Waldemar von Frenckell -säätiölle. Waldemar von Frenckell -säätiön apurahaa on anottava ensi vuodeksi 15.3.2020 mennessä. Aluevaliokunta esitti laajennetun aluevaliokunnan ja Finlands Svenska Scouter rf:n kanssa käydyn keskustelun perusteella vuoden 2020 apurahateemaksi johtokolmikoiden johtajuuden tukemista partiolippukunnissa ensi vuoden ohjelmapainotusta myötäillen. Hallitus hyväksyi apurahateeman ja valitsi työryhmän valmistelemaan apurahahakemusta apurahaprosessin perusteella. Perustettava työryhmä valmistelee apurahajulistuksen, viestii prosessista, käsittelee partiolippukuntien hakemukset, valmistelee apurahahakemuksen ja lähettää sen säätiölle maaliskuussa 2020 sekä raportoi säätiölle vuoden 2019 apurahan käytöstä. Hyväksyttiin aluevaliokunnan esitys vuoden 2020 apurahan kohdentamisesta johtokolmikkotoimintamallin tukeen partiolippukunnissa. Liite 115 1 Apurahan julistus vuodelle 2020 Liite 115 2 Apurahan kohdentaminen 2020 Liite 115 3 Suomen Partiolaisten apurahahakemus 2019 Liite 115 4 Waldemar von Frenckell -ehdotukset 2019 Liite 115 5 Waldemar von Frenckell -hakemukset 2019 Liite 115 6 Waldemar von Frenckell -apuraharaportti 2018 Perustettiin työryhmä valmistelemaan hakukuulutus partiolippukunnille apurahan hakemiseksi ja valtuutettiin työryhmä toimittamaan apurahahakemus säätiölle partiolippukuntien hakemusten perusteella. Työryhmään nimettiin aluetoiminnasta vastaava hallituksen jäsen Mari Sundell ja kaksi muuta jäsentä, jotka Suomen Partiolaisten ja Finlands Svenska Scouterin toiminnanjohtajat nimeävät tehtävään. Työryhmään nimettiin toiminnanjohtajien esityksen perusteella Petra Valkonen ja Andrea Hynynen. 116 VÄRE 2020 -TAPAHTUMAN TOIMEKSIANTO Väre on joka toinen vuosi järjestettävä valtakunnallinen vaeltajatapahtuma. Se järjestettiin edellisen kerran vuonna 2018. Vuoden 2019 valtakunnallisena vaeltajatapahtumana toimivat Johtajatulet. Lasse Roiha esitteli tapahtuman toimeksiannon.

Valtakunnallinen vaeltajatapahtuma Väre järjestetään vuonna 2020. Liite 116 Väre 2020 -tapahtuman toimeksianto 117 SUURLEIRIEN JOHTAJIEN REKRYTOINTITILANNE Suomen Partiolaiset avasi suurtapahtumiensa Finnjamboree 2022 ja Satahanka XIV johtajien rekrytoinnin toukokuussa. Hallitus sai rekrytoinnin tilannekatsauksen Lasse Roihalta. Rekrytoinneista käyty keskustelu merkittiin tiedoksi. 118 OY PARTIO SCOUT AB:N YHTIÖKOKOUS Oy Partio Scout Ab:n hallitus on kutsunut koolle yhtiökokouksen, joka järjestetään 7.6.2019 klo 12.00 Partioasemalla, Helsingissä. Mikko Lehtonen valittiin Suomen Partiolaisten edustajaksi yhtiökokoukseen. Em. edustajaa evästettiin luottamushenkilövalinnoissa. Jyri-Petteri Paloposki, Pekka Hankela, Arvi Snäll ja Kaisa Leikola ovat ilmoittaneet olevansa käytettävissä Oy Partio Scout Ab:n hallitukseen. 119 EVON NUORISOLEIRIALUEEN KEHITTÄMINEN Hallitus järjesti sähköpostikokouksen päättäen, että Evon nuorisoleirialueen avajaismontun soinen pohja täytetään sepelillä ja hiekalla, jotta paikassa on tulevaisuudessa turvallista ja aiempaa helpompaa järjestää suurtapahtumien yhteiset ohjelmat. Aiemmin pohja on täytetty tapahtumakohtaisesti puumateriaalilla ja vastaavalla aineksella. Rakennelma on purettu tapahtuman jälkeen. Hankkeen kustannus on 12 000 euroa ja arvonlisävero. Aiempi kattaminen on maksanut 4 000 7 000 euroa kerta, minkä lisäksi täyttö on vaatinut runsaasti osaavaa rakennustyövoimaa, jolle rakennus- ja purkuleireillä olisi muutakin käyttöä. Pohjan täyttämisen arvioidaan vaativan noin tuhat kuutiota soraa ja hiekkaa, josta puolet voidaan ottaa läheisestä hiekkakuopasta. Täyttöarvio ja -menetelmä perustuvat alihankkijan ja Evo-ryhmän arvioon. Päätettiin sähköpostitse, että Evon nuorisoleirialueen avajaismonttu täytetään. Hankkeen kustannus on 12 000 euroa ja arvonlisävero. 120 SUOMEN PARTIOLAISTEN TULEVAT TAPAHTUMAT Päätöksen tekivät Lasse Roiha, Antti Reinikainen, Mari Sundell, Kaisa Johto, Malin Lindholm, Satu Salo-Jouppila ja Jyri-Petteri Paloposki. Lasse Roiha ja Mari Sundell eivät ilmaisseet kantaansa päätösasiassa. Hallituksen kesäpäivät 28.-30.6.2019 Maailmanjamboree 15.7.-8.3.2019 Hallituksen eloseminaari 16.-18.8.2019 Johtajatulet 30.8.-1.9.2019

Partion tulevaisuusseminaari ja partioneuvoston ylimääräinen kokous Laitikkalassa 20.-22.9.2019. Tulevat tapahtumat merkittiin tiedoksi. 121 SUOMEN PARTIOLAISTEN LUOTTAMUSHENKILÖLISTAN VAHVISTAMINEN Suomen Partiolaisten luottamushenkilöt, valiokuntien jäsenet ja valiokuntien alaisten ryhmien jäsenet vahvistettiin Kuksan pestiraportin mukaisesti. Liite 121 Uudet luottamushenkilöt 122 HALLITUKSEN SEURAAVAN KOKOUKSEN ASIALISTAN VALMISTELEMINEN Hallituksen seuraava kokous järjestetään hallituksen seminaarina 16.- 18.8.2019. Hallituksen puheenjohtaja Maria Ruohola esitteli seuraavan kokouksen alustavan asialistan. Partion peruskirja Euroopan jamboreen suunnitelma ja talousarvio KV-trainee-ohjelmasuunnitelma Suomen Partiolaisten taloussääntö Suurtapahtumien johtajien rekrytointi Uganda-hankkeen lisäinvestointi Partioneuvoston ylimääräisen kokouksen koolle kutsuminen Toiminnansuunnittelu ja varsinaisten jäsenten toimintasuunnitelmapalautteen käsittely Suomen Partiolaisten talouden ja toiminnan 2019 väliarviointi Varsinaisten jäsenten edustaja- ja äänimäärien vahvistaminen Suomen Partiolaisten sääntömääräisissä kokouksissa 31.7.2019 tilanteen mukaisesti Seuraavan hallituksen kokouksen alustava asialista merkittiin tiedoksi. 123 TIEDOKSI Seuraavat asiat merkittiin tiedoksi. Varsinaisen jäsenkokouksen 2020 järjestäminen Liite 123 Toiminnanalojen ja projektien kuulumiset Toiminnanalojen ja projektien kuulumiset merkittiin tiedoksi ja ne julkaistiin Jemma-intranetissä. Muut asiat merkittiin tiedoksi. 124 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN

Hallituksen puheenjohtaja Maria Ruohola päätti hallituksen kokouksen 21.45.